Handlingar Sjukhusstyrelsen Skaraborgs Sjukhus 11 juni

Transkript

1 Handlingar Sjukhusstyrelsen Skaraborgs Sjukhus 11 juni

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med sjukhusstyrelsen för Skaraborgs Sjukhus den 11 juni 2015 Plats: Skaraborgs Sjukhus Lidköping, samlingssalen Tid: Kl Inledande formalia - Mötets öppnande - Upprop - Val av justerare - Godkännande av föredragningslista - Anmälan av tillkommande ärenden - Föregående protokoll Beslutsärenden 1. Motion - värdebaserad vård, bilaga Diarienummer SkaS Remiss regionala riktlinjer för e-post, bilaga Diarienummer SkaS Internkontrollplan Skaraborgs Sjukhus, bilaga Diarienummer SkaS Serviceöverenskommelse med Regionservice, bilaga Diarienummer SkaS Reviderad förstudie för tillbyggnad akut- och psykiatriblocket, bilaga Diarienummer SkaS och Justeras omedelbart 6. Åtgärder för ekonomi i balans, bilaga Diarienummer SkaS Övriga frågor. Informationsärenden A. Förslag till projektorganisation för omstart utveckling psykiatri med närsjukvårdskoncept Föredragande Eva Sundström B. Uppföljning vårdöverenskommelse Föredragande Eva Sundström C. Förändring inom gynekologisk onkologi SkaS Föredragande Lars Johansson Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

3 Föredragningslista från sjukhusstyrelsen Skaraborgs Sjukhus (2) D. Information från presidiet Föredragande Ulla-Britt Hagström E. Sjukhusdirektörens information Föredragande Lars Johansson Ulla-Britt Hagström ordförande

4 Beslutsärende 1 Motion - värdebaserad vård Bilaga Föredragande Petter Hjalmarsson

5 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SkaS Administrativa enheten Handläggare: Petter Hjalmarsson Telefon: E-post: Till styrelsen för Skaraborgs Sjukhus Motion av Kerstin Brunnström (S) om införande av värdebaserad vård i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut 1. Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus (SkaS) ställer sig bakom motionens intentioner men vill betona att de principer som lyfts fram i värdebaserad vård redan tillämpas på SkaS. Motionen anses därmed besvarad. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen har remitterat en motion till styrelsen för Skaraborgs Sjukhus för yttrande. Motionen, Införande av värdebaserad vård i Västra Götalandsregionen, är undertecknad av Kerstin Brunnström (S). I motionen föreslås att regionfullmäktige ska ge regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen i uppdrag att ta fram en plan för införande av värdebaserad vård i hela regionen. Enligt motionen har man på Sahlgrenska universitetssjukhuset, utifrån grundidéer från professor Michael Porter vid Harvard Business School, introducerat värdebaserad vård som bärande strategi för det systematiska förbättringsarbetet. Fokus ligger på att skapa värde för patienten genom hela vårdkedjan. Kvoten mellan medicinska utfallsmått, särskilt sådana som patienter upplever som viktiga och själva kan rapportera, och mått på den resurs som krävs för att uppnå resultatet ger värdet för patienten. Detta värde definieras av patient och profession gemensamt. Uppdraget är att organisera vården så att värdet för patienten ökas genom egen analys av förbättringsmöjligheter, genom att jämföra och hämta lärdomar från andra och genom att använda resultat från forskning och innovationsarbete. Internt på SkaS har ärendet beretts genom att bland annat verksamhetsområde FoU, kvalitetsfunktionen och fokusgruppen Samling kring vården har givits tillfälle att lämna synpunkter. Chefen för kvalitetsfunktionen, Svante Lifvergren, har skrivit ett förslag till remissyttrande som fått stöd bland övriga inblandade i ärendet. Nedan följer en sammanfattning av SkaS synpunkter så som den presenteras i förslaget till yttrande. Utifrån ovanstående resonemang har SkaS följande synpunkter på de förslag som läggs fram i motionen: Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

6 Datum Diarienummer SkaS (2) SkaS ställer sig bakom alla de principer för utveckling av vården som lyfts fram i motionen, men vill betona att dessa principer har tillämpats i många år på SkaS (och förmodligen också inom de andra förvaltningarna i VGR). Det är alltså inga nya principer som beskrivs i motionen. Vi är därför mycket tveksamma till värdet av att införa något som vi redan oförtrutet och långsiktigt arbetat med på SkaS sedan många år och som vi ständigt försöker utveckla. Vi är också mycket tveksamma till att man centralt styr hur SkaS ska benämna sin strategi för offensiv verksamhetsutveckling inbegripet de principer och angreppssätt vi använt och hela tiden försöker utveckla på SkaS sedan slutet av 1990-talet. Vi vill betona att det språk vi gemensamt utvecklat på SkaS har varit en central del i den kontinuerliga spridningen, vilket sakta men säkert skapat en fördjupad förståelse för dessa företeelser hos chefer och medarbetare. SkaS ställer sig i övrigt bakom motionens förslag på ett ökat fokus på kvalitet och värdeskapande aktiviteter som styrmedel snarare än produktivitetsmått och ekonomi. Vi vill också betona att vi tror att de nätverk som skapats mellan förvaltningarna kring frågor om värdebaserad vård, patientsäkerhet och kvalitetsutveckling är fortsatt avgörande för att accelerera lärandet kring utveckling, forskning, kvalitet, patientsäkerhet, personcentrerad- och värdebaserad vård inom VGR. Bilagor Remiss från regionstyrelsen Förslag till remissyttrande Beslutet skickas till Regionstyrelsen regionstyrelsen@vgregion.se

7 1 (8) Remissyttrande Datum Diarienummer SkaS Ert diarienummer RS Skaraborgs Sjukhus Handläggare: Petter Hjalmarsson Telefon: E-post: Till regionstyrelsen Yttrande över motion av Kerstin Brunnström (S) om införande av värdebaserad vård i Västra Götalandsregionen Bärande principer för utvecklingen av värdebaserad vård Vi vill från Skaraborgs sjukhus (SkaS) sida framhålla att vi till fullo håller med om att de principer som förs fram i motionen är avgörande (om än inte heltäckande) för vårdens fortsatta utveckling. Merparten av forskningen inom organisation- och kvalitetsutveckling inom vården visar att de bärande utvecklingsprinciperna är förvånansvärt lika, oavsett vilken titel strategin har eller hur den har paketeras. Inom TQM (Total Quality Management), Lean, Six Sigma, ISO, Värdebaserad vård med flera paket återkommer ständigt vissa centrala principer för framgångsrik utveckling (Bergman & Klefsjö, 2012; Berwick, 2008; Dean & Bowen, 1994; Deming 1994; 1998; Harry & Schroeder, 2000; Graban, 2009; Lifvergren et al., 2008; Nordenström, 2014), av vilka flera lyfts fram på ett tydligt sätt i motionen: Ett ökat fokus på patientupplevd kvalitet som grunden för en fortsatt kontinuerlig förbättring av hälso- och sjukvården. Detta innebär i sin tur en förmåga att skapa värde genom att tillfredsställa patienter och närståendes behov före, under och efter vårdprocessen. För att detta ska åstadkommas måste patienter och närstående, precis som föreslås i motionen, få större inflytande inte bara a) i den individuella vårdprocessen, b) i utvecklingen och förbättring av vården, men också c) i styrning och ledning av vården samt d) i forskningen av hur vården bedrivs, där patienter bjuds in som medforskare för att tillsammans med vårdens medarbetare och forskare generera ny kunskap (se t ex Gustavsson, 2014 för lokal tillämpning på SkaS; Bradbury, 2010 samt Koch & Kralik, 2006 för en mer allmän översikt). Ett långsiktigt och uthålligt fokus på utvecklingen av vårdens processer där evidens från olika kunskapsområden står i förgrunden och där struktur-, process- och resultatmått (Donabedian, 2003) hela tiden används för att accelerera utveckling, öka lärandet och förbättra patientupplevda-, omvårdnadsinriktade- och medicinska resultat. Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

8 Remissyttrande, (8) Ett ännu mer tydligt fokus på de ojämlikheter och oönskade variationer som fortfarande finns i vårdens strukturer, processer och resultat (se t ex Olsson et al., 2014). Vi är också helt överens med motionsställaren om att vården måste organiseras på nya sätt för att skapa värde för patient och närstående. Vi ser emellertid vården som ett komplext system (Stacey, 2003), där kunskaper från systemdynamik, komplexitetsteori, mikrosystemteori och andra modeller för organisering kring patienten, t ex värdecenter och värdenätverk kommer att bli lika viktiga för vårdens utveckling som värdeskapande processer (Christensen & Hwang, 2009; Norbäck & Targama, 2009). Detta lyfts inte fram så tydligt i Värdebaserad vård. Vi hänvisar t ex till Ekman et al. (2007) samt Lifvergren et al. (2015; 2012) för en detaljerad beskrivning av dessa idéer och hur de har tillämpats i Västra Skaraborg för att öka värde för multisjuka äldre och patienter med palliativa behov. Mobila nätverksmodeller för vård av kroniskt sjuka kommer nu att också startas för fler patienter med kronisk sjukdom, t ex patienter som är kroniskt psykiskt sjuka samt patienter med demenssjukdom. Slutligen välkomnar vi motionens förslag på ett ökat fokus på kvalitet och värdeskapande aktiviteter snarare än ekonomi som primärt styrmedel för ledning och uppföljning av hälsooch sjukvården. En förutsättning för allt ovan är naturligtvis förbättrade IT-system, som ger oss möjlighet att kontinuerligt fånga patientupplevelser samt produktions-, processoch resultatutfall för fortsatt utveckling och ökat lärande. Vi lyfter gärna fram några andra principer för offensiv kvalitetsutveckling som ofta brukar förekomma i litteraturen och som vi strävar efter att tillämpa på SkaS (Batalden & Davidoff, 2007; Bergman et al., 2015a; 2015b; Ekman et al., 2011; Kira & Lifvergren, 2012): Att förstå patienter och närstående som personer och lyssna till deras berättelser för att på djupet förstå vad som viktigt för dem i deras livsvärld samt att använda denna kunskap för att stödja patienternas egenkraft i deras vårdprocesser Att se patienter och närstående som självklara medaktörer i kvalitets- och utvecklingsarbetet eftersom deras upplevelser av vården bidrar med viktiga fakta. Att bjuda in alla medarbetare i utvecklingsarbetet att arbeta i tvärprofessionella team och, när så är värdeskapande, tvärorganisatoriska team (s.k. lärande mikrosystem) Att ledningen leder utvecklingen, är djupt involverad i alla förbättringsaktiviteter samt engagerar och motiverar medarbetare samt efterfrågar resultat Att hela tiden sträva efter att förstå och förbättra hela det komplexa system som är värdeskapande för patienter och närstående Att basera beslut på fakta, t ex att alltid följa bästa tillgängliga evidens men också att lyssna på patientens berättelser som utgångspunkt för patientens individuella vårdplan Att arbeta uppströms ; innan det händer, dvs. att främja hälsa och förebygga sjukdom Att koppla vårdens utveckling till viktiga dimensioner i hållbar utveckling; dvs. det sociala, ekonomiska och ekologiska perspektivet. Att erbjuda en säker vård

9 Remissyttrande, (8) Principerna för värdebaserad vård skiljer sig inte från SkaS principer för offensiv verksamhetsutveckling Vår uppfattning är att flertalet av de principer som tas upp i motionen är välkända sedan länge och redan beskrivits samt använts långt innan Porter skrev sina böcker och artiklar (se t ex 2010; 2006) om Value-based healthcare. Flertalet av principerna har dessutom varit en central del av SkaS utvecklingsstrategi (Offensiv verksamhetsutveckling, se ovan och nedan) sedan över tio år tillbaka. En rad goda resultat har uppnåtts på SkaS, vilka uppmärksammats nationellt och internationellt men inte särskilt mycket regionalt (t ex Gustavsson, 2014; Lifvergren et al., 2015; 2012; 2011; Plantin & Johansson, 2013 för att ge några exempel). I vårt utvecklingsarbete ingår också en ständig utveckling av vad varje princip innebär och vilka eventuella nya metoder och angreppssätt som behöver finnas för varje princip för att tillfredsställa patienters och närståendes behov. Med andra ord har vi på SkaS arbetat mer strukturerat med kvalitetsutveckling i olika former sedan slutet av 1990-talet. Sedan flera år samverkar vi också kring liknande frågor i lärande nätverk med andra förvaltningar inom regionen, men också nationellt och internationellt (Mohrman & Shani, 2012; 2011). Vi har flera medarbetare som, förutom inom medicin och omvårdnad, är disputerade eller doktorander inom Improvement science (Bergman et al., 2015a), processorientering, produktions- och kapacitetsplanering, personcentrerad vård, patientinvolvering, Fundamentals of care för att nämna några områden. Vi kallar med andra ord vår ansats på SkaS för Offensiv verksamhetsutveckling (Bergman & Klefsjö, 2012; Bergman et al., 2015a; 2015b). Strategin omfattar en gemensam värdegrund, principer och arbetssätt/metoder som är kopplade till varandra, se figur 1. Figur 1. Värdegrund, principer, arbetssätt, metoder och resultat och hur de hänger ihop. Med principer avser vi de överenskomna riktlinjer (baserade på en gemensam värdegrund) som vägleder hur vi ska agera i vardagen. Till varje princip kopplas sedan olika arbetssätt och metoder som ger möjlighet att arbeta på nya och innovativa sätt för att skapa värde för patienter och närstående (se figur 1; efter Dean & Bowen, 1994). Alla fyra komponenter behövs för att accelerera lärandet i organisationen. Figuren ska snarast ses som en kontinuerlig spiral (ett s.k. PDSA-hjul): Får vi inte de resultat vi vill uppnå måste vi

10 Remissyttrande, (8) ifrågasätta de principer och arbetssätt/metoder som används så att vi hela tiden kan förbättra vår förmåga att skapa värde för patienterna. Huvuddelen av våra principer och angreppssätt har redan beskrivs ovan och överensstämmer till stor del med de principer som anförts i motionen. Fortsatta utmaningar för vården Det kommer ständigt ny kunskap om principer och angreppssätt för kvalitetsutveckling inom vården och vi ska självklart hela tiden undersöka vad som är nytt och vad som behöver adderas till det vi redan gör på t ex SkaS. Men ny och gammal kunskap läggs ofta samman i kvalitetspaket (Lean, Six Sigma, TQM, Värdebaserad vård), s.k. kvalitetsmoden för att sälja bättre (Cole, 1999). Vi tror att det då är viktigt att i varje kvalitetspaket se vad som är nytt och vad som behöver adderas till en organisations befintliga repertoar av principer och angreppssätt för att öka dess förmåga att skapa värde för sina patienter. Paketen kan dessvärre också innebära att ett nytt språk en ny vokabulär kopplas till redan kända fenomen och företeelser. En rad forskningsrapporter har visat att om man ofta byter hur man pratar om centrala principer för t ex utvecklingen i en organisation så riskerar medarbetare och chefer att förlora förståelse för och motivation att delta i vad som pågår (Alvesson & Kärreman, 2011; 2000). Den största utmaningen för SkaS (och förmodligen för andra organisationer) är att få värdegrunden och principerna att genomsyra arbetet i vardagen (Boaden et al., 2008; Coghlan & Mc Auliffe, 2003; Dawson, 2003). Viktiga framgångsfaktorer här är t ex att långsiktigt hålla fast vid principerna över tid och att inte byta den övergripande inriktningen alltför ofta (även om man självklart måste utveckla innehållet i inriktningen hela tiden). Organisationens medarbetare måste vidare känna att det är deras principer som de har varit med om att utveckla. Detta innebär också att varje organisation måste bygga sin strategi utifrån sin unika historia, kultur och kontext. Här blir också en gemensam och långsiktigt utvecklad egen vokabulär som förstås av alla medarbetare och chefer en viktig förutsättning för framgångsrik utveckling (Lifvergren, 2013) Sammanfattning av SkaS svar på motionen: Utifrån ovanstående resonemang har SkaS följande synpunkter på de förslag som läggs fram i motionen: SkaS ställer sig bakom alla de principer för utveckling av vården som lyfts fram i motionen, men vill betona att dessa principer har tillämpats i många år på SkaS (och förmodligen också inom de andra förvaltningarna i VGR). Det är alltså inga nya principer som beskrivs i motionen. Vi är därför mycket tveksamma till värdet av att införa något som vi redan oförtrutet och långsiktigt arbetat med på SkaS sedan många år och som vi ständigt försöker utveckla. Vi är också mycket tveksamma till att man centralt styr hur SkaS ska benämna sin strategi för offensiv verksamhetsutveckling inbegripet de principer och angreppssätt vi använt och hela tiden försöker utveckla på SkaS sedan slutet av 1990-talet. Vi vill betona att det språk vi gemensamt utvecklat på SkaS har varit en central del i den kontinuerliga spridningen, vilket sakta men säkert skapat en fördjupad förståelse för dessa företeelser hos chefer och medarbetare.

