Azets 30 frågor och svar om outsourcing av ekonomi- och lönefunktionen
Även om det är en tydlig trend att företag väljer att outsourca hela eller delar av sina ekonomi- och lönefunktioner, innebär det inte att beslutet är enkelt. Funderingarna och frågorna kring hur det egentligen fungerar brukar vara många, och det finns också en del myter om att det är dyrt och att man tappar kontrollen över det man lämnar ifrån sig. Vi på Azets är experter på outsourcing och har besvarat de vanligaste frågorna vi brukar få i den här skriften. Förhoppningsvis rätar de ut några av era frågetecken. Vill ni veta mer, hör gärna av er till oss! tiedotus@azets.net
Kostnader & vinster sid 4 Samarbete & kvalitet sid 8 Kontroll & kommunikation sid 12 Kompetens sid 14 Flexibilitet sid 16 IT sid 20 Innehåll
Kapitel 1 Kostnader & vinster Kunden berättar Vi har valt bort alternativet att bygga upp egna ekonomioch HR-avdelningar för att istället fokusera helhjärtat på huvudverksamheten. 4
Fråga 1 Vilka är de främsta vinsterna med att lägga ut hela eller delar av sin ekonomi- och lönefunktion? Det finns många vinster! Till att börja med kan ni räkna med garanterad leverans och tillgång till mer resurser och expertkompetens som tillsammans minskar sårbarheten. Arbetssättet och processerna blir effektivare, eftersom de baseras på många års erfarenheter, verksamheter och bästa praxis. Ni behöver inte investera tid och pengar på rekrytering eller inköp och drift av it-system. Förutom lägre kostnader blir resultatet en flexibel och skalbar ekonomifunktion med ökad kontroll och riskminimering. Genom att välja outsourcing finns mer tid och kraft över till att fokusera på det strategiska arbetet och kärnverksamheten. Något som många av dagens ekonomi- och personalchefer alltför sällan hinner med. Fråga 2 Hur kan en outsourcingleverantör effektivisera arbetet inom ekonomi och lön? En outsourcingleverantör som levererar lön- och ekonomitjänster till flera kunder bygger upp skalfördelar och erhåller stor kunskap om de inblandade processerna. Eftersom samma lösningar och tjänster servar flera företag kan en outsourcingleverantör göra större investeringar i till exempel it och processer samt underhålla en större organisation med specialister på olika områden och offshore-organisationer. Genom dessa lärdomar och erfarenheter bygger leverantören en fördjupad kunskap om hur man bäst bedriver en ekonomi- och lönefunktion. Det kan gälla hur man organiserar den, hur man leder funktionen, rekrytering av personal, vilka it-system som bäst lämpar sig, hur man genomför förändringar, hur man tar tillvara på erfarenheter och hur man bäst följer upp verksamheten. Fråga 3 Är det inte mycket dyrare att outsourca än att anställa? För att kunna besvara denna fråga är det viktigt att ha en korrekt bild av vad en anställd kostar och vad det är för leverans som förväntas. Sannolikt är kostnader för lön, sociala avgifter, semester och pension ungefär samma för en konsult hos leverantören som en anställd hos kunden. I olika undersökningar sägs det ofta att en heltidsanställd använder ungefär 60 procent av arbetstiden på sin kärnuppgift, resten försvinner på annat arbete, kompetensutveckling, frånvaro etc. När ni lägger ut arbetet till en extern leverantör betalar ni bara för tjänsten eller funktionen som ska utföras. Det är också lätt att glömma de övriga kostnader som kommer med att ha anställd personal såsom personalledning, personalvård, försäkringar, diverse systemkostnader, rekryteringskostnader, kostnader för extraresurser i samband med frånvaro, kostnader i samband med fel på grund av bristande processer eller kompetens, kontorshyra och utrustning. För att göra en korrekt jämförelse behöver ni beräkna dessa kostnader för en intern avdelning innan ni jämför med en outsourcad lösning. I de flesta fall visar sådana jämförelser att en outsourcad ekonomi- och lönefunktion är ett kostnadseffektivt val. Vinster med outsourcing: #1 MER TID TILL KÄRNVERKSAMHETEN Jobba mer strategiskt och proaktivt. Kostnader & Vinster
