STYRDOKUMENT Dnr V 2016/110 UPPFÖLJNING AV HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2016 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/gemensamma-forvaltningen/verksamhetsstod/ovrigaomradesdokument Stina Sundling, områdeschef Området för verksamhetsstöd Beslutsdatum 2017-01-31 Giltighetstid Tillsvidare
BAKGRUND Sedan 1 januari 2013 organiseras gemensamma förvaltningen i tre områden: Området för administrativt stöd, Området för infrastruktur och Området för verksamhetsstöd. Sedan 2013 arbetar området med att utveckla och stärka ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Förutom det arbete som sker på enhetsnivå samordnas områdesövergripande frågor inom Arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen, ALG, vid Området för verksamhetsstöd. Medlemmar i ALG är områdeschef, enhetschefer, områdets jämlikhets- och likabehandlingsombud, samtliga arbetsmiljöombud samt områdets personalhandläggare. I Gemensamma förvaltningens handlingsplan för 2016-2018 står att: Gemensamma förvaltningen är en attraktiv och sammanhållen arbetsplats som kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö och en ändamålsenlig organisation med aktiva ledare och initiativtagande medarbetare som har en helhetssyn på sitt uppdrag. I handlingsplan 2014-2016 för Området för verksamhetsstöd anges att ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete för området skall implementeras under perioden. Mer konkret anges i verksamhetsplanen att en policy och en handlingsplan för arbetsmiljöarbetet skall fastställas årligen. Denna handlingsplan anger de arbetsmiljöåtgärder som Området för verksamhetsstöd prioriterat och kommer att arbeta med under 2016. Handlingsplanen innehåller sex olika delområden: 1. Systematiskt arbetsmiljöarbete 2. Psykosocial arbetsmiljö 3. Fysisk arbetsmiljö 4. Arbetsledning, ledarskap och organisation 5. Stress och arbetsbelastning 6. Information och kommunikation Presentationen av varje delområde inleds med en problemformulering. Därefter formuleras mål för arbetsmiljöarbetet, åtgärder som är nödvändiga att vidta för att uppnå dessa mål, samt ansvarig, tid för åtgärd och slutligen vem som skall följa upp och när. En övergripande uppföljning sker även vid framtagande av ny handlingsplan. Ansvariga för arbetsmiljöarbetet vid Gemensamma förvaltningen, Området för verksamhetsstöd, är områdeschef, enhetschefer och sektionschefer. 2 (12)
1. SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE Problemformulering Vi har som målsättning att skapa en arbetsmiljö som inspirerar. För att möjliggöra detta krävs en gedigen kunskap om arbetsförhållanden vid våra arbetsplatser. Utan denna kunskap blir det svårt för ansvariga att fatta rätt beslut om åtgärder för att hantera de problem som finns. Genom att systematisera arbetet med vår arbetsmiljö erhålls verktyg för att kontinuerligt hantera arbetsplatsernas arbetsmiljöförhållanden i såväl psykosociala som fysiska avseenden. Rutiner för ett systematiskt arbetsmiljöarbete behöver förbättras och tydliggöras. Mål Ändamålsenliga rutiner för att uppnå ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Åtgärder a) Fastslå en handlingsplan arbetsmiljöarbetet inom området för 2016 OC/EC December 2015 ALG december 2016 b) Kontinuerlig utbildning av medarbetare vid de olika enheterna inom hjärt- och lungräddning (HLR). Mål att 25 procent av medarbetarna har genomgått HLR-utbildning i slutet av 2016 samt att samtliga medarbetare genomgått densamma under närmsta treårsperiod. c) OC/EC Löpande 2016 ALG december 2016 Uppföljning 2017-01-31: Delvis genomförd, oklart formulerat mål d) Respektive enhet ska ta fram en aktivitetsplan som grundar sig på resultaten av Arbetsmiljöbarometern. OC följer upp enheternas arbete under året. OC/EC VT 2016 ALG december 2016 3 (12)
e) Uppmuntra till fortbildning av samtliga medarbetare OC/EC VT 2016 ALG december 2016 Uppföljning 2017-01-31:Genomfört f) Informera samtliga medarbetare om syftet med GURIA och hur systemet används för det systematiska arbetsmiljöarbetet på enheten/områdeskansliet OC/EC VT 2016 ALG maj 2016? Uppföljning 2017-01-31: Delvis genomfört g) Systematiskt implementera rapportering av arbetsmiljöronder i GURIA OC/EC Löpande 2016 ALG december 2016 h) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/SC Löpande 2016 ALG dec 2016 Uppföljning 2017-01-31: - Kommunikationsenheten arbetade med praktiska ärenden för att se hur GURIA är uppbyggt. 4 (12)
2. PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Problemformulering GU-förnyas har inneburit stora organisatoriska förändringar inom universitetets gemensamma administration, framförallt under 2014. I några fall har också nya chefer rekryterats. Vi gör bedömningen att åtgärder krävs för att stärka såväl samarbetsklimat som ledarskap inom området och förebygga och bättre hantera uppkomsten av konflikter. Området behöver arbeta långsiktigt med universitetets och den statliga, gemensamma värdegrunden för en god psykosocial arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den psykosociala arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Mål Att aktivt verka för en god psykosocial arbetsmiljö, att stärka samarbetsklimatet samt förebygga och motverka konflikter. Området skall präglas av en öppen dialog mellan medarbetare och ledning. Åtgärder a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på psykosocial arbetsmiljö. OC/EC/SC VT 2016 ALG maj 2016 b) Genomföra gemensamma aktiviteter med samtliga medarbetare för att bidra till gott arbetsklimat inom enheten/områdeskansliet. OC/EC Löpande 2016 VSLG december 2016 c) Genomföra gemensamma aktiviteter med samtliga medarbetare på områdesnivån för att bidra till ett gott samarbetsklimat inom området OC/EC Löpande 2016 ALG december 2016 i form av arbetet med projekt Globala utmaningar 5 (12)
d) Informera om och uppmuntra till fortbildning i konflikthantering (i första skedet huvudsakligen arbetsmiljöansvariga). OC/EC Löpande 2016 ALG december 2016 e) På enhetsnivå följa upp den obligatoriska halvdagsföreläsning om normer och värderingar, som genomfördes på områdesnivå under 2015 OC/EC/SC senast juni 2016 ALG dec 2016 f) Synliggöra goda exempel genomförda inom området. OC/EC/SC november 2016 ALG dec 2016 Uppföljning 2017-01-31: - Projekt globala utmaningar/flyktingarbetet vid GU - Halvdag arbetsmiljö, 3 x ALG - Eget arbete på enhet genomfört för de som ej hade möjlighet att vara med på halvdag - FIK hitta nya arbetssätt medarbetare fick i uppdrag att ta fram förslag/hypoteser. Se mer information under mål fyra. 6 (12)
3. FYSISK ARBETSMILJÖ Problemformulering GU-förnyas har inneburit stora organisatoriska förändringar inom universitetets gemensamma administration. Detta har resulterat i att flera av de nya enheterna har flyttat till nya lokaler. Fysiska omflyttningar av medarbetarnas arbetsplatser påkallar större behov än normalt, vad gäller översyn av den ergonomiska utformningen av våra arbetsplatser. Nya arbetssätt kan också i vissa fall medföra ett behov av att tänka nytt vad gäller utformningen av arbetsplatser. Området behöver arbeta långsiktigt med att utveckla ett gemensamt synsätt för vad som kännetecknar en god fysisk arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den fysiska arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Mål Att aktivt verka för en god fysisk arbetsmiljö. Detta gör vi bland annat genom att förebygga och motverka arbetsskador. När skador uppstår åtgärdar vi så snabbt som möjligt fel och brister samt erbjuder medarbetare arbetsplatsöversyn samt eventuell behandling genom företagshälsovården. Området skall präglas av en öppen dialog om den fysiska arbetsmiljön mellan medarbetare och ledning. Åtgärder a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på fysisk arbetsmiljö OC/EC/SC HT 2016 ALG december 2016 b) Årligen påminna samtliga medarbetare om vilka möjligheter till stöd som erbjuds inom företagshälsovården, om friskvårdsaktiviteter och friskvårdspeng. 7 (12)
c) I samband med inflyttning till nya lokaler, eller i övrigt efter behov, tillse att ergonomisk genomgång sker vid samtliga berörda arbetsplatser d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området Uppföljning 2017-01-31: - Yoga varannan vecka för medarbetare på Rosenlundsgatan 4 - Walk and talkmöten - Måndagspromenad (30 minuter vid lunch (Utbildningsenheten). - Sommaravslutning GF Räkna de hälsosamma stegen samt Stinas hälsoresa 8 (12)
4. ARBETSLEDNING, LEDARSKAP OCH ORGANISATION Problemformulering Vi behöver utveckla en professionell hantering av potentiella konfliktsituationer. Vidare behöver beslutsvägar inom organisationen tydliggöras med fokus på vilka ledningsfunktioner som ansvarar för olika frågor. Vi behöver också säkerställa rutiner för introduktion av nyanställda. Mål Stärka och professionalisera ledarskapet inom området. Förtydliga besluts- och ledningsstruktur inom respektive enhet samt mellan enheter och områdeskansli och den gemensamma förvaltningen i sin helhet (rollfördelning och ansvar i olika situationer). Åtgärder a) Säkerställa att de som genomför medarbetarsamtal genomgår för ändamålet utvecklade utbildningar (i den mån de ges). OC/EC Löpande 2016 ALG december 2016 b) Erbjuda fortbildning för alla med ledningsansvar. OC/EC Löpande 2016 ALG december 2016 Uppföljning 2017-01-3: Åtgärdat c) Synliggöra och ge möjlighet till samtal om verksamheternas uppdrag och mål för samtliga berörda medarbetare. OC/EC Löpande 2016 ALG december 2016 9 (12)
