Riktlinjer för UB:s förvärv, Linnéuniversitetet Bakgrund Media- & informationsförsörjningen är en av universitetsbibliotekets mest centrala uppgifter. I samband med fusionen känns det därför viktigt att slå fast ett antal riktlinjer, som på ett övergripande sätt kan vara ett stöd för såväl UB:s ledning och förvärvsavdelning som utgöra viktiga utgångspunkter för utvärdering och kvalitetsbedömning av bibliotekets verksamhet. Policyn bör också kunna fungera som ett användbart redskap för bibliotekspersonalen i det vardagliga förvärvsarbetet. Det är viktigt att dessa riktlinjer inte ses som statiska och en gång för alltid givna. Kraven på och behoven av bibliotekets tjänster, liksom hela mediasituationen, förändras snabbt och kontinuerligt och riktlinjerna måste därför också ses som ett levande och föränderligt dokument. Så kräver t.ex. utvecklingen mot ett allt större inslag av information i elektronisk form, det digitala biblioteket och helt nya mediatyper nya krav på biblioteket, dess innehåll och tjänster. Denna utveckling ställer också speciella krav på servicen mot studenter med funktionsnedsättning. Allmänt UB ska stödja och vara en del av universitets undervisning, forskning och utveckling genom att tillhandahålla media av hög kvalitet. Med media avses i detta sammanhang både tryckt material, elektroniskt material och andra typer av media. UB har det övergripande ansvaret för bevakning av nyutgiven litteratur, mediautveckling och för bedömning av framtida mediabehov. UB:s samlingar ska byggas i samverkan med forskare, lärare och studenter. Inköpen ska därför så långt möjligt vara användar- och efterfrågestyrda med målsättning att i största möjliga utsträckning uppfylla lärares, forskares och studenters skilda behov av media. Det användarstyrda förvärvet ska dock kompletteras av UB:s egna selektionsarbete. Det är viktigt att information om aktuell mediautgivning sprids till institutionerna och för att nå ut till så många som möjligt kan med fördelar olika typer av bevakningstjänster användas. Kontaktbibliotekarierna har ett övergripande ansvar för dessa uppgifter, men kan behöva stöd av såväl förvärvs- som IT-avdelning. Inriktningen på förvärven av media ska vara relevant för den undervisning och forskning som bedrivs vid Linnéuniversitetet. Kvalitet och saklighet i inköpt material ska så långt möjligt eftersträvas. I forskningssyfte eller med målsättning att spegla aktuell debatt kan dock också annat mer kontroversiellt material bli föremål för förvärv. UB ska ha som målsättning att i samarbete med institutionerna tillse att samtliga tryckta publikationer utgivna vid Linnéuniversitetet också ska finnas tillgängliga och registreras vid universitetsbiblioteket. I samband med att ny forskning eller nya utbildningar planeras ska UB också aktualisera frågan om resurser för komplettering av media inom dessa områden. 1
UB ansvarar för att på sin webbplats tillhandahålla tydliga och lätt åtkomliga inköpsformulär. Som ett komplement till de egna mediaresurserna ska UB tillgodose användarnas önskemål genom bl.a. fjärrlån. UB på två campus UB:s samlingar av media ska vara lokaliserade till de befintliga campusbiblioteken i Växjö resp. Kalmar. Vissa mindre samlingar ska också finnas på utlokaliserade utbildningsorter. Inga institutionsbibliotek ska finnas. På grund av att Linnéuniversitetets användare är spridda på flera enheter ska e-resurser så långt möjligt prioriteras. E-resurserna ska vara tillgängliga för Linnéuniversitetets samtliga studenter och forskare. Fördelningspolicy Mellan ämnen/institutioner En fördelning av tillgängliga anslag mellan ämnen/institutioner kan synas vara rättvis och behövlig. Det finns dock en lång rad problem förknippat med en sådan fördelning, t.ex. svårigheter att finna en bra fördelningsmodell, liksom med gränsdragningar mellan ämnen och institutioner. Dessutom skiljer sig såväl behov och priser mellan olika ämnesområden mycket åt. En allt större del av tillgängliga resurser använts också till e-media, som oftast förvärvas i större paket och inte enkelt kan kategoriseras. De alltmer ökande tvärvetenskapliga inslagen är också skäl för en inte alltför preciserad eller detaljstyrd fördelning. Det har också visat sig att det är mycket få andra högskolebibliotek som använder sig av någon formell fördelning av sina medieanslag. Vi föreslår därför att UB inte använder sig av någon formell fördelning av mediaanslaget. Det är upp till UB själva, och då i synnerhet förvärvsavdelningen, att ansvara för att det ändå sker en