11 Remissyttrande, (8) SkaS ställer sig i övrigt bakom motionens förslag på ett ökat fokus på kvalitet och värdeskapande aktiviteter som styrmedel snarare än produktivitetsmått och ekonomi. Vi vill också betona att vi tror att de nätverk som skapats mellan förvaltningarna kring frågor om värdebaserad vård, patientsäkerhet och kvalitetsutveckling är fortsatt avgörande för att accelerera lärandet kring utveckling, forskning, kvalitet, patientsäkerhet, personcentrerad- och värdebaserad vård inom VGR (Coughlan & Coghlan, 2012; Docherty et al., 2003; Docherty & Shani, 2008). SKARABORGS SJUKHUS Ulla-Britt Hagström ordförande

12 Remissyttrande, (8) Referenser Alvesson, M. and Kärreman, D. (2011). Decolonializing discourse: Critical reflections on organizational discourse analysis, Human Relations, Vol. 64 No 9, pp Alvesson, M. and Kärreman, D. (2000). "Varieties of discourse: On the study of organizations through discourse analysis", Human Relations, Vol 53 No 9, pp Bergman, B., Hellström, A. Svante Lifvergren, S. & Susanne M. Gustavsson, S.M. (2015a) An Emerging Science of Improvement in Health Care, Quality Engineering, 27:1, 17-34, DOI: / Bergman, B., Hellström, A. Svante Lifvergren, S. & Susanne M. Gustavsson, S.M. (2015b) Rejoinder - An Emerging Science of Improvement in Health Care, Quality Engineering, 27:1, 41-43, DOI: / Bergman, B. and Klefsjö, B. (2012). Kvalitet från behov till användning. ( Quality from customer needs to customer satisfaction ). 5 th ed., Studentlitteratur, Lund. Berwick, D. (2008). The science of improvement, JAMA, Vol 299 No. 10, pp Boaden, R., Harvey, G., Moxham, C. and Proudlove, N. (2008) Quality improvement: theory and practice in healthcare. NHS Institute for Innovation and Improvement, Coventry. Bradbury, H. (2010) What is good action research? Why the resurgent interest?, Action Research Journal, Vol. 8 No. 93, pp Christensen, C., Grossman, J. and Hwang, J. (2009). The Innovator's Prescription: A Disruptive Solution for Health Care. New York, McGraw-Hill. Coghlan, D. and McAuliffe, E. (2003). Changing healthcare organisations. Blackhall, Dublin. Cole, R.E. (1999). Managing quality fads: How American business learned to play the quality game. Oxford University press, New York. Coughlan, P. and Coghlan, D. (2012). Collaborative strategic improvement through network action learning. The path to sustainability. Edward Elgar, Cheltenham, UK. Dawson, P. (2003). Understanding organizational change the contemporary experience of people at work. Sage, London. Dean, J.W. and Bowen, D.E. (1994). Management theory and total quality: Improving research and practice through theory development, Academy of Management Review, Vol. 19 No 3, pp Deming, W.E. (1994). The new economics. 2 nd ed., MIT Press, Cambridge, MA. Deming, W.E. (1986). Out of the crisis. MIT Press, Cambridge, MA.

13 Remissyttrande, (8) Docherty, P., Huzzard, T., de Leede, P. and Totterdill, P. (2003). Home and away. Learning in and learning from organizational networks in Europe. An Innoflex report, London. Docherty, P. and Shani, A.B. (Rami) (2008). Learning mechanisms as means and ends in collaborative management research. In: Shani A.B., Mohrman, S.A., Pasmore, W.A., Stymne, B. and Adler, N. (editors) Handbook of Collaborative Management Research. Sage, Thousand Oaks, CA. Donabedian, A. (2003). An Introduction to Quality Assurance in Health Care. Oxford University Press, Oxford. Ekman, M., Ahlberg, B, Huzzard, T. and Ek, E. (2007). Innovationer i vårdens vardag. ( Inovations in the daily operations of health care ). Studentlitteratur, Lund. Ekman, I., Swedberg, K., Taft, C., Lindseth, A., Norberg, A., Brink, E., Carlsson, et al. (2011). Person-Centered Care Ready for Prime Time. European Journal of Cardiovascular Nursing, Vol 10, No 4, ss Graban, M. (2009). Lean Hospitals. CRP Press, New York Gustavsson, S. (2014). Improvements in neonatal care; using experience-based co-design. International Journal of Health Care and Quality Assurance, Vol. 27 No. 5, ss Harry, M. and Schroeder, R. (2000). Six sigma the breakthrough management strategy. Doubleday, New York. Kira, M. and Lifvergren, S. (2013). Sowing seeds for sustainability in work systems. In: Ehnert, I. (editor) In: I. Ehnert, W. Harry and K. Zink (Eds), Handbook of Sustainability and Human Resource Management. Lifvergren, S., Huzzard, T. & Lifvergren, S. (2015, forthcoming in August). After a Decade of Action Research: Impactful Systems Improvement in Swedish Healthcare. In: Bradbury, H. (ed.), The Sage handbook of Action Research (third edition). Sage, London. Lifvergren, S. (2013). First person action research through self- and close up ethnography: Resisting the latest n-step model for quality improvement. In: Lifvergren. S. Quality Improvement in Healthcare. Dissertation, Chalmers University, Gothenburg. Lifvergren, S., Andin, U., Huzzard, T. and Hellström, A. (2012) The path to sustainability in healthcare Exploring the role of learning microsystems. In: S. Moreman & A.B. Shani, Organizing for sustainability, Volume 2. Bingley, UK: Emerald. Lifvergren, S., Docherty, P. and Shani, A.B. (Rami) (2011). Toward a sustainable healthcare system: Transformation through participation. In: S. Mohrman & A.B. Shani, Sustainability Effectiveness, Volume 1, Emerald, Bingham

14 Remissyttrande, (8) Lifvergren, S., Rentzhog, O., Edin, M., Klintberg, B., Olsson, J., & Tullberg, S. (2008). Six Sigma i sjukvården (Six Sigma in healthcare processes). Stockholm, Sveriges Kommuner och Landsting (The Swedish Association of Local Communities and Regions). Mohrman, S. and Shani, A.B. (Rami) (2012). Organizing for sustainable healthcare. Emerald, Bingley, UK. Mohrman, S. and Shani, A.B. (Rami) (2011). Organizing for sustainable effectiveness. Emerald, Bingley, UK. Norbäck, L.E. and Targama, A. (2009). Det komplexa sjukhuset. ( The complex hospital ). Studentlitteratur, Lund. Nordenström, J. (2014). Värdebaserad vård Är vi så bra vi kan bli? Karolinska University Press, Stockholm. Olsson, E., Lau, M., Lifvergren, S. & Chakhunashvili, A. (2014). Community collaboration to increase foreign-born women s participation in a cervical cancer screening program in Sweden: a quality improvement project. International Journal for Equity in Health, 13:62. Plantin, A. and Johansson, M. (2013). Implementing Production Planning Processes In Healthcare A Case Study of a Surgery. Clinic. Proceedings, the EurOma Conference in Dublin, 7 9 June. Porter, M.E. (2010). What is Value in healthcare? The New England Journal of Medicine, Vol 323, No, 26, ss Porter, M.E. and Teisberg, E.O. (2006.). Redefining health care: creating value-based competition on results. Harvard Business Press, Boston. Stacey, R. (2003). Strategic Management and Organizational Dynamics - The Challenge of Complexity. (Fourth Edition). Pearson Education Limited, Essex.

15

16

17

18 Beslutsärende 2 Remiss regionala riktlinjer för e-post Bilaga Föredragande Petter Hjalmarsson

19 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SkaS Skaraborgs Sjukhus Handläggare: Petter Hjalmarsson Telefon: E-post: Till styrelsen för Skaraborgs Sjukhus Yttrande över förslag till riktlinjer vid hantering av e-post Förslag till beslut 1. Styrelsen godkänner yttrandet över förslag till riktlinjer vid hantering av e- post. Sammanfattning av ärendet Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus har, liksom övriga nämnder, styrelser och bolagsstyrelser i regionen, ombetts att inkomma med synpunkter på ett förslag till regionala riktlinjer vid hantering av e-post. Förslaget är framtaget av en regional arbetsgrupp där ett flertal olika förvaltningar har varit representerade. Efter genomfört remissförfarande ska det slutliga förslaget överlämnas till regionstyrelsen för att därefter fastställas av regionfullmäktige. Syftet med dessa riktlinjer är att göra tydligt vilka gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen och att öka medvetenheten om vilka möjligheter och risker som finns vid hantering av e-post. Ärendet har beretts inom SkaS förvaltningskontor och följande enheter/funktioner har fått möjlighet att komma med synpunkter: Kommunikationsenheten HR-enheten Beredskap och säkerhet Administrativa enheten Informationssäkerhetssamordnare Av inkomna synpunkter framgår att förvaltningskontorets enheter är antingen positiva eller neutrala till riktlinjerna som helhet. De synpunkter som förts fram Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

20 Datum Diarienummer SkaS (2) rör enskilda avsnitt i dokumentet eller sådant som man tycker saknas. Grundat på dessa synpunkter har ett förslag till yttrande tagits fram. Bilagor Förslag till yttrande Förslag till riktlinjer vid hantering av e-post Missiv till remiss av förslaget till riktlinjer Besluten skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se

21 1 (2) Remissyttrande Datum Diarienummer SkaS Ert diarienummer RS Skaraborgs Sjukhus Handläggare: Petter Hjalmarsson Telefon: E-post: Till Regionstyrelsen Yttrande över förslag till riktlinjer vid hantering av e-post Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus (SkaS) har fått möjlighet att lämna synpunkter på förslaget till riktlinjer vid hantering av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. Nedan följer SkaS synpunkter, med hänvisningar till aktuellt stycke i dokumentet. 1.5 Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Dokumenttypen rekommendationer finns inte med i den beslutade strukturen för styrdokument som redovisas i samma avsnitt. För att eliminera behovet av denna dokumenttyp bör antingen de regionala rutinerna göras mer detaljerade, eller också bör förvaltningarna få ansvar för att utfärda lokala rutiner. 2.1 Utgångspunkter för användning av e-post, punkten c Enligt SkaS finns det anledning att överväga om privat användning av regionens e-postkonton ska tillåtas över huvud taget. Inte minst eftersom alla idag har, eller i vart fall enkelt kan skaffa sig, en privat e-postadress utan kostnad. På så sätt undviker man de tolknings- och gränsdragningsproblem som annars kan bli aktuella. 3.1 Användares ansvar vid användning av e-post, punkten b Enligt denna punkt ska användare kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. Detta är inte möjligt i de fall användaren till exempel arbetar skift eller har helgtjänstgöring eftersom denne sannolikt kommer att vara ledig vissa vardagar. Förslagsvis kan lydelsen ändras till: Användare ska kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag, under förutsättning att denne är i tjänst och med beaktande av 3.1 j. 4 Chefs ansvar vid användning av e-post Avsnittet är onödigt långt och detaljerat. Till exempel tar punkterna 4.2 a, 4.3 a, 4.4 a och 4.4. b alla upp chefens ansvar för att personal får utbildning och att information om riktlinjerna och andra tillämpliga regler sprids. Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

22 Remissyttrande, (2) 4.3 Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefens ansvar för att medarbetare utbildas och informeras om sekretessbestämmelser samt skriver under sekretessbevis gäller inte bara i förhållande till hantering av e-post. Detta avsnitt bör därför lyftas ut ur denna riktlinje. Eventuellt kan detta regleras i en särskild riktlinje eller rutin. Allmänt om e-post och uppgifter som omfattas av sekretess I flera avsnitt i riktlinjen talas det om att patientuppgifter och känsliga personuppgifter inte ska skickas med e-post. Riktlinjen bör därtill understryka att det inte är lämpligt att vidarebefordra någon typ av sekretessbelagd information med e-post. Allmänt om alternativa kommunikationsmedel I riktlinjen anges på flera ställen att Mina vårdkontakter ska användas för kommunicering av känsliga uppgifter med patienter. En ökad användning av Mina vårdkontakter är önskvärt, men det är bara ett av flera alternativa sätt kommunicera med patienter. För närvarande är papperspost och telefonsamtal SkaS främsta kommunikationsmedel för kontakt med våra patienter. Vilket alternativ som ska användas bör vara upp till varje förvaltning, eller bör i vart fall inte regleras i den nu aktuella riktlinjen som ju endast gäller e-post. Om ärendets beredning SkaS noterar att arbetsgruppen som tagit fram förslaget till riktlinjer i huvudsak består av personer knutna till antingen IS/IT-objektet IT-arbetsplats eller koncernkontoret. Ett ärende av denna typ berör samtliga verksamheter i Västra Götalandsregionen. Enligt SkaS borde arbetsgruppen haft en bredare representation för att kunna ta hänsyn till bland annat utförarverksamheternas specifika behov och förutsättningar. SKARABORGS SJUKHUS Ulla-Britt Hagström ordförande