Kostnader & Vinster Fråga 4 Vilka kostnader kan vi sänka genom att outsourca vår ekonomi- och lönefunktion? Den vanligaste kostnadsbesparingen man tänker på när det gäller outsourcing är naturligtvis personalkostnaden som oftast är den största kostnaden i ett företag. Utöver den ordinarie personalkostnaden med pension, försäkringar och sjukfrånvaro kan man också lägga kostnader för handledning, ledarskap och inte minst att bibehålla och höja kompetensnivån. It-kostnader som underhåll och drift av olika system, uppdatering enligt gällande lagar och regler, hårda kostnader som servrar/licenser/molnkostnader och kostnader för it-personal är ofta möjliga att sänka, beroende på vilka delar man väljer att lägga ut. Alla som någon gång varit personalansvarig känner också till utmaningarna med en rörlig personalgrupp och vad det kostar i både tid och pengar att rekrytera och introducera nya medarbetare. Att anställa någon kostar i utgångspunkt relativt mycket pengar. Dessa är ju kostnader som uppstår när rekryteringen blir rätt, men i de fall det blir en felrekrytering är kostnaderna betydligt större. Genom att outsourca slipper ni som kund både att lägga tid och pengar på rekryteringar. Det finns också vissa kostnader som inte syns direkt i resultaträkningen. Mängder av ekonomichefer, CFO och HR-chefer upplever att de aldrig eller sällan hinner lyfta blicken och jobba proaktivt i sitt företag. Många hamnar ofta i operativt arbete istället för att kunna ägna sig åt de företagsstrategiska frågor som egentligen borde stå överst på agendan. Outsourcing av ekonomi- och lönefunktionen är ett mycket effektivt sätt att frigöra tid till det proaktiva och strategiska arbetet. Fråga 5 Hur vet jag vad det kommer kosta i slutändan? Kostnaden i ett vanligt outsourcinguppdrag är oftast en kombination av ett antal fasta priser som är relativt väldefinierade, vissa volymbaserade priser samt ett antal tjänster som utförs per timme. Tidsåtgången kan vara svår att bedöma innan man börjat arbeta tillsammans, men som kund bör ni ändå kunna få en kalkyl av leverantören samt en uppskattning av den förväntade kostnadsutvecklingen av hela outsourcingen. Det är också bra att tänka igenom hur arbetsuppgifterna ska delas upp mellan kund och leverantör och därav bedöma hur mycket tid (kostnad) som ligger kvar i företaget. Generellt kan ni räkna med att det kostar mer i början av ett uppdrag, därefter bör det komma till ett normalläge där rutiner och samarbete löper på. Kostnadsutvecklingen är också något som fångas upp i uppföljningsmöten. Fråga 6 Hur vet vi när investeringen har återbetalat sig? Den första frågan ni bör ställa er, innan ni mäter återbetalningen av er outsourcinginvestering, är varför ni valde att outsourca. Med allt snabbare förändringar på marknaden är kraven stora på företagets ekonomi- och lönavdelning att arbeta effektivt och slimmat och det är lätt att bara tänka på de direkta kostnadsbesparingarna. Kostnader & Vinster
Huvudorsaken till att företag väljer att outsourca beror dock på en mängd olika faktorer. Handlade det om att öka kompetensen och expertkunskapen eller hade ni problem med sjukskrivningar, bemanning och ville minska sårbarheten? Var huvudorsaken effektivisering, innovation, modernare system eller helt enkelt en önskan om högre flexibilitet? Mer tid över för ekonomichefen/hr-chefen att ägna sig åt verksamheten och utveckla den är en mycket vanlig orsak till outsourcing idag. Utifrån era viktigaste kriterier, sätt ett nuläge och ett önskeläge/mål och lista de områden som ni ser borde återbetala sig genom er outsourcing. Några delar kommer vara återinvesterade redan under det första året, medan andra kanske tar längre tid. Fråga 7 Vad är hemligheten bakom en lyckad outsourcing? Vilka är de vanligaste fallgroparna? I korthet är hemligheten bakom en lyckad outsourcing att tänka rätt och förnuftigt från början. Då ger ni ert företag, era medarbetare och er outsourcingpartner de bästa förutsättningarna att lyckas. Det är ganska vanligt att den som ska ta beslut om outsourcing inte har tillräcklig information om hur företagets ekonomihantering