Whistleblower Policy INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Transkript

1 Whistleblower Policy INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning Omfattning Anställda Allmän policy klagomål avseende tvivelaktiga bokföringsmetoder samt andra brott mot lagar eller företagspolicy Rutiner för klagomål Information om klagomålet Hantering av klagomålet Rapporter till revisionsutskottet Inga represalier Publicering av denna policy Godkännande av denna policy... 3 Internt dokument

2 WHISTLEBLOWER POLICY INLEDNING SSAB har tagit på sig att upprätthålla höga etiska normer. Vi gör detta genom att bedriva verksamheten med största möjliga integritet och genom efterlevnad av alla tillämpliga lagar, regler och förordningar. Såsom beskrivs i företagets Affärsetiska Bestämmelser har dessa värderingar utgjort grunden för SSAB:s framgångar. I enlighet med detta åtagande och i linje med SSAB:s arbete med att främja och upprätthålla öppen kommunikation med alla anställda och andra intressenter så erbjuder denna policy en funktion för SSAB:s anställda att rapportera allvarliga missförhållanden inom SSAB. Anställda som i god tro lämnar in ett klagomål skyddas mot repressalier eller bestraffningar. OMFATTNING ANSTÄLLDA Samtliga SSAB:s styrelseledamöter, chefer och medarbetare (sammantaget Anställda ) är skyldiga att följa de krav och riktlinjer som anges i denna Whistleblower policy ( Policy ). ALLMÄN POLICY KLAGOMÅL AVSEENDE TVIVELAKTIGA BOKFÖRINGSMETODER SAMT ANDRA BROTT MOT LAGAR ELLER FÖRETAGSPOLICY Varje Anställd ska rapportera alla former av allvarliga missförhållanden ( Rapporterbart Agerande ) som någon av företagets styrelseledamöter, chefer, medarbetare eller anlitade konsulter (inklusive externa revisorer) gör sig skyldiga till och som såvitt han eller hon kan bedöma utgör: a) Bedrägeri, bokföringsbrott eller oriktig revision. b) Brottsligt handlande eller annat handlande som riskerar att allvarligt skada företagets anseende eller annat allvarligt olämpligt handlande. c) Oetiskt handlande i strid med någon av SSAB:s företagspolicys, inkluderande men ej begränsat till SSAB:s Affärsetiska Bestämmelser. d) Fara för Anställdas och/eller allmänhetens hälsa, säkerhet eller välbefinnande. RUTINER FÖR KLAGOMÅL Anställda kan lämna in klagomål om ett Rapporterbart Agerande på något av följande sätt: a) Genom att lämna klagomålet till sin chef eller närmaste högre chef genom att fylla i den blankett som är bifogad som Bilaga A ( Rapportblanketten ). Blanketten kan hämtas från SSAB:s interna webbplats. Ifyllda Rapportblanketter ska skickas till någon av ovan nämnda personer med vanlig post. Ett klagomål kan även lämnas muntligen (per telefon eller genom ett personligt samtal) till ovan nämnda personer. Vid mottagande av ett klagomål, oavsett form, ska chefen omedelbart vidarebefordra detta till SSAB:s chef för internrevision i enlighet med avsnitt 6 (a) nedan. Internt dokument 1 (7)

