Manus till OH-serie Målstyrning utifrån Lag om skydd mot olyckor

Enhet OFAs Handläggare, direkttelefon Karoline Sjölander, 054-183033 karoline.sjolander@srv.se PM 2004-11-24 1 (7) Manus till OH-serie Målstyrning utifrån Lag om skydd mot olyckor OH 1: Målstyrning utifrån Lag om skydd mot olyckor OH 2: Vilka intentioner har statsmakterna med att införa målstyrning? I flera lagar som rör kommunernas arbete har man ifrån statsmakternas sida valt att gå från detaljstyrning till målstyrning. Förutom Lag om skydd mot olyckor kan vi nämna socialtjänstlagen och skollagen. Vad är då syftet med målstyrning? Målstyrning är ett sätt att ge kommunen frihet att anpassa verksamheten utifrån de förhållanden som faktiskt råder i kommunen.genom att formulera mål där medborgaren är i fokus säger man åt vilket håll man tänker gå. Därigenom kan man på bättre sätt hushålla med resurserna OH 3: Vad är då syftet med Lag om skydd mot olyckor och dess målstyrning? Skydda människors liv och hälsa samt egendom och miljö mot olyckor. Skapa bättre förmåga i samhället att förebygga och hantera situationer som kan leda till räddningsinsatser. Förbättra möjligheterna att minska antalet olyckor. Flexibilitet med möjlighet att anpassa utifrån lokala förhållanden. OH 4: Är det bara en reformerad räddningstjänstlag? Genom målstyrningen i LSO har vi fått ett perspektivskifte om vi jämför med räddningstjänstlagen Den beskrev den vad kommunen skulle ha och det handlade om detaljstyrning. Lag om skydd mot olyckor beskriver hur kommunen skall styra och är därigenom målstyrd. Detta innebär ett förändrat synsätt. OH 5: Målstyrning innebär ett medborgarperspektiv. Om vi hårdrar det lite så tittade räddningstjänstlagen in i räddningstjänsten och beskrev styrkor utbildning och organisation. LSO fokuserar däremot ut i samhället på de enskilda medborgarna och deras behov av säkerhet. LSO är inte en lag enbart för räddningstjänsten utan en lag för kommunen där politikerna har det stora ansvaret. Genom att formulera mål för medborgarens säkerhet kan man därefter titta in i bl a räddningstjänsten och utifrån den säkerhetsnivå kommunen bestämt anpassa styrkor, organisation och kompetens. OH 6: Målstyrning handlar om kommunikation Målstyrning handlar om kommunikation och dialog. Om att förankra de tankar som målen ger uttryck för och att förankra målen i organisationen. Det handlar både om dialog mellan chefer och mellan chefer och medarbetare. Medarbetarna måste veta vart verksamheten är på väg. Om cheferna lägger strategierna så måste medarbetarna få känna sig delaktiga i arbete med att nå dit. SRV-31.5

RÄDDNINGSVERKET PM 2 (7) Allt för ofta händer det i verksamheter att man inte spelar på samma planhalva då medarbetare inte tolkar målen på samma sätt som chefen. Är det fotboll som gäller kan jag inte ta upp bollen och springa med den hur mycket jag än vill. Genom en dialog kan detta förhindras. Är det riktigt illa så spelar chefen fotboll medan medarbetarna spelar hockey. Dvs. medarbetarna jobbar utifrån helt andra premisser än de som chefen ger uttryck för. Att jobba utifrån mål innebär ett annat synsätt än att jobba i en regelstyrd verksamhet. Chefer och ledare måste hjälpa medarbetarna att se helheten och att diskutera målen och dess innebörd. En målstyrd verksamhet styrs inte emot målen om de inte är synliga och accepterade i organisationen. Två murare arbetade. Vad gör du? frågade jag den första muraren Jag bygger en mur, svarade han Vad gör du? frågade jag den andra muraren Jag bygger ett slott, svarade han. OH 7: Målstyrning handlar om värderingar Genom att kommunen och verksamheten valt ut ett visst antal mål att styra emot har man därigenom också gett uttryck för värderingar. De mål man lyft säger vad som är viktigt, men också omedvetet vad som inte är lika viktigt. Vilka värderingar är det som styr och som man tillåter styra? Utifrån värderingarna prioriterar man. Är kommunens tjänstemän och politiker medvetna om hur de genomför sina prioriteringar? Är det mina eller gruppens personliga värderingar som styr? Är det fakta som styr? Är det ekonomi som styr? Är det min politiska tillhörighet som styr? Etc. Alla ger de uttryck för värderingar, men frågan är om man har gjort medvetna val om vilken säkerhet medborgarna ska ha? OH 8: Dialog och förankringsarbetet är avgörande för framgång Som vi tidigare nämnt handlar målstyrning om kommunikation och tolkningar av målen. Genom att avvända dialog mellan chefer och medarbetere om tolkningar och prioriteringar av målen förankras målen i verksamheten. Olika verksamheters mål inom kommunen kan komma i konflikt med varandra. Dessa konflikter kan oftast lösas genom dialog. Hur kan det här med målkonflikt te sig i en kommun? OH 9: Målkonflikt - exempel från Räddningstjänsten Åtgärder för ökad trafiksäkerhet stod mot snabba räddningsinsatser i Jönköping. Åtgärderna i trafikmiljön som vägbulor och andra hastighetssänkande åtgärder ledde till sämre framkomlighet för räddningstjänsten. En målkonflikt uppstod.

