Verksamhetsinriktning Vansbrosimningen 2017-2020
Inledning Vansbrosimningen är Sveriges främsta motionstävling i öppet vatten. Första loppet genomfördes 1950 och blev en sanktionerad tävling år 1956, initiativtagare var Mats Qvarfot och Einar Anselius. Sedan 1971 ingår Vansbrosimningen tillsammans med Vasaloppet, Vätternrundan, Lidingöloppet och Engelbrektsloppet i En Svensk Klassiker, ett av Sveriges mest kända motionsfenomen. Vansbrosimningens arrangemang lockar närmare 16 000 deltagare och engagerar ca. 1300 ideella funktionärer. Vår organisation Styrelsen, med sju ledamöter är Vansbrosimningens högsta beslutande organ. Kansliet, med generalsekreterare och fyra heltidsanställda. GS är styrelsens förlängda arm till de operativa enheterna. Organisationskommittén, ansvarar för olika områden inom Vansbrosimningen. Funktionärsföreningarna, ca 40 st. med ca 1300 funktionärer. Inom varje förening finns funktionärsansvariga som har ett ansvar att organisera föreningens uppdrag vid Vansbrosimningen, samt att hålla sig uppdaterad via exempelvis närvaro på funktionärsmöten, nyhetsbrev, vansbrosimningen.se och andra sociala medier för att kunna vidarebefordra information till sina föreningar. Vansbrosimningens vision Vansbrosimningen ska vara det ledande och mest attraktiva öppet vatten evenemanget i världen. Vi ska vara en förebild för övriga simidrottsrörelsen och ta täten när det gäller utvecklingen av idrottsevenemang. Vi ska vara lyhörda och uppmuntra medarbetarinflytande i vår strävan att vara ett framgångsrikt evenemang i tiden. Kärnvärden Våra kärnvärden genuint, engagerande och gemenskap bygger på att vi vill skapa delaktighet och en positiv känsla hos alla de som medverkar i vårt evenemang. Kärnvärden och värderingar utgör en viktig del av identiteten, vilket är grunden till vårt budskap till 1
omvärlden. Kärnvärdena är ett uttryck för vår målsättning att erbjuda ett pålitligt evenemang och utmanande tävlingar. Våra målgruppers behov och förväntningar ska ligga till grund för allt som vi gör, från anmälningsskedet till loppen och bemötande. Utmaningen för oss är att förmedla historia, tradition, trovärdighet och skapa ett gott rykte och status. Genuint (hjärnan) Evenemanget Vansbrosimningen är unikt och kan bara upplevas i Vansbro. Våra deltagare, funktionärer och partners ska känna sig välkomna till ett välarrangerat, tilltalande och kvalitativt evenemang. Vansbrosimningens attraktionskraft ska väcka drivkrafter hos deltagaren om att vilja bli snabbare, starkare, och smidigare. Funktionärer som medverkar ska känna stolthet över sig själv och orten. Samarbetspartners ska stärka sin position och identitet genom vår relation. Engagerande (hjärtat) Den positiva Vansbrosimningsandan ska nå flera. Våra deltagare, funktionärer och partners ska känna sig delaktiga och inspireras till att sprida ryktet om evenemanget vidare. Gemenskap (identiteten) Vansbrosimningen ska vara en mötesplats för utmaningar, umgänge och underhållning. Att få känna en samhörighet till någonting är viktigt och vårt ska evenemang förmedla känslan om att vara en del i något större. Värdemål Samtliga som arbetar med Vansbrosimningen, det vill säga styrelseledamöter, personal, funktionärer och samarbetspartners ska förstå och dela våra värdemål, utveckling, trygghet och öppenhet. Utveckling Vi ska arbeta framåt, vara ledande inom vår genre och utveckla både verksamheten som sådan och de individer som arbetar i verksamheten. Vår organisation ska kännetecknas av professionalism i allt från bemötande och service mot kunder och gäster till genomförandet av tävlings- och motionslopp. Vi ska skapa engagemang i samhället med vår verksamhet och även vara en förebild när det gäller miljöarbete. Trygghet Vi ska fortsätta att vara det lilla arrangemanget i stort format. Med det menar vi att det ska vara enkelt och nära att komma till Vansbro och Vansbrosimningen det ska kännas som ett litet och familjärt evenemang trots att det är en av världens största simtävlingar. Deltagarna i våra lopp, funktionärer och personal samt gästerna ska tydligt känna trygghet vad det gäller säkerheten under våra evenemang, servicerutiner och rutiner kring anmälan och annan administration. 2
