Detta är en artikel i en serie som heter Energiverktygslådan och består av en förkortad populärversion av skriften När resultatet räknas optimering av egen driftverksamhet i offentliga fastighetsföretag". När resultatet räknas Optimering av egen driftverksamhet i offentliga fastighetsföretag. Energi står för en stor del av fastigheters driftkostnader, men de går att påverka. Erfarenheter visar att en energibesparing på 20 procent inte är ovanlig bland de fastighetsorganisationer som verkligen satsar på att energieffektivisera verksamheten. En mycket viktig faktor för att lyckats med energieffektivisering är att systematiskt arbeta med driftoptimeringen. Det vill säga att se till att det finns rätt förutsättningar för driftpersonalen att kunna justera och styra befintlig teknisk utrustning så att den arbetar optimalt och ger bra inomhusklimat till lägsta energiförbrukning. Redan 1998 tog Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor fram skriften Inte elda för kråkorna energieffektivisering genom driftoptimering för att visa hur man inom offentlig förvaltning kan arbeta med driftoptimering på ett bra sätt. Nu är en uppföljning gjord för att se hur arbetet har gått. Den visar tydligt att de företag som arbetar aktivt med driftoptimering och använder den modell som presenterades i Inte elda för kråkorna kan göra stora besparingar. I skriften När resultatet räknas optimering av egen driftverksamhet i offentliga fastighetsföretag redovisas de resultat som har uppnåtts. Här kan man också läsa om erfarenheter från andra offentliga fastighetsföretag och få inspiration att själv börja arbeta med energieffektivisering genom att optimera driftverksamheten. Hur kan man starta och genomföra energieffektivisering genom driftoptimering? Erfarenheter visar att ett bra sätt att starta och genomföra energieffektivisering genom driftoptimering är att följa ett enkelt handlingsprogram, baserat på cirkelprocessen nedan. Varje del i programmet förklaras mer ingående på kommande sidor. 1
Uppmärksamma Rapportera Konkreta mål Utvärdera, analysera Ständig förbättring och förädling Planera Följa upp, mäta Trimma och åtgärda Sälj in, motivera och engagera Steg 1. Uppmärksamma Ta fram energistatistik för el och värme från de senaste tre åren. Värmen ska normalårskorrigeras. Om ni saknar program för energistatistik, skaffa ett enkelt och användarvänligt program som nyttjas av många aktörer. Jämför er statistik med liknande fastigheters med hjälp av till exempel REPAB Fakta eller branschorganisationers statistik. Gör en bedömning av vilken potential som kan finnas med driftoptimering. Erfarenheterna visar att potentialen ofta är större än man tror. Steg 2. Mål Övergripande mål: Sätt ett rimligt högt övergripande mål, till exempel 25 procent värmebesparing och minst 10 procent elbesparing. Detta ska uppnås inom tre till fem år. Konkretisera mål: Diskutera övergripande mål med driftansvariga och fastställ tillsammans målet för varje fastighet. Steg 3. Planera, sälj in och motivera Genomför ett seminarium om driftoptimering och dess betydelse för energieffektivisering. Utbilda driftpersonalen i enkel energieffektivisering där krav ställs på deltagarnas engagemang. Förväntningar och ansvar ska tydliggöras liksom den viktiga roll driftpersonalen har. Utbildningen kan till exempel omfatta inomhusklimat, hur man jobbar praktiskt samt visa på erfarenheter från andra fastighetsorganisationer. Se till att stödresurs finns att tillgå. Helst internt, men det går också att köpa externt om ansvaret är tydligt. Se till att avsätta tid så att driftpersonalen kan jobba med driftoptimeringen. Besluta eventuellt om samverkan med andra som är i en liknande situation. Ta ställning till om någon form av belöningssystem ska införas. Klargör att utbildningen och eventuell ytterligare fortbildning syftar till att sänka energiförbrukningen och informera om vilka förväntningar som finns. Planera för samarbete med hyresgästen, eventuellt i anslutning till hyresgästens miljöarbete. 2
