Administrativ utvecklingsplan 2013-2016 Skolan för Industriell teknik och management industriell teknik och management 1
2
Förord Skolan för industriell teknik och management (ITM) är en av KTH:s tre största skolor. Skolans verksamhetsuppgifter är att ge vetenskaplig utbildning, bedriva framgångsrik forskning samt inom sitt kompetensområde stödja det omgivande samhället. Skolans administration (ITM/Adm) har till uppgift att stödja denna verksamhet. Föreliggande utvecklingsplan riktas mot ITM:s administrativa organisation (ITM/ Adm) och dess verksamhet. Planen har under året utvecklats genom återkommande samverkansdiskussioner med berörd personal. ITM/Adm har sedan 2008 utvecklats till en linjeorganisation, där stora delar av administrationen idag är centraliserad. Deans office utgör skolans centrala administration och omfattar fem grundläggande funktioner, vilka samordnas av skolans administrativa chef: Administrativt verksamhetsansvariga Ekonomi Kommunikation Personal Utbildning 3
4
Nulägesanalys Omvärld Kraven på de administrativa funktionerna ökar, såväl på avdelningsnivå som på skolnivå. Administrationen skall präglas av hög kompetens, effektivitet och serviceanda. Den administrativa organisationen och dess personal ska ge ett kvalificerat stöd för ledning, forskare, lärare och studenter så att dessa kan nå den excellens som eftersträvas vid KTH. Administrationen förväntas dessutom agera proaktivt för att finna lösningar på de administrativa utmaningar KTH/ITM kan stå inför. Vision Den administrativa organisationen och dess personal ska vara en professionellt fungerande administrativ enhet och upplevas som en självklar kompetens och en värdefull part mot samtliga intressenter. Uppdrag Administrationen ska inom fastslagna budgetramar snabbt och effektivt leverera behövlig kompetent service. SWOT-analys Styrka Processorienterad organisation Gemensamt arbetssätt Väl utvecklad Back up-beredskap Transparens Personalens specialiseringar Brett kompetensområde Svaghet Brister i källsystemet Långt till verksamheten Korta dead-lines Brist på långsiktig planering Möjlighet Kontinuerlig utveckling/förändringsarbete Synliga/förankrade processer Kompetensutveckling, individ, grupp Minskad kostnad genom samordning Samspel med institutionerna Hot Personalomsättning Detaljstyrning från KTH:s centrala adm Oklara gränsdragningar Många vill göra allt på sitt sätt 5
Strategier framgångsområden Merparten av de ärenden som hanteras av ITM/Adm utgör länkar i sammanhängande kedjor av ärenden, beslut och åtgärder, vilka bör ses som helheter, i ett processperspektiv. Få ärenden utgörs av fristående enskilda aktiviteter. Stora kostnader, tidsförlust och irritation kan undvikas om organisation och personal kan reda ut och förkorta flödet i varje sådan kedja. ITM/Adm har under en tid koncentrerat sig på detta arbete och processorienteringen ses därför redan nu som ett betydande styrinstrument, även om mycket återstår att göra. De övriga styrkorna relaterar också i huvudsak till arbetet med processorientering. Det samma gäller i varierande grad såväl svagheter, möjligheter och hot. ITM/Adm har ägnat tid åt att utreda skolans huvudsakliga administrativa områden och de mest betydliga händelsekedjorna. Detta arbete skall fortsätta och systematiseras. Beskrivningen av administrationens strategiska fokuseringar kan i mycket ses i detta ljus. Enhetens strategiska fokuseringar riktas mot: i. Effektivisering av administrationen ii. Hållbar administration iii. Kompetenta och motiverade medarbetare iv. Effektiv samverkan med ITM ledning i. Effektivisering av administrationen Det administrativa arbetet utgör inget självändamål. Dess uppgifta är att stöda ITM:s verksamheter undervisning, forskning och aktiviteter inom tredje uppgiften. Härutöver kommer ett centralt internt mål, upprätthållande av en god arbetsmiljö och medarbe-tarnas välmåga. Det finns