Öppenhet Vi skall vara en transparent organisation i vår kommunikation både externt och internt. Vi ska vara öppna för kritik, både positiv och negativ och se det som en möjligt till utveckling. Vi ska också visa vår öppenhet genom att vara tydliga och raka i information och kommunikation. Vansbrosimningens verksamhetsidé Därför finns vi till Vansbrosimningen som simtävling har utvecklats till ett multievenemang, med flera grenar och aktiviteter på programmet. Evenemanget placerar Vansbro på kartan. Genom en nära relation till förenings- och näringsliv på orten har vi möjlighet att stärka och dra nytta av evenemanget kortsiktigt och långsiktigt. Vad vi står för Vi arbetar utifrån konceptet Det lilla arrangemanget i stort format. Vi vill att vårt evenemang upplevs familjärt, genuint och är tillgängligt för alla. Våra lopp ska inspirera, utmana och glädja våra deltagare. Vi vill att fler motionerar och är fysiskt aktiva. Vi vill därför bidra till att öka intresset för simning i allmänhet och öppet vatten i synnerhet. Vi strävar efter att vara ett tillgängligt och hållbart evenemang över tid. Verksamhetsinriktning 2017 2020 Inriktningsmål På alla nivåer ska vi se till att Vansbrosimningens roll stärks bland deltagare, funktionärer, anställda, besökare, samarbetspartners lokalt, regionalt och nationellt. Vi strävar efter att bedriva arrangemang som lockar såväl motionärer som elit, samt erbjuda lokala föreningar delaktighet i evenemanget genom olika arbetsuppgifter. Nuläge Deltagarantalet har stigit kraftigt i Vansbrosimningen, ökningen kan delvis förklaras med hälso- och motionstrenden som blev tydlig under början av 2000-talet. Tillströmningen av deltagare till motionstävlingar, som till exempel loppen i En Svensk Klassiker har varit påtaglig. De senaste tre-fyra åren ökar fortfarande deltagarantalet, men inte i samma takt. Det här vill vi uppnå Ökad kännedom om Vansbro. o Gemensamma aktiviteter i relation till Vansbro kommuns turismstrategi. 3
Goda relationer till Vansbro kommun, SV Simförbundet, det lokala förenings- och näringslivet. o Vi ska ha en aktiv dialog med kommunala beslutsfattare och centralt från förbundshåll. o Vi tillhandahåller resurser som underlättar arbetet för funktionärsföreningarna. Vi vill vara en inspiratör och främja hälsa och välmående samt öka medvetenheten om simning som motionsform. o Hemsidans innehåll utvecklas med praktiska tips, råd och inspiration för deltagare, samt ökar dialogen i sociala medier. Att samtliga som deltar, tävlande, besökare och funktionärer känner sig välkomna. Ett hållbart evenemang över tid, t.ex. miljö, organisation och framtid. o Ta fram planer/strategier, däribland en framtidsvision. Ökade intäkter via ekonomiska partners. o Vi kartlägger potentiella ekonomiska partners och träffar dem. Vi vill att vårt evenemang förknippas med en positiv upplevelse. o Utför marknadsundersökningar och tar reda på NKI (nöjd kund index). Tävling Vansbrosimningen genomför nio tävlingar under sammantaget en vecka, i simning i öppet vatten, triathlon, landsvägscykel och swimrun. Vi strävar efter att ha nöjda deltagare i våra tävlingar genom att anpassa tävlingarna för både motionärer och elit. Vi är lyhörda och öppna för att komplettera vårt evenemang med nya former av idrotter för att kunna möta och tillgodose utövarnas önskemål och rådande trender. Vi vill genomföra Sveriges bäst organiserade tävling. o Vi involverar och gör funktionärsansvariga, intressenter m.fl. delaktiga i evenemanget. o Vi ska se över regelverk och bestämmelser kring våra