KRISHANTERINGSPLAN Nacka kommun Miljöenheten, 2012 Alice Ahoniemi M 2012-92 13:07
Miljöenheten ska ha: 1 Kopia på G:\MH\Miljöenheten 2 Medlemmar i krisledningsgruppen rekommenderas ha en version på datorns skrivbord eller lätt tillängligt på dator utan nätverksuppkoppling. 3 Pappersversion i KRISPÄRM på enheten 4 Pappersversion i arkivet 5 I USB i klartextarkivet i mappen Krishanteringsplan. Alla dessa ska vara uppdaterade. 2
Innehållsförteckning 1 Bedömning... 4 2 Larm och samling av krisledning... 6 3 Initiala arbetsuppgifter för krisledningen... 13 4 Fortsatta initiala uppgifter för krisledningen... 15 5 Checklistor under fortsättningsfasen... 19 6 Dokumentation... 22 7 Aktiv avveckling av krisen... 23 8 Åtgärder vid ej kris (normal lokal hantering)... 24 9 Telefonlista till miljöenheten... 25 10 Telefonnummer inom Nacka kommun... 26 11 Externa kontaktuppgifter... 27 12 Iordningställande av krisledningsrum... 30 13 Om information till media, allmänhet m fl... 32 14 Om krisplanen... 34 15 Jourschema vid 24 h-kris... 37 16 Händelselogg... 39 17 Instruktion Krislarm för alla på Miljöenheten... 41 3
1 Bedömning Situation: En händelse som kan utvecklas till en kris har upptäckts. En medlem i krisledningsgruppen har tagit emot informationen. 1.1 Ta emot informationen, anteckna den Tag emot och anteckna informationen/händelsen i journal eller nedan. Informationsgivare : namn, telefonnummer: Tid: Informationsmottagare: Beskrivning av händelse: (vad, när, hur, vilka) Fortsätt skriva på baksidan när papprets rader inte räcker Vid fara för liv. Har den som larmar eller någon annan ringt 112? 1.2 Bedöm om händelsen kan föranleda en kris eller inte 1 Innebär händelsen en allvarlig störning eller överhängande risk för allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner? 2 Står stora värden på spel, t ex hälsa/liv, allvarlig miljöskada, stora ekonomiska värden, enhetens eller kommunens rykte eller något annat grundläggande värde? 3 Är det ont om tid, d v s krävs omedelbara beslut eller koordinerade insatser av flera olika verksamheter/myndigheter? 4 Avviker händelsen från det som är förväntat på en miljöenhet? ( D v s kan händelsen innebära att miljöenhetens resurser inte räcker till?) 5 Kan händelsen innebära omfattande negativ massmedial bevakning? (Finns det risk för att massmedia förstorar/ förvanskar/misstolkar händelsen?) 6 Finns det en risk för att våra beslut förvärrar händelseförloppet? 4
Om svaret är JA på en eller flera punkter, fråga 1-6, är det ett krislarm. Larma ordföranden i miljöenhetens krisledningsgrupp för att avgöra på vilken nivå krisen ska hanteras. Gå vidare till kapitel 2. Om svaret är NEJ gå vidare till kapitel 8. OBS! Ordföranden ansvarar för att informera Trygg- och säkerhetsdirektören och Kommunikationsdirektören eller stadsdirektören samt Kontaktcenter! 1 Direktör/chef har också ansvaret för att informera berörda förtroendevalda beroende på händelsens karaktär och då i relation till händelsens omfattning 2 1 Nacka kommuns kommunikationspolicy antagen av KS 2012-01-09 2 Nacka kommuns kommunikationspolicy antagen av KS 2012-01-09 5
2 Larm och samling av krisledning Situation: Ett krislarm har tagits emot. Larmet har bedömts vara av klassen Krislarm enligt kapitel 1. Vid fara för liv. Har den som larmar ringt 112? Larma Miljöenhetens krisgrupp, se larmlista under 2.5. Ordföranden ansvarar för att informera Trygg- och säkerhetsdirektören och Kommunikationsdirektören eller stadsdirektören samt Kontaktcenter! 3 Bege dig så snabbt som möjligt till överenskommen plats eller boka telefonmöte (2.4). Alla i krisledningsgruppen ska se till att de har tillträde till Stadshusets lokaler dygnet runt. 2.1 Hur du kommer in i Stadshuset 4 : I stadshuset finns två olika sorters kortläsare, en äldre och en nyare sort: Den lilla nya och den större äldre kortläsaren. 2.1.1 Hur du larmar av när du är först till avdelningen När man kommer till en läsare som lyser rött innebär det att avdelningen fortfarande är larmad. Fast röd lysdiod Blinkande röd lysdiod Blinkande grön lysdiod Fast grön lysdiod Om kortläsaren är av äldre modell: 1. Håll in ❺ i cirka 5 sekunder. 2. Håll passerbrickan mot läsaren. a. Tryck in din PIN-kod. 3. Dörren är nu avlarmad. Om kortläsaren är av en ny modell: 1. Tryck in ❺+ A 2. Håll passerbrickan mot läsaren. 3. Tryck in din PIN-kod. Dörren är nu avlarmad.. 3 Nacka kommuns kommunikationspolicy antagen av KS 2012-01-09 4 Guide Passersystem, ändrad 2011-10-17 6
2.1.2 Hur du köper tid när du ska stanna kvar efter 19.30 När klockslaget 19.30 slår in blir alla användare i nacka stadshus tvungna att använda sin pin-kod för att komma igenom dörrar. Det man behöver göra för att öppna dörren är att dra passerbrickan över kortläsaren och sedan knappa in sin pin-kod. Man behöver inte trycka in 5+A eller hålla in 5:an. Gäller kortläsare av äldre och den nya modellen: 1. Håll passerbrickan mot läsaren. a. Tryck in din PIN-Kod 2. Dörren är nu avlarmad. 2.1.3 Hur kommer man runt i Stadshuset efter 22.00 Vid 22.00 så börjar alla avdelningar att larmas, och då behöver då skjuta upp pålarmningen, eller köpa tid varannan timme. 15 minuter innan avdelningen larmas på, hörs ett högt ljudande pip som påbjuder att man lämnar lokalen eller köper tid vid närmaste läsare in till avdelningen. Om kortläsaren är av äldre modell: 1. Håll in ❺ i cirka 5 sekunder. 2. Håll passerbrickan mot läsaren. a. Tryck in din PIN-kod. 3. Dörren är nu avlarmad. Om kortläsaren är av en ny modell: 1. Tryck in ❺+ A 2. Håll passerbrickan mot läsaren. a. Tryck in din PIN-kod. 3. Dörren är nu avlarmad. 2.2 Ordinarie lokal: Om Stadshuset är fullt brukbart, bege dig till nedanstående adress: Plats: Stadshuset, Nacka Adress: Granitvägen 15 Lokal: MILJÖENHETENS HEMVIST, Östra flygeln +1 2.3 Reservlokal: Plats: Räddningstjänstens lokaler Adress: Järla skolväg 2 Telefon: 08-721 22 00 (vx) Fax: 08-721 22 23 E-post: brandforsvaret@sbff.se För ytterligare information om iordningställande av krisledningscentralen, se kapitel 13. 7
