Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde torsdagen den 12 december 2013, kl. 9.00 i sammanträdesrum Borgmästaren, stadshuset, Lysekil, för behandling av följande ärenden: ÄRENDE Upprop samt val av justerare. Föregående justerare: Britt-Marie Didriksson Förslag, dagens justerare: Siw Lycke BILAGA Öppet sammanträde, utom i de punkter som markerats med sluten del eller där ordföranden så beslutar. Besök på sammanträdet / Utbildning Enhetschef Annika Hansson, personlig assistans (kl. 9.00) Förvaltningschef Marie-Louise Bergqvist, samhällsbyggnadsförvaltningen (kl. 9.30) Uppföljningsfrågor Lista över pågående utredningar Ekonomiärenden EK 1. Redovisning av verksamhetsstatistik och volymuppgifter (läggs ut senare eller redovisas på sammanträdet) 2. Ekonomisk uppföljning oktober 2013 EK 2 3. Intern kontroll 2013 - slutrapport EK 3 4. Intern kontroll 2014 förslag EK 4 5. Portionspris för lunch vid Järnvägsgatans och Stångenäshemmets matsalar 6. Detaljbudget 2014 information inför nämndens extrasammanträde den 18 december EK 5 Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
Vård och omsorg VOO 1. Trygg hemgång - muntligt 2. Ansökan om statsbidrag för Omvårdnadslyftet 2014 3. Remissyttrande - Begäran om överläggning med kommunen om köp av Lysehemmet för att drivas som trygghetsboende 4. Remissyttrande - Medborgarförslag om att behålla avdelning 1 A och 1 B på Lysekilshemmet tills det nya boendet i Fiskebäck är klart VOO 2 VOO 3 VOO 4 5. Utredning dubbelbemanning muntlig info om pågående uppdrag Övrigt ÖVR 1. Egenkontroll a) Rapport, beslut om särskilt boende 2. Förvaltningschefen informerar 3. Avvikelserapportering 4. Besök i verksamheten 5. Kvalitets- behovs- och resursanalys inom äldreomsorgens boenden 2013 6. Resultat från Öppna jämförelser/ handlingsplaner redovisas på sammanträdet 7. Anmälningsärenden 8. Muntlig information om pågående utredning om rekryteringsenheten 9. Övriga frågor ÖVR 5 2013-12-05 Kommunledningskontoret/amm Margareta Lundqvist / Anne-Marie Mattsson Ordförande Sekreterare Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
Månadsrapport okt 2013 nämnd Vård- och omsorgsnämnd
1 Ekonomisk uppföljning Belopp i mnkr 1.1 Resultat och prognos Budget helår Utfall ack 1210 Utfall ack 1310 Budget ack 1310 Prognos utfall Prognos budgetav v Intäkter 88,5 89,8 92,2 75,1 104,4 15,9 Personalkostnader -209,9-183,3-194,9-168,2-230,8-20,9 Övriga kostnader -73,3-64,5-69,5-62,5-82,9-9,6 Kapitalkostnader -0,9-0,6-0,7-0,7-0,9 0,0 Resultat -195,6-158,6-172,9-156,3-210,2-14,6 Beloppen innefattar den gemensamma administrationen som delas 50/50 mellan Socialförvaltningens båda nämnder, IMN och VON. Resultat per verksamhetsområde Verksamhet Budget helår Utfall ack 1310 Budget ack 1310 Prognos utfall Prognos budgetav v Stab, ledning -4,1-4,1 Nämnd- och styrelseverksamhet -0,4-0,2-0,3-0,4 0,0 Gemensam adm sociala 1,3-3,4 1,2 1,3 0,0 Insatser enligt LSS och LASS -50,3-38,7-40,1-50,8-0,5 Vård- och omsorg enligt sol -146,2-130,6-117,1-156,2-10,0 Summa -195,6-172,9-156,3-210,2-14,6 Beloppen innefattar den gemensamma administrationen som delas 50/50 mellan Socialförvaltningens båda nämnder, IMN och VON. 1.2 Ekonomisk analys Den 4 september 2013 beslutade kommunstyrelsen att fördela 2,0 mnkr till nämnden från omstruktureringsfonden 2013 ( 122). Beslutet påverkar nämndens prognos positivt och hamnar på -14,6. Tillskott på grund av lönekompensation på 3,2 mnkr och medel för mer hemtjänstimmar/hemsjukvård ändrar tidigare prognos. Inom verksamhetsmrådet Lss och pykiatri prognostiseras nu ett minusresultat på - 0,5 mnkr på grund av ej tillräcklig kompensation från försäkringskassan. Inom verksamhetsområdet äldreomsorgen beräknas nu ett prognosutfall på - 12,0 mnkr för helåret 2013 enligt nedan. - 1,0 mnkr i ej budgeterade kostnader för olika utbildningar inom vård och omsorg. - 1,2 mnkr och avser ombyggnationen av Stångenäshemmet. Utökning av nattpersonal och kök har fått göras då verksamheter sker på två olika boenden. Ökade kostnader för städ, sophantering har också tillkommit. - 1,5 mnkr avser 5 årsarbetare inom hemtjänst (Planerare). Tjänsterna budgeterades inte 2013. - 1,5 mnkr avser kostnader för nattpatrull pg a ökade belut inom hemtjänsten. - 0,7 mnkr avser kostnader för vak, hög vårdtyngd, ledsagning vid sjukresor inom särskilt boende. - 0,8 mnkr avser extra personalkostnad på korttidsboendet Kompassen pga av fler beslut Vård- och omsorgsnämnd, Månadsrapport okt 2013 nämnd 2(3)