effektiveringspotential i att koncentrera administrativ verksamhet. Krav på besparingar och förbättrad uppföljning ställs i allt större utsträckning på det administrativa arbetet. Inom KTH/ITM finns samordningseffekter kopplade till administrationen. Den centralisering som pågått i ett antal år utgör i sig ingen kvalitetsförbättring, men den öppnar möjligheter att förbättra och standardisera arbetssätt, processer och IT-stöd som möjliggörs genom större volym. Detta bör dock samordnas med det behov av lokal administration som finns på avdelningsnivå. Mål Skolan skall ha en administrativ organisationsstruktur som stödjer ITM/KTH:s krav på effektivitet, service och uppföljning. 6
Åtgärder Administrationen skall ständigt se över fastslagna befintliga eller behövda processer. Det gäller här att synliggöra processer och rutiner för att säkerställa att administrationen är så effektiv som möjligt (inom den budgetram som är fastställd). Speciellt gäller det att i mån av möjlighet reda ut eventuella överflödiga rutiner och dubbelarbeten, för att förkorta och snabba upp de administrativa processerna. Det är här inte fråga om en engångsrationalisering, utan om ett pågående arbete med att slipa upp rutiner, förkorta ledtider och undvika dubbleringar. Inom administrativt arbete hänger många rutiner kvar av historiska skäl vi har alltid gjort så här. Det interna utvecklingsarbetet kan inte godta sådana argument, utan varje aktivitet bör ifrågasättas som sådan och i relation till de administrativa processernas helhet med beaktande av lagens krav, ledningens önskemål samt ekonomiska ramar. Vidare bör administrationen genom sina nätverk vara aktiv i diskussioner och arbetsgrupper inom KTH för att därigenom påverka den administrativa utveckling som sker, gällande källsystem, riktlinjer, policys, prioriteringar, etc. ii. Hållbar administration Från att ha varit en organisation som tidigare byggt kompetensen kring duktiga enskilda medarbetare är det dags att se till så att administrationen som helhet blir hållbar över tiden. Mål Skolan skall ha administrativa processer som bedrivs med hög kvalitet och effektivitet samt är ändamålsenliga med skolorganisationens syfte och inriktning. Administrationen skall säkerställa att noggrann uppföljning av effekter och resultat sker kontinuerligt. Åtgärder Det skall genomgående finnas en dialog och bearbetning av de erfarenheter och kunskaper administrationen innehar. Kunskapsöverföring är med andra ord en viktig del för att nå den hållbarhet som eftersträvas. De processer som tas fram skall ständigt uppdateras. För varje process ska en processägare utses. Processerna skall vara transparanta och visualiserade på webben så att aktuell information alltid går att finna för ITMs medarbetare. iii. Motiverade, kompetenta och engagerade medarbetare En god arbetsmiljö inom ITM/Adm är nödvändig för en positiv utveckling av organisationen. Detta är ett självändamål inom organisationen, vid sidan av ITM:s externa mål. Målet motiveras dels av lag, dels av praktisk nytta. Utan kompetent personal och utan personal där varje medarbetare trivs med sitt arbete, samarbetar väl med sina kolleger, och är intresserad av att utveckla inte bara sin egen arbetssituation, utan hela 7
organisationen och dess verksamhet, kan ingen organisation fungera effektivt. Grovt sett innebär varje brist i detta perspektiv försvagning av verksamheten och varje förbättring i sin tur en förbättring av organisationens verksamhet. Var och en inom organisationen har ett gemensamt ansvar och skyldighet att utveckla sig själv, verksamheten och gemensamma arbetsuppgifter. Detta åstadkoms genom att man skapar trygghet, självförtroende samt förtroende för andra och hos andra. Organisationens och medarbetarnas värdegrund är av betydelse. Att diskutera värdegrunder skall vara ett naturligt inslag i vardagen. Samhälleliga krav på jämställdhet skall beaktas. Mål Samtliga