VERKSAMHETSPLAN 2017

Transkript

1 VERKSAMHETSPLAN 2017

2 Innehåll 1. Inledning Budgeten och verksamheten Linjeorganisationen hälso- och sjukvård Akutkliniken Barn- och ungdomskliniken inkl. BUF och Treat BB- och gynekologikliniken Chefläkarens enhet Kirurgkliniken Laboratorieenheten Läkemedelscentralen Medicinkliniken Operations-, anestesi- och IVA-kliniken Primärvårdskliniken Psykiatriska kliniken Röntgenkliniken Tandvårdskliniken Ögonkliniken Öron-, näs- och halskliniken Stabsorganisation - administration och försörjning Hälso- och sjukvårdsdirektörens enhet Ekonomiservice Ekonomienheten IT-enheten Tekniska enheten Upphandlings- och försörjningsenheten Personalservice Vårdservice Vårdchefens enhet Sekreterarenheten Städenheten... 54

3 1. Inledning Övergripande målsättningar i regeringsprogrammet Vård Psykisk hälsa för alla ska vara ett uttalat folkhälsomål, och nollvision vad gäller självmord ska råda. Barns och ungdomars hälsa och psykiska välbefinnande prioriteras. Fokus läggs på det främjande och förebyggande arbetet så att man snabbt kan upptäcka barns och ungdomars psykiska ohälsa. Ett övergripande mål är att garantera en god tillgänglighet till hälso- och sjukvård samt främja det förebyggande arbetet och stärka folkhälsan. I verksamheten bör fokus vara på patienten, samt på ett jämställt och gott bemötande. Personal Landskapsregeringen vill stimulera intraprenörskap, drivkraft och initiativförmåga hos personalen. Möjlighet till distansarbete utvecklas. Kraftsamling: en särskild satsning görs på ledarskapet inom LR. Ett led i detta är att klargöra rollfördelningen mellan ledarskapets olika nivåer i avsikt att utveckla förvaltningen, främja ett tydligt ledarskap samt skapa en enhetlig och god personalpolitik. Ytterligare utförs en kompetenskartläggning och ett personalstrategiskt program tas fram. Jämställdhet Ansträngning görs för att förhindra våld i nära relationer och inom familjen. Kraftsamling: jämställda löner 2020 Ekonomi Möjligheter till ökad självfinansiering utreds. Nya verksamheter i samverkan med den privata och tredje sektorn utvecklas. IT Prioriterat område är förnyelse av ÅHS vårdinformationssystem och övriga datasystem. I det fortsatta arbetet betonas särskilt fördelarna med en sammanhållen journal, som kan användas av aktörerna i vårdkedjan. Inrättade tjänster ÅHS Tjänster Plan Årsverken Personal Inrättade tjänster ,32 Extra ordinär sjukvård 6 6 6,00 Totalt ,32 STABSORGANISATION Tjänster Plan Årsverken Personal Inrättade tjänster ,83 Totalt ,83 LINJEORGANISATION Tjänster Plan Årsverken Personal Inrättade tjänster ,49 Extra ordinär sjukvård 6 6 6,00 Totalt ,49 ÅHS VERKSAMHETSPLAN

4 2. Budgeten och verksamheten 2017 ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Bokslut 2015 Budgetram 2016 Budgetram 2017 Intäkter Driftskostnader Nettokostnader Nettokostnader exkl avskrivningar Investeringskostnad Total netto Tilläggsbudgeten för driftskostnader 2016 på euro är inte beaktad. Förändringar Nettodifferensen mellan budgetramen 2016 och 2017 innebär en minskning av budgetramen med euro, vilket motsvarar 2,1 procent. Landskapsregeringen har beaktat en höjning av lönebikostnader (0,4 procent) och arbetsvärderingen ( euro) som tillsammans blir euro. Tillsammans blir det en inbesparing på 2 miljoner euro. Intäktsbudgeten ökar med euro jämfört år 2016 i första hand hänfört till ökade patientavgifter. Driftkostnaderna beräknas minska med drygt 1 miljoner euro utöver minskningen på euro som i första tilläggsbudget Merparten av de sänkta kostnaderna kan hänföras till minskade personalkostnader då vårdplatsantalet minskat vilket påverkar personalantalet såväl direkt som indirekt. I och med att IT-driften återförs till ÅHS görs en överföring av budgetmedel från konsumtionskostnader till personalkostnader. Totalt minskar personalkostnaderna med euro. Konsumtionskostnaden antas minska med euro medan budgeten för köpt vård externt och anskaffningar är oförändrad. I ÅHS budget för år 2017 har kostnaderna för ambulansavtalet och utbildning av HEMS-besättningen höjts med nästan euro och kostnaderna för helikopteravtalet har indexjusterats och därmed höjts med euro. Kostnadsökning till följd av höjda löner och lönebikostnader uppgår till euro. ÅHS kan konstatera att jourkostnaderna för läkare inom primärvårdskliniken höjs utgående från resultatet av tjänstekollektivavtalsförhandlingar 2014 och enligt praxis brukar det beaktas i ramen. Eftersom det inte beaktats i ramen så kommer så kommer ÅHS att återkomma i en tilläggsbudget efter att förhandling ägt rum med fackförbunden. I budgeten finns även med en reserv för en förväntad neddragning av budgetramen med 1,1 miljoner euro i samband med första tilläggsbudget för året. Den minskade budgetramen kan hänföras till konkurrenskraftsavtalet där semesterpenningen sänks med 30 procent till ett värde på euro och socialskyddsavgiften sänks med 1,2 procentenheter till ett värde på euro. ÅHS intäkter euro Budget Bokslut ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