Steg 4. Driftoptimera och åtgärda Börja med att lägga fast en driftstrategi och trimma driften mot denna. Dokumentera hur arbetet fortskrider, gärna i speciella optimeringsprotokoll. Driftoptimeringen innebär sedan att man fortsätter med justeringar enligt driftstrategin tills man nått så långt det går. Var beredd på att skjuta till pengar om brister upptäcks i tidiga skeden. Steg 5. Mätning, uppföljning, utvärdering och analys Energistatistiken ska samlas in och bearbetas varje månad. Den ska redovisas senast den 15:e efterföljande månad. Gemensamma avstämningar är viktiga det första halvåret. Dessa behövs för att alla ska komma igång ordentligt. Analysera optimeringsresultat liksom hyresgästernas respektive driftpersonalens synpunkter minst en gång om året genom exempelvis enkäter. Steg 6. Rapportera Rapportering sker kontinuerligt i form av statistik och månadsavstämningar. En rapport över året som gått bör tas fram efter varje årsskifte, då man har tillgång till det totala resultatet. Slutsatser ska dras och rapporten ska presenteras för företagets ledning och för den som deltagit i processen. Gärna också för hyresgästerna. Resultat och rapport presenteras lämpligen på ett gemensamt seminarium där avstämning sker och där man kan ta sats för nästkommande års målsättning. Hur ska driftarbetet organiseras för att uppnå optimalt resultat? En rätt utformad arbetsorganisation är helt avgörande för att lyckas energieffektivisera genom driftoptimering. Det pekar uppföljningsresultat och erfarenheter entydigt på. För att få organisationen att fungera bra behöver man fastställa ansvarsområden samt få de olika delarna, som exempelvis bygg, drift och förvaltning, att fungera bra ihop. Det är också viktigt att förklara vad energieffektiviseringen går ut på, varför detta arbete är angeläget och hur det är tänkt att genomföras. Erfarenheterna visar att de företag som lyckats bäst med att spara energi genom driftoptimering har tillsatt en tydlig och kompetent processledning med bakgrund i driftförvaltning. De har utsett speciella så kallade energijägare i utförarledet, som har haft i uppgift att leta fel i driften och åtgärda dem. Företagsledningen har också en central roll och behöver aktivt delta och uppmuntra den envishet som krävs för att nå de långsiktigt hållbara målen. I de fastighetsföretag där man inte har lyckats nå så stora besparingar eller någon långsiktig besparing beror det alltid på brist i organisationen. Det kan vara att engagemanget inte varit tillräckligt långsiktigt och andra arbetsuppgifter har successivt tagit över eller att det skett en omorganisation. Det är därför angeläget att få en fungerande organisation som kan arbeta långsiktigt med energieffektivisering och driftoptimering. Att få olika delar i verksamheten att samverka är oerhört viktigt. Därigenom kan konflikter undvikas, vilka ofta beror på prestige och personer som bevakar sitt ansvarsområde, inte låter andra vara delaktiga och inte beaktar information från andra aktörer. Den mest påtagliga konflikten som återkommer i flera offentliga företag, är de kulturella krockar som sker mellan bygg- och projektsidan och driftförvaltningen. Troligen beror det på att man har olika fokus i sina roller. Projektsidan har ett uppdrag som är avgränsat i tid och omfattning. Målet är oftast att på avgränsad tid inom en fastställd projektbudget genomföra projektet. Driften däremot arbetar långsiktigt och med funktioner. Förhållandet påverkar inte direkt driftoptimeringen, men vid varje byggprojekt som genomförs utan att man tar del av de erfarenheter som driftoptimeringen ger, finns risk för negativ påverkan. För att undvika detta bör det alltid finnas rutiner för samverkan, information och dokumentation. 3
