VIRSERUMS SPARBANK Ersättningspolicy
Innehåll Versionshantering... 3 1. Allmänt... 3 2. Mål... 3 3. Syfte med rörlig ersättning till anställda... 3 4. Definitioner... 3 5. Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot... 4 5.1 Fast ersättning för VD och anställda i kontrollfunktioner... 4 6. Bankens modell för rörlig ersättning... 4 6.1 Grundförutsättningar... 4 6.2 Mål... 5 6.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning... 5 6.4 Resultatbedömning och riskjustering... 5 6.5 Uppskjutande... 5 7. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer... 7 8. Uppföljning, kontroll och utbetalning... 7 9. Information till anställda... 7 10. Offentliggörande av ersättningar... 7 2
Versionshantering Datum Beskrivning av förändring 2011-05-25 Fastställd av Styrelsen 2013-08-14 Fastställd av Styrelsen 2014-08-27 Fastställd av styrelsen 2015-06-24 Fastställd av styrelsen 1. Allmänt Syftet med denna policy är att styrelsen i Virserums Sparbank (nedan kallad banken) skall kunna styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som ersättningssystemen till anställda i banken kan medföra för banken. Samtliga ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, kopplade till långsiktigt värdeskapande och skall främja en effektiv riskhantering och uppmuntra till ett icke överdrivet risktagande. Denna policy ska löpande omprövas av styrelsen och minst årligen fastställas i styrelsen. 2. Mål Banken skall i enlighet med Sparbankslagen och Lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). 3. Syfte med rörlig ersättning till anställda Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som i vissa fall kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens mål enligt punkt 2 ovan. Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, men också syfta till dels anställds motivation dels vara långsiktigt värdeskapande dels innebära en väl avvägd risknivå för banken. Policyn skall medföra att bankens möjlighet att visa positivt resultat inte får äventyras på grund av avsättningar för rörliga ersättningar. 4. Definitioner Följande begrepp skall ha den betydelse som anges nedan: Anställda i den verkställande ledningen: Högsta verkställande tjänsteman (VD) eller dennes ställföreträdare ansvarig för den löpande förvaltningen i sparbanken. 3
Särskilt reglerad personal (i Virserums Sparbank även benämnda risktagare): är anställd i den verkställande ledningen, Ekonomichef samt medarbetare med delegation att placera sparbankens likviditet, Kreditchef, ledamöter i sparbankens lånedelegation samt anställda i kontrollfunktioner Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp och storlek och som betalas till en anställd baserat på prestation på individ- eller i gruppnivå. I Virserums Sparbank får endast finnas avsättning till resultatandelsstiftelse Guldeken som rörlig ersättning. Denna avsättning skall vara baserad på bankens resultat eller andra parametrar enligt första stycket under rubriken 3. Syfte med rörlig ersättning till anställda ovan. 5. Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet. Inom styrelsen ska finnas ett presidium för ersättningsfrågor till anställda. Denna funktion/person ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Funktionen/personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken för styrelsen. Anställd i banken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. I Virserums Sparbank är styrelsens ordförande och vice ordförande särskilt ansvariga för ersättningsfrågor. 5.1 Fast ersättning för VD och anställda i kontrollfunktioner Styrelsens ordförande och vice ordförande förhandlar om den fasta ersättningen till verkställande direktören och anställda i kontrollfunktioner och styrelsen tar sedan beslut om detta. 6. Bankens modell för rörlig ersättning 6.1 Grundförutsättningar Bankens anställda kan ha rörlig ersättning utöver fast lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av sparbanken uppsatta mål. Målen kan vara resultatmål och/eller aktivitetsmål. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens mål enligt sektion 2 ovan. I banken ska endast förekomma ett rörligt ersättningssystem, som är lika för alla anställda som omfattas av ersättningssystemet. I Virserums Sparbank tillämpas för närvarande ett resultatandelssystem med avsättningar till Stiftelsen Guldeken där utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner ska inte kopplas till resultatet i de affärsområden de kontrollerar. Rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner beslutas av styrelsen. I Virserums Sparbank har styrelsen beslutat att den samlade oberoende riskkontrolloch compliancefunktionen ej ska omfattas av det rörliga ersättningssystemet. Bankens VD samt anställda inom icke bankarbete står också utanför det rörliga ersättningssystemet. 4
6.2 Mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas och vara kända på förhand liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Den totala resultatandelen ska även innehålla ett tak. Resultatadelskriterierna skall fastställas både på individ- och gruppnivå, utifrån såväl ett kvantitativt som ett kvalitativt perspektiv. Kriterierna för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. 6.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Om ersättningen innefattar en rörlig del ska det finnas en lämplig balans mellan den fasta och den rörliga delen. Principen ska vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den rörliga ersättningen ska således kunna bestämmas till noll. Den rörliga ersättningen i banken uppgår till samma begränsade belopp för varje anställd som omfattas av systemet, justerad efter tjänstgöringsgrad. Den rörliga ersättningen utgör därför olika stor andel av den totala ersättningen beroende på den anställdes fasta ersättning. Den rörliga ersättningen uppgår dock aldrig till mer än 20 % av en anställds fasta ersättning. Undantag ska godkännas av styrelsen i varje enskilt fall. 6.4 Resultatbedömning och riskjustering Beslut om att anställda i banken ska erhålla rörlig ersättning ska baseras på en bedömning av bankens långsiktiga hållbara resultat. Rörliga ersättningar får inte begränsa bankens förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller vid behov stärka kapitalbasen. Rörlig ersättning bestäms utifrån en av styrelsen beslutad beräkningsmall. Avsättningen baseras på bankens uppnådda resultat och på av medarbetarna uppnådda aktivitetsmål. Ett maxtak finns. Rörlig ersättning (till särskilt reglerad personal) baseras inte enbart på individens resultat. Även den berörda resultatenhetens samt hela bankens resultat ska beaktas. 6.5 Uppskjutande I de fall rörlig ersättning till särskilt reglerad personal uppgår till minst 100 000 SEK ska särskilda regler beaktas (se FFFS 2011:1, kap 4, 6 ). För Virserums Sparbank så uppgår den rörliga ersättningen för närvarande till maximalt 25 000 varför dessa regler inte behöver kopplas in. 5
6
7. Beslut om ersättningssystem och riktlinjer Bankens styrelse beslutar om eventuella ersättningssystem till anställda samt riktlinjer för efterlevnad av denna ersättningspolicy. Beslut om rörlig ersättning skall dokumenteras i regelverksdokumentet Riskanalys avseende sparbankens ersättningspolicy 8. Uppföljning, kontroll och utbetalning VD ska redovisa bankens ersättningssystem samt efterlevnaden av denna direkt till styrelsen. Sparbankens oberoende kontrollfunktion ska självständigt årligen eller vid behov granska bankens ersättningssystem. Styrelsen skall beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna kapitalutvärderingsprocessen. 9. Information till anställda Bankens ledning ska informera anställda i banken som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet. 10. Offentliggörande av ersättningar Relevant och tydlig information om bankens ersättningar ska lämnas i bankens årsredovisning, bilaga till den eller på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörande Informationen ska innehålla - Beslutsprocess och riskanalys för ersättningssystem - Mål och kriterier för rörlig ersättning - - Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar samt - övriga relevanta uppgifter 7