5 Kommunerna betalade den sk Gullåsenavgiften tom år 2012 (3,1-2,6 milj euro). Helikopteravtalet fördes över till ÅHS från år Kostnad ca 1,5 milj vilket påverkar självfinanseringsgraden negativt med -0,2%. I jämförelsen ingår avskrivningar för samtliga år. 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % ÅHS självfinansieringsgrad Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Bokslut 2013 Bokslut 2014 Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2017 Självfinansieringsgrad 10,4 % 8,6 % 7,8 % 8,5 % 7,9 % 8,2 % 8,3 % 8,6 % Avsikten är även att under året komma till ett budgettekniskt upplägg som innebär att externt finansierad verksamhet, projekt, kan nettobudgeteras. Exempel på sådan verksamhet är Tobakskampen och Äldres psykiska ohälsa. Gemensamma budgetmål för ÅHS 2017 Ökat arbetsvälbefinnande Samarbete över verksamhetsgränserna Landskapsregeringens budgetmål för ÅHS 2017 Budgetmål 1 Öka självfinansieringen sättning Öka självfinansieringsgraden dock så att sjukvårdskostnaderna för den enskilde inte får bli avgörande om personen söker vård eller inte. Särskild hänsyn ska tas till de mest utsatta och till barn och ungdomars tillgång till vård. Budgetförslaget innebär att intäkterna ökar med 11 procent och självfinansieringsgraden ökar med en procentenhet till 8,6 procent, varav patientavgifterna står för 3,6 procent. förändra patientavgifterna så att intäkterna ökar med ca euro. Förslaget innebär ändringar i lagstiftningen i syfte att trygga tillgången till vård för ekonomiskt svaga grupper samt barn och ungdomar. Höja ersättningar och övriga avgifter med cirka euro. Det föreslås att ÅHS har ett och samma pris för lunchmåltiden och höjer måltidsavgiften från 6,60 euro till 6,80 euro. Åtgärderna förväntas öka ÅHS matintäkter med euro Budgetmål 2 Uppnå effektivisering och sänka kostnadsnivån I budgetramen för år 2017 ska ÅHS sänka nettokostnaderna med 2 miljoner euro. Intäkterna föreslås öka med euro och landskapsregeringen har beaktat euro i ramen. sättning Sänka nettokostnaderna med 2 miljoner euro. Avdelning 1 a (demensavdelningen) upphörde vid årsskiftet 2016/2017 och 11 tjänster drogs in till följd av detta. Patienter med demenssjukdom som är i behov av sjukhusvård kommer att beredas plats på andra vårdavdelningar. Upphörandet av demensavdelningen innebär att antalet slutenvårdsplatser har minskat. Minnesmottagningen och onkologi- och hematologimottagningen placeras under medicinmottagningen och en avdelningsskötartjänst kan därmed dras in. En vakant tjänst som tandläkartjänst nollbudgeteras. Vidare minskas tandtekniska kostnader med ÅHS VERKSAMHETSPLAN