8
2.4 Vid telefonmöte Om situationen kräver telefonmöte kan du göra så här:. Enligt uppgift från servicecenter (2012-08-28) kommer Nacka att använda en ny tjänst som heter Confy väldigt snart. Men då tjänsten inte riktigt är igång ännu får vi till dess använda telenors motsvarighet till Telias telefonmöten: Konferenssamtal För att starta ett konferenssamtal börjar du med att parkera ett pågående samtal med 2 + lur. Därefter ringer du upp ett nytt nummer på vanligt sätt. När du har ett pågående och ett parkerat samtal, tryck 4 + lur så aktiveras konferenssamtalet mellan dig och dina två deltagare. Vill du lägga till fler deltagare i samtalet parkerar du pågående konferenssamtal med 2 + lur och ringer upp nästa deltagare. Tryck sedan 2 + lur för att aktivera konferenssamtalet mellan befintliga deltagare och den nya. Ni kan vara upp till 6 personer i ett konferenssamtal. 9
2.5 Larmlista: Miljöenhetens krisledning Roll i KLG Namn Telefon Mobiltelefon Ordförande Ersättare - vice ordförande Sekreterare samt vice, vice ordförande Ersättare Koordinator Ersättare Info/Webbmaster Christer Rosenström Arb 08-718 9389 Hem 08-642 8325 070 431 9389 Anna-Karin Ryberg Arb 08 718 76 18 Hem 08 791 7701 070 431 7618 Landet 08 571 532 Alice Ahoniemi 53 Arb. 08 718 9569 Hem 08 7700739 070 431 9569 Anna Green Geraldine Hamad Personal på Staben Jan Johansson Arb 08 7187725 Hem 08 842353 070 431 7725 Arb 08 718 9372 Hem 08 715 7385 070 431 9372 Arb 08 718 070 431 Arb 08 718 9571 Hem: 08-646 43 47 070 431 9571 Ersättare Alkohol Ersättare Livsmedel Ersättare Miljö Magnus Rothman Anna Sessler-Pettersson Anna-Karin Ryberg Malin Berglund Irene Thydén Eva Dahlbäck Arb 08 718 7795 Hem 073 914 1966 070 431 7795 Arb 08 718 7625 Hem 073 650 3406 070 431 7625 Arb 08 718 7618 Hem 08 791 7701 070 431 7618 Arb 08 718 9397 Hem 08 667 1566 070 431 9397 Arb 08 718 9384 Hem 08 84 79 21 070-431 9384 Arb 08 718 9383 Hem 08 715 1035 070 431 9395 Ersättare Miljöbevakning Tore Liljeqvist Birgitta Held-Paulie Arb 08 718 9718 Hem 070 431 1003 070 431 1003 Arb 08 718 9395 Hem 08 716 1096 070 431 9395 1. Risk Manager/ Per Höglund 070 431 8094 Trygg- och säker 2. Kommunikationsdirektör Ann-Sofi Mårtensson 070 431 8709 3. Kontaktcenter 08 718 8089 alt 8089 4. Stadsdirektör Lena Dahlstedt 08 718 7500 10
2.6 Uppgifter och ansvarsområden i krisledningen Roll i krisledningen Ordförande Ansvarig kommunikation Uppgifter/Ansvarsområden 1. Beslutar om ME:s krisgrupp ska samlas. 2. Ordförande i Gruppens ansikte utåt och uppåt. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med miljöenhetens ändamål, arbetssätt och verksamhet.5 3. Ansvarar för rapportering till kommunledningen och MSN. 4. Ansvarar för att, vid behov, begära stöd för hantering av media hos kommunikationsdirektör, pressansvarig och biträdande enhetschef för kommunikationsenheten. 5. Ordförandens roll är att sammankalla till möte. Ansvar för att alla deltagare blir kallade, tar fram dagordning och begär in de handlingar som berör de frågor som ska hanteras. 6. Ordföranden ska leda mötet, se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals. Ordförande fördelar ordet mellan de olika deltagarna. Ordförande ska ge alla ledamöter möjlighet att ta plats och bidra till mötets beslutunderlag. 7. Ordförande ska också tydliggöra diskussioner och de beslut som fattas på mötet. 8. Ansvarar för beslut om att skjuta upp krishanteringen till kommunens centrala krisledningsgrupp. 9. Ansvarar tillsammans med sekreteraren för uppdatering av krishanteringsplanen och lärande efter kriser. 1. Har kontakter med kommunens informatörer, i synnerhet kontakter med kommunens pressansvarige. Har eget kontaktnät. 2. Ansvarar för upplägg av kriskommunikationen. 3. Bearbetar underlag för publicering i olika kanaler. 4. Gör bl a nätspaning och sökningar om händelsen. 5. Kan hämta stöd från kommunikationsenheten vid behov, här finns kommunikationsdirektör, pressansvarig och biträdande enhetschef för kommunikationsenheten. 6. Ansvar för att rapportera larm vidare till ordförande. 7. Behöver ha god kunskap om webb/internets möjligheter och brister 5 http://www.forening.se/fortroendevalda/styrelsen/ordforande/ 11
