2017-05-17 Lathund vid slutantagning och reservantagning Denna lathund innehåller information och rutiner i samband med slutantagning och reservantagning. Lathunden finns i Indra under menyn Blanketter/Info och på www.soktillgymnasiet.se Antagning Fyrbodal Box 305 451 18 Uddevalla Besöksadress: Museigatan 2 (Riverside) E-post: antagning@fyrbodal.se Tel: 0522-44 08 30, 44 08 50, 44 08 70
Kontaktuppgifter Antagning Fyrbodal Telefon antagningsfrågor: Helen Jansson 0522-44 08 70 Helen Helleborn 0522-44 08 50 Sofia Backelin 0522-44 08 30 Titti Andersson 0522-44 08 54 E-post: Hemsida: Indra adminsida: Indra elevsida: antagning@fyrbodal.se www.soktillgymnasiet.se fyrbodal.indra2.se/admin fyrbodal.indra2.se Semesterstängt Antagning Fyrbodal: vecka 29-30 Viktiga datum Se Indras Tidslinje i Indra 5 maj kl 16.00 Sista dag för omval/nyval (sena frikvotsskäl samt sena engelska dispensansökningar ska vara inlämnade) 14 juni kl 12.00 Inloggningen till Indra stänger för slutantagning * 28 juni kl 10.00 Slutantagningen är klar (inloggningen öppnar för skolor) 28 juni kl 13.00 Inloggningen öppnar för elever 14 juli kl 12.00 Sista dag för elever att svara på sitt antagningsbesked via elevsidan (inloggningen stänger för elever men är fortsatt öppen för skolor) 1 augusti kl 08.00 Extra svarsperiod öppnar - för elever som inte svarat (inloggningen öppnar för elever) 3 augusti kl 16.00 Extra svarsperiod antagningsbesked stänger - för elever som inte svarat (inloggningen stänger för elever) 3 augusti kl 16.00 Inloggningen till Indra stänger för reservantagning * 9 augusti kl 08.00 Reservantagningen startar (inloggningen öppnar för skolor och elever) 21 augusti kl 08.00 Ansvaret för eleven går över till den skola där hen är antagen 1 september kl 16.00 Antagningen avslutas * Vissa menyer är fortfarande klickbara (öppna) för användarna som; Klasslista, Sökande från grundskolan/im Nulägeslista, Skolor/Kollegor samt Blanketter/Info. Elevkortet är stängt
Allmän information sida 1 Listor sida 2 - Nulägeslista - Slutantagningslista - Antagningsstatus Elevkortet sida 2 - Färdighetsprov - Idrott - Visa ansökan som elev Antagningspoäng sida 3 Antagningsbesked via Indra sida 3 Svara på antagningsbesked - regler kring att tacka ja och avstå sida 4 Sena omval/nyval efter slutantagningen sida 4 Kontaktuppgifter till SYV under sommaren sida 4 Gymnasieskolornas antagningsresultat/antagningslistor sida 5 Betyg sida 5 - Betygsrättelse under sommaren - Betygskomplettering under sommaren Reservantagningen sida 5 Elevsidan sida 6 Antagningsbesked sida 7 - Antagningsstatus - Färdighetsprov - Idrott Antagningspoäng sida 7 Sena omval/nyval efter slutantagningen sida 7 Kontaktuppgifter till SYV under sommaren sida 7 Antagningsstatus sida 8 Handledning för behörigheterna SYV och Jour-Syv sida 10
Allmän information Lösenord för inloggning (elever) All information till elever lämnas via Indra samt e-post. Det gäller även besked om antagning. Elever som har tappat bort sitt lösenord begär ett nytt via Indras startsida, under knappen Logga in och länken Glömt ditt lösenord? Läs mer om inloggning och lösenord i informationsbladet Inloggningsuppgifter elev som finns under menyn Blanketter/Info i Indra. I mitten av maj skickar Antagning Fyrbodal ut lösenordsbrev till alla elever som saknar e-postadress i sina kontaktuppgifter. Eleven uppmanas att registrera sin e-post för att kunna ta del av sitt gymnasieval och sitt antagningsresultat i Indra. I början av juni kan det vara bra att ta en titt på sina elever om det är någon som fortfarande saknar e-postadress och i sådana fall hjälpa eleven att registrera den. Vyförklaring Indras vyförklaringar (se bilden ovan) beskriver den vy i Indra som man befinner sig i och dess funktioner. Där finns i många fall också bifogade anvisningar. Ansökningar till övriga Sverige Antagning Fyrbodal skickar ansökningsfiler till övriga antagningskanslier i Sverige under hela antagningsåret. Vi skickar också de handlingar som berör en ansökan, som t ex ansökningar i fri kvot, till berört antagningskansli. Vid val utanför Fyrbodal kan ni i Indra manuellt uppge elevens eventuella önskemål om profil eller språkval. Detta görs i den fritextruta som finns vid varje val. Statistik På www.soktillgymnasiet.se under rubriken Statistik finns antagningsstatistik. Där hittar du bl.a. Antagningspoäng för Fyrbodalområdets samtliga utbildningar samt Resultat av slutantagningen som är en översikt av antagningsläget. www.soktillgymnasiet.se Här hittar du Antagning Fyrbodals samlade information och dokument. Logga in på sidan för att få tillgång till fullständigt innehåll. Inloggning för skolor (endast för personal) Användarnamn: Personal Lösenord: Gymnasiet 1