6 Ti l läggsbudget på är beaktadi budget Helikopteravta let värt ca 1,5 miljoner fördes över till ÅHS från år euro Bokslut 2011 ÅHS bruttokostnader Bokslut 2012 Bokslut 2013 Bokslut 2014 Bokslut 2015 Budget 2016 prognos 2016 Budget 2017 Kostnader totalt Personalkostnad Övr driftkostnader Externvård euro. Den totala inbesparingen är euro. ÅHS har förhandlat om hyrorna vid mottagningen i Jomala och Föglö. Inbesparing är totalt euro. Två tjänster dras in på städenheten, varav en sedan tidigare är nollbudgeterad. Inbesparing euro. Städenheten åtar sig att städa mottagningen i Jomala och studerandehälsan för att få ner hyreskostnaden. Post, reseräkningar och arkiv överförs från ekonomiavdelningen till andra funktioner i organisationen och två tjänster som byråsekreterare dras in. En halvtids resurs som köksbiträde i centralköket sparas genom förändrad schemaläggning och minskat antal måltider som serveras. ÅHS består av flera små verksamhetsenheter med egen ledning, vilket försvårar effektiv resursanvändning över gränser. ÅHS jobbar för att avdelningsskötare får större ansvarsområden. Dagkirurgi startar och bemannas med befintlig personal från IVA. Dagkirurgi innebär att patienten kommer till sjukhuset på avtalad tid, den dag operationen ska ske och går hem samma dag, vilket alltså innebär att patienten inte behöver läggas in och stanna över natten. En stor del av all kirurgi kommer i framtiden att kunna ske dagkirurgiskt. Budgetmål 3 Behovet av kompetensutveckling kartläggs Plan för fortbildning och kompetensutveckling för vårdpersonal saknas inom ÅHS. sättning För att uppnå kompentens som motsvarar verksamheternas behov, stöda personalens utvecklingsbehov och likabehandling samt effektiv användning av fortbildningsresurs behöver riktlinjer för kompetensutveckling och fortbildning tas fram. Behovet av gränsöverskridande kompetensutvecklingsbehov inom ÅHS kartläggs under Riktlinjer för användning av fortbildningsanslaget tas fram under Möjlighet för vårdpersonal att delta vid utbildningar på Uppsala Akademiska Sjukhus via videokontakt utreds. Hospitering lyfts som utvecklingsmetod Budgetmål 4 Öka arbetsvälbefinnandet ÅHS hade en sjukfrånvaro på närmare 5 procent eller i genomsnitt 18 dagar per person per år under Idag 6 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

7 betonas vikten att tidigt ingripa i sådana situationer på arbetsplatsen som kan leda till försämringar i arbetslivskvalitet, de anställdas arbetsförmåga eller till och med förtida pensioneringar. Ju tidigare man ingriper desto lättare är det att lösa problemet. För att kunna ingripa i god tid använder vi inom ÅHS oss av alarmgränser. Om alarmgränserna överskrids är det förmannens skyldighet att agera. Alarmgräns 1 är om arbetstagaren har 5 eller fler sjukfrånvaroperioder under kalenderåret eller om arbetstagaren har 15 eller fler sjukskrivningsdagar under kalenderåret. Alarmgräns 2 är när den anställde kommit upp i 30 sjukfrånvarodagar under kalenderåret, oavsett om det är i en följd eller kumulativt. Arbetsgivaren är skyldig att informera företagshälsovården vid alarmgräns 2. sättning Öka arbetsvälbefinnandet Förankra och aktivera den befintliga handlingsmodellen vid sjukfrånvaro Tidig intervention vid sjukfrånvaro vid ÅHS Förmännen utreder vilka faktorer som inverkar negativt på arbetsförmågan och se vilka lösningar man kan göra på arbetsplatsen samt ta ställning till om personalhälsovårdens insatser kan behövas. Personalenheten meddelar förmännen kvartalsvis vilka personer som uppnått alarmgränsen. Statistiken inom området behöver utvecklas. ÅHS genomför en medarbetarenkät för uppföljning av personalens arbetsvälbefinnande. Förmännen håller utvecklingssamtal. Budgetmål 5 Samverkan med privata sektorn Företagshälsovården för de anställda (cirka personer) tillhandhålls i egen regi av ÅHS vid företags- och personalhälsovården som är en mottagning vid primärvårdskliniken. Mottagningen sköter också sjukvård på allmänläkarnivå med huvudsaklig inriktning på sjukdomstillstånd som centralt ansluter sig till arbetet. Personalen har därutöver tillgång till kostnadsfria besök vid primärvårdens hälso- och sjukvårdsmottagningar, specialsjukvårdens mottagningar på basen av remiss från läkare (undantag: terapibehandling vid rehab/fysioterapimottagning, dagkirurgi) och akutmottagningen. Därutöver omfattar företagshälsovården cirka 800 anställda från privata sektorn. Det råder svårigheter att rekrytera läkare till företagshälsovården vilket innebär att läkartjänsten upprätthålls med tillfälliga arrangemang. Företagshälsovården har i flera år äskat om utökning av antalet tjänster. Framförallt lyfter man fram behov av en arbetspsykolog och en fysioterapeut. FPA kan ersätta procent av kostnaderna för företagshälsovård och företagshälsovårdsinriktad sjukvård på allmänläkarnivå och nödvändiga undersökningar i samband med detta. ÅHS går miste om ersättning för den läkarvård och övrig hälsovård som erbjuds vid hälsocentralerna på grund av den inte erbjuds inom ramen av företagshälsovården. sättning Säkra kontinuitet och kompetens inom företagshälsovården. Utveckla tjänsteutbudet inom företagshälsovården. Ge personalen möjlighet att besöka utomstående läkare och vårdpersonal. Frigöra läkar- och vårdpersonalresurser vid hälsocentralerna. Öppna en diskussion med de privata vårdföretagen angående MR. ÅHS upphandlar företagshälsovården under förutsättning att det blir samhällsekonomiskt förmånligare och kvalitetsmässigt bättre än tidigare. Budgetmål 5 Satsning på barns psykiska hälsa sättning Psykisk hälsa för alla ska vara ett uttalat folkhälsomål, och nollvision vad gäller självmord ska råda. Barns och ungdomars hälsa och psykiska välbefinnande prioriteras. Fokus läggs på det främjande och förebyggande arbetet så att man snabbt kan upptäcka barns och ungdomars psykiska ohälsa. En heltidstjänst som psykolog för barn inrättas inom primärvården. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

