Cognizant Technology Solutions. visselblåsare och repressalieskydd

Transkript

1 Cognizant Technology Solutions Riktlinjer för visselblåsare och repressalieskydd Giltigt från och med januari 2017 Varför har vi dessa riktlinjer? Vi uppmuntrar aktivt våra Medarbetare att rapportera problem och ställa frågor. Dessa riktlinjer föreskriver: Under tillsyn av Cognizant Audit Committee (Cognizants revisionskommitté) har Cognizant ett rapporteringssystem genom vilket Cognizants Medarbetare och tredje parter (som konkurrenter, leverantörer och konsumenter) kan rapportera misstänkta juridiska och etiska problem, inklusive sådana som rör bokföring, interna bokföringskontroller, revisionsfrågor och korruption; Cognizants Medarbetare och tredje parter kan rapportera problem konfidentiellt och anonymt; Rapporter om misstänkta överträdelser av lag, Uppförandekoden eller andra Cognizant-riktlinjer kommer att utredas; och Cognizant åtar sig att skydda alla som rapporterar ett juridiskt eller etiskt problem från repressalier, hämndaktioner eller trakasserier samt att utreda varje klagomål om repressalier och att vidta lämpliga disciplinära åtgärder mot repressalier, vilket kan inkludera uppsägning. 1Riktlinjer för 5

2 Rapportering av misstänkta överträdelser av lag eller företagets riktlinjer Företaget tillhandahåller en rad kanaler för att rapportera faktiska eller potentiella överträdelser av Uppförandekoden eller av tillämpliga lagar. Medarbetare kan be om råd om hur lagar eller Uppförandekoden ska efterföljas och rapportera överträdelser via någon av följande kanaler: Någon av medarbetarna på Cognizants Legal Department (företagets juridiska avdelning) Vår Chief Compliance Officer: o Via e-post: chiefcomplianceofficer@cognizant.com o Via fax: o Via post: Cognizant Technology Solutions Att: Chief Compliance Officer Glenpointe Centre West 500 Frank W. Burr Boulevard Teaneck, New Jersey 07666, USA Vår Chief Legal Officer/General Counsel Din lokala ansvariga för kravuppfyllande Vår Cognizant Compliance Helpline Cognizant Compliance Helpline levereras av en tredje part och finns tillgänglig via telefon eller Internet. Rapporter kan göras anonymt om den lokala lagstiftningen tillåter det. Men du uppmuntras att identifiera dig när du lämnar en rapport så att det går att få ytterligare information om det skulle behövas. När det är möjligt och lagen tillåter det kommer din identitet att hållas helt konfidentiell. Compliance Helpline har också en frågefunktion (Question Manager) där medarbetare kan be om råd. För att få tillgång till vår Compliance Helpline via Internet gå till och följ instruktionerna för att lämna en rapport. För att lämna en rapport via telefon, slå det nummer som gäller för ditt land och följ instruktionerna: o USA och Kanada: Riktlinjer för 5

3 o Indien: AT&T Direct Access Code följt av o Storbritannien: AT&T Direct Access Code (eller ) följt av o Alla andra platser: Använd rätt access code för ditt land, följt av o Ytterligare AT&T Direct Access Codes finns på Kommer den information som jag lämnar hållas konfidentiell? Medarbetare som rapporterar problem kan välja att vara anonyma, men vi uppmuntrar dem som rapporterar att lämna sin kontaktinformation för att hjälpa företaget att utreda rapporterna. Cognizant kommer att hålla rapporterna konfidentiella i den mån det inte hindrar dess arbete med att genomföra en fullständig och rättvis utredning eller dess lagstadgade skyldigheter. Hur hanteras rapporterna? Varje chef eller individ som tar emot en rapport om en överträdelse eller potentiell överträdelse ska avstå från att göra en egen utredning och istället snarast lämna över rapporten till vår Chief Compliance Officer. Cognizant kommer att utse en erfaren expert för att utreda påkomna eller misstänkta oegentligheter. Våra experter kommer att genomföra en professionell utredning och eventuella lämpliga åtgärder kommer vidtas under översyn från ledningen. Skydd mot repressalier för att ha rapporterat misstänkta överträdelser eller samarbetat i en utredning Cognizant accepterar inga repressalier mot en person som i god tro lämnar in en rapport om överträdelser eller potentiella överträdelser av lag, Uppförandekoden eller någon annan av Cognizants riktlinjer. Cognizants Medarbetare får aldrig skrämma, trakassera eller vidta några hämndåtgärder mot en person som rapporterat en potentiell överträdelse av lagar, regler, 3Riktlinjer för 5

4 Uppförandekoden, andra Cognizant-riktlinjer eller som samarbetar i utredningen av en sådan rapport. Repressalier omfattar, men är inte begränsat till, alla negativa åtgärder som vidtas mot en person för att han eller hon har: lämnat in en rapport om en överträdelse eller potentiell överträdelse av Uppförandekoden, någon annan av Cognizants riktlinjer eller procedurer, eller tillämplig lag (inklusive de som rör oegentligheter i bokföringen); deltagit eller tillhandahållit information eller på annat sätt bidragit till en utredning av en misstänkt överträdelse av Uppförandekoden, någon annan av Cognizants riktlinjer eller procedurer, eller tillämplig lag; eller tillhandahållit sanningsenlig information till ett tillsyns- eller brottsbekämpande organ om ett brott eller ett eventuellt brott mot nationell lag, eller potentiella överträdelser av lagar rörande korruption, arbetsplatssäkerhet, diskriminering, trakasserier, eller andra lagar. Vi uppmuntrar Medarbetare som anser att de utsätts för repressalier att rapportera det Alla som utsätts för repressalier ska snarast rapportera det till en av de resurser som anges i Uppförandekoden eller i dessa riktlinjer. Exempel på förbjudna repressalier, hämndåtgärder och trakasserier inkluderar: Försök att skrämma en medarbetare så att han eller hon ändrar eller tar tillbaka sin rapport; Att straffa en person som lämnat in en rapport i god tro genom att vidta negativa åtgärder rörande Medarbetarens arbete eller tilldelning av arbetspass, lön, utvärdering, semester, och/eller andra anställningsvillkor; Avskeda, degradera, stänga av eller disciplinera en Medarbetare för att ha lämnat in en rapport i god tro; eller Hota med att göra något av det ovanstående. 4Riktlinjer för 5

5 Alla Medarbetare som bevittnar eller har vetskap om några repressalier, hämndåtgärder eller trakasserier mot en Medarbetare måste rapportera detta via en av de rapporteringskanaler som anges ovan. Cognizant åtar sig att på lämpligt sätt utreda alla rapporter om repressalier Cognizant ska utreda varje klagomål om repressalier och om ett klagomål kan bekräftas vidta lämpliga disciplinära åtgärder, som kan inkludera uppsägning, och genomföra lämpliga korrigerande åtgärder. Vem ska jag kontakta om jag har frågor? Frågor om dessa riktlinjer ska riktas till vår Chief Compliance Officer eller till din lokala compliance representant. 5Riktlinjer för 5