Registratorsforum 2015 Det papperslösa kontoret utopin som blev verklighet Jan Appelquist
2
3
4
5 Det papperslösa kontoret Det papperslösa kontoret är en arbetsplats där få eller inga pappersdokument används. I stället digitaliseras informationen. Wikipedia 2015-10-28 1(3)
6 Det papperslösa kontoret Redan på 70-talet introducerades det papperslösa kontoret som en stor nyhet. Emellertid har pappersproduktionen ökat stadigt sedan dess. Från år 2007 har produktionen planat ut och fokus ligger nu på metoder och processer för att minska användningen av papper. År 2013 låg produktionen på ca 64% av toppnoteringen år 2007. Papper används som informationsbärare internt inom kontorsföretagen i Sverige. Däremot är att Business to Business kommunikation redan papperslös sedan 2000-talet. Wikipedia 2015-10-28 2(3)
7 Det papperslösa kontoret En förutsättning för att genomföra det papperslösa kontoret är att medel metoder och processer anpassas till verksamheten. Pdf har tagit över alltmer som informationsbärare i kombination med multipla HD displayer som tillåter granskning och redigering av flera samtidiga A4 dokument. Dokumentpärmar har ersatts av bärbara datorer med trådlös nätverksåtkomst. Hyllor med pärmar finnes ej längre och är ersatta av virtuella kataloger i en molntjänst. Bibliotekarien finns ej längre och funktionen är övertagen av CM-rollen (CM Configuration Manager). Wikipedia 2015-10-28 3(3)
8 Trendbrott Sedan cirka 2005 minskar pappersförbrukning Surfplattor har blivit fullgoda ersättare för att läsa dokument Smartphones har slagit igenom fullt ut Generationsskifte
Mobilitet Molnet Lagring, spridning och utbyte sker säkert Spridning till läsplattor Varför skriva ut när jag har det ändå? Programvaror på nätet Samma version av programvaran finns tillgänglig där jag är Stabila filformat Samma fil kan hanteras i olika program och över tiden 9
10 Born digital e-tjänster Direkt fångst och lagring av data Kreativa programvaror Skapa direkt i datorn eller läsplattan Översätt ljud till text
11 Utrymmet växer 5 MB hårddisk År 1956
12 Bevarandegaranti Papper Svårt kopiera Svårt hålla back-up Digitalt Enkelt kopiera Enkelt hålla back-up Erfarenhetsbaserad kunskap Arkivpapper Järnhaltigt bläck Garanteras Tester visar hållbarhet Åldringsbeständigt papper Toner Ingen garanti Tester visar kort hållbarhet Måste hållas levande Ingen garanti
13 Framtidens krav Ökad flexibilitet Arbetsplats Information Struktur Ökad sökbarhet Information Kompetens Teknik Ökad tillgänglighet Kommunikation Information Säkerhet Ökad utveckling Teknik Lagar Säkerhet
Ansvar och roller Lagstiftning Ska inte vara förbjudet att jobba effektivt Arkivmyndigheter Papper är bara en av flera databärare Ledning Det kostar att lagra papper Arkivarien Värdering av information IT-enheten Tekniken måste göra rätt saker 14
15 Problem vi slipper i e-arkiv Kombination papper och plast eller metall Bilder från Landsarkivets i Vadstena, Instagram
16 Problem vi slipper i e-arkiv Rullade papper Bilder från Landsarkivets i Vadstena, Instagram
17 Problem vi slipper i e-arkiv Tejp Bilder från Landsarkivets i Vadstena, Instagram
18 Problem vi slipper i e-arkiv Mögel Bilder från Landsarkivets i Vadstena, Instagram
19 Framgångsfaktorer Fånga tidigt Skriv inte ut Kommunicera digitalt Bra struktur Fixera informationen
20
21 Fallgropar Elektroniska signaturer Konflikt mellan databäraren och informationen Konservativt förhållningssätt Pappret är nog säkrare! Obegripliga strukturer Var är originalet?
22 SKL:s kartläggning av Anslutning till nationella digitala tjänster Utmaningar Bristande resurser Bristande kompetens Låg prioritet
23 Dear Skatteverket, I discovered your online services, but when do you discover that I registered to receive your communication digitally?
24
25 Ordning om registraturerne 7 Denne sekreteraren skall ock den månaden affärda och öfverantvarda utur kansliet alla brev som utskickas, på det han desto bättre må veta dagen och den dem förer... Och skall han fördenskull själf i den månaden hålla ett kort diarium på alla bref och akter, som ut- och ingå, så att på det ena bladet skrifves de som utgå och på det andra de som inkomma, allt med dagar, personer, rum etc. noteradt efter det exemplar, som här bifogadt är.
26
27 Kontaktuppgifter Jan Appelquist Mariebergs Arkivbyrå jan.appelquist@sipu.se www.sipu.se