Vilken personal ska ingå i organisationen för optimeringsarbetet? Oftast är driftorganisationen, och i första hand driftchefen, processägare. I praktiken har dock den personen sällan möjlighet att avsätta den tid som krävs för aktiv processledning. I något större organisationer bör det därför finnas en eller två personer som arbetar med att samordna och utveckla energiarbetet. Arbetet innebär normalt att man driver processen, är ett praktiskt stöd för energijägare, hanterar och analyserar energistatistik, sköter rapportering vid till exempel driftmöten samt bevakar utvecklingen inom området. Vid komplexa lokaler, större än 150 000 kvadratmeter, med värme, ventilation och kyla kan det behövas en speciell resurs för processledningen. Erfarenheterna visar att man får den bästa processledningen genom att rekrytera en person som arbetar med driftfrågor och har ett praktiskt tänkande kring driftfrågor kombinerat med analytisk förmåga. Då har man också störst möjlighet att bli trovärdig i arbetet. Särskilda energispecialister med bättre teoretisk bakgrund har svårt att kommunicera med praktikerna och passar inte riktigt in i den praktiska driftoptimeringen, men kan behövas i övergripande ledningsfunktioner och för analys. När det gäller de personer som ska genomföra optimeringsarbetet i praktiken så visar erfarenheter att det fungerat bäst när man har utsett speciell personal för driftoptimeringsarbetet. Försök där alla har varit ansvariga och delaktiga inom driften har av flera skäl inte varit så framgångsrika. De främsta anledningarna är att alla inte passar för arbetsuppgiften och att det blir alldeles för omständligt. Någon form av energijägarfunktion bör etableras i företagen. Det är personer med rätt kompetens som har som sin arbetsuppgift att leta upp och åtgärda fel. I de företag som utsett energijägare har man nått bra resultat. Energijägarens yrkesbakgrund kan variera, men när det gäller landstingslokaler är det ofta ventilationstekniker som fått ett större ansvarsområde. Antalet energijägare i en organisation varierar beroende på fastigheternas tekniska nivå och fastighetsbeståndets geografiska spridning. Inom landsting med 400 000 500 000 kvadratmeter BRA är det vanligt att cirka 10 personer arbetar med energijakt som en del av sina arbetsuppgifter. En bedömning, baserad på erfarenheter från många olika organisationer, är att det behövs en energijägare per 50 000 100 000 kvadratmeter BRA. I en organisation med husansvariga fastighetstekniker är det viktigt att hitta former för samverkan mellan dessa och energijägarna, då det annars finns risk för konflikter. Driftmötet är ett exempel på forum för sådan samverkan. I Hudiksvall har de arbetat med ett uthålligt förhållningssätt i energifrågor sedan början av 80-talet. Då antog man ett oljereduceringsprogram, vilket följdes av ett energiprogram med fokus på att reducera kostnaderna för uppvärmning i kommunens egna fastigheter samt bli mer energieffektiv inom framförallt el. Personer med ingenjörskompetens inom VVS och el anställdes för att bland annat arbeta med energifrågorna i kommunen. I När resultatet räknas optimering av egen driftverksamhet i offentliga fastighetsföretag beskrivs hur de har fortsatt sitt arbete. Den första energiplanen i Hudiksvall antogs 1998. I den betonades vikten av energieffektivitet. Under 1990-talet började man också organisera effektiviseringsarbetet i mera strukturerad form, bland annat genom att 1993 införa energistatistik för de kommunägda fastigheterna, vilken sedan dess blivit mer och mer kvalitetssäkrad. Under 2006 blev man klar med den nya energiplanen. I den fortsätter man på effektiviseringsvägen samtidigt som man ersätter elvärme och olja med andra energikällor. Även kommunens upphandlingar uppmärksammas främst med syftet att effektivisera elanvändningen. 1998 var medelförbrukningen 222 kwh/bra och 2005 var den 197 kwh/ BRA vilket innebär en minskning med drygt 11 procent varav merparten utgörs av värmebesparing. Resultatet är till 90 procent baserat på driftoptimering utförd av den egna organisationen. Den ökade takten de senaste åren beror på att organisationen blivit tydligare med ett väl fungerande stöd och att rutinerna fungerar allt bättre. Att elförbrukningen är relativt konstant beror på ökande nyttjandegrad i framförallt skolor. Hudiksvall har en liten flexibel driftorganisation. Styr- och reglerteknikern har som huvuduppgift att arbeta med driftoptimering och vara ett stöd för fastighetsskötarna på fältet (5 4