verkligen fungerar. Det beror ofta på att den som handlar upp tjänsten inte har praktisk erfarenhet av redovisning eller lön, eller inte involverar de som sköter detta i tillräcklig utsträckning. Resultatet blir att det dyker upp behov senare i processen som kanske krävt en annan lösning - både tekniskt och kompetensmässigt. Så tipset är att ha rätt personer med i upphandling och projekt från början. Många företag beslutar sig för att outsourca först när ekonomi- eller löneadministratören sagt upp sig. Tiden för att handla upp en outsourcingtjänst blir därmed alltför knapp. I dessa lägen är det bra att försöka hitta en partner som kan hjälpa till med en övergångslösning under den tid som upphandlingen pågår. Då får ni tid att välja den lösning som passar företaget bäst. Övergångslösningen kan förvandla denna vanliga fallgrop till ett riktigt bra samarbete när den nya leverantören tillsammans med kunden får möjlighet att sätta sig in i hur verksamheten fungerar och ta över del för del. Oavsett, är en outsourcingaffär ett strategiskt val och bör köpas in och sättas upp med ett långsiktigt tänk snarare än ett snabbt beslut. När ni väljer att outsourca ekonomi- och lönefunktionen ska organisationen tänka om. Från att göra hela eller delar i egen regi, till att bli kravställare och samarbeta med nya personer och i en del fall efter nya processer och i nya it-system. En vanlig fallgrop är att kunden avsätter alldeles för lite tid till denna omställning. Uppstarten är en oerhört viktig tid där både kund och leverantör bör investera tid i möten och workshops. En förväntan på en outsourcing är ju oftast också att administrationen ska bli bättre och effektivare än idag. Då behöver kund och leverantör tillsammans noga gå igenom nuvarande processer för att se vad som kan förändras och förbättras i och med det nya samarbetet. Sist, men inte minst ställ krav på din outsourcingpartner! De har gjort liknande projekt många fler gånger än vad ni som kund har gjort. Är de professionella har de standardiserat sina uppstarter och kan presentera en tydlig plan över alla steg från start till mål. Vinster med outsourcing: #2 LÄGRE KOSTNADER Slimmade processer och bättre nyttjande av resurser. Kostnader & Vinster
Kapitel 2 Samarbete & kvalitet Redan när vi startade upp verksamheten insåg vi att vi på sikt behöver hjälp genom en bra samarbetspartner. Jyrki Kortelainen shop owner, Team Sportia 8
Fråga 8 Hur går en uppstart till och hur lång är den vanligtvis? För att skapa de bästa förutsättningarna för ett bra outsourcingsamarbete är implementationen av uppdraget en av de avgörande punkterna. Vi rekommenderar att man som kund väljer en leverantör som standardiserat sina uppstarter. Det är också viktigt att kunden och leverantören har en tydlig gemensam bild av målet med implementationen och hur omfattande den behöver vara. Då säkerställer man tillsammans att utkomsten blir som förväntat och att tiden för inblandade parter inte blir längre än nödvändigt. Det bör också tas fram en implementationsplan som beskriver vem som gör vad och när det ska vara gjort och som parterna tillsammans följer upp mot och justerar i vid behov. Såsom uppdraget blir uppsatt ska det sedan förvaltas under en längre tid, därför kan en lite större investering i början säkra en bra leverans. Hur lång en uppstart är varierar mellan 2-6 månader beroende på kundens storlek. Fråga 9 Vad gör ni och vad gör vi? Hur mycket arbete kommer ligga kvar på oss? ändrade förutsättningar. När uppdragen är större kan vissa leverantörer fungera som ett så kallat Shared Service Center som kan anpassas efter kundens behov av arbetskraft och kompetens. Ett SSC kan ta hand om stora delar av löpande administration och kunden kan då exempelvis välja att ha kvar CFO eller HR-chef för att hantera mer strategiska uppgifter och affärs-/personalutveckling. Satsa på uppstarten, det säkrar en bra leverans. Fråga 10 Hur samarbetar vi rent konkret? Kan vi ha en konsult på plats hos oss? Samarbete & Kvalitet Hur mycket arbete som kommer ligga kvar hos er som kund beror till