23 Västra Götalandsregionen 1 (2) Remiss Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson Telefon: E-post: jan.s.svensson@vgregion Till regionens nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Förslag på regionala riktlinjer vid hantering av e-post bifogas. Målet med förslaget är att: a) göra tydligt vilka gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen och att b) öka medvetenhet om vilka möjligheter och risker som finns vid hantering av e-post. Utgångspunkter för remissförslaget Utöver devisen att det ska vara lätt och göra rätt har i huvudsak följande utgångspunkter vid utformning av remissförslaget beaktats: 1. Arkivnämnden, som är en gemensam nämnd för Göteborgs kommun och Västra Götalandsregionen med Göteborgs kommun som huvudman, har: a) föreslagit regionfullmäktige att besluta om ändring i arkivreglemente regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK b) föreslagit att Västra Götalandsregionen ska anta av regionarkivet upprättade Offentligrättsliga regler för e-post, ett 12-sidigt dokument som behandlar e- post och vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS c) lämnat rekommendationer till Västra Götalandsregionen kring hantering av informationen i avslutade individuella e-postkonton, dnr RS Beslut i regionstyrelsen dnr RS , Struktur för styrande dokument Västra Götalandsregionen. 3. Synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och säkerhetsstrategisk enhet inom regionkansliet. Beredning av remissförslaget En särskild arbetsgrupp har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram remissförslaget. Ambitionen från början var att sammanställa riktlinjer, rutiner, rekommendationer i ett och samma dokument. Det visade sig snart att nackdelarna med ett enda dokument var betydande jämfört med ett relativt kort och övergripande dokument d.v.s. remissförslaget som kommer att kompletteras med rutiner och rekommendationer. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

24 Datum (2) Diarienummer RS Utformning av remissförslaget utgår från principen att riktlinjer har en giltighetstid på upp till fem år. Remissförslaget innebär att tillhörande rutiner och rekommendationer i fortsättningen föreslås beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman och revideras minst en gång per år eller vid behov. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektivare framtida hantering av revideringar av rutiner och rekommendationer för e-posthanteringen. Efter att remissynpunkter beaktats kommer förslag till riktlinjer att överlämnas till regionstyrelsen med förslag att regionfullmäktige fastställer riktlinjerna och lämnar riktlinjerna som svar till arkivnämnden och ger regionstyrelsen i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer. Följande personer medverkat i arbetet med remissförslaget: Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else-Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, ITarkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NU-sjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet. Remissvaret Remissvar ska formuleras kort med tydliga förslag på vad som kan tas bort, justeras eller läggas till. Remissvar ska skickas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 24 augusti Ange diarienummer RS Frågor kring remissen kan i första hand ställas till jan.s.svensson@vgregion tfn , undertecknad eller till valter.lindstrom@vgregion.se tfn men också till medarbetare i arbetsgruppen. För regionkansliet Elisabet Ericson Kanslichef

25 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Remissversion Dnr RS Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Säkerhetspolicy Jan S Svensson Regiondirektör 2015-xx-xx Godkänd av dokumentägare: Valter Lindström Datum: Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: 2015-xx-xx Fastställd av: Datum: Regionfullmäktige 2015-xx-xx Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinje Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

26 2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning Utgångspunkter Målgrupp Ansvar och förvaltning Giltighet Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Riktlinjer vid användning av e-post Utgångspunkter för användning av e-post Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Ansvar och skyldighet att besvara e-post Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Automatisk vidarebefordran av e-post Användares ansvar vid användning av e-post E-postanvändares ansvar Chefs ansvar vid användning av e-post Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott Chefs ansvar i övrigt Beredning... 9

27 3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Dessa riktlinjer är en samlad beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen vid användning av e-post. Dessa riktlinjer beaktar arkivnämndens förslag och rekommendationer till regionfullmäktige avseende bevarande och gallring av elektroniska handlingar dnr RS , offentligrättsliga regler för e-post dnr RS och hantering av e-post i avslutade e- postkonton dnr RS Målgrupp Målgrupp för dessa riktlinjer är användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e-postbrevlåda Ansvar och förvaltning På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. Regiondirektören, eller tjänsteman som regiondirektören utser, ansvarar för att ändamålsenliga och regiongemensamma rutiner och rekommendationer finns och förvaltas. Nämnder, styrelser och bolag kan ta fram förvaltningsspecifika rutiner i form av rekommendationer och instruktioner inom ramen för av regionstyrelsen eller av regiondirektören beslutade riktlinjer, planer och rutiner Giltighet Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller efter beslut i regionstyrelsen och efter fastställelse i regionfullmäktige. Till dessa riktlinjer finns regiongemensamma rutiner och rekommendationer som beslutas av regiondirektören eller av tjänsteman som är utsedd av regiondirektören Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Utgångspunkt för regelverk kring användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter är säkerhetspolicy 1 som är beslutad av regionfullmäktige. Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer som beslutas av regionstyrelsen. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen var 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner som beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. c) Rekommendationer beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. 1 Policy för säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige , dnr RSK

28 4(9) d) Rekommendationer är beskrivningar och förklaringar mer i detalj inom ramen för rutinbeskrivning och kan vara förvaltningsspecifik. Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen och hur styrande dokument ska benämnas och struktureras Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter för användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler och lagar som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-post systemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i sådan omfattning att det inte inkräktar på ordinarier arbetsuppgifter eller inverkar menligt på regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. 2 Beslut RS , 32, dnr RS TU Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen

29 5(9) d) Med brevlåda för e-post avses myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e- postbrevlåda Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska ha minst en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och ska kunna ta emot handlingar via e-post som kontrolleras minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. b) Ska säkerställa att inkommen e-post till förvaltning eller bolag hanteras utan dröjsmål. c) Ska säkerställa att allmänna handlingar i inkommen e-post handläggs med beaktande av säkerhetspolicy och regler för diarieföring, gallring och arkivering. d) Efter diarieföring av inkommande e-post i myndighetsbrevlåda eller i funktionsbrevlåda ska begäran om utlämning av e-post överlämnas till diariet. e) E-post som berör en verksamhets drift ska dirigeras till myndighets- eller funktionsbrevlåda f) För att undvika personberoenden och att information inte är tillgänglig i en verksamhet ska myndighets- eller funktionsbrevlåda användas istället för personlig e-postbrevlåda när e-posten inte är personberoende och berör verksamhetens drift Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska utöver officiell myndighetsbrevlåda vid behov upprätta en funktionsbrevlåda (som likt myndighetsbrevlåda är personoberoende) till vilken flera personer har tillgång för att hantera e- post till centrala funktioner. b) Ska anpassa antalet funktionsbrevlådor till verksamhetens behov av bevakning och hantering av inkommande handlingar Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Användning av e-post har, enligt arkivnämnden, fört med sig en oavsiktlig förskjutning i synen på vad som ska bevaras eller gallras och hur det bör ske. Det har blivit problem att e-post raderas automatiskt eller tas bort vilket lett till oavsiktlig gallring med informationsförluster utan stöd i ett gallringsbeslut. Följande regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar utgår från ett förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. 3 a) E-post miljön ska utformas på sådant sätt att offentlighetsprincipen tillgodoses och IT- och e-post system utformas på sätt som underlättar gallring, avställning och arkivering av information som ska bevaras för framtiden. b) Elektroniska handlingar och e-post, som ska bevaras, ska levereras till arkivmyndigheten enligt fastställd dokumenthanteringsplan eller efter överenskommelse. 3 Förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. Arkivnämndens beslut , RSK

30 6(9) 2.5. Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Individuella e-postbrevlådor, som finns kvar när medarbetare lämnat eller slutat sin anställning, ska hanteras enligt arkivnämndens rekommendation , dnr RS och innebär följande: a) Förvaltningar eller bolag kan, med stöd av generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, gallra innehållet i avslutade individuella e-postkonton. b) Centralt systemansvariga, som tekniskt ombesörjer gallring av information i e-postbrevlådor, måste alltid ha tillstånd från respektive förvaltning eller bolag innan radering av e-post får ske. c) E-post bör raderas tidigast 12 månader efter anställningens upphörande. Observera att fristen betyder att ett helt kalenderår bör gå innan e-posten raderas. Om en anställd slutar i april 2015 innebär det att information i e-postbrevlåda kan gallras tidigast i januari d) Verksamheter som inte vill gallra innehållet i avslutade e-postkonton eller vill ha en längre gallringsfrist och spara e-posten längre, måste själva hantera e-posten Ansvar och skyldighet att besvara e-post a) För att uppfylla förvaltningslagens (1986:223, 4-7) krav på service till allmänheten ska alla e-postbrevlådor läsas dagligen varje helgfri måndag-fredag. b) Frågor om allmänna handlingar i e-post ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. c) Ärenden och frågor i e-postbrevlåda dit allmänna handlingar kan inkomma eller dit fråga kan komma om utlämnande av allmän handling ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. e) Medborgare ska kunna få svar på frågor som är skickade med e-post så snart som möjligt Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion a) Endast de tekniska lösningar som VGR IT tillhandahåller ska användas vid hantering av e-post, mobil e-post, synkronisering av kalenderfunktion, Lync, chattfunktion och Jumper Automatisk vidarebefordran av e-post a) Huvudregeln är att automatisk vidarebefordran av e-post inte får ske. b) Detta innebär att e-post som hanteras i Västra Götalandsregionens e-postsystem inte med automatik får skickas vidare och hanteras i ett e-postsystem som finns utanför regionenens nät och kontroll. Exempel på sådana e-postsystem är Hotmail och G-mail. c) Automatisk vidarebefordran av e-post från tjänstebrevlåda till privat e-post brevlåda kan tillåtas efter utredning och beslut av koncernkontorets säkerhetschef eller av IS/IT-direktör var för sig eller i samråd. Före beslut ska utredning kring önskemål att avvika från huvudregel göras av lokalt säkerhetsansvarig i samråd med IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT.

31 7(9) 3. Användares ansvar vid användning av e-post 3.1. E-postanvändares ansvar a) Individuell e-postbrevlåda ska användas med gott omdöme och i enlighet med dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. b) Användare ska kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. c) Användare får inte använda e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. d) Användare ska använda Mina vårdkontakter (1177) när patientuppgifter skickas till patienter. e) Användare har i samråd med diariet skyldighet att diarieföra allmänna handlingar, brev, förfrågningar som kommer till personlig e-post brevlåda. f) Användare ska skydda de lösenord och pinkoder som erhållits för åtkomst till e-post. g) Lösenord och pinkoder är personliga och får inte delas med andra medarbetare. h) Användare har skyldighet att konstruera lösenord på sådant sätt att det inte går att pröva sig fram eller gissa sig till det. Se vidare rutiner och rekommendationer. i) Om användare misstänker att någon annan känner till det egna lösenordet ska byte av lösenord ske omgående j) Användare som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till den egna e- posten är själv ansvarig att kontrollera e-posten även vid frånvaro såsom semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. k) Användare ska på eget initiativ ta bort sin e-post när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. 4. Chefs ansvar vid användning av e-post 4.1. Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat a) Chef ska säkerställa att medarbetare tömmer personlig e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. b) Chef ska säkerställa att det finns gallringsbeslut innan någon allmän handling eller uppgift förändras eller raderas i en e-postbrevlåda. c) Chef ska säkerställa att medarbetares tillgång till personlig e-postbrevlåda omgående tas bort när anställning eller uppdrag har upphört Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter a) Chef ska informera medarbetare att det inte är tillåtet att använder e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. b) Mina vårdkontakter (1177) ska användas när patientuppgifter skickas till patienter.

32 8(9) 4.3. Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post a) Chef har ansvar att medarbetare är informerad om vilka sekretessbestämmelser som gäller och att medarbetare skriver under ett sekretessbevis 4 och muntligen erinras om gällande sekretess. b) Av sekretessbevis ska framgå vilken information som har lämnats. c) Chef har ansvar för att sekretessbevis skrivs under av personer i verksamheten som inte har anställning i Västra Götalandsregionen, exempelvis studerande, konsulter och andra som använder Västra Götalandsregionens resurser för informationsbehandling. d) Inom sjukvården ska det i sekretessbeviset, anges i ett tillägg vad den inre sekretessen ställer för krav, när det gäller rätten att ta del av eller vidarebefordra patientuppgifter inom den egna verksamheten Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering a) Chef har ett utbildningsansvar för att medarbetare i verksamhet får en ändamålsenlig utbildning kring riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer för användning av e-post. b) Chef har ett informationsansvar 5 för att dessa riktlinjer för e-post och tillhörande rutiner och rekommendationer är kända och följs av alla medarbetare Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott a) Om medarbetare missbrukar Västra Götalandsregionens e-post system ska närmaste chef anmäla detta till sin närmaste chef och till lokalt säkerhetsansvarig. b) Oegentligheter gällande e-post och IT-system ska rapporteras av chef till IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT för teknisk utredning. c) Chef och dennes chef har båda ansvar för att misstanke om brott hanteras, eventuell polisanmälan görs och eventuella disciplinära åtgärder vidtas Chefs ansvar i övrigt a) Efter att regionfullmäktige fastställt dessa riktlinjer ansvarar förvaltningschef eller bolagschef för att myndighetsbrevlåda upprättas och att funktionsbrevlåda upprättas vid behov och att dessa brevlådor bevakas och används enligt riktlinjer, rutiner och rekommendationer. b) Chef ansvarar för tillämpning av tillhörande rutiner och rekommendationer till dessa riktlinjer. c) Chef ansvarar för hur myndighets- eller funktionsbrevlåda upprättas och att de användas i verksamheten enligt dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. 4 Anställda kan inte åläggas någon tystnadsplikt utöver vad som anges i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). 5 Se vidare hemsida;

33 9(9) e) Chef ska uppmana medarbetare att ge fullmakt (d.v.s. delegering via ombudsfunktion i Outlook) till medarbetare/kollega i verksamheten att ha tillgång till personlig e-postbrevlåda för att undvika handläggningsproblem vid semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. f) Det behövs ingen skriftlig fullmakt. Det räcker med delegering som man gör i e-postprogrammet. 5. Beredning Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter har sammanställts av en arbetsgrupp bestående av Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else- Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, IT-arkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NUsjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet.