medarbetare inom administrationen har/ska erhålla erforderlig kompetens och har rätt till utbildning där så behövs, skall känna sig delaktig i skolans gemensamma värdegrunder samt känna engagemang för sitt arbete. ITM/Adm ska implementera en konstruktiv kommunikation inom samtliga arbetsgrup-per. Medarbetarna uppnår tillsammans klarhet genom att konkretisera samt tydliggöra och upprätthålla roller och ansvar. Samarbetet skall vara handlings- och resultatstyrt. Åtgärder Kompetensutveckling kopplad till individ och grupp sker kontinuerligt i processarbetet samt vid individuella samtal såsom utvecklings- och medarbetarsamtal. Vi arbetar kontinuerligt med grupputveckling. Detta tillsammans ger en bra kvalitets- och tjänsteutveckling. iv. Effektiv samverkan med ITM:s ledning ITM är en decentraliserad organisation, som består av ett antal enheter med ansvar och befogenheter. Därmed ställs höga krav på uppföljning och insyn från ledningens sida. Ledningen behöver få information på aggregerad nivå presenterad, för att kunna jämföra över tiden mellan olika enheter, se trender eller avvikelser. Det är viktigt att målen följs upp och utvärderas samt att bedömningar görs beträffande vilka åtgärder som behöver vidtas. Ledningen har också ett rapporteringskrav mot KTH. Ledningen behöver information om de olika enheternas måluppfyllelse för att kunna ge en verklig bild av skolan som helhet. Samtidigt bör ledningen vara klar och tydlig i de önskemål och krav som riktas mot administrationen. 8
Mål ITM/Adm skall till ledningen ta fram statistik, analyser och rapporter i god tid inför olika aktiviteter kopplat till KTHs årscykel, utvecklingsplan, styrdokument, verksamhetsuppdrag m m. Samtidigt bör administrationen öppet kommunicera med ledningen rörande såväl brister och förändringsbehov, som vad gäller eventuella starka och utvecklingsbara sidor inom den administrativa verksamheten. Åtgärder En verksamhetsplan utarbetas varje år för att se till att skolan genomför de aktiviteter och åtaganden som är kopplade till skolans gemensamma utvecklingsplan samt andra styrdokument. En gemensam besluts- och delegationsordning tas fram för skolan. Skolan ska ha gemensamma, tidsbundna rutiner för uppföljning kopplad till den fram-tagna verksamhetsplanen. Gemensamma nyckeltal ska tas fram för ITM. Skolans ledning identifierar vad som skall följas upp kontinuerligt kopplat till den strategi och de mål som är uppsatta i utvecklingsplanen. Samverkan, information och kommunikation För att målen avseende strategier/framgångsområden skall kunna nås, krävs att administrationen samverkar/bidrar till att ITM/KTH:s gemensamt formulerade mål avseende administration, forskning, utbildning, innovation, arbetsmiljö och jämställdhet skall uppnås, samt stödja den utveckling som dras upp på lång och kort sikt. Idag finns ett behov av specialiserade yrkesroller och uppgifter. Denna utveckling är nödvändig och av godo. Dock måste uppmärksamhet fästas på att vi inte fastnar i detta och inte ser världen utanför. Det övergripande uppdraget och strategin måste ständigt stå i fokus. Speciellt viktigt är att ITM/Adm verkar för en tydlig och öppen kommunikat-ion mellan administrationen och verksamheten, så att frågeställningar kontinuerligt diskuteras och problem löses skyndsamt och gemensamt. Dean s office s stödverksam-het skall vara väldefinierad och förankrad i verksamheten såväl inom ITM som inom KTH i dess helhet. ITM/Adm skall verka för att de regelverk, förordningar samt policy som gäller vid KTH/ITM efterföljs. Det innebär att medarbetarna måste förhålla sig till de lagar och förordningar som finns; regeringsformen, förvaltningslagen, myndighetsförordningen, högskolelagen och högskoleförordning. ITM/Adm skall verka för att samverkan sker såväl med universitetsförvaltningen som med andra skolor inom KTH. 9
10