områden). Alla fastigheter är anslutna till en central datoriserad övervakning så att styr- och reglerteknikern kan följa fastigheternas driftläge. Driftteknikern sammanställer energistatistik och utför analyser varje månad. Det gör även styr- och reglerteknikern. Fastighetsskötaren får varje månad statistik för sina fastigheter. Varje månad görs också en rapportering till driftchefen och fastighetschefen. I arbetet deltar främst VVS-ingenjören men även elingenjören är en självklar aktör. Varannan månad har styr- och reglergruppen möte där man fokuserar på energislukarligan det vill säga utveckling och åtgärder för de objekt som är viktigast och förbrukar mest energi. Är drift på entreprenad ett bra sätt att jobba med driftoptimering? Det korta svaret är nej och det beror på att erfarenheterna av detta är dåliga. Energieffektivisering genom driftoptimering borde fungera på ungefär samma sätt oavsett om fastigheterna sköts av egen driftförvaltning eller driftoperatör på entreprenad. I praktiken är det dock inte så och det skiljer sig ganska avsevärt i sättet att tänka. I När resultatet räknas optimering av egen driftverksamhet i offentliga fastighetsföretag har företrädare för ett femtontal offentliga fastighetsföretag intervjuats och deras erfarenhet är att driftoptimering fungerar sämre när driften sköts på entreprenad, även om det finns undantag. Orsaken till detta verkar framförallt vara att vid egen driftförvaltning kan man enkelt förlägga optimeringsprocessen till den egna driften med allmänt hållna krav och riktlinjer. Det fordras mycket mera noggrannhet för att teckna ett entreprenadkontrakt med en extern driftoperatör. Det går inte att hänvisa till koncernansvaret. Den stora skillnaden mellan goda och mindre goda resultat vid extern drift kan förklaras med hur aktiv beställaren har varit och hur ansvarsförhållandena är fastställda vid entreprenadstart. Dessutom visar det sig många gånger att driftentreprenörerna faktiskt inte har kompetens för driftoptimeringsarbete. I driftentreprenader upphandlade strikt enligt AFF 99 eller 04 ingår ganska allmänt beskrivet mediaförsörjning som en del av uppdraget. Om det saknas särskilda krav på driftoptimering eller beskrivning av det arbete som driftoptimeringen ska omfatta i upphandlingsunderlaget kan man inte räkna med att det ingår. Man får på sin höjd en driftoperatör som arbetar efter tillhandahållna driftinstruktioner och dessa instruktioner beskriver sällan eller, högst sannolikt aldrig, driftoptimerade funktioner. Det här är också det främsta skälet till att driftoptimering sällan lyckas bra i driftentreprenader. Det finns givetvis möjlighet att köpa driftoptimering som tilläggstjänst. Erfarenheterna visar dock att detta arbete sällan blir utfört på ett fullgott sätt. Ett annat skäl till utebliven driftoptimering är att driftentreprenaderna i offentliga fastighetsföretag är begränsade i tid. Vid byte av driftoperatör, speciellt i de fall man även byter personal, är risken stor för att optimeringen avstannar. Erfarenheterna av driftoptimering i driftentreprenader visar att både beställaren och driftoperatören måste knyta speciell kompetens till entreprenaden. Driftoperatören måste normalt (liksom vid intern driftförvaltning) tillhandahålla processledning och energijägare för det praktiska optimeringsarbetet, medan beställarfunktionen behöver särskild kompetens som aktivt bevakar att arbetet blir utfört. För att det ska fungera bra med driftoptimering i driftentreprenader krävs därför en aktiv och kompetent beställarorganisation som kan ställa rätt krav och agera som processägare. Det krävs också att driftoperatören har rätt kompetens och kunskap om att arbeta med driftoptimering. Vilka incitament och belöningar bör man använda som motivation? Eftersom driftoptimering är en naturlig del av driftoperatörers arbete ställer sig många frågan om incitament överhuvudtaget ska tillämpas. Erfarenhet från flera projekt visar att frågan är berättigad och det kan också vara anledningen till att incitament sällan tillämpas. Grundtanken med incitament vid driftoptimering är att det ska vara en positiv drivkraft, men bara som grädde på moset. Om det utgör en större del av ersättningen är risken uppenbar att det blir på bekostnad av andra delar i driftuppdraget. 5