exempel på vad ni faktiskt har eller väljer att ha kvar för resurser. Det beror också på hur mycket löner och redovisning som baseras på adhoc-information, hur era försystem ser ut, hur de kan integreras med leverantörens system och hur mycket handpåläggning, till exempel kundfaktureringen och andra processer kräver. Med dagens systemlösningar är det ofta lätt att dela processerna på flera parter och det är vanligt att man i ett outsourcinguppdrag jobbar mycket med arbetsdelning i olika processer. Oavsett fördelning av arbetsuppgifter mellan kund och leverantör är det viktigt att fördelningen blir tydligt dokumenterad. Det är också viktigt att processerna är effektiva, att dubbelarbete undviks och att de personer som har kunskap om aktiviteterna är delaktiga i processerna. Fördelningen kan också variera över tid utifrån Det ser olika ut för olika leverantörer, men om det är en effektiv outsourcing kunden söker är det inte den bästa lösningen att ha en konsult på plats. Detta blir då mer av en bemanningslösning och leder sällan till alla de fördelar kunden önskar uppnå. Vi rekommenderar istället att uppdraget sköts från leverantören och att man som kund får tillgång till ett konsultteam där bemanning och kompetens kan anpassas och effektiviseras. Ett team eller kundens Shared Service Center består av flera konsulter med olika kompetenser som ansvarar för leveransen och oftast en kundansvarig som har det övergripande ansvaret. Det bör finnas överenskommelser om en samarbetsmodell med regelbundna avstämningsmöten där olika parter deltar, men även utrymme för mer oplanerade avstämningar när något oväntat dyker upp. Ett tips är dock att leverantören planerar in någon arbetsdag hos kunden då och då för att lära känna medarbetare och företagskultur. Det är väldigt mycket värt i fortsatt samarbete.
Samarbete & Kvalitet Fråga 11 Vissa outsourcingleverantörer erbjuder nearshoring som en del av sin leveransmodell. Vad innebär det för oss som kund? Många delar i en löne- eller redovisningsprocess är återkommande i sitt utförande och kan hanteras på ett kostnadseffektivt sätt. En del av dessa aktiviteter kan automatiseras via system, men en del sysslor är för svåra att automatisera såsom bokning av manuellt material, avstämningar, diverse beräkningar och kontroller. För de sysslor som inte kan automatiseras är ett kostnadseffektivt produktionsalternativ att lägga hanteringen i ett land utanför Finland med lägre lönenivåer, s.k. nearshoring (eller offshoring om hanteringen läggs utanför Europa). Att utnyttja en leverantör med nearshoringverksamhet gör att kostnaderna blir lägre för kunden. I övrigt påverkas inte kunden direkt av nearshoringverksamheten. Leverantörens medarbetare utanför Finland arbetar i samma system och efter samma rutiner och utför delar av arbetet, medan kontroll och kommunikation sker i Finland där även huvudkontakten finns. Fråga 12 Hur säkerställer vi kvaliteten på arbetet? Nearshoringverksamhet gör att kostnaderna blir lägre för kunder. Vi rekommenderar att ni väljer en leverantör som jobbar efter någon form av kvalitetssystem där alla konsulter följer samma metodik i alla uppdrag. Det ger en kvalitetssäkring i uppdragen. I sådana metoder finns inbyggda kontrollpunkter som ansvariga kan granska löpande i den dagliga verksamheten. För kunden ger detta en trygghet då alla uppdrag hanteras enligt effektiva processer och rutiner som ständigt förbättras. Det är också enklare att säkerställa back-up i uppdragen. Vidare bör det finnas dokumenterade standardprocesser och avvikelseprocesser samt beskrivna rutiner för att förvalta och utveckla dessa och med definierat ansvar för detta. Väl etablerade leverantörer är även certifierade och auktoriserade enligt ISAE3402 type II rapport som är en kvalitetssäkring för outsourcingleverantörer i löneuppgifter. Det är också rekommenderat att välja en leveratör som är auktoriserad av Ekonomiadministrationsförbundet. Dessutom har leverantören ofta så erfarna och specialiserade konsulter att risk för misstag minimeras, vilket blir en kvalitetssäkring i sig.