Sekreterare Ordförande när ingen av de utpekade ordförandena är tillängliga Koordinator Ansvar Alkohol Ansvar Livsmedel Ansvar Miljö Ansvar Miljöbevakning 1. För minnesanteckningar från möten. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs, men det är viktigt att alla beslut protokollförs. 2. Syftet med att skriva ett protokoll är underlätta för gruppen att se vad som har diskuterats och beslutats. Självklart underlättar det också för gruppens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats. 3. Ansvarar för att krisloggar finns framme, 4. Påminner ansvariga om vad som beslutats på möten och vid behov driver på att det som beslutats görs. 5. Ansvarar för att uppdatera krishanteringsplanen. 6. Ansvar för att rapportera larm vidare till ordförande. 7. Behöver ha kunskap om olika former av krisdokumentation 8. Beslutar om ME:s krisgrupp ska samlas om inte någon av ordförandena är tillgängliga. 1. Administrativt ansvarig. 2. Sakkunnig i personalfrågor. 3. Ansvar för att rapportera larm vidare till ordförande. 4. Har eget kontaktnät inom lagområdet. 1. Sakkunnig inom alkohollagstiftning och frågor om detta. Sakkunnig inom livsmedelslagstiftning och frågor om detta. Sakkunnig inom miljölagstiftning och frågor om detta. Sakkunnig i frågor om Nackas faktiska miljötillstånd. 2. Tar fram faktaunderlag inom sina arbetsområden till kommunikatören. 3. Alla har ansvar för att rapportera larm vidare till ordförande. 4. Har egna kontaktnät inom sina arbetsområden. 12
3 Initiala arbetsuppgifter för krisledningen Situation: Krisgruppen har larmats och den har samlats i krisledningslokalen eller till telefonkonferens. Ordförande leder mötet/arbetet. 3.1 Krisledningsgruppen samlas 0. Ordföranden i krisledningsgruppen ansvarar för att gå igenom dessa checklistor: 1. Säkerställ att räddningstjänst/polis är larmad vid behov. 2. Säkerställ att sekreterare i krisgruppen för loggbok över de beslut som tas och åtgärder som vidtas. t ex i Händelselogg kapitel 16. 3. Fokusera på att visa empati för inblandade/ anställda/ anhöriga/ kommuninvånare. 4. Gå snabbt igenom checklistan under punkt 3.2, under max 10-15 minuter (uppskattning av krisens omfattning). 3.2 Krisledningen bedömer krisens omfattning 1. Vad har hänt? Händelseförlopp: 2. Om det är en oljeolycka till havs ska Nackas Oljeskyddsplan tillämpas. Ta då fram den aktuella pärmen eller sidan på intranätet. http://mossint02:8080/web/politik_organisation/sa_styrs_nacka/sa_ styrs/regelverk/sakerhet_beredskap/sidor/oljeskyddsplan.aspx 3. När hände det? 4. Var hände det? 5. Vilka/vad har drabbats? 6. I vilken omfattning har de/det drabbats? 7. Tillhörighet var/vem tillhör den/det som drabbats intern/extern organisation, personal/verksamhet eller någons egendom? 8. Vilka är källan/källorna till informationen? Är källan Tillförlitlig? Saklig? 13
9. Vilket behov av samverkan/resurser finns? 10. Hur kommer media troligtvis att förhålla sig till det inträffade? 11. Besluta om kommunens centrala krisledningsgrupp ska kallas in. 12. Trygg- och säkerhetsdirektören (Risk Managern), Kommunikationsdirektören eller Stadsdirektören samt Kontaktcenter ska alltid informeras! 13. Fastställ om det är aktuellt med VMA (Viktigt Meddelande till Allmänheten). Kontakta i så fall 112. SOS vidarebefordrar en begäran till sändningsledningen på Sveriges Radio via SOS-Centralen i Stockholm. 14. Be varje representant i krisgruppen kortfattat bedöma hur händelsen kan påverka deras ansvarsområde på kort och lång sikt. 15. Besluta vilket mål vi har med hanteringen av aktuell kris. 16.1 Besluta om vilka personer som i den aktuella situationen ska ingå i krisledningsgruppen. OBS! Var medveten om behovet av att kunna byta ut ordinarie i krisledningsgruppen mot ersättare då krisen varat mer än 12 timmar. 16.2 Vissa deltagare bör nu larma av. De behöver inte vara aktiva i krisledningen. Aktörer från lagområden som är berörda stannar kvar. Dessa förblir aktiva i ledningsgruppen. 17. Besluta om tid för nästa möte för avrapportering, förslagsvis var 60:e minut eller enligt överenskommen tid. 18. Gå till kapitel 5.3 och inblandade funktioner börjar hantera händelsen bland annat med stöd av checklistorna. 14
4 Fortsatta initiala uppgifter för krisledningen Situation: Ett krislarm är initierat och krisledningen har larmats. Krisledningen har gått igenom kapitel 3 och gjort en första uppskattning av krisens omfattning. 1. Ansvariga för de lagområden som är berörda av krisen stannar kvar. De förblir aktiva i krisledningsgruppen. 2. Lagområdesansvariga kontaktar sina kollegor/nätverk operativ krishantering startar. Se kapitel 9 för miljöenhetens interna kontaktlista. Kapitel 10 och 11 innehåller andra interna och externa kontaktuppgifter. 4.1 Ledningsgruppen larmar operativ grupp Larma Alkoholhandläggarna Programansvarig för Alkohollagen: Anna Sessler-Pettersson Larma Livsmedelshandläggarna Programansvarig för Livsmedelslagen: Malin Berglund Larma Smittskyddsansvarig Programansvarig för Smittskyddslagen: Christer Rosenström Larma Miljöhandläggarna Programansvarig för Miljöbalken: Erik Moelv Larma Info och webbsökning/spaning Ansvarig: Jan Johansson Vid den operativa gruppens första möte använder gruppen checklistorna under kapitel 5.3. 15
