Årsmöteshandlingar 2018

Årsmöteshandlingar 2018 Sida 1

Innehåll Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2018-02-27 3 Verksamhetsberättelser 2017 4 Verksamhetsberättelse för styrelsen 2017 4 Verksamhetsberättelse för arrangemangskommittén 2017 5 Verksamhetsberättelse för ungdomskommittén 2017 6 Ekonomisk redovisning och revisionsberättelse 2017 7 Resultatrapport 2017 7 Balansrapport 2017 8 Revisionsberättelse 2017 8 Verksamhetsplaner 2018 9 Verksamhetsplan för styrelsen 2018 9 Verksamhetsplan för ungdomskommittén 2018 9 Verksamhetsplan för arrangemangskommittén 2018 10 Budgetförslag 2018 och utfall 2017 11 Sida 2

1. Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2018-02-27 1. Fastställande av röstlängd för mötet. 2. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 3. Val av protokolljusterare och rösträknare. 4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 5. Fastställande av föredragningslista. 6. Styrelsens verksamhetsberättelse med årsredovisning/årsbokslut för det senaste verksamhets- /räkenskapsåret. 7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets- /räkenskapsåret. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 9. Fastställande av medlemsavgifter. 10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av ekonomisk plan för kommande verksamhets-/räkenskapsår. 11. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. 12. Val av a) föreningens ordförande för en tid av ett år; b) föreningens kassör för en tid av ett år: c) en ledamot i styrelsen för en tid av två år (två ledamöter kvarstår från föregående val); d) två suppleanter (ersättare) i styrelsen för en tid av ett år; e) ordföranden för föreningens kommittéer; f) två revisorer jämte suppleant (ersättare) för en tid av ett år; g) två ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en ska utses till ordförande; samt h) ombud till möten där föreningen har rätt att vara representerad genom ombud. Dessa val kan delegeras till styrelsen om årsmötet beslutar detta. 13. Eventuella övriga frågor som anmälts under punkt 5. Sida 3

2. Verksamhetsberättelser 2017 2.1. Verksamhetsberättelse för styrelsen 2017 Styrelsen har under året bestått av Marcus Amrén (arrangemang), Ulf Lindqvist (ungdom), Lars-Erik Gahlin (kassör), Camilla Hamberg (sekr) samt Ola Lindgren (ordf). Vi har haft 6 ordinarie möten. Ungdomsverksamheten fortsätter att utvecklas väl. Ca 60 barn har deltagit i träningskvällar indelade i fyra nivågrupper. Bland övriga aktiviteter kan nämnas Riksläger (6 deltagare) och Daladubbeln. Vi har genomfört ett 20-tal tävlingsarrangemang under året. De största arrangemangen har varit Loffelunken/Älgjakten vid Odensala sportfält samt Vålådalens 3-dagars (i samarbete med Frösö IF). Dessutom har vi arrangerat ett 15-tal närtävlingar samt anordnat Naturpasset. Vi har samlats till två klubbhelger under året. I slutet av maj var vi till Trondheim på tredagarstävling. Många medlemmar deltog i Norrlandsmästerskapen i Sundsvall som var den andra klubbhelgen. Dessutom deltog ett 10-tal ÖOK-are i ett kombinerat Jämtlandslag på 25- mannakavlen i Stockholm i oktober. Dåliga snöförhållandena under början av 2017 begränsade möjligheterna till skidorientering. Vintern 2017-2018 blev desto bättre. Två träningar genomfördes redan före nyår. Under början av 2018 har Torgny P med stöd av Lars-Erik G genomfört en träningsserie med fem tävlingar utgående från klubbstugan. Under året har vi skrivit avtal med O-ringen AB om genomförandet av tävlingarna i Åre 2021. Vi är en av ca tio föreningar, varav hälften är norska, som ska bidra med funktionärer på olika nivåer. Martin Ohlsson, OK Storsjön har nyligen utsetts till Generalsekreterare för O- ringen i Åre. Klubbens ekonomi är god. Den största intäktsposten har varit överskottet från årets arrangemang som till stor del beror på att vi förutom Loffelunken även arrangerade Älgjakten i år och fick många deltagare. Utdelningen av Östersundshems tidning har gett en del intäkter men kommer nu att upphöra. Sida 4