34 Beslutsärende 3 Internkontrollplan Skaraborgs Sjukhus Bilaga Föredragande Petter Hjalmarsson

35 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SkaS Administrativa enheten Handläggare: Petter Hjalmarsson Telefon: E-post: Till Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus Riktlinje för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus Förslag till beslut 1. Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus fastställer dokumentet Riktlinje för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus. Riktlinjen ersätter Reglemente för internkontroll vid Skaraborgs Sjukhus (dnr SkaS ). Sammanfattning av ärendet Med anledning av att regionstyrelsen under 2014 och 2015 fastställt dels en regional riktlinje för intern kontroll, dels en regional struktur för styrande dokument, har SkaS reglemente för intern kontroll reviderats för att bättre överensstämma med de regionala styrdokumenten. Revideringen har resulterat i dokumentet Riktlinje för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus. De största förändringarna som görs i förhållande till det gamla reglementet är att en SkaSövergripande riskanalys ska fastställas av styrelsen i samband med budgetarbetet och att styrelsens rapporteringsskyldighet gentemot regionstyrelsen inte nämns i den SkaS-interna riktlinjen. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus (SkaS) ska enligt kommunallagen säkerställa att sjukhusets interna kontroll är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt (6 kap. 7 ). I praktiken innebär detta att sjukhusets styrelse ska säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt att de föreskrifter som gäller för verksamheten följs. Regionstyrelsen har fastställt särskilda riktlinjer för den interna kontrollen i regionens förvaltningar (dnr RS ). Enligt dessa riktlinjer ska styrelsen upprätta en organisation samt anta regler och anvisningar för den interna kontrollen. Sjukhusdirektören ansvarar för att lokala regler och anvisningar upprättas och ska löpande rapportera till styrelsen hur arbetet med den interna kontrollen fungerar. Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

36 Datum Diarienummer SkaS (2) Intern kontroll på SkaS SkaS styrelse fastställde på sitt sammanträde den 18 oktober 2011 ett reglemente för intern kontroll (dnr SkaS ). Reglementet för intern kontroll har också kompletterats med dokumentet Tillämpningsanvisningar till reglementet för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus. Såväl reglemente som tillämpningsanvisningar följer i huvudsak de riktlinjer som senare beslutats av regionstyrelsen. Dessa dokument bör därför kunna ligga till grund för SkaS fortsatta arbete med den interna kontrollen. Dock överensstämmer inte benämningarna reglemente och tillämpningsanvisningar med den terminologi och struktur för styrande dokument som regionstyrelsen beslutade i februari 2015 (dnr RS ). Dokumenten bör därför revideras för att passa in i den regionövergripande strukturen. Riktlinje för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus Syftet med den lokala riktlinjen är att fastställa en organisation och att i stora drag beskriva vad som ska göras för att nå en tillfredsställande intern kontroll. Med utgångspunkt i den regionala riktlinjen för intern kontroll, liksom den beslutade regionala strukturen för styrande dokument, har SkaS reglemente för intern kontroll och de tillhörande tillämpningsanvisningarna konsoliderats till ett dokument, Riktlinje för intern kontrollvid Skaraborgs Sjukhus. Riktlinjen förslås ersätta det tidigare reglementet för intern kontroll (dnr SkaS ). De största förändringarna som görs i förhållande till det gamla reglementet är att en SkaSövergripande riskanalys ska fastställas av styrelsen i samband med budgetarbetet och att styrelsens rapporteringsskyldighet gentemot regionstyrelsen inte nämns i den SkaS-interna riktlinjen eftersom detta berör förhållandet mellan SkaS styrelse och regionstyrelsen. Vissa delar av tillämpningsanvisningarna har helt lämnats utanför den lokala riktlinjen eftersom de är av sådan art att de bättre passar in i en rutin av det slag som kommer att arbetas fram i ett senare skede (se avsnittet nedan). Rutin för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus Det pågår just nu ett arbete på regional nivå med att ta fram en rutin som närmare beskriver hur förvaltningarna ska genomföra det arbete med intern kontroll som beskrivs i den regionala riktlinjen. När den regionala rutinen är fastställd bör SkaS påbörja arbetet med att ta fram en lokal rutin som bland annat anger hur riskanalyser ska genomföras i samband med verksamhetsplaneringen inför Bilaga Förslag till riktlinje för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus Beslutet skickas till Sjukhusdirektör, för genomförande Regionstyrelsen, för kännedom, regionstyrelsen@vgregion.se

37 1 (2) Riktlinje Datum Diarienummer SkaS Skaraborgs Sjukhus Handläggare: Petter Hjalmarsson Telefon: E-post: Riktlinje för intern kontroll vid Skaraborgs Sjukhus Den interna kontrollen är en naturlig del i arbetet med styrning och ledning av verksamheten. Den handlar om att inom rimliga gränser säkerställa att målen med verksamheten kan nås och att detta sker på ett effektivt sätt regler och riktlinjer följs rapportering och information i och om organisationen är tillförlitlig risker i verksamheten fångas upp och hanteras eller förebyggs. Ovanstående definition av intern kontroll är hämtad från den regionala riktlinjen för intern kontroll (dnr RS ). Ansvar Styrelse Det yttersta ansvaret för intern kontroll ligger enligt kommunallagen på de förtroendevalda. Styrelsen har ansvaret för att inom sitt verksamhetsområde följa regionövergripande regelverk. I ansvaret ingår att upprätta en struktur för den interna kontrollen och att fastställa styrande dokument inom området. Sjukhusdirektör Har ansvar för att inom förvaltningen leda arbetet med den interna kontrollen och för att det inom verksamheten upprättas lokala riktlinjer och rutiner. Sjukhusdirektören ska löpande rapportera till styrelsen hur arbetet med den interna kontrollen fungerar. Verksamhetschef/enhetschef Skyldig att följa beslutade riktlinjer och rutiner och att informera medarbetarna om dessa. Har ansvar för att leda arbetet med den interna kontrollen inom den egna verksamheten. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef eller till den som styrelsen utsett. Övriga medarbetare Skyldiga att följa beslutade riktlinjer och rutiner. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef eller till den som styrelsen utsett. Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

38 Riktlinje, (2) Riskanalys Syftet med riskanalysen är att föregripa riskerna innan en negativ händelse inträffar. Inom ramen för intern styrning och kontroll kan begreppet risk definieras som den samlade bedömningen av sannolikheten för en oönskad händelse och konsekvensen om händelsen skulle inträffa. I riskanalysprocessen ingår att inventera, prioritera, kvantifiera och hantera risker. Analysen ska göras utifrån verksamhetens samlade uppdrag (fullmäktiges mål och uppdrag, lagkrav, myndighetsföreskrifter etc.) och ska integreras med verksamhetens ordinarie planeringsarbete. Den samlade riskanalysen för Skaraborgs Sjukhus ska enligt VGR:s riktlinjer fastställas av styrelsen i samband med budgetarbetet. Riskanalys på verksamhetsnivå sker enligt de riktlinjer och rutiner som fastställs av sjukhusdirektören. Kontrollplan Kontrollplanen är ett av styrelsens verktyg för att fullgöra sin skyldighet att se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Av planen ska framgå vad som ska granskas under året och när respektive granskning ska rapporteras till styrelsen. Vilka kontrollområden som ska tas upp i kontrollplanen bestäms utifrån det som framkommit i riskanalysen. Generellt sett ska kontrollplanen omfatta de kontrollåtgärder som vidtas för att eliminera eller minimera de risker som bedöms som viktigast ur ett SkaS-övergripande perspektiv. Till detta kan också komma sådana kontrollområden som beslutats av regionfullmäktige eller regionstyrelsen. En sjukhusövergripande kontrollplan ska upprättas varje år och fastställs av styrelsen. Uppföljning Styrelsen ska löpande följa upp förvaltningens arbete med intern kontroll. Sjukhusdirektören ansvarar för att rapportering till styrelsen sker senast i samband med bokslutsarbetet. Resultatet av styrelsens uppföljning ska rapporteras till regionstyrelsen enligt beslutade regionövergripande riktlinjer och rutiner. Verksamhetschefer, enhetschefer och andra rapporteringsskyldiga ansvarar för att rapportering sker i enlighet med lokala riktlinjer och rutiner. Uppföljning av den interna kontrollen ska samordnas med övrig verksamhetsuppföljning. Dokumentation Riskanalyser, åtgärdsplaner, kontrollplaner, uppföljningar och andra åtgärder som avser den interna kontrollen ska dokumenteras och diarieföras. Genom att dokumentera arbetet med den interna kontrollen skapas förutsättningar för utvecklings- och förbättringsarbete.

39 Beslutsärende 4 Serviceöverenskommelse med Regionservice Bilaga Föredragande Eva Sundström

40 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SkaS Sjukhusledningen Handläggare: Eva Sundström E-post: Till Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus Serviceöverenskommelse 2015 mellan Skaraborgs sjukhus och servicenämnden Förslag till beslut 1. Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus godkänner serviceöverenskommelsen 2015 med servicenämnden 2. Ersättningsnivån för serviceöverenskommelsen uppgår för år 2015 till tkr och till detta styckeavrop bedömda till tkr. Sammanfattning av ärendet Serviceöverenskommelsen är ett avtal mellan servicenämnden och Skaraborgs Sjukhus om de tjänster Regionservice ska leverera till förvaltningen inklusive uppskattade volymer och kostnad. Serviceöverenskommelsen omfattar både de tjänster Regionservice levererar i egen regi och de tjänster som har upphandlats av Regionservice. Till grund för serviceöverenskommelsen ligger den styrmodell för servicesamspelet som beslutades av regionfullmäktige Serviceöverenskommelsen 2015 gäller retroaktivt från årets början och ersätter tidigare ramöverenskommelse för Tjänsterna är indelade i två grupper, ägarstyrda tjänster och kundstyrda tjänster. Vad gäller för kundstyrda tjänster finns det också möjlighet att utöka dessa med tilläggstjänster. Ersättningsnivå Ersättningsnivån för 2015 uppgår till för: - Ägarstyrda tjänster tkr - Kundstyrda tjänster tkr o Varav tkr avser tilläggstjänster Ersättningsnivån för kundstyrda tjänster med styckeavrop är beräknad till tkr. Bilaga Övergripande beskrivning av Regionservice tjänster och kostnader 2015 för serviceöverenskommelser i Västra Götalandsregionen Skickas till servicenamnden@vgregion.se Postadress: Skaraborgs Sjukhus Skövde Besöksadress: Lövängsvägen Skövde Telefon: Webbplats: E-post: diariet.skas@vgregion.se

41 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Övergripande beskrivning av Regionservice tjänster och kostnader 2015 för serviceöverenskommelser i Västra Götalandsregionen

42 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Inledning och läsanvisning Regionfullmäktige fattade i juni 2014 beslut om ny styrmodell för alla delar i servicesamspelet med Regionservice i Västra Götalandsregionen. Den ekonomiska styrmodellen trädde i kraft den 1 januari Detta dokument beskriver de nya tjänsteområdena och tjänsterna i servicesamspelet på en övergripande nivå. Denna övergripande tjänstebeskrivning innehåller följande delar: 1. Ekonomisk styrning av servicetjänster inom regionen För dig som söker en övergripande beskrivning av principer och utgångspunkter för den nya styrmodellen för servicesamspelet samt en beskrivning av hur styrmodellen fungerar i praktiken. 2. Beskrivning av samtliga tjänster För dig som söker en övergripande beskrivning av en eller flera tjänster samt vilken typ av överenskommelse som gäller för tjänsten/tjänsterna. 3. Skillnader mellan gamla och nya tjänster För dig som söker en beskrivning av skillnaden mellan en eller flera tjänster i den gamla och den nya styrmodellen. 4. Särskilda uppdrag som inte omfattas av internhandeln För dig som söker en sammanställning över de särskilda uppdrag till Regionservice som inte omfattas av internhandeln. Bilaga 1. Lathund prislista 2015 (reviderade priser 2015, beslut ) För dig som söker ett styckpris på en eller flera tjänster.

43 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: 1. Ekonomiska styrprinciper (regionfullmäktige) De mest centrala kan sammanfattas som: Regionservice levererar tjänster till den genomsnittligt regionala självkostnaden. Dialogen inför serviceöverenskommelsen ska präglas av volym- och kvalitetsresonemang. Prislistor med enskilda timpriser eller sammansatta tjänstepriser skall inte förhandlas utan i huvudsak årligt beslutas regionalt av regiondirektören. Tjänster kan ha olika finansiering från externa kunder, interna förvaltningskunder och via regionala anslag. Eventuella tillfälliga över/underskott skall inte korssubventionera varandra utan skall vara självfinansierade tjänsteområde för tjänsteområde. Löpande produktivitetsförbättringar i serviceverksamheter skall tillfalla kunderna via gradvis lägre reala priser. På så sätt har förvaltningarna incitament att delta i utvecklingsfrågor kring serviceleveranser. En mildare form av internhandel skall prägla samspelet. Om kärnverksamhetens förbrukning och efterfrågan av en tjänst inte riskerar att bli väsentligt kostnadsdrivande, skall tjänster paketeras i större funktionsliknande avtal. På så sätt undviks överadministration och onödiga förhandlingar. Utvecklingen av standardisering för olika tjänster skall eftersträvas framför olika lokala lösningar. Ibland måste dock det lokala perspektivet och särlösningar få företräde. Samverkan, beredning och beslut kring dessa frågor hanteras av Kundrådet för intern service där koncernledningen, Regionservice och förvaltningarna är representerade. Regionens ekonomidirektör är ordförande. Utifrån ett regionövergripande effektivitetsperspektiv är huvudprincipen en låg grad av valfrihet för förvaltningarna, avseende att utföra tjänsten själv eller att anlita Regionservice. Förvaltningen ska alltid vända sig till Regionservice när ett tjänstebehov uppstår. Regionservice gör kontinuerligt en bedömning om tjänsten ska utföras i egen regi eller, på grund av kostnadseffektivitet, ska tillhandahållas genom upphandlad leverantör. Regionservice anvisar förvaltningen till upphandlad leverantör då tjänsten inte genomförs i egen regi. Fyra avtalskonstruktioner inom en serviceöverenskommelse Målsättningen är att sätta samman tjänster i större tjänsteöverenskommelser så långt det går, framförallt inom områden där inte den interna förvaltningen rimligen varken kan påverka eller har en synpunkt på leveranserna och dess kostnader. Principen skall emellertid endast tillämpas där den

44 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: inte riskerar att verka väsentligt kostnadsdrivande för regionen som helhet. Det finns fyra grupper eller konstruktioner: 1. Styckavrop är kundfinansierade tjänster som används när det är viktigt att beställningen av en viss tjänst inte får vara en fri nyttighet. Ett styckavrop behöver dock inte faktureras var för sig utan bör med fördel samlas ihop och samfaktureras. Styckavrop bedöms stå för ca 12 % av alla serviceleveranser. Exempel är fordonstjänster och olika typer av konsulter som förvaltningar hyr in från Regionservice. För tjänsteöverenskommelser finns två olika former, båda är finansierade av förvaltningarna: 2. En snarlik och mycket vanligare form av avtalskonstruktion är tjänsteöverenskommelse med ett normalintervall, spann. Här tillåts en varierande beställnings- och leveransvolym inom ett spann +/-% utan att månadsfaktureringen ändras. När utfallet blir över/under normalintervallet, exempelvis 3 %, debiteras kunden för tillkommande eller avgående leveranser utanför normalintervallet. I denna grupp återfinns de stora tjänsteområdena måltider och lokalvård. 3. Fast tjänsteöverenskommelse är helt fast för ett år. Tjänsten faktureras med en månadstolftedel oavsett utfallsförbrukningen av tjänsten. Exempel är en köpt fast ekonomikonsulttjänst som framförallt används av mindre förvaltningar utan egen administrativ kapacitet. 4. Ägarstyrda tjänster. Det består av hela eller delar av tjänsteområden som är att betrakta som fasta, ingår i regionens övergripande stödstruktur. Kostnader fördelas här ut mot förvaltningarna