8 Budgetmål 6 Ökad jämställdhet genom plan för införande av en systematisk metod gällande screeningav våld i nära relationer Personer som utsätts för våld i nära relationer söker ofta vård med andra angivna sökorsaker. Genom att tidigt identifiera dessa patienter kan man lättare ställa adekvata frågor för att ringa in problemet, ge möjlighet att bryta situationen och erbjuda hjälp och stödåtgärder. ÅHS har personal med mycket god kunskap om dessa frågor, men för stora delar av personalen är frågan om våld i nära relation svår. Det är inte på något sätt självklart att man identifierar problemet, trots upprepade vårdkontakter. sättning Upptäcka patienter som behöver hjälp. En arbetsgrupp utses för att ta fram en plan för införandet av en systematisk metod gällande screening av våld i nära relationer. Prioritering av IT Av regeringsprogrammet framgår att ÅHS vårdinformationssystem och övriga datasystem är prioriterat område. Inom ÅHS finns en stor teknikskuld på ca år med en mycket eftersatt driftmiljö som behöver moderniseras. Denna driftmiljö äventyrar idag informationssäkerheten. I samband med bytet av ÅHS vårdinformationssystem bör även en integrationsplattform skapas för att kunna hantera och förenkla integrationer mot olika befintliga och framtida system, till exempel medicintekniska system, ekonomisystem, LPA system etc. Med detta erhålls en robustare IT-miljö med större tillgänglighet och över tid sänkta driftskostnader för specifika anpassningar av program. sättning Förbättra IT-miljön Nätverk och brandväggar beräknas vara i skick inom Förbättring kring säkerheten av servrarna sker också under året. LPA systemet är upphandlat och implementeringen görs tillsammans med Ålands landskapsregering. Budgetmål 7 Utredning av följande för att få en budget i balans år 2018 Städdimensionering Organisering av mödravård, barnrådgivning och hemsjukvård prim Fastighetsunderhållsplan Kökets kostnader till följd av att antalet vårdplatser minskat de senaste åren Överskötarnas uppgifter i organisationen Beredskapen och primärvårdens service ses över med målet att effektivisera skärgårdsberedskapsfunktionen utgående från rapporten om skärgårdsberedskapen från prim ÅHS ställer sig positivt till de av landskapsregeringens initierade kompetenshöjande åtgärderna geriatriskt kunskapslyft och det planerade seminariet om framtidens vård. Budgetmål 8 ÅHS fastigheter överförs till fastighetsverket sättning ÅHS fastigheter förvaltas från och med av fastighetsverket i enlighet med lagtingets beslut Styrelsen för ÅHS framhåller att det är viktigt att ÅHS fastigheter sköts och att grundrenoveringar inte bortprioriteras. Övergången från ÅHS till fastighetsverket får inte innebära ekonomiska konsekvenser för vården. Under året inleds arbetet med att överföra ÅHS fastigheter till fastighetsverket. ÅHS tar fram en konsekvensanalys. Investeringar Budgetramen för investeringar är 6,7 miljoner euro, varav 2,8 miljoner euro planeras för ny- och ombyggnationer, 1,8 miljoner euro för IT investeringar samt 2,1 miljoner euro för övriga investeringar. Ombyggnationer, 2,8 miljoner euro ÅHS anskaffar en egen MR. Kostnaderna för att bygga om utrymmet där MR ska placeras är euro. Chockrummen vid akuten (rum 1 och 2) byggs om för mer ändamålsenligt teambaserat omhändertagande av svårt sjuka/skadade patienter. Mellanväg- 8 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

