Protokoll Sammanträdesdatum 2015-09-03 Sida 14(25) Socialnämndens arbetsutskott SNau 103 Rapport internkontroll - Dokumentation boendestöd Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden föreslås tacka för rapporten samt besluta om att förnyad granskning kommer att ingå i internkontrollplanen för 2017. Sammanfattning Internkontroll av dokumentation boendestöd gällande både myndighetsutövning och genomförande av insats har utförts enligt den av Socialnämnden beslutade internkontrollplanen. Tio ärenden av 86 valdes slumpvis. Åtta ärenden hade boendestöd på grund av psykisk ohälsa och två ärenden tillhörde personkrets LSS med behov av boendestöd. Utredningar, beställningar, genomförandeplaner samt social dokumentation för en specifik tidsperiod lästes och kontrollerades med SOSFS 2014:5 (socialstyrelsens föreskrifter avseende dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS) som utgångspunkt. Internkontrollen påvisar brister avseende dokumentation inom myndighetsutövning såväl som genomförande av insats. Utredningar var till viss del flera år gamla och den enskildes aktuella livssituation och behov noterades i journalanteckning och utreddes inte i sedvanlig ordning och i några fall framgick att kontakt inte tagits med brukaren när nytt beslut togs. Målsättning med insatsen saknades i flera ärenden och även om beställningarna till utföraren var aktuella innehöll endast två av dem utförlig information om vad som ska utföras. Genomförandeplaner fanns på sex brukare, tre saknades helt. Det framgick på vissa genomförandeplaner att brukaren inte varit delaktig i upprättandet, men trots det fanns mål uppsatta. Genomförandeplanerna beskriver till största delen vad som ska göras men mindre av på vilket sätt insatserna ska genomföras för eller tillsammans med brukaren för att nå det uppsatta målet. Den sociala dokumentationen beskriver i några ärenden händelser av vikt. Övrigt är mestadels vad som utförs under besöket. Dokumentationen är korrekt, med undantag av några förkortningar som enbart initierad personal kan förstå. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Protokoll Sammanträdesdatum 2015-09-03 Sida 15(25) Socialnämndens arbetsutskott SNau 103 forts. Sammanfattningsvis påvisar interkontrollen brister som behöver åtgärdas snarast, men det pågår ett utvecklingsarbete inom myndighetsutövning och inom utförarverksamheten och utredaren ger därför inte förslag på några andra åtgärder än det som påtalas i utredningen inte följer gällande lag och föreskrift. Beslutsunderlag Rapport internkontroll Beslutet skickas till Tobias Nystrand Mary Lind-Dalevi Anette Österberg Justerandes sign Utdragsbestyrkande
TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(2) Socialförvaltningen Anette Österberg, 0550-885 35 anette.osterberg@kristinehamn.se Datum 2015-08-27 Internkontroll av dokumentation boendestöd Myndighetsutövning och genomförande av insats Sammanfattning Internkontroll av dokumentation boendestöd gällande både myndighetsutövning och genomförande av insats har utförts enligt den av Socialnämnden beslutade internkontrollplanen. Tio ärenden av 86 valdes slumpvis. Åtta ärenden hade boendestöd på grund av psykisk ohälsa och två ärenden tillhörde personkrets LSS med behov av boendestöd. Utredningar, beställningar, genomförandeplaner samt social dokumentation för en specifik tidsperiod lästes och kontrollerades med SOSFS 2014:5 (socialstyrelsens föreskrifter avseende dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS) som utgångspunkt. Internkontrollen påvisar brister avseende dokumentation inom myndighetsutövning såväl som genomförande av insats. Utredningar var till viss del flera år gamla och den enskildes aktuella livssituation och behov noterades i journalanteckning och utreddes inte i sedvanlig ordning och i några fall framgick att kontakt inte tagits med brukaren när nytt beslut togs. Målsättning med insatsen saknades i flera ärenden och även om beställningarna till utföraren var aktuella innehöll endast två av dem utförlig information om vad som ska utföras. Genomförandeplaner fanns på sex brukare, tre saknades helt. Det framgick på vissa genomförandeplaner att brukaren inte varit delaktig i upprättandet, men