Fråga 13 Vem bär ansvaret om något blir fel? Att det någon gång uppstår felaktigheter under ett uppdrag är oundvikligt. Det viktigaste är att följa upp och säkerställa att detta inte sker igen samt arbeta proaktivt för att undvika så mycket oönskade händelser som möjligt. Som kund är det bra att inför en upphandling bilda sig en uppfattning om vad som är extra kritiskt för just er verksamhet och eventuellt just på dessa punkter sätta någon form av mätning kopplat till ersättning i uppdraget. Genom att fastställa en struktur för samarbetet minskar riskerna för att felaktigheter ska ske samtidigt som det blir mycket enklare att reda ut vem som ska ansvara för de fel som uppstår. I ett uppdrag kan kunden och leverantören reglera ansvarsfördelningen i ett arbetsdokument (t ex Scope of work), men det är också bra att ha någon form av samarbetsmodell som kan vara olika omfattande beroende på hur stort uppdraget är. Samarbetsmodellen i uppdraget kan bestå av forum på olika nivåer för att hantera såväl operativa uppgifter som strategiska frågor. Dessa forum kan ha olika frekvens och vara sammansatta med representanter från både kund och leverantör. På operativ nivå hanteras exempelvis frågor, avvikelser och ärenden som rör den löpande driften i uppdraget och dessa möten bör hållas med tätare frekvens. Är det något som inte går att lösa på denna nivå bör det finnas möjlighet att eskalera till en strategisk nivå. Det kan vara en styrgrupp med ledningsrepresentanter från kunden och leverantören som möts enligt en fastställd plan. Representanterna i detta forum kan ha ansvaret för förankringen av samarbetet, vision och strategi och vara ett ytterst beslutande organ rörande avtalsfrågor i uppdraget. Vinster med outsourcing: #3 MINSKAD SÅRBARHET Garanterad leverans med god kvalitet. Samarbete & Kvalitet
Kapitel 3 Kontroll & kommunikation Vi valde en leverantör som delar samma höga ambition och förväntningar gällande leveranssäkerhet och servicekänsla. Tom Hietanen, Chain Manager, St1 Oy 12
Fråga 14 Hur kan vi behålla kontrollen när vi lämnar ifrån oss funktionen? Många chefer vågar inte lägga ut hela eller delar av sin ekonomifunktion externt för de är rädda för sämre kontroll. Att företaget förlorar en del av kontrollen när de outsourcar är en allmänt spridd myt. I själva verket är det tvärt om. Hur är det med kontrollen när era medarbetare slutar eller går på föräldraledighet och semester? Om ni lägger ut arbetet externt har ni garanterad leverans och uppbackning. Dessutom är externa konsulter ofta så erfarna och specialiserade att de fångar upp saker som verksamheterna själva inte sett eller tänkt på. Ni bör kräva av er outsourcingleverantör att ni får regelbunden information, rapporter och analyser samt tillgång till säkra it-lösningar där ni enkelt kommer åt er data, siffror och annan statistik. Fråga 15 Hur ser den löpande kommunikationen ut och vad kan vi vänta oss för svarstider? Hur gör vi om något oförutsett inträffar, eller om vår kontaktperson är på semester? Vi rekommenderar att samarbetet mellan kund och leverantör inleds med en årsplanering där bland annat avstämningsmöten bokas. Utöver dessa avstämningsmöten brukar den löpande kommunikationen ske via servicebegäran och telefon. Vi rekommenderar också att kunden får flera konsulter hos leverantören som är insatta i kundens processer och rutiner. På dessa sätt undviks problem vid ledighet och sjukskrivningar. En outsourcingleverantör bör ha ett ärendehanteringssystem där ärenden loggas och hanteras. Att kunden förlorar kontrollen är en myt. I själva verket är det tvärt om. Kontroll & Kommunikation
Kapitel 4 Kompetens Kunden berättar Eftersom vi lagt ut den ekonomiska förvaltningen har vi i bostadsrättsföreningen kompetensen vi behöver. 14
Fråga 16 Vilka kompetenser bör vår outsourcingleverantör erbjuda? Oavsett ekonomiavdelningens storlek och sammansättning krävs det många olika kompetenser för att hantera företagets totala ekonomi. Om ni väljer att lägga ut hela eller delar av er ekonomifunktion är det viktigt att ni ser till att er leverantör har alla de kompetenser ert företag behöver även specialistkunskaper som ni bara behöver två timmar per år. Av en outsourcingleverantör bör ni kunna kräva att specialfrågor kan besvaras, utan att ni behöver utnyttja ytterligare konsulter/leverantörer för att få svar på frågor, exempelvis vad gäller HR, skatter, bolagsbildningar med mera. Leverantören bör också ha så lång erfarenhet av att erbjuda ekonomilösningar att leverantören på ett naturligt sätt är en roll i utvecklingen av kundens ekonomifunktion. Detta inkluderar också kunskap och komptens vad gäller moderna