Sammanträde med styrelsen för Västarvet den 29 maj 2015

Transkript

1 1 (2) Kallelse Sammanträde med styrelsen för Västarvet den 29 maj 2015 Plats: Museichefens rum, Göteborgs Naturhistoriska museum, Museivägen 10, Slottsskogen, Göteborg Tid 29 maj: Kl Kaffe/te och smörgås Visning av den nya basutställningen Varför finns det inga flodhästar i Lärjeån / Lotta Backman Lunch Styrelsemöte Kallade Ordinarie ledamöter Perallan Orrbeck (FP), ordförande Gunilla Josefsson (S), vice ordförande Reidar Eriksson (S) Birgitta Swenson (S) Anders G Högmark (M) Johan Ahlsell (M) Stig Marklund (MP) Ersättare Allaedin Hedayati (S) Emmyly Bönfors (C) Stefan Svensson (KD) Fackliga representanter Eva Melander Edsler, SACO Vakant, Vision Övriga Marianne Dahlquist, förvaltningschef Gunilla Eliasson, administrativ chef Katarina Jannesson, chefssekreterare Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Edsvägen 1b Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

2 Föredragningslista för Västarvets styrelse, (2) Föredragningslista Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Representanter till Länsmuseernas höstmöte i Vänersborg oktober Diarienummer VA 2. Remiss- Förslag på riktlinjer vid hantering av e-post Diarienummer VA Remiss- Förslag till reglementen för Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och kommittéer Diarienummer VA Delegeringsärenden Diarienummer VA Anmälningsärenden Diarienummer VA Information A. Verksamhetsövergång Bohusläns museum/marianne Dahlquist B. Redovisning av SVK och konkurrensneutraliteten/marianne Dahlquist C. Ekonomisk uppföljning per april/ Marianne Dahlquist D. Rapport från förvaltningschefen/marianne Dahlquist E. Presidiets information Perallan Orrbeck Ordförande Anmäl förhinder till Katarina Jannesson snarast, tel , e-post katarina.jannesson@vgregion.se Meddela specialkost. Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

3 Ärende 2

4 Västra Götalandsregionen 1 (2) Remiss Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson Telefon: E-post: jan.s.svensson@vgregion Till regionens nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Förslag på regionala riktlinjer vid hantering av e-post bifogas. Målet med förslaget är att: a) göra tydligt vilka gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen och att b) öka medvetenhet om vilka möjligheter och risker som finns vid hantering av e-post. Utgångspunkter för remissförslaget Utöver devisen att det ska vara lätt och göra rätt har i huvudsak följande utgångspunkter vid utformning av remissförslaget beaktats: 1. Arkivnämnden, som är en gemensam nämnd för Göteborgs kommun och Västra Götalandsregionen med Göteborgs kommun som huvudman, har: a) föreslagit regionfullmäktige att besluta om ändring i arkivreglemente regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK b) föreslagit att Västra Götalandsregionen ska anta av regionarkivet upprättade Offentligrättsliga regler för e-post, ett 12-sidigt dokument som behandlar e- post och vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS c) lämnat rekommendationer till Västra Götalandsregionen kring hantering av informationen i avslutade individuella e-postkonton, dnr RS Beslut i regionstyrelsen dnr RS , Struktur för styrande dokument Västra Götalandsregionen. 3. Synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och säkerhetsstrategisk enhet inom regionkansliet. Beredning av remissförslaget En särskild arbetsgrupp har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram remissförslaget. Ambitionen från början var att sammanställa riktlinjer, rutiner, rekommendationer i ett och samma dokument. Det visade sig snart att nackdelarna med ett enda dokument var betydande jämfört med ett relativt kort och övergripande dokument d.v.s. remissförslaget som kommer att kompletteras med rutiner och rekommendationer. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

