Riktlinje och rutin för att förebygga och hantera - kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier 2017-03-15
Syfte: Att säkerställa en god arbetsmiljö. Mål: Att förtydliga Regionens ställningstagande samt att fastställa hur Regionen arbetar med att förebygga och hantera kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier. Region Östergötlands ställningstagande Begrepp och definitioner Snabbinfo Lagstiftning Kunskapsstöd och arbetsmaterial Regionens relaterade riktlinjer Rutin för hantering och utredning Processen: Förebyggande Utredande Uppföljande - Strategiskt arbete RÖ - Systematiskt arbetsmiljöarbete - Värdegrundsarbete - Samverkansarbete - Vem vänder jag mig till? - Stöd - Utredning - Dokumentation - Handlingsplan Uppföljning av handlingsplan. Utvärdering av arbetssätt och process.
Översikt Regionens ställningstagande Nolltolerans och systematiskt arbete Region Östergötland har nolltolerans mot alla former av kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier. Regionen ska vara en inkluderande arbetsgivare med ett gott arbetsklimat präglat av ömsesidig respekt. Arbetet med dessa frågor ska vara systematiskt och innehålla förebyggande och utredande arbete samt genomförande av åtgärder och uppföljning. Ett kontinuerligt lärande med fokus på förbättringar är ett viktigt förhållningssätt. Hur dessa frågor hanteras ska vara tydligt för alla medarbetare och chefer. Ett gemensamt ansvar Alla medarbetare i Region Östergötland har ett gemensamt ansvar för att bidra till en god arbetsmiljö och ett gott samarbete på arbetsplatsen. Chefer har ett särskilt ansvar för arbetsmiljöarbetet utifrån sin uppgiftsfördelning inom arbetsmiljö. I arbetet kring arbetsmiljö är Samverkansgruppen och de fackliga förtroendevalda mycket viktiga parter.
Översikt Begrepp och definitioner Olika åsikter eller konflikter är en naturlig del av vår vardag - det är hur vi hanterar det som är avgörande. Kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier är inte samma sak som konflikt, meningsskiljaktigheter eller samarbetsproblem, men det kan leda till handlingar som i sig kan vara det. Kränkande särbehandling Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. (AFS 2015:4) En kränkning är att genom ord eller handling förnedra någon eller några. Särbehandling är att bli behandlad annorlunda än andra på ett obegripligt eller orättvist sätt. Händelserna är känslomässigt påfrestande, obehagliga och olustiga eller värre. (Vägledning till AFS 2015:4) Trakasserier Ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av de lagstadgade diskrimineringsgrunderna; kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. (Diskrimineringslagen (2008:567)) Sexuella trakasserier Sexuella trakasserier är när handlingen är kopplad till sexuell natur och kränker någons värdighet. (Diskrimineringslagen (2008:567)) forts nästa sida
forts Begrepp och definitioner Översikt Repressalier Motåtgärd, bestraffning eller hämnd för något man gjort eller sagt t ex ändrade arbetsuppgifter eller ansvarsområden efter att man påtalat brister eller deltagit i en utredning (Diskrimineringslagen 2008:567) Mobbning Kränkande särbehandling som upprepas och pågår över en längre tid samt att personen befinner sig i ett underläge (tex grupp mot enskild, makt) och att situationen eskalerar och förvärras över tid. (Mobbning på jobbet- uttryck och åtgärder, S. Blomberg 2016). Social arbetsmiljö Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor. (AFS 2015:4) Organisatorisk arbetsmiljö Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar: ledning och styrning, kommunikation, delaktighet och handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar. (AFS 2015:4)
Lagstiftning Översikt Arbetsmiljölagen (1977:1160) - ramen för arbetsmiljöarbetet - förtydligas i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) genom föreskrifter inom olika områden Diskrimineringslagen (2008:567) - att motverka diskriminering eller trakasserier kopplade till diskrimineringsgrunderna: kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder - förebygga, utreda och vidta åtgärder mot trakasserier samt följa upp åtgärder Föräldraledighetslagen (1995:584) - inte missgynna arbetstagare eller arbetssökande i samband med föräldraledighet eller föräldraskap Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) - arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras, vidta åtgärder för att förebygga, ha rutiner för hantering av kränkande särbehandling samt göra rutinerna kända för alla arbetstagare Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) - arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och kontinuerligt arbeta med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Svenska regeringsformen (1976:871) Lagen om anställningsskydd (1982:80) FN:s deklaration om mänskliga rättigheter EU-lagstiftningen