Erfarenheterna av incitamentslösningar över längre tid är begränsade. Det finns företag som under vissa perioder tillämpat incitament men sedan valt att inte fortsätta. Orsakerna är flera. En anledning är att beställaren i vissa fall upplevt att driftoperatören inte klarar av arbetsuppgiften samtidigt som man som beställare inte heller kan uppfylla alla de krav som avtalen kan innebära. En annan anledning är krångliga regler som ger oönskade effekter. Det kan till exempel röra sig om incitament där det ena året ger kraftiga vinster medan andra år innebär en tillbakagång utan någon konsekvens för driftoperatören. Ytterligare ett motiv är att offentliga fastighetsföretag måste göra regelbundna upphandlingar. Detta kan innebära problem under åren före och efter själva operatörsbytet. Risken finns att den riktiga uthålligheten inte infinner sig. Det finns dock undantag. Landstinget Dalarna har goda erfarenheter vad gäller incitament. Från början var incitamentsavtalet internt mellan Landstingsfastigheter och Landstingsservice Fastighetsteknik (intern driftoperatör), men efter sex år började det även att användas i avtal med externa driftoperatörer. Från 2004 finns även möjligheten att utkräva vite om energianvändningen ökar till följd av brister i driftoperatörens arbete. Den huvudsakliga anledning till att det har fungerat så bra för Landstingsfastigheter är att de har upphandlat driftentreprenaderna med krav på driftoptimering och driver frågan som processägare samt har tydliga regler för incitamentet. Förutom incitament kan man också arbeta med belöningar som exempelvis studieresor. Belöningssystem som ger någon form av personlig bonus förekommer däremot nästan inte alls bland offentliga fastighetsföretag. I den privata fastighetsbranschen finns dock exempel på att goda resultat beträffande energiförbrukningen kan utgöra en del av den årliga bonusen. Vad kostar energieffektivisering genom driftoptimering? Kostnaderna för energieffektivisering genom driftoptimering är mycket blygsamma. Bortser man från den egna personalens insatser ligger nivån på några hundratusen kronor per år för ett fastighetsbestånd på 400 000 500 000 kvadratmeter. Samtidigt ska ju optimeringen resultera i en kostnadsminskning för el, värme och vatten. Det är ju ett av grundfundamenten för arbetet och flera av fastighetsföretagen kan uppvisa minskade kostnader på åtskilliga miljoner per år. Det är inte ovanligt med besparingsnivåer på 10 15 miljoner kronor om året för ett fastighetsbestånd på 400 000 500 000 kvadratmeter. Kostnaden för driftoptimeringen varierar mellan de företag som har intervjuats och den beror också på hur mycket som har utförts av egen personal respektive med köpta tjänster. I normalfallet gäller dock att driftoptimeringen i stort sett inte kostar något alls bortsett från den egna personalens arbetsinsats. Ett annat sätt att räkna är att se vad det faktiskt kostar att inte driftoptimera. Det finns exempel på företag som har arbetat med driftoptimering, men där processen sedan helt har stannat av. Efter några års lyckosamt arbete där avsevärda resultat uppnåtts har man på något år återvänt till ursprungsnivån eller i värsta fall en högre nivå. I dessa fall kan man med fog räkna med extra kostnader för utebliven driftoptimering. Dessa brukar dock aldrig redovisas. Kostnaderna för utebliven driftoptimering uppgår dock lätt i miljontals kronor per år. Vad krävs för att driftoptimering ska vara hållbar över tid? Det