PM Bilaga 7:4 Kommunledningskontoret 2013-06-10 Annika Holmberg Bo Johansson Sidan 1 av 5 Kommunarkivarie arkivarie 08-579 216 45 08-579 216 51 Dnr KS 2013/1120 Dokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt, LSSjournal Arkivering av journaler enligt hälso- och sjukvårdslagen Vissa journaler som en kommunal vårdgivare upprättar enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) ska bevaras. De journaler som upprättas av privata vårdgivare inom äldrevård och omsorg är respektive vårdgivares egendom. Om patienterna hos en privat vårdgivare ger samtycke till överförande av journalen till en kommunal vårdgivare ska emellertid också dessa journaler bevaras av kommunen. För journaler som skall bevaras/arkiveras i kommunarkivet gäller följande: HSL-journaler för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e varje månad Journalerna ska bevaras. Journalerna lämnas till kommunarkivet senast 5 år efter sista anteckning i journalen eller när patienten avlidit. Journalerna ska vara sorterade i personnummerordning (år-månaddag). Varje journal ska ligga i ett omslag (ej hängmapp!) som är märkt med patientens personnummer och namn i övre högra hörnet. Använd en arkivbeständig blå penna (märkt med Svenskt Arkiv). Elektroniskt förda journalhandlingar ska skrivas ut på papper och tillföras pappersjournalen senast i samband med leveransen till Journalanteckningarna ska i journalen ligga i kronologisk ordning med den äldsta anteckningen överst. Varje journal ska före leveransen ha rensats från kladdlappar, En HSL-journal får inte vara sammanblandad med en SoL-akt eller LSS-akt för samma person. Journalen ska vara tydligt åtskiljbar från övriga akter. Med leveransen ska medfölja en förteckning i två exemplar över de journaler som lämnas till arkivet med personnummer och namn. Kommunarkivet kontrollerar att alla journaler är med och återsänder sedan det ena exemplaret underskrivet. På så sätt får levererande enhet ett kvitto på att kommunarkivet har övertagit ansvaret för handlingarna. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Sidan 2 av 5 Journalerna bör inte skickas till kommunarkivet med internposten. Ring istället till kommunarkivet och boka tid för leveransen. Kontaktpersoner är Annika Holmberg, 579 216 45, eller Bo Johansson, 579 216 51. Om journaler skickas med den vanliga posten ska försändelsen rekommenderas. HSL-journaler för personer födda övriga datum Journalerna ska gallras (förstöras) 10 år efter sista anteckning i journalen. Det betyder att en journal ska finnas kvar i 10 hela kalenderår efter det år då den sista anteckningen gjordes. Gallringen görs av respektive utförare. Vid byte av utförare övergår ansvaret för gallringen till den nya vårdgivaren. Kommunarkivet tar alltså inte emot några journaler som ska gallras. Journaler som ska gallras ska brännas eller söndermalas under kontroll. På vård- och omsorgskontoret finns en sekretessbehållare, där journalerna kan slängas. Kontaktperson är registrator. Elektroniskt förda journalhandlingar ska raderas ur databasen 10 år efter sista anteckning i journalen. Hantering av socialtjänstakter (SoL) vid vård- och omsorgsnämnden Vid hantering av socialtjänstakter är vård- och omsorgsnämnden att jämställa med socialnämnd. Därför är socialtjänstlagen (SFS 2001:453) tillämplig. Enligt socialtjänstlagen (SoL) är kommunen ansvarig för socialtjänsten inom sitt område och att enskilda får det stöd och hjälp som de behöver. Kommunen kan inte avhända sig ansvaret, men däremot sluta avtal med annan om att utföra uppgifter (SoL 2:5). Utförandet får dock inte innefatta myndighetsutövning. Då kommunen träffat avtal med en utförare åligger det utföraren att dokumentera genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling (SoL 11:5). Dokumentationen/handlingarna skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem och utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde skall också hållas underrättad om att dokumentation av utförandet görs (SoL 11:6). Om utföraren agerar enligt avtal med en kommun skall handlingarna, av hänsyn till forskningens behov, i ett representativt urval överlämnas för bevarande till den socialnämnd (=vård- och omsorgsnämnden) som beslutat om insatsen (SoL 7:3a). Överlämnande skall ske när gallringsskyldigheten av handlingarna inträder (två år efter sista anteckning, SoL 7:3). De handlingar som inte överlämnas till socialnämnden skall då gallras hos utföraren. Den akt som upprättas av ansvarig socialnämnd (=vård- och omsorgsnämnden) skall gallras fem år efter att sista anteckning gjordes i