och effektiva systemlösningar som totalt sett matchar kundens behov över tid. Fråga 18 Hur kan vi vara säkra på att outsourcingleverantören känner till och anpassar sig till förändrade lagar och krav och hur får vi information när något har ändrats? Innan ni går in i ett samarbetsavtal bör ni säkra upp att outsourcingleverantören har ett kvalitetskontrollsystem som beskriver hur de jobbar med kvalitetssäkring i uppdragen och uppföljning av detta. Ett bra sätt för kund och leverantör att informera om förändringar, är att ha med detta i den stående agendan vid uppföljningsmöten. Professionella outsourcing leverantörer är experter på redovisning och lön och håller sig alltid ajour med gällande lagstiftning. Som kund kan ni förvänta er att de förbättringar och uppdateringar som sker i samband med att det kommer nya lagar och regler verkligen genomförs och kommuniceras på det sätt som överenskommits. Kompetens Fråga 17 Vilka kompetenser bör vi ha kvar själva i organisationen? Det finns inget generellt svar på vilka kompetenser som behöver finnas kvar i organisationen, utan det är beroende av vilka aktiviteter som ligger kvar hos kunden. Det beror i sin tur på vilka förutsättningar som finns och vilken överenskommelse som gjorts. Det viktigaste är dock att det finns en person hos kunden som förstår och vet vad som ska levereras till leverantören, hur det ska lämnas, vad som ska förväntas i leverans och som kan svara på frågor från leverantören. Denna person måste förstå vikten av en löpande governance / samverkansmodell som säkerställer att alla parter lever upp till sina åtaganden. Personen behöver också etablera en dialog som utvecklar uppdraget i takt med de ändringar som sker i förutsättningarna. Fördelning av ansvaret i uppdraget är ofta beroende av vilka kompetenser som finns hos kunden när avtalet ingås och dessa kompetenser kan ändras. Finns det då en fungerande samverkansmodell med förankring på rätt nivå, hanteras och utvecklas uppdraget med de förändringar som sker. Vinster med outsourcing: #4 RÄTT KOMPETENSER Tillgång till mer resurser och expertkompetenser
Kapitel 5 Flexibilitet Kunden berättar Vi har valt att outsourca då vi vill säkerställa kontinuitet i vår löneprocess men även att kunna ha flexibilitet i lönetjänsten. 16
Fråga 19 Hur fungerar det om vi vid enstaka tillfällen behöver hjälp med saker som inte täcks av avtalet? Detta är något som outsourcingleverantörer är vana vid att hantera. Vi lever i en föränderlig värld och att oförutsedda ting inträffar är mer regel än undantag. Dessutom dyker det ofta upp komplexa frågor inom lön, skatt, redovisning och juridik som leverantörernas experter kan hjälpa till med. Det vanliga är att kunden debiteras per timme för sådant arbete som inte täcks av avtalet. Fråga 20 Vi är unika och kan inte stoppas in i en standardprocess, hur gör vi då? Det händer faktiskt att en verksamhet är såpass unik eller komplex att det helt enkelt inte passar att outsourca. Det blir för ineffektivt och dyrt helt enkelt. I de allra flesta fall går det dock att hitta en hel del gemensamma nämnare inom olika ekonomiprocesser och tillsammans komma fram till det bästa sättet att arbeta. Det är inte heller alltför ovanligt att det hos kund finns en hel del moment som på rutin utförts som de alltid gjort, men som det går att hitta mer effektiva lösningar för eller helt enkelt ta bort. En outsourcing handlar ju inte om att ta bort det unika hos ett företag, utan tvärtom att ta hand om det administrativa och tunga delarna för att frigöra tid hos kunden för att kunna lyfta det som är unikt och jobba med affärsutvecklande uppgifter. En outsourcad ekonomifunktion är mycket mer flexibel än inhouse. Fråga 21 Om vårt behov ändras, säg att vi minskar verksamheten eller förvärvar andra bolag, hur flexibel är en outsourcad funktion i en sådan situation? Flexibilitet Just flexibilitet är en av anledningarna till att många företag väljer att outsourca. En outsourcad ekonomifunktion är mycket mer flexibel än då redovisning och lön hanteras internt. Om ni väljer att outsourca bör ni se till att ni har ett samarbete som ger er möjlighet att alltid kunna öka och minska resurserna, och anpassa dem till dagens aktuella behov. Istället för att ni behöver göra er av med personal vid nedgångar eller gå igenom en dyr rekryteringsprocess vid uppgångar kan ni snabbt ändra er outsourcingleverans. Behovet av resurser och kompetenser ändras över tiden och är något som kommuniceras i samarbetet mellan kunden och leverantören. Om verksamheten krymper brukar även det totala priset för tjänsten automatiskt gå ner, eftersom antalet transaktioner blir färre.