Översikt Relaterade riktlinjer RÖ:s HR-strategi Arbetsmiljöpolicy Lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet Regionens policy för ledarskap och medarbetarskap
Översikt Kunskapsstöd och arbetsmaterial Kunskapsstöd för chefer att förebygga och hantera kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier Kunskapsstöd för medarbetare - hur du kan förebygga, stötta eller själv få stöd vid kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier Presentationsmaterial Arbetsplatsträff forts nästa sida
forts Kunskapsstöd och arbetsmaterial Översikt Organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4 samt vägledning Systematisk arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1 Arbetsmiljöverket, www.av.se Diskrimineringsombudsmannen, www.do.se Sunt Arbetsliv, www.suntarbetsliv.se Prevent, www.prevent.se SKL, www.skl.se Boktips: Kränkning, diskriminering eller bara skitprat? G.Frick, S. Norberg, 2015 Mobbning på arbetsplatsen S. Blomberg, 2016 forts på nästa sida
forts Kunskapsstöd och arbetsmaterial Översikt Arbetsmiljöverket - informationsfilm Diskrimineringsombudsmannen - utbildningsmaterial Medarbetaruppföljning Värdegrundsarbete värderingar och spelregler (kontakta HR) Uppdragsdialog (kontakta HR) Kommunikation i grupper t ex Mayers Briggs, IDI (kontakta HR)
Rutin för hantering och utredning - kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier Översikt Konflikter, samarbetsproblem, meningsskiljaktigheter eller liknande. Utredning och hantering av ansvarig chef. Första kontakt upplevd utsatthet/ kränkning Kartläggning av chef Tydliggörande samtal hos företagshälsovården Skriftlig anmälan Utredning av förekomst av utsatthet Handlingsplan Uppföljning Ingen åtgärd Stödsamtal hos företagshälsovården Riskbedömning av organisatorisk och social arbetsmiljö. 1-2 veckor 2-12 veckor
Rutin forts Rutin för hantering och utredning Tänk på: - Noggrann dokumentation är väldigt viktigt genom hela processen. - Ha ett objektivt förhållningssätt genom hela processen. Ta inte ställning i frågan. - Agera skyndsamt men genomtänkt. Kan val av hantering/åtgärd förvärra situationen? - Ska det skickas in en arbetsskadeanmälan till Arbetsmiljöverket? - Situationen kan leda till en juridisk process. Regionens jurister kontaktas vid behov. Första kontakt: Den som upplever sig utsatt för eller ser någon annan vara utsatt för kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier tar kontakt med närmaste chef, chefens chef, HR eller fackligt ombud. Regionens ställningstagande är att HR, skyddsombud och närmaste arbetsmiljöansvarig chef involveras i dessa ärenden och detta bör anmälaren/den utsatte informeras om. All information som framkommer delges enbart HR, skyddsombud och närmaste arbetsmiljöansvarig chef i detta skede. Flera samtal kan behövas med anmälaren/den utsatte innan arbetsgivaren i samråd utifrån sitt arbetsmiljöansvar bestämmer hur denne går vidare. Den som anmäler kan inte vara anonym.
Rutin forts Rutin för hantering och utredning Kartläggning : Chefen behöver göra en första kartläggning som är en nulägesanalys av situationen. Kartlägg utifrån följande frågor/områden: - Vad har hänt? - Finns det namngivna utpekade inblandade personer? Är det en eller flera? (Om svar är ja på namngivande bör en utredning av förekomst av kränkande särbehandling etc övervägas att genomföras). - Är det en enstaka händelse/återkommande? Hur länge har detta pågått? - Hur kraftfull är den upplevda utsattheten? - Finns det en inbyggd makt- och statusskillnad, befinner sig den utsatte i ett tydligt underläge? - Förekommer det konflikter, positioneringar och gruppbildningar på arbetsplatsen? - Pågår det någon form av maktpolitiskt spel på arbetsplatsen som skapar någon form av konkurrens- eller konfliktsituation - Handlingsutrymme och roller: är vissa roller särskilt utsatta? Utifrån tex innehåll, kontext - Hur allvarlig är situationen? Verkar problemen eskalera? - Hur utbrett och känt är problemet? - Hur går vi vidare? Behövs flera samtal med den utsatte? - Har den utsatte behov av personligt stöd för att hantera sina upplevelser? - Krävs några omedelbara åtgärder? Sammantaget ger denna kartläggning er tillsammans en bedömning av hur ni bör gå vidare i processen. Är det aktuellt med en utredning av förekomst av utsatthet? Är det aktuellt med riskbedömning av arbetsmiljön? Är det aktuellt med konflikthantering? Är det aktuellt med stöd till individen? Involvera HR i denna del av processen.