9 gar tas bort, nya pendlar införskaffas, skåp och förvaringsutrymmen omarbetas till en kostnad om cirka euro. För ombyggnation av gamla hälsocentralkorridoren för dialysverksamhet med mera samt planering av patientcentra budgeteras 1,6 miljoner euro. Fönstren vid röntgen renoveras. Ombyggnad av terrasser samt omputsning av fasader vid försörjningshuset 05. Beräknad kostnad totalt cirka euro. IT-investeringar, 1,8 miljoner euro Det finns i ÅHS lokaler ett stort behov av en nätverksupprustning av både de trådbundna nätverket samt även installation av trådlöst nätverk både genom nybyggnad och utbyte av tidigare nätverk. I samband med detta krävs översyn och utbyte av brandväggar som inte erbjuder adekvat stöd och skydd till verksamheten. Ett arbete som behöver påbörjas snarast möjligt är att flytta ÅHS servermiljö till en ändamålsenlig plats. Nuvarande lokaler har stora brister och brand eller vattenläckage skulle få förödande konsekvenser. Kontinuerlig uppgradering av arbetsstationer och skrivare behöver genomföras för att åstadkomma en effektiv arbetsmiljö för personalen. sättningen är att en leverantör för framtida vårdinformationssystem ska väljas under Det planeras för inköp av nytt läkemedelssystem innehållande bland annat läkemedelslager. Ett projekt pågår för att säkerställa att e-recept är infört senast enligt nya lagkrav. Övriga investeringar, 2,1 miljoner euro Konventionell röntgenutrustning inklusive CBCT euro. Idag anlitar ÅHS en mobil MR som kommer var 3:e vecka lördag söndag med uppehåll i juli. År 2015 så gjordes 746 undersökningar. Kostnaden idag är cirka 260 euro per undersökning men det är troligt att kostnaden ökar vid en ny upphandling. Efterfrågan på MR ökar, främst medicinska behov, men också på grund av att praxis har ändrat i omvärlden. Livslängden på en MR är 8 10 år, men den kan uppgraderas för 0,5 miljoner euro. Kostnaden för en MR med 1,5 T är euro. OP/AN/IVA behöver ett operationsbord för buklägesoperationer. Alla operationer som kräver bukläge är i dagsläget problematiskt eftersom det saknas ett riktigt operationsbord för buklägeskirurgi till exempel ryggkirurgi. Det finns risk för tryckskador och blodtrycksfall vid felaktig positionering, kostnad cirka euro Medicinteknisk utrustning såsom biometriutrustning, funduskamera, hjärnstam audiometer och videoendoskopi system behöver införskaffas till en kostnad om euro. Vid störningar i den ordinarie vattenförsörjningen har sjukhuset ingen reservplan för hur tillgången till vatten ska lösas. Planering av ett trycksatt nödvattensystem för sjukhuset bör göras och även övrig teknisk försörjning vid störningssituationer behöver utredas. ÅHS behöver ständigt förnya bilparken där primärvårdskliniken är den verksamhet som har det största behovet på grund av många hembesök. Det har varit aktuellt att planera bytet av diskdesinfektorer (Deko) inom ÅHS sedan Planerat utbyte av 25 diskdesinfektorer behöver göras inom loppet av 3 5 år och den totala kostnaden är beräknad till euro. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

10 KLINIK Vårdplatser 2013 Vårdplatser 2014 Vårdplatser 2017 Dagsjukvårdsplatser Akutkliniken Intensivvårdsavdelningen Dagkirurgi 4 Barn- och ungdomskliniken BB- och gynekologikliniken Gynekologiavdelningen Förlossningsavdelningen Kirurgkliniken Medicinkliniken Medicinavdelningen 30 Avdelning 1 14 Avdelning Dialys 5 Rehab- och fysiatrikliniken Hör numera till medicinkliniken Geriatriska kliniken Hör numera till medicinkliniken Psykiatriska kliniken Totalt ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

11 ÅHS verksamhetsidé och vision ÅHS erbjuder varje enskild patient hälso- och sjukvård av hög kvalitet med egna och/eller samverkande resurser samt i samarbete med övriga samhällsfunktioner. Den aktuella inriktningen framgår av de årliga budgeterna och gällande lagstiftning. Visionen för verksamheten är att Ålands hälso- och sjukvård ska framstå som en förebild genom vårdkvalitet, patientbemötande och en för samhället god totalekonomi samt en arbetsplats där personalen känner sig motiverad i sina uppgifter. Då ekonomiska begränsningar gör det nödvändigt att prioritera ska Människovärdesprincipen, Behovs- och solidaritetsprincipen och Kostnadseffektivitetsprincipen beaktas samt de av landskapsregeringen fastställda prioriteringsgrupperna. ÅHS övergripande målsättningar Vård ÅHS erbjuder varje enskild patient hälso- och sjukvård av hög kvalitet med egna och/eller samverkande resurser samt i samarbete med övriga samhällsfunktioner. Patienten är aktivt involverad. ÅHS har en god tillgänglighet och korta köer. Patienten bemöts väl. Personal ÅHS är en attraktiv arbetsgivare. ÅHS har utmärkta ledare och stolta medarbetare. ÅHS attraherar den bästa arbetskraften. Ekonomi ÅHS har en budget i balans. ÅHS ska sträva till att ge den mest kostnadseffektiva och kvalitetssäkrade vården utgående från budgetram. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