rimlig fördelning av tillgängliga mediaresurser, såväl mellan mediatyper som mellan ämnen & institutioner. Mellan Campus/Enheter En övergripande fördelning av resurser mellan olika mediatyper bör ske och i detta sammanhang ska e-resurserna ha högst prioritet. Övriga tillgängliga resurser bör fördelas procentuellt mellan biblioteksenheterna. Denna fördelning ska baseras på såväl antal studenter/forskare som förväntade behov och faktisk efterfrågan. Stor flexibilitet i användning av tillgängliga mediaresurser måste tillämpas. Viss specialisering av inköp mellan de olika biblioteksenheterna ska göras, med målet att de samlade mediaresurserna används så rationellt som möjligt. Det innebär att material som är mest efterfrågat på en enhet också i första hand placeras på denna och vid behov får lånas in av den andra enheten. Efterfrågat material ska köpas in till båda enheterna, så att alltför omfattande boktransporter mellan enheterna undviks. 2
Samlingar med låg efterfrågan kan med fördel koncentreras till endast ett av biblioteken och fördelas enligt ämnestillhörighet, något som bl.a. kan skapa nytt tillgängligt hyllutrymme för nya, mer utnyttjade samlingar. Inköp Målsättningen för UB:s förvärvsarbete ska vara att snabbt och effektivt anskaffa och leverera efterfrågade dokument i tryckt eller elektronisk form. Denna målsättning ska samtidigt balanseras mot kravet på låga priser och ett effektivt resursutnyttjande. För att bäst kunna uppnå dessa mål ska förvärvsavdelningen bemannas såväl i Växjö som i Kalmar. Beställningar ska så långt möjligt ske från och med leverans direkt till den beställande biblioteksenheten, allt för att uppnå en snabb och effektiv service till slutanvändaren. Vissa delar av beställningsarbetet kan dock av rationella skäl behöva koncentreras till en av enheterna. Förvärvsenheten ansvarar för det praktiska inköpsarbetet, kontakter med leverantörer etc. Rationella upphandlingar för inköpen ska göras för att på detta sätt uppnå bästa tänkbara lösningar vad gäller priser och leveransvillkor. Upphandlingar ska omfatta hela universitets anskaffning av media. Förvärvsenheten ska vidare kontinuerligt utvärdera de aktuella leverantörernas service, pris- och leveransvillkor, samt utveckla teknik och rutiner för ytterligare förbättringar på området. Inköp/fjärrlån Avvägningen av vad som ska fjärrlånas eller förvärvas till det egna biblioteket är en relativt komplicerad process, som är avhängig ett flertal faktorer, såsom priser, mediaanslagets storlek, användningsgrad, ämne och utgivningsår, leveranstider etc. Fjärrlånesystemet är en nationell tillgång som ska utnyttjas rätt och vid verkligt behov. För att systemet ska kunna fungera också i framtiden krävs att samtliga aktörer tar ett stort ansvar för det egna förvärvet, speciellt av nyare media. Varje fjärrlånebeställning ska därför ses som ett inköpsförlag och hanteras i enlighet med detta. Självklart måste biblioteket vid denna bedömning också ta hänsyn till såväl priser, leveranstider och hur snabbt låntagaren behöver det efterfrågade materialet. För grundutbildningen gäller att litteraturbehovet så långt möjligt ska täckas av de egna samlingarna. Gränserna mellan fjärrlån & förvärv suddas alltmer ut, inte minst i samband med nya former för förvärv av e-böcker och båda delarna utgör delar av UB:s samlade mediaförsörjning. I det nya UB är ska förvärv och fjärrlån ha ett nära och effektivt samarbete och helst också organiseras på ett sätt som underlättar denna samverkan. Kursböcker Kursböckerna tillhör de allra mest efterfrågade och utlånade av UB:s material. Hanteringen av kursböcker är också en av högskolebibliotekens allra mest diskuterade frågor och biblioteken visar också upp många olika förhållningssätt. Biblioteket vid Linnéuniversitetet ska ha en rimligt hög ambitionsnivå i denna fråga och tillhandahålla kurslitteratur för såväl referens som utlåning. Antalet ex. ska vara avhängigt såväl tillgängliga resurser som storlek på kurser och efterfrågan. 3