trots det fanns mål uppsatta. Genomförandeplanerna beskriver till största delen vad som ska göras men mindre av på vilket sätt insatserna ska genomföras för eller tillsammans med brukaren för att nå det uppsatta målet. Den sociala dokumentationen beskriver i några ärenden händelser av vikt. Övrigt är mestadels vad som utförs under besöket. Dokumentationen är korrekt, med undantag av några förkortningar som enbart initierad personal kan förstå. w:\sn\2015\09 september\snau\tjänsteskrivelse dokumentation boendestöd.docx KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post socialforvaltningen@kristinehamn.se Postadress 63. Socialförvaltningen 681 84 Kristinehamn Besöksadress Nya Kyrkogatan 19-21 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-106 10 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 Sammanfattningsvis påvisar interkontrollen brister som behöver åtgärdas snarast, men det pågår ett utvecklingsarbete inom myndighetsutövning och inom utförarverksamheten och utredaren ger därför inte förslag på några andra åtgärder än det som påtalas i utredningen inte följer gällande lag och föreskrift. Beslutsunderlag Rapport internkontroll Beslutet skickas till Tobias Nystrand Mary Lind-Dalevi Anette Österberg Förvaltningens förslag till beslut Socialnämnden föreslås tacka för rapporten samt besluta om att förnyad granskning kommer att ingå i internkontrollplanen för 2017 Eva-Lotta Lindskog Socialchef Anette Österberg Utvecklingsledare/TÖS
RAPPORT INTERNKONTROLL Sida 1(5) Socialförvaltningen Anette Österberg, Tel: 0550 885 35 Anette.osterberg@kristinehamn.se Datum 2015-08-11 Socialnämnden Rapport - internkontroll av Dokumentation boendestöd Myndighetsutövning samt genomförande av insats Kontrollaktivitet: Kontroll av utredning, beställning, genomförandeplan och social dokumentation Kontrollansvarig: Utvecklingsledare/TÖS Metod: Slumpvis utvalda ärenden Rapport till: Socialnämnden Beskrivning av metod 10 slumpvis utvalda ärenden av 86 pågående enligt verksamhetssystemet 2015-07-29. 8 utvalda ärende har boendestöd på grund av psykisk ohälsa och/ eller missbruk. 2 utvalda ärenden tillhör personkrets LSS med behov av boendestöd enl. SoL. Läsa utredningar och kontrollera; att utredning är aktuell framgår vad som ansöks beskrivs den sökandes behov finns övergripande mål med insatsen och finns handlingsplan. Läsa beställningar och kontrollera; att beställningen är aktuell framgår vilka insatser som ska utföras och i vilken omfattning. Läsa genomförandeplaner och kontrollera; att genomförandeplanen är aktuell framgår den enskildes delaktighet framgår vad som ska utföras och på vilket sätt och finns uppsatta mål. Läsa social dokumentation för perioden 150301-150630 och kontrollera att; KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post socialforvaltningen@kristinehamn.se Postadress 63. Socialförvaltningen 681 84 Kristinehamn Besöksadress Nya Kyrkogatan 19-21 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-106 10 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 den innehåller händelser av vikt den är korrekt den är tillräcklig och är språkbruket gott. Resultat Utredning: 3 utredningar bedöms som aktuella då omprövning innehåller aktuell dokumentation om den enskildes livssituation och aktuella behov. 6 ärenden har erhållit nya beslut om förlängd insats/utökad insats med enbart en journalanteckning som underlag. 1 utredning ej aktuell och beslutet löpt ut i april 2015. Ingen dokumenterad uppföljning/omprövning eller dokumentation om att biståndet upphört. I de 3 omprövningarna med aktuell dokumentation framgår vilket stöd den enskilde ansöker om och vilka behov som föreligger. I journalanteckningarna som lett till ett nytt beslut framgår det inte tydligt vad som ansöks utan det återfinns endast i den tidigare utredningen. Endast 1 ärende har en aktuell målsättning angiven. Inget ärende har en aktuell handlingsplan. Beställning: 9 beställningar är aktuella och i 5 av dem framgår vilket stöd/insatser den enskilde har behov av. Två av dem är tydliga med vad som beviljats och ska utföras. På 1 beställning framgår delvis vad som ska utföras. 