2.2. Verksamhetsberättelse för arrangemangskommittén 2017 Arrangemangskommittén under 2017 har bestått av Marcus Amrén, Torgny Pettersson, Claes Söderhjelm, Madeléne Wallentin och Lars-Erik Gahlin. Orientering. Under året har ett 20-tal tävlingar arrangerats plus Vålådalens 3-dagars som arrangeras tillsammans med Frösö IF. Årets stora begivenheter var Loffelunken/Älgjakten och Vålådalens 3-dagars vilka lockade flest deltagare. Men även Park O med sina 5 deltävlingar lockade bra med deltagare. I år arrangerade vi 2 st skogsfemmor den ena i Häggenås och den andra i Singsjön. Efter semestern arrangerades sedvanligt Dagserien, i år spred vi ut tävlingarna på fler kartblad då kartan vid klubbstugan börjar bli utsprungen. Det upplevde vi som positivt från löparna så vi fortsätter att köra på olika kartblad fortsättningsvis också. Medel och lång-dm förlades hemma hos Jonas på Hjärpnäset med Tomas Björk som tävlingsledare och där Marko lagt utslagsgivande banor. Loffelunken och Älgjakten lades i Orrviken men pga av att jaktlaget ombestämde sig i sista minuten angående att vi fick springa på området så flyttade vi tävlingen till Sportfältet. Årets deltagande ligger i topp under de år som tävlingen arrangerats och det lockade många löpare från både Tröndelag och Västernorrland. Vid dessa tävlingar gjorde Johan Halvarsson och Britta Brännström ett gediget arbete som banläggare. Under september genomfördes även 4 st natt-tävlingar vilka lockade ca 30 personer per tävling. Ett speciellt tack vill vi rikta till Torgny och Lars-Erik som har bistått vid de flesta arrangemang och ansvarat för Parkorienteringen. På samma sätt som under fjolåret så har arrangemangskommittén fördelat ut de enklare kvällstävlingarna bland våra medlemmar. Detta har fungerat bra och har sparat in en massa telefontid för oss. Under 2017 arrangerades skidorienteringstävlingarna av förbundet med Torgny och Claes i spetsen. På grund av snöbrist kunde bara en träning genomföras genomföras. I slutet av december genomfördes ytterligare 2 träningar. Under året har det även bestämts att Åre får arrangera O-ringen 2021. Där är ÖOK en av arrangörsklubbarna. Nytt för detta arrangemang är att även Trönderklubbar är med i arrangörsgruppen, detta är positivt då vi är lite få orienterare i länet för att arrangera ett så stort evanemang. Ulf Lindqvist sitter med som representant från ÖOK i föreningsrådet. Naturpasset. Under året har Östersunds OK anordnat Naturpass i Torvalla, Odensala samt vid ÖSK-området. Försäljningen av våra naturpass har genomförts av Ica Kvantum och Naturkompaniet. Dessa har även sponsrat med priser som lottats ut bland inskickade startkort. Antal sålda Naturpass under säsongen är 268 st som gett ett tillskott till föreningen på omkring 18 000 kr. I klubben har Mats Nilsson respektive Tom och Karin fixat banor och kontrollutsättning. Dessutom har lärare på Wargen satt ut kontroller medan Britta ordnat kartarbetet. Ett stort tack till alla medlemmar som hjälpt till och deltagit på våra arrangemang, utan er hade det inte gått. Sida 5

2.3. Verksamhetsberättelse för ungdomskommittén 2017 Vi startade upp ungdomsträningen måndag den 8:e maj. Totalt sex träningar hanns med före sommaruppehållet. Träningarna har genomförts i fyra grupper med inriktning på grön, vit, gul och orange nivå. Totalt har ca 60 barn deltagit på träningarna. I år har vi samarbetat med Frösö IF. Vi har turats om att arrangera träningar. Frösön har genomfört dom på söndagar och vi på måndagar. Rikslägret i Idre hade även i år deltagare från ÖOK med Anna Hedström Ringvall som ledare. Axel Hedström, Axel Arnesson, Flisa Ravald, Hannes Sjölund-Myhr, Emma Nilsson och Greta Blucher som deltagare. Axel Hedström deltog också i USM som gick i Umeå. I slutet på augusti när skolarna hade börjat återupptog vi träningarna. Det blev sju träningar på hösten. Vi avslutade med en nattorientering vid skidstadion. Sista kontrollen var ett träd fullt med choklad. Under hösten deltog vi i Loffelunken och Älgjakten samt avslutade säsongen med Daladubbeln. Vi var ca 25 st ledare och barn som åkte till Falun i en stor buss och fick som vanligt försöka svara på kluriga frågor som barnen hittade på i olika spontana frågesport tävlingar. Ledare för de här fantastiska barnen har varit, Mats Nilsson, Erik Hedman, Ulf Lindqvist, Anna Hedström Ringvall, Britta Brännström, Daniel Sjölund, Mats Lundkvist, Agnes Andersson, Fredrik Bernsten och Inger Dahlgren. Sida 6