Rutin forts Rutin för hantering och utredning Tydliggörande samtal: Den utsatte träffar företagshälsovården för samtal med syfte att tydliggöra situationen, vad en anmälan innebär och hur processen kring utredning av förekomst av utsatthet ser ut. Detta samtal kan leda fram till en skriftlig anmälan eller annan åtgärd. Tydliggörande samtal beställs av chefen eller HR. Stödsamtal : Stödsamtal via företagshälsovården kan behövas för den som upplever sig utsatt. Chefen eller HR kontaktar företagshälsovården i ett tidigt skede för att beställa stödsamtal. Syftet med stödsamtalet är att stötta och ge råd gällande hur situationen ska hanteras och hur man går vidare. Skriftlig anmälan: Ett krav för att starta en utredning av förekomst av utsatthet är en skriftlig anmälan till arbetsgivaren. Den kan ej vara anonym eller konfidentiell för berörda parter. Anmälan lämnas in till närmaste chef. Anmälan ska innehålla uppgifter om att man upplever sig utsatt för kränkande särbehandling, trakasserad eller utsatt för repressalier och med en hänvisning till ett lagrum. Uppge också när det tydliggörande samtalet hos företagshälsovården genomfördes. Utredning: Utredningen genomförs av företagshälsovården och omfattningen kan variera mellan 20-80 arbetstimmar. Syftet med utredningen är att säkerställa en god arbetsmiljö. Målet är att kunna styrka eller avfärda inkommen anmälan om kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier. Utredningen fokuserar i första hand inte på upplevelsen utan på faktiska händelser som kan ligga till grund för anmälan. Alla berörda parter kontaktas samt andra vittnen. Utredningen klarlägger vad som har hänt och innehåller också förslag på åtgärder. Företagshälsovården rapporterar resultatet av utredningen till ansvarig chef, chefens chef samt till berörda parter. Beställning av utredning görs av chef eller HR.
forts Rutin för hantering och utredning Rutin Konflikthantering och utredning: Vi samarbetar i olika grupperingar och med olika personer, vi har olika viljor och är olika. I denna kontext blir konflikter, meningsskiljaktigheter och liknande en del av vår vardag. En kreativ och utvecklande miljö innebär en viss dynamik. Kritiskt tänkande är en också en del av vårt förhållningssätt. När olika åsikter och viljor skapar konflikter och samarbetsproblem så utreds och hanteras det av närmaste chef och vid behov med stöd av olika parter (HR, företagshälsovård mm). Ingen åtgärd: Efter en första kontakt kan utgången bli att man inte genomför någon åtgärd. Upprepade kontakter av en person eller av flera olika personer är dock en indikation på att det är något som inte står rätt till. Vad det är som är orsaken kan variera och hur det ska hanteras kan också variera. Ha om möjligt flera samtal med den/de som tar kontakt och fundera på lämpliga åtgärder. Ta stöd av HR och/eller företagshälsovård för att diskutera och analysera situationen.