Listor Nulägeslista Nulägeslistan visar nuläget för elevers gymnasieval. Listan visar registrerade val per elev och uppdateras direkt då en ändring sker. Man kan filtrera så att listan visar elever som är obehöriga till samtliga gymnasieval, som ej sökt eller som sökt utanför region. Man kan även se om elever har avstått plats och orsaken till det. Via Kolumner kan man få fram mer information kring eleven. Gå in under menyn Ansökan, Sökande från grundskolan/im och Nulägeslista. Välj Kommun, Skola och eventuellt Klass. För att skriva ut rapporten används funktionen Exportera. Exportering är möjlig till PDF och till Excel. Exporteringsmöjligheten är endast tillgänglig för den egna skolan. Slutantagningslista Slutantagningslistan visar resultatet av slutantagningen. Här visas skolans samtliga elevers gymnasieval, antagningsresultat och antagningspoäng. Listan är fast och visar endast resultatet av slutantagningen. Den uppdateras inte då ändringar sker. Gå in under menyn Ansökan, Sökande från grundskolan/im och Slutantagningslista. Välj Kommun, Skola och eventuellt Klass. För att skriva ut rapporten används funktionen Exportera. Exportering är möjlig till PDF och till Excel. Exporteringsmöjligheten är endast tillgänglig för den egna skolan. Antagningsstatus Slutantagningens möjliga antagningsstatusar med tillhörande förklaring hittar du längre fram i denna Lathund. Vid slutantagningen visas elevens reservnummer för val med status Reserv. Elevkortet Elevkortet ger svar på de flesta frågor om enskilda elevers gymnasieval som t ex betyg, gymnasieval, antagningsresultat mm. Beroende på elevens gymnasieval och vilka ärenden som finns kring en elev syns olika flikar i elevkortet. Anvisning över elevkortet och gymnasievalet finns under blanketter/info i Indra under Så här fungerar elevkortet. Fliken Färdighetsprov På estetiska utbildningar kan skolan välja att ha färdighetsprov. Det är inget krav att elever ska ha gjort färdighetsprov för att vara med i antagningen men det kan vara en fördel i konkurrensen med övriga sökande, eftersom färdighetsprovet kan ge poäng som läggs till elevens meritvärde. Elever som inte har gjort färdighetsprov prövas endast på sina betyg. Elevers provresultat visas i elevkortets flik Färdighetsprov. Elevens meritvärde (det sammanlagda värdet av elevens betyg och resultat av färdighetsprov) hittar du i Nulägeslistan under menyn Ansökan, Sökande från grundskolan/im och Nulägeslista. Fliken Idrott De elever som är aktuella för antagning till nationellt godkänd idrottsutbildning (NIU) eller riksidrottsutbildning (RIG) ska vara rekommenderade av specialidrottsförbund respektive riksidrottsförbund för att komma i fråga i antagningen till respektive idrottsutbildning. Rekommendationen meddelas skriftligen till elev från aktuellt förbund. 2
Utifrån idrottsförbundens rekommendationer placeras elever på sökta idrotter av aktuell gymnasieskola. Under fliken Idrott visas aktuell status för skolans idrottsplacering som kan vara av tre slag: Uttagen, Reserv idrott eller Ej uttagen. Eleven måste dels vara rekommenderad/placerad på idrotten men även ha tillräckliga betyg för att bli antagen på det nationella programmet. Visa ansökan som elev Genom att gå in i elevkortet och klicka på knappen Visa ansökan som elev har man som studie- och yrkesvägledare möjlighet att se precis det som eleven ser. Beskrivning av elevsidan finns längre fram i denna lathund. Antagningspoäng Antagningspoäng för antagningsområde Fyrbodals samtliga utbildningar finns på www.soktillgymnasiet.se under rubriken Statistik. Antagningsbesked via Indra Slutantagningsbeskedet grundar sig på elevens slutbetyg. När eleven blir antagen på ett val prövas inte valen under. Eleverna aviseras via e-post att slutantagningen är klar och att antagningsbesked finns att läsa som inloggad i Indra. Om elever saknar e-postadress i sina kontaktuppgifter och därmed inte har inloggningsuppgifter till Indra kommer eleven inte att kunna se sitt