Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdeshandlingar Kompletterande utskick -09-24
Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare -09-24 Ewa-Marie Ås 08-590 972 18 Dnr: KFN/:21 ewa-marie.as@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Informations- och frågestund (KFN :21) Ärendebeskrivning Utbildning i att hantera Minipaddan. Johannes Wikman, kommunikationsstrateg på kommunledningskontoret, rapporterar om heliga Birgitta-projektet. Maria Röstberg, avdelningschef KVK, informerar om lokalförsörjningsplanen. Kristina Klempt (FP) informerar om konstnärsbesöket från Gran Canaria. Övrig information Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av informationen. 1
Tjänsteutlåtande Avdelningschef -09-12 Maria Röstberg 08-590 971 56 Dnr: Fax 08-590 733 40 KFN/:35 maria.rostberg@upplandsvasby.se Kultur- och fritidsnämnden Delårsrapport 2 Kultur- och fritidsnämnden Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämnden uppvisar till och med augusti en budget i balans genom ett nollresultatet och prognostiserar för ett nollresultat också för helåret. Nämnden arbetar aktivt med att endast ta i anspråk 2,1 mkr av de avsatta 4,2 mkr som finns i projektbudget för Vega och kulturhuset. et kommer av att nämnden under hösten 2012 genomfört ett antal besparingsåtgärder som på lång sikt förbättrat nämndens ekonomiska läge. Nämnden har under året sett över sitt lokalbestånd och lämnat två gymnastiksalar, vilket innebär minskade kostnader för så väl hyra, underhåll och städ. Utöver detta har den genomförda städupphandlingen inneburit att nämndens städkostnader minskat. Nämnden har också överskott under ledning och personal på kundvalskontoret. Nämnden uppvisar en god måluppfyllelse under flera perspektiv. För kundperspektivet har nämnden redan uppfyllt mål om mångfald och aktiviteter för barn och ungdomar med funktionsnedsättning. Inom miljöområdet har en av nämndens utförare, Medley, anslutit sig till Klimatavtal Väsby. För ekonomiperspektivet har nämnden uppnått budget i balans. Inom medarbetarperspektivet är medarbetarundersökningen som ligger till grund för nyckeltalen ännu inte genomförd. Under året har nämnden genomfört konkurrensutsättning av fritidsgårdarna. Intresset från marknaden visade sig vara mycket stort, och anbud inkom från fyra olika aktörer. I augusti beslutade nämnden om tre nya aktörer som kommer att driva fritidsgårdarna från och med 1 januari 2014: Unga Örnar, Ungdom Väsby AB och Stockholms Stadsmission. Under hösten kommer utförare och beställare att arbeta tillsammans för att säkra en smidig verksamhetsövergång. Nämnden har arbetat mycket med att hitta nya sätt att främja och mäta kvalitet inom sina verksamhetsområden. Detta arbete kommer även fortsättningsvis att vara i fokus. Ett av nämndens kvalitetsstyrmedel är ersättningssystemen. Nämnden har därför infört en unik prestationsersättning, med en så kallad "kvalitetskrydda", i den genomförda fritidsgårdsupphandlingen. Det innebär att utförarna får extra ersättning om de har nöjda kunder, det vill säga ett bra resultat på Nöjd-Kund-Indexmätningarna som genomförs årligen. Nämnden planerar att införa liknande kvalitetskryddor på övriga verksamheter. Syftet med 1
"kvalitetskryddan" är att just ge något extra till den utförare som levererar en verksamhet med kvalitet och vars kunder är nöjda. Nämnden kommer också att arbeta vidare med att införa kvalitetsgarantier för samtliga verksamheter, och näst på tur under året är Vega. Kundvalskontorets förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antar Delårsrapport 2 och översänder den till kommunstyrelsen för slutligt antagande. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kundvalskontoret Eva Dahlgren Chef kundvalskontoret Bilaga: Delårsrapport 2 2
Delårsrapport 2 Kultur- & fritidsnämnden
1 Sammanfattning Nya leverantörer av fritidsgårdar Under har nämnden genomfört konkurrensutsättning av fritidsgårdarna. Intresset från marknaden visade sig vara mycket stort, och anbud inkom från fyra olika aktörer. I augusti beslutade nämnden om tre nya aktörer som kommer att driva fritidsgårdarna från och med 1 januari 2014: Unga Örnar, Ungdom Väsby AB och Stockholms Stadsmission. Under hösten kommer utförare och beställare att arbeta tillsammans för att säkra en smidig verksamhetsövergång. Ekonomi Nämnder har under hela haft en ekonomi i balans, och arbetar aktivt för att endast behöva ta i anspråk hälften av projektmedlen för Vega. De avsatta projektmedlen är 4,2 mkr, men nämnden siktar på och prognostiserar att endast behöva 2,1 mkr. Nämnden har genom beslut under 2012 och arbetat för att säkra sin ekonomiska plattform, bland annat genom minskade lokalkostnader, mindre städkostnader och ökad säkerhet i prestationsersättningssystemen. Dessa beslut har rustat nämnden väl ekonomiskt för året och för åren som kommer. Utveckling av kvalitet Nämnden har arbetat mycket med att hitta nya sätt att främja och mäta kvalitet inom sina verksamhetsområden. Detta arbete kommer även fortsättningsvis att vara i fokus. Ett av nämndens kvalitetsstyrmedel är ersättningssystemen. Nämnden har därför infört en unik prestationsersättning, med en så kallad "kvalitetskrydda", i den genomförda fritidsgårdsupphandlingen. Det innebär att utförarna får extra ersättning om de har nöjda kunder, det vill säga ett bra resultat på Nöjd- Kund-Indexmätningarna som genomförs årligen. Nämnden planerar att införa liknande kvalitetskryddor på övriga verksamheter. Syftet med "kvalitetskryddan" är att just ge något extra till den utförare som levererar en verksamhet med kvalitet och vars kunder är nöjda. Nämnden kommer också att arbeta vidare med att införa kvalitetsgarantier för samtliga verksamheter, och näst på tur under året är Vega. 2 Ansvarsområde Ordförande: Kontorschef: Kristina Klempt Eva Dahlgren Kultur- och fritidsnämnden kan genom att vara lyhörda, möta sina kunder och noga följa omvärlden planera för samt vidmakthålla funktioner som sätter Upplands Väsby på kartan. Inom nämndens ansvarsområde ligger följande uppgifter: Kulturverksamhet (bibliotek, musikskola, Gunnes gård, ungdomskultur, allmänkultur, konst, föreningar, bidrag). Fritidsverksamhet (idrottsanläggningar, friluftsanläggningar, föreningar, bidrag). Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 2(19)
Ungdomsverksamhet (fritidsgårdar, Vega, vänortsutbyte). 3 Uppföljning av målen 3.1 Kund - nöjd väsbybo 3.1.1 Väsbyborna ska uppleva att kommunen och de tjänster kommunen finansierar har god tillgänglighet, inbjuder till delaktighet och att alla får ett gott bemötande. 3.1.1.1 Väsbyborna ska uppleva att de tjänster nämnden finansierar har god tillgänglighet, inbjuder till delaktighet och att alla får ett gott bemötande. Målet kan ej bedömas Nyckeltal 2012 Mål T2 Följs upp i NKI Bibliotek 77 88 88 ÅR NKI Fritidsgårdar 73 82 82 ÅR NKI Gunnes Gård 87 89 89 ÅR Andelen nöjda kunder i musikskolan, i procent 98 93 en för nyckeltalen är ännu inte färdigställda, utan tillgängliggörs under hösten/vintern. en blir desamma som målnivåerna. Nämnden har satt höga NKI-mål för året, i syfte att sikta mot ytterligare förbättringar. Handlingsplan Uppföljning och handlingsplaner NKI NKI har minskat något för fritidsgårdarna, framför allt är det Runbygården som fått sämre resultat 2012 än 2011. En handlingsplan har begärts in av Väsby Välfärd och godkänts av nämnden. NKI för bokbussen är extremt högt på 97, medan NKI för huvudbibliboteket har minskat med 13 mellan 2011 och 2012. En handlingsplan har begärts in från Väsby Välfärd och godkänts av nämnden, där det framgår hur verksamheten planerar att arbeta bla. a. med bemötande, tillgänglighet och hemsida. NKI för Gunnes gård och musikskola är fortsatt mycket högt. Kommentar 93 ÅR Ett externt företag är anlitat för att genomföra alla NKI-undersökningar. et presenterar i verksamhetsberättelsen. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 3(19)
3.1.1.2 Kvalitetsutveckling NKI för kultur- och fritidsnämndens verksamheter är generellt mycket högt. Där NKI har minskat från 2011 till 2012 arbetar nämnden med att direkt kräva in handlingsplaner och följa upp verksamhetens resultat. Som ett led i att stimulera verksamheterna att ytterligare lyfta bemötandefrågor och kundnöjdhet planerar nämnden att från och med 2014 införa prestationsersättningar där hög kundnöjdhet resulterar i extra ersättning. Detta är ett unikt system som väntas ytterligare öka nöjdheten i verksamheterna. Det har redan införts i upphandligen av fritidsgårdsverksamhet med start 2014, där en viss kvalitetskrydda betalas ut till de utförare som har ett NKI över 70. Som ett led i att följa kommunmedborgarnas önskemål och behov har nämnden arbetat med medborgardialoger, bland annat i anslutning till planeringen av nytt kulturhus och i forumet Ung i Väsby. För att vidga vår målgrupp planeras nya grepp för medborgardialoger i samband med föreningsmässan i oktober. Istället för att besökarna tillfrågas om kultur- och fritidsfrågor, kommer de att tillfrågas om social- och äldrefrågor - detta som ett steg i att hitta "nya" och "oväntade" målgrupper att ha dialog med. Beroende på utfallet i denna pilotdialog kommer eventuellt kultur- och fritidsdialog hållas i ett annat, mer oväntat forum för att tjänstemän och politiker ska få synpunkter från en helt annan målgrupp än vanligt. Upphandlingen av fritidsgårdar som genomföredes under hösten var en så kallad kvalitetsupphandling, där anbudsgivarna poängsattes utifrån erbjuden kvalitet. Syftet var att säkerställa attraktiva och högkvalitativa verksamheter som ska följa ungdomarnas behov. Hur fritidsgårdarna planerar att arbeta för att erbjuda just det som ungdomarna efterfrågar var en viktig del i anbudsförfarandet. Samtliga anbud som inkom höll en hög kvalitet, vilket bådar gott inför kommande verksamhetsstart 2014. 3.1.2 Utbudet av välfärdstjänster ska präglas av valfrihet och mångfald av utförare som erbjuder hög kvalitet. Utbudet av bostäder ska präglas av flera aktörer och upplåtelseformer. Målet är uppfyllt Nyckeltal 3.1.2.1 Mångfalden av utförare inom kultur- och fritidsområdet ska säkerställas 2012 Mål T2 Följs upp i Antal externa samarbetspartners 15 14 17 17 ÅR Antal verksamheter/aktiviteter i 3 5 6 6 ÅR Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 4(19)