tävlingar och uppdatera och modernisera dessa så att det är attraktivt och lätt att vara med. Det ska vara tydligt vad som gäller och vi ska självklart följa våra egna bestämmelser. o Vi ska öka synligheten av tävlingarna genom bättre information på hemsida, i sociala medier och i utskick Hitta nya former för tävlingar. Våra värdeord ska genomsyra alla våra tävlingar. Nöjda deltagare och samarbetspartners. Organisationsutveckling Vi bör ta fram en långsiktig plan (vision), som är det dokument som ska ta oss framåt och hjälpa Vansbrosimningen att hålla riktningen in i framtiden. 4
Redan nu kan vi tillsammans med våra funktionärsföreningar och samarbetspartners skapa en stabil organisation, där vi uppmuntrar till kreativitet och egna initiativ. Väl fungerande evenemang för våra deltagare. Fördjupat samarbete med kommun, föreningar, näringsliv och samarbetspartners. Hållbart evenemang Vansbrosimningens evenemang engagerar närmare 16 000 deltagare, 1300 funktionärer, kommuninvånare, lokala och nationella partners. Vårt arrangemang bygger på tanken om att idrott och motion kan vara roligt, kravlöst och att det helt enkelt bara är trevligt att delta i. Vi arbetar utifrån konceptet det lilla arrangemanget i stort format och vill att evenemanget upplevs familjärt och genuint. Vår verksamhet syftar till att erbjuda så många som möjligt att delta i våra lopp. Säkerställa evenemanget över tid. o För att säkerställa att evenemanget kan genomföras i det fall tävlingarna förändras eller ställs in ska en buffert finnas. Bidra till att simkunnigheten ökar bland barn och ungdomar. Utveckla och inspirera till ökat intresse för simning. o Genomföra crawlkurser mm Sätta hälsa, motion och livsstil i fokus. Sprida kunskap om Vansbro i stort. Öka miljömedvetenheten i vår organisation och hos våra deltagare. o Förbli ett certifierat Miljömärkt Event av Håll Sverige Rent. Kommunikation och marknadsföring Vansbrosimningen ska förmedla enhetlig kommunikation såväl internt som externt. Vi ska stärka vår identitet genom att berätta vilka vi är och vad vi står för. Vi ska profilera vår logotyp när vi förmedlar ett budskap och synliggör våra olika verksamheter. Vi ska förmedla budskapet glädje, upplevelse och utmaning med hänvisning till våra kärnvärden genuint, engagerande och gemenskap. Externt ska kännedomen om vår verksamhet öka bland kommunala beslutsfattare, kommuninvånare, potentiella deltagare samt möjliga samarbetspartners. Stärka vår identitet. o Upprätta en kommunikationsstrategi. Igenkänning av Vansbrosimningens grafiska profil hos våra målgrupper. o Vi kommunicerar ut vår grafiska manual i våra kanaler till funktionärsföreningar och samarbetspartners. Vår verksamhet ska vara välkänd för våra målgrupper. o Vi kommunicerar våra viktigaste frågor i alla typer av medier, lokalt, regionalt och nationellt. Så stora delar som möjligt av Vansbros samhälle vet vad Vansbrosimningen är och har förståelse för vår verksamhet. 5
o Vi utvecklar vår internkommunikation genom nyhetsbrev och personliga möten. Öka vår närvaro digitalt. o Vi satsar på fortsatt närvaro digitalt genom förekomst i sociala medier och marknadsföring samt regelbunden uppdatering av vår hemsida. Uppmärksamhet bland opinionsbildare via pressmeddelande och i sociala medier. o Vi vårdar relationen och engagerar i sociala medier. Funktionärsutveckling Eftersom evenemangets genomförande bygger på frivilliga är det viktigt att dessa känner delaktighet för uppdrag och arbetsuppgifter. För verksamheten är det nödvändigt att säkerhetsställa kvalitet från år till år och ha erfarenheter och arbetsuppgifter dokumenterade centralt. Säkerhetsställa arbetsuppgifter och roller. o Se över och uppdatera arbetsbeskrivningar tillsammans med funktionsansvariga. Skapa delaktighet, engagemang och känsla av stolthet. o Skapa mötesplatser och mötesformer där funktionärsföreningar deltar i