4.2 Dagordning för krisledningens återkommande möten 1. Ordföranden ansvarar för att gruppens medlemmar avrapporterar kort, ca en minut per funktion, förslagsvis var 60:e minut eller enligt överenskommen tid. Gå igenom nedanstående punkter: Nulägesbeskrivning? Vilka åtgärder är vidtagna? Vilka åtgärder är planerade? Vilket behov av samverkan/resurser finns? 2. Säkerställ att alla åtgärder, beslut och kontakter som tas, loggas i loggbok, t ex i Händelselogg kapitel 16. 3. Dokumentera översiktsbild/lägeskarta på white-board eller motsvarande. 4. Klargör/ påminn om Miljöenhetens roll och ansvar i krissituationen. 5. Upprätta/uppdatera en enhetsövergripande konsekvensbedömning.. 6. Påminn om målet vi har med hanteringen av aktuell kris. 7. Besluta om beslutat mål fortfarande är aktuellt. Vad ska vi uppnå för att kunna säga att krishanteringen har lyckats? Alla ska ha samma mål. 8. Säkerställ att den centrala krisgruppen hålls uppdaterad. 9. Säkerställ att kontaktcenter (KC) informeras om läget/situationen. 10. Försäkran om krisledningsgruppens välbefinnande (behov av mat, dryck, vila, ökat stöd, utbyte av medlemmar etc.). Gäller även att bevaka de operativa krishandläggarnas behov. 11. Besluta om tid för nästa avrapportering. 16
4.3 Checklistor för initial fas för operativ krishantering 4.3.1 Övergripande checklista för operativ krishantering 1. Fokusera på att visa empati och medkänsla för drabbade, personal och anhöriga. 2. Kom överens om intervall för när resurspersoner ska återrapportera till krisledningsgruppen och loggboksansvarig. 3. Dokumentera alla beslut, kontakter och åtgärder inom gruppen i syfte att lätt kunna överlämna funktionsansvar till annan inom eller utom gruppen. 4. För ekonomisk loggbok. Överväg att lägga upp särskilda konton för kostnader uppkomna i samband med krissituationen. 4.3.2 Generell arbetschecklista för operativa krishanterare 1. Kontakta räddningstjänst/sjukvård/polis vid behov. 2. Bedöm orsak, omfattning och lokalisera källan till händelsen. 3. Vid smittspridningssituation, säkerställ att smittskyddsläkare och Smittskyddsinstitutet kontaktats för informationsutbyte. 4. Vid olje- eller kemikalieutsläpp, använd tillämpliga delar av checklistor i oljeskyddspärmen för stora oljeutsläpp eller utsläppsrutinen i kompassen för kemikalieutsläpp. 5. Klargör Miljöenhetens kontra Nacka kommuns roll i frågan. Beakta särskilt tillsynsfrekvens och reflektera över mut- och jäv. 6. Kontakta aktuell vägledande eller ansvarig myndighet, se kapitel 11 Viktiga externa kontakter. 7. Om aktuellt, ta fram gällande detaljplaner/översiktsplaner/ bygglov eller skikt i SOLEN. 8. Ta fram berörda ärenden/underlag/arkivmaterial samt annan fakta kring sakfrågan. 9. Ta fram och beakta policys, lagar och regler, principer, styrdokument och riktlinjer i sakfrågan. 10. Säkra att lagar, policys och styrdokument har relaterats riktigt till sakfrågan. 11. Vid upptäckta ekonomiska oegentligheter, säkerställ att Stadseller kommunjurist, samt Ekonomidirektör kopplas in. 17
12. Klargör vilken information som bör spridas och vilken information som måste sekretessbeläggas. Kommunicera detta med krisledningen samt Infoansvarig. 13. Koppla in kommunens juridiskt ansvarig för rättslig bedömning om sekretess är relevant. 14. Kontakta berörda företag och klargör fakta och ansvar om tillämpligt. 15. Förbered bakgrundsfakta/statistik för information till Infoansvarig. 16. Överväg om polisanmälan är tillämpligt. 17. Säkra kritiskt information, materiel om tillämpligt. 18. Rapportera till nämnden och infoansvarig i krisledningen. För fortsatt hantering se även checklistor 6.2-6.3 Tänk på! De flesta kriser på företag beror på Felaktiga beslut av ledningen Interna problem Ingen eller felaktig kommunikation vid viktiga händelser Dålig kommunikation vid olyckor Kan det gälla i kommuner också? Om det är så, hur ska Du själv agera för att inte förvärra krisen? Undvik prestige, var ödmjuk, lyssna och stötta andra. Var också öppen för andras synsätt, kom med alternativa förslag! Uppdra åt någon lämplig i gruppen att agera som djävulens advokat. Genom att ifrågasätta våra egna slutsatser så att vi får en bredd i tänkandet och på alternativa lösningar! 18
5 Checklistor under fortsättningsfasen Situation: Krisens initiala fas är förbi. Checklistor för initial fas är genomgångna. (Här följer checklistor för fortsättningsfas för respektive utsedd funktion) 5.1 Beslut om att avluta krishanteringen. Är det fortfarande kris? Besluta när krisen är över. Se kapitel 7, för att avsluta. Om det fortfarande är krisläge kan du fortsätta med stycke 6.2 5.2 Övergripande checklista Försäkra er om alla gruppmedlemmarnas välbefinnande (behov av vila, mat, dryck, ökat stöd etc.). Bedöm eventuell långsiktig påverkan på verksamheten. Se över behov av samt planera införande av nya rutiner, riktlinjer etc. Kartlägg och upprätta alternativa möjligheter på längre sikt. Sammanställ och redovisa eventuella utlägg eller särskilda kostnader som uppkommit som en följd av krisen. Checklista 5.2 ska gås igenom av den operativa gruppen. Stryk de punkter på checklistan som inte är relevanta för er grupp, men motivera kort skriftligt varför punkten inte är relevant just då. (Det räcker med att notera att frågan inte bedöms vara relevant/aktuell ) Varje representant/ersättare i krisledningsgruppen är ansvarig för att vid behov kalla in och leda, eller samverka med den som är programsansvarig för respektive operativ grupp 19