Nyckeltal annan regi 2012 Mål T2 Följs upp i Nämndens externa samverkanspartners ökar sakta med säkert utifrån målsättningen att främja en mångfald av aktörer inom nämndens ansvarsområden. Avtal finns för allt från skötsel och drift av motionsspår, till kioskverksamhet i våra sporthallar. Nytt för 2012 var samarbetet med ett stort antal av kommunens kulturföreningar i arrangerandet av Strindbergsevent samt Väsby Hockeys drift av uterinken i Vilundaparken. Under har ytterligare två avtal slutits: ett med orienteringsklubben om tillhandahållande av kartmaterial till grundskolor i kommunen och ett med Bollstanäs sportklubb som hädanefter kommer att ansvara för ungdomsutbytet med Väsbys polska vänort. Under har nämnden genomfört en konkurrensutsättning av kommunens fyra fritidsgårdar. et blev tre nya aktörer som driver fritidsgårdar från och med 1 januari 2014. Det nystartade företaget Ungdom Väsby AB driver Runbygården, Unga Örnar driver Smedbygården samt Grimbogården och Stockholms Stadsmission driver Väsbygården. Därmed har nämndens verksamehter i annan regi förbubblats, från de tidigare tre utförarna Medley, Stockholm Wintergames och SISU till ytterligare tre. Nämndens mångafaldsmål anses därmed vara väl uppfyllda för. Handlingsplan Konkurrensutsättningsplan Mångfald av utförare säkerställs bland annat genom att konkurrensutsätta verksamhet enligt konkurrensplanen. -2015 kan olika verksamheter som idag drivs av kommunala aktörer komma att konkurrensutsättas. Syftet är att ge medborgarna större valfrihet och mångfald i utbudet av välfärdstjänster. Nämnden kommer under att konkurrensutsätta fritidsgårdsverksamheten. Inom de närmsta åren är det möjligt att fler verksamheter kan konkurrensutsättas, då kundvalskontoret fått i uppdrag att utreda konkurrensutsättning av musikskola och anläggningsdrift. Utveckling av nya verksamheter Nämnden arbetar kontinuerligt med att utreda framtida driftsformer, säkra en mångfald av utförare och via omvärldsorientering finna inspiration och samla erfarenheter. För ligger fokus på att i det nya Messingenhuset stimulera till att få olika aktörer intresserade av huset. I planeringen av det nya kulturhuset ska nämnden planera för lokaler som kan främja en mångfald av aktörer. Kommentar Konkurrensutsättningen av fritidsgårdarna är verkställd enligt plan. Utredning av konkurrensutsättning musikskola och anläggningsdrift beräknas presenteras i slutet av året. Kommunstyrelsen antog nyligen förhyrning av kulturlokaler i nytt kulturhus/messingenhuset enligt det lokalprogram som tagits fram. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 5(19)
3.1.3 Kommunen ska genom de kommunalt finansierade tjänsterna säkerställa en god lärmiljö med höga kunskapsresultat vilket ska leda till fortsatta studier, entreprenörskap eller arbete. 3.1.3.1 Nämnden ska skapa förutsättningar för ett livslångt lärande Målet kan ej bedömas Nyckeltal 2012 Mål T2 Följs upp i Antalet klassbesök i biblioteket 67 64 64 ÅR Antal utförda studietimmar hos studieförbunden i kommunen 38 546 45 000 45 000 Antalet klassbesök i biblioteket minskade kraftigt under 2011. Under 2012 arbetare utföraren kraftfullt för att öka besöken igen, vilket resulterat i att målnivån uppnåddes för förra året. Troligtvis kommer målnivån att uppnås också under. Antalet studietimmar som genomförts av studieförbunden har minskat något från inrapporterade 43 158 timmar för 2011 till 38 546 timmar för 2012. Troligtvis kommer det att bli svårt att uppnå målsättningen på 45 000 timmar under då kommunen minskade sitt ekonomiska bidrag till förbunden. Förhoppningen är att studieförbunden kvarhåller samma nivå i antal utförds studietimmar - detta då studieförbunden endast till en viss del finansieras av kommunala medel. ÅR 3.1.4 Kommunen ska erbjuda ett tryggt samhälle med goda uppväxt- och levnadsvillkor och förutsättningar för en god hälsa. 3.1.4.1 Nämnden ska tillhandahålla trygga mötesplatser/arenor med prioritering på barn- och ungdom och verka för ökade hälsofrämjande aktiviteter för barn och ungdomar med funktionshinder. Målet är uppfyllt Nyckeltal 2012 Mål T2 Följs upp i Andel fritidsgårdsbesökare som upplever trygghet i verksamheten, i procent 96 100 100 ÅR Antal föreningar/förbund i kommunen med aktiviteter för funktionshindrade 9 11 11 11 ÅR Ett växande antal föreningar och förbund erbjuder verksamheter för barn och ung- Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 6(19)
domar med funktionsnedsättning. Ett antal idrottsföreningar erbjuder verksamhet såsom innebandy och simning, medan såväl studieförbund som musikskola kommit igång med musik och skapande verksamheter. Tryggheten på fritidsgårdarna upplevs som mycket hög. Nämnden har det ambitiösa målet att uppnå 100 procent trygghet, vilket eventuellt kan komma att uppfyllas. Troligtvis kommer tryggheten att vara fortsatt hög under året. Handlingsplan Ökad trygghet på fritidsgårdarna I samtliga överenskommelser som rör ungdomsverksamheter ska utförarna utgå ifrån kommunens ungdomspolitiska program 2011-2014. I programmet framhålls trygghet som en viktig punkt. En hög andel av ungdomarna som besöker fritidsgårdarna är trygga, men målet är 100% trygghet. För att uppnå målet ska nämnden i kommande konkurrensutsättning särskilt betona betydelsen av trygghet i verksamheterna. Ökade aktiviteter för barn och ungdomar med funktionshinder Nämnden har under 2012 inlett en satsning för aktiviteter för barn och ungdomar med funktionshinder. En särskild fritidssamordnare arbetar aktivt med dessa frågor. Främjande åtgärder som pågår är aktiv dialog med föreningar och förbund, nyhetsbrev till de kommuninvånare som berörs samt ett kommungemensamt nätverk och hemsida. Kommentar Tryggheten på fritidsgårdarna är enligt 2012 års kundundersökning mycket hög. Nämnden satsar på 100% trygga ungdomar i års undersökning - en ambitös målsättning. Detta uppdrag pågår enligt plan och genomförs av en fritidssamordnare som delas mellan KFN och SÄN. Fler och fler aktörer uppmärksammar målgruppen och erbjuder särskilda aktiviteter kopplade till deras intressen och behov. 3.2 Samhälle och miljö - hållbart Väsby 3.2.1 Genom en hållbar tillväxt ska fler människor vilja bo, verka och utvecklas här. Upplands Väsby ska visa vägen till ett hållbart samhälle. 3.2.1.1 Nämnden ska verka för att främja ett starkt kultur- och föreningsliv och därigenom bidra till ett attraktivare Väsby. Målet är uppfyllt Nyckeltal Andel föreningar som är nöjda med dialogen i procent 2012 Mål 100 90 T2 Följs upp i Andel besökta föreningar i procent 35 25 25 ÅR Antal bidragsberättigade föreningar 60 61 62 62 ÅR 90 ÅR Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 7(19)