Administrativ utveckling Administrativt verksamhetsansvariga De administrativt verksamhetsansvariga (AVA), sex personer, utgör Deans office direkta koppling till institutionerna där de leder den administrativa verksamheten. I delegationen från Deans office ingår budget, uppföljning och analys, långsiktiga planer, samt att upprätta bemanningsplaner, lokalplaner och projektplan. Vidare ingår i delegationen att AVA skall vara uppdaterade på FoFu- samt produktionen inom grundutbildningen (GRU). Ekonomi Redovisningen är centraliserad till Deans office vid skolan. Vid ekonomistaben finns idag 11 personer anställda. Staben leds av en ekonomiansvarig. I det övergripande ansvaret ingår att vara en servicefunktion gentemot skolans avdelningar samt se till att ITM följer KTH:s regelverk och riktlinjer för redovisning. Här tas också, i samverkan med verksamheten, fram riktlinjer för arbetet så att ett likvärdigt arbetssätt etableras när det gäller redovisning, budget, årsbokslut m m. Inom ekonomistaben hanteras all löpande redovisning, bokslut, reskontra och fakturering, samt redovisning av EU projekt och externa avtal. Riktmärken för perioden: Fortsatt processframtagning (bland annat uppstart nya projekt och svenska rapporteringar) Ta fram gemensamma ekonomiska VIS-rapporter Utveckla en bugetmall för samtlig verksamhet Ta fram gemensam mall för bemanning för samtlig verksamhet Förbättra rutiner för avtal och kontrakt Ta fram rutiner och ansvara för rapportering av svenska projekt Förbättra våra rutiner för inventering Ta fram ett utbildningsmaterial för sakattestanter i EFH och sedan genomföra utbildningen Fortsätta arbetet med digitala projektpärmar (förutsatt att vi får stöd från ITavdelningen) Stärka rutiner för uppföljning/analys/återrapportering Implementera EU-processen som startar med upplägg i Agresso och slutar med projektavslut Ta fram process för koordinatorskap för EU-projekt Arbeta med att göra ekonomistaben mer synlig på institutionerna Ta fram process för koordinatorskap för EU-projekt Arbeta med att göra ekonomistaben mer synlig på institutionerna 11
Kommunikation Vid skolan är kommunikationsstaben centraliserad till Deans office. Avdelningen leds av kommunikationsansvarig. Till denna stab är fyra personer knutna. Kommunikationsstaben är uppdelad i delområdena kommunikation, dokumenthantering, inköp och ledningskommunikation. Ett av stabens uppdrag är att vara en servicefunktion gentemot skolans anställda. Kommunikationsarbetet innefattar; skolans webbplats, intranät, text- och trycksaksproduktion, presentationsmaterial, studentrekrytering samt processvisualisering. I arbetet ingår att säkerställa att KTH:s grafiska profil inte förvanskas. Inom dokumenthantering samordnas rutiner och utbildning kring registrering och arkivering på skolan enligt offentlighetsprincipen. Arbetet kring inköp innebär att samordna skolans inköpsrutiner och verka för att de regelverk som gäller för inköp och upphandling efterföljs på skolan. Riktmärken för perioden: Översyn av webbhanteringen på hela skolwebbplatsen. Arbeta för ett ökat nyhetsflöde. Utnyttja sociala medier för att visa skolans forskning/utbildning etc. Enhetlig presentation och förbättrat synliggörande av skolans ämnesområden på web-ben Stödfunktion för skolan vid övergång till nya digitala medier som ex programwebbar, kursutvärdering på webben etc. Dokumentera och presentera på webb när skolan syns i olika mediekanaler. Verka för ett väl fungerande intranät Skapa rutiner för ledningens kommunikation med verksamheten och vice versa. Utforma skolans årsrapport så att den mer direkt kan marknadsföra skolan gentemot utsedda målgrupper. Studentrekrytering samordnas med utbildningskansliet och UF KIR. Stötta utbildningskansliet med avseende på studentinformation via digitala media. Ge stöd åt verksamheten med att visualisera processer. Ta fram Plan för skolans arkivhantering. Strukturera en inköpsorganisation på skolan. Ta fram processer för inköpsrutiner och implementera dessa i organisationen. Planera för backup-funktion. Strukturera dokumentationen kring ledningsmöten. 12