antagningsbesked. Studie- och yrkesvägledare kan då hjälpa till med att lägga in en e-postadress och därefter uppmana eleven att gå in och begära lösenord i Indra, länken Logga in, Glömt ditt lösenord? eller att själv skriva ut och ge beskedet till eleven. Skriv ut antagningsbesked: Gå in i Elevkortet, fliken Slut.ant och välj Skriv ut. Individbaserade introduktionsprogram Elever som har lämnat intresseanmälan till individbaserade introduktionsprogram i Indra får information om sin placering via antagningsbeskedet och eventuell ytterligare information från respektive skola eller kommun. Övriga elever kontaktas av mottagande skola. Fyrbodal/Göteborgsregionen Antagning Fyrbodal och GR:s gymnasieantagning samkör sin antagning. Det vill säga att elev som söker utbildning både inom Fyrbodal och GR endast kan bli antagen på en utbildning i en av regionerna. Antagningen utgår från valens rangordning och antagningsresultatet visas sedan i Indra där eleven även ska svara på sitt antagningsbesked. Externa elever Elever folkbokförda utanför Fyrbodals antagningsområde får antagningsbesked hemskickat per post. De kan välja att svara på beskedet som inloggad i Indra eller att skicka in svarstalong via post. Uppropsinformation Uppropsdag med tid och plats finns i Indra under rubriken Upprop. Studie- och yrkesvägledare kan se uppropstiden på elevens sida genom att använda elevkortets funktion Visa ansökan som elev. 3
Svara på antagningsbesked regler kring att tacka ja och avstå Elever svarar på sitt antagningsbesked via fliken Gymnasieval. Alla elever måste svara på sitt besked, oavsett om de är antagna eller reserver, annars kan de komma att förlora sin plats. Elever som känner sig osäkra bör ta kontakt med sin studie- och yrkesvägledare innan de svarar på beskedet. Det gäller även om de som vill lägga till val eller ändra ordning på val (sent omval). 14 juli - sista dag att svara på antagningsbeskedet Sista dag för elever att svara på antagningsbeskedet är den 14 juli kl 12.00. De elever som inte svarat på sitt antagningsbesked vid det tillfället får en ny chans första veckan i augusti, se Indras Tidslinje. Påminnelse kommer att skickas till berörda elever. Regler för avstå Eleven markerar de utbildningar som ska avstås. Om eleven önskar avstå en Antagen plats måste orsak anges och i de flesta fall måste elevens studie- och yrkesvägledare bekräfta/godkänna elevens önskemål att avstå. Elever som vill avstå reservplatser kan göra det utan inblandning av sin studieoch yrkesvägledare. Det gäller även då elever anger önskemål att avstå på grund av att de är antagna utanför Fyrbodals antagningsområde och markerar vilken utbildning det gäller. Status vid önskemål om att avstå val där åtgärd krävs Val som markerats med önskan om att avstå och där åtgärd krävs markeras med status Önskar avstå. Eleven har via meddelande på sin sida och via e-post uppmanats att ta kontakt med sin studie- och yrkesvägledare eller personal som är i tjänst under sommaren (behörigheten Jour-Syv (drop-in). Vilka dessa är ses under skolkommunens förvaltningsuppgifter. Att eleven önskar avstå val har även aviserats studie- och yrkesvägledaren. Om man är flera som arbetar under samma period under sommaren är det bra om man kollegor emellan stämmer av vem som hjälper eleven. Läs mer om slutantagningsstatusar och hanteringen kring dessa längre fram i denna lathund. Sent omval/nyval efter slutantagningen Elever som vill göra sent omval/nyval efter slutantagningen måste ta hjälp av sin studie- och yrkesvägledare. Sent omval/nyval efter slutantagningen behandlas i mån av plats och godkänns i samband med att eleven kan antas till ledig plats på sökt utbildning. Följande gäller efter den 5 maj då ansökan stängts Sent inkomna omval/nyval sparas hos elevens studie- och yrkesvägledare för att registreras i Indra då slutantagningen är klar och inloggningen öppnar. Omval hamnar i en egen kö efter eventuella reserver och behandlas i betygsordning i mån av ledig plats. Elever kan inte se vilken plats de har i omvalskön. Registrera sena omval Registrering av sena omval/nyval görs av elevens studie- och yrkesvägledare. Vänta gärna någon dag efter slutantagningen med att registrera dem, så att eleverna har en chans att se sina antagningsbesked. Den 21 augusti låses möjligheten för avlämnande skolas studie- och yrkesvägledare att registrera sent omval/nyval. Då är det endast den gymnasieskola där eleven är antagen som kan ändra i ansökan. Samtliga studie- och yrkesvägledare kan dock göra omval för elever som enbart är reserver. 4