3. Ekonomisk redovisning och revisionsberättelse 2017 3.1. Resultatrapport 2017 2017 Har haft både positiva och negativa ekonomiska orsaker. Den negativa saken var att avtalet med Östersunds Hem sades upp med någon förklaring om att deras pengar skulle spridas bland flera föreningar i Östersund. De positiva delarna överväger dock markant med en tillströmning av nya medlemmar, lyckade arrangemang som Loffelunken och Älgjakten samt även övriga träningstävlingar. I totalbudgeten gick föreningen back med ca 2 000 kr vilket beror på den satsning som Vålådalens 3-dagars gjort på nya och reviderade kartor. Förutom Vålådalens 3-dagars gick dock klubben med en vinst på ca 8 000 kr. Vålådalens 3-dagars hade totalt 1097 anmälda deltagare vilket är en kraftig ökning från 2016 och med nya kartor förväntas ytterligare deltagare under 2018. Under 2017 har klubben sponsrat vuxna deltagare i DM, NM, 10-mila och 25-manna med ca 39 000 kr och ungdomar med drygt 17 000 kr. Klubben har dessutom en fordran på ett antal medlemmar avseende startavgifter som klubben betalat och som kommer att redovisas under 2018. Avseende Klubbkläder har klubben ett lager på omkring 30 000 kr. Dessa kläder bör ses som provkollektion, där medlemmar kan prova och beställa. Några storlekar finns till direktförsäljning. Klubben har vid årsskiftet 488 000 kr på bank varav Vålådalens 3-dagars äger 50 000 kr Sida 7

3.2. Balansrapport 2017 Namn IB jan 2017 jan 2017 - dec 2017 UB dec 2017 Byggnader och mark 659,272 0 659,272 1111 - Byggnader på egen mark 659,272 0 659,272 Maskiner och inventarier 63,912 0 63,912 1222 - SporIdentutrustning 63,912 0 63,912 Finansiella anläggningstillgångar 0 0 0 Inga konton med saldo Anläggningstillgångar 723,184 0 723,184 Inga konton med saldo Varulager och pågående arbeten 0 0 0 Inga konton med saldo Kundfordringar 0 0 0 Inga konton med saldo Övriga fordringar 0 0 0 Inga konton med saldo Likvida medel 490,812-2,077 488,735 1910 - Kassa 10,335-10,027 308 1920 - PlusGiro 208,625 46,785 255,410 1930 - Bankkonto 201,217 23,921 225,138 1940 - Bankkonto Vålådalen 61,049-57,164 3,885 1950 - Bankkonto ÖOK 9,586-5,592 3,995 Omsättningstillgångar 490,812-2,077 488,735 Inga konton med saldo Summa tillgångar 1,213,996-2,077 1,211,919 Eget kapital 1,213,996 1,211,919 Skulder 0 0 Summa skulder och eget kapital 1,213,996 0 1,211,919 3.3. Revisionsberättelse 2017 Kompletteras senare Sida 8

4. Verksamhetsplaner 2018 4.1. Verksamhetsplan för styrelsen 2018 Vi vill utveckla våra funktionärer och ledare genom utbildning och fortbildning på olika nivåer. Vissa utbildningar kan genomföras inom klubben, andra genom JHOF eller SOFT. Vi behöver bli fler som kan ta på sig olika ledaruppdrag och som har formell behörighet som banläggare mm. Vi arrangerar Loffelunken (men inte Älgjakten) och fortsätter samarbeta med Frösö IF i Vålådalens 3- dagars. Under 2018 arrangerar vi även DM (ultralång och stafett) på sensommaren. I samarbete med andra klubbar arrangerar vi SM/JSM/USM/VSM i SkidO 24-25 februari. Ungdomsklasserna ingår även i NUS (Nordiska Ungdomsspelen) som är ett arrangemang för fler vinteridrotter under samma helg i Östersund. Vi kommer tillsammans med andra klubbar i stan att genomföra Hitta ut under 2018 med lansering under WOD (World Orienteering Day) i maj. Arrangemanget har fått ett bra stöd av Östersunds Kommun. Ungdomsverksamheten fortsätter som under fjolåret. Målet är att behålla och utveckla de ungdomar som tränat med oss 2017 och få med dem på fler tävlingar på vit, gul eller orange nivå. Beroende på ledartillgång kommer eventuellt även en grupp för nybörjare (grön nivå) att erbjudas. Gemensamma klubbhelger kommer att genomföras även i år. Vi föreslår (1) Tour de Medelpad i maj samt (2) Trondheim Open i september. En klubbhelg innebär att vi samordnar resor och boende samt betalar vissa kostnader utöver generell policy. Dessutom förutser vi deltagande i 10-mila och 25- manna genom att ingå i gemensamma Jämtlandslag. De ekonomiska villkoren kommer att framgå av inbjudan till respektive resa. Under året kommer huvudfunktionärer för O-ringen i Åre 2021 att tillsättas. Vi uppmanar alla som är intresserade av dessa poster att kontakta GS Martin Ohlsson, OK Storsjön. För mer detaljer om hur vi tänker oss 2018 hänvisar vi till kommittéernas verksamhetsplaner. 4.2. Verksamhetsplan för ungdomskommittén 2018 Vi behöver rekrytera ledare så att vi kan fortsätta att ha en bra verksamhet. Om vi inte lyckats med det kanske vi inte kan erbjuda någon grön grupp för nybörjare under 2018. Målet är att behålla de ungdomar som tränat med oss under 2017 och att få dem att tävla på sin egen nivå i vit, gul eller orange nivå. Träningarna delas in i en vår och hösttermin, vi gör ett uppehåll under sommarlovet. Även i år ska vi undersöka möjligheten att samarbeta med Frösö IF. Förutom de gemensamma träningarna kommer vi att uppmana våra ungdomar att delta själva i de tävlingar som finns i länet. Vi kommer också att planera in att tävla tillsammans utanför länet för att utveckla orienteringstekniken. I slutet av påsklovet planerar vi att delta i tävlingar i Uppsala och i slutet av april kunna ha ett ungdomslag på 10-mila. Sida 9

