2008-08-29 1(10) Plats och tid: Beslutande: Övriga deltagande: Justerare: Övertorneå församlingsgård Kl 10.00 16.00 Roland Hedlund ordf. Ulla Lahti, tjg ers Ove Kohkoinen Sture Larsson Birger Wiippa Bror Noppa Doris Svahn Ylva Ylinenpää-Sannemalm, tjg ers Anneli Hedlund Lennart Haapaniemi, tjg ers Stig Lampinen Knut Omark Roland Hemphälä, kyrkoherde Torvald Pääjärvi, kyrkokamrer, sekreterare Else-Maj Wiss, närvarande ersättare Bror Noppa Justeringens tid och plats: 2008-09-12, Övertorneå paragraf 32-54. Underskrifter: Sekreterare. Ordförande. Justerare. BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Kyrkorådet, Övertorneå församling Sammanträdesdatum: 2008-08-29 för för anslags uppsättande: 2008-09- anslags nedtagande: 2008-09-. Förvaringsplats för protokollet: Övertorneå församling, pastorsexpeditionen Underskrift.
2008-08-29 2(10) Kr 32 Inledning öppnande Kyrkoherde Rolande Hemphälä inleder mötet med gemensam psalmsång och kort betraktelse, varefter ordföranden Roland Hedlund välkomnar kyrkorådet, förrättar upprop och förklarar årets fjärde sammanträde öppnat. Kr 33 Justering Till justerare, förutom ordförande, väljs Bror Noppa. Kr 34 Föregående protokoll Föregående protokoll genomläses. att lägga föregående protokoll till handlingarna. Kr 35 Gravärenden Föreligger framtagen förteckning 2008-08-18 över behandlade gravärenden (bilaga 1). att godkänna gravöverlåtelserna, förnyelse av gravrätt samt upprättade gravskötselavtal.
2008-08-29 3(10) Kr 36 Information, Kyrkans löneavtal 2008 Ordförande Roland Hedlund informerar ingående om Kyrkans löneavtal 2008 avseende perioden 1 april 2008 tom 31 mars 2011. Efter informationen överlämnar ordföranden informationsmaterialet till kyrkoherden. Kr 37 Kollekter, kollektframställan att fastställa följande församlingskollekter Ändamål 2008-08-31 Martyrkyrkans vänner 2008-09-28 Egen församling, diakonala verksamheten Kr 38 Kyrkoherdens rapport Kyrkoherde Roland Hemphälä avger följande verksamhetsrapporter: 1. Gudstjänstliv Under sommaren har gudstjänster genomförts dels i våra kyrkor men också runt om i församlingen, vilket är uppskattat av både oss och de platser vi kommer till. Planeringen fram till nyårsdagen är i stort sett klar, synpunkter lämnas till kyrkoherden. 2. Konfirmation Konfirmationerna under det gångna året har genomförts enligt plan. Planeringen inför kommande läsår pågår, vi verkar få många intresserade blivande konfirmander. 3. Barnverksamhet Barnverksamheten startar nu till vecka 36, anmälningarna har gått ut och vi väntar på svar. Barnverksamheten är planerad att genomföras i samma omfattning som tidigare år. Forts nästa sida
2008-08-29 4(10) Kr 38 Kyrkoherdens rapport, forts 4. Kyrkomusik Inför den kommande terminen har organisten sökt tjänstledighet med 50% vilket innebär förmodade begränsningar i musik- och körverksamheten. Vi kommer att ta kontakt med andra musiker för att fylla upp denna lucka. Vi vill gärna behålla så mycket som möjligt av kör- och musikutbudet i församlingen. 