Uppförandekod för AAK Group (kort version)

Transkript

1 Uppförandekod för AAK Group (kort version) INLEDNING AAK:s vision är att vara det självklara valet för förädlade vegetabiliska oljor. För att vi ska uppnå detta är det avgörande för AAK att samtliga anställda är ekonomiskt, socialt och etiskt medvetna och ansvarsfulla. Inom AAK har vi en gemensam värdegrund. Det innebär att samma företagskultur genomsyrar hela AAK. Dessa värderingar, i kombination med AAK:s uppförandekod, våra policyer och våra regler för bolagsstyrning, utgör en tydlig ram för vår verksamhet. På så sätt kan vi behålla våra intressenters förtroende, vilket är avgörande för vår framgång. Koden gäller alltid och för alla anställda på samtliga anläggningar och affärsområden, på alla marknader. Det är varje enskild anställds ansvar att göra rätt. Det ansvaret kan inte delegeras. Detta dokument är en kort sammanfattning av koden. Varje anställd bör ta reda på detaljer som rör hans eller hennes roll i koden och i relevanta policyer. Dessa finns på AAK:s intranät. Med vänliga hälsningar AarhusKarlshamn AB (publ.) Arne Frank, vd och koncernchef Juni 2010 AarhusKarlshamn AB (publ.) Telefon Huvudkontor: Malmö Jungmansgatan 12 info@aak.com Bolagsnummer: SE Malmö SE Ett företag i AAK-koncernen

2 TILLÄMPNING Införande Varje anställd är personligen ansvarig för att se till att hans eller hennes förehavanden följer koden. Situationer som riktlinjerna inte tar upp, ska hanteras i kodens anda. Anställda förväntas se till att vår verksamhet är förenlig med koden samt att våra affärspartner känner till dess innehåll. Chefer har ett särskilt ansvar i att se till att koden efterföljs inom deras ansvarsområden. De ska dessutom skapa en miljö som uppmuntrar anställda att följa koden, och vara goda föredömen. Informations- och övningsseminarier bör anordnas efter behov. Efterlevnad Den som inte följer koden riskerar disciplinära åtgärder, däribland uppsägning. Anställda är skyldiga att informera ledningen på sin arbetsplats om de misstänker att någon bryter mot lagen eller mot koden. Den som gör det behöver inte vara rädd för sanktioner. Uppgifterna är konfidentiella och anonymiteten respekteras. Den som har svårt för att ta upp en fråga lokalt, kan informera kontaktpersonerna för uppförandekoden på code@aak.com (mer information finns i slutet av texten). Kontaktpersonerna kommer att följa upp och övervaka hur uppförandekoden implementeras. 2

3 INFORMATION & KOMMUNIKATION Konfidentiell information All information som inte är offentlig eller allmängiltig ska behandlas som konfidentiell information Exempel på sådan information är bransch- och affärshemligheter samt personalinformation. Konfidentiell information är sekretessbelagd och får bara avslöjas om lagen kräver det eller om ledningen godkänt det. Nödvändiga åtgärder ska vidtas för att förebygga oavsiktligt avslöjande av konfidentiell information. Hit räknas säker förvaring och säker överföring av sådan information. Konfidentiell information från tredje part hanteras på liknande sätt. Dokumentation Att AAK:s dokumentation och rapporteringssystem sköts på ett ansvarsfullt sätt är av största vikt. De anställda ska se till att dokumentationen är korrekt, komplett och granskad, oavsett om den ska användas internt eller externt. Anställda måste använda sig av regler och kontrollmetoder för bokföring, och ska följa företagets riktlinjer kring arkivering och makulering av dokument. Insiderbrott För samtliga anställda gäller AAK Group Insider Policy. Policyns syfte är att upprätthålla god etik och laglydighet inom AAK och för att säkerställa AAK:s goda rykte på marknaden. Det är alltid individens eget ansvar att, där så krävs, informera om förändringar i hans eller hennes innehav av andelar eller andra ekonomiska styrmedel i AAK, och att följa gällande lagstiftning och regler. Myndighetsutredningar AAK samarbetar i alla relevanta myndighetsärenden. Den som får en sådan samarbetsförfrågan måste informera sin närmaste överordnade innan nästa steg tas och innan något åtagande görs. Anställdas sekretess Anställningsinformation lämnas endast ut om detta krävs enligt lagen, eller om den anställde skriftligen har godkänt det. Kommunikation AAK kommunicerar öppet och ärligt med samtliga intressenter såvida det inte gäller affärsmässig konfidentiell information. Intressenter informeras vederbörligen om AAK:s verksamhet, resultat och strategier. Information lämnas ut enligt riktlinjerna i AAK Group External Disclosure Policy. Reklam, marknadsföring och märkning ska alltid vara sanningsenlig och tydlig. 3

