1 Mötet Öppnas Ordf. Magnus Axelson-Fisk förklarar mötet öppnat kl i konstrummet på uh.

Transkript

1 Protokoll Föreningen Ungdomens Hus Styrelsemöte 16/ Mötet Öppnas Ordf. Magnus Axelson-Fisk förklarar mötet öppnat kl i konstrummet på uh. 2 Val av presidium Mötet beslutar att: välja Magnus till mötesordförande, Sekr. Sven Höglund till mötessekreterare och ledamöterna Vera Andersson och Jennie Grip till justerare. 3 Rapporter Sven läser upp förra mötesprotokollet (styrelsemötet den 9/3-11) Föreningen har genomfört konserten, en spelning för jämställdhet, i samarbete med Ung Vänster på Ungdomens Hus den 11/3. Föreningen har fått ett förläggande av brandskyddsmyndighetera. Ekonomiska rapporter flyttas till punkt 9. 4 Anda William rosas för att ha lagat föreningen jukebox. Rikard rosas för bra jobb i caféet. 5 Anmälan av övr. Frågor Vera anmäler punkten, loggbok/kalender. 6 Godkännande av dagordningen Mötet beslutar att: godkänna dagordningen med förändringen att punkt 8 blir, uppföljning av personalfrågor. Resterande punkter flyttas ner en punkt. 7 Magmaredovisning Dag Thelander, projektledare i Magma, har tagit fram en enskild ekonomisk redovisning för projekt Magma med hjälp av Jojje, Fisk och framför allt Elina som är ekonomisk konsult på FB. I korta drag har projektet gjort av med mycket mindre pengar än vad vi har fått beviljade av Allmäna Arvsfonden. (Projekt Magmas huvudsakliga bidragsgivare). Detta beror i hög grad på att projektet inte har haft personal anställd i beräknad/budgeterad procent under en stor del av Magmas första år. För att föreningen ska bli beviljade pengar för projektets andra år måste dess verksamhet och ekonomi från första året redovisas. Mötet beslutar att: godkänna och skicka in den ekonomiska redovisning som Dag presenterat för mötet och skicka in denna till allmäna arvsfonden. (se ekonomiskredovisning Magma, bilaga 3) Verksamhetsberättelse för projektet finns sedan tidigare mötesbeslut.(se Redovisning för projektstöd till Magma, bilaga 4) Mötet beslutar att: välja Kjell Hedman , som auktoriserad revisor för perioden 14/ till 31/