om korttidsplats och växelvård än vad som budgeterats. - 1,0 mnkr avser extra personalkostnader i samband med införande av nya datasystemen Heroma och MagnaCura. - 0,3 mnkr för trygghetslarm och avser nya larm för Skaftöhemmet och Stångenäshemmet - 0,5 mnkr avser ökade kostnader för hemsjukvården i övertidskostnader och sjuksköterskor via bemanningsföretag - 3,0 mnkr avser särskilda insatser (delegerade hemsjukvårdinsatser) i 1 (ett) enskilt ärende. - 0,8 mnkr trygg hemgång ( pga av tidigare överanställning) - 0,3 mnkr avser extra kostnader för flera bilar med kortidshyra (hyrs med korttidshyra pga att det ej finns upphandlade avtal. Fler bilar pga ökade beslut inom hemtjänst samt nyttjande av f.d Lysehemmet) - 0,3 mnkr avser högre behov av arbetsledare än budgeterat pga av ökad arbetsbelastning. - 0,5 avser högre kostnader för kost än budgeterat Vård- och omsorgsnämnd, Månadsrapport okt 2013 nämnd 3(3)
Datum: 2013-12-03 RAPPORT INTERN KONTROLL 2013 VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN - SOCIALFÖRVALTNINGEN Granskningsområde 1.Rutin privata medel, ändamålsenlighet och följsamhet 2.Hantering och förvaring av läkemedel 3.Information personal enligt rutin lex Sarah Granskningsansvarig Agneta Stenqvist Malin Petzäll, Agneta Stenqvist Agneta Stenqvist Sammanfattning Den interna kontrollen har skett enligt beslut Intern kontroll 2013 dnr SON 12-304-042-VON. Granskningen har genomförts genom uppföljning, utredning, sammanställning och analys av inkomna lex Sarah rapporter samt genom en enkätundersökning till samtliga enhetschefer. Resultatet visar att rutin privata medel (hantering av kontanter) är användbar och följs i särskilt boende, den behöver emellertid revideras. För hemtjänst, boendestöd och personlig assistans finns rutin för bankkort. Hantering av kontanter förekommer dock i det dagliga omsorgsarbetet för vilket det saknas rutin. Rutin för läkemedelshantering och förvaring av läkemedel har inte följts i verksamheten. Det framkommer också brister avseende rapporteringsskyldighet samt personalens medverkan i kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Internkontrollen Rutin och arbetssätt gentemot vilket kontrollen skett 1. Rutin privata medel, andamålsenlighet och följsamhet 2. Rutin läkemedel 3. Rutin lex Sarah Internkontrollen har inom samtliga tre granskningsområden skett gentemot SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Tillvägagångssätt 1.Rutin privata medel Hantering av privata medel i form av kontanter eller bankkort och värdesaker samt rutin Hantering av bankkort för enskild i eget boende, tillfälliga uttag Kontroll av ändamålsenlighet och följsamhet av rutinen har genomförts genom en enkätundersökning till enhetschefer inom avdelning vård och omsorg. Svaren har analyserats och utvärderats. Inkomna lex Sarah rapporter under perioden januarinovember 2013 har utretts, följts upp och kategoriserats. 1
2. Rutin Läkemedelshantering inom kommunal hälso- och sjukvård i Lysekil Kontroll av hantering och förvaring av läkemedel har skett genom uppföljning av rapporter lex Maria och rapporter lex Sarah. Inkomna rapporter har utretts, följts upp och kategoriserats. 3. Rutin lex Sarah Kontroll av följsamhet avseende information till nyanställda och medarbetare om lex Sarah enligt rutin har genomförts genom en enkätundersökning till enhetschefer inom avdelning vård och omsorg. Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen 1.Rutin Hantering av privata medel i form av kontanter eller bankkort och värdesaker samt Hantering av bankkort för enskild i eget boende För särskilt boende finns Rutin för Hantering av privata medel i form av kontanter eller bankkort och värdesaker. Samtliga enhetschefer för särskilt boende svarar att rutinen är ändamålsenlig och fungerar för verksamheten. Den del i rutinen, som beskriver att enhetschefen ska göra revision i form av stickprov i ett lämpligt antal kassaböcker följs inte fullt ut. Kontroll och avstämning sker varje månad av kontaktman, som rapporterar avvikelser till enhetschef. En avvikelse rapporteras enligt rutin Lex Sarah. Rutinen reviderades 080930. Den behöver revideras igen för att följa aktuella regelverk. För hemtjänst, boendestöd och personlig assistans Lss/Lass finns rutin Hantering av bankkort för enskild i eget boende, tillfälliga uttag, daterad 050201. Rutinen omfattar inte hantering av kontanter. I verksamheten hanteras dock idag kontanter för den enskilde. Detta upplevs problematiskt i synnerhet inom hemtjänsten, då det vid flera tillfällen saknats kontanter. Saknas kontanter går det inte alltid att härleda till att det beror på hemtjänsten, men avvikelsen blir orsak till en rapport lex Sarah. Hantering av kontanter innebär ett stort orosmoment och har påtalats i flera år av verksamheten. De önskar endast hantera bankkort för den enskilde. 2. Rutin Läkemedelshantering inom kommunal hälso- och sjukvård i Lysekil Verksamheten har inte följt rutinen avseende kontroll av narkotika. Detta har uppmärksammats genom inkomna lex Sarah rapporter. Kontrollräkningen har inte genomförts i den omfattning rutinen beskriver. Inga rapporter om att rutinen inte följts har rapporterats som en avvikelse och därmed har rapporteringsskyldigheten enligt SOSFS 2011:9 5 kap. Systematiskt förbättringsarbete 4 inte fullgjorts. 2
3. Rutin lex Sarah Samtliga enhetschefer utom en har besvarat frågorna om informationsskyldigheten enligt rutin Lex Sarah i enkäten. Alla som svarat uppger att de enligt rutin informerar sina medarbetare varje år och att informationen ingår i introduktionen av nyanställda. 48 rapporter lex Sarah har rapporterats från verksamheten under perioden januari-november 2013. 6 rapporter avser brister i hantering av privata medel och 13 rapporter brister i hantering av läkemedel. Övervägande delen av dessa rapporter avser avvikelser under perioden augusti-november. Avvikelserna är koncentrerade till vissa verksamheter. Brister 1.Rutin privata medel Hantering av privata medel i form av kontanter eller bankkort och värdesaker samt Hantering av bankkort för enskild i eget boende Rutin Hantering av privata medel i form av kontanter eller bankkort och värdesaker har inte reviderats på flera år. Rutin Hantering av bankkort för enskild i eget boende på flera år. Hantering av kontanter förekommer i det praktiska dagliga omsorgsarbetet i den enskildes bostad inom hemtjänsten. Det finns ingen skriftlig rutin. Verksamheten har en önskan att slippa detta, de vill endast hantera bankkort. 2. Rutin Läkemedelshantering inom kommunal hälso- och sjukvård i Lysekil Det har förekommit bristande följsamhet till rutin för kontroll av narkotika. Detta har i sin tur lett till lex Sarah rapporter på grund av att läkemedel saknas. På grund av för långa tidsintervaller mellan kontroll av narkotika har utredningsarbetet försvårats. Det går inte att spåra händelsen till person och tid. Sammantaget kan dessa rapporter tillsammans motsvara anledning till en lex Sarah anmälan. 3. Rutin lex Sarah Det finns brister i följsamhet till rutin lex Sarah avseende rapportertering och utredning. I vissa verksamheter har inga avvikelser rapporterats under perioden vilket kan bero på en utmärkt verksamhet eller bristande följsamhet av rutinen. Förslag till åtgärder 1.Rutin privata medel Hantering av privata medel i form av kontanter eller bankkort och värdesaker samt Hantering av bankkort för enskild i eget boende Rutin Hantering av privata medel i form av kontanter eller bankkort och värdesaker ska revideras. 3