RÄDDNINGSVERKET PM 3 (7) Genom dialog mellan gatukontor och räddningstjänst ökade förståelsen för varandras behov och minskade risken för målkonflikter mellan kommunens olika verksamheter. OH 10: Systematiskt säkerhetsarbete genom målstyrning Enligt LSO och propositionen som föregick lagen ska kommunen skriva mål för sin verksamhet i handlingsprogram. Genom att se arbetet med handlingsprogram som en process blir det tydligt att målen måste föregås av och bygga på: * en problembeskrivning - en analys av riskerna och diagnos av hur det ser ut i kommunen * samt ett prioriteringsarbete vilka risker vill vi förebygga i kommunen och vilken nivå ska vi ha på skyddet? Målen som beskrivs i handlingsprogrammet kallas i LSO verksamhetsmål. Verksamhetsmål kan uttryckas som säkerhetsmål och prestationsmål. Vad innebär då detta? OH 11: Nationella mål och mål i handlingsprogrammet I lagen beskrivs nationella mål. ( se text till OH 14) De har sitt ursprung i en strävan om ökad säkerhet i samhället. En ökad säkerhet som innebär att färre skadas och mindre förstörs. En ökad säkerhet innebär också ett ökat skydd. De nationella målen är nationella mål och beskriver en strävan för hela samhället om en ökad säkerhet. Kommunen kan inte bara rakt av ta dessa mål som sina utan de måste översätta dem till lokala verksamhetsmål. Kommunen måste därför bryta ner de nationella målen till kommunens nivå och ha fokus på medborgaren i kommunen. Det är medborgarens behov och kommunens förutsättningar som skall styra. Här är det viktigt att koppla tillbaka till de risker och den problembild som finns i kommunen De lokala verksamhetsmålen skall uttrycka hur kommunen skall nå ökad säkerhet. Detta kan uttryckas som att färre skadas, mindre förstörs eller att skyddet ökar. Utifrån detta beskrivs de prestationer som kommunen ska utföra för att färre ska skadas, mindre förstöras och skyddet öka. (Något att tänka på är att inte glömma det som kommunen redan gör idag Där kommunen vill uppehålla samma nivå av säkerhet som idag. Där handlar det inte om en ökad nivå av säkerhet utan en bibehållen nivå. Hur kommer målen för detta att lyda?) OH 12: Säkerhetsprocessen För att förtydliga detta ytterligare kan vi se på det utifrån en säkerhetsprocess. Vi tittar på hur det ser ut utifrån verksamhetsperspektivet. Det finns en mängd olika verksamheter i en kommun som på något sätt jobbar med ökad säkerhet för medborgaren där räddningstjänsten är en av dem som har säkerhet som huvudfokus. Varje verksamhet har resurser i form av personal, kompetens ekonomi etc. Utifrån dessa resurser skall de genomföra en viss verksamhet som skall ge ett visst resultat för kommunen och medborgaren. Resultatet består då av olika metoder för att öka skyddet. Det kan handla om allt från vägbulor och brandvarnare till utbildning och arbete med attitydförändringar. Detta leder förhoppningsvis till färre skador på liv, egendom och miljö. Att öka skyddet och minska antalet