Personal Personalstaben är centraliserad till Deans office vid skolan. Avdelningen leds av personalansvarig. I uppdraget ingår att vara en servicefunktion gentemot skolans anställda samt att se till att ITM följer KTHs regelverk och riktlinjer. Avdelningen arbetar med strategiska personalfrågor och handlägger alla anställningsärenden, befordringsärenden, tillsättning av högre tjänster, arbetsmiljöfrågor, jämställdhetsfrågor, miljöfrågor, rekryteringar och stipendieärenden. Här granskas och registreras alla utlägg, arvoden och reseräkningar. Reseadministrationen ger service och information samt håller sig uppdaterad kring allt som rör KTH:s tjänsteresepolicy. Staben ger stöd och rådgivning i rehabilitering, arbetar med övertalighet och konflikthantering samt samverkar med de fackliga organisationerna. När det gäller personalansvaret följer det delegationsprincipen; samtliga chefer vid skolan har en delegation vilken beskriver ansvaret samt de arbetsuppgifter som är kopplade till denna. Personalstaben administrerar även skolans fem doktorsprogram som är knutna till forskarutbildningsansvarig (FA). Riktmärken för perioden Processer att ta fram: - Stipendier - Lärartjänster Stärka kompetensen inom arbetsrättsområdet Implementera rekryteringsprocessen Stödja det akademiska ledarskapet, Alla chefer skall erbjudas stärkt chefskompetens genom utbildning, workshops, etc. Certifiera miljöarbetet Systematiskt arbetsmiljöarbete Utöka administrativ kompetens kopplat till skolans doktorsprogram Bemanningplan 13
Utbildning Administrationen inom utbildningen är idag två parallella linjer inom skolan. Program respektive producent. Programdelen är framförallt knuten till grundutbildningsansvarig (GA) och utbildningskansliet. Producentsidan är knuten till skolans institutioner och studierektorer. Programadministration Vid utbildningskansliet finns idag 14 personer anställda. Kansliet leds av en kanslichef. Kansliet är den avdelning som administrerar skolans utbildningsprogram. Det innebär att arbeta med frågor som rör skolans utbildningar och våra studenter. Vid skolan finns idag 3 450 programstuderande. Skolan står härmed för en stor del av den totala utbildningen vid KTH. Fem civilingenjörsprogram Ett högskoleingenjörsprogram Åtta masterprogram, 2-åriga Tre masterprogram, 1-åriga Två Erasmus Mundus program Producentadministrationen Utbildningsadministrationen vid institutionerna leds idag av prefekt/studierektor/ administrativt verksamhetsansvarig (AVA). Vid skolan läser idag ca 2 760 helårsstudenter. Vid institutionerna finns det administrativa stödet kopplat till skolans kurser. Det innebär att serva skolans lärare och studenter med all administration kopplad direkt till utbildningstillfället. Riktmärken för perioden Processer att dokumentera: - Utbildningsplaner - Kursplaner - Lär- och timplaner och kursomgång - Schemaläggning Ta fram gemensamma VIS-rapporter för utbildning Integration och samarbete program/producent-sidan kopplat till masterstudenter Öka kunskap och förståelse för utbildningsfrågor i organisationen Aktiviteter för at öka antalet examina Förbättrad kommunikation med studenter 14
Sammanfattning Skolan för industriell teknik och managements administrations huvudsakliga uppgift är att stödja kärnverksamheten så att skolans ledning, forskare, lärare och studenter kan nå den excellens som eftersträvas. Tre viktiga komponenter för ITM/Adm är, effektivitet, hållbarhet och kompetenta och motiverade medarbetet. Ovanstående utvecklingsplan är utvecklad och framtagen i en samverkansprocess inom ITM. ITM oktober 2013 15
16
17
18
Produktion: KTH Industiell teknik och management, deans office Fotografer: Jan Lipka, Henrik Sahlström Grafisk design: Maarit Ströberg Tryck: Edita, okt 2013, upplaga 200 ex. 19
20