besluts- och utvecklingsfrågor (funktionärsträffar). o Skapa aktiviteter för att uppmärksamma, utbyta erfarenheter och umgås genom årlig funktionärsfest och kick off. o Uppmärksamma ideella insatser, exempelvis genom priset Årets funktionär. Sponsring och partnerskap I de allra flesta fall förknippas idrott med positiva värden. En fördel som vi som idrottsevenemang kan dra nytta av och konkurrera med. Nyckelordet i sammanhanget stavas relation. Det som utmärker vårt evenemang är att vi har en historia och tradition, vi har långsiktiga relationer med konsumentsegment det vill säga våra deltagare. Relationen med våra deltagare är i vissa sammanhang unik, eftersom relationen ofta berör och engagerar många, ofta positivt. Professionellt, ansvarsfullt och långsiktigt Det faktum att idrotten är attraktiv för företag, betyder inte att arbetet sker av sig själv eller har ett (tydligt) slut. Ledorden för sponsring är professionellt, ansvarsfullt och långsiktigt. För att attrahera potentiella samarbetspartners behöver vi klara av att: Vara relevant för företaget. Visa att ett samarbete med oss leder till önskat resultat, att vi t.ex. har god deltagartillströmning, är aktiva i digitala kanaler eller är intressant för media. Leverera värden gentemot potentiella samarbetspartners. o Skapa mervärde i våra kontakter. Initialt ska vi tidigt visa att vi är en partner att lita på. 6
Engagera och bygga relationer, exempelvis med våra deltagare, funktionärer och övriga målgrupper. Förena nätverk av partners på olika nivåer som säkerställer genomförande av evenemanget årsvis och ger god utvecklingspotential på sikt. o Ta fram en sponsorstrategi, där vi beskriver vad vi behöver och förväntar oss av våra partners och omvänt. Goda relationer med partners som delar våra värden och därmed stärka vår egen identitet. o Vårda våra relationer. En relation behöver ständigt ny näring! Göra avtryck och bli en förebild inom idrotts- och evenemangsområdet att Vansbrosimningen som företeelse är både attraktivt och lönsamt för partnerskap. Utvärdering För att veta om vi arbetar rätt behöver vi följa upp våra insatser. Utvärderingen ska göras aug-sept. Beslutsordning Styrelsen Styrelsen har det yttersta ansvaret för att strategin och är Vansbrosimningens högsta beslutande organ. Kansli Kansliet är delaktiga i beslutsprocessen genom att bistå styrelsen med diskussionsunderlag. Kansliet ansvarar för att fattade beslut omsätts i verksamheten och arbetar aktivt för att besluten ska genomföras och målen uppnås. Organisationskommitté Organisationskommitté har på uppdrag av Vansbrosimningen ansvar för olika områden såsom tävling, bygg/logistik, trafik, mat, säkerhet och IT. Funktionärsansvariga Funktionärsansvariga har ett ansvar att hålla sig uppdaterad via exempelvis närvaro på funktionärsmöten, nyhetsbrev, vansbrosimningen.se och andra sociala medier för att kunna vidarebefordra information till sina föreningar. Arbetsgrupper/projektgrupper Utsedda arbetsgrupper/projektgrupper utreder och diskuterar strategier och förser övriga organisationen och styrelsen med underlag för beslut och genomförande. 7
Ekonomiska riktlinjer för 2017 2020 En god ekonomi är en förutsättning för evenemangets fortlevnad, för att kunna utveckla och säkerställa kvalitet i alla delar som krävs för arrangemangets utveckling framåt. Deltagaravgiften står idag för den huvudsakliga intäkten, där målet framöver ska vara att öka sponsorintäkter samt barter. Inkomstkällor är: Deltagaravgifter Sponsring och samarbetsavtal. Provisionsintäkter för försäljning. Administrationsuppdrag för En Svensk Klassiker. Vansbro Triathlon. Medlemsavgifter Styrelsen beslutar om: Budget inför nytt verksamhetsår. Investeringar. Stipendium till aktiva. Speciella satsningar. Ungdomsstipendium till kommunens idrottsklubbar som är medlemmar i RF och arbetar för Vansbrosimningen och dess arrangemang. 8