45 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: utifrån förvaltningens storlek avseende antal anställda. Exempel är tjänsten rena textilier (tvätteri) där normer styr intervall för hur exempelvis vårdverksamheter och personal skall använda och byta kläder. Andra exempel är kostnader för posthantering samt faktureringstjänster. Tjänsten skall utföras och utgångspunkten är att volymen inte skulle påverkas om avtalsformer och priser var mer rörliga. För vissa tjänster är en del av tjänsten ägarstyrd och en del är finansierad av förvaltningen. Exempel på detta är i fordonshantering där det finns en fast regional kompetens- och hanteringskostnad (stödstruktur) som utgör en ägarstyrd tjänst. Själva förbrukningen (att använda en bil några dagar, några mil osv) är dock rörlig och styckavropas för att ge incitament till sparsamhet. Obligatorisk/valbar tjänst Utifrån ett regionövergripande effektivitetsperspektiv är huvudprincipen en låg grad av valfrihet för förvaltningarna, avseende att utföra tjänsten själv eller att anlita Regionservice. Förvaltningen ska alltid vända sig till Regionservice när ett tjänstebehov uppstår. Regionservice gör kontinuerligt en bedömning om tjänsten ska utföras i egen regi eller, på grund av kostnadseffektivitet, ska tillhandahållas genom upphandlad leverantör. Regionservice anvisar förvaltningen till upphandlad leverantör då tjänsten inte genomförs i egen regi. 2. Tjänstebeskrivning utifrån tjänstekatalog Regionservice ingår varje år en serviceöverenskommelse (SÖK) med respektive förvaltning. SÖK:en beskriver vilka tjänster som tillhandahålls av Regionservice till förvaltningen, inklusive volymer och priser. I detta avsnitt ges en övergripande beskrivning av samtliga tjänster i servicesamspelet som omfattas av internhandeln. Exempel på SÖK, Serviceöverenskommelse

46 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Administrativa stödfunktionstjänster Diarieservice Tjänsten innebär att ta emot, scanna, registrera, lämna ut & arkivera handlingar. Valbar tjänst (på sikt obligatorisk men det kräver särskilt beslut) som är ägarstyrd och som kostnadsfördelas till de förvaltningar som använder tjänsten. Tjänste-ID Service Tjänsten omfattar hela beställningsprocessen av Tjänste-ID-kort. Valbar tjänst (på sikt obligatorisk men det kräver särskilt beslut) som är kundfinansierad (på sikt ägarstyrd men det kräver särskilt beslut). Styckdebitering per kort tillämpas under Löneadministration & pensionsservice Tjänsten innebär att hantera regionens löner och pensioner utifrån den regionalt definierade processen för löne- och pensionshantering. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Faktureringstjänst Tjänsten innebär att hantera regionens kundfakturor (inklusive huvudmannafakturering), leverantörsfakturor och patientfakturor utifrån den regionalt definierade processen för fakturahantering. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Redovisningstjänst Tjänsten inkluderar redovisningstjänst inklusive betalningsprocessen enligt regionalt fastställt gränssnitt och process. Obligatorisk tjänst från och med det att det regionala gränssnittet är definierat i särskilt projekt. Tjänsten är ägarstyrd. Debitering av faktisk självkostnad tillämpas under 2015, under 2016 kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar enligt ordinarie princip för ägarstyrda tjänster. Interna konsulttjänster i regionen Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för att tillhandahålla interna konsulttjänster utifrån regionens behov. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar.

47 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Interna konsulttjänster Tjänsten innebär att enligt överenskommelse med förvaltningen, tillhandahålla interna konsulter inom områdena projektledning, HR och ekonomi. Valbar tjänst som är kundfinansierad. Styckavrop per timme eller fast tjänsteöverenskommelse för tjänster som överenskommes på helårsbasis. Fordonshanteringstjänster Fordonsadministration i regionen Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för att tillhandahålla leasingfordon utifrån regionens behov. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Leasingbil Tjänsten innebär att tillhandahålla leasingbilar för korttidsanvändning i regionen. Tjänsten innebär också att tillhandahålla skötselpaket för långtidsleasingbilar i regionen. Obligatorisk tjänst (om man som förvaltning avser att använda denna typ av tjänst) som är finansierad av förvaltningen. Styckavrop per timme för korttidsleasing och styckavrop för per fordon och månad för långtidsleasing. FM-servicetjänster (Facility management) Effektiv arbetsplats Tjänsten innebär att leverera FM-tjänster i vårdlokaler & övriga verksamhetslokaler enligt överenskommelse per objekt för förvaltningen. Tjänsten kan inkludera följande delmoment (beroende på förvaltningens behov och objektets förutsättningar): o Kontorsservice o Intern posthantering o Skötsel av ex konferensrum, avdelningskök, omklädningsrum & jourrum o Intern avfallshantering o Intern och externa flytt-tjänster o Övrig arbetsplatsskötsel utifrån behov Valbar tjänst (på sikt obligatorisk men det kräver beslut) som finansieras av förvaltningen. Tjänsteöverenskommelse med normalintervall och pris per timme plus OB-tillägg enligt kollektivavtal uppdelat på tre delkategorier:

48 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: o o o Internlogistik Lokalvård Övriga administrativa FM-tjänster Tjänsten ska på sikt prissättas utifrån funktion baserat på typ av ytor, kvadratmeter och serviceinnehåll. Detta kräver dock utvecklat systemstöd på Regionservice samt särskilt beslut. Patienttransporter Tjänsten innebär att transportera patienter inom sjukhuset. Valbar tjänst som är finansierad av förvaltningen. Tjänsteöverenskommelse med normalintervall och pris per timme plus OB-tillägg enligt kollektivavtal. Informationsproduktion & tryckeritjänster Informationsproduktion & tryckeritjänster i regionen Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för att tillhandahålla informationsproduktionstjänster och tryckeritjänster utifrån regionens behov. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Tryck & distribution av handlingar till nämnder & styrelser Tjänsten innebär att trycka och distribuera handlingar till nämnder och styrelser enligt ordinarie mötesplan under året. Valbar tjänst som är finansierad av förvaltningen. Fast tjänsteöverenskommelse och pris enligt faktisk självkostnad för förvaltningen. Informationsproduktion Tjänsten innebär att enligt uppdrag från förvaltningen ta fram, producera och distribuera kommunikationsmaterial och originalarbeten. Obligatorisk tjänst (om man som förvaltning avser att använda denna typ av tjänst) som finansieras av förvaltningen. Styckavrop med pris per timme tillämpas. Konferens-& mötestjänster Konferenser & möten i regionen

49 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för att tillhandahålla konferens- och mötestjänster (bokning av interna och externa konferensanläggningar samt administration och/eller projektledning kring konferenser, seminarier, temadagar inom Västra Götalandsregionen) utifrån regionens behov. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Konferens- & mötesarrangemang Tjänsten innebär att på uppdrag av förvaltningen genomföra hela processen kring konferensoch mötesarrangemang inklusive för- och efterarbete. Framförallt handlar det om bokning av interna och externa konferensanläggningar samt administration och/eller projektledning kring konferenser, seminarier, temadagar inom Västra Götalandsregionen. Valbar tjänst som är finansieras av förvaltningen. Styckavrop med pris per timme tillämpas. Lokalvårdstjänster Rena lokaler Tjänsten innebär att städning av vårdlokaler & övriga verksamhetslokaler. Tjänsteinnehållet för vårdlokaler baseras på riktlinjer för städkvalitet enligt beslut av regionstyrelsen. Obligatorisk tjänst som finansieras av förvaltningen. När tjänsten utförs i egen regi av Regionservice tillämpas tjänsteöverenskommelse med normalintervall och pris per timme plus OB-tillägg enligt kollektivavtal. Tjänsten ska på sikt prissättas utifrån funktion baserat på typ av ytor, kvadratmeter och serviceinnehåll. Detta kräver dock särskilt beslut. När tjänsten utförs av externt upphandlad leverantör görs debitering till förvaltningen enligt upphandlat avtal. Lokalvård via entreprenad i regionen Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för att tillhandahålla lokalvård via entreprenad inklusive avtalshantering och avtalsuppföljning. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till de förvaltningar som har lokalvård via externt upphandlad leverantör (entreprenad). Tilläggstjänst: Rena vårdlokaler Tjänsten innebär att tillhandahålla vårdspecifika lokalvårdstjänster så som skötsel av sköljrum, slutstädning av vårdplatser, operationsstädning, akutstäd etc och baseras på riktlinjer för städkvalitet enligt beslut av regionstyrelsen.

50 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Valbar tjänst (på sikt obligatorisk men det kräver särskilt beslut) som är kundfinansierad. Tjänsteöverenskommelse med normalintervall tillämpas med pris per timme plus OB-tillägg enligt kollektivavtal. Övriga städtjänster vid behov Tjänsten innebär att utföra olika typer av vid behov-specifika lokalvårdstjänster och kan utföras i egen regi av Regionservice eller av upphandlad leverantör. Obligatorisk tjänst (om man som förvaltning avser att använda denna typ av tjänst) som finansieras av förvaltningen. Styckavrop med debitering enligt faktisk självkostnad eller kostnad enligt upphandlat avtal tillämpas. Materialförsörjningstjänster Försörjning av material & textilier i regionen Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för materialförsörjning utifrån regionens behov. Här ingår samordning med inköpsprocessen, varuvägsval med tillhörande hantering & lagerhållning. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Rätt material i rätt tid & på rätt plats Tjänsten innebär att genomföra hela materielförsörjningsprocessen bestående av avrop, leverans- och godskontroll, sampackning samt extern & intern transport fram till avdelning/förråd. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Tjänsten är en ägarstyrd tjänst under Läkemedelstransporter & icke depåvaror Tjänsten innebär att genomföra hela materielförsörjningsprocessen för läkemedelstransporter och material som inte hanteras via depå, bestående av avrop, leverans- och godskontroll, sampackning samt extern & intern transport fram till avdelning/förråd. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga sjukhus. Tjänsten ska från och med 2016 ingå i tjänsten Rätt material i rätt tid & på rätt plats. Tilläggstjänst: Påfyllning förråd - material Tjänsten innebär att kontrollera, beställa och fylla på material i förråd.

51 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Valbar tjänst (på sikt obligatorisk men det kräver särskilt beslut) som är finansierad av förvaltningen. Tjänsteöverenskommelse med normalintervall och pris enligt faktisk självkostnad för förvaltningen. Rena textilier i rätt tid & på rätt plats Tjänsten innebär att genomföra hela textilförsörjningsprocessen bestående av avrop, tvätt & textilhantering, samt extern & intern transport fram till avdelning & omklädningsrum & bortforsling av tvätt från omklädningsrum till tvätteriet. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till de förvaltningar som använder dels patienttextilier, dels personaltextilier eller båda delar. Tjänsten är en ägarstyrd tjänst under Tilläggstjänst: Påfyllning av förråd - textilier Tjänsten innebär att kontrollera, beställa och fylla på textiler i förråd. Valbar tjänst (på sikt obligatorisk men det kräver särskilt beslut) som är finansierad av förvaltningen. Tjänsteöverenskommelse med normalintervall och pris enligt faktisk självkostnad för förvaltningen. Patientmåltidstjänster Försörjning av patientmåltider i regionen Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för att tillhandahålla patientmåltider samt leverans av livsmedelshantering till vårdavdelningar, utifrån regionens behov. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar som använder tjänsten patientmåltider (sjukhusen). Vällagad och näringsriktig mat i rätt tid och på rätt plats (patientmåltider) Tjänsten innebär att enligt överenskommelse med servicemottagare tillhandahålla patientmåltidstjänster: o Dagsportion & lunch/ middag på bricka eller i kantin o Specialkost på bricka eller i kantin o Förrådsvaror/motsvarande artiklar kopplade till tjänsten

52 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Obligatorisk tjänst för sjukhusen och som finansieras av förvaltningen. Tjänsteöverenskommelse med normalintervall tillämpas, prissättning per portion enligt följande: o Frukost bricka o Frukost kantin o Lunch patient bricka o Lunch patient kantin o Middag bricka o Middag kantin o Specialkost Frukost o Specialkost Lunch o Specialkost Middag Posttjänster Central posthantering Tjänsten innebär central hantering av ankommande & avgående post i regionen, inklusive portokostnad. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Restaurang- & cafétjänster Restauranger Tjänst som 2015 inte omfattas av internhandeln, helt egen finansiering via kund i restaurang. Principbeslut för inriktning för tjänsten kommer att beredas i Kundrådet och fastställas av ägaren. Café & kiosk Tjänst som 2015 inte omfattas av internhandeln, helt egen finansiering via kund i café/kiosk. Principbeslut för inriktning för tjänsten kommer att beredas i Kundrådet och fastställas av ägaren. Catering Tjänsten innebär att leverera mat & dryck enligt beställningsbart utbud inklusive leverans till förbeställd plats. Kan utföras i egen regi av Regionservice eller av upphandlad leverantör. Obligatorisk tjänst (om man som förvaltning avser att använda denna typ av tjänst) som är finansieras av förvaltningen.

53 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Styckavrop med debitering enligt fastställd prislista eller kostnad enligt upphandlat avtal tillämpas. Transporttjänster Budtransport Tjänsten innebär transport av diagnostiska prover till och från laboratorium, leverans och returer av post, paket, läkemedel mm till öppenvård och övriga regionverksamheter utanför sjukhusen samt borttransport av riskavfall (ADR). Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till hälften till samtliga förvaltningar och till häften till samtliga vårdverksamheter. Personaltransporter Tjänsten innebär att transportera personal mellan olika delar av verksamheten. Valbar tjänst som finansieras av förvaltningen. Kan utföras i egen regi av Regionservice eller av upphandlad leverantör. Tjänsteöverenskommelse med normalintervall enligt faktisk självkostnad alternativt kostnad enligt upphandlat avtal. Övrig transporttjänst Tjänsten innebär att utföra olika typer av vid behov-specifika transporttjänster och kan utföras i egen regi av Regionservice eller av upphandlad leverantör. Obligatorisk tjänst (om man som förvaltning avser att använda denna typ av tjänst) som är finansierad av förvaltningen. Styckavrop med debitering enligt faktisk självkostnad eller kostnad enligt upphandlat avtal tillämpas. Utbildningstjänster Utbildningssamordning i regionen Tjänsten innebär att upprätthålla en övergripande stödstruktur för utbildningssamordning i regionen inklusive gemensam kurskatalog, utifrån regionens behov. Obligatorisk tjänst som är ägarstyrd och kostnadsfördelas till samtliga förvaltningar. Utbildningsinsatser Tjänsten innebär att på uppdrag av förvaltningen genomföra hela processen kring utbildningsarrangemang och utbildningsinsatser inklusive för- och efterarbete. Valbar tjänst som finansieras av förvaltningen.

54 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Styckavrop med pris per timme tillämpas.