5 Datum (2) Diarienummer RS Utformning av remissförslaget utgår från principen att riktlinjer har en giltighetstid på upp till fem år. Remissförslaget innebär att tillhörande rutiner och rekommendationer i fortsättningen föreslås beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman och revideras minst en gång per år eller vid behov. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektivare framtida hantering av revideringar av rutiner och rekommendationer för e-posthanteringen. Efter att remissynpunkter beaktats kommer förslag till riktlinjer att överlämnas till regionstyrelsen med förslag att regionfullmäktige fastställer riktlinjerna och lämnar riktlinjerna som svar till arkivnämnden och ger regionstyrelsen i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer. Följande personer medverkat i arbetet med remissförslaget: Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else-Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, ITarkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NU-sjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet. Remissvaret Remissvar ska formuleras kort med tydliga förslag på vad som kan tas bort, justeras eller läggas till. Remissvar ska skickas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 24 augusti Ange diarienummer RS Frågor kring remissen kan i första hand ställas till jan.s.svensson@vgregion tfn , undertecknad eller till valter.lindstrom@vgregion.se tfn men också till medarbetare i arbetsgruppen. För regionkansliet Elisabet Ericson Kanslichef

6 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Remissversion Dnr RS Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Säkerhetspolicy Jan S Svensson Regiondirektör 2015-xx-xx Godkänd av dokumentägare: Valter Lindström Datum: Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: 2015-xx-xx Fastställd av: Regionfullmäktige Datum: 2015-xx-xx Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinje Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

7 2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning Utgångspunkter Målgrupp Ansvar och förvaltning Giltighet Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Riktlinjer vid användning av e-post Utgångspunkter för användning av e-post Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Ansvar och skyldighet att besvara e-post Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Automatisk vidarebefordran av e-post Användares ansvar vid användning av e-post E-postanvändares ansvar Chefs ansvar vid användning av e-post Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott Chefs ansvar i övrigt Beredning... 9

8 3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Dessa riktlinjer är en samlad beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen vid användning av e-post. Dessa riktlinjer beaktar arkivnämndens förslag och rekommendationer till regionfullmäktige avseende bevarande och gallring av elektroniska handlingar dnr RS , offentligrättsliga regler för e-post dnr RS och hantering av e-post i avslutade e- postkonton dnr RS Målgrupp Målgrupp för dessa riktlinjer är användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e-postbrevlåda Ansvar och förvaltning På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. Regiondirektören, eller tjänsteman som regiondirektören utser, ansvarar för att ändamålsenliga och regiongemensamma rutiner och rekommendationer finns och förvaltas. Nämnder, styrelser och bolag kan ta fram förvaltningsspecifika rutiner i form av rekommendationer och instruktioner inom ramen för av regionstyrelsen eller av regiondirektören beslutade riktlinjer, planer och rutiner Giltighet Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller efter beslut i regionstyrelsen och efter fastställelse i regionfullmäktige. Till dessa riktlinjer finns regiongemensamma rutiner och rekommendationer som beslutas av regiondirektören eller av tjänsteman som är utsedd av regiondirektören Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Utgångspunkt för regelverk kring användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter är säkerhetspolicy 1 som är beslutad av regionfullmäktige. Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer som beslutas av regionstyrelsen. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen var 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner som beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. c) Rekommendationer beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. 1 Policy för säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige , dnr RSK

9 4(9) d) Rekommendationer är beskrivningar och förklaringar mer i detalj inom ramen för rutinbeskrivning och kan vara förvaltningsspecifik. Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen och hur styrande dokument ska benämnas och struktureras Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter för användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler och lagar som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-post systemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i sådan omfattning att det inte inkräktar på ordinarier arbetsuppgifter eller inverkar menligt på regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. 2 Beslut RS , 32, dnr RS TU Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen

10 5(9) d) Med brevlåda för e-post avses myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e- postbrevlåda Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska ha minst en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och ska kunna ta emot handlingar via e-post som kontrolleras minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. b) Ska säkerställa att inkommen e-post till förvaltning eller bolag hanteras utan dröjsmål. c) Ska säkerställa att allmänna handlingar i inkommen e-post handläggs med beaktande av säkerhetspolicy och regler för diarieföring, gallring och arkivering. d) Efter diarieföring av inkommande e-post i myndighetsbrevlåda eller i funktionsbrevlåda ska begäran om utlämning av e-post överlämnas till diariet. e) E-post som berör en verksamhets drift ska dirigeras till myndighets- eller funktionsbrevlåda f) För att undvika personberoenden och att information inte är tillgänglig i en verksamhet ska myndighets- eller funktionsbrevlåda användas istället för personlig e-postbrevlåda när e-posten inte är personberoende och berör verksamhetens drift Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska utöver officiell myndighetsbrevlåda vid behov upprätta en funktionsbrevlåda (som likt myndighetsbrevlåda är personoberoende) till vilken flera personer har tillgång för att hantera e- post till centrala funktioner. b) Ska anpassa antalet funktionsbrevlådor till verksamhetens behov av bevakning och hantering av inkommande handlingar Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Användning av e-post har, enligt arkivnämnden, fört med sig en oavsiktlig förskjutning i synen på vad som ska bevaras eller gallras och hur det bör ske. Det har blivit problem att e-post raderas automatiskt eller tas bort vilket lett till oavsiktlig gallring med informationsförluster utan stöd i ett gallringsbeslut. Följande regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar utgår från ett förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. 3 a) E-post miljön ska utformas på sådant sätt att offentlighetsprincipen tillgodoses och IT- och e-post system utformas på sätt som underlättar gallring, avställning och arkivering av information som ska bevaras för framtiden. b) Elektroniska handlingar och e-post, som ska bevaras, ska levereras till arkivmyndigheten enligt fastställd dokumenthanteringsplan eller efter överenskommelse. 3 Förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. Arkivnämndens beslut , RSK

11 6(9) 2.5. Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Individuella e-postbrevlådor, som finns kvar när medarbetare lämnat eller slutat sin anställning, ska hanteras enligt arkivnämndens rekommendation , dnr RS och innebär följande: a) Förvaltningar eller bolag kan, med stöd av generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, gallra innehållet i avslutade individuella e-postkonton. b) Centralt systemansvariga, som tekniskt ombesörjer gallring av information i e-postbrevlådor, måste alltid ha tillstånd från respektive förvaltning eller bolag innan radering av e-post får ske. c) E-post bör raderas tidigast 12 månader efter anställningens upphörande. Observera att fristen betyder att ett helt kalenderår bör gå innan e-posten raderas. Om en anställd slutar i april 2015 innebär det att information i e-postbrevlåda kan gallras tidigast i januari d) Verksamheter som inte vill gallra innehållet i avslutade e-postkonton eller vill ha en längre gallringsfrist och spara e-posten längre, måste själva hantera e-posten Ansvar och skyldighet att besvara e-post a) För att uppfylla förvaltningslagens (1986:223, 4-7) krav på service till allmänheten ska alla e-postbrevlådor läsas dagligen varje helgfri måndag-fredag. b) Frågor om allmänna handlingar i e-post ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. c) Ärenden och frågor i e-postbrevlåda dit allmänna handlingar kan inkomma eller dit fråga kan komma om utlämnande av allmän handling ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. e) Medborgare ska kunna få svar på frågor som är skickade med e-post så snart som möjligt Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion a) Endast de tekniska lösningar som VGR IT tillhandahåller ska användas vid hantering av e-post, mobil e-post, synkronisering av kalenderfunktion, Lync, chattfunktion och Jumper Automatisk vidarebefordran av e-post a) Huvudregeln är att automatisk vidarebefordran av e-post inte får ske. b) Detta innebär att e-post som hanteras i Västra Götalandsregionens e-postsystem inte med automatik får skickas vidare och hanteras i ett e-postsystem som finns utanför regionenens nät och kontroll. Exempel på sådana e-postsystem är Hotmail och G-mail. c) Automatisk vidarebefordran av e-post från tjänstebrevlåda till privat e-post brevlåda kan tillåtas efter utredning och beslut av koncernkontorets säkerhetschef eller av IS/IT-direktör var för sig eller i samråd. Före beslut ska utredning kring önskemål att avvika från huvudregel göras av lokalt säkerhetsansvarig i samråd med IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT.