3 beställningar innehåller endast boendestöd som insats, men inte mer specificerat. Omfattning av boendestödsinsats anges i tim/månad på 9 beställningar. 1 beställning inaktuell Genomförandeplan: 6 ärenden har aktuell genomförandeplan 3 ärenden saknar genomförandeplan 1 ärende ej aktuellt På 4 genomförandeplaner framgår att den enskilde varit delaktig i upprättandet på 2 genomförandeplaner framgår att den enskilde inte varit delaktig. 3 saknar genomförandeplan och 1 är ej aktuell. Vad som ska utföras framgår på 6 genomförandeplaner och på vilket sätt insatsen ska utföras för att nå uppsatta mål framgår av 3 genomförandeplaner varav 1 är mycket bra och tydlig. 3 saknar genomförandeplan och 1 är ej aktuell 6 genomförandeplaner har uppsatta mål varav 5 mer övergripande och 1 övergripande och mer specificerat. 3 saknar genomförandeplan och
3 1 är ej aktuell. Dokumentation: 1 ärende saknar helt dokumentation Händelser av vikt beskrivs bra i 2 ärenden medan i 7 ärenden beskrivs mestadels besöken hos den enskilde och vad som utförs samt avbokningar. Den dokumentation som förts är korrekt, inga egna värderingar förutom en egen fundering som dokumenterats i ett ärende. Om dokumentationen är tillräcklig - återkommer i analysen. Språkbruket är korrekt med några få undantag då förkortningar som enbart kan förstås av initierad personal har använts. Förekommer några slanguttryck samt visst talspråk. Antalet journalanteckningar varierar under perioden, från ingen dokumentation till ca 100 journalanteckningar. Analys, slutsats och förslag till åtgärd Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har under våren genomfört en tillsyn avseende myndighetsutövning och genomförande av insats inom missbruksvård. Tillsynen påvisade brister som förvaltningen påbörjat ett arbete med att åtgärda. Internkontrollen som är begränsad till 10 ärenden bekräftar att det förekommer brister. De utredningar som ligger till grund för insatser är till viss del flera år gamla, den äldsta är från 2010 och den enskildes livssituation och behov kan ha genomgått stora förändringar. Då boendestödet är framåtsyftande, d v s ska leda till utveckling och ökad självständighet för den enskilde, bedöms det som av yttersta vikt att det är den aktuella situationen och de aktuella behoven som bedöms och beslutas om. Det framgår i ett antal journalanteckningar som dokumenterats som omprövning, att kontakt inte alltid tagits med berörd brukare utan nytt beslut har tagits efter information från boendestödjare. För att en handläggare ska kunna bedöma enskilds behov av stöd ska den enskilde ges möjlighet att uttrycka sina behov och även ge sin syn på hur tidigare insatser fungerat. Givetvis ska även boendestödjarna ge sin syn på hur de bedömer att insatsen fungerat. Målsättning saknas i flertalet ärenden. Mål har satts i några av de föregående utredningarna, men om inte aktuell livssituation och behov har utretts, så är det tidigare uppsatta målet inte relevant. Aktuell handlingsplan saknas i samtliga ärenden. Handlingsplanen är den överenskommelse handläggaren gör med den enskilde om att handläggaren uppfattat den enskildes behov och beslutar om åtgärder/insatser som ska vara till stöd för den enskilde att uppnå det mål som resonerats fram tillsammans med handläggaren. Beställningarna till utförande verksamhet är aktuella med ett undantag. Det är möjligt att det inte aktuella ärendet avslutats, men att så inte skett i
4 verksamhetssystemet. Av beställningarna är endast två utförliga och ger utföraren en god information om vad som ska utföras och vad som förväntas av dem. Ett flertal är så övergripande att det krävs av mottagande utförare att de har kunskap om brukaren sedan tidigare. Så är givetvis oftast fallet, men det är inte enligt lag och föreskrift riktigt att ha det som en förutsättning. SOSFS 2014:5 5 kap 22 (Socialstyrelsens föreskrifter avseende Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS) reglerar informationsöverföring mellan myndighetsutövare och verkställande enhet och de beställningar som är övergripande uppfyller inte de krav som anges. Omfattning av insats angett i tim/månad anges i samtliga ärenden förutom det ej aktuella. Genomförandeplan har upprättats på sex brukare och tre saknar genomförandeplan. Orsak till att genomförandeplan