RÄDDNINGSVERKET PM 4 (7) skador leder till en ökad säkerhet. Den ökande säkerheten kan vara en av de parametrar som gör att medborgaren känner en ökad trygghet. Om vi nu vänder på det hela och ser det ur medborgarens perspektiv. OH 13: Säkerhetsprocessen ur medborgarperspektivet Ur medborgarens perspektiv ser kommunen och verksamhetens arbete med säkerhet lite annorlunda ut. Kommunen måste då börja med att ställa sig frågan - Hur ska vi bidra till välfärden och tryggheten för medborgaren? Utifrån detta och den fakta som finns om risker i kommunen måste man fundera på - Hur ska kommunen jobba med att minska olyckorna och skadorna samt öka skyddet? Därifrån kan man börja med att fundera på vilka prestationer som behöver utföras för att bidra till ökad säkerhet. Dessa prestationer kommer då att hamna i olika förvaltningar och verksamheter. Därefter ser man på de resurser som behövs i form av kompetens, personal och budget etc. Verksamhetsmålen i form av målen om säkerhet kommer då att formuleras utifrån medborgarens behov. Målen om prestationer är helt avhängiga målen om säkerhet. OH 14: Målbeskrivning för handlingsprogram Om vi då gå in i LSO och tittar - Hur ser det ut? LSO anger övergripande nationella mål för verksamheten skydd mot olyckor. Dessa nationella mål är riktningsgivande. Kap 1. 1 Den verksamhet som skall bedrivas enligt denna lag syftar till att det i hela landet upprätthålls ett med hänsyn till de lokala förhållandena tillfredställande och likvärdigt skydd mot olyckor för människors liv och hälsa och för egendom och miljö. Kap 1. 3 Räddningstjänsten skall planeras och organiseras så att räddningsinsatserna kan påbörjas inom godtagbar tid och genomföras på ett effektivt sätt. De nationella målen kompletteras i lagen med ett antal grundläggande verksamhetsmål. Utöver dessa skall kommunen formulera lokalt anpassade verksamhetsmål utifrån kommunens riskbild. De lokala verksamhetsmålen kan med hänsyn till fokus delas upp i säkerhetsmål och prestationsmål. Säkerhetsmålen och prestationsmålen är avhängiga varandra. Om vi ser på ovan nämnda diskussion utifrån säkerhetsprocessen och medborgarperspektiv måste målen kopplas till varandra. Till ett säkerhetsmål måste därför ett eller flera prestationsmål kopplas.

RÄDDNINGSVERKET PM 5 (7) Säkerhetsmål beskriver som nämnts tidigare säkerheten i kommunen. De beskriver kommunens och politikernas strävan om en ökad eller bibehållen säkerhet. De har fokus på medborgaren och beskriver tillståndet när det gäller nivån på skyddet och säkerheten. Vad vill vi uppnå konkret? Prestationsmål beskriver hur säkerhetsmålen ska uppnås. Vilka konkreta åtgärder och aktiviteter kommunen tänker genomföra för att nå upp till säkerhetsmålen. Värt att notera är också att när man försöker formulera mål ur medborgarens perspektiv kan flera förvaltningar bli delaktiga i att målet uppfylls. För att få en helhet i måltänkandet bör även de resurser som krävs kopplas till prestationsmålen. Se även kap 3. 3 och 8 OH 15: Alice i Underlandet och katten Varför är det så viktigt att ha tydliga mål i verksamheten. OH 16: Några viktiga frågor att ställa sig För att få en fungerande målstyrning måste man ställa sig några viktiga frågor. Innebär målen en utmaning utan att lägga ribban orimligt högt? Finns det en samstämmighet mellan vad ledningen säger och vad den gör i praktiken? Får organisationen resurser och stöd för att kunna nå målen? Leder de arbetsuppgifter som man skapat till att målen kan nås? Följer man upp att organisationen är på väg att nå målen? OH 17: Mål eller mållös Räcker det inte med att springa sina åtta timmar. Mål måste kopplas till en diskussion om vilka resurser man får för att utföra de uppgifter som tänks leda till måluppfyllelse. OH 18: Sätt SMARTare mål Att formulera väl fungerande mål är en konst i sig som man inte lär sig på några timmar. Det krävs som med allt annat övning för att få färdighet. Däremot finns det några bra saker att tänka på som underlättar arbetet. Detta kan sammanfattas i den underfundiga rubriken SMART. Detta kan ge lite ledning i att formulera bättre och mätbara mål.