12 7(9) 3. Användares ansvar vid användning av e-post 3.1. E-postanvändares ansvar a) Individuell e-postbrevlåda ska användas med gott omdöme och i enlighet med dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. b) Användare ska kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. c) Användare får inte använda e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. d) Användare ska använda Mina vårdkontakter (1177) när patientuppgifter skickas till patienter. e) Användare har i samråd med diariet skyldighet att diarieföra allmänna handlingar, brev, förfrågningar som kommer till personlig e-post brevlåda. f) Användare ska skydda de lösenord och pinkoder som erhållits för åtkomst till e-post. g) Lösenord och pinkoder är personliga och får inte delas med andra medarbetare. h) Användare har skyldighet att konstruera lösenord på sådant sätt att det inte går att pröva sig fram eller gissa sig till det. Se vidare rutiner och rekommendationer. i) Om användare misstänker att någon annan känner till det egna lösenordet ska byte av lösenord ske omgående j) Användare som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till den egna e- posten är själv ansvarig att kontrollera e-posten även vid frånvaro såsom semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. k) Användare ska på eget initiativ ta bort sin e-post när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. 4. Chefs ansvar vid användning av e-post 4.1. Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat a) Chef ska säkerställa att medarbetare tömmer personlig e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. b) Chef ska säkerställa att det finns gallringsbeslut innan någon allmän handling eller uppgift förändras eller raderas i en e-postbrevlåda. c) Chef ska säkerställa att medarbetares tillgång till personlig e-postbrevlåda omgående tas bort när anställning eller uppdrag har upphört Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter a) Chef ska informera medarbetare att det inte är tillåtet att använder e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. b) Mina vårdkontakter (1177) ska användas när patientuppgifter skickas till patienter.

13 8(9) 4.3. Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post a) Chef har ansvar att medarbetare är informerad om vilka sekretessbestämmelser som gäller och att medarbetare skriver under ett sekretessbevis 4 och muntligen erinras om gällande sekretess. b) Av sekretessbevis ska framgå vilken information som har lämnats. c) Chef har ansvar för att sekretessbevis skrivs under av personer i verksamheten som inte har anställning i Västra Götalandsregionen, exempelvis studerande, konsulter och andra som använder Västra Götalandsregionens resurser för informationsbehandling. d) Inom sjukvården ska det i sekretessbeviset, anges i ett tillägg vad den inre sekretessen ställer för krav, när det gäller rätten att ta del av eller vidarebefordra patientuppgifter inom den egna verksamheten Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering a) Chef har ett utbildningsansvar för att medarbetare i verksamhet får en ändamålsenlig utbildning kring riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer för användning av e-post. b) Chef har ett informationsansvar 5 för att dessa riktlinjer för e-post och tillhörande rutiner och rekommendationer är kända och följs av alla medarbetare Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott a) Om medarbetare missbrukar Västra Götalandsregionens e-post system ska närmaste chef anmäla detta till sin närmaste chef och till lokalt säkerhetsansvarig. b) Oegentligheter gällande e-post och IT-system ska rapporteras av chef till IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT för teknisk utredning. c) Chef och dennes chef har båda ansvar för att misstanke om brott hanteras, eventuell polisanmälan görs och eventuella disciplinära åtgärder vidtas Chefs ansvar i övrigt a) Efter att regionfullmäktige fastställt dessa riktlinjer ansvarar förvaltningschef eller bolagschef för att myndighetsbrevlåda upprättas och att funktionsbrevlåda upprättas vid behov och att dessa brevlådor bevakas och används enligt riktlinjer, rutiner och rekommendationer. b) Chef ansvarar för tillämpning av tillhörande rutiner och rekommendationer till dessa riktlinjer. c) Chef ansvarar för hur myndighets- eller funktionsbrevlåda upprättas och att de användas i verksamheten enligt dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. 4 Anställda kan inte åläggas någon tystnadsplikt utöver vad som anges i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). 5 Se vidare hemsida;

14 9(9) e) Chef ska uppmana medarbetare att ge fullmakt (d.v.s. delegering via ombudsfunktion i Outlook) till medarbetare/kollega i verksamheten att ha tillgång till personlig e-postbrevlåda för att undvika handläggningsproblem vid semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. f) Det behövs ingen skriftlig fullmakt. Det räcker med delegering som man gör i e-postprogrammet. 5. Beredning Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter har sammanställts av en arbetsgrupp bestående av Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else- Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, IT-arkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NUsjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet.