12 3. Linjeorganisationen hälso- och sjukvård 3.1 Akutkliniken Inrättade tjänster AKUTKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 2 2 2,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Sjukskötare ,00 Sjukskötare (pool-tjänst) 3 3 3,00 Sjukskötare - fältchef 2 2 2,00 Mottagningsbiträde 1 1 1,00 Totalt ,00 Verksamhetens ansvarsområde Enheten arbetar för att garantera akutsjukvård av hög och jämn kvalitet under dygnets alla timmar, året om. Detta innefattar snabb stabilisering av vitalfunktionerna hos akut sjuka och skadade patienter, att minimera tiden från problemidentifiering till definitiv behandling, samt att prioritera och styra patienterna till rätt vårdnivå. Polikliniken, med cirka besök/år och akutvårdsavdelningen, med två vårdplatser, bemannas av samma personal. Mottagningen är odelad och omfattar alla medicinska specialiteter. Den stora bredden är en utmaning, och för att uppnå kvalitetsmålen krävs strukturerad introduktion och fortbildning av AT-läkare och andra jourläkare, samt prioritering av vårdpersonalens fortbildning och kompetensutveckling. Akutverksamheten är nära förbunden med den prehospitala sjukvården. Tillsammans med Mariehamns stads räddningsverk pågår ett kontinuerligt arbete för att utveckla omhändertagandet på skadeplats och erbjuda säkra patienttransporter. De senaste åren har, ett intensivt utvecklingsarbete skett inom det prehospitala fältet. Baserat på landskapsförordningen om prehospital sjukvård, samt ÅHS prehospitala utredning har ett flertal förändringar gjorts, för att erbjuda ett så patientsäkert och flexibelt prehospitalt nätverk som möjligt. Bland annat har det tillkommit en kombinerad ambulanssjukskötare/fältchef, med medicinskt ledningsansvar i ambulanssjukvården. ÅHS har också tilldelats det medicinska ledningsansvar för Alarmcentralen. Genom avtal och gemensamma utbildningsinsatser, har man kunnat införa förstainsatsgrupper inom ramen för kommunernas frivilligverksamhet. Akutkliniken är medicinskt ansvarig för helikopterverksamheten. Detta innefattar sekundärtransporter, med helikoptersjukskötare från ÅHS som följeslagare, samt via räddningsverket primärtransporter med ambulanssjukvårdare med HEMS-kompetens som följeslagare. Klinikens fokusområde 1 Utreda hur egen statistik kan användas för att utveckla akutverksamheten. Den egna statistikföringen är i dagsläget för osäker för att kunna användas som grund för verksamhetsutveckling. Vi har inte heller något bra sätt att mäta vårdtyngd eller bedöma hur ofta personalen utsätts för hot/våld etc. Att under året se över och förbättra den egna statistikföringen så att denna är lättillgänglig för kontinuerlig uppföljning avseende exempelvis trender över tid, vad gäller tunga patientkategorier, ingrepp/åtgärder/vårdtyngd etc. Rubriksättning för egen statistik bör ses över. Ifyllandet bör förenklas, Personalen motiveras att samla statistik. Arbetsmoment som är osynliga bör kvantifieras. Ett mätverktyg för en verksamhets innehåll är nödvändigt för att kunna kvalitetssäkra. En första analys av rubriksättningen i egenstatistiken har redan gjorts och förslag på lämplig rubriksättning har tagits fram. Under året bör vi hitta ett arbetssätt för smidig insamling och återkoppling av de statistiska mätdata som är relevanta för vår verksamhet. Vad gäller registrering/notering av telefonsamtal och andra konsultationer behöver man hitta sätt att registrera dessa. 12 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