5.3 Generell checklista Vid smittspridningssituation se kapitel Livsmedel och smittskydd Om stort oljeutsläpp till havs inträffat se Oljeskyddsplanen. Om kemikalieutsläpp inträffat, säkerställ att resultat från provtagning och tillsynsrapporter behandlas. Se rutin vid olyckor i KompassN. Kommunicera med berörd verksamhet och Infoansvarig. I samråd med Infoansvarig, avgör hur händelsen ska kommuniceras till kommuninvånare, intresseorganisationer, medarbetare etc. Beakta särskilt Miljöenhetens ansvar i frågan. Kontakta berörda företag för att klargöra fakta och ansvarförhållanden, samt vad Nacka kommun gör och kan bidra med samt krav på verksamheten. Säkerställ att kontinuerlig kontakt upprätthålls med vägledande eller berörd myndighet. Se kontaktuppgifter i kapitel 12 Viktiga externa kontakter. Om aktuellt, ta fram berörda handlingar såsom detaljplaner, översiktsplaner bygglov eller kartor och förmedla underlaget till Kommunikation. Ta fram och gå igenom berörda ärenden, underlag och dylikt relaterade till händelsen. Säkerställ att gällande lagar, policys, rutiner och riktlinjer beaktas. Vid upptäckta ekonomiska oegentligheter, stöd Stadsjurist samt Ekonomidirektör med framtagandet av handlingar. Överväg om polisanmälan är tillämpligt. Säkerställ att polisanmälan görs. Rapportera löpande till nämnden. 5.4 Områdesspecifika checklistor 5.4.1 Akut händelse - nödsituation Se kommunens generella akutplan. Akutplanen innehåller viktig information om vad du bör göra i en nödsituation. Den finns i enhetens post- /postrum och på KanalN. 5.4.2 Livsmedel och smittskydd Se utbrottslathund för vid smittskydds eller livsmedelsutbrott. 5.4.3 Stort oljeutsläpp till havs Se särskild oljeskyddsplan, finns som pärm på enheten och KanalN. 20
5.4.4 Miljöskydd hälsoskydd Övrigt se rutin om olyckor i KompassN för ev vägledning 21
6 Dokumentation 6.1 Dokumentations- och uppföljningsrutiner. Dokumentera och samla in följande: 1. Tidpunkt för alla beslut och ställningstaganden, stora som små, som påverkat hanteringen av händelsen. 2. Fotografera white-boards före varje ändring, så det framgår vilken kunskap som fanns när ett visst beslut togs. 3. När det händer något, är det mycket är det svårt att veta vad man visste när ett beslut togs. Det är särskilt viktigt att ha koll på efteråt, när hanteringen av krisen granskas av andra, t ex kommunledning, andra myndigheter, media. 4. Tidpunkt för all mail-korrespondens dokumenteras automatiskt i OUTLOOK. 5. Vid mail-korrespondens, skicka ALLTID en kopia på alla mail (både inkommande och skickade) till miljoenheten@nacka.se 6. Tidpunkter för alla telefonsamtal som gjorts finns loggade i mobilerna. 7. Använd mobilkamerans alla funktioner för att dokumentera! Även möjligheten till bl a röstanteckningar. 22
7 Aktiv avveckling av krisen Krisen måste avslutas aktivt, den ska inte tillåtas avsluta sig själv. Risken är överhängande att någon annan tar över och avslutar den med sin version av vad som hänt. Ordföranden ska aktivt informera i media/hemsida om att krisen är avslutad. 7.1 Ordförandens roll vid avslutning av krisen Här måste ordföranden bl a peka på: Vad som kommit fram under krisen och hur det ska hanteras i framtiden för att det inte ska hända igen. Lärdomar av krisen Eventuella omedelbara förändringar i rutiner Berätta att krisen ska följas upp och ansvar ska krävas för dem som är ansvariga till krisen, om det finns någon. Häng inte ut någon, utan var saklig! Uppdateringar som krävs i krisberedskapen efter händelsen etc Intern/extern utredning kommer att genomföras. 7.2 Förbättra krisplanen efter en kris Krisplanen ska inte läggas ut på Nacka kommuns externa hemsida. Däremot ska den finnas på intranätet och i en särskild krispärm, samt på separat minne. Krisplanen är en arbetshandling som ständigt ska utvecklas och förbättras så att den stämmer överens med vår verklighet. Därför ska; Denna krisplan ses över efter varje kris och övning. Erfarenheter efter hanteringen läggas in som förbättringar Felaktigheter i planen rättas till så att den stämmer med verksamheten. Ansvar för att uppdatera krisplanen ligger hos sekreteraren och ordförande. Checklistorna under kapitel 5 och 6 utvecklas av dem som kan sakområdet bäst.. 23
8 Åtgärder vid ej kris (normal lokal hantering) Hur ska händelsen hanteras om den INTE bedöms utgöra en kris/allvarlig händelse? Händelsen hanteras då med hjälp av eventuella rutiner i KompassN. Ett stort besvärlig och ibland långvarigt eller mentalt tungt ärende bör om möjligt hanteras av en huvudhandläggare och en stödhandläggare, eller två jämbördiga handläggare. Det är viktigt att se till att båda handläggarna får ta del av all korrespondens i ärendet så de kan stötta varandra. Om ett ärende är av sådan art som anges ovan så ska handläggaren uppmärksamma sin grupp eller miljöenhetens chef om detta. Tillämpliga delar av denna krishandledning kan användas om handläggaren bedömer att den kan vara ett stöd... 24
9 Telefonlista till miljöenheten I alfabetisk ordning till miljöenhetens personal, samt några andra viktiga nummer nederst på sidan, se även kap 10-11. Namn kortnamn Tele mobil Alice Ahoniemi AAI 9569 070-431 9569 Anna Engström ANNENG01 9394 070-431 9394 Anna Green ANNGRE 7725 070-431 7725 Anna Sessler Pettersson ANSEPE 7625 070-431 7625 Anna-Karin Ryberg ANNRYB 7618 070-431 7618 Anneli Castan ANNCAS 9286 070-431 9286 Birgitta Held-Paulie BHP 9395 070-431 9395 Christer Rosenström CRM 9389 070-431 9389 Dunia Daoud DUNDAO 8997 070-431 8997 Emma Rosengren EMMROS 7878 070-431 7878 Erik Moelv ERIMOE 9311 070-431 9310 Eva Dahlbäck EDK 9383 070-431 9383 Geraldine Hamad GHD 9372 070-431 9372 Iréne Thydén IEBA 9384 070-431 9384 Jan Johansson JJN 9571 070-431 9571 Jenny Eriksson JENERI02 8998 070-431 8998 Jon Elfving JONELF 9382 070-431 9382 Li Ernhoff LIERNH 9313 070-431 9313 Lina Svärd LINSVA 9336 070-431 9336 Lisa Schildt LISSCH 8960 070-431 8960 Magnus Rothman MAGROT 7795 070-431 7795 Malin Berglund MALBER 9397 070-431 9397 Marit Lundell MRILUN 9474 070-431 9474 Petra Norman PETNOR 8340 070-4318340 Sven Axelsson SVEAXE 7718 070-431 7718 Tore Liljeqvist TORLIL 8718 070-431 1003 Faxnr till miljöenheten 08-718 9179 Kontaktcenter 8089 Växeln, externt 08-718 8000 Växeln, internt 8000 Digitala 7998 Helpdesk 9250 Reception 9010 Registrator 9252 Polisen 995 11414 SOS-Larm 112 Södertörns Brandförsvars förbund (SBFF) 08 721 2200 25
