Frågor och svar för anställda. Om EthicsPoint. Om EthicsPoint Rapportering Allmänt Rapporteringssäkerhet och -sekretesstips och bästa praxis

Transkript

1 Om EthicsPoint Rapportering Allmänt Rapporteringssäkerhet och -sekretesstips och bästa praxis Om EthicsPoint Vad är EthicsPoint? EthicsPoint är ett omfattande och konfidentiellt rapporteringsverktyg för att hjälpa ledning och anställda att tillsammans hantera bedrägeri, oegentligheter och andra tjänstefel på arbetsplatsen, samtidigt som en positiv arbetsmiljö främjas. Varför behöver vi ett system som EthicsPoint? Vi tycker att våra anställda är vår absolut viktigaste tillgång. Genom att skapa öppna kommunikationskanaler kan vi främja en positiv arbetsmiljö och maximera produktivitet. Börsnoterade företag måste enligt lag ha ett anonymt rapporteringsmedium för att hantera redovisnings- och revisionsbedrägerier direkt tillsammans med revisionsutredningen. Ett effektivt rapporteringssystem förstärker våra andra insatser för att främja en kultur med integritet och etiskt beslutsfattande EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter Sida 1 av 6

2 Rapportering Allmänt Kan jag rapportera via antingen Internet eller telefon? Ja. Med EthicsPoint kan du lämna en konfidentiell, anonym rapport via antingen telefon eller Internet. Vilken typ av situation bör jag rapportera? EthicsPoint-systemet är designat för anställda att rapportera eventuella överträdelser av vår uppförandekod, eller någon annan angelägenhet som du kan tänkas ha. Om jag ser en överträdelse, ska jag inte bara rapportera den till min närmaste chef, säkerhets- eller personalavdelningen och låta dem hantera det hela? När du observerar beteende som du tror är en överträdelse av vår uppförandekod förväntar vi oss att du rapporterar detta. Helst bör du framföra eventuella angelägenheter till din närmsta chef, eller annan medlem av ledningen. Vi förstår däremot att det kan finnas omständigheter då det inte känns bra att rapportera en händelse på det sättet. Det är för sådana omständigheter som vi har gått samman med EthicsPoint. Vi vill hellre att du rapporterar anonymt än att du behåller informationen för dig själv. Varför bör jag rapportera vad jag vet? Hur gagnar det mig? Vi har alla en rättighet att arbeta i en positiv arbetsmiljö och med den rättigheten kommer ansvaret att agera på ett etiskt sätt och låta lämplig person veta om någon inte agerar som de ska. Genom att arbeta tillsammans kan vi upprätthålla en hälsosam och produktiv miljö. Ett skadligt agerande kan hota hela företagets existens. Vill ledningen verkligen att jag rapporterar? Vi vill verkligen det. Vi behöver faktiskt dina rapporter. Du vet vad som pågår inom vårt företag både det som är bra och dåligt. Du kan tänkas ha inledande kunskap om en aktivitet som kan vara orsak till oro. Din rapportering kan minimera en potentiell negativ påverkan på företaget och dess personal. Att erbjuda positiv input kan dessutom hjälpa till att identifiera frågor som kan förbättra bolagskultur och prestanda. Vart tar rapporterna vägen? Vem kan läsa dem? Rapporter går direkt till EthicsPoints säkra server för att förhindra eventuell säkerhetsrisk. EthicsPoint gör endast dessa rapporter tillgängliga för specifika individer inom företaget som ansvarar för att utvärdera rapporten, baserat på typen av överträdelse och var den skedde. Var och en av dessa rapportmottagare har fått utbildning i att hålla dessa rapporter ytterst konfidentiella EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter Sida 2 av 6

3 Är det här systemet inte bara ett exempel på någon som kontrollerar mig? EthicsPoint-systemet koncentrerar sig på att vara en positive aspekt av vår övergripande filosofi, och gör det möjligt för oss att säkerställa en trygg, säker och etisk arbetsplats. Du uppmuntras att söka stöd vid etiska dilemman, komma med positiva förslag eller meddela ett bekymmer som du har. Effektiv kommunikation är mycket viktigt på dagens arbetsplats och detta är ett perfekt verktyg för att förbättra den kommunikationen. Vi har noga valt det bästa rapporteringsverktyget för att möta våra förpliktelser samtidigt som vi upprätthåller en positiv rapporteringsmiljö EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter Sida 3 av 6