Ett rikt föreningsliv är viktigt för ett hållbart och attraktivt samhälle i Väsby. Nämnden arbetar aktivt för att främja och underlätta för föreningslivet. Under året har två nya föreningar blivit bidragsberättigade - Öppet hus för Unga Romer och Biografföreningen Sober. Kundvalskontoret har kontinuerlig kontakt med föreningarna, och det nyckeltalet följs upp vid helår. Andel föreningar som är nöjda med dialogen mäts genom enkäter i slutet av året. Handlingsplan Rikt och levande föreningsliv Kultur- och fritidsnämnden kommer under året att lägga särskild tonvikt vid samarbetet mellan kommunen och föreningslivet, bland annat genom regelbundna dialoger. Detta sker dels genom att vara ute i verksamheten och möta föreningarna/kunderna på deras hemmaplan, dels genom dialog där föreningarna enskilt bjuds in till kommunen. Under planperioden ska minst en fjärdedel av kommunens föreningar besökas varje år för att ge nämnden en god inblick i föreningarnas verksamheter och ta emot synpunkter och förslag. Kommentar Tjänstemännen har en kontinuerlig dialog och kontakt med föreningarna. Ibland stäms möten utifrån specifika frågor som kommunen eller föreningarna vill diskutera, ibland är mötena av mer regelbunden karaktär. En mycket uppskattad dialog är den som genomförs mellan kommun och "övriga föreningar" i slutet av året gällande fördelning av verksamhetsbidrag. 3.2.2 Kommunen ska vara ett föredöme inom miljöområdet genom att bedriva ett systematiskt miljöarbete som leder till ett hållbart samhälle. 3.2.2.1 Utförare inom nämndens verksamhetsområde ska aktivt arbeta med miljöfrågor Målet är uppfyllt Nyckeltal 2012 Mål T2 Följs upp i Antal utförare inom nämndens verksamhetsområden som anslutit sig till Klimatavtal Väsby 0 1 1 1 ÅR Nämndens utförare i Vilundabadet, Medley AB, har anslutit sig till Klimataavtal Väsby, vilket innebär att nämnden redan under årets första månader uppnått det uppsatta målet. För att nämnden ska kunna uppnå ytterligare högre mål krävs fler stora leverantörer inom nämndens verksamhetsområden. När de nya leverantörerna av fritidsgårdsverksamhet inleder sin verksamhet kommer kundvalskontoret informera om Klimatavtal Väsby och att nämnden ser positivt på att fler utförare anluter sig. Kundvalskontoret har ett nära och väl fungerande samarbete med kontoret för samhällsbyggnad, bland annat vad gäller anläggningsdrift. Kontoret för samhällsbyggnad har ett väl genomarbetat miljöarbete, framförallt i Vilundaparken, där det finns många och tydliga miljörutiner. Ett framstående exempel ur miljösynpunkt Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 8(19)
är det miljövänliga granulat som kommunen investerar i på konstgräsplanen i Vilunda. Handlingsplan Klimatavtal Väsby Klimatavtal Väsby är en viktig satsning för att förbättra miljö och miljömedvetenhet bland företag verksamma i kommunen. Nämnden ska verka för att informera utförare om fördelarna med avtalet och framhålla att det ses som positivt att utförarna går med i samarbetet. Första steget är att kundvalskontorets personal ska fortbilda sig för att få större kunskap i vad klimatavtalet innebär. Kommentar Medley har som första aktör inom kultur- och fritidsområdet anlutit sig till klimatavtalet under året. Nya aktörer inom området informeras om klimatavtalet, och att nämnden ser positivt på att aktörer går med. 3.3 Medarbetare - attraktiv arbetsgivare 3.3.1 Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare med stolta medarbetare. Alla kommunalt finansierade tjänster ska präglas av hög kompetens och gott bemötande. Målet kan ej bedömas Nyckeltal Andel av medarbetarna som har kännedom om kommunens övergripande mål för verksamheten, i procent Andel av medarbetarna som hinner utföra sina arbetsuppgifter på ordinarie arbetstid, i procent Bemötandeindex (BMI) för kundvalskontoret Hållbart medarbetarengagemang (HME) för kundvalskontoret 3.3.1.1 Kundvalskontoret ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare. 2012 Mål T2 Följs upp i 80 90 ÅR 43 50 ÅR 84,25 85 82 83 85 83 ÅR ÅR Kommunen har sedan slutet av 2012 en ny medarbetarenkät. Det innebär att de två första nyckeltalen, andel medarbetare som har kännedom om de övergripande målen samt antel medarbetare som hinner utföra sina arbetsuppgifter på ordinarie arbetstid, inte längre kan följas upp. Istället för detta presenterades redan i Delår 1 två nya nyckeltal som antogs av nämnden i flerårsplanen för 2014-2016, men som också föreslogs gälla under. Bemötandeindex (BMI) och hållbart medarbetarengagemang (HME) är två Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 9(19)