5. Vuxenverksamhet Syföreningar och arbetskretsar startar sina verksamheter snart. Vi behöver verkligen nå ut till så många som det bara är möjligt med information om dessa verksamheter. Ensamhet är ett stort problem för den enskilde vilket vi kan motverka med gemensamma aktiviteter som syoch arbetskretsarna utför. Likaså är besöksverksamheten viktig för den enskilde, där har vi ett antal engagerade anställda och frivilliga till vårt förfogande, vilket är nödvändigt. 6. Begravningsverksamhet Begravningsverksamheten bedrivs under sommarmånaderna dels med ordinarie personal men också med extra anställningar. Med ett fåtal undantag har allt gått planenligt. 7. Besök av Biskop Hans Stiglund Biskop Hans Stiglund besöker församlingen den 17 september med anledning av att ny kyrkoherde installerats. Biskopen samtalar med kyrkoherden och senare tillsammans med kyrkorådet. Kr 39 Budgetarbetet för verksamhetsår 2009 - ramar Torvald Pääjärvi, kyrkokamrer, presenterar budgetförutsättningar för åren 2009-2011, baserade på skatteverkets första prognos 2008-08-07, förslag (arbetsmaterial) till personalbudget 2009, samt förslag till agenda för budget- och verksamhetsplanering 2009. att godkänna agendan för budget- och verksamhetsplanering 2009 enligt kyrkokamrerns förslag (bilaga 2), samt att ge kyrkoherden och kyrkorådsordföranden i uppgift att snarast möjligt sammankalla budgetberedningen till fortsatt budgetarbete.
2008-08-29 5(10) Kr 40 Verksamhetsplanering för 2009 Kyrkokamrern presenterar förslag till informations- och planeringsupplägg för resp. verksamhetsområden. att verksamhetsplanering 2009 skall genomföras innan budgetberedningen sammanträder för fortsatt budgetarbete. Kr 41 Budgetuppföljningsrapport, jan juli 2008 Föreligger budgetuppföljningsrapport för perioden januari juli 2008. att godkänna framtagen budgetuppföljningsrapport för perioden januari juli 2008 (bilaga 3) samt att delge kyrkofullmäktige handlingarna. Kr 42 Regelverk för tecknande av leasingavtal att leasingavtal tecknas av kyrkorådet i samverkan med kyrkoherde, samt att ovanstående regelverk gäller from 2008-08-29.
2008-08-29 6(10) Kr 43 Fastighetsärenden - rapporter a) Målningsarbeten, Svansteins kyrka Kyrkorådsordföranden informerar att resultatet av det utförda arbetet har varit tillfredsställande frånsett ett mindre parti som skall åtgärdas. b) Energikonvertering, Hietaniemi kyrka Kyrkorådets vice ordförande, Birger Wiippa, informerar om att arbetet inte har utförts enligt tidsplanen. Bl.a. återstår arbeten vid energibrunnarna innan värmesystemet kan tas i bruk. Betonas att det är av största vikt att arbetet med det nya värmesystemet påskyndas och ges högsta prioritet. c) värmekonvertering, energisparande åtgärder - församlingshem Vice ordföranden redogör för pågående värmekonverteringsarbete. Offerter har inkommit och skall öppnas. Kr 44 Målning av fönster Svansteins kyrka Kågrens måleri att anta offert från Kågrens måleritjänst, Korpilombolo avseende målning av fönster, Svansteins kyrka. Pris: 33 000 kr + moms.(bilaga 4) Kr 45 Församlingsförbundet i framtiden remiss Ordförande föredrar ärendet. att uppdra åt ordföranden, kyrkoherden, vice ordföranden samt Ove Kohkoinen att svara på enkäten från Församlingsförbundet avseende Församlingsförbundet i framtiden.