10 Telefonnummer inom Nacka kommun Det finns en övergripande krisberedskapsplan för Nacka, den visar hur Nacka kommuns ledning ska agera i kris. Telefonnummer till kommunens krisledningsgrupp. De första tre ska alltid informeras! Om inte kommunikationsdirektören går att få tag i, informera stadsdirektören istället. Funktion Tele Namn 1. Risk Manager/Trygg- 070 431 8094 Per Höglund och säkerhetsdirektör 2. Kommunikationsdirektör 070 431 8709 Ann-Sofi Mårtensson 3. Kontaktcenter 8089 4. Stadsdirektör 070 7500 Lena Dahlstedt VA-jouren 070 431 9900 Vägjouren 070 431 9999 Växeln, internt 8000 Växeln, externt 08-718 8000 Reception 9010 Ordföranden i MSN 070 431 9224 Cathrin Bergenstråhle Sekreterare i MSN 070 431 8371 Malin Westman Direktör M&S 070 431 9460 Anders Ekengren 26
11 Externa kontaktuppgifter Myndigheter Media Avfallshantering Labb Saneringsföretag Några verksamheter i Nacka Frivilliga resursgrupper (FRG) Lokala intresseföreningar och lokala samfund POSOM lokalt psykiskt och socialt omhändertagande 11.1 Myndigheter: Havs- och vattenmyndigheten: 010-698 60 00 e-post: havochvatten@havochvatten.se Kemikalieinspektionen: 08-519 41 100 Kustbevakningen, Regionledning Ost: 08-789 7900 (vxl) Livsmedelsverket: 018-17 55 00 (vxl) Utbrottsjouren (mob) kontorstid: 0733-545 323. Kvällstid och helger kontakta SOS Alarm 018 13 01 10 så får du anknytning till Tjänsteman i beredskap (TIB) Länsstyrelsen: 08 785 40 00 (vxl) Tjänsteman i beredskap (TIB) Länsstyrelsen: nås genom SOS Alarm MSB/ Myndigheten för samhällsskydd och beredskap: 0771 240 240 MSB/ Krisinformation.se finns på internet Tjänsteman i beredskap (TIB) MSB: 054-150 150 Naturvårdsverket: 010-698 10 00 Oljejouren (Naturvårdsverket): 08-698 1116 (ingen myndighet- expert) Polisen Nackadistriktet: 08-401 60 05 eller 114 114 Räddningstjänsten i Nacka/ SBFF: 08-721 22 00 Sjöfartsverket: 11-19 10 00 SMHI: 011-495 80 00 Socialstyrelsen: 075-247 30 00 (vxl) http://www.smhi.se Stockholm Vatten AB: 08-522 120 00 och Fax: 08-522 120 02. Vid akuta ärenden på kvällar, nätter och helger, kontakta SOS Alarm, telefon: 08-454 25 70 VAKA vattenkatastrofgrupp nås dygnet runt via SOS-alarm tel 020-30 20 30 27
11.2 Media Lokalradion: Radio Nacka FM 99.9 MHz, studion: 08-716 4417, fax 08-716 4418 Sveriges Radio: 08-784 50 00 SR Stockholm P4 Stockholm P5 Radio Stockholm Lokaltidningar: Nacka Värmdö-posten (Red): 08-555 266 20 och fax: 08-555 266 41 Mitt i Nacka, centrala redaktionen: 08-550 550 00 (vxl) 11.3 Avfallshantering Avfall Sverige: http://www.avfallsverige.se ; 040-35 66 00 (vxl) Huddinge: Sofielunds återvinningsanläggning, Helena Franzén, tel 08-522 23738 Kumla: SAKAB deponi, Thomas von Kronhelm, tele 070-3757828 Upplands-Bro: Högbytorps avfallsanläggning Vallentuna: Löt avfallsanläggning, Richard Cervin, tele 08-50580448 Värmdö: Koviks Återvinningsanläggning, Anna Janackovic, tele 0708-89 58 89 11.4 Labb: ALcontrol AB: 013 254900 Har även provtagarservice!! 11.5 Saneringsföretag Cija-tank/ Nacka: 08-556 617 30 Ocab Stockholm Söder/Norsborg: 08-534 702 50 Rönnö Service/Stockholm: 08-667 99 65 11.6 Verksamheter i Nacka Bergs Oljehamn, Svenska Statoil AB. Depåchef Hans Mårtensson mob: +46 70 429 66 55 tele: +46 8 429 66 55 e: shma@statoilfuelretail.com Erstaviks Godsförvaltning: Ledning: Carl af Petersens, Tele: 08-717 54 24; Mob: 0707-83 99 52, E-post: carl@erstavik.se Fastighetsansv: Claes Nydén, Tele: 08-717 53 66, Mob: 0705-47 96 20 E-post: claes@erstavik.se 28
11.7 Frivilliga resursgrupper Katastrofhjälp för fågel och vilt (KFV) Tele: 070-547 1610 Nacka-Värmdö Räddningssällskap, NVRS kallas genom Nackas säkerhetssamordnare eller av räddningsledaren Rädda Barnen: Tele 08-698 9000. E-post: info@rb.se Sjöräddningssällskapet, Tele: 031-761 42 13, Jour: 0705-80 82 01, E-post: rs.stockholm@ssrs.se, http://www.sjoraddning.se/stockholm/ 11.8 Lokala intresseföreningar och lokala samfund Se Nackas föreningsregister, länk http://www.nacka.se/underwebbar/föreningsaktiv/foreningsregister/sidor/default. aspx I registret är finns båtklubbar, idrottsföreningar, frivilliga försvarsorganisationer, invandrarföreningar, natur- och miljöföreningar, opinonsföreningar (Amnesty, Rädda barnen). Islamiska Kulturföreningen i Fisksätra: 08-717 49 34, ikff@spray.se Jourhavande präst nås via 112 Svenska kyrkan, Nacka Församling: 08-546 06 100 Nacka missionsförsamling: 08-715 29 15 Frälsningsarmén Nacka: 08 715 01 17 S:t konrads katolska församling Caritas Nacka-Värmdö: 08-466 97 45 Pingstkyrkan i Nacka: 08 747 04 49 11.9 POSOM- Psykiskt och socialt omhändertagande I Nacka kommun ansvarar socialtjänsten för POSOM. Personalen inom individoch familjeomsorgen har de kunskaper som krävs för att kunna bistå människor för psykiskt och socialt omhändertagande, POSOM-grupper. Dessa kan kallas in av ansvariga inom kommunen, till exempel en räddningsledare. 29