55 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: 3. Skillnad mellan ny tjänstestruktur och gammal tjänstestruktur I detta kapitel beskrivs på ett övergripande skillnader mellan de nya och gamla tjänsterna. I framtiden bör kapitlet visa på de förändringar som har gjorts i tjänsteutbudet från ett år till ett annat. Ny tjänst Har ingått i följande gamla tjänst/tjänster Ny tjänst, syfte Administrativa stödfunktionstjänster Diarieservice Tjänste-ID Service Löneadministration och pensionsservice Diarieservice Tjänste-ID Service Löneservice Faktureringstjänst Ekonomiservice, faktura Ekonomiservice, patientfaktura Redovisningstjänst Ekonomiservice, redovisning Interna konsulttjänster i regionen - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt har tillgång till kostnadseffektiva interna konsulttjänster. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH) och belastar inte styckpriset. Interna konsulttjänster Fordonshanteringstjänster Konsulttjänster Fordonsadministration i regionen - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt har en kostnadseffektiv struktur för hantering av regionens fordon. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH) och belastar inte styckpriset. Leasingbil Leasingbilar

56 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Ny tjänst FM-servicetjänster Har ingått i följande gamla tjänst/tjänster Ny tjänst, syfte Effektiv arbetsplats Arbetsplatsservice/ Boka-central Arbetsplatsservice/SU:s Konferens/Receptionsservice Internlogistik Servicetjänster Patienttransporter Informationsproduktion & tryckeritjänster Informationsproduktion och tryckeritjänster i regionen Tryck och distribution av handlingar till nämnder och styrelser Internlogistik Samlingstjänst för samtliga lokalorienterade servicetjänster, undantaget lokalvård/städ. Syftet är att underlätta och tydliggöra för förvaltningen vilken lokalrelaterad service som tillhandahålls, oavsett typ av verksamhet eller lokal. - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt har en kostnadseffektiv struktur för framtagning och produktion av informations- och kommunikationsmaterial. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH) och belastar inte styckpriset. Repro, Tryckeri, Adress Informationsproduktion Repro, Tryckeri, Adress Delvis utökad tjänst där numera där det numera också är möjligt att förutom trycktjänsten också få stöd i framtagning av material. Konferens- & mötestjänster Konferenser och möten i regionen - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt har en kostnadseffektiv struktur för att tillhandahålla konferens- och mötestjänster. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH) och belastar inte styckpriset. Konferens- och mötesarrangemang Utbildning/konferens

57 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Ny tjänst Lokalvårdstjänster Har ingått i följande gamla tjänst/tjänster Ny tjänst, syfte Rena lokaler Lokalvård via entreprenad i regionen Tilläggstjänst: Rena vårdlokaler Lokalvårdsabonnemang - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt hanterar externt utförda lokalvårdstjänster inklusive avtalshantering och avtalsuppföljning. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH). Debiteras de förvaltningar som har lokalvård på entreprenad via upphandlad leverantör. Lokalvårdsabonnemang Övriga städtjänster vid behov Lokalvårdsabonnemang Övrig rörligt Lokalvård Materialförsörjningstjänster Försörjning av material och textilier i regionen Rätt material i rätt tid och på rätt plats Läkemedelstransporter och icke depåvaror Tilläggstjänst: Påfyllning förråd material Rena textilier i rätt tid och på rätt plats Tilläggstjänst: Påfyllning förråd textilier - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt har en kostnadseffektiv struktur och process för att tillhandahålla material till regionens verksamheter. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH). Internlogistik Depå abonnemang Depå övriga avgifter Internlogistik MiV Textilier Internlogistik MiV

58 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Ny tjänst Patientmåltidstjänster Har ingått i följande gamla tjänst/tjänster Ny tjänst, syfte Försörjning av patientmåltider i regionen Vällagad och näringsriktig mat i rätt tid och på rätt plats Posttjänster - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt har en kostnadseffektiv struktur och process för att tillhandahålla patientmåltider. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH). Inkluderar också livsmedelshantering till avdelning på sjukhus. Patientmåltider Central posthantering Postala tjänster Porto ingår också i tjänsten, kommer ej att transfereras som tidigare. Restaurang- och cafétjänster Restauranger - Omfattas inte av internhandeln Principbeslut för inriktning av tjänsten kommer att beredas i Kundrådet och fastställas av ägaren. Café och kiosk - Omfattas inte av internhandeln Principbeslut för inriktning av tjänsten kommer att beredas i Kundrådet och fastställas av ägaren. Catering Catering

59 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Ny tjänst Transporttjänster Har ingått i följande gamla tjänst/tjänster Ny tjänst, syfte Budtransport Personaltransporter Övrig transporttjänst Utbildningstjänster Bud- och turbilar Internlogistik Internlogistik Utbildningssamordning i regionen - Ny ägarstyrd tjänst med syfte att säkerställa att regionen kontinuerligt har en kostnadseffektiv struktur för att tillhandahålla utbildningstjänster. Den fasta kostnaden för stödstrukturen finns här (OH) och belastar inte styckpriset. Utbildningsinsatser Utbildning/konferens 5. Särskilda uppdrag som inte omfattas av internhandeln Förutom de tjänster som har presenterats i föregående avsnitt har också Regionservice ett antal särskilda uppdrag från olika förvaltningar. Dessa levereras enligt överenskommelse med uppdragsgivaren, debiteras enligt självkostnad och omfattas inte av internhandeln. Hantering av regionalt adressregister Uppdragsgivare: Koncernkontoret Sjukreseadminstration Uppdragsgivare: Koncernstab Hälso- och sjukvård Telefoniservice - bemanning av telefonväxlar Uppdragsgivare: VGR IT Hjälpmedelshantering Uppdragsgivare: Koncernstab Hälso- och sjukvård + 49 kommuner i VGR Centrum Läkemedelsnära produkter Uppdragsgivare: Koncernstab Hälso- och sjukvård + 49 kommuner i VGR Läkemedelsnära produkter (Skövdedepån) Uppdragsgivare: Koncernstab Hälso- och sjukvård

60 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Bilaga 1. Lathund prislista 2015 (revision av prislistan i maj 2015) Administrativa stödfunktionstjänster Interna konsulttjänster inkl. redovisningstjänst Senior projekt/programledare Senior projektledare Projektledare Senior HR-konsult/specialist/HR-chef Senior HR-konsult/specialist HR-konsult Controller Redovisningsekonom/systemadministratör Ekonom Ekonomiassistent Assistent Tillägg för många resor i uppdraget Tjänste-ID Service 700 kr per timme 650 kr per timme 600 kr per timme 650 kr per timme 550 kr per timme 500 kr per timme 550 kr per timme 550 kr per timme 450 kr per timme 380 kr per timme 380 kr per timme 50 kr per timme 660 kr per kort FM-servicetjänster Effektiv arbetsplats Se nedanstående timpriser per delkategori av tjänsten: Internlogistik Lokalvård Övriga administrativa FM-tjänster 336 kr per timme + OB-tillägg 288 kr per timme + OB-tillägg 297 kr per timme + OB-tillägg Arbetsplatsservice kr per plats Drift och service av administrativa hus, exklusive hyreskostnad. Tillhandahållande av kontorsarbetsplats exklusive teknik. Patienttransporter 316 kr per timme + OB-tillägg Fordonshanteringstjänster Leasingbil korttid 78 kr per timme

61 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Leasingbil långtid, servicenivå 1 Leasingbil långtid, servicenivå kr per månad 949 kr per månad Informationsproduktion & tryckeritjänster Tryck & distribution av handlingar till nämnder/styrelser Enligt faktisk självkostnad Tryckeritjänster Informationsproduktion Se särskild prislista tryckeri, web 540 kr per timme Konferens- & mötestjänster Konferens- & mötesarrangemang 410 kr per timme Lokalvårdstjänster Rena lokaler Rena vårdlokaler Entreprenadstäd Övriga städtjänster 288 kr per timme + OB-tillägg 288 kr per timme + OB-tillägg Enligt upphandlat avtal Enligt upphandlat avtal Materialförsörjningstjänster Tilläggstjänst Påfyllning förråd material Tilläggstjänst Påfyllning förråd textilier Sterilgodshantering Enligt faktisk självkostnad Enligt faktisk självkostnad 336 kr per timme Patientmåltidstjänster Vällagad och näringsriktig mat i rätt tid och på rätt plats Frukost bricka 41,36 kr per portion Frukost kantin 33,08 kr per portion Lunch patient bricka 62,12 kr per portion Lunch patient kantin 55,96 kr per portion Middag bricka 60,06 kr per portion Middag kantin 50,45 kr per portion

62 Komplement till SÖK 2015, version 1.0 Handläggare Lennart Ryler/Bodil Nielsen e-post: Specialkost Frukost Specialkost Lunch Specialkost Middag Matvagnstransport 59,38 kr per portion 71,04 kr per portion 62,18 kr per portion 6,16 kr per portion Restaurang- & cafétjänster Catering Se särskild prislista catering, web Transporttjänster Personaltransporter Övrig transporttjänst Enligt självkostnad eller upphandlat avtal Enligt självkostnad eller upphandlat avtal Utbildningstjänster Utbildningsinsatser 410 kr per timme

63 Beslutsärende 5 Reviderad förstudie för tillbyggnad akut- och psykiatriblocket Bilaga Föredragande Eva Sundström

64 Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SkaS SkaS Skaraborgs Sjukhus Handläggare Eva Sundström Telefon E-post Till styrelsen för Skaraborgs Sjukhus Tillbyggnad akut och psykiatriblocket Skaraborgs Sjukhus Skövde kompletterande förstudie Förslag till beslut 1. Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus godkänner presenterad kompletterad förstudie för tillbyggnad akut- och psykiatriblocket Skaraborgs Sjukhus Skövde 2. Paragrafen justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet Detta är en komplettering till de två sedan tidigare nominerade projekten Skaraborgs Sjukhus Skövde Tillbyggnad akutblocket samt Skaraborgs Sjukhus Falköping Ny vårdbyggnad psykiatri och innebär en förändrad placeringsort för slutenvårdspsykiatrin i Skaraborg från Falköping till Skövde. Denna kompletterande förstudie innebär att dessa två projekt slås samman till ett gemensamt projekt; tillbyggnad av akut- och psykiatriblocket, vid Skaraborgs Sjukhus Skövde. Dagens akutblock i Skövde utökas med en tillbyggnad för en ny akutmottagning för att möta ökade och ökande patientflöden, för att inrymma den samlade barnakuten med ett eget spår, för att möta ett ökat fokus på bemötande-, säkerhets-, utbildnings- och tillgänglighetsfrågor, samt för att ge möjlighet till mer rationella arbetsmetoder med bättre överblick, tydligare flöden och bättre logistik. En ny akutmottagning måste också ha stor flexibilitet för att möta framtida strukturförändringar på flera olika plan. Psykiatriblocket förläggs till nya lokaler för att kunna bedriva en modern psykiatrisk slutenvård i linje med dagens humanistiska samhällssyn. Lokalerna utformas för att medge en flexibel användning för att uppnå optimal vård vid varje tidpunkt, en lokalmässig integration med det somatiska akutsjukhuset och ett effektivt resursutnyttjande. Patientens rätt till självbestämmande och deltagande i beslutsfattande runt vården är grundläggande. Förutsättningarna för detta byggs in med möjlighet till mer patientnära vård, färre patienter per modul och mer öppna dörrar. Genom samlokalisering kan patientens behov av såväl psykiatrisk som somatisk vård hanteras enklare och i stort sett samtidigt. Med koncentration till ny akutmottagning minskar samtidigt behov av transporter till andra vårdrelaterade funktioner inom SkaS. POSTADRESS: Skövde BESÖKSADRESS: Skaraborgs Sjukhus Skövde TELEFON: HEMSIDA: E-POST: diariet.skas@vgregion.se

65 Sida 2(2) Byggnaden föreslås som en tvåvåningsbyggnad med souterrängplan i ett sammanhållet akut- och psykiatriblock i sjukhusområdets västra del. Den har kopplingar både i markplan och kulvertplan med intilliggande radiologi, intensivvårds-avdelning (IVA) och operation samt med infektion, radiologi, intravenöst centrum (IVC) och akutvårdsavdelning (AVA). Via röda stråket och hissarna har man också ett bra samband med akutvårdsavdelningarna på planet över. Nuvarande ambulanshall förutsätts rivas och ersättas med en större och modernare hall i anslutning till nya akutmottagningen och psykiatrin, vilket ger möjlighet till betydligt förbättrade flöden och trafiksäkerhet i sjukhusets sydvästra angöringszon där även sjukhusets helikopterplats är lokaliserad. En ny akutmottagning är en del i den strategiska utvecklingen av ett väl samverkande akutblock på sjukhuset i Skövde; med närhet mellan starka inre samband i produktionszonen, goda interna kommunikationer till övriga byggnader och en struktur som tillåter förändring av verksamhet och framtida expansion. En tätare samordning och möjlighet till snabb professionell konsultation säkrar omhändertagandet av den akut sjuka patienten ur såväl psykiatrisk som somatiskt hänseende. Heldygnsvården inom den psykiatriska akutvårdsprocessen karaktäriseras av samma parametrar för vård innehåll och kriterier för inläggning som den medicinska vården i övrigt. Vistelse inom heldygnsvården kännetecknas av behovet av tät läkarbedömning utifrån specialistkompetens med utredning, diagnostik och behandling. Nybyggnationen bidrar på flera olika sätt till att ambitioner och målsättningar kan infrias vad gäller långsiktig hållbarhet, hög kvalitet och patientsäkerhet, sammanhållna vårdprocesser, patientnära vård, aktivt nyttjande av ny kunskap, goda möten, en god arbetsmiljö och miljöpolitiskt program. Bilaga Tillbyggnad akut och psykiatriblocket Skaraborgs Sjukhus Skövde kompletterande förstudie Skickas till Östra hälso- och sjukvårdsnämnden hsnk@vgregion.se Fastighetsnämnden katarina.gruden.dahlin@vgregion.se Regionkansliet mattias.h.berntsson@vgregion.se

66 SKARABORGS SJUKHUS SKÖVDE T I L L B Y G G N A D A K U T - O C H P S Y K I A T R I B L O C K ET KOMPLETTERANDE FÖRSTUDIE JUNI PRELIMINÄR

67 I N N E H Å L L Sida 1 Sammanfattning 3 2 Regionövergripande planering 5 3 Förutsättningar 8 4 Förslag 12 5 Fastighet 21 6 Tidplan och fortsatta åtgärder 24 7 Genomförande och utgifter 25 8 Ekonomi 26 Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 2(26)

68 S A M M A N F A T T N I N G Skaraborgs Sjukhus står inför behov av åtgärder, både på kort och på lång sikt Denna förstudie är en komplettering till de två sedan tidigare nominerade projekten Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akutblocket samt Skaraborgs sjukhus Falköping Ny vårdbyggnad psykiatri och innebär en förändrad placering för slutenvårdspsykiatrin i Skaraborg från Falköping till Skövde. Denna kompletterande förstudie innebär att dessa två projekt slås samman till ett gemensamt projekt; tillbyggnad av akut- och psykiatriblocket, vid Skaraborgs sjukhus Skövde. Dagens akutblock i Skövde utökas med en tillbyggnad för en ny akutmottagning för att möta ökade och ökande patientflöden, för att inrymma den samlade barnakuten med ett eget spår, för att möta ett ökat fokus på bemötande-, säkerhets-, utbildnings- och tillgänglighetsfrågor, samt för att ge möjlighet till mer rationella arbetsmetoder med bättre överblick, tydligare flöden och bättre logistik. En ny akutmottagning måste också ha stor flexibilitet för att möta framtida strukturförändringar på flera olika plan, som t ex omhändertagandet av jourverksamhetens patienter. En ny akutmottagning är en del i den strategiska utvecklingen av ett väl samverkande akutblock på sjukhuset i Skövde; med närhet mellan starka inre samband i produktionszonen, goda interna kommunikationer till övriga byggnader och en struktur som tillåter förändring av verksamhet och framtida expansion. Psykiatriblocket förläggs till nya lokaler för att kunna bedriva en modern psykiatrisk slutenvård i linje med dagens humanistiska samhällssyn. Lokalerna utformas för att medge en flexibel användning för att uppnå optimal vård vid varje tidpunkt, en lokalmässig integration med det somatiska akutsjukhuset och ett effektivt resursutnyttjande. Patientens rätt till självbestämmande och deltagande i beslutsfattande runt vården är grundläggande. Förutsättningarna för detta byggs in med möjlighet till mer patientnära vård, färre patienter per modul och mer öppna dörrar. Genom samlokalisering kan patientens behov av såväl psykiatrisk som somatisk vård hanteras enklare och i stort sett samtidigt. Med koncentration till ny akutmottagning minskar samtidigt behov av transporter till andra vårdrelaterade funktioner inom SkaS. En tätare samordning och möjlighet till snabb professionell konsultation säkrar omhändertagandet av den akut sjuka patienten ur såväl psykiatrisk som somatiskt hänseende. Heldygnsvården inom den psykiatriska akutvårdsprocessen karaktäriseras av samma parametrar för vårdinnehåll och kriterier för inläggning som den medicinska vården i övrigt. Vistelse inom heldygnsvården kännetecknas av behovet av tät läkarbedömning utifrån specialistkompetens med utredning, diagnostik och behandling. Byggnaden föreslås som en tvåvåningsbyggnad med souterrängplan i ett sammanhållet akut- och psykiatriblock i sjukhusområdets västra del. Den har kopplingar både i markplan och kulvertplan med intilliggande intensivvårdsavdelning (IVA) och operation samt med infektion, radiologi, intravenöst centrum Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 3(26)