13 Klinikens fokusområde 2 Utreda möjligheten till ett framtida kliniskt träningscenter som är lämpligt för ÅHS ÅHS har sedan flera år en välorganiserad utbildningsplan för HLR(hjärt-lungräddning). Utbildningen följer svenska HLR-rådets och European Research Councils rekommendationer och HLR lärs ut till all ÅHS personal, räddningsverkets personal och kommunernas första insatsgrupper. Grunden i HLR-planen utgörs av 2-3 HLR-organisatörer (som delar på en halv årstjänst). Dessa lär ut A-HLR till akutens, operations, IVA:s och MRV:s personal samt utbildar instruktörer som lär ut D-HLR eller S-HLR på respektive enhet. MRV:s instruktörer utbildar kommunernas förstainsatsgrupper. Under 2016 har ÅHS också varit drivande i ett skol-hlr projekt i samarbete med tredje sektorn lärare i åk 6 och 9, i de åländska grundskolorna, utbildas till HLR-instruktörer och lär ut D-HLR till skolelever och annan personal på skolan. Under det senaste året har en sjukskötare från akuten och en från barnkliniken utbildats till instruktörer i hjärt-lungräddning för barn. Utbildningar har hållits för blandade grupper med läkare och vårdpersonal från akuten, barnavdelningen, IVA, operation och räddningsverket. Utbildningarna är allmängiltiga, d.v.s. de baserar sig inte på lokala faktorer, utan följer internationell praxis. De har varit uppskattade, innefattar förberedande egenstudier och har definierade kunskapsmål. Vår uppfattning är att det kurspaket vi redan har utgör en produkt som skulle vara attraktivt för andra vårddistrikt att ta del av. Man skulle exempelvis kunna erbjuda en 2-3 dagars utbildning där man efter avslutad kurs skulle ha körkort för HLR för både barn och vuxna. Också instruktörsutbildningen skulle säkert ha efterfrågan. Detta kunde utgöra embryot för ett kliniskt träningscenter som på sikt kunde involvera också ATSS-utbildningen och eventuellt andra kursverksamheter. ÅHS ska i framtiden ha ett kliniskt träningscenter. Tillsätta grupp som börjar utreda möjligheten till ett kliniskt träningscenter inom ÅHS. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna ÅHS står inför en kostnadsbesparing på 2 miljoner i budgeten för Samarbete över verksamhetsgränserna för att utnyttja de befintliga resurserna (personal, material) så effektivt som möjligt. Vi vill skapa patientflöden som ger mest nytta för patienterna och minska antalet patienter som faller mellan klinikerna. er Tillsammans med IVA samordna vårdprogram och behandlingsriktlinjer/läkemedelspärmar/utrustning samt se över hur man på båda enheterna kan skapa en personalmässig buffert. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

14 Diskutera vårdprocesser med mottagande kliniker: kunde mottagande klinik genast efter inskrivningsbeslut ta ansvar för patienten och planera vården, skulle patienter som skrivits hem från avdelning samma eller föregående dag, i större omfattning kunna omhändertas direkt av utskrivande avdelning om patienten inte klarar sig hemma. kunde geriatrin i större omfattning kunna ta emot patienter direkt från akuten. Planera för överbeläggningssituationer och på så sätt spara tid och kostnader (bakjourerna lägger en hel del jourtid på dessa frågeställningar). Samarbeta med övriga specialiteter kring riktlinjer och vårdprogram så vi kan handlägga de akuta patienterna i enlighet med respektive specialitets önskemål, till exempel stroke- och traumamanualerna.

15 3.2 Barn- och ungdomskliniken inkl. BUF och Treat Inrättade tjänster BARN- OCH UNGDOMSKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 3 3 3,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Sjukskötare ,00 Sjukskötare (pool-tjänst) 2 2 2,00 Närvårdare/barnskötare 2 2 2,00 Närvårdare/barnskötare (pooltjänst) 1 1 1,00 Habiliteringskoordinator 1 1 0,52 Totalt ,52 Verksamhetens ansvarsområde Barn- och ungdomskliniken ansvarar för att tillhandahålla en modern, effektiv och högkvalitativ specialiserad sjukvård för de patientkategorier som allra mest behöver vårdas på hemorten med hänsyn till den sjuka individens och familjens behov och tillgängliga resurser samt iakttagande ett rättvist och jämlikt bemötande. Vården innefattar koordinering av insatser och samarbete med högspecialiserade enheter utanför Åland när resurserna på hemorten inte räcker till. Stor vikt läggs vid personalens kompetensutveckling och ett dynamiskt förhållningsperspektiv avseende individens och gruppens uppgifter och ansvar. Effektivt utnyttjande av tillgängliga resurser och samarbete mellan olika enheter eftersträvas för att optimera vårdkvaliteten, bemötandet och en målstyrd utveckling av processerna. Klinikens fokusområde Utöka och skapa strukturer för avdelningen att involvera egenskötare i flera patienters vård. Erfarenheterna av att egenskötare och ansvariga läkare utses för patienter med diabetes, förstoppning och ätovilja, har visat sig ha stora fördelar. Belastningen på avdelningens skötare varierar beroende på beläggningen. I praktiken har det varit svårt att involvera avdelningspersonalen i större omfattning p.g.a. oförutsägbarheten v.g. belastningen och på grund av bristande kontinuitet (skiftesarbete) och svårigheter att förutse när resp. skötare är i dagsarbete. Skapa ett system med återkommande, schemalagda dagsturer med möjlighet att träffa sina patienter. Strukturera upp arbetspassen. Utse ansvariga skötare. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

16 Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna. ÅHS står inför en kostnadsbesparing på 2 miljoner i budgeten för Samarbete över verksamhetsgränserna för att utnyttja de befintliga resurserna (personal, material) så effektivt som möjligt. Vi vill skapa patientflöden som ger mest nytta för patienterna och minska antalet patienter som faller mellan klinikerna. er Projekt PRIO för prevention och behandling av obesitas. Samarbete barnkliniken och Treat med primärvården, mödravården. Projekt BUS (barn och ungdomar med långvarig smärta). Samarbete barnkliniken med rehab, BUP, VUP. Uppföljning av rapporterna från barnutbildningen med förslag på utökat samarbete mellan våra kliniker. 16 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