Flexibilitet Fråga 22 Vi har krav på oss från den internationella koncernledningen på hur rapportering och förvaltning ska se ut, kan en outsourcingleverantör anpassa sig efter det? Om ni har behov av specifik kompetens inom internationell rapportering och uppföljning, kanske även konsolidering mellan flera bolag i olika länder, kan det vara klokt att kolla upp att er tilltänkta outsourcingpartner har erfarenhet inom detta. Ett antal leverantörer i branschen är väldigt duktiga inom dessa områden medan andra kanske mer fokuserar på bolag, ägarledda verksamheter osv. Fråga 23 Vi är ett nordiskt bolag och önskar samma leverantör i alla länder, går det? Vissa outsourcingleverantörer har lokalkontor i alla nordiska länder, vilket är en stor fördel för många verksamheter. Kunden får då ett avtal med en samarbetsmodell och prislista som gäller i alla länder. Arbetet är dock lokalt anpassat utifrån exempelvis lokala skatte- och löneregler, men hålls ihop av en central organisation som kan se till helheten av uppdraget. Ett stort plus är om leverantören erbjuder en gemensam portal eller plattform där man kan samarbeta över gränserna och där chefer kan få en överblick. Fråga 24 Vad händer om vi inte blir nöjda? Hur går vi tillväga om vi vill plocka hem funktionen? Antagligen har både kunden och leverantören lagt ner stor energi för att implementera den överenskomna lösningen. För att undvika att denna investering förkastas, och kanske medför höga avvecklingskostnader, är det viktigt att göra en genomgång av vad som inte fungerar och identifiera åtgärder som förbättrar samarbetet. Om det inte finns åtgärder som kan säkerställa den nödvändiga effekten, eller om det skulle bli för kostsamt för endera part att genomföra de nödvändiga åtgärderna, kan det enda rätta alternativet vara att samarbetet avvecklas och arbetet tas över av kunden eller ny leverantör. Om så sker ska man som kund kunna förvänta sig att leverantören tillsätter tillräckligt med resurser för att en ny aktör ska kunna ta över processerna på ett kontrollerat sätt samt att data kan överföras på ett sätt som möjliggör leverans från nya system och att de lagkrav som finns på dokumentation och arkivering följs. Det är en fördel om det redan vid kontraktsskrivandet har dokumenterats hur en eventuell exit ska hanteras av leverantören respektive kunden. Vinster med outsourcing: #5 SKALA UPP OCH NED Total flexibilitet. Rådande behov styr.
Kapitel 6 IT Kunden berättar Vår personal på fältet använder leverantörens kundportal för att redovisa tid, resor och utlägg från sina mobiler. 20
Fråga 25 Hur blir det med ekonomi- och lönesystemen om vi väljer att ta in en outsourcingleverantör? Det vanligaste är att outsourcingleverantören tillhandahåller de system som behövs för att leverera tjänsten. Därmed tillhandahålls den mest effektiva tjänsten då leverantören ska ha rutiner och systemuppsättningar anpassade för ändamålet. Det betyder att ni som kund inte längre behöva ha interna system för redovisning och lönehantering och slipper därmed kostnaderna för dessa. Ibland har kunden behov av andra systemlösningar som är affärskritiska. I det fallet integreras dessa system med outsourcingleverantörens system. I vissa bolag, t ex internationella bolag med stora koncerninterna systemlösningar, kan outsourcingleverantören arbeta direkt i kundens system via uppkoppling. Fråga 26 Vad händer om systemen ligger nere? Alla leverantörer kan råka ut för driftsproblem av olika skäl. Som kund ska ni kunna kräva att det dels finns en it-lösning som är byggd för att hantera eventuella driftstopp, och dels att det finns dokumentation och garantier som säkerställer att en alternativ lösning snabbt kan vara på plats samt att leverantören garanterar en drift inom ett antal timmar. Som kund kan ni också begära en plan från leverantören om hur de tänker agera utifall driften inte kommer igång inom en viss tid. Det är ju tänkbart att driftstoppet ligger helt utanför leverantörens kontroll, men hur tänker då leverantören agera för att