40/13. Mötets öppnande Mötesordförande B.Kalm öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna.

Transkript

1 PROTOKOLL Nr. 6/13 Ålands Idrotts styrelsemöte Datum: Tisdag Tid: kl.18:30 21:45 Plats: Idrottens Hus Närvarande: Björn Kalm (BK) ordförande John Holmberg (JH) Jan Tuominen (JT) Johan Småroos (JS) Kim Wasström (KW) Birgitta Lundberg (BL) Jani Westerlund (JW) sekreterare/sportchef 1/5 Frånvarande: Ylva Watkins (YW) Christer Mattsson (CM) Lena Eriksson (LE) utbildningsansvarig Ärenden: 40/13. Mötets öppnande Mötesordförande B.Kalm öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna. 41/13. Protokolljustering Protokoll 5/13 förklarades justerat. 42/13. Rapporter - Skolidrottsdagar Den första dagen hölls den 3/9 för årskurs 4-6 och den andra hålls den 17/9 för årskurs 1-3. Så gott som alla skolor på Åland medverkar. Konstateras att arrangemanget skall överföras på annan aktör mot ersättning. - Idrottsforum Hålls i ett mindre format än planerat med Mathias Sunneborn som föreläsare och inspiratör. FS beslutar att namnet Idrottsforum inte skall användas för nuvarande upplägg, istället föreslås inspirationsdag. - Fördelningsrådets nästa möte hålls den 23/9 där budgetramarna för 2014 diskuteras. - Byte av redovisningsbyrå. Konstateras att Nova nu erhållit alla underlag men att det dröjt från FB:s sida att skicka materialet. Första redovisningen från Nova beräknas vara färdigställd under vecka 37.

2 Prot. 6/13 sid 2 av 5 43/3 Intern organisation För att säkra ett lag- och stadgeenligt arbete internt bör en arbetsordning fastställas. Vad gäller lagenligt arbete så stipulerar Idrottslagen att det är Landskapsregeringen (LR) som har det yttersta ansvaret för fördelningen av PAF-medel och att man genom förordning överlåtit fördelnings- och utbetalningskompetensen vad gäller idrottsföreningar och andra sammanslutningar till Ålands Idrott. Det är LR som fastställer kriterier för fördelning vilket innebär att nuvarande PAF-blankett är den handling som skall följas. Idrottens statistik får därmed en underordnad roll men kan genom LR:s beslut förändras. För att belysa vikten av idrottens egen statistik kan i ett första skede information levereras genom det av Landskapsregeringen författade brevet som skickas ut till alla ideella organisationer som avser söka bidrag ur penningautomatmedel. BK, JT och JW erhåller uppdrag att upprätta anhållan om förändring till LR. I övrigt kan ÅI:s lagenliga kompetensområde anses vara något begränsat genom att omdisponering av PAF-medel inom ramen för den interna budgeten kan behöva anmälas för godkännande från LR. Detta är en diskussion som kommer att fortsätta under året. Enligt nu gällande stadgar och registerutdrag konstateras att endast ordförande och sportchef har rätt att teckna ÅI:s namn. För att utföra ett stadge- och lagenligt arbete måste säkrare rutiner finnas så att ÅI uppfyller alla krav. Exempelvis där formalia inte följs idag är att samtliga ärenden som skall upptas till behandling i styrelsen bör anmälas till sportchefen senast sju dagar innan nästkommande styrelsemöte då kallelse skickas ut. Ärenden som inkommit efter utsatt dag, tas inte upp till behandling. Konstateras vidare att stadgarna stipulerar att sportchefen har hela förbundets verksamhet som sitt ansvarsområde. Vidare står att sportchefens liksom annan personals arbete beskrivs i en särskild befattningsbeskrivning. För att kunna utföra ett stadgeenligt arbete så bör arbetsordning omfatta beskrivning av styrelsens, personalens, arbetsgruppers samt eventuella utskotts arbetssätt utöver vad gäller nuvarande befattningsbeskrivningar. I praktisk mening innebär nuläget att endast ordförande och sportchef har rätt att ingå avtal, attestera verifikat mm för ÅI:s räkning. Utredning av byte av kollektivavtal påbörjas genom B-E Alm som mot ersättning har förklarat sig beredd att åta sig uppdraget. BK, JT och JW upprättar anhållan om särskilda kriterier för idrotten till LR. BK och JW fick i uppdrag att svara på LR s skrivelse om fördelning av PAF medel. JT upprättar en grund för en arbetsordning. B-E Alm erhåller uppdrag att utreda byte av kollektivavtal för en ersättning om 500 euro. Ärendet är grund för fortsatt beredning.