Rutin Hantering av bankkort för enskild i eget boende ska revideras. Verksamhetens ansvar avseende kontanter i eget boende ska tydliggöras. 2. Rutin Läkemedelshantering inom kommunal hälso- och sjukvård i Lysekil Revidering av rutin Läkemedelshantering inom kommunal hälsooch sjukvård för att säkerställa vissa moment ska göras. Rutin för byte av kod till transportabelt läkemedelsskåp för användning i eget boende inom hemtjänst/hemsjukvård ska tas fram. En översyn av hur narkotika klassade läkemedel i särskilt boende förvaras i den enskildes lägenhet ska göras, för att hitta en säkrare modell. Information och utbildning i systematiskt förbättringsarbete, rapporteringsskyldighet samt personalens medverkan i kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska genomföras. 3. Rutin lex Sarah Information och utbildning i systematiskt förbättringsarbete, rapporteringsskyldighet samt personalens medverkan i kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska genomföras. Socialförvaltningen Agneta Essén förvaltningschef Agneta Stenqvist kvalitets- och utvecklingschef 4
1/2 Vård- och omsorgsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 2013-12-05 Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Agneta Stenqvist Telefon: 0523-613-388 E-post: agneta.stenqvist@lysekil.se Intern kontroll 2014 Dnr: SON 2013-309-042 Varje nämnd ska senast i december månad utse områden för den interna kontrollen kommande år enligt Kommunfullmäktiges fastställda reglemente för intern kontroll. Syftet med internkontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert enligt SOU 1998:71 den kommunala revisionen. Intern kontroll ska med rimlig grad säkerställa att följande mål uppnås: - en ändamålsenlig samt kostnadseffektiv verksamhet och organisation - tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten - säkerhet i system och rutiner - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, kommunala beslut och riktlinjer mm. 2013 har nedanstående områden varit aktuella för intern kontroll Internkontrollsområde Rutin privata medel; ändamålsenlig, efterlevnad lex Sarah rapporter om stöld av pengar Läkemedelsförvaring och hantering (lex Sarah rapporter om försvunna läkemedel) Information personal enligt rutin lex Sarah Ansvarig Agneta Stenqvist Malin Petzäll Agneta Stenqvist Agneta Stenqvist Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
2/2 Områden för intern kontroll 2014 Socialförvaltningen har utsett lämpliga områden för intern kontroll baserat på resultatet av årets intern kontroll. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar - att för år 2014 utse följande områden för intern kontroll Område för intern kontroll Rutin privata medel, ändamålsenlighet och följsamhet Hantering och förvaring av läkemedel Information enligt rutin lex Sarah Ansvarig samt - att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram en plan för hur internkontrollen ska genomföras under 2014 - att ge förvaltningschefen i uppdrag, att utse ansvarig för genomförande av internkontrollen. Socialförvaltningen Agneta Essén förvaltningschef Agneta Stenqvist kvalitets- och utvecklingschef
1/2 Vård- och omsorgsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 2013-12-02 Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Agneta Stenqvist Telefon: 0523-613 388 E-post: agneta.stenqvist@lysekil.se Ansökan om statsbidrag för Omvårdnadslyftet 2014 Dnr: SON 2013-288-739 Bakgrund Omvårdnadslyftet knyter an till Socialstyrelsens allmänna råd om grundläggande kunskaper hos personal som arbetar i socialtjänstens omsorg om äldre (SOSFS 2011:12). Den 18 oktober 2012 beslöt regeringen att utvidga Omvårdnadslyftet och möjliggöra kompetensutveckling för den personal som med stöd av socialtjänstlagen arbetar med funktionsnedsättning. Syftet med satsningen är att stimulera huvudmännens långsiktiga arbete med att stärka kompetensen inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet och att ge medarbetarna möjlighet att växa i sina yrkesroller. Syfte Regeringens syfte med Omvårdnadslyftet är att stimulera huvudmännens långsiktiga arbete med at stärka kompetensen inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet. Målgrupp Målgruppen är personal där yrkeskraven är en gymnasial utbildning t.ex. vårdbiträden, undersköterskor och boendestödjare. Villkor och kriterier Villkoren för användningen av 2014 års medel utgår från regeringsbesluten i fråga. Varje kommun får ansöka om bidrag utifrån en fördelningsram. Ansökan Ansökan om medel märkt med diarienummer ska ha inkommit till Socialstyrelsen senast den 20 januari 2014 på avsedd blankett dels per e-post, dels ett underskriver original per post. Ansökan ska vara undertecknad av behörig företrädare och vara behandlad av ansvarig nämnd. Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