4 Lagar och regler AAK respekterar lagar och regler i verksamhetsländerna och kräver att leverantörer och partner också gör det. Om någon del av koden går emot gällande lagstiftning, har lagen företräde. Juridiska frågor ska hanteras enligt AAK Group Legal Policy, som tillhandahåller en översikt för lämpligt tillvägagångssätt i diverse juridiska frågor. Konkurrensetik Våra anställda agerar enligt högt ställda krav på affärsetik och följer antitrust-, konkurrens- och upphovsrättslagar. I synnerhet är anställda som arbetar med försäljning, marknadsföring och inköp insatta i tillämplig konkurrenslagstiftning. AFFÄRSETIK Alla former av kompensation till agenter, leverantörer och partner baseras på utbyte av produkter och tjänster på ett sätt som går att kontrollera. Anställda ska sträva efter att undvika och minimera s.k. facilitation payments (smörjmedelsbetalningar). Välgörenhetsbidrag eller sponsorskap ska inte användas som en täckmantel för mutor. Politiska bidrag och lobbyverksamhet AAK betalar inte ut politiska bidrag för att vinna affärsmässiga fördelar. Där det är lämpligt ägnar sig AAK åt lobbyverksamhet för att gagna våra affärsintressen, ofta genom medlemskap i lokala eller internationella affärsorganisationer. Mutor, gåvor och tjänster Anställda ska inte ta emot eller erbjuda någon form av muta, oavsett form, metod eller avsikt. Gåvor, representation eller personliga tjänster får erbjudas och accepteras enbart om detta inte påverkar affärsverksamheten, om värdet är rimligt och om man följer gällande lagstiftning och vedertagen affärspraxis. Intressekonflikter Anställda ska undvika privata eller ekonomiska förehavanden som kan leda till en intressekonflikt med AAK. Om en konflikt uppstår eller kan förväntas uppstå, måste den anställda ta upp och reda ut problemet med sina närmast överordnade. Exempel på intressekonflikter är: personligt engagemang i verksamhet som konkurrerar med AAK personliga ekonomiska intressen som står i konflikt med AAK:s intressen anställning av, inköp från eller försäljning till närstående personer. 4

5 Socialt ansvar AAK stödjer FN:s Global Compacts tio principer för mänskliga rättigheter, miljö och antikorruption, och ser principerna som en mycket viktig utgångspunkt för verksamheten. Mer specifikt ska AAK och samtliga anställda följa AAK Group Policy: Corporate Social Responsibility. Arbetstid och ersättning AAK följer lokal lagstiftning i fråga om anställdas avtal och arbetstid. Här ingår övertid och övertidsersättning. Löner ska betalas ut i tid och ska följa tillämplig lokal lagstiftning och situationen på den lokala marknaden. Anställda har rätt till minst en ledig dag av sju, och har rätt till ledighet vid fastställda nationella och lokala helgdagar. Anställda garanteras fastställd semester, sjukersättning och föräldraledighetsersättning utan att riskera negativa efterverkningar. Rekrytering och utveckling Grunden för rekrytering och befordran är att de uppgifter som ingår i tjänsten stämmer överens med den sökandes kvalifikationer och erfarenhet. AAK erbjuder en arbetsmiljö där alla behandlas med värdighet och respekt och får rättvisa och lika möjligheter till personlig utveckling oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning eller MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER nationalitet. Diskriminering eller trakasserier på arbetsplatsen tolereras inte. E-post Företagets e-post- och internetfunktioner ska i huvudsak användas för företagets verksamhet, och därför är all trafik företagets egendom. I många länder har AAK det juridiska ansvaret för att skydda sig och sina anställda mot olämplig användning av dessa verktyg. Därför förbehåller sig AAK rätten att övervaka användandet av e- post och internet, i enlighet med gällande lagstiftning. Företagets tillgångar Anställda ska skydda AAK:s tillgångar mot förlust, skada, missbruk och stöld. Immateriella rättigheter skyddas i enlighet med AAK Group Intellectual Property Rights Policy. Dessa rättigheter innefattar varumärken (inklusive företagets logotyp), domännamn, upphovsrättsskyddat material och patent. Leverantörer AAK:s produkter påverkar samhället utanför våra produktionsanläggningar. Därför uppmuntrar AAK sina leverantörer att följa AAK Group Supplier Code of Conduct ( AAK:s uppförandekod för leverantörer ), som ett tillägg till vårt leverantörsutvärderingsprogram. Om en leverantör inte följer AAK:s riktlinjer, kommer AAK att försöka lösa situationen genom dialog och samarbete. Som en sista åtgärd kan AAK komma att avsluta samarbetet. 5

6 Arbetsplatsen AAK erbjuder en trygg arbetsmiljö och arbetar löpande med att minska olycksrisker och omständigheter som kan påverka personalen negativt. Farliga ämnen märks och förvaras enligt gällande lagar och policyer. ARBETSMILJÖ förebygga utsläpp och allmänt sett minska vår miljöpåverkan. När vi väljer leverantörer tar vi hänsyn till miljöaspekter. Mer specifikt följer AAK de principer som beskrivs i vår AAK Group Environmental Policy. Första hjälpen-utrustning finns utplacerad på lämpliga ställen. I fabrikerna är nödutgångar tydligt markerade och lättillgängliga. Dokumenterade utrymningsplaner finns uppsatta på lämpliga platser. Brandlarmen testas och brandövningar genomförs regelbundet. De anställda har informerats om utrymningsplaner och om tillgänglig säkerhetsutrustning. Miljö AAK strävar efter att löpande optimera sitt råvaruutnyttjande, minska avfallsmängden, Leverantörer AAK påverkar miljön utanför våra produktionsanläggningar. Därför uppmuntrar AAK sina leverantörer att följa AAK Group Supplier Code of Conduct ( AAK:s uppförandekod för leverantörer ), som ett tillägg till vårt leverantörsutvärderingsprogram. Om en leverantör inte följer AAK:s riktlinjer kommer AAK att försöka lösa situationen eller, som en sista åtgärd, avsluta samarbetet. Kontaktfunktionen för AAK:s uppförandekod har upprättats för att hantera information från anställda om allvarliga lagöverträdelser eller om brott mot AAK:s uppförandekod. Kontaktpersonerna nås på code@aak.com. E-post som skickas till den är adressen läses enbart av Anne Mette Olesen, Corporate Communications Director, och Jesper Korning, Global CSR Manager, och uppgifterna behandlas konfidentiellt vilket innebär att avsändaren förblir anonym. 6

7 Denna sammanfattning av uppförandekoden presenteras för alla anställda och finns tillgänglig på danska, holländska, engelska, spanska och svenska. Den som behöver texten på andra språk kan kontakta 7