3 b) Genom att lämna klagomålet till chefen för internrevision genom att fylla i Rapportblanketten som är bifogad som Bilaga A. Blanketten kan hämtas från SSAB:s interna webbplats. Ifyllda Rapportblanketter ska skickas till ovan nämnda person med vanlig post. Ett klagomål kan även lämnas muntligen (per telefon eller genom ett personligt samtal) till ovan nämnda person. Klagomål kan lämnas in på svenska eller engelska. Ett klagomål kan även lämnas in på finska till intern revisorerna i Finland. Kontaktinformation till chefen för internrevision och till intern revisorerna i Finland finns bifogad i denna Policy som Bilaga B. c) För Anställda på SSAB:s huvudkontor, divisionerna SSAB Special Steels, SSAB Europe, Tibnor och Ruukki Construction: Klagomål kan lämnas till chefen för internrevision genom att ringa eller eller till intern revisorerna i Finland genom att ringa eller Om så önskas kan den som klagar även framställa sitt klagomål till PricewaterhouseCoopers Forensicavdelning genom att fylla i Rapportblanketten som är bifogad som Bilaga A. Blanketten kan hämtas från SSAB:s interna webbplats. Ifyllda Rapportblanketter ska skickas till PricewaterhouseCoopers Forensic-avdelning med vanlig post. Klagomål kan lämnas in på svenska, finska eller engelska. Kontaktinformation for PricewaterhouseCoopers Forensicavdelning är bifogad denna Policy som Bilaga B. d) För Anställda inom divisionen SSAB Americas: Klagomål kan lämnas via den Etiska Linjen (en oberoende rapporteringstjänst bemannad med specialutbildad personal från Global Compliance) genom att ringa avgiftsfritt till Om du ringer från andra länder än USA och Kanada kan du gå till för att ta reda på åtkomstkoden för det aktuella landet du ringer från. Slå AT&T Direkt-kod för det land du ringer från och slå sedan det ovan angivna avgiftsfria numret när du blir uppmanad att göra detta. Tolkar finns tillgängliga vid behov när samtalet har besvarats. Om så önskas kan den som klagar även framställa sitt klagomål till Global Compliance genom att fylla i Rapportblanketten som är bifogad som Bilaga A. Blanketten kan hämtas från SSAB:s interna webbplats. Ifyllda Rapportblanketter ska skickas till Global Compliance/SSAB Etiska Linjen med vanlig post. Klagomål kan lämnas in på franska, spanska, portugisiska eller engelska. Kontaktinformation för Global Compliance/SSAB Etiska Linjen finns bifogad denna Policy som Bilaga B. Anställda kan förbli anonyma om de så önskar, oavsett vilket av ovan nämnda rapporteringsalternativ som används. För att möjliggöra en bättre utredning är det dock lämpligt att den Anställde identifierar sig genom att uppge sitt namn, telefonnummer och annan kontaktinformation vid rapporteringstillfället. Även om sådan kontaktinformation lämnas kommer klagomålets innehåll att behandlas i största förtroende så långt det är möjligt för att genomföra en fullständig och rättvis utredning. 5. INFORMATION OM KLAGOMÅLET Oavsett om den Anställde identifierar sig eller ej ska han/hon lämna så mycket information som möjligt om klagomålet för att möjliggöra en fullständig utredning. Sådan information ska omfatta uppgifter om var och när incidenten/incidenterna inträffade, de inblandade personernas namn och titel samt övriga relevanta uppgifter som den rapporterande personen känner till. Internt dokument 2 (7)

4 HANTERING AV KLAGOMÅLET Klagomål kommer att hanteras på något av följande sätt: a) Internutredning. Vilka åtgärder som vidtas vid mottagande av ett klagomål är beroende av klagomålets beskaffenhet. SSAB:s chef för internrevision och/eller dess personaldirektör har ansvaret för att undersöka och åtgärda de flesta typer av klagomål som lämnas in i enlighet med denna Policy. Under vissa omständigheter kan dessa personer hänvisa ärendet till, eller söka hjälp från medarbetare eller andra beroende på klagomålets beskaffenhet. Om klagomålet t.ex. berör en säkerhetsfråga kan chefen för internrevision hänvisa det till lämplig säkerhetsansvarig inom SSAB. Ett ärende kommer dock under inga omständigheter att hänvisas till en Anställd som omfattas av klagomålet eller på annat sätt är en olämplig person att delta i utredningen. b) Undersökning utförd av revisionsutskottet. Om klagomålet involverar (a) tvivelaktig bokföring eller annan handling som, om den är sann, har eller kan ha betydande inverkan på företagets ekonomiska ställning eller framtidsutsikter eller (b) ett påstått tjänstefel som involverar en medlem i koncernledningen, en extern och/eller intern revisor eller en styrelseledamot i SSAB så kommer klagomålet omedelbart att vidarebefordras till ordföranden för SSAB:s revisionsutskott, som efter eget gottfinnande kan kalla revisionsutskottet till ett möte för att diskutera ärendet (under alla omständigheter ska klagomålet behandlas på revisionsutskottets nästa ordinarie möte). Revisionsutskottet kan sedan inleda en utredning av klagomålet. Revisionsutskottet eller en särskild kommitté som utses av revisionsutskottet kan på företagets bekostnad begära biträde av en eller flera Anställda och externa rådgivare enligt vad som bedöms nödvändigt i det enskilda fallet för att genomföra utredningen. RAPPORTER TILL REVISIONSUTSKOTTET Chefen för internrevision ska kvartalsvis informera SSAB:s revisionsutskott om samtliga klagomål (inklusive sammanfattningar av pågående utredningar). INGA REPRESALIER Denna Policy är avsedd att uppmuntra Anställda att rapportera allvarliga missförhållanden inom SSAB. SSAB tillåter inte att någon Anställd trakasserar, hämnas på eller diskriminerar någon annan Anställd som lämnar in ett klagomål i god tro. Inga former av repressalier kommer att tolereras. På samma sätt har Anställda enligt denna Policy skyldighet att handla i god tro när ett klagomål lämnas in. Alla klagomål som visar sig ha gjorts med ont uppsåt kommer att betraktas som allvarliga överträdelser som kan leda till disciplinära åtgärder. PUBLICERING AV DENNA POLICY Denna Policy finns tillgänglig på SSAB:s webbplats. Eventuella frågor om tolkningen av denna Policy kan ställas till SSAB:s chefsjurist, vars kontaktinformation framgår av Bilaga B till denna Policy. GODKÄNNANDE AV DENNA POLICY Denna Policy har utfärdats av SSAB:s chefsjurist, som ansvarar för dess innehåll och uppdateringar i framtiden. Policyn godkändes av SSAB:s revisionsutskott den 18 oktober 2010 och uppdaterades den 25 mars Internt dokument 3 (7)