d) Område/enheter avsätter medel för kompetensutveckling årligen i budget. OC/EC inom ramen för ALG december 2016 budgetarbetet HT 2015 e) Synliggöra goda exempel genomförda inom området Uppföljning 2017-01-31: Forskning- och innovationskontoret: Under 2015-2016 har enhetens medarbetare tillsammans tagit fram sex olika förbättringsområden. Vid enhetsdagar 29-30 augusti var fokus på detta förbättringsområde så att våra olika interna expertiser används för att utgöra ett optimalt stöd till verksamheten. Områden som prioriterades var de sex beviljade UGOT Challenges centra, Wallenbergcentrum för molekylär och translationell medicin samt GU:s arbete med flyktingsituationen. Medarbetarna delades in i fem tvärande grupper utifrån sina ansvarsområden med utsedda samordnare. Under dessa två dagar så gjorde respektive grupp bl.a. en lista även 3 nya sätt att arbeta för resp. område. Dessa skrevs ned i hypotesform och presenterades för övriga grupper. Instruktionen var att dessa tre nya sätt att arbeta skulle vara av den karaktär så att minst ett av dessa inte bör lyckas. Uppföljning av arbetet gjordes 3 månader senare vid ett enhetsmöte och hypoteserna reviderades alternativt byttes ut efter det med en ny uppföljning som planerades under våren. I arbetsgrupperna har också ingått att fundera på hur förbättringsarbetet synliggörs, hur man ger varandra feedback och hur de små framstegen firas. Kommunikationsenheten: Som ett led i att utveckla kommunikationsenhetens psykosociala arbetsmiljö, arbetade vi fram en beskrivning vad ett gott medarbetarskap innebär. Medarbetarna arbetade i grupper som redovisade resultaten som bearbetades dels i helgrupp. Därefter sammanställdes ett förslag av enhetschefen som remitterades ut till medarbetaren för att fastställas på ett gemensamt enhetsmöte. Jag bidrar till en god arbetsmiljö och till utvecklingen av en väl fungerande enhet genom att: jag delar med mig av min kunskap och hjälper andra jag agerar professionellt och gör mitt bästa jag tar ansvar för min professionella utveckling jag jobbar framåt och målinriktat jag tar eget ansvar och informerar mig om det jag behöver för mitt arbete jag ger och tar emot konstruktiv kritik och synliggör kollegors arbete jag tolkar mina arbetskamrater välvilligt 10 (12)
5. STRESS Problemformulering Arbetsmiljöundersökningarna vid Göteborgs universitet visar på förekomst av stress samt hög eller ojämn arbetsbelastning inom Gemensamma förvaltningen. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att motverka stress och påfrestande arbetsförhållanden är påkallat. Mål Att skapa balans och rimlighet i arbetsbelastning för samtliga anställda inom området. Åtgärder a) Avsätta tid på personalmöten/motsvarande för diskussioner om orsak till upplevd stress och åtgärder för att minska stress. b) Avsätta tid på personalmöten/motsvarande medarbetarsamtal för diskussioner om upplevd hög arbetsbelastning och åtgärder för att minska eventuell hög arbetsbelastning. c) Synliggöra goda exempel genomförda inom området Uppföljning 2017-01-31: - MUST, Nöjd medarbetarindex: hur kändes det att gå till jobbet idag? Skriv något positivt om kollega. 11 (12)
6. INFORMATION OCH KOMMUNIKATION Problemformulering Brister i internkommunikation och informationsspridning utgör inte sällan grund för osäkerhet och frustration hos medarbetare. Det kan handla om otillräcklig transparens i beslutsfattande, brister i tillgänglighet till olika informationskanaler och otydliga riktlinjer för internkommunikation. Mål Förbättrad internkommunikation och informationsspridning. Åtgärder a) Tillse att områdets rutiner och kanaler för internkommunikation blir kända vid nyanställning och hos samtliga medarbetare. b) Ha en dialog med medarbetarna om områdets och enhetens kanaler och rutiner för internkommunikation c) Synliggöra goda exempel genomförda inom området Uppföljning 2017-01-31: - Forsknings- och innovationskontoret: enhetschefen Luddes talband mailar ut fredag före medarbetarsamtal generell information för medarbetare att lyssna på 12 (12)