nya medarbetarmått som återfinns i kommunens nya medarbetarenkät. en som presenteras är på kundvalsnivå. Kundvalskontorets medarbetare uppvisar i 2012 års enkät höga resultat för såväl bemötandeindex och det hållbara medarbetarengagemanget. 3.4 Ekonomi god ekonomisk hushållning 3.4.1 Kommunens ekonomiska resultat ska över en budgetperiod, genomsnittligt, uppgå till minst 2 % av skatteintäkterna. 3.4.1.1 Nämndens ekonomi ska vara i balans Målet är uppfyllt Nyckeltal avvikelse av omslutning, i procent 2012 Mål T2 0,3 0 0 Följs upp i 0 T1, T2, ÅR Nämnden uppvisar till och med augusti ett nollresultat. I resultatet har 1,0 mkr av de avsatta 4,2 mkr tagits i anspråk. För helår jobbar nämnden för att endast behöva ta i anspråk hälften av de avsatta projektmedlen för Vega, det vill säga 2,1 mkr. Det positiva resultatet kommer av att nämnden under hösten 2012 genomfört ett antal besparingsåtgärder som på lång sikt förbättrat nämndens ekonomiska läge. Nämnden har under året sett över sitt lokalbestånd och lämnat två gymnastiksalar, vilket innebär minskade kostnader för så väl hyra, underhåll och städ. Utöver detta har den genomförda städupphandlingen inneburit att nämndens städkostnader minskat. Nämnden har också överskott under ledning och personal på kundvalskontoret. Handlingsplan Översyn av lokaler En stor del av nämndens kostnader är knutna till hyror av lokaler. För att säkerställa god ekonomi är det viktigt att arbeta för att de lokaler som hyrs används på ett effektivt sätt. Anläggningsbeståndet i sin helhet har börjats ses över med effekt att flera lokaler kunnat effektiviseras och sägas upp. Välfungerande prestationsersättningssystem Flera av nämndens verksamheter finansieras genom prestationsersättningssystem. Under de senaste åren har det inneburit stora risker för nämnden genom volymökningar som inneburit stegrande kostnader. Kommentar Översynen av lokaler har resulterat i att nämnden effektiviserat sitt lokalbestånd ytterligare- Kontraktet för Runbyskolans och Hasselskolans gymnastiksalar har sagt upp; Runbyskolan genomför sig undervisning i Sporthallen och Hasselskolan flyttar till nya lokaler och hyr den tidigare vaccanta gymnastiksalen i anslutning till Väsbyhallen. Nämnden har inför de första prestationsersättningssystemen med "kvalitetskrydda" för fritidsgårdar. Under året kommer nämndens övriga ersättningsmodeller ses över. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 10(19)
Handlingsplan Till har alla prestationersättningar tak för att säkerställa ekonomisk trygghet, men ändå ge utförare incitament till att prestera. Framgent planerar nämnden att införa en kvalitetskrydda i sina ersättningssystem som utgår ifrån verksamhetens NKI. Kommentar 3.4.1.2 per verksamhet augusti Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. ers. Fsg av verksam. Övr. int. Summ a Övr. kostn. Summ a Köp av verksam. Buffert 0,3 0,0 0,0 0,3 0,0 0,0 0,0 0,3 Nämndadministration Allmän fritidsverksamhet Ledning och administration Stöd studieorg. allmänkultur 0,4 0,0 0,0 0,4 0,0-0,3-0,3 0,1 2,0 0,0 0,0 2,0 0,0-2,0-2,0 0,0 4,1 0,0 0,0 4,1 0,0-3,7-3,7 0,4 4,3 1,0 0,1 5,4-2,5-4,1-6,6-1,2 Bibliotek 7,8 0,0 0,0 7,8-6,0-1,8-7,8 0,0 Musikskolan 4,3 0 0,8 5,1-5,1 0,0-5,1 0,0 Idrotts- och fritidsanläggningar Fritidsgårdar/allmän ungdom Stöd till funktionsnedsatta 29,7 0 14,0 43,7-12,5-30,8-43,3 0,4 5,1 0,0 0,0 5,1-4,1-1,0-5,1 0,0 0,1 0,0 0,0 0,1 0,0-0,1-0,1 0,0 Summa verksamheter 58,1 1,0 14,9 74,0-30,2-43,8-74,0 0,0 Kommentar till verksamhetsresultaten Kultur- och fritidsnämnden uppvisar ett nollresultat till och med augusti. Av nämndens projektmedel på 4,2 mkr har 1,0 mkr tagits i anspråk i resultatet. Nämnden har ett överskott under ledning och administration som till stor del består av minskade personal- och lönekostnader. Allmänkulturens verksamhet ligger på ett underskott som i stort härleds till kost- Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 11(19)
nader för kulturhuset och Vega, dessa kommer till viss del regleras innan årsskiftet. Verksamheten har även ett överskott som hänförs till diverse kostnader som kommer nyttjas under hösten såsom annonsering samt övriga tjänster. Under idrotts- och fritidsanläggningar har vi gjort en del besparingar på hyra av lokaler. Det finns även en ännu ej nyttjad pott för reparationer och underhåll av våra anläggningar som kommer behöva tas i anspråk under hösten. Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. Ers. Fsg av verksam. Övriga int. Summ a Köp av verksam. Övriga kost. Summ a Buffert 0,4 0,0 0,0 0,4 0,0 0,0 0,0 0,4 Nämndadministration Allmän fritidsverksamhet Ledning och administration Stöd studieorg. allmänkultur 0,6 0,0 0,0 0,6 0,0-0,6-0,6 0,0 3,0 0,0 0,0 3,0 0,0-2,9-2,9 0,1 6,2 0,0 0,0 6,2-0,1-5,6-5,7 0,5 6,5 2,1 0,2 8,8-4,0-6,4-10,4-1,6 Bibliotek 11,8 0,0 0,0 11,8-9,0-2,8-11,8 0,0 Musikskola 6,5 0 1,3 7,8-7,7 0,0-7,7 0,1 Idrotts- och fritidsanläggningar Fritidsgårdar/allmän ungdom Stöd till funktionsnedsatta 44,5 0 22,5 67,0-19,0-47,4-66,4 0,6 7,6 0,0 0,0 7,6-6,1-1,6-7,7-0,1 0,1 0,0 0,0 0,1 0,0-0,1-0,1 0,0 Summa Verksamheter 87,2 2,1 24,0 113,3-45,9-67,4-113,3 0,0 Kommentar till verksamhetsresultaten Kultur- och fritidsnämnden siktar på en 0-prognos på helåret. Förhoppningen är att endast behöva ta i anspråk 2,1 mkr av totalt avsatta 4,2 mkr avseende kulturhuset och Vega. Detta gör dock att allmänkulturens verksamhet går med minus. Nämnden jobbar därför aktivt med att hålla nere kostnaderna på samtliga verksamheter, för att nå budget i balans. De besparingar som ligger till grund för möjligheten att inte ta hela 4,2 mkr i anspråk är bland annat de beslut nämnden tog under hösten 2012 om besparingar i den nya städupphandligen samt att nämnden minskat sitt lokalbestånd. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 12(19)