2 8 Uppföljning av personalfrågor Mötet beslutar att: följa upp diskussionen med resten av personalen istället för att diskutera det inbördes. Ett möte preliminärbokas in den 30/3-11 kl Kassör Johan Sverredal kontaktar personalen. 9 Uppföljning av möte med Uppsala Kommun a) Ekonomi Styrelsen har justerat bokföringen av 30% av dagledare, Anna Wiklunds lön för perioden April till September år 2010 (inklusive sociala avgifter och arbetsgivaravgift för samma period). Bokföringen har flyttats från Ungdomens Hus till projekt Magma med motiveringen att Anna arbetade jobbade minst 30% med projektet under ovannämnda period. Detta grundade sig i att projektet då inte hade full personalstyrka (jämfört med projektbeskrivningen/magmas budget för personal.) och det då var nödvändigt för att hålla projektet levande. De 2000kr extra som Anna hade utöver sin grundlön för ekonomihantering av Magma har också bokförts om från Ungdomens Hus till Projekt Magma. Dessa två saker utgör ca kronor av de ca som föreningen verkade ha överskridit sina intäkter vid årsskiftet Ytterliggare ca var mer en två år gamla kundfodringar. Dessa skrevs av efter ett styrelsebeslut att skriva av alla skulder från repakunder som gick tillbaks i tiden från tidigare än den 1 Januari Då personal och förtroendevalda var helt andra personer för denna period vet vi inte huruvida fakturering och liknande till repahyresgäster har gått till på ett bra sätt. En faktura till fastighetskontoret för larminstallationen i början av år 2010 på kr har nu skickats iväg. Denna bidrog också till att det såg ut som att föreningen överskridit sina intäkter mer än vad som faktiskt gjort. Att fakturan inte skickats iväg under år 2010 grundar sig i oklarheter om vem som skulle faktureras. Barn- och ungdomsnämnden vid Uppsala Kommun eller fastighetskontoret. Efter att ha räknat bort ovannämnda summor har föreningen överskridit sina intäkter med ca för årsskiftet Denna summa borde ha sökts löpande av främst Barn- och ungdomsnämnden vid Uppsala Kommun under år 2010 men detta har inte gjorts på grund av otydlig information gällande beslutet att höja lönen för cafébiträdestjänsten och dagledartjänsten från år 2008 då föreningen förhandlade med Kommunen om verksamhetsbidraget. Missförståndet grundas i att den sittande styrelsen för år 2010 hade missuppfattat hur den höjning av kommunbidraget vi kom fram till vid ovannämnda förhandling skulle betalas ut. Pengarna var tvungna att sökas löpande under året och var inte ett direkt tilläg till vårt årliga verksamhetsbidrag som styrelsen hade uppfattat det. De pengar som föreningen nu överskridit våra intäkter med för år 2010 ska vi försöka söka till detta verksamhetsår istället. Främst av Barn- och ungdomsnämnden vid Uppsala Kommun. Dag håller på att sälja espressomaskinen efter ett upphittat mötesbeslut från år b) Rutiner Många ekonomiska problem har orsakats av dåliga rutiner för handkassor. De mäst grundläggande inom föreningen handlar dock om dålig intärn information. På grund av att vi under förra året inte kunde få in balansrapporter det gick att överblicka föreninginges ekonomiska situation ifrån förens i slutet av året har det varit svårt eller omöjligt att upptäcka vissa problem(som exempelvis det som behandlas i punkt 9a.) Detta berodde på att föreningen under större delen av året inte kunde ta fram

3 kvitton från inköp (som därmed inte syntes de preliminära balansrapporter FB, företagarnas revisionsbyrå kunde ta fram)och hade dålig överblick över gamla repaskulder och liknande. Det står i vårat nya avtal med FB att vi ska få minst en balansrapport i månaden som vi ska gå igenom löpande på styrelsemöten. Jojje jobbar på ett mer omfattande förslag för nya ekonomiska rutiner. Gällande användandet av handkassor har inte rutiner för främst redovisning av kvitton följts.(detta handlar framför allt om resersättningsutbetalningar och gage till artister vid konserter i caféet) Då föreningen inte längre har en betalningsanmärkning och nu kan handla på faktura diskuterar mötet nödvändigheten av att använda handkassor. Mötet beslutar att: ta bort all användning av handkassor. Magnus ska medela alla förtroendevalda och all personal om beslutet. 10 Val av ansvarsposter Mötet diskuterar huruvida ansvarsposterna ekonomiansvarig och representationsansvarig som funnits tidigare år är bra att ha kvar. Dessa faller sig naturligt på kassör och ordförande och det kan leda till problem gällande dubbelarbete och kommunikationsvårigheter att ha flera benämningar på samma sak. Mötet preciserar de ansvarsposter som styrelsen väljer själva och diskuterar vad som naturligt bör åligga de av årsmötet utsedda ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare. Nedan följer en lista på vad mötet kom fram till. Utöver denna anser mötet att ordentliga rutiner för styrelsearbetet bör slåss fast separat vilket redan har påbörjats. Något färdigt förslag kan dock inte än presenteras för detta möte. Ordförande Representera föreningen gentemot sammarbetspartner och bidragsgivare. För år 2011 gäller det framför allt Uppsala Kommun, Studieförbundet Bilda, Allmäna Arvsfonden och Kontaktnätet. Se till att det finns möteshandlingar inför styrelse- och medlemsmöten. Vara insatt i föreningens löpande ekonomiska arbete. Vara väl insatt i grundläggande arbetsrätt Vice ordförande Samma som ordförande Kassör Hålla en kontinuerlig kontakt med revisionsbyron. För år 2011 gäller detta FB. Ta med balansrapporter till styrelsemöten. Redovisa föreningens aktuella ekonomi för medlemsmöten och styrelsemöten. Vara insatt i gällande bokföringslagar. Se till att de ekonomiska rutinerna följs. Se till att föreningens budget följs. Sekreterare Se till att alla upp till 2 år gamla protokoll finns sorterade och justerade på Ungdomens Hus. Vara insatt i gällande arkiveringslagar Se till att samarbetsavtal finns utskrivna och underskrivna. Ha kontakt med folkrörelsearkivet.