RÄDDNINGSVERKET PM 6 (7) Vi utgår ifrån ett exempel. Målet är ett säkerhetsmål. Exemplet utger sig inte för att vara underbyggt statistiskt utan ska bara fungera som förklarande till varje del. Andelen som använder hjälm ska öka Specifika: Målet måste vara specifikt och avgränsat för att minimera graden av tolkning av målet. Är det alla vi vänder oss till? Vad vill vi egentligen uppnå? Ex. Antalet barn 10 och 13 år som använder cykelhjälm ska öka.i Stortuna. Mätbara: Ett bra mål måste vara mätbart. Att bara skriva om att något ska öka eller minska ger ingen tydlig bild av vart man ska. Ex. Antalet barn 10 och 13 år som använder cykelhjälm ska öka.från 50% till 100% i Stortuna. Accepterade: Målet måste vara accepterat i organisationen för att det ska fungera. Vilka verksamheter i kommunen kommer vara berörda av ovanstående mål? Har de verksamheterna något att tycka om målet? Barn och ungdomsförvaltning samt fritidsförvaltning är exempel på förvaltningar som kan bli direkt berörda. Målet bör också vara accepterat av andra berörda verksamheter, frivilligorganistioner och myndigheter som verkar i kommunen för ökad säkerhet som ex. polis, räddningstjänst och NTF. Realistiska: Är målet realistiskt eller är det mer av en önskan, inriktning eller vision. Orealistiska mål driver inte arbetet framåt. En ökning till 100% är inte är riktigt realistiskt utan känns kanske övermäktigt. Det blir ingen drivkraft i arbetet. Ex. Antalet barn 10 och 13 år som använder cykelhjälm ska öka.från 50% till 70% i Stortuna. Tidsatta: Målet måste vara avgränsade i tid. När börjar målet att gälla och när ska det vara uppnått? Procenttalet om ökningen av användandet av cykelhjälm kommer blir helt beroende av när målet ska vara uppnått. Är det inom ett år, två år eller en mandatperiod. En ökning av 20% måste sättas in i det valda tidsperspektivet för att det ska gå att avgöra om det är realistiskt. Ex. Antalet barn 10 och 13 år som använder cykelhjälm ska öka.från 50% till 70% i Stortuna från 2004 till 2006. Till detta måste kopplas prestationsmål. Hur ska målet nås? Vem ska genomföra det? Vilka resurser finns att tillgå? OH 19: Olika typer av mål Det finns en mängd olika benämningar på olika typer av mål och olika verksamheter använder olika benämningar på liknande mål. Detta kan vara mycket förvirrande, men det är här viktigt att komma ihåg att det är innehållet i målen som är viktigast. När man pratar om mål för verksamheter är det ändå tre olika typer av mål som utkristalliseras. Benämningarna på dessa mål kan däremot variera från verksamhet till verksamhet. Inriktningsmål åt vilket håll ska vi? Effektmål (säkerhetsmål i vårt sammanhang) vad vill vi uppnå konkret?

RÄDDNINGSVERKET PM 7 (7) Produktionsmål (prestationsmål) vad ska vi göra för att nå uppsatta säkerhetsmål? OH 20: Exempel på mål i en verksamhet Bra exempel på målhierarki. Värt att nämna här är också att mål måste kopplas till en diskussion om vilka resurser man får för att utföra de uppgifter som tänks leda till måluppfyllelse. Mål som ej går att uppfylla pga bristande resurser bör formuleras om. Önsketänkande gynnar varken verksamheten eller dess målgrupp. OH 21: Exempel på mål i en verksamhet Exempel på ett antal prestationsmål. Vilket skulle kunna vara det övergripande målet formulerat ur medborgarens perspektiv? (effektmålet motsvarande säkerhetsmål i vårt sammanhang) Förslag: Kommunen ska underlätta för medborgarna att åka kollektivt eller cykel till jobb och skola Alla invånare i vår stad ska kunna ta sig till jobb och skola med kollektivtrafik eller cykel oavsett årstid. Det är politikernas uppgift att fastslå målen och satsa en viss summa pengar. Det är förvaltningens uppgift att bestämma hur målen ska uppnås. OH 22: Målstyrning, uppföljning och utvärdering I propositionen för reformerad räddningstjänstlagstiftning talas om arbetet med handlingsprogram som en process med kontinuerlig uppföljning, utvärdering och förbättring. Målstyrning, uppföljning och utvärdering hänger intimt samman. Målstyrningen fungerar inte utan en god uppföljning och en utvärdering om varför det blev som det blev. I samband med att man formulerar mål bör man därför samtidigt diskutera hur man ska följa upp och utvärdera sitt handlingsprogram. OH 23: Målstyrning - resultatstyrning Målstyrning och resultatstyrning ligger mycket nära varandra. Vid uppföljning följs de redovisade resultaten upp emot målen. Vad är det som görs? Är det bra eller dåligt? En utvärdering klargör varför det blev som det blev och om verksamheten genomförts på bästa och mest effektiva sätt. Utifrån uppföljning och utvärdering kan förbättringsmöjligheter ses. Genom att lära sig av det man gjort kan verksamheten förbättras. Uppföljning och utvärdering blir då att underlag för styrning och planering av nästa års verksamhet. OH 24: En fungerande målstyrning En väl fungerande målstyrning kräver: Vilja och förmåga att formulera tydliga mål. Vilja och förmåga att följa upp och utvärdera graden av måluppfyllelse. Mål bör formuleras i en dialog mellan politiker, chefer och medarbetare. Dialogen leder till ett åtagande, dvs. en chef och hans medarbetare åtar sig att försöka åstadkomma vissa effekter.