3 Prot. 6/13 sid 3 av 5 44/13 Budgetprocess 2014 JW informerade om att Landskapsregeringen (LR) med kort varsel kontaktat ÅI gällande att LR tidigarelagt sin budgetprocess för LR önskade inledande underlag i månadsskiftet juni-juli samt mera specificerade underlag under juli. Under augusti har flera diskussionsmöten hållits med LR samt ett första budgetförslag upprättats. Nuvarande prognoser från LR ser för idrottens del mycket positiva ut. Ett första förslag skickas nu till Fördelningsrådet för fortsatt behandling där sammanträde hålls den 23/9. Förslag till riktlinjer för idrottens finansiering mellan LR ÅI. LR har upprättat ett förslag till riktlinjer som förväntas ligga till grund för idrottens finansiering framöver. Dokumentet kan årligen revideras men förväntas vara riktgivande fr.o.m vilket innebär att det bör bearbetas och anpassas till rådande förhållanden. 45/13. Hälsa & Idrott (HIDR) Information om HIDR som startat sitt läsår med flera idrotter än tidigare förmedlades genom kallelse. LE har upprättat ekonomisk kalkyl som innebär förhöjda kostnader vilket även tidigare diskuterats av FS utan att definitivt beslut fattats. Konstaterades att HIDR bör evalueras och analyseras då inriktningen tenderar att både arbets- och kostnadsdryg för ÅI. ÅI bör internt se till att de upprättade regelverket för idrotters medverkan samt kostnadstäckning ses över och följs. Ärendet tas upp till fortsatt behandling vid kommande möten. FS beslutar att HIDR-budgeten får uppgå till max euro för läsåret /13. Projektansökningar/ -redovisningar FS har genom e-post erhållit information om följande projektansökningar samt redovisning: JIK fotboll, damfotbollsprojekt som gäller uppstart av nytt lag. ÅID, sportcamp under sommaren för barn. ÅIBF, redovisning av genomfört projekt Projektgruppens förslag är att ansökan avslås då JIK fotbolls ansökan gäller ordinarie verksamhet och därmed inte uppfyller projektkraven. Konstateras att ordinarie fotbollsverksamhet underordnas Ålands Fotbollförbund. ÅID sportcamp genomfördes planenligt under sommaren med 22 deltagande barn. Projektgruppens förslag är att tilldela projektet euro då det anses vara nyskapande verksamhet. ÅIBF har redovisat sitt genomförda projekt. Projektgruppens förslag är att inte godkänna projektets genomförande och därmed inte redovisning. Projektet anses inte vara genomfört enligt de upprättade projektkraven.

4 Prot. 6/13 sid 4 av 5 46/13. fortsättning FS beslutar att omfatta projektgruppens förslag enligt: JIK fotbolls ansökan avslås. ÅID:s sportcamp erhåller 1350 euro. ÅIBF:s projektredovisning godkänns inte. 47/13. Övriga ärenden 47/13/1 Riktlinjer och bestämmelser för barn- och ungdomsidrotten Allmän information från barn- och ungdomsgruppen tas till kännedom. Nya föreningar som föreslås få sina policyn godkända M:hamns Seglarförening, Föglö UIA, Lumparlands UIA, IF Fram, IFK Mariehamn central, BK Komet, Hammarlands IK samt Jomala IK erhåller 1000 vardera i enlighet med fastställda kriterier. IFK Mariehamn bordtennis får policyn godkänd men uppfyller inte fastställda kriterier för understöd. IFFK, Sunds IF, IFK Mariehamn fotboll samt Lemlands IF har lämnat in policyn men där gruppen anser att kompletteringsbehov finns. FC Åland är inte medlem i Ålands Idrott och kan inte erhålla penningautomatmedel. Efter utredning fastställs att FC Åland registrerats den och kan erhålla penningautomatmedel under förutsättning att man har hållit verksamhet under minst 1 år samt kan uppvisa verksamhetsberättelse och bokslut. Ansökan om medlemskap i Ålands Idrott kan ställas till ÅI enligt föreningens egen vilja. FS omfattar förslaget så att de föreningar som uppfyller fastställda kriterier godkänns för utbetalning. De policydokument som skall kompletteras godkänns av FS för utbetalning under förutsättning att gruppen anser dem kompletta. Gruppen meddelar beslut till sportchefen. 47/13/2 Barn- och ungdomskonferens i Stockholm Barn- och ungdomsgruppen (4 pers.) anhåller om att få åka på kombinerad inspirations- och arbetskonferens den november Kostnadskalkyl uppgår till 600 SEK + boende och resa per person. FS godkänner gruppens anhållan med deltagaravgift samt enligt gällande resereglemente. Inga övriga arvoden utbetalas.

5 Prot. 6/13 sid 5 av 5 47/13. Övriga ärenden forts. 47/13/3 Anhållan om fortbildning ÅI:s utbildningsansvarige LE, har anhållit om att få gå en ut-/fortbildning. FS godkänner anhållan. 47/13/4 Projekt Åldersanpassad fysisk träning för elever i åk 1 i Rangsby skola FS erhöll under mötet information om att ett projekt startat enligt underlag. Diskuterades huruvida dylika samarbeten följer ÅI:s uppdrag samt hur projekt med flera parter bör bedrivas. Projektinnehållet är i sak viktigt och FS är positiva till detta, men projektet berör områden som ligger utanför ÅI:s egentliga verksamhet såsom skola och fritid. FS beslutar att projektet skall fungera som ett pilotprojekt där beskrivningen bör omarbetas så att det tydligt framgår att ÅI samarbetar med kommunens idrottsförening. Föreningen i sin tur samarbetar med skola (elever/föräldrar) och fritidsledare i projektet. Som pilotprojekt skall det analyseras och utvärderas för att i ett nästa steg fungera som underlag i de fortsatta diskussionerna med Landskapsregeringen (LR) kring fysisk aktivitet i skolan. ÅI överlägger sedan med LR som beslutandeorgan huruvida dylika projekt skall bedrivas framöver. Nästa möte: Förslag skickas ut så att möten hålls första veckan varje månad. Sportchefen upprättar förslag och sänder ut för diskussion. Protokollet justerat, Mariehamn / 2013 Mötesordförande Sekreterare/ sportchef Björn Kalm Jani Westerlund