Kontaktuppgifter till studie- och yrkesvägledare under sommaren På www.soktillgymnasiet.se, sidan Sommar, bra att veta, finns kortfattad information om det som händer under sommaren, svar på vanliga frågor samt information från skolor. I skolornas informationsbrev kan det finnas uppgifter om kontaktpersoner under sommaren. Gymnasieskolornas antagningsresultat/antagningslistor Under menyn Antagning, Antagningsresultat ser du antagningsresultat per gymnasieskola. I vyförklaringen finns information om vad man kan se i antagningslistorna. Gå in under menyn Antagning, Antagningsresultat. Välj Kommun, Skola och Utbildning. För att skriva ut rapporten används funktionen Exportera. Exportering är möjlig till PDF och till Excel. Exporteringsmöjligheten är endast tillgänglig för den egna skolan. Betyg Information om betygshantering som t ex rättelse av betyg och betygskomplettering under sommaren hittar du i Anvisning betyg- och elevregistrering (menyn Blanketter/Info). Betygsrättelse under sommaren Elever som upptäcker felaktiga betyg kontaktar sin skola som registrerar rättelsen i Indra. För att det rättade betyget ska gälla måste ändringen godkännas av den person som har sommarbehörigheten för godkännande av betygsändring på avlämnande skola. När en betygsrättelse godkänts blir Antagning Fyrbodal automatiskt aviserad via Indra och kontrollerar då om elevens antagningsbesked påverkas av rättelsen. Elever med förändrat antagningsbesked informeras via Indra. Mer information om betygsrättelse finns i Anvisning betyg- och elevregistrering (menyn Blanketter/Info). Betygskomplettering under sommaren Betygskompletteringar som görs under sommaren ska registreras i Indra direkt när betygen är satta. Det är viktigt att skolorna registrerar betygen så snart som möjligt eftersom det nya betyget kan ha stor betydelse för elevens antagningsresultat. Eleverna placeras som reserv utifrån sitt betyg och tas in då det blir ledig plats. Mer information om betygskomplettering finns i Anvisning betyg- och elevregistrering (menyn Blanketter/Info). Reservantagningen Reservantagningen startar den 9 augusti och hanteras av Antagning Fyrbodal fram till den 1 september (därefter lämnas antagningen över till huvudmännen). När det finns ledig plats på en utbildning där elev står som reserv, tas eleven in på reservplatsen. Det är bra att veta att eleven kan flyttas både upp och ner i reservnummerordningen beroende på om Antagning Fyrbodal får in felaktigheter eller angelägna skäl som måste prioriteras. Elever med förändrat antagningsbesked informeras om att nytt antagningsresultat med tillhörande uppropsinformation finns att se i Indra. Om eleven fortfarande är reserv när uppropet har varit kontaktar vi eleven via e-post och telefon och behöver då omgående ha ett svar om man vill tacka ja till reservplatsen eller inte. Dessa elever får information om när de ska börja enligt den rutin Antagning Fyrbodal har gjort upp med respektive gymnasieskola. 5
Lathund för elevsidan På elevsidan kan inloggad elev: Se sina betyg Se sitt gymnasieval och antagningsbesked Se uppropstid Svara på sitt antagningsbesked (tacka ja och avstå) Se antagningspoäng Justera sina kontaktuppgifter Se kontaktuppgifter till sin studie- och yrkesvägledare (samt jour-syv under sommaren) 6
Antagningsbesked När slutantagningen är klar visas fliken Slutantagningsbesked. Här kan eleverna se sitt resultat av slutantagningen med antagningsstatus per val. När man för muspekaren över valets status visas en förklarande text över vad aktuell status innebär. Fliken Slutantagningsbesked är fast och visar resultatet av slutantagningen den 28 juni medan fliken Gymnasieval uppdateras vid förändringar och gäller fram till att reservantagningen startar. Under fliken Gymnasieval kommer antagningsresultatet/antagningsstatus att ändras så fort en förändring sker. Antagningsstatus Slutantagningens möjliga antagningsstatusar med tillhörande förklaring finns i slutet av denna Lathund. Vid slutantagningen kan elever se reservnummer för val med status Reserv. Färdighetsprov Elever som har sökt utbildning med färdighetsprov kan se sitt provresultat under länken Mina betyg och resultat, fliken Resultat färdighetsprov. Idrott Elever som har sökt utbildning med idrott (NIU/RIG) kan se sin idrottsplacering under länken Mina betyg och resultat, fliken Resultat idrott. Uppropsinformation Uppropsdag med tid och plats finns i Indra under rubriken Upprop. 