3.4.1.3 räkning Intäkter/kostnader (belopp i mkr) Bokslut 2012 Budget augusti Avvik. INTÄKTER (+) Intern kommunersättning Intern täckningsbidrag Försäljning och avgifter 89,1 87,2 58,1 87,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,2 1,3 0,8 1,3 0,0 Hyror och arrenden 22,6 22,5 14,1 22,5 0,0 Bidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Försäljn verksamhet / entreprenad 0,0 4,4 1,0 2,3-2,1 Summa intäkter 112,9 115,4 74,0 113,3-2,1 KOSTNADER (-) Buffert 0-0,4 0,0 0,0 0,4 Bidrag -6,1-5,9-3,8-5,9 0,0 Entreprenad / köp av verksamhet -49,6-45,8-30,2-45,7 0,1 Personalkostnader -3,1-4,5-2,5-4,0 0,5 Lokal- och markhyror -47,6-48,3-31,9-47,8 0,5 Övriga fastighetskostnader Övrigt material och tjänster -0,2-0,4-0,1-0,3 0,1-2,5-6,8-3,4-6,3 0,5 Avskrivningar -2,6-2,7-1,7-2,7 0,0 Intern ränta -0,9-0,6-0,4-0,6 0,0 Intern täckningsbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Intern kommunersättning Summa kostnader -112,6-115,4-74,0-113,3 2,1 Finansiering 0,3 0,0 0,0 0,0 0,0 Kommentar till resultaträkningen Kultur- och fritidsnämnden har som tidigare nämnts en minskad avsättning för Kulturhuset på 2,1 mkr. Nämnden gör samtidigt en del besparingar på personalkostnader samt lokalhyror då vi sagt upp en gymnastiksal per sista juni. Under hösten kommer en del av anläggningarna behöva rustas upp och det har vi i nuläget täckt upp för i resultatet. Bufferten har ännu ej behövt tas i anspråk. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 13(19)
3.4.1.4 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Verksamhetsmått Volymer Bokslut 2012 Budget augusti Budgetavvik. Fritidsgårdar, besök 64 156 60 000 32 445 52 000-8 000 Fritidsgårdar, öppettimmar Fritidsgårdar, projekttimmar 4 953 4 100 2 865 4 100 0 4 549 4 500 3 623,5 4 500 0 Bibliotek, utlån 213 286 215 000 135 083 215 000 0 Bibliotet, öppettimmar 2 660 2 585 1 706,5 2 585 Gunnes gård, besök 17 744 17 600 13 511 17 600 0 Gunnes gård, öppettimmar Gunnes gård, samverkanspartners 1 084 1 100 856 1 100 7 8 8 8 Familjearrangemang 15 12 11 12 0 Musikskolan, elever 745 750 750 750 0 0 0 0 Kostnadsnyckeltal Kostnad/besök Gunnes gård Kostnad/besök fritidsgård Kostnad/öppettimme fritidsgård Kostnad/elev musikskola 100 101 99 101 106 101 126 117 1 367 1 481 1 425 1 481 10 234 10 311 10 255 10 311 0 16 0 0 Kommentar till volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Där nämnden har prestationersättningar väntar samtliga volymer att nå taket för ersättningsnivåerna. Volymprognoserna följer väl budgeterade volymer, och det är endast besöken på fritidsgårdarna som ser ut att bli något färre än prognostiserat. 3.4.1.5 Investeringsuppföljning Nämndens enda investering är bostadshuset på Gunnes gård. Projektet ska slutföras och avrapporteras under hösten och följer budget. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 14(19)
3.4.2 Kommunalt finansierade tjänster ska hålla hög kvalitet och utföras på ett effektivt sätt. 3.4.2.1 Kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska präglas av såväl hög kvalitet som hög effektivitet. Målet kan ej bedömas Nyckeltal 2012 Mål T2 Följs upp i Nyttjandegrad sporthallar, i procent 70 82 72 ÅR Antal verksamheter i egen regi som infört kvalitetsgarantier Nyttjandegrad gymnastikhallar, i procent 4 3 4 54 42 Nämnden har under 2012 antagit ett stort antal nya kvalitetsgarantier. Under planeras en kvalitetsgaranti för Vega, vilket skulle innebära att nämnden skulle överträffa den satta målnivån. Nyttjandegraden för nämndens anläggningar är ett viktigt mått som vittnar om hur effektivt anläggningarna används. Sedan nämndens övertagande av det övergripande anläggingsansvaret har nyttjandegaderna beräknats på ett nytt sätt, vilket innebär att målnivåerna för sporthallar och gymnastiksalar ligger mycket över/mycket under resultaten för 2012. Nämndens beslut att inte förhyra Runby lilla gymnastiksal och Hasselskolans gymnastiksal efter sommaren kommer troligtvis att öka nyttjandegraderna för året. Fler föreningar som nyttjar Messingens multihall (som inte ingår i nämndens anläggningsbestånd) har inneburit en något minskad efterfrågan på tider i sporthallar; dock är samtliga sporthallar idag fullbelagda under de attraktivare kvällstiderna. Handlingsplan Kvalitetsgarantier En viktig del i att säkerställa god kvalitet mot kund i nämndens verksamheter är att införa kvalitetsgarantier. Dylika garantier verkar som ett säkerställande av en viss kvalitetsnivå i verksamheterna. Under 2012 har nya garantier för Gunnes gård, musikskola och lokaluthyrning utformas. Under ska garantier för bibliotek och fritidsgårdar tillkomma. Effektivt lokalnyttjande Nämnden har under 2012 tagit över en stor del hyreskontrakt, och hyr i dagsläget ut exempelvis gymnastiksalar, sporthallar, anläggningar och fritidsgårdar till ett stort antal aktörer. Genom att ha ett samlat grepp över lokalnyttjandet i hallarna har nämnden ett stort ansvar i att se till att de anläggningar som finns används på ett effektivt sätt. För att öka effektiviteten kommer anläggningar som inte har hög Kommentar 5 54 ÅR ÅR En revidering av bibliotekets befintliga kvalitetsgaranti pågår inom Väsby Välfärd. Kvalitetsgarantier för fritidsgårdarna dröjer tills dess att nya aktörer är installerade. Istället planeras en helt ny garanti för Vega. Nämnden har vidtagit flera åtgärder för att öka lokaleffektiviteten- bland annat uppsägning av två gymnastiksalar. På tjänstemannanivå utreder kundvalskontoret möjlighet att omvandla en grusplan till en konstgräsplan med eventuellt tak för fotboll. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 15(19)