2008-08-29 7(10) Kr 46 Brandskyddsarbetet Ordförande föredrar ärendet. kyrkorådet beslutar att ge ordföranden i uppdrag: a) att kontakta brandchef Roland Mäki och kyrkoråds AU för genomgång av brandskyddsarbetet inom Övertorneå församling, b) att ansöka om finansiering av nytt sprinklersystem för Övertorneå kyrka, samt c) att bereda ärendet till budgetberedningen. Kr 47 Samverkansprojekt Sv. Kyrkan Kommunen Röda Korset Rädda barnen Ordförande föredrar ärendet. kyrkorådet beslutar att ge kyrkoherden i uppdrag att inbjuda ovanstående organisationer samt Världens barn och asylsökande till ett möte för diskussion om möjliga samverkansprojekt med Svenska Kyrkan. Kr 48 Planeringsverktyg för fastighetsunderhåll, investeringar Vid kyrkorådets sammanträde 2008-04-16, 25, beslutades följande: Planeringsverktyg för fastighetsunderhåll, investeringar Underlag för fastställande av bl.a. målkapital kräver noggrann genomgång av fastighetsbestånd mm för att kunna fastställa underhålls- och investeringsbehov även på längre sikt. Dessutom är det av största vikt att uppföljning och kontroll kan göras på ett effektivt sätt. Kyrkokamrern visar exempel på planeringsverktyg som används på andra håll. att uppdra åt den tillträdande kyrkoherden att arbeta vidare med frågan. att kyrkoherden tillsammans med AU arbetar vidare med frågan.
2008-08-29 8(10) Kr 49 Personalärenden a) Tjänstledighetsansökan, Anders Alapää Anders Alapää ansöker om ytterligare tjänstledighet under perioden 2008-09-01 2009-01-18 för slutförande av studier. att bevilja tjänstledighet för Anders Alapää under perioden 2008-09-01 2009-01-18. b) Ansökan om tjänstenedsättning, Torvald Pääjärvi Torvald Pääjärvi ansöker om tjänstenedsättning från nuvarande 100% till 80%. Tjänstenedsättningen önskas börja gälla from 1 januari 2009, med årlig förnyelse. att bevilja tjänstenedsättning för Torvald Pääjärvi från nuvande 100% till 80% from 1 januari 2009, med årlig förnyelse. c) Ansökan om tjänstledighet, Katrin Meriloo Katrin Meriloo ansöker om tjänstledighet, 50%, under perioden 2008-09-01 12-31. att bevilja tjänstledighet, 50%, för Katrin Meriloo under perioden 2008-09-01 12-31. Kr 50 Skrivelse, Liv Aasa Liv Aasa har blivit antagen till Svenska Kyrkans internationella utbytesprogram Ung i den världsvida kyrkan. Liv skall åka till Filippinerna och tillbringa tre månader i Filipinsk församling och ansöker därför om ekonomisk stöd. Ove Kohkoinen föreslår kyrkorådet att bevilja Liv Aasa ett resebidrag med 2 000 kr. enligt Ove Kohkoinens förslag att bevilja Liv Aasa 2 000 kr i resebidrag att belastas kst 650 Barn o ungdomsverksamhet.
2008-08-29 9(10) Kr 51 Lönekartläggning, Övertorneå församling att lönekartläggning skall göras under år 2008 Kr 52 Delegationsordning Kyrkoherden presenterar föreliggande delegationsordning. att fastställa föreliggande delegationsordning (bilaga 5) samt att denna paragraf är omedelbart justerad. Kr 53 Delgivningar 1. Lönekartläggning i Svenska kyrkan 2. Ändring av upptagande ar fastställd rikskollekt 3. Entreprenaduppgörelse 4. Stiftsbidrag konfirmandlägerpeng 5. Budgetuppföljningsrapport jan-juni 2008 6. Offert, målning fönster Svansteins kyrka 7. Information om månatligt strukturstöd fördelning 2009 8. Skrivelse Annika Keisu Delgivningarna lägges till handlingarna
2008-08-29 10(10) Kr 54 Kurser 1. Kvalitetsutbildning för begravningansvariga Luleå stift 7,8 och 9 oktober 2008 (endagsutbildning) 2. Arbetstider och schemaläggning 16/9 3. Löneberäkning för chefen 14/10 4. LAS MBL 30/10 5. Rekrytering en strategisk fråga 11/11 6. Arbetsmiljö, diskriminering och likabehandling 27/11