4 Verka som kontaktperson för den som vill kolla på protokoll, avtal, stadga och liknande. Informationsansvarig Hålla kalendern uppdaterad Se till att kontaktlistor, stadga och dylikt finns tydligt uppsatta i huset. Hålla koll på bokföringspärmar till respektive rum. Se till att informationsrutiner följs. Föra en loggbok med statistik över allt som händer i huset. Mötet, evenemang, konserter etc. It- ansvarig Hålla hemsidan uppdaterad med möteskallelser, protokoll och kommande evenemang samt se över internetkalendern. Hålla facebooksidan uppdaterad Ansvara för drift av all IT på Ungdomens Hus Driftsansvarig Gå regelbundna rundor i huset och se till att eventuella fel åtgärdas. Ha kontakt med fastighetskontoret, brandskyddsmyndigheterna och larmcentralen. Jämställdhetsansvarig Hålla koll på jargong inom föreningen. Följa upp olika delar av föreningens respektive jämställdhetsåtaganden. Jobba för en mer könsneutral profilering av föreningen. Personalansvarig Hålla personalmöten minst två gånger i månaden och efter behov. Vara kontaktperson för personalen. Ha hand om sjukskrivningar, sjukanmälningar och semesterdagar. Vara väl insatt i grundläggande arbetsrätt. Ha kontakt med IDEA, den arbetsgivarorganisation för ideela föreningar som föreningen är med i. Rapportera personalens timmar till FB. Ge beröm och positiv respons samt vara den som framför eventuell kritik. Hålla sig uppdaterad om personalens aktuella arbetsförhållanden. Verksamhetsansvarig Ha en kontinuerlig kontakt med alla gruppansvariga Informera gruppansvariga vid halvårspm och när de ska skriva verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner. Ansvara för att informationsflödet mellan verksamhetsgrupperna och styrelsen är bra. Caféansvarig Hålla kontakt med cafébiträdet om utbud, priser och liknande. Hålla kontakt med miljökontoret. Se till att köket håller den standard som miljökontoret kräver. Ansvara för att caféutbildningar hålls. Ha koll på hur det går till med hämtningar, beställningar och varuintag.

5 Mötet beslutar att: välja vice ordförande Axel Stolt till driftsansvarig, ledamöterna Agnes Härdelin till jämställdhetsansvarig, Vera Andersson till caféansvarig, Jennie Grip till verksamhetsansvarig, Magnus till it-ansvarig, Jojje till personalansvarig och Sven till informationsansvarig. 11 YSG budget Mötet beslutar att: GÅ in med kronor i you skate girls lägerbudget genom projekt Magma. Denna summa är ett tak på vad Magma ska gå in med. Den kommer dock att sjunka efter en ännu okänd summa från Vi unga har gått in som intäkter i lägrets budget genom Vi Ungas snabba slantenbidrag. (se bilaga, YSG-budget) 12 Kassaapparat Kassaapparaten gick sönder i måndags den 14/3. Anna har tagit fram två förslag på nya kassaapparater. Mötet beslutar att: om vi kan få besked om ett externt bidrag från Uppsala Kommun till imorgon så köper vi den dyrare. I annat fall får Anna köpa in den billigare för kronor så fort som möjligt. Jojje ska informera Anna. 13 a) Loggbok/kalender Mötet beslutar att: det ska finnas en loggbok i caféet som arrangörer måste skriva i en kort utvärdering i efter alla evenemang. Mötet beslutar att: vi ska hänga upp en stor kalender i caféet som endast infoansvarig får fylla i. 14 Nästa möte Mötet bokar in ett uppföljningsmöte av personalfrågor med hella personalen och styrelsen onsdagen den 30 mars kl Mötet påminner om nästa medlemsmöte som är kallat till den 22 mars kl Mötets avslutande Magnus förklarar mötet avslutat kl i konstrummet.