4 Rapporteringssäkerhet och konfidentialitet Av vad jag förstår skapar en rapport som jag skickar från ett företag en serverlogg som visar varje webbsida som min dator ansluter sig till. Visar inte detta min identitet som skapare av en rapport? EthicsPoint skapar eller underhåller inte några interna anslutningsloggar med IP-adresser, så det finns ingen information som länkar din dator till EthicsPoint. EthicsPoint är kontraktsbundna till att inte ta reda på en rapportörs identitet. Om du känner dig illa till mods med att rapportera från din egen dator kan du alltid använda en dator utanför arbetsmiljön (såsom en på ett Internet-kafé, hos en vän, etc.) genom EthicsPoints säkra webbsida. genom EthicsPoints säkra webbsida.) Många personer väljer detta EthicsPoints data visar att färre än 12 % av rapporterna skapas under arbetstid. Kan jag skicka in en rapport hemifrån och fortfarande vara anonym? En rapport hemifrån, från en grannes dator eller från vilken Internet-portal som helst kommer att förbli säker och anonym. En Internet-portal identifierar aldrig en besökare genom skärmnamn och EthicsPoints system raderar Internet-adresser så att anonymiteten bevaras. EthicsPoint är dessutom enligt kontrakt förpliktade att inte ta reda på en rapportörs identitet. Jag oroar mig om att informationen som jag uppger till EthicsPoints slutligen kommer att avslöja min identitet. Hur kan jag vara säker på att detta inte sker? EthicsPoint-systemet är designat att skydda din anonymitet. Om du önskar förbli anonym måste du den rapporterande parten se till att rapporten inte avslöjar din identitet av misstag. Till exempel, Från min arbetsplats bredvid Jan Smith eller Under mina 33 år Är hot line-numret också konfidentiellt och anonymt? Ja. Du kommer att ombedes att uppge samma information som du skulle uppge i en Internet-baserad rapport och en intervjuare kommer att skriva ner dina svar på EthicsPoints webbplats. Dessa rapporter har samma säkerhet och konfidentialitet vid leverans. Men tänk om jag vill bli identifierad i min rapport? Det finns en del i rapporten där du kan identifiera dig själv om du så önskar EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter Sida 4 av 6

5 Tips och bästa praxis Jag känner till några personer som är involverade i oetiskt uppförande, men det påverkar inte mig. Varför ska jag bry mig om att rapportera det? Vårt företag väljer att främja etiskt uppförande. Allt oetiskt uppförande, på alla nivåer, skadar i slutändan företaget och dess anställda, inkluderat dig själv. Du behöver bara tänka på vad som hände under de nyligen inträffade företagsskandalerna för att se de katastrofala effekter som ett skenbart oskyldigt etiskt felsteg kan ha i ett annars sunt företag. Så om du känner till något tjänstefel eller någon etisk överträdelse, se det som en skyldighet för dig själv och dina arbetskamrater att rapportera det. Jag är inte säker på om det jag har sett eller hört är en överträdelse av företagspolicyn eller involverar oetiskt uppförande, men det verkar inte helt rätt enligt min mening. Vad ska jag göra? Skicka in en rapport. EthicsPoint kan hjälpa dig att förbereda och skicka in din rapport så att den är lätt att förstå. Vi ser hellre att du rapporterar en situation som visar sig vara oförarglig än att inte kontrollera oetiskt beteende eftersom du inte var säker. Men tänk om min chef eller andra i ledningen är inblandade i en överträdelse? Kommer de inte att få rapporten och dölja alltihopa? EthicsPoint-systemet och rapportdistribueringen är designade så att berörda parter inte meddelas eller får tillgång till rapporter i vilka deras namn har uppgetts. Tänk om jag kommer ihåg något viktigt om händelsen efter att jag har skickat in rapporten? Eller tänk om företaget har fler frågor till mig angående min rapport? När du skickar in en rapport genom EthicsPoints webbsida eller genom EthicsPoints samtalscenter får du ett unikt användarnamn och ombeds att välja ett lösenord. Du kan återvända till EthicsPoint-systemet igen antingen via Internet eller telefon och där få tillgång till originalrapporten för att lägga till ytterligare detaljer eller besvara frågor som skickats in av en företagsrepresentant samt för att lägga till ytterligare information som kan hjälpa till att lösa en öppen fråga. Vi rekommenderar starkt att du återvänder till sidan under den specificerade tiden för att svara på företagsfrågor. Du och företaget har nu ingått en anonym dialog där situationer inte bara identifieras utan även kan lösas, oavsett hur komplexa de är. Är dessa uppföljningsrapporter lika säkra som den första? All EthicsPoint-korrespondans hålls under samma strikta förtroende som den inledande rapporten, och fortsätter att vara anonym EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter Sida 5 av 6

6 Kan jag skicka in en rapport även om jag inte har tillgång till Internet? Du kan skicka in en EthicsPoint-rapport från en dator som har tillgång till Internet. Du kan skicka in den hemifrån. Många allmänna platser, inkluderat biblioteket, har Internetanslutning. Om du inte har anslutning, eller om du inte gillar att använda en dator, kan du ringa EthicsPoints gratis heta linje EthicsP ( ) vilken är öppen dygnet runt, året om EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter Sida 6 av 6