Handlingsplan nyttjandegrad att ses över och sägas upp. Nämndens grusplaner har mycket dålig nyttjandegrad. I ett längre perspektiv bör nämnden verka för att omvandla vissa grusplaner till gräsplaner, vilka har stor efterfrågan. Kommentar 3.4.2.2 Internkontroll Kontorschefens rapport Kontrollområde Kontrollmoment Kommentar Mutor och bestickning Attester och firmateckning Ersättningar Att handlingsplan för förhindrande av mutor och bestickning är känd bland medarbetarna Attest av leverantörsfakturor Att utbetalning av projektbidrag sker på ett korrekt sätt och rapporteras som delegationsbeslut till nämnd av kontrollmoment: Internkontroll av medarbetarnas kännedom om Policy för skydd mot mutor och bestickning visar att alla tillfrågade i urvalet kände till policyn väl och visste var information om den finns att hämta. Noterade avvikelser: Åtgärder: av kontrollmoment: Kontroll att närmast överordnad chef har attesterat konferens- och representationskostnader. Noterade avvikelser: Samtliga fakturor avseende kurs/konferens, samt representationskostnader har granskats. Av dessa 48 fakturor var 5 ej attesterade av närmast överordnad chef (10%). 25 fakturor avsåg kurs/konferens, av dessa var 1 av 25 osäker (4%) då deltagarlista ej fanns tillgänglig. Resterande var attesterade av närmaste chef (4%). 23 fakturor avsåg representation och av dessa var 3 fakturor ej attesterade av närmaste chef (13%) samt 1 osäker (4%) då deltagarlista ej fanns bifogad. Åtgärder: Återkoppling till berörda om gällande reglemente. av kontrollmoment: Säkerställa att utbetalning av projektbidrag sker på ett korrekt vis samt rapporteras som delegationsbeslut till nämnd. Noterade avvikelser: Inga projektbidrag kommer betalas ut under. Åtgärder: Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 16(19)
4 Avstämning av nämndspecifika uppdrag 4.1 KFN Uppdrag Kommentar Tidsperiod Utveckla fritids- och kulturverksamheten för äldre och funktionshindrade. Uppdraget är genomfört enligt plan. Det fortlöper framgent genom ytterligare verksamheter och utövare. 5 Omvärldsanalys 5.1 Framåtblick Kommunen planerar för ett nytt kulturhus som, genom en integrering med Messingenhuset, kommer att erbjuda attraktiva kulturlokaler för nuvarande och framtida Väsbybor. Den nya scenen väntas kunna ge helt nya möjligheter för konserter, teater och andra typer av evenemang, och kommer att öppna upp för helt nya kulturupplevelser i Väsby. De nya lokalerna kan också komma att utgöra lokaler för eventuella nya kulturskoleverksamheter, vilket kundvalskontoret idag har som uppdrag att utreda möjligheterna till. Kommunstyrelsen beslutade den 26 augusti om inhyrning av lokaler i kommande kulturhus utifrån det lokalprogram som arbetats fram i samarbete mellan kundvalskontoret och kontoret för samhällsbyggnad, och där ett stort antal intressenter ingått i referensgrupp. Bibliotekets ytor kommer också att expandera och utgöra ett hjärta i kulturhuset/messingenhuset. Den stora satsning som kommer att genomföras väntas öka bibliotekets popularitet och kundnöjdhet under åren som kommer, och förstärka bibliotekets, litteraturens och informationens position i kommunen. En biblioteksfråga som alltmer kommit i ljuset är den om e-böcker. Under de senaste åren har det skett en explosionsartad efterfrågan på mycket kostnadsdrivande e-böcker på bibliotek runt om i landet; så också i Väsby. För närvarande pågår det gemensamma diskussioner i biblioteksnätverk över landet kring hur denna fråga ska hanteras i framtiden. Tydligare nätverk håller också på att bildas i anläggningsfrågorna. Det pågår en regional översyn av storstockholms olika anläggningar, i syfte att ge en tydlig bild av hur anläggningsbeståndet ser ut, samt att i framtiden hitta synergieffekter. Ett uttalat mål är att öka samverkan mellan kommuner, så att inte "unika anläggningar" behöver anläggas i varje kommun. En annan trend på anläggningssidan är ett ökat engagemang för investeringar i anläggningar från enskilda föreningar. Kommunen för idag dialog med ett par föreningar kring möjligheten för föreningarna att erhålla mark för att bygga en anläggning för egna investeringsmedel. Det kan innebära att ägar- och investeringsstrukturen på anläggningssidan kan komma att förändras i framtiden. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 17(19)