15 1 (1) Förslag till remissyttrande Datum Diarienummer RS Diarienummer VA Yttrande över remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Västarvet har ombetts lämna synpunkter på förslag till Västra Götalandsregionens Riktlinjer för hantering av e-post. Generella synpunkter Västarvet anser att förslaget till riktlinjer är väl genomarbetat och gediget. Det är positivt att såväl offentlighetsprincipen som IT-säkerheten omfattas i riktlinjerna och att ansvarsfördelningen kring att riktlinjerna följs är noggrant beskriven. Västarvet ställer sig bakom förslag till Riktlinjer för hantering av e-post. Perallan Orrbeck ordförande Marianne Dahlquist förvaltningschef Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Edsvägen 1B Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

16 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer VA Västra Götalandsregionen Västarvet Handläggare: Gunilla Eliasson Telefon: E-post: Till styrelsen för Västarvet Yttrande över remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Förslag till beslut Styrelsen för Västarvet beslutar: 1. Godkänna upprättat remissyttrande. 2. Översända remissyttrandet till regionstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Västarvet anser att förslaget till riktlinjer är väl genomarbetat och gediget. Det är positivt att såväl offentlighetsprincipen som IT-säkerheten omfattas i riktlinjerna och att ansvarsfördelningen kring att riktlinjerna följs är noggrant beskriven. Västarvet Marianne Dahlquist förvaltningschef Gunilla Eliasson administrativ chef Bilaga Regionstyrelsens remiss- Förslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Remissyttrande, daterat Besluten skickas till regionstyrelsen@vgregion.se Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Edsvägenn 1B Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

17 Ärende 3

18 1 (2) Datum Diarienummer RS Samtliga nämnder, styrelser och kommittéer Remiss - Förslag till reglementen för Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och kommittéer I samband med beslutet om ändrade reglementen till följd av ändrad politisk organisation för mandatperioden aviserades en översyn av samtliga reglementen. En arbetsgrupp inom koncernkontoret har utarbetat bifogade förslag. Syftet med översynen har varit att standardisera reglementena så att de får en liknande utformning samt anpassa dessa till SKL:s normalreglemente. Flera av de nu gällande reglementena fastställdes för många år sedan och är inte anpassade till hur regionen utvecklats vad gäller styrning, ledning och ansvarsgränser mellan styrelser och nämnder. Reglementena består av tre delar. Dokumentet inleds med en översiktlig beskrivning av styrning och ledning inom det område som den berörda nämnden/styrelsen/kommittén verkar. Därefter följer själva reglementet. Reglementet består av del A som beskriver de specifika uppgifterna och del B som är gemensamma bestämmelser för samtliga nämnder/styrelser/kommittéer. Nämnder/styrelser/kommittéer ombeds lämna remissynpunkter på det egna reglementet och reglemente för angränsande områden. Till exempel föreslås att Västarvet, utöver synpunkter på eget reglemente även lämnar synpunkter på förslaget till reglemente för kulturnämnden och tvärt om. Svar på remissen ska lämnas senast 15 september. Planeringen för beslut och remisshantering utgår från att regionfullmäktige ska behandla förslag vid sitt sammanträde den 24 november och gälla från och med 1 januari Förslag till reglemente översänds för synpunkter till samtliga nämnder, styrelser och kommittéer. Yttranden lämnas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 15 september Vid frågor om förslagen till reglementen avseende del A vänligen kontakta Johan Flarup, telefon e-post: johan.flarup@vgregion.se eller Boris Ståhl, telefon e-post: boris.stahl@vgregion.se Vid frågor om förslagen till reglementen avseende del B vänligen kontakta Monica Almén telefon e-post: monica.almen@vgregion.se eller Lena Kullander telefon e-post lena.b.kullander@vgregion.se Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: regionkansliet@vgregion.se

19 (2) Enligt uppdrag Johan Flarup Koncernavdelningschef Ärendesamordning och kansli Bilaga Förslag till reglementen