2/2 Uppföljning och utvärdering Mottagare av statsbidraget åtar sig att återrapportera till Socialstyrelsen vid fastställda tidpunkter och vara tillgängliga vid en eventuell uppföljning eller utvärdering. Mottagaren kan bli återbetalningsskyldig om statsbidraget inte används i enlighet med Socialstyrelsens anvisningar eller den ansökan som lämnats. Utbetalning Beslut om fördelning meddelas preliminärt i vecka 10. Socialstyrelsen betalar ut beviljade statsbidrag efter rekvisition från kommunen. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att ansöka om statsbidraget för Omvårdnadslyftet 2014 Socialförvaltningen Agneta Essén förvaltningschef Agneta Stenqvist kvalitets- och utvecklingschef
1/1 Vård- och omsorgsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 2013-11-12 Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Agneta Stenqvist Telefon: 0523-613 388 E-post: agneta.stenqvist@lysekil.se Remissyttrande angående Begäran om överläggning med kommunen om köp av Lysehemmet för att drivas som trygghetsboende Dnr: SON 13-267-299 Ärende En begäran har framförts till Lysekils kommun av Samhällsföreningen Lyse Framtid genom Karl-Olof Niklasson om köp av Lysehemmet för att drivas som trygghetsboende. Inkommen begäran har remitterats från kommunstyrelsen till vård- och omsorgsnämnden. Förslag till remissvar från vård- och omsorgsnämnden Under tiden som ombyggnationen av Stångenäshemmet pågår och de intilliggande seniorbostäderna byggs om till trygghetsbostäder behöver vårdoch omsorgsnämnden ha tillgång till ersättningsbostäder för de boende. Vårdoch omsorgsnämnden räknar med att behovet av ersättningsbostäder på Lysehemmet fram till dess att ombyggnaden enligt plan är färdig i april 2015. I förslag till budget 2016 föreslås att nämndens kostnad för hyra av Lysehemmet kan upphöra genom annan åtgärd av kommunen( t. ex försäljning eller uthyrning till annan verksamhet). Ansvaret för bostäder regleras i Lag(2000:1383) om kommunernas ansvar för bostadsförsörjningen. Bostäder för äldre som målgrupp (55+ eller 65+) ingår i detta ansvar. Vård- och omsorgsnämnden ansvarar inte för kommunens bostadsförsörjning enligt denna lag. Förslag till beslut Vård- och omsorgnämnden beslutar att tjänsteskrivelsen lämnas till kommunstyrelsen som nämndens remissyttrande angående Begäran om överläggning om köp av Lysehemmet för att drivas som trygghetsboende. Socialförvaltningen Agneta Essén förvaltningschef Agneta Stenqvist kvalitets- och utvecklingschef Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
1/1 Vård- och omsorgsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 2013-11-12 Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Agneta Stenqvist Telefon: 0523-613 388 E-post: agneta.stenqvist@lysekil.se Remissyttrande avseende Medborgarförslag om att behålla avdelning 1A och 1B på Lysekilshemmet tills det nya boendet i Fiskebäck är klart Dnr: SON 13-225-735 Ärende Ett medborgarförslag har inkommit om att behålla avdelning 1A och 1B och personal på Lysekilshemmet tills det nya hemmet är klart i Fiskebäck. Kommunfullmäktige har beslutat att godkänna ordförandes förslag att medborgarförslaget överlämnas till vård- och omsorgsnämnden för besvarande. Förslag till beslut Nämnden kommer att beakta medborgarförslaget vid sina eventuella beslut om att minska antalet lägenheter i särskilt boende. Nämnden kommer också att inom nämndens ansvar påtala behovet av att påskynda planerna för nytt äldreboende i Fiskebäck. Socialförvaltningen Agneta Essén förvaltningschef Agneta Stenqvist kvalitets- och utvecklingschef Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se