En av kultur- och fritidsnämndens viktigaste frågor under kommande år är Vilundaparkens utveckling. Utifrån det planprogram som är antaget för parken kommer tjänstemän från kundvalskontoret och kontoret för samhällsbyggnad ta ett förnyattgrepp kring parken. Flera nya aktörer och föreningar har visat ett intresse för olika typer av anläggningar i området, vilket nämnden och kommunen framgent kommer att behöva ta ställning till. En tydlig trend för föreningslivet är att allt fler nystartade föreningar verkar i en "gråzon" mellan kulturliv och samhällsengagemang. Ett antal nystartade föreningar för olika typer av nationella minoriteter arbetar med kultur i syfte att främja ökad social gemenskap och ta itu med "samhällsproblem". Flera av kommunens föreningar använder idag idrott och kultur som en metod för att göra gott i samhället och ge stöd och meningsfull fritid åt personer som annars skulle ha svårt att hitta en tydlig roll i samhället. Under kommande år behöver kommunen på ett tydligt sätt rusta sig för och förhålla sig till denna typ av företeelse. En annan trend i kommunen är att allt fler ungdomar uttrycker behov av anläggningar som alltid är öppna. Många ungdomar vill medverka i fritidsaktiviteter på sina egna villkor, det vill säga när de själva väljer det. Denna utveckling ställer högre krav på tillgängliga arenor för ungdomar. Uppförande av så kallade spontanidrottsanläggningar är ett sätt att tillmötesgå detta ökade behov. Nya anläggningar som uppkommit under året så som exempelvis utegym, beachvolleyboll och boulebanor förbättrar möjligheten för väsbyborna att själva välja tidpunkt för sin träning eller rekreation. Kultur- och fritidsnämnden har som målsättning att främja valfrihet och mångfald inom sina verksamhetsområden. Tre nya utförare av fritidsgårdar är ett tydligt steg i riktningen mot ökad valfrihet och mångfald. I takt med att fler områden konkurrensutsätts enligt plan under kommande år är det sannolikt att nämnden kommer att ha fler verksamheter i icke-kommunal regi. Det innebär att nämnden på ett ännu tydligare sätt kommer att verka i likhet med de andra välfärdsnämnderna i kommunen. Tydliga avtal, uppföljningsstrukturer, handlingsplaner och dialogmodeller kommer att vara viktiga redskap i denna omvandlingsresa. 5.2 Riskbedömning Kultur- och fritidsnämndens kommunersättning är i mycket hög utsträckning bundna i avtal, överenskommelser och hyror. Det innebär att nämnden fortsatt har ett förhållandevis litet handlingsutrymme att omlokalisera pengar, eller göra särskilda satsningar inom områden som efterfrågas speciellt. En stor del av nämndens verksamheter ersätts med prestationsersättning. Detta skapar förutsättningar för verksamheterna att utvecklas och om de presterar bra blir de också belönade för detta. En del av nämndens verksamheter, framförallt musikskolan och fritidsgårdarna har varit mycket framgångsrika i det nya systemet. För att minimera riskerna i prestationsersättningssystemen har intervall införts i ersättningarna, med tydliga minimi- och maximivolymer som finansieras Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 18(19)
av nämnden. Det ger ökad trygghet och tillförliglighet för både beställare och utförare. En mycket stor del av nämndens kostnader står anläggningar och lokalhyror för. Under året och de kommande åren är det nödvändigt att titta över nuvarande anläggningsbestånd. Översynen av anläggningsbeståndet har redan resulterat i att nämnden beslutat att inte hyra Runby lilla gymnastiksal, samt att fritidsgården i Smedby flyttat från ladan till befintliga lokaler i skolbyggnaden. 5.3 Känslighetsanalys Genom de nysatta taken på prestationsersättningarna minskar känsligheten för volymökningar och volymminskningar, vilket ger nämnden en möjlighet att kontrollera utgifter på ett annat sätt än tidigare. Nämnden är fortfarande mycket känslig för hyreshöjningar, då en stor del av budgeten är knuten till hyror. En hyreshöjning om 2 % från fastighetsägaren renderar i att nämnden måste höja sina hyror ut mot brukare med motsvarande 10 % för att inte urlaka budget. Kultur- & fritidsnämnden, Delårsrapport 2 19(19)
Kristina Klempt Fax Kristina.klempt@upplandsvasby.se Ordförandeförslag -09-16 Dnr: KFN/:57 Kultur- och fritidsnämnden Uppdrag: Utreda förutsättningarna för fotbollsanläggning med tak/tältlösning Ärendebeskrivning Såväl politiker som tjänstemän har under året blivit uppvaktade av flera fotbollsföreningar verksamma i kommunen med önskemål om bättre möjligheter till fotbollsträning vintertid. Det har funnits ett behov hos fotbollen under lång tid, men har blivit mer angeläget i takt med att intresset och medlemsantalen ökat. Flera av föreningarna har efterfrågat en ny fotbollsplan med någon form av tak för att optimera möjligheterna till träning och betonar att även fotbollsträning i viss mån behöver kunna genomföras vintertid. Det har också lyfts att anläggningen inte behöver vara fullstor, utan att det skulle räcka med en mindre planyta med någon form tak/tältlösning. Denna fotbollsanläggning skulle innebära flera fördelar för föreningslivet. Möjligheterna till fotbollsträning skulle kraftigt förbättras, både sommar- och vintertid. I dagsläget förhyr fotbollsföreningar lediga tider i olika gymnastiksalar och sporthallar vintertid. Att säkerställa en egen anläggning för fotbollsträning vintertid skulle därför också friställa tid i övriga anläggningar till mer träning för andra sporter. Ordförande vill därför ge i uppdrag åt kundvalskontoret att utreda förutsättningarna för fotbollsanläggning med tak/tältlösning. Då intentionen med en sådan anläggning vore att lyfta hela fotbollsverksamheten i kommunen är det viktigt att samtliga fotbollsföreningar inkluderas i arbetet. I första hand ska anläggningen vara tillgänglig för barn och ungdomar. I uppdraget ligger att identifiera en lämplig yta, en ekonomisk beräkning och ett förslag på hur en liknande anläggning skulle kunna utformas och drivas. Ordförandes förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden ger kundvalskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för en fotbollsanläggning med tak/tältlösning. 2. Förutsättningarna ska presenteras för nämnden senast halvåret 2014. 1