5 Bilaga A Rapportblankett för klagomål Ditt namn (valfritt du har rätt att rapportera ditt klagomål anonymt): Division/avdelning (valfritt): Närmaste chef (valfritt): Telefonnummer (valfritt): E-postadress (valfritt): SSAB KOMMER ATT BEHANDLA ALLA RAPPORTER SOM LÄMNAS I ENLIGHET MED DENNA POLICY SOM KONFIDENTIELLA SÅ LÅNGT DET ÄR MÖJLIGT FÖR ATT KUNNA GENOMFÖRA EN FULLSTÄNDIG OCH RÄTTVIS UTREDNING. ÄVEN OM DU RAPPORTERAR I ENLIGHET MED DENNA POLICY OCH AVSLÖJAR DIN IDENTITET KOMMER FÖRETAGET ATT GÖRA SITT YTTERSTA FÖR ATT HÅLLA DIN IDENTITET KONFIDENTIELL TILLS EN FORMELL UNDERSÖKNING INLEDS. VID DEN TIDPUNKTEN KOMMER DIN IDENTITET ENDAST ATT AVSLÖJAS FÖR ANDRA PERSONER I DEN UTSTRÄCKNING DET ÄR NÖDVÄNDIGT FÖR ATT GENOMFÖRA EN FULLSTÄNDIG OCH RÄTTVIS UTREDNING. Beskriv det Rapporterbara Agerandet: Internt dokument 4 (7)

6 Datum då du fick kännedom om det Rapporterbara Agerandet: 201_ Det Rapporterbara Agerandet: pågår har upphört oklart om det pågår eller har upphört. Division/avdelning där det Rapporterbara Agerandet observerades: Person/personer som misstänks för Rapporterbart Agerande: Hur blev du medveten om det Rapporterbara Agerandet? Beskriv de eventuella åtgärder du vidtog innan du fyllde i denna Rapportblankett (t.ex. informerade din närmaste chef): Internt dokument 5 (7)

7 Bilaga B Kontaktinformation För Anställda på SSAB:s huvudkontor, divisionerna SSAB Special Steels, SSAB Europe, Tibnor och Ruukki Construction Chefen för internrevision eller eller intern revisorerna i Finland eller ; eller Brev: Claim desk PricewaterhouseCoopers AB SE Stockholm Sverige Märkning av innehåll i försändelse ska vara SSAB. Etisk Linje för Anställda på divisionen SSAB Americas Telefon: inom USA och Kanada. Om du ringer från en plats utanför USA och Kanada ska du slå företagets AT&T Direct-kod* och sedan slå när du blir uppmanad Brev: SSAB EthicsLine Global Compliance PMB Ballantyne Corporate Place Charlotte, NC USA *(Gå till för att se en förteckning över AT&T Directkoder) Chef för internrevision Jan Haglund Box 70, Klarabergsviadukten 70, D:6 SE Stockholm Sverige Telefon: eller Intern revisor Juha Toppinen Panuntie Helsinki Finland Telefon: Intern revisor Juha Halonen Panuntie Helsinki Finland Telefon: Internt dokument 6 (7)

8 Personaldirektör Monika Gutén Box 70, Klarabergsviadukten 70, D:6 SE Stockholm Telefon: Executive Vice President, Juridik & Strategi (Chefsjurist) Jonas Bergstrand Box 70, Klarabergsviadukten 70, D:6 SE Stockholm Telefon: Internt dokument 7 (7)