Klubbhelg i maj förslagsvis Sundsvall i kristihimmelsfärd samt Trondheim helgen före Loffelunken. Hemmaläger förslagsvis i samband med DM i Bräcke. Vi har också som mål att några ungdomar ska delta i Rikslägret (13-16 år) samt i USM (15 16 år) i Luleå. 4.3. Verksamhetsplan för arrangemangskommittén 2018 Under 2018 kommer vi att arrangera följande orienteringstävlingar. 180417 ParkO 1 180419 ParkO 2 180424 ParkO 3 180426 ParkO 4 180501 ParkO 5 180619 Skogsfemman 180706 Vålådalens 3-dagars 180707 Vålådalens 3-dagars 180708 Vålådalens 3-dagars 180807 ÖOK Dagserie 1 180814 ÖOK Dagserie 2 180821 ÖOK Dagserie 3 180825 DM Stafett 180826 DM Ultralång 180914 ÖOK Nattserie 1 180915 Loffelunken 180918 ÖOK Nattserie 2 180927 Natt DM 181002 ÖOK Nattserie 3 Klubbmästerskap Precis som de senaste åren så fortsätter vi att köra Parkorientering på våren som har blivit en uppskattad tävling. I år arrangerar vi höst DM, stafett och ultralång. Även i år kommer troligtvis Vålådalen och Loffelunken bli de största arrangemangen. Niclas Lidström är ny tävlingsledare för Vålådalstävlingarna och har säkert lite nya idéer för tävlingen. Inför Loffelunken och Älgjakten har vi varit i kontakt med några klubbar i både Tröndelag och Sundsvall och de funderar på att komma. Precis som förra året så kommer medlemmar att bli tilldelad ansvar för vissa arrangemang. Även Sida 10

lathunden för enklare arrangemang kommer att utvecklas vidare. Satsning mot O-ringen 2021 kommer under 2018 att ske genom att klubbar i länet genomför Hitta ut respektive en satsning på World Orienteering Day under maj. Från och med denna säsong kommer Torgny P att arrangera skid-o tävlingarna med hjälp av klubbarna. Torgny ordnar med det mesta som spårdragning, kartritning, banläggning och tidtagning och tar ut en ersättning för det och klubbarna ställer upp med de funktionärer som behövs till tävlingsdagen. Som vintern har börjat i år så kan vi se fram emot fina skido tävlingar. Vi kommer även att vara medarrangör tillsammans med Frösö IF, Ok Storsjön och Fältjägarna till SM tävlingar den 24 till 25 februari. Det gäller SM, JSM, USM, VSM och Ungdomsspelen. Kul att vi arrangerar en lite större skido-tävling som även borde ge lite klirr i kassan som kan driva de mindre tävlingar och träningar vi utför under vintern. Övriga tävlingar där vi är medarrangörer är den 7 jan, 13 jan, 21 jan, 27 jan och 11 feb. Vi hoppas att de som hjälper till som funktionärer tycker detta är givande och att fler medlemmar kommer att vara med på våra arrangemang både som funktionär och deltagare. Finns det medlemmar som vill lära sig mer om tävlingsadministration eller banläggning så är dessa välkommen att höra av sig, så skall vi prova att ta fram en kurs. 5. Budgetförslag 2018 och utfall 2017 Sida 11

Sida 12