Sidan 3 av 5 akten (SoL 12:1). Här finns alltså en skillnad gentemot den akt som finns hos utförare (se ovan). De akter som ska bevaras för forskningens behov skiljs ut och samordnas med utförarens akt innan de skickas till För barn gäller att handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård och boende, i ett familjehem eller i annat enskilt hem som inte tillhör någon vårdnadshavare, ska bevaras (SoL 12:2 stycke 3). De akter som skapas av utföraren ska lämnas till vård- och omsorgsnämnden två år efter sista anteckning. Socialtjänstakter för personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad (exkl. barn) Akterna skall bevaras efter sista anteckning i akten eller när patienten avlidit. Kontaktperson är bosamordnaren. Hos vård- och omsorgskontoret samsorteras akten med biståndsakten. Nämnden ansvarar sedan för leverans till Akterna skall vara sorterade i personnummerordning. Akterna skall vid leveransen till vård- och omsorgskontoret ligga i ett omslag (ej hängmapp) som är märkt med personens personnummer och namn i övre högra hörnet. Använd arkivbeständig blå penna (märkt med Svenskt Arkiv). Elektroniskt förda handlingar skall skrivas ut på papper och tillföras pappersakten senast i samband med leveransen till Anteckningarna i akterna skall ligga i kronologisk ordning med den äldsta anteckningen överst. Varje akt skall före leveransen ha rensats från kladdlappar, SoL-akten får inte vara sammanblandad med HSL-journalen eller LSS-akten för samma person. Akten skall vara tydligt åtskiljbar från övriga handlingar. Socialtjänstakter för personer födda övriga datum Utförarens akter skall gallras (förstöras) två år efter sista anteckning i akten. Gallringen görs av respektive utförare. Vård- och omsorgsnämnden tar alltså inte emot några akter som skall gallras. Biståndsbedömarens akt hos vård- och omsorgsnämnden ska gallras fem år efter sista anteckning i akten. Akter som skall gallras skall brännas eller söndermalas under kontroll. gallras/raderas ur utförarens IT-system två år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört.
Sidan 4 av 5 gallras/raderas ur vård- och omsorgsnämndens IT-system fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. Socialtjänstakter omfattande barn Akterna skall bevaras. Detta gäller oavsett födelsedatum. efter sista anteckning i akten. Kontaktperson är bosamordnaren. Hos vård- och omsorgskontoret samsorteras akten med biståndsakten. Nämnden ansvarar sedan för leverans till Akter omfattande barn kan samsorteras med övriga akter som ska bevaras av vård- och omsorgskontoret inför leverans till Hantering av LSS-akter (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 1993:387) vid vård- och omsorgsnämnden Hanteringen av akterna i samband med insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) (SFS 1993:387) är i stort sett identisk med SoL-akterna ovan. Enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) (SFS 1993:387) är kommunen ansvarig för insatser inom sitt område. Kommunen kan inte avhända sig ansvaret, men däremot sluta avtal med annan om att utföra uppgifter (LSS 17). Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om insatser skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse (LSS 21a). Beträffande bestämmelser kring överlämnande av dokumentation till ansvarig socialnämnd finns ingen skillnad gentemot SoL. LSS-akter för personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad (exkl. barn) Akterna skall bevaras efter sista anteckning i akten eller när patienten avlidit. Hos vård- och omsorgskontoret samsorteras akten med biståndsakten. Kontaktperson är ansvarig biståndshandläggare. Nämnden ansvarar sedan för leverans till Akterna skall vara sorterade i personnummerordning Akterna skall vid leveransen till vård- och omsorgskontoret ligga i ett omslag (ej hängmapp!) som är märkt med personens personnummer och namn i övre högra hörnet. Använd en arkivbeständig blå penna (märkt med Svenskt Arkiv).
Sidan 5 av 5 Elektroniskt förda handlingar skall skrivas ut på papper och tillföras pappersakten senast i samband med leveransen. Varje akt skall före leveransen ha rensats från kladdlappar, Anteckningarna i akten skall ligga i kronologisk ordning med den äldsta anteckningen överst. LSS-akten får inte vara sammanblandad med HSL-journalen eller SoL-akten för samma person. Akten skall vara tydligt åtskiljbar från övriga handlingar. LSS-akter för personer födda övriga datum (OBS att akter över barn ska bevaras se nedan) Akterna ska gallras (förstöras) två år efter sista anteckning i akten. Det betyder att en akt skall finnas kvar i tre hela kalenderår efter det år då den sista anteckningen gjordes. Gallringen görs av respektive utförare. Vård- och omsorgsnämnden tar alltså inte emot några akter som skall gallras. Akter som ska gallras ska brännas eller söndermalas under kontroll. På vård- och omsorgskontoret finns en sekretessbehållare, där akterna kan slängas. Kontaktperson är registrator. gallras/raderas ur verksamhetens IT-system två år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. LSS-akter avseende barnverksamheter Enligt LSS 23b ska akter över barn (upp till 18 år) bevaras och får inte gallras. Detta gäller oavsett födelsedatum. Då insats kring barn/ungdom avslutas ska dokumentationen sorteras och iordningställas enligt reglerna för LSS-akter som ska bevaras Ansvarig verksamhetschef lämnar akterna till vård- och omsorgskontoret. Kontaktperson är ansvarig biståndshandläggare. Hos vård- och omsorgskontoret samsorteras akten med biståndsakten. Kontoret ansvarar sedan för leverans till Akterna samsorteras med övriga LSS-akter som ska till kommunarkivet Annika Holmberg Bo Johansson