14 juli sista dag att svara på antagningsbeskedet Sista dag för elever att svara på antagningsbeskedet är den 14 juli kl 12.00. De elever som inte svarat på sitt antagningsbesked vid det tillfället får en ny chans första veckan i augusti, se Indras Tidslinje. Denna andra svarsperiod är endast för dem som inte svarade i första omgången. Påminnelse kommer att skickas till berörda elever. Läs mer i studie- och yrkesvägledares anvisningar under rubrikerna Antagningsbesked via Indra och Svara på antagningsbesked regler kring tacka ja och avstå i denna lathund. Antagningspoäng Eleverna ser antagningspoäng för sökta utbildningar per val under fliken Gymnasieval. Antagningspoäng för antagningsområde Fyrbodals samtliga utbildningar finns på www.soktillgymnasiet.se under rubriken Statistik. Sena omval/nyval efter slutantagningen Sena omval/nyval görs via elevens studie- och yrkesvägledare. Läs informationen i studie- och yrkesvägledares anvisningar under rubriken Sena omval/nyval efter slutantagningen i denna lathund. Kontaktuppgifter till studie- och yrkesvägledare under sommaren På www.soktillgymnasiet.se, sidan Sommar, bra att veta, finns kortfattad information om det som händer under sommaren, svar på vanliga frågor samt information från skolor. I skolornas informationsbrev kan det finnas uppgifter om kontaktpersoner under sommaren. 7
Antagen Antagen (Beviljad dispens) Antagen plats avstådd Ej aktuell Ej behandlad Ej behandlad estetisk variant Ej behandlad idrott Ej behörig Ej beslutad Ej erbjuden plats Ej mottagen Ej mottagen, Flytt pågår Ej uttagen estetisk variant Ej uttagen till idrott Erbjuden plats Du är antagen Du är antagen efter beviljad dispens i engelska Du har avstått din antagna plats Du har avstått erbjuden eller antagen plats på högre val och prövas därför inte Ditt omval är inte behandlat ännu Ditt val med estetisk variant är inte behandlat ännu Ditt val med idrott är inte behandlat ännu Du saknar betyg i något eller några av de ämnen som krävs för utbildningen Beslut om mottagande till sökt kommun är ännu inte klart Du är inte antagen eftersom du inte är placerad på IB eller på ett individbaserat IM Du är inte mottagen som sökande och därmed inte prövad i antagningen Du är inte mottagen som sökande men du har anmält flytt till Fyrbodals antagningsområde och ditt val är inte behandlat ännu. Om du inte längre ska flytta och vill avstå valet ska du kontakta din studie- och yrkesvägledare eller Antagning Fyrbodal Du är inte antagen eftersom du inte är uttagen till estetisk variant Du är inte antagen eftersom du inte är uttagen till idrotten Du är erbjuden plats 8
Erbjuden plats avstådd Flytt pågår Mott andra hand, Flytt pågår Mottagen i andra hand Plats avstådd Prövad på högrehandsval Prövas av annat kansli Prövas i mån av plats Reserv Reserv till idrott Reservplats avstådd Utbildning startar ej Du har avstått din erbjudna plats Du har anmält flytt till Fyrbodals antagningsområde och ditt val är inte behandlat ännu. Om du inte längre ska flytta och vill avstå valet ska du kontakta din studie- och yrkesvägledare eller Antagning Fyrbodal Du är mottagen i andra hand och kommer att prövas om det blir en ledig plats under reservantagningen. Du har även anmält flytt till Fyrbodals antagningsområde och ditt val är inte behandlat ännu. Om du inte längre ska flytta och vill avstå valet ska du kontakta din studie- och yrkesvägledare eller Antagning Fyrbodal Du är mottagen i andra hand och kommer att prövas om det blir en ledig plats under reservantagningen Du har avstått din plats Du är erbjuden plats eller antagen på högre val och prövas därför inte på detta val Antagning till denna utbildning görs inte av Antagning Fyrbodal. Du kommer att få antagningsbesked från ett annat antagningskansli och ger besked direkt till dem Du har gjort ett sent omval och kommer att prövas om det blir en ledig plats Du står på kö som reserv utifrån dina poäng och kommer att prövas om det blir en ledig plats under reservantagningen Du är inte antagen eftersom du står i reservkö till idrotten Du har avstått din reservplats Utbildningen startar inte 9