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39 Ärende 4

40 DELEGATIONSBESLUT VÄSTARVET till styrelsen 29 maj Datum Verksamhetsområde, enhet, samt delegat Ärende Bilaga Publik, Lödöse museum, Jan Johansson Anställning av pedagog Jenny Brattén, Vikariat Tillväxt och utveckling, SVK, Marianne Dahlquist Gemensam förvaltning, kommunikationsenheten Jaana Atosuo Anställning av konservator Rebecka Karlsdotter, allmän visstidanställning Anställning av grafisk formgivare/kommunikatör Miriam Hermansson, vikariat

41 Ärende 5

42 Anmälningsärenden Referens Datum Katarina Jannesson Kulturnämndens beslut 47, , Remiss Statskontorets utvärdering av Digisam och Riksarkivets ställningstagande till Digisams framtid 23. Regionfullmäktiges beslut 59, , Regiongemensam representationspolicy 24. Kulturnämndens beslut 46, , Uppföljning av kultursamverkansmodellen och regelbaserade uppdrag 25. PM från koncernkontoret, Närvarorätt för personalföreträdare 26. Skrivelse från Helena Strandberg Konservator AB om konkurrens inom kulturvård och konservering 27. Remiss- Motion av Patric Silfverklinga med flera (SD) om upprustning av kulturhistoriska miljöer 28. Regionfullmäktiges beslut 88, , Så kan Västra Götalandsregionen bli en Fairtrade-region 29. Regionstyrelsens beslut, 129, , Västra Götalandsregionens folkbildningspolitiska program

43 Informationsärende B

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79 1 (5) Västarvet Datum Diarienummer VA Konkurrensverket Enheten för upphandlingstillsyn Stockholm Svar till Konkurrensverket angående Påstått konkurrensproblem Studio Västsvensk Konserverings offentliga säljverksamhet (Dnr 721/2014) Konkurrensverket önskar i en skrivelse till Studio Västsvensk Konservering svar på ett antal frågor med anledning av att verket mottagit ett klagomål mot enhetens verksamhet. Eftersom enheten är en del av Västra Götalandsregionens förvaltning Västarvet, är denna förvaltning avsändare till detta svar. Svaret följer frågorna och numreringen enligt Konkurrensverkets skrivelse. 1. Beskriv SVK:s organisation och den verksamhet som SVK bedriver Studio Västsvensk Konservering, SVK, är Västarvets konserveringsenhet. Västarvet är Västra Götalandsregionens natur och kulturarvsförvaltning och leds av en styrelse som ska svara för drift, förvaltning och utveckling av Västra Götalandsregionens natur- och kulturarvsverksamhet. Inom Västarvet finns sju museer/besöksmål och förvaltningen erbjuder konsulentoch konsulttjänster inom åtta regionala tjänsteområden varav konservering är ett. Vi verkar genom processledning, nätverk, seminarier, kommunaktiviteter, konferenser, utbildningar, konsultuppdrag, mm. Västarvet har ett omfattande samarbete med Göteborgs universitet, såväl inom grundutbildning som forskning. Västarvets konservatorer har ett mångårigt samarbete med konservatorutbildningen vid universitetet. 2. Vilket uppdrag har SVK inom Västra Götalandsregionen? SVK medverkar i olika främjandeaktiviteter i regionen som en del av Västarvets regionala uppdrag. Utöver arbetet inom Västarvet (där Lödöse museum och Bohusläns museum ingår) anlitas SVK av andra förvaltningar, t ex Konstenheten, inom Västra Götalandsregionen. SVK ger rådgivning till regionens kommuner och till bland annat Svenska kyrkan. Konserveringsenheten bidrar till att uppfylla Västarvets uppdrag att bedriva kvalificerad uppdragsverksamhet inom områdena arkeologi, konservering och kulturmiljö, samt att samverka med universitet och högskolor och att verka internationellt. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Edsvägen 1b Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: vastarvet@vgregion.se