69 (IVC) och akutvårdavdelningar (AVA). Via röda stråket och hissarna har man också ett bra samband med akutvårdavdelningarna på planet över. Nuvarande ambulanshall förutsätts rivas och ersättas med en större och modernare hall i anslutning till nya akutmottagningen och psykiatrin, vilket ger möjlighet till betydligt förbättrade flöden och trafiksäkerhet i sjukhusets sydvästra angöringszon där även sjukhusets helikopterplats är lokaliserad. Visionen är att skapa en ljus, lugn och harmonisk byggnad med god överblick, mycket dagsljus, vackra utblickar och en läkande miljö där både personal och patienter kan känna trygghet, lugn och tillförsikt. Nybyggnationen bidrar på flera olika sätt till att ambitioner och målsättningar kan infrias vad gäller långsiktig hållbarhet, hög kvalitet och patientsäkerhet, sammanhållna vårdprocesser, patientnära vård, aktivt nyttjande av ny kunskap, goda möten, en god arbetsmiljö och miljöpolitiskt program. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 4(26)

70 R E G I O N Ö V E R G R I P A N D E P L A N E R I N G Utgångspunkter för Skaraborgs Sjukhus uppdrag är regionfullmäktiges, regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens beslut om mål och inriktning. Verksamhet ska följa gällande lagstiftning, reglementen, av regionen framtagna policydokument och riktlinjer, regler för vårdgarantier, ledtider m m. Västra Götalandsregionens gemensamma värderingar och förhållningssätt är vägledande för hälso- och sjukvårdens verksamhet och dess utveckling. Verksamheten ska arbeta utifrån ett helhetsperspektiv på individen och inte enbart fokusera på sjukdomsbilden utan dessutom ha ett hälsofrämjande förhållningssätt. För att uppnå detta krävs samverkan mellan olika verksamheter. Skaraborgs Sjukhus ska tillhandahålla specialistsjukvård av hög kvalitet för befolkningen i sitt närområde och i tillämpliga delar för befolkningen som helhet i ett regionperspektiv. Vidare ska sjukhuset även samverka med övriga vårdgivare. Genom samverkan utvecklas hälso- och sjukvården så att patienterna inte upplever några organisationsgränser vid ett omhändertagande. Samverkan är ett led i kunskapsspridning och utveckling av den nära sjukvården. Sjukhusets uppdrag att tillgodose befintliga och framtida behov hos patienter, säkra arbetsprocesser, tillse medarbetarnas arbetsmiljö och klara ekonomin ställs mot krav där byggnadernas utformning och tillgång är avgörande. Akutprocessen Insatser för att rädda liv och insatser för dem som plötsligt blir svårt sjuka tillhör den högst prioriterade vården. Akutsjukvårdens uppgift är att ta hand om akuta och svåra sjukdomstillstånd dygnet runt, året runt. Akutsjukvårdens uppdrag omfattar att: tillhandahålla en högkvalitativ akutsjukvård som invånarna kan känna sig trygga med och som är lätt att nå stärka patientsäkerheten inom perspektiven för God Vård förbättra vårdlogistiken för den akut sjuke patienten säkra arbetsmiljön för personalen inom akutprocessen arbeta för god måluppfyllelse i gemensamt framtagna beslutade mål för ambulanssjukvården enligt God Vård samverka med primärvård och kommunal hälso- och sjukvård i arbete med akutflödet i syfte att patienten ska söka på rätt vårdnivå tillsammans med kommuner medverka till att samhällets resurser för insatser i akutsituationen används på ett optimalt sätt Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 5(26)

71 Psykiatriprocessen Den svenska välfärden är bland de högsta i världen och folkhälsan har avsevärt förbättrats, med undantag av den psykiska hälsan. Att främja bättre psykisk hälsa och motverka den ökande psykiska ohälsan är utifrån ett folkhälsoperspektiv en av sociala välfärdens största utmaningar. Förutom ett stort mänskligt lidande för den som drabbas av psykisk ohälsa och sjukdom, och deras närstående, får det också långsiktigt negativa effekter på hela välfärdssamhället. I syfte att åstadkomma konkreta och varaktiga förbättringar för personer med psykisk sjukdom och funktionsnedsättning har omfattande satsningar genomförts de senaste åren i landsting och kommuner. Ett långsiktigt mål är goda levnadsförhållanden inom viktiga livsområden för personer med allvarlig psykisk sjukdom och funktionsnedsättning. Genom samordning av olika insatser mellan kommun, landsting och myndigheter kan allvarliga psykiska, fysiska och sociala konsekvenser minskas hos personer som lider av psykisk sjukdom och därigenom säkerställa en bättre kvalitet inom alla livsområden. Den psykiatriska verksamheten vid Skaraborgs sjukhus Skövde ska ge befolkningen i Skaraborg tillgång till specialiserad psykiatrisk utredning, diagnostik, behandling och omvårdnad av hög kvalitet. Psykiatrins arbetssätt ska anpassas och utvecklas för att bättre möta patientens behov av tillgänglighet, delaktighet och kontinuitet. SKARABORGS SJUKHUS SKÖVDE - FRAMTIDSVISION Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 6(26)

72 Skaraborgs sjukhus Skövde Ett koncept har tagits fram av Västfastigheter för att identifiera tänkbara scenarier för utbyggnad och framtida utveckling till ett hållbart sjukhus. Av konceptet framgår att ny- och ombyggnationer behövs för att tillgodose kommande behov och verksamhetsmål. Möjligheten att utveckla byggnader och infrastruktur vid sjukhuset i Skövde är stor och ett kontinuerligt arbete pågår kring verksamhetsutveckling och identifiering av långsiktigt hållbara lösningar. Den byggnad som planeras inrymma akutmottagning och psykiatri ligger i linje och inkluderas med intentionerna med denna framtidsvision. En ny byggnad bidrar inte bara till att uppnå Skaraborgs sjukhus egna mål på flertalet av de målsättningar som är fastlagda i regionalt styrande dokument. Regionens vision Det goda livet och den regionala utvecklingsstrategin för hälso och sjukvården betonar bland annat behovet av långsiktig hållbarhet, gemensamma och sammanhållna initiativ mellan verksamhetsutövare, attraktiv arbetsmiljö med hög kompetensnivå och goda utvecklingsmöjligheter. Byggnationen bidrar på flera olika sätt till att dessa ambitioner och ytterligare målsättningar kan infrias i kompetensförsörjningspolicyn, policyn för hälsa och arbetsmiljö och det miljöpolitiska programmet. Skaraborg behöver ha en omstart på området specialistpsykiatri, vad gäller både öppenvård och heldygnsvård. En omfattande utredning har gjorts under våren, vilket resulterat i ett program för Omstart utvecklingsarbete psykiatri med koppling mot närsjukvårdskonceptet. Där framgår att ett utvecklingsarbete krävs för hela vuxenpsykiatrin i Skaraborg, där tidigare arbete med vision Psykiatri 2015 och den av regionfullmäktige antagna planen för utveckling av vuxenpsykiatri, , är viktiga komponenter och ska verkställas. Vidare föreslås utveckling av närsjukvården i Skaraborg, enligt intentionerna av regionfullmäktige fattat beslut om Framtidens hälso- och sjukvård. Målet är att invånarna i Skaraborg ska kunna känna trygghet med jämlik, säker och tillgänglig vård. Problem har funnits inom specialistpsykiatrin, bland annat vad gäller tillgänglighet och svårigheter med rekrytering av personal. Med det nya akut- och psykiatriblocket kommer verksamheten kunna inriktas på att fungera väl och även ha fokus på att tillskapa attraktiva arbetsplatser. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 7(26)

73 F Ö R U T S Ä T T N I N G A R Uppdraget i denna förstudie har varit att studera dimensionerande förutsättningar, flöden och rutiner samt att ta fram en kostnadsbedömning och uppskattad tid för genomförande. Akutmottagningens uppdrag Akutmottagningen i Skövde är idag, med avseende på antal patientbesök, en av landets större akutmottagningar. Den togs i bruk 1973 och är dimensionerad för att omhänderta besök per år. Patientflödena har därefter ökat kontinuerligt. Bara mellan år 2007 och 2014 har antalet besök ökat från till över per år. I pågående planering av nybyggnation för barn och kvinnosjukvården ligger även att det akuta flödet flyttas till akutmottagningen. Detta betyder en volymökning på ca barn från år ANTAL BESÖK / ÅR PÅ AKUTMOTTAGNINGEN I SKÖVDE Under tider på dygnet då jourmottagningarna i Skaraborg är stängda kommer primärvårdspatienter, motsvarande % av akutmottagningens totala patientinflöde, till akutmottagningen. Hur dessa patientgrupper ska omhändertas diskuteras regionalt. Skulle denna grupp öka i antal finns inte kapacitet för att klara en god och säker vård i nuvarande lokaler. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 8(26)

74 Psykiatrins uppdrag Personer med psykisk sjukdom eller funktionsnedsättning ska ha tillgång till VGR:s specialiserade psykiatri. Den ska bedrivas i enlighet med och motsvara förväntningarna på God vård, d v s den ska vara kunskapsbaserad, ändamålsenlig, säker, patientfokuserad, effektiv och jämlik samt ges inom rimlig tid. Det ska finnas tillräckligt med vårdplatser för att täcka befolkningens behov av psykiatrisk heldygnsvård. Här finns inga nationella eller regionala riktlinjer om vilket antal vårdplatser som bedöms lämpligt, kopplat till befolkningsunderlag. Detta är en komplex fråga inom regionen, där tillgång till psykiatriska öppenvårdsinsatser, kommunens förmåga att erbjuda insatser till psykiskt funktionshindrade m m i allra högsta grad påverkar vårdplatsbehovet. På vårdavdelningarna ska finnas personal med en hög psykiatrisk kompetens att vårda personer med behov av akutpsykiatrisk vård, av tvångsvård och av användandet av tvångsåtgärder. Verksamheten Akutmottagningen i Skövde är planerad att inrymmas i nya lokaler för att möta ökade och ökande patientflöden, samt för att ge möjlighet till mer rationella arbetsmetoder med bättre överblick, tydligare flöden och bättre logistik med ökad patientsäkerhet som följd. I en framtid, när barn- och ungdomssjukvården flyttar in i nya lokaler, planeras alla barn, både de ca som idag går till akutmottagningen och de ca som söker akut på ordinarie barnmottagning, att omhändertas av akutmottagningen i ett, efter triagering, eget spår. Med en samlokaliserad psykiatri tillkommer också psykiatriska akutpatienter per år. Det akuta flödet i den psykiatriska processen borde kunna minskas då de psykiatriska öppenvårdsmottagningarnas verksamhet har utökats i form av personella resurser. Målsättningen är att man i högre grad än idag ska kunna ta emot akuta besök på de fyra mottagningarna i Skaraborg. Mottagningen i Skövde är Skaraborgs största och de akuta besöken på kvällar och helger ska inkluderas i mottagningens totala uppdrag. En ny byggnad för akutmottagning och psykiatri ska ha stor flexibilitet för att möta framtida strukturförändringar på flera olika plan. Förutsättningar bör skapas för effektiva flöden i samspelet mellan olika verksamheter, både inom akut- och psykiatriblocket, med övriga verksamheter inom sjukhuset och externt. Probleminventering akutmottagningen Säkerheten på akutmottagningen är idag bristfällig och svår att komma till rätta med i nuvarande lokaler. Hot- och våldsituationer blir allt vanligare pga. drogpåverkade besökare, ökad psykisk ohälsa och hänvisning av patienter till annan vårdnivå. Entréer är obevakade, skalskydd och möjlighet att sektionera enheten saknas, Våldsbenägna patienter blandas med övriga patienter och säkra undersökningsrum saknas. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 9(26)

75 Patientsäkerheten riskeras, då enhet för patienter med särskilt övervakningsbehov samt möjligheter att separera bedömda, icke bedömda och färdigbehandlade patienter saknas. Risk för smittspridning är ett problem i nuvarande lokaler då möjlighet att isolera patienter med luftburen smitta saknas, liksom separat utrymme för patientmat, skölj med möjlighet att skilja på rent och orent material samt tillräckligt antal toaletter. Logistiken behöver förbättras med tydligare, säkrare och tillgängligare entréförhållande. Bil-, cykel- och gångtrafik till mottagningar och parkeringsytor blandas nu och korsar in- och utflödet av ambulanser. Transport av patient till och från helikopterplattan sker utomhus i ur och skur och korsar övrig trafik. Bättre samband behövs inom hela akutblocket, men även med vårdavdelningar, mottagningsblock och obduktion. Bl a görs idag frekventa och långa transporter till och från röntgen och vårdavdelningar samt transporter av avlidna genom mottagningen som innebär slöseri med personalresurser, olägenheter för patienter och är en säkerhetsrisk nattetid. Brist på förrådsutrymmen och undersökningsrum medför att mycket tid och resurser går åt till att hämta utrustning och material och att flytta patienter in och ut i undersökningsrum. Barn blandas tillsammans med vuxna i väntrum och på observationsplatser och separeras ej från svårt sjuka, vilket strider mot barnkonventionen. Strukturella problem Flödet för de akuta patienterna är idag delat mellan olika organisationer privata vårdgivare, primärvården och SkaS. Vid låg tillgänglighet inom primärvård och privata vårdgivare/mottagningar ökar belastningen på akutmottagningen. Socialstyrelsen publicerade i december 2014; "Öppna jämförelser 2014 Jämlik vård - Somatisk vård vid samtidigt psykisk sjukdom". Socialstyrelsens slutsats är att det "finns utrymme för stora förbättringar när det gäller omhändertagande av psykiskt sjukas somatiska hälsa" samt att "personer med psykisk sjukdom troligen har större behov av somatisk vård än andra grupper". Socialstyrelsen menar att samsjukligheten ställer krav på vårdens förmåga till helhetssyn på patienten om psykiskt sjuka ska få del av den för andra grupper positiva utvecklingen inom hjärt- och kärlsjukvården. Med den akuta psykiatrin förlagd på samma ställe som den somatiska behöver inga akuta transporter av psykiatripatienter ske, vilket dels frigör transportresurser dels reducerar det antal personer en psykiatripatient behöver möta eller belastas av i omhändertagande- och transportkedjan. Gemensamma medicinska ställningstaganden sker enklare vid samlokalisering. Att framtidens uppdrag för akutmottagningen är oklart och svårt att förutse ställer stora krav på flexibla och generella lokaler. Tillgänglighet till radiologi, med långa avstånd och begränsade öppettider, är idag ett problem. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 10(26)