Handledning för behörigheterna SYV och Jour-Syv Mellan den 28 juni kl 13.00 och den 14 juli kl 12.00 ska eleverna svara på sitt antagningsbesked. För att elever ska kunna avstå en antagen plats krävs handpåläggning av SYV. I och med det minimeras risken att elever själva avstår och står utan gymnasieplats vid skolstart. När elever önskar avstå en antagen eller erbjuden plats informeras elevens SYV och Jour-Syv, på elevens avlämnande skola och i avlämnande skolkommun, via e-post och som meddelande i Indra. Det kan innebära att flera personer kommer att få samma elevärende. De utskick som går till jour-syv är märkta för att man lätt ska se att det är ett meddelande som går ut under sommaren och som skickas till alla med den behörigheten. Exempel på meddelanderubrik till elevens studie- och yrkesvägledare: Elev vill avstå antagen plats - omval önskas Exempel på meddelanderubrik till person upplagd som Jour-Syv: (JOUR-SYV) Elev vill avstå antagen plats - omval önskas Vi rekommenderar att man stämmer av vem som ska ta hand om elevärendet och ta kontakt med eleven om det finns frågetecken kring gymnasievalet. Förslagsvis delar man upp veckorna så att man vet att inkomna elevärenden tas om hand av just den som arbetar då. Nedan ser du vilka elevärenden som finns då elev önskar avstå en antagen plats och vilka som måste markeras som utförda då elevärendet är hanterat. På www.soktillgymnasiet.se kommer det att finnas information om vilka studie- och yrkesvägledare som är i tjänst under sommaren. Under menyn Skolor/Kollegor, Förvaltning ser du vilka personer i skolkommunen som har behörigheten Jour-Syv. Om man blir kontaktad av en elev folkbokförd utanför Fyrbodals antagningsområde men som gått i skola här, hänvisar man till elevens hemkommuns antagningskansli. Se kontaktuppgifter på www.antagningskanslier.se. Elevärenden om att avstå antagen plats: Elev vill avstå antagen plats, orsak 'Omval önskas'. (användarmeddelande) När elevärendet är hanterat kan man radera meddelandet. Elev vill avstå antagen plats, orsak Annan anledning. (arbetsuppgift) När elevärendet är hanterat ska den som har hjälpt eleven markera arbetsuppgiften som utförd. När man har gjort det raderas arbetsuppgiften i samtliga mottagares inkorg för arbetsuppgifter. Elev vill avstå antagen plats, orsak 'Antagen utanför region'. (arbetsuppgift) När elevärendet är hanterat ska den som har hjälpt eleven markera arbetsuppgiften som utförd. När man har gjort det raderas arbetsuppgiften i samtliga mottagares inkorg för arbetsuppgifter. 10
Elevers önskan att avstå en ANTAGEN plats Gör inga omval/ändra rangordning förrän du vet hur eleven vill att gymnasievalet ska se ut. Ändringen sparas direkt och status på val förändras/uppdateras i och med ändringen och går inte att ångra. Om det skulle bli fel ska du omgående kontakta Antagning Fyrbodal. Skicka meddelande till antagning@fyrbodal.se Ange elevens namn och personnummer. Vad som har blivit fel och orsaken till det. Hur ändringen ska se ut. Studie- och yrkesvägledares svar på elevens önskemål om att avstå ANTAGEN plats Antingen godkänner man elevens önskemål att avstå den antagna platsen (Tillstyrkt) eller så kan man låta den ligga kvar i elevens ansökan (Avstyrkt) men t ex ändra rangordningen. Sök fram eleven via Sök elev. Elevkortet öppnas. Gå in i elevkortets flik Ansökan. Klicka på Redigera på aktuellt val. Under rubriken Elevens svar på antagning väljer du Begäran tillstyrkt (valet avstås och antagningen försvinner direkt) eller Begäran avstyrkt (valet ligger kvar). Spara. Elev vill avstå antagen plats (orsak 'Omval önskas') Eleven har angett orsak Omval önskas. Meddelandet till studie-och yrkesvägledare och Jour-Syv (drop-in) går som användarmeddelande eftersom det är elevens ansvar att kontakta studie-och yrkesvägledare för att göra omval. Anvisning till studie- och yrkesvägledare, Jour-Syv: Eleven har uppmanats att ta kontakt med sin studie- och yrkesvägledare eller den i kommunen som är i tjänst under sommaren för att få hjälp att registrera omvalet. Studie- och yrkesvägledare kan även själv välja att kontakta eleven. 11