80 (5) 3. Vilken försäljning/uppdragsverksamhet bedriver SVK? Konsultuppdragen består av praktisk konservering inom områdena trä/möbler, arkeologi, textil, papper, måleri, sten och metall. Därutöver utförs åtgärdsprogram, undervisning, vård- och underhållsplaner, inventeringar, antikvarisk medverkan, förstudier och miljömätningar. Bredden i kompetens och de ändamålsenliga lokalerna gör att SVK efterfrågas för uppdrag som inbegriper föremål/konst av olika material och som kräver stort utrymme. Kombinationen är unik i Sverige och uppdrag utanför regionen är inte sällan av detta slag. SVK bedriver kursverksamhet framför allt för Svenska kyrkans personal avseende vård och hantering av kyrkans föremål. SVK har sedan 30 år ett nära samarbete med Institutionen för Kulturvård på Göteborgs Universitet, som köper utbildningsinsatser från SVK. 4. Redogör för hur verksamheten finansierats under åren 2012 och Ange verksamhetens totala intäkter samt uppgifter om anslag, bidrag och försäljningsintäkter mnkr 2013 mnkr Driftsbidrag regionen 0,8 0,8 Statsbidrag 0,1 0,1 Övriga bidrag 0,1 0,2 Fsg tjänster/uppdrag 8,5 9,0 Fsg mtrl 0,2 0,1 Summa intäkter 9,7 10,2 Kommentarer: Statsbidragen är lönebidrag. Övriga bidrag är bl a fondmedel som sökts för utbildningar och seminarier. 5. Redogör för verksamhetens kostnader åren 2012 och Ange verksamhetens totala kostnader samt uppgifter om lönekostnader, lokalkostnader och kostnader för utrustning Personalkostnader 6,4 6,7 Hyror o lokalkostnader 2,6 2,6 Avskrivningar 0,2 0,2 Övriga kostnader 0,6 0,9 Summa kostnader 9,8 10,4 Kommentar: Lokalerna disponeras även av andra enheter i Västarvet.

81 (5) 6. Vilka tjänster erbjuder SVK i konkurrens med privata aktörer? Se svar under punkt Beskriv hur SVK marknadsför de tjänster som erbjuds i konkurrens med privata aktörer. Konserveringstjänsterna presenteras tillsammans med Västarvets övriga regionala tjänster på Västarvets hemsida och närmare på SVKs egen hemsida. De större uppdragen erhålls efter sedvanligt upphandlingsförfarande. Holmgren menar att SVK använder skattemedel för att finansiera utbildningar och seminarier som egentligen är förtäckt marknadsföring. Detta är inte korrekt. Den kursverksamhet och de seminarier som SVK genomför bekostas av deltagaravgifter ibland i kombination med fondmedel som sökts från Nordiska Konservatorsförbundet eller Riksantikvarieämbetets FoU-medel. Konserveringsseminarierna har varit öppna för alla att delta i medan kurserna oftast har riktat sig till vissa yrkesgrupper eller områden, som t.ex. kyrkans personal. 8. Hur beräknas priserna för de tjänster som SVK erbjuder t.ex. i samband med en upphandling? Timtaxan är beräknad utifrån full kostnadstäckning, inklusive OH-kostnad. I samband med större anbudsförfrågningar och upphandling av ramavtal kan timtaxan sättas något lägre eftersom debiteringsgraden kan ökas. Detta är t ex fallet med det ramavtal med HIGAB som Holmgren nämner i sin skrivelse, där anbuden efter kontroll av formalia och kvalitet rangordnats efter timpris. Av de anbud som antogs ligger SVK högst i timpris, högre än Holmgrens firma Stenkonservering Väst. Göteborgs Universitet offereras med SVKs normaltaxa och accepterar det. 9. Är den externa försäljningen fysiskt och/eller ekonomiskt avskild från övrig offentlig verksamhet? SVK är en ansvarsenhet i Västarvets/Västra Götalandsregionens redovisningssystem. Enhetens ekonomi presenteras under punkterna 4 och 5 ovan. Regionens projektredovisningssystem möjliggör uppföljning av varje uppdrag. Redovisningen granskas på samma sätt som övrig verksamhet i regionen. 10. Finns det någon samordning mellan den externa försäljningen och den övriga offentliga verksamheten? Ja, i den mening att det är samma enhet och samma personal som arbetar med olika typer av uppdrag.