leverera den tjänst som kunden köper? både beskriver detta och möjliggör uppföljning. Vi rekommenderar att ni begär att den potentiella leverantören presenterar sin policy och dokumentation för it-säkerhet, drift och tillgänglighet. Dessa är dock ingen garanti på att säkerheten hålls, utan ger er möjlighet att kontinuerligt följa upp avtalet. Det ska vara en relevant säkerhetsnivå som håller riskerna nere samtidigt som den inte medför orimligt höga kostnader. Grundkomponenter ni behöver tänka på är sekretess i form av t ex lagkrav, tillgänglighet till data samt integritet, d v s att data inte förvanskas av systemen eller obehöriga personer. Se till att leverantören presenterar en plan för programutveckling, drift och säkerhet. IT Fråga 27 Vilka krav kan jag ställa på min outsourcingleverantör vad gäller it-säkerhet, drift, och teknisk support? När man outsourcar sina kritiska verksamhetssystem överförs säkerhetshanteringen av dessa på en extern leverantör. Det ställer krav på er som beställare av tjänsten att veta vilka behoven är, vilka säkerhetsnivåer som behöver hållas på respektive system och sedan utforma ett avtal, SLA, som
IT IT Fråga 28 Hur säkerställer vi att vår outsourcingleverantör har moderna it-lösningar som fyller våra krav på rapportering och arbetssätt (t. ex. mobila lösningar för godkännandeflöden)? Ni bör begära att leverantören presenterar en plan för framtida programutveckling, it-lösningar, drift och säkerhet för att säkerställa att ni kan fatta beslut om leverantören är rätt för er. Som kund kan ni också få en indikation på hur leverantören ser på detta med utveckling genom att ta reda på hur nära de jobbar med sina systemleverantörer. En leverantör som inte själv har ett tätt samarbete med sina leverantörer är kanske inte rätt leverantör om ni tycker att detta med nya it-lösningar är viktigt. Som kund har ni också ett ansvar när det gäller vad ni får. Har ni presenterat en kravspecifikation för leverantören? Har ni analyserat hur ni som företag vill jobba i framtiden och vet ni vilka krav era medarbetare ställer på administrationen? Detta är sådant vi rekommenderar att ni tänker över och presenterar för er potentiella outsourcingleverantör. Fråga 29 Vi vill inte byta ekonomisystem, kan vi ändå lägga över vår ekonomihantering externt? Det går mycket bra att lägga ut ekonomihanteringen till en extern part som arbetar i kundens egen systemuppsättning. Se till att outsourcingleverantören är väl förtrogen med vad det innebär att arbeta som en extern leverantör och förstår hur ett samarbete ska genomföras, dokumenteras och följas upp. Att ha gemensamma dokumenterade rutiner som bygger på mångårig erfarenhet och en tydlig samverkansmodell är direkt avgörande för att samarbetet ska bli framgångsrikt. Fråga 30 Hur fungerar det om vi lägger över en process till outsourcingleverantören? Behöver vi byta de andra systemen vi jobbar i? Det finns olika lösningar då det gäller outsourcing av en enskild process, t ex leverantörsreskontraprocessen. Leverantören bör kunna tillhandahålla en hel process som inkluderar både system och bemanning, men bör också ha möjlighet att kunna arbeta i kundens system. Därmed berörs inte kundens systemuppsättningar. Oavsett vilket alternativ som väljs är anledningen till att lägga över en process till en extern leverantör att uppnå effektivitetsvinster. Kanske lever man också med en sårbarhet eller kompetenslucka inom en viss process. Kanske är hanteringen inte en heltidstjänst medan man i andra delar upplever att det behövs mer eller andra resurser. Tar man dessutom i beaktande att man önskar bättre systemlösningar eller ifrågasätter om de egna systemen är tillräckliga så är outsourcing av en process ett intressant alternativ. Vinster med outsourcing: #6 MODERNA IT-SYSTEM Slipp inköp, utveckling och drift av it-lösningar.
Vi hoppas att vi lyckats besvara några av era funderingar, men tveka inte att höra av er till oss om ni vill veta mer om outsourcing av ekonomi- och lönefunktioner. tiedotus@azets.net www.azets.fi