Avstyrk önskemålet att avstå den antagna platsen och ändra istället rangordningen. Registrera elevens önskemål om omval. Aktuella omval ska alltid visa status Prövas i mån av plats. Alternativt Tillstyrk önskemålet att avstå den antagna platsen och registrera elevens önskemål om omval. Om eleven inte hör av sig kan man välja att Avstyrka elevens önskemål att avstå platsen. Eleven meddelas per automatik om att önskemålet avstyrkts och att platsen ligger kvar i ansökan. Eleven kan då välja att avstå på nytt och ta kontakt med studie- och yrkesvägledare. Antagning Fyrbodals rekommendation: Det kan vara bättre att ändra prioriteringen på ett val än att avstå det. Tänk på att en avstådd antagen plats kan innebära att en elev kan stå helt utan plats vid skolstart. Avstå endast om eleven absolut inte önskar den antagna platsen. Elev vill avstå antagen plats (orsak 'Antagen utanför region') Eleven har angett orsak Antagen utanför region och har markerat: Specifik utbildning i sitt gymnasieval i Indra Anvisning till studie- och yrkesvägledare, Jour-Syv: Ingen. Valet avstås direkt. Annan utbildning Eleven måste ange vilken kommun, skola och program som hen är antagen på och planerar att studera vid. Meddelandet till studie- och yrkesvägledare och Jour-Syv (drop-in) går som arbetsuppgift eftersom studie- och yrkesvägledare måste läsa elevens motivering (kommun, skola och program) och därefter Tillstyrka eller Avstyrka elevens önskemål att avstå den antagna platsen. Anvisning till studie- och yrkesvägledare, Jour-Syv: Eleven har informerats om att önskemålet om att avstå plats är vidaresänt till studie- och yrkesvägledaren och att denne kommer att ta kontakt om det finns några frågetecken kring elevens gymnasieval. Läs elevens motivering. Vet man att anledningen stämmer kan man tillstyrka önskemålet att avstå den antagna platsen (platsen avstås). Antagning Fyrbodals rekommendation: Ta kontakt med eleven för att stämma av och kontrollera att eleven har fått ett antagningsbesked och erbjudits plats på annan utbildning. Markera arbetsuppgift som utförd När elevärendet är hanterat ska den utskickade arbetsuppgiften markeras som utförd. Klicka på knappen Markera som utförd som finns in den utskickade arbetsuppgiften i Indra. 12
Elev vill avstå antagen plats (orsak Annan anledning ) Eleven har angett orsak Annan anledning och anger motivering Elever kan använda orsaken Annan anledning då de önskar avstå en antagen plats. Här kan det finnas en mängd olika förklaringar till att eleven önskar avstå. Ta kontakt med eleven för att få klarhet i vilken åtgärd som krävs. Meddelandet till studie- och yrkesvägledare och Jour-Syv (drop-in) går som arbetsuppgift eftersom studie- och yrkesvägledare måste läsa elevens motivering och därefter Tillstyrka eller Avstyrka elevens önskemål att avstå den antagna platsen. Anvisning till studie- och yrkesvägledare, Jour-Syv: Eleven har informerats om att önskemålet om att avstå plats är har skickats vidare till studie- och yrkesvägledare och att studie- och yrkesvägledare kommer att ta kontakt om det finns några frågetecken kring elevens gymnasieval. Läs elevens motivering. Kontakta eventuellt eleven för att få klarhet i elevens planerade sysselsättning. Tillstyrk önskemålet att avstå den antagna platsen (platsen avstås) eller Avstyrk (eleven behåller den antagna platsen). Markera arbetsuppgift som utförd När elevärendet är hanterat ska den utskickade arbetsuppgiften markeras som utförd. Klicka på knappen Markera som utförd som finns in den utskickade arbetsuppgiften i Indra. Studie- och yrkesvägledarens möjlighet att hjälpa elever att svara på antagningsbeskedet Tacka ja/avstå via adminsidan Studie- och yrkesvägledare som vill hjälpa elever att svara på antagningsbeskedet kan göra det i Indra. Sök fram eleven via Sök elev. Elevkortet öppnas. Gå in i elevkortets flik Ansökan. Klicka på Redigera på aktuellt val. Under rubriken Elevens svar på antagning väljer du att tacka ja eller nej till elevens gymnasieval. Tacka JA till en plats: o Välj Ja under rubriken Plats önskas. Spara. 13