saknas bedöms i ett ärende vara att insatsen är av så liten omfattning och endast rör en serviceinsats varför genomförandeplan troligtvis inte är aktuell. Genomförandet av en insats ska dokumentera enligt föreskrift. Genomförandeplan är den plan som upprättas i samråd mellan den enskilde och utförande verksamhet. Syftet med genomförandeplanen är en överenskommelse mellan den enskilde och utföraren om vad som ska göras och på vilket sätt/hur insatsen/insatserna ska genomföras för att nå uppsatta mål. Det framgår att den enskilde varit delaktig i upprättandet av genomförandeplan i fyra fall, två har inte varit delaktiga. Då sex genomförandeplaner har uppsatta mål, några mer övergripande så innebär det att personal i vissa fall har satt upp mål med insatsen utan den enskildes medverkan. Det är granskarens bedömning att det är svårt om inte helt omöjligt att uppnå ett mål i arbetet med enskild om denne inte är införstådd med och har accepterat målsättningen. Genomförandeplanerna bedöms beskriva vad som ska göras på ett bra sätt dock mindre av på vilket sätt. Att stötta någon till att städa sin bostad, hur stöttar man personen? Genom att visa, övertyga, vara behjälplig på ett eller annat sätt? Det framgår endast i ett fåtal genomförandeplaner. Den sociala dokumentationen beskriver i några fall händelser av vikt. För övrigt dokumenteras vad som utförts under besöket hos den enskilde och även när den enskilde avbokar besök. Det är inte möjligt för granskaren att bedöma om dokumentationen är tillräcklig, men mer dokumentation bedöms kunna göras avseende den enskildes eventuella försämring och/eller utveckling och framsteg mot uppsatt mål och om insatsen ger det stöd som var syftet. Dokumentationen är korrekt, det återfinns inga värderingar d v s boendestödjarna har inte skrivit egna tankar, funderingar, tyckanden med undantag av någon egen fundering som nedtecknats. Det förekommer en del förkortningar, några som enbart initierad personal kan förstå och även några slanguttryck och lite talspråk. Det bör förbättras. Sammanfattningsvis är bedömningen att det påbörjade utvecklingsarbetet behövs både inom myndighetsutövningen och utförande verksamhet. Om det fortsatt ska vara rutin inom myndighetsutövning att göra omprövning av
5 tidigare beslut med föregående utredning som grund för nytt beslut, ska det framgå vilka insatser som ansöks och därmed omprövas. Den enskildes uppfattning, boendestödets uppfattning, aktuell livssituation, utredarens bedömning, beslut och handlingsplan ska dokumenteras. Ärenden som avslutas ska dokumenteras i verksamhetssystemet. Är det aktuellt med utökning av boendestöd på grund av ökade/förändrade behov ska det utredas i sedvanlig ordning. Beställningen till utförare ska vara informativ enligt föreskrift och utföraren ska utifrån beställning kunna utföra rätt insats på rätt sätt mot en övergripande målsättning. Genomförandeplanen ska så långt det är möjligt upprättas i samråd med den enskilde och ska vara så informativ om vad som ska göras och på vilket sätt, att en vikarierande boendestödjare ska kunna utföra arbetet. Dokumentationen ska innehålla händelser som är av vikt för brukarens livssituation, behov och insatser samt de avvikelser som förekommer från genomförandeplanen. Om de brister som uppmärksammats får kvarstå finns risk för rättsförlust för den enskilde. Den enskilde får inte möjlighet att välja om den önskar ha kvar insatsen, ge uttryck för sina behov och sin uppfattning om insatsen. Det finns risk för godtycke gällande insatser från utförande verksamhet om beställningen är otydlig. Det brister avseende den enskildes delaktighet om inte denne kan vara med och påverka insatsens utformning i genomförandeplanen och det finns risk för felaktiga beslut vid omprövning/uppföljning om dokumentation om händelser av vikt, framsteg och utveckling saknas. Som tidigare nämnts har åtgärder vidtagits och ytterligare åtgärder planeras efter IVO:s tillsyn, varför granskaren inte ger ytterligare förslag på åtgärder. Då verksamheterna behöver tid för sitt utvecklingsarbete föreslås att granskning av verksamheternas dokumentation kommer med i internkontrollplanen för 2017. Anette Österberg Utvecklingsledare/TÖS