82 (5) Att ha en så bred och djup konservatorsverksamhet i regional regi, ger möjlighet att erbjuda regionen, både offentliga och civilsamhälle, en unik samlad kompetens. 11. Redogör för hur den externa försäljningsverksamheten finansieras, exempelvis i form av intäkter och anslag. Timtaxan är beräknad för full kostnadstäckning, inklusive OH-kostnader. Den externa försäljningsverksamheten finansieras inte av regionala bidrag. Utbildningar som genomförs för särskilda målgrupper och/eller på uppdrag finansieras av deltagaravgifter och/eller bidrag från beställare/fond. 12. Redogör för den externa försäljningsverksamhetens intäkter och kostnader för åren 2012 och Se ovan punkterna 4 och Beskriv översiktligt marknaden för konservatorstjänster. Efterfrågan på konserveringstjänster varierar över landet och över tid och även mellan olika material. Den arkeologiska konserveringen följer omfattningen på arkeologiska uppdrag, som ökar vid större infrastrukturprojekt. Separationen mellan stat och kyrka har generellt gett kulturarvsområdet mer arbeten i form av vård- och underhållsplaner (vilket finansieras av statligt bidrag till kyrkorna, s k kyrkoantikvarisk ersättning KAE). Kundgrupperna ser olika ut inom de olika materialkategorierna. Den arkeologiska konserveringen har bara offentliga kunder, textilkonserveringens kunder är framför allt offentliga institutioner och svenska kyrkan, måleri, trä, sten, metall och papper har en mer blandad kundgrupp. 14. Vilka kunder efterfrågar era tjänster? Arkeologiuppdragen efterfrågas främst av museer och Riksantikvarieämbetet men även av ett mindre antal privata aktörer. I övriga materialslag är Svenska kyrkan en stor uppdragsgivare liksom den offentliga sektorn; kommuner, regioner och statliga myndigheter och bolag, t ex Statens Konstråd, Fastighetsverket och Akademiska hus. Privata kunder (ca 4% av volymen) är privatpersoner men även privata fastighetsägare och bostadsrättsföreningar, klubbar och föreningar. 15. Vilka privata aktörer finns på marknaden för konservatorstjänster där ni är verksamma? Vanligast är att de privata aktörerna arbetar inom ett materialområde, men ibland slår sig samman för att kunna lämna anbud som inbegriper flera materialkategorier.

83 (5) I Västsverige finns för närvarande, vad vi känner till: Måleri: Conservator J.T.F. Petéus AB, K-konservator, Kulturvård Christina Heberlein, Målerikonservatorn i Göteborg och Maria Lagerqvist kulturvårs AB. Textil: Skaar textilvård Papper: Papperskonservator Klara Magnusson Trä & möbler: Ingen känd just nu Sten: Stenkonservering väst, Strömer stenkonservering och Porslinslaget. Metall: Helena Strandberg Konservator AB Arkeologisk konservering: inga privata firmor i Västsverige. En privat i Stockholm Acta konservering AB. 16. Inom vilket geografiskt område tillhandahåller SVK konservatorstjänster Västarvet tillhandahåller konserveringstjänster i första hand inom Västra Götaland, närmare 70 % av uppdragen är inom den geografiska regionen. Uppdragen utanför regionen varierar, men flera kunder finns i närområdet (Halland). SVK har även långvariga samarbeten med andra länsmuseer avseende arkeologisk konservering. Det är i första hand den arkeologiska konserveringen som efterfrågas utanför regionen men även andra uppdrag från offentlig sektor och från Svenska kyrkan. Marianne Dahlquist förvaltningschef Västarvet Inger Nyström Godfrey vik. enhetschef SVK

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95 Informationsärende C

96 Månad: Resultatrapport Västarvet Rapport, tkr Utfall ack Budget ack Avv ack Budget helår Driftsbidrag från VG-region Statsbidrag Övriga bidrag Fsg tjänster/uppdrag Fsg material o varor Övriga intäkter Intäkter Lön mm Sociala avgifter Övriga personalkostnader Personalkostnader Material o varor Hyror o lokalkostnader Förbrukinv (inköp,service,rep) Transporter o fordon Information o PR Administrativa kostnader Främmande tjänster Ankomstregistrerade fakturor Avskrivningar Övriga kostnader Övriga kostnader Kostnader Resultat