12 Iordningställande av krisledningsrum 12.1 Krisledningsrummets utrustning Sekreteraren ansvarar för att kontrollera att krisrummets utrustning är på plats och fungerar. Inredning och utrustning som underlättar krishantering: Miljöenhetens Krisplan Nacka kommuns Oljeskyddsplan Loggbok Block och pennor Blädderblock Whiteboardtavla med pennor Två lediga rum Extra mobiltelefoner (+SIM-kort) samt extra batterier och laddare. Bärbar dator uppkopplingsbar mot Internet (även trådlöst). Laddare till dator, samt ev. extra batteri. Skrivare Fax och kopiator i närheten Projektor TV med inspelningsmöjligheter Radio med extra batterier Väggklocka Telefonkataloger/listor, externt och internt 30
12.2 Utrustning i reservlokal på brandstationen/sbff Om krisledningen ska samlas i reservlokalen på brandstationen, Kontakta först SBFF och meddela att vi kommer. Vi kan använda den befintliga utrustningen som finns i antingen ett kontor eller ett sammanträdesrum beroende på vårt behov. Trådlöst Internet finns på brandstationen. Vi får ta med oss egen utrustning, t ex telefoner och datorer. 31
13 Om information till media, allmänhet m fl 13.1 Att tänka på vid kontakt med media: Är du rätt person att ställa upp på intervjun? Tänk igenom vilket budskap som ska förmedlas. Var lugn och förtroendeingivande. Spekulera inte om orsak till händelsen om orsaken är okänd. Ljug inte. Fokusera på empati och medkänsla för de drabbade, deras familjer, personal och anhöriga. Undvik att utse syndabockar. Försök inte att missleda journalisterna eller mörklägga fakta. Använd enkla, vardagliga uttryck, undvik fackspråk, var kortfattad. Se till att ert viktigaste budskap kommer med. Svara inte på frågor som du inte förstår. Låt inte journalisterna lägga ord i din mun. Ge ingen information off the record, dvs. uppgifter som inte är avsedda för publicering. Bemöt felaktigheter och osanningar omedelbart. Ta upp olika aspekter i rätt ordning; o Människors liv och hälsa o Inverkan på miljö och omvärlden o Inverkan på den egna organisationen Be att få korrekturläsa artikeln innan den publiceras. 32
13.2 Nacka kommuns kommunikationspolicy Nackas kommunikationspolicy gäller även vid miljöenhetens krishantering. Policyn hittar du genom att markera och kopiera hela adressen nedan och klistra in den i webbläsaren http://www.nacka.se/web/politik_organisation/sa_styrs_nacka/sa_styrs/re gelverk/documents/policy_program/kommunikationspolicy.pdf Vid en allvarlig händelse som innebär att miljöenhetens krisledningsgrupp går i stab enligt denna krishanteringsplan gäller följande. Aktuell direktör/chef ansvaret för att lösa uppgiften. Direktör/chef har också ansvaret för att informera kommunikationsdirektören, trygg- och säkerhetsdirektören eller stadsdirektören samt berörda förtroendevalda beroende på händelsens karaktär och då i relation till händelsens omfattning. Vid en allvarlig händelse där Nacka kommuns centrala krisledningsgrupp går i stab planeras alla informationsinsatser centralt. Kommunikationsdirektören, i samråd med stadsdirektören, fastställer kommunikationsstrategi och kommunikationsplan för den aktuella krissituationen. Information till anställda och eventuellt anhöriga görs i samråd med personaldirektören. Den som kommunikationsdirektören utser, ansvarar för kontakter med massmedia. Se även Nackas kommunikationspolicy kap7 Krisinformation. 33
14 Om krisplanen Kapitlet ger en kort beskrivning av krisplanen, dess syfte och utformning. 14.1 Krisbegreppet Inom enhetens verksamhet finns olika hot och risker som kan utvecklas till kriser. En kris måste kunna hanteras samtidigt som den ordinarie verksamheten pågår i kommunen. Med kris menas: En kris är en händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället och hotar grundläggande värden och funktioner. Kris är ett tillstånd som inte kan hanteras med normala resurser och organisation. En kris är oväntad, utanför det vanliga och vardagliga och att lösa krisen kräver samordnade åtgärder från flera aktörer. Begreppet har inte definierats i lag 6. En kris kan kännetecknas av: Ovisshet Stress Stora värden står på spel. Vanliga resurser räcker inte Vardagliga rutiner fungerar inte. 14.2 Krishantering Här nedan beskrivs krishanteringen för enheten i ord det gäller främst larmkedjan, dokumentation, rutiner och instruktioner mm. 14.2.1 Larmkedjan Anställd på miljöenheten larmar någon i krisledningsgruppen (KLG) efter att ha svarat JA på någon av de tre krisfrågorna i kap17. Deltagare i KLG kontaktar gruppens ordförande efter att ha besvarat frågorna i kap 1. Ordförande bestämmer i samråd om hela krisledningsgruppen ska samlas. Om beslut tas att samtliga ordinarie deltagare ska kallas in. Kontaktas ordinarie i första hand, annars kallas ersättaren in, enligt kap 2. Samling kan ske på olika sätt beroende på situation. Krisledningslokalens utrustning beskrivs i kap 12. 6 Olyckor och kriser 2009/2010. MSB. Sid 24 34