Om den framtida hanteringen visar behov på ytterligare specificering av denna hantering ska detta göras. UB:s tryckta kursböcker ska så långt möjligt kompletteras med e-böcker. Ett av ref.ex. ska om möjligt utgöras av en elektronisk utgåva. Med tanke på kontinuitet, arbetsinsats och möjligheter för t.ex. lärare att i större utsträckning kunna använda e-böcker som kurslitteratur bör köp prioriteras före abonnemang av e-böcker. Kursböckerna ska i första hand placeras på den enhet där kurserna ges, men ska också vid behov kunna flyttas mellan biblioteken. Kursböcker ska ej lånas ut som fjärrlån. UB har idag tillgång till mycket omfattande elektroniska resurser, såväl i form av e- böcker som tidskrifter i fulltext. Denna typ av material kommer att ytterligare öka under de närmaste åren. Detta är en resurs som i högre grad också borde utnyttjas i kurssammanhang och det är därför angeläget att biblioteket på olika sätt marknadsför denna resurs. I detta arbete har också kontaktbibliotekarierna ett stort ansvar. Det digitala biblioteket Det digitala biblioteket förändrar dramatiskt förutsättningarna för bibliotekens arbete med bl.a. dokumentanskaffning, leverans, strukturering, placering och arkivering. Detta är en utveckling som kommer att accelerera ytterligare, och som kräver stor uppmärksamhet från bibliotekens sida. Möjligheterna att ersätta det tryckta materialet med elektroniskt har under de senaste åren ökat kraftigt, inledningsvis för tidningar & tidskrifter, men nu också för böcker. Den elektroniska utgåvan har flera fördelar, t.ex. snabbare publicering och leverans, dramatiskt ökad tillgänglighet för många läsare, lägre hanteringskostnader och minskade utrymmesbehov i biblioteket. Svårigheterna ligger bl.a. i olikheter vad gäller rättigheter vid användning och oklarheter vad gäller arkivering. Huvudprincipen vid Linnéuniversitetet ska vara att den elektroniska utgåvan ska prioriteras så långt möjligt. Detta gäller i synnerhet för tidskrifter och mer omfattande referensmaterial. Hänsyn måste dock samtidigt tas till den aktuella prisbilden. Inköp av enstaka e-bokstitlar bör öka i förhållande till titlar förvärvade inom e-bokspaket. Det är viktigt att vi detta sammanhang använder oss av ett begränsat men ändå för urvalet tillräckligt antal leverantörer. Urvalet för enskilda e-bokstitlar bör i första hand baseras på aktuell efterfrågan När det gäller rapporter, utredningar, nyhetsmaterial och motsvarande som finns fritt tillgängliga på webben och är av rimligt omfång hänvisar UB främst till dessa och kommer endast i enstaka fall förvärva den tryckta utgåvan. 4
Tryckta versioner av titlar som UB förvärvat i elektronisk form köps, med undantag för kurslitteratur, normalt inte in. Möjligheterna att komplettera inköp/fjärrlån med tillfälliga lån av e-böcker måste undersökas. Detta kan bli ett viktigt komplement, som också bidrar till en höjning av servicenivån. Vid förvärv av mer omfattande e-material ska samarbete med andra bibliotek och konsortier eftersträvas så lång möjligt. Antalet tillgängliga e-resurser ökar snabbt, vilket ställer stora krav, inte minst på användaren. UB ska därför tillhandahålla bra sökverktyg och en väl strukturerad presentation av sina e-resurser. Gåvor/donationer Mottagande av gåvor på mediaområdet, såväl från institutioner som privatpersoner, beslutas och hanteras i normala fall av förvärvsenheten. Vid mer omfattande ärenden där det också ställs krav på mottagaren ska dessa tas upp i biblioteksnämnd eller motsvarande. Huvudprincipen bör vara att materialet i mottagna donationer på väsentligt sätt utgör en tillgång för universitetets utbildning och forskning, samt att det kan göras tillgängligt för sökning i lokala och nationella bibliotekskataloger. Materialet ska också normalt placeras och behandlas på samma sätt som övriga förvärvade media. Gallring - bevarande Den främsta målsättningen för UB:s förvärvspolitik är inte att åstadkomma maximalt stora, utan i stället rätt inriktade och väl utnyttjade samlingar. Det är därför nödvändigt att beståndet hålls aktuellt och levande genom kontinuerlig gallring och översyn. I detta arbete är de olika institutionernas ämneskunskaper värdefulla och ska tas i anspråk. För att ge användarna en bra service och utnyttja såväl lokalyta som medie- och personalresurser på ett rationellt sätt, bör regelbunden kontroll och mätning göras vad avser användningen av förvärvade medier. Problemen kring framtida bevarande av såväl tryckt som elektroniskt material är en stor och viktig nationell fråga. Något uttalat nationellt ansvar för bevarandefrågor åvilar för närvarande inte UB vid Linnéuniversitetet. Det kan dock ändå vara angeläget att, trots liten efterfrågan, ur bl.a. forskningssynpunkt mer permanent bevara vissa typer av tryckta samlingar. Så ska t.ex. publikationer utgivna vid Linnéuniversitetet och dess föregångare alltid sparas i minst ett exemplar. För vissa tryckta samlingar kan i stället inköp av den digitaliserade utgåvan vara ett bra alternativ, t.ex. för s.k. backfiles av äldre tidskriftsårgångar. 5