Tacka NEJ till en ANTAGEN eller ERBJUDEN plats: Spara. Välj Nej under rubriken Plats önskas. Pop-up-meddelandet Observera att om platsen tackas nej till kan detta ej ångras visas. Stäng meddelandet via krysset i höger hörn. Välj det skäl som eleven har för att avstå platsen: Annan anledning: I textrutan skriver du in elevens anledning. Jag vill göra omval: Överväg om du verkligen ska avstå platsen eller om du istället ska ändra rangordning och låta den antagna platsen ligga kvar under de nya valen/omvalen. Jag är antagen utanför regionen: I textrutan skriver du in kommun, skola och program där eleven är antagen. Tacka NEJ till reservplats: Välj Nej under rubriken Plats önskas. Pop-up-meddelandet Observera att om platsen tackas nej till kan detta ej ångras visas. Stäng meddelandet via krysset i höger hörn. Spara. Elever som vill avstå reservplatser kan göra det utan inblandning av sin studie- och yrkesvägledare. Tänk på att informera eleverna att de måste avstå reservplatser som de inte längre är intresserade av så att de inte riskerar att bli antagna där under reservantagningen. I augusti startar reservantagningen. Det innebär att Antagning Fyrbodal fyller på skolornas eventuella lediga platser med de reserver som står på tur. I samband med uppropet intensifieras arbetet ytterligare i och med skolornas rapportering kring uppropet och elevers eventuella avhopp. Antagningslistor Inför uppropet tar skolorna ut listan Antagningsresultat nuläge ur Indra med namn och kontaktuppgifter över antagna elever. Det är bra om man tar ut listorna så nära inpå uppropet som möjligt, så att man får så aktuell information som möjligt om de antagna eleverna. Observera att inga andra listor än Antagningsresultat nuläge får användas. Tillkommer/avgår I rapporten Tillkommer/avgår ser man vilka elever som tillkommit respektive avgått sedan slutantagningen. Denna rapport uppdateras kontinuerligt under hela reservantagningen. På så vis kan man lätt följa de förändringar som sker i samband med reservantagningen. Anvisningar om hur du tar ut rapporten finns i bildens vyförklaring. Upprop Om elever inte deltagit på uppropet eller hört av sig inom tre dagar ska detta meddelas Antagning Fyrbodal. Mejla lista med namn, personnummer, program och anledningen till varför eleven avstår om ni vet denna. Det är viktigt att veta orsaken till elevens avhopp och vara noggrann så att det inte blir några missförstånd innan avhoppen rapporteras till Antagning Fyrbodal. Exempel: Elev anger att hen inte ska gå kvar på ekonomiprogrammet, det är fel inriktning. Svar: Antagningsnivån ligger på programmet, eleven ska inte avstå utan informerar istället skolan om nytt önskemål om inriktning. 14
Observera att en elev har tre dagar på sig att komma till skolan innan man har rätt att stryka eleven, såvida eleven inte meddelat sig via telefon eller brev att man önskar avstå sin plats. Antagning Fyrbodal rekommenderar att skolan söker kontakt med eleven. Kontrollera elevers antagning Det förekommer att elever dyker upp på skolor trots att de inte finns med på antagningslistan eller i rapporten över tillkommande elever. Kontrollera i sådana fall elevens antagningsstatus i elevkortets antagningsflikar. Fliken Ansökan: Visar antagningssituationens nuläge. Elevens antagningsstatus uppdateras så snart en förändring sker. Fliken Reservantagning: Visar aktuell status för elever som fått förändrad antagningsstatus under reservantagningen. Informationen uppdateras så snart en förändring sker. Fliken Slutantagning: Visar hur antagningssituationen såg ut vid slutantagningen i juni. Reservantagning Inför reservantagningen får varje gymnasieskola en kontaktperson på Antagning Fyrbodal. När uppropet väl har varit är det den personen som sköter skolans reservantagning utifrån de besked om avhopp som rapporteras från respektive gymnasieskola. Rapporteringen måste vara noggrann och korrekt så att det inte blir överintag eller att för få reserver kallas. Några viktiga punkter att ha med sig under reservantagningen Skolans slutliga organisation fastställdes av skolan/förvaltningen i juni och kan inte ändras i efterhand. Antagning Fyrbodal kallar eventuella reserver till skolans lediga platser. Reservantagningen sker strikt utifrån sökandes betyg och utifrån reservlistan i Indra. Skolan har inte rätt att själv ta in elever. Omvalselever placeras i kö efter reserverna och erbjuds plats först när alla reserver har tillfrågats. Reservantagningen lämnas över till huvudmännen fredag den 2 september. Det innebär att Antagning Fyrbodal kontaktar de sista reserverna torsdag den 1 september. Eventuella platser som därefter blir lediga förfogar skolan själv över. Antagning Fyrbodal rekommenderar dock att skolan använder sig av reservlistan i Indra om det fortfarande finns elever där som står på tur. 15