KLG 7 går igenom frågor i kap 3. Därefter beslutas vilka funktions-/lagområden ska fortsätta vara med i KLG. De lag-/ funktionsansvariga som stannar kvar i krisledningen, kontaktar sina nätverk/kollegor enligt kap 4. Den operativa krishanteringen görs av experterna/handläggarna/inspektörerna. Krisledningen ska ge de operativt arbetande optimala förutsättningar för att hantera krisen så bra som möjligt. Läs om förväntningar på de olika rollerna (14.3 och 14.4). De operativa krishanterarna rapporterar via sin lag/funktionsansvarige till KLG. KLG rapporterar till media, vid kontakter ska kap 13 följas. Om hanteringen övergår i arbete dygnet runt, finns jourschema i kap 15. Både KLG och operativa krishanterare ska; använda rutiner, om sådana finns i KompassN, stöd från andra myndigheter kap 11, dokumentera, dokumentera och dokumentera beslut, kontakter, åtgärder åtminstone när, vem och varför enligt kap 6 och händelselogg i kap 16. specialistkompetenser, kapitel 10 och 11. andra egna kontaktnät, kap 9. kunskap om kompetenser i företag i kommunen som kan behövas, egna erfarenheter, individuella färdigheter (t ex språk) för att hantera krisen. Fantasi och kreativitet är önskvärt, men kan vara svårt under press. När hanteringen av situationen börjar normaliseras, ska krisen avslutas aktivt av KLG. Kapitel 7. Därefter börjar lärandet, kap 6 och 7. För att lära oss av det som hänt, är det viktigt att analysera händelsen och konsekvenser noga. Målet är att förebygga och ha en bättre förmåga att hantera liknande situationer framöver (vad var det som hände? varför blev påverkan så stor? vad ska göras för att undvika upprepning?). En viktig del i lärandet är att ta fram förslag på åtgärder som kan leda till ett förbättrat skydd för såväl samhället som för enskilda aktörer. Utredningen behövs också för att kunna avkräva ansvar från den som bedöms ha orsakat krisen. 7 krisledningsgruppen 35
14.3 Förväntningar på KLG 1. KLG ska ge de operativa handläggarna förutsättningar för att kunna sköta sitt arbete, t ex underlätta samordning genom att kontakta andra verksamheters ledare om det är nödvändigt. 2. KLG ska se till att strukturen hålls, att målen bevakas, att besluta om övergripande frågor och stötta de operativa grupperna när de inte klarar av att ta beslut. 3. KLG ska ge de operativa handläggarna sådana förutsättningar att de kan göra sitt jobb på bästa sätt. 4. KLGs ordförande är enhetens ansikte utåt om inte annat beslutas av krisledningen. 5. Att vi samarbetar prestigelöst med varandra och tar nödvändiga beslut. 14.4 Förväntningar på de operativa krishandläggarna 1. Vi löser detaljfrågor med expertkunskaper. 2. Att vi samarbetar prestigelöst och tar nödvändiga beslut. 3. Att vi dokumenterar tidpunkt, beslut, kontakter och åtgärder som gjorts samt med vilken information som fanns till grund för besluten. 4. Om en fråga bedöms vara för stor för gruppen eller när beslut inte kan/får tas av olika skäl ska den skjutas till KLG. 5. Att vi arbetar efter samma mål som KLG. 6. Att vi informerar KLG vad som krävs för att vi ska kunna agera/ hantera ett problem, samordna med andra, mera personal, utrustning. 7. Vi informerar KLG om vilka beslut och åtgärder som tagits, vilka slutsatser vi kommit fram till. 36
15 Jourschema vid 24 h-kris Om krisen kräver dygnet runt-beredskap upprättas nedanstående jourschema. Initialt beslutas vilka funktioner som krävs, samt vilken längd på passen som skall gälla. Överväg om det för vissa funktioner kan vara tillräckligt med endast telefonpassning. Ingen person, oavsett funktion, får arbeta för många timmar i sträck! Kl: - Kl: - Kl: - Kl: - Namn: Namn: Namn: Namn: 37
38
16 Händelselogg Situation: Miljöenheten befinner sig i ett krisläge. Med hjälp av denna händelselogg ska sekreteraren notera alla viktiga händelser, tidpunkter och beslut/åtgärder under krisen. En loggbok ska föras för att hålla gruppen orienterad i tiden, för att man ska veta vilka åtgärder som vidtagits och för att vid en eventuell utredning kunna påvisa vad som gjorts och när det gjordes. Datum: Sekreterare: Dokumentera: 1. Vad vet vi? 2. Vad är osäkert? 3. Vad vet vi att vi inte vet? 4. Vem ska göra vad? 5. Vilka beslut tas? 6. När tas beslutet? Datum och klockslag. 7. Är det miljöenheten som äger krisen? 8. Vilka har informerats? 9. Hur har vi informerat? 10. När gavs den informationen? 11. Räcker dessa infokanaler? 39
INSTRUKTION: Ange tidpunkten då en händelse inträffat och då ett beslut tagits. Tidpunkt Händelse/Indata Åtgärd/Beslut Ansvarig Klart när/ Genomfört 40
17 Instruktion Krislarm för alla på Miljöenheten När du upptäcker eller får info om något som kan utvecklas till en krissituation, för miljöenheten/ Nacka kommun, ska du larma miljöenhetens krisledning! Följ vägledningen nedan. Larma hellre en gång för mycket! 17.1 Ska jag larma? 1: Innebär olyckan/ händelsen en risk för allvarlig störning? Vid akut fara för liv eller stor miljöolycka, larma genast 112. 2: Står stora värden på spel, t ex hälsa/liv, allvarlig miljöskada, stora ekonomiska värden eller enhetens/kommunens rykte? 3: Krävs omedelbara beslut eller koordinerade insatser för att hantera händelsen? Om svaret är JA på en eller flera frågor eller om du är osäker: Larma genast någon i enhetens krisledningsgrupp, se nedan Roll Namn Telefon (mobil) Ordförande Christer Rosenström 070 431 9389 Sekreterare Alice Ahoniemi 070 431 9569 Info/webb Jan Johansson 070 431 9571 Koordinator Geraldine Hamad 070 431 9372 Alkohol Anna Sessler-Pettersson 070 431 7625 Livsmedel Malin Berglund 070 431 9397 Smittskydd Malin Berglund 070 431 9397 Miljö Eva Dahlbäck 070 431 9383 Miljöbevakning Birgitta Held-Paulie 070 431 9395 POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167