76 Probleminventering psykiatrin Det är av största vikt att patienterna kan omhändertas under trygga och säkra förhållanden. Personer med akut psykisk sjukdom och/eller beroendeproblematik kan behöva nära tillgång till hög personalbemanning och möjlighet att kunna vistas och bedömas avskilt. Patientflödet behöver tidigt sorteras utifrån behovet av mer avskild miljö till att kunna vistas i ordinärt väntrum. Logistiken utifrån denna problembild behöver nogsamt ses över och planeras. Att lokalerna planeras att bli samlokaliserade med den akuta somatiska processen ses som en stor kvalitetsförstärkning för den psykiatriska akutprocessen, där samordnad medicinsk bedömning kan ske snabbt och professionellt. Att som idag bedriva dessa processer på olika orter främjar inte patientsäkerheten. Tvångsvård sker med stöd av lagen om psykiatrisk tvångsvård (LPT). Tvångsvård är i vissa lägen nödvändig för så väl patienten själv som för omgivningen och ska kunna användas när det behövs. Den vård som ges mot någons vilja måste vara av högsta kvalitet och lokalerna måste stödja denna process när det är aktuellt. Fastigheten Skaraborgs Sjukhus Skövde planerades och byggdes mellan åren 1968 och Etapp 1 invigdes 1973 då även akutmottagningen, som i stort sett står kvar oförändrad, togs i bruk. Sjukhuset har nu varit i drift i 40 år och det finns ett mycket stort behov av upprustning och modernisering. Vid uppförandet av sjukhuset användes mjukfog innehållande PCB, vilket sedan 1978 är klassat som miljögift och förbjudet att använda. Byggnaderna måste, enligt en förordning från regeringen (SFS 2010:963), saneras från all förekomst av PCB. Den nya lagstiftningen i kombination med dispensansökan från Västfastigheter medför att samtliga saneringsarbeten inom fastigheten skall vara avslutade till år Det är nödvändigt att PCB-sanering kan ske i samband med övrig lokalupprustning eller ombyggnad för att minimera kostnader och störningar för vårdverksamheten och för att få en bra effekt av insatta investeringsmedel. För fortsatt saneringsarbete krävs flytt av verksamheter, oftast hela avdelningar, till andra lokaler. Evakueringsytor behöver tillskapas och friställas för att klara planerade omflyttningar. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 11(26)

77 F Ö R S L A G Den föreslagna lösningen ska ge lokaler som ska: vara hållbara för framtida förändringar beträffande storlek, fördelning mellan specialiteter, ändrad organisation, nya rön och nya rutiner tillåta flexibilitet i användningen över dygnet, årstiden och speciella händelser medge en bra logistik, både internt och mot övriga sjukhuset, och ge förutsättningar för effektiva flöden, bra arbetsmiljö och goda mötesplatser. möjliggöra god säkerhet för både personal och besökare ge förutsättningar för samverkan mellan somatisk och psykiatrisk vård ge besökaren ett gott mottagande med omtanke, professionalitet, trygghet, tydlighet och orienterbarhet ge förutsättningar att kunna bedriva en modern psykiatrisk slutenvård i linje med dagens humanistiska samhällssyn Det samlade akut- och jouruppdraget skall vara dimensionerat för det totala framtida akutflödet för SkaS. Förslaget innebär en sammanhållen tillbyggnad för akutmottagning dimensionerad för vuxna och barn, totalt ca besök per år, med tillhörande ambulanshall med katastrof- och saneringsrum. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 12(26)

78 Psykiatrins akuta heldygnsvård innefattar idag 72 vårdplatser, fördelade på tre subspecialiteter samt en psykiatrisk akutvårdsavdelning (PAVA.) Den psykiatriska akutmottagningen som är kopplad till heldygnsvården har i dagsläget ett patientflöde på cirka 5500 besök per år. Öppenvårdsmottagningen i Skövde, vilken innefattas i denna förstudie, är Skaraborgs största, och har ca 2000 patienter knutna till mottagningen. Med gemensamma entréfunktioner i anslutning till det öst-västliga röda huvudstråket, med de psykiatriska vårdavdelningarna norrut och akutmottagningen söderut, skapas förutsättningar till samverkan på flera olika plan och ett tydligt lättöverskådligt besöksflöde. Tillbyggnaden blir en del i det framtida akutblocket i väster, intill infektionsmottagning, röda stråket och den blivande intensivvårdsavdelningen (IVA). Anslutande till souterrängplanet föreslås kulvertförbindelser till det planerade operationshuset. Nuvarande ambulanshall förutsätts rivas, vilket ger möjlighet till betydligt förbättrade flöden i denna zon. Den föreslagna byggnationen ger förutsättningar för att kunna fullfölja både akutvårdens och psykiatrins uppdrag samt att i framtiden kunna koppla lokaler för närhälsans jourverksamhet till akutverksamheten. Den bidrar också på flera olika sätt till att ambitioner och målsättningar kan infrias vad gäller hög kvalitet och patientsäkerhet, sammanhållna vårdprocesser, aktivt nyttjande av ny kunskap, goda möten, en god arbetsmiljö, miljöpolitiskt program och att möta framtiden. Organisation Förslaget är tänkt att stärka samverkan inom akutblocket och mellan somatisk och psykiatrisk vård, möjliggöra nya arbetssätt samt möta ett ökat fokus på bemötande-, säkerhets-, utbildnings- och tillgänglighetsfrågor. Genom flexibla och generella lösningar ska möjlighet ges till framtida förändringar, som t ex ändrat uppdrag, ändrade arbetssätt eller nya sätt att organisera specialkompetenser knutna till akutverksamheten. Placering Byggnaden placeras med angöring via södra stråket och med en separat ambulansinfart. Styrande för placering och orientering har varit sambandskraven med huvudkorridorer och kulvert i hus 04 och, via dessa, i första hand intensivvårdsavdelningen (IVA), och akutvårdsavdelningarna, i andra hand infektionsmottagning, operation och radiologi och i 3:e hand sjukhusets övriga vårdavdelningar. De psykiatriska vårdavdelningarna är placerade för att få största möjliga utbyte av utsikten mot ängarna i väster och bergen i norr. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 13(26)

79 AKUT- OCH PSYKIATRIBLOCKET PLAN 1 - SAMBAND Innehåll och disposition Bra invändiga flöden med ett akut patientflöde utan backningar och separata patientflöden till barnakut och röntgen, god överblick och neutral förbindelse från ambulanshall och akutrum har varit styrande för dispositionen. En ny entré, gemensam för akutmottagning och psykiatri, förläggs för angöring via sjukhusets akutinfart, till en angöringsgård gemensam med infektionsmottagningen. Besökare till akuten hänvisas till väntrum, separerade för barn och vuxna och med god överblick från receptionen. Flera avgränsade väntytor ger möjlighet till ytterligare uppdelning av partientkategorier, som t ex känsliga besökare till psykiatrin som kan behöva hänvisas till separat väntrum. Entréns dubbelfunktion som sjukhusets nattentré kräver ett direkt samband till röda stråket i hus 04, dit besökare till övriga sjukhuset hänvisas. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 14(26)

80 AKUT- OCH PSYKIATRIBLOCKET PLAN 2 AKUT- OCH PSYKIATRIBLOCKET PLAN 3 Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 15(26)

81 Akutmottagning Patienten tas, via en första sortering i receptionen, direkt till läkare eller via triage då kö uppstår. Triagerummen är utformade som genomgångsrum så att patienten kan tas vidare till inre undersökningsrum eller väntrum, oavsett om man ska till somatisk eller psykiatrisk specialitet eller till barnspår. De inre väntrummen blir väl överblickbara från centrala teamstationer och dimensioneras för att klara både sittande och liggande patienter. Ett antal av de liggande patienterna är patienter med särskilt övervakningsbehov och samlas i en egen övervakningsenhet med ständigt närvarande personal. Väntrums- /övervakningslösningen byggs med en flexibilitet som medger fördelningen mellan sittande, liggande och patienter med särskilt övervakningsbehov att ändras över tid. Inom akutflödet behövs även observationsplatser där patienter vistas några timmar, i väntan på beslut om hemgång eller inläggning. De centrala torgen har plats för team, kontorsarbete, samtal och diktering. Här finns möjlighet till tillfälliga expeditionsarbetsplatser, undervisningssamtal, rapportering och en fika under lågbemanning (nattetid). Undersökningsrummen placeras lättnådda och lättöverblickade i korridorstråken på ömse sidor om de centrala teamstationerna. De placeras och utformas för att medge flexibilitet mellan olika specialiteter, både i det dagliga arbetet och med tanke på framtida förändringar. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 16(26)

82 PRINCIPSKISS AKUTMOTTAGNING En särskild rumsfil med undersökningsrum nåbara både från två håll möjliggör användning för riskpatienter med eller utan poliseskort samt extra eller framtida triagerum. Barn får ett eget separat spår. Den befintliga ambulanshallen rivs och ersätts med ny hall i anslutning till den nya akutmottagningen, men utan att infarten korsar övrig trafik. Hallen dimensioneras för att klara ett flöde med upp till 6 samtidigt närvarande ambulanser. Ambulansverksamhetens centralförråd, katastrofförråd och saneringsanläggning inryms i anslutning till hallen. Ambulanshallen och akutrummen får i entréplan en neutral förbindelse via röda stråket till både psykiatriblocket och sjukhusets övriga vårdavdelningar och ansluts dessutom via hiss och trappa, till ett souterrängplan med personalutrymmen, förråd och uppställningsytor samt kulvertförbindelser till och från IVA, operation, radiologi och obduktion. IVA, operation och radiologi kan även nås via röda stråket i entréplan. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 17(26)

83 Psykiatri Nybyggnaden utformas för att skapa en säker, flexibel och läkande miljö. Gårdar för utevistelse skapas mellan byggnadskropparna. Målet är att skapa en ljus, lugn och harmonisk byggnad som har rum med mycket dagsljus och vackra utblickar. Den skall hjälpa patienterna att känna trygghet, lugn och tillförsikt men också att längta ut i samhället igen. Den nya psykiatriska vårdbyggnaden syftar till att ge förutsättningar för ett modernt sätt att bedriva vård. Gränsen mellan psykiatrisk och somatisk vård blir mindre skarp och samverkan med andra myndigheter kommer att utvecklas i den moderna sjukvården. Många som vårdas somatiskt kan behöva psykiatrisk hjälp och tvärtom. Med psykiatrins lokalisering i anslutning till somatiken underlätta ett tvärspecialiserat omhändertagande av både psykiatriska och somatiska patienter, samtidigt som samutnyttjande av resurser möjliggörs. Med möjlighet till flexibilitet i lokalernas användande kan man uppnå en optimal vård vid varje tidpunkt och ett effektivt utnyttjande av resurser. Enheterna skall kunna delas i mindre moduler från mer högövervakad vård till öppnare vård. Genom att konsekvent använda patientmoduler istället för avdelningar kan en anpassning ske utifrån de behovsförändringar som uppstår. Patienten kan under en behandlingsperiod först få en lugnare och mer avskild miljö för att successivt flyttas till den lättare vården. Utvalda moduler specialiseras för intensivvård av akuta psykiatriska tillstånd där vårdintensitet och övervakningsgrad, även med mindre resurser, kan hållas högre och sammantaget erbjuda en hög behandlingskvalitet. Vid lågbemanning nattetid kommer de positiva följderna av detta bli extra tydliga. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 18(26)

84 PRINCIPSKISS PSYKIATRI PLAN 2 Moduler som är mindre vård- och övervakningsintensiva kommer även de att inriktas mot en högre behandlingskvalitet, vara olåsta för patienterna och lokaliseras med uteområden i omedelbar närhet. Allt för att rehabilitera och hjälpa patienten tillbaka till sitt vanliga liv. Genom att gruppera patientrum så att en del av dem kan höra till olika moduler beroende på beläggning skapas en bra flexibilitet inom enheten. Detta skapar i sig en högre effektivitet i utnyttjandet av lokalerna. Patientens självbestämmanderätt och deltagande i beslutsfattande runt vården är grundläggande. Förutsättningarna för detta byggs in i sjukhuset, bland annat genom förutsättningar för mer patientnära vård, färre patienter per modul och öppnare dörrar. I linje med detta skall patienterna vårdas i egna rum, vilket är positivt även ur sekretess-, hygien och personalsynpunkt. Arbetsmiljön och sjukhusmiljön blir bättre med mindre risk för hot och våld. Gemensamma ytor Delar av plan 3 utformas för kontor, konferens- och undervisningslokaler samt personalutrymmen. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 19(26)

85 Säkerhet Förslaget kommer att innebära förbättrad säkerhet för både patienter och personal. Stort fokus har lagts på överblick och övervakningsmöjligheter. Bl a föreslås på akutmottagningen glasväggar mellan undersökning och korridor för att öka patientnöjdhet och -trygghet och i förlängningen även lugnet på mottagningen och personalsäkerheten. Något eller några undersökningsrum utförs med dubbel reträttväg och nåbara för poliseskort utan korsning med andra patientytor. Mottagningen får särskilda infektionsrum med entré utifrån, fler och tillgängligare toaletter och mer funktionella sköljutrymmen. Detta, tillsammans med möjligheten att dela av ytterligare en rumsfil vid eventuella epidemier, stärker smittskyddet. Infektionsrummen med entré utifrån blir också möjliga att använda för våldsbenägen patient, när så är lämpligt. Med det större underlag som en gemensam entré ger, kan vi få en personaltätare entré med det stöd det innebär. Entrén utformas bl a med möjlighet till ett tätt samarbete mellan receptionspersonal och väktare för att ge både personal och besökare en lugn och trygg miljö. Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 20(26)

86 F A S T I G H E T Nybyggnaden planeras i sjukhusområdets västra del. Entrén till den nya byggnaden blir också en officiell entré till sjukhuset de tider då huvudentrén, på östra sidan om fastigheten, är stängd. Här kommer naturligt ett kontrollerat inflöde till fastighetens olika delar på jourtid. Från entrén på plan 2 når personal och patienter övriga sjukhuset via allmänna korridorer, röda gatan. Den valda formen utgår från en byggnad med dubbelkorridor i nord-sydlig riktning samt tvärförbindelse i röda gatans förlängning mot ambulanshall med akutrum. Formen ger goda förutsättningar för att skapa ljusa arbetsmiljöer men också möjligheten att forma ljusa gårdsrum mellan byggnaderna. SKARABORGS SJUKHUS SKÖVDE - SITUATIONSPLAN Skaraborgs sjukhus Skövde Tillbyggnad akut- och psykiatriblock sida 21(26)