behövs rutiner. Allt fler fastighetsförvaltare har insett att driftoptimeringen utgör basen för att långsiktigt lyckas med att spara energi. För att få en långsiktigt hållbar utveckling av driftoptimering bör ledningssystem för miljö och kvalitet införas. Energiledningssystem kan också övervägas, men då energiarbetet bara är en del av helheten är det bättre att integrera det i övriga ledningssystem. De mest framgångsrika energieffektiviseringsprojekten har också integrerat energieffektiviseringen genom driftoptimering i de vardagliga arbetsuppgifterna det vill säga i rutinerna för tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll. Trots vetskapen om att det är viktigt att införa rutiner är det inte alltid att det görs. På 6
Statens fastighetsverk insåg man att de dagliga rutinerna inte räckte till, utan det behövdes mer konkreta rutiner och arbetsbeskrivningar. Utöver det lade man in arbetsuppgifterna i en årlig driftplan. Dessa uppgifter skulle behandlas på samma sätt som övriga planerade arbetsuppgifter. Först när detta fungerade fanns det dokumentation över att driftoptimeringen genomfördes på ett hållbart sätt. På Statens fastighetsverk valde de att tydliggöra kraven genom att utarbeta rutiner för driftoptimeringen i sin helhet. Dessa rutiner omfattar: Ansvar för olika arbeten Förvaltningsteknikers ansvar Förvaltarens ansvar Ledningens ansvar Arbetsuppgifter Mätaravläsningar och inläggning i statistikprogram Driftstrategiarbete Mäta ventilationens återvinningsgrader Mäta ventilationens el-effektivitet Årliga energikontroller Rapporteringar Energistatistik Rapportering i driftmöte Årlig rapportering Driftsplan Arbetsuppgifterna inlagda i årlig tidsplan Arbetsbeskrivningar för mätning av ventilationens återvinningsgrader och el-effektivitet Rutinerna är införda både för intern och extern drift. För extern drift utgör rutinerna en del av upphandlingsunderlaget och ingår således i driftoperatörens uppdrag. Vid upphandlingar värderas anbudsgivarens erfarenhet av driftoptimering. Finns det något bra sätt att mäta förbättring av fastighetsdrift? Ja, en presentation som är enkel att använda och förstå är Driftrosen som är utvecklad av Statens fastighetsverk. Den används av fastighetsverket, men också av landsting och Fortifikationsverket. Driftrosen ingår i en modell kallad Kvalitetsmått för fastighetsdrift som mäter förbättringen av fastighetsdriften, däribland driftoptimering/energieffektivisering. Driftrosen presenterar kvalitetsmåtten och visar förbättringen under en bestämd tidsperiod. Kvalitetsmåtten omfattar en bedömning av utvecklingen enligt en femgradig skala av: Nöjd kund baseras på driftnära variabler i hyresgästenkät Planerad drift andel planerad drift av total drift, driftplaner Driftoptimering/energi statistikhantering och analys, driftstrategi och rapportering Kontroller planering, missar och driftanmärkningar Beredskap registrering, hyresgästdebitering och onödiga beredskapsinsatser. För att nå riktigt höga omdömen krävs att man visar uthållighet. Marinmuseum i Karlskrona använder Driftrosen och när det gäller driftoptimering/ energi har de nästan bästa omdöme. Deras kvalitetsmätningar av energistatistik/analys 7
samt rapportering etablerades snabbt som rutiner. Däremot visade det sig mycket svårare att etablera rutiner för justering av driftstrategi och därmed för den uthålliga driftoptimeringen. Detta gällde både intern och extern drift vilket ledde till att separata rutiner togs fram för detta. Beredskap Nöjd kund 5 4 3 2 1 0 Planerad drift Kontroller Drift.opt/Energi 2002 2003 2004 Mer information Om din organisation är med i någon av våra utvecklingsfonder kan du kostnadsfritt ladda hem skriften När resultatet räknas optimering av egen driftverksamhet i offentliga fastighetsföretag i PDF-format. Skriften kan också beställas på webbutik.skl.se eller på Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (UFOS) webbplats www.offentligafastigheter.se. Där finns ytterligare skrifter om energispararbete. 8