Rutin forts Rutin för hantering och utredning Riskbedömning av arbetsmiljö: Hur fungerar den organisatoriska och sociala arbetsmiljön? Socialt samspel (samarbete, stöd och tillit, återkoppling) Ledarskapet och styrning Krav, resurser och ansvar Kommunikation och delaktighet Arbetsbelastning och stress Handlingsutrymme och roller: är vissa roller särskilt utsatta? Utifrån tex innehåll, kontext I Arbetsmiljöverkets skrift Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön viktiga pusselbitar i en god arbetsmiljö finns material att utgå ifrån i detta arbete. För ytterligare tips på material/underlag se sidan kring fördjupning i översikten. Handlingsplan: Åtgärder tas fram för individ, grupp och organisation. Handlingsplanen ska innehålla uppgifter om aktivitet, ansvarig, tidplan och mål. Aktiviteter kan behövas på flera olika delar och i viss ordning så att de samverkar. Fundera också på vad som är grundproblemet till den situation som uppstått vad är själva grundproblemet och vad är symptom på det? Behöver arbetsgruppen eller chefen handledning? Uppföljning: Uppföljning av aktiviteter i handlingsplanen. Genomförs av ansvarig chef. Tänk även på uppföljning och utvärdering av arbetssätt/processen? Vad har vi lärt? Vad kan vi förbättra?
Snabbinfo Översikt Nolltolerans det är aldrig ok, skyldighet att agera direkt Vi har alla ett gemensamt ansvar för arbetsmiljön. Alla ska samverka gällande arbetsmiljö. Värdegrundsarbete och systematiskt arbetsmiljöarbete är förebyggande arbete. Kränkande särbehandling - att genom ord eller handling förnedras eller behandlas annorlunda än andra vilket upplevs obegriplig, orättvis, obehaglig eller olustig Trakasserier - uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna; kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder Sexuella trakasserier - Sexuella trakasserier är när handlingen är kopplad till sexuell natur och kränker någons värdighet forts på nästa sida
forts Snabbinfo Översikt Repressalier - motåtgärd, bestraffning eller hämnd för något man gjort eller sagt t ex ändrade arbetsuppgifter eller ansvarsområden efter att man påtalat brister eller deltagit i en utredning Organisatorisk och social arbetsmiljö - villkor och förutsättningar för arbetet som rör samarbete, stöd från chefer och kollegor, ledning och styrning samt krav, resurser och ansvar Lagstiftning som styr - Arbetsmiljölagen, Diskrimineringslagen mfl Vid behov av kontakt kontakta chef, chefens chef, HR, fackligt ombud eller företagshälsovård Region Östergötland har en rutin för hantering och utredning (se översikt) Snabbt stöd till den som upplever sig utsatt forts på nästa sida
forts Snabbinfo Översikt Arbetsgivaren ska utreda skyndsamt. Berörda parter kan inte vara anonyma i en utredning. Handlingsplaner tas fram för att åtgärda situationen. Åtgärder kan gälla individer, gruppen och organisationen. Uppföljning av handlingsplan Konflikter, samarbetsproblem, meningsskiljaktigheter - en del av vår vardag - hanteras och utreds av chef - inte samma sak som kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller repressalier men kan på sikt leda till det
Översikt Processen Förebyggande arbete Arbetsmiljö är verksamhetsstyrning! - ingår som en del i verksamhetsplan Strategiskt arbete RÖ riktlinjer, processer och arbetssätt Värdegrundsarbete värdeord och spelregler Systematiskt arbetsmiljöarbete medarbetaruppföljning, RH-check, utvecklingssamtal, riskbedömning individ, grupp och organisation fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö Samverkansarbete samverkansgrupper, fackliga representanter
Översikt Processen Utredning Skriftlig anmälan startar utredningen. Utredningen genomförs inte anonymt eller konfidentiellt för berörda parter. Vem vänder jag mig till? Medarbetare: närmaste chef, chefens chef, HR, fackligt ombud Chef: HR, företagshälsovården Stöd via chef, HR och/eller företagshälsovård individuell bedömning från fall till fall Dokumentation - utredningen dokumenteras, som utsatt är det viktigt att dokumentera den/de händelser du varit utsatt för Handlingsplan - åtgärder tas fram för individ, grupp och organisation - varierar från fall till fall - genomförs väl genomtänkta, rätt sak i rätt tid, fokus på mål Utredning enligt RÖ:s riktlinjer (se översikt)
Processen Uppföljande Översikt Uppföljningen genomförs av ansvarig chef Uppföljning utifrån satt tidplan Handlingsplan - uppföljning av åtgärder - individ/grupp/organisation Har åtgärderna fått avsedd effekt? Behövs ytterligare åtgärder? - individ/grupp/organisation Vad har vi lärt oss? Vad kan vi förbättra? - individ/grupp/organisation - om process och arbetsätt