17 3.3 BB- och gynekologikliniken Inrättade tjänster BB- OCH GYNEKOLOGIKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 4 4 4,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Barnmorska ,52 Barnmorska (pool-tjänst) 2 2 2,00 Närvårdare/barnskötare 1 0 0,00 Totalt ,52 Verksamhetens ansvarsområde BB avdelning inkl. förlossning gynekologisk avdelning gynekologi- och mödramottagning Enhetens huvudsakliga ansvarsområde 1. Kvinnors hälsa den reproduktiva hälsan infertilitetsproblematik graviditet förlossning den nyföddas vård diagnostik och vård av underlivssjukdomar 2. Att erbjuda samma nivå av specialistvård som de omkringliggande områdena antingen via egna tjänster eller via köpta. 3. Utbildning och fortbildning samt möjlighet för personalen, läkare och vårdpersonal att hospitera på större förlossningskliniker. 4. Medarbetarsamtal till personalen 5. Delta i utvecklingen av elektronisk journalföring 6. Samarbete över gränserna med enheter inom samma kompetensområde. Verksamhetsförändringar Spiralinsättning utförs av barnmorskor. Det frigör läkartider både inom primärvården och specialsjukvården. Barnmorskorna som ska börja med denna mottagning uppdaterar nu sina kunskaper och själva mottagningen ska vara igång under Klinikens fokusområde Rekrytering av personal; barnmorskor och läkare På grund av Ålands geografiska läge samt behovet av att personalen ska besitta en bred kompetens istället för spetskompetens jfr med stora kliniker, är rekrytering en ständig återkommande utmaning både bland läkarkåren och vårdpersonal. Kliniken är i konstant behov av flera gynekologer för att ett optimalt arbete ska kunna utföras. Detta då en läkartjänst kräver mer än en läkare med tanke på t.ex. det administrativa arbetet, jourarbete, semestrar, utbildningar, deltidsarbete och andra tjänstledigheter. Enheten har fyra läkartjänster men bara 1,5 av dessa är tillsatt med ordinarie läkare. Även stafettläkare från Finland och Sverige gör att situationen är genomförbar men det medför att det ständigt blir extra arbete med att boka om och omfördela läkartider som finns tillgängliga. Så på sikt behöver långsiktig planering göras hur locka nya läkare till Åland. På vårdpersonalsidan har vi utmaningen med att flera i personalen är i pensionsålder men samtidigt också och andra sidan har vi en ung och fertil personal vilket i sin tur resulterar i återkommande moderskapsledigheter och omsättningen på personal blir då stor. Få i personalen jobbar heltid och behovet av vikarier är konstant. Anställa ordinarie gynekolog på heltid Ha tillräckligt med kompetent vårdpersonal i varje skift. Ge patienterna en patientsäker och god vård med en tillräcklig och kompetent personal som mår bra och tycker om sitt arbete.a er Genom t.ex. annonsering i dagstidningar på fastlandet och i branschtidskrifter samt på hemsidan. Genom att rekrytera på olika utbildningsenheter t.ex. skolor. Genom att rekrytera på läkardagar och andra konferenser för läkare och vårdpersonal ÅHS VERKSAMHETSPLAN

18 Delta i utbildningar och läkarkonferenser Delta i svenska och nordiska gynekologföreningens utbildningsdagar till exempel NFOG, SFOG Finska gynekologföreningens skolningsdagar vår och höst Genom att delta i mässor och motsvarande Genom att planera och genomföra med hjälp av ÅHS medel egna konferenser på Åland t.ex. som Vattnet går på Ålands hav som ordnades tillsammans med barn- och ungdomskliniken i maj 2015, med jämna intervall. Genom att medel för rekrytering budgeteras i ÅHS gemensamma budget. Eftersträva ett bra klimat på kliniken så att vikarier vill återvända samt att de sprider ryktet om ÅHS som en attraktiv arbetsgivare. Gemensamt fokusområde Öka arbetsvälbefinnandet ÅHS hade en sjukfrånvaro på närmare 5 procent eller i genomsnitt 18 dagar per person per år under Idag betonar man vikten att tidigt ingripa i sådana situationer på arbetsplatsen som kan leda till försämringar i arbetslivskvalitet, de anställdas arbetsförmåga eller till och med förtida pensioneringar. Ju tidigare man ingriper desto lättare är det att lösa problemet. För att kunna ingripa i god tid använder vi inom ÅHS oss av alarmgränser. Om alarmgränserna överskrids är det förmannens skyldighet att agera. Alarmgräns 1 är om arbetstagaren har 5 eller fler sjukfrånvaroperioder under kalenderåret eller om arbetstagaren har 15 eller fler sjukskrivningsdagar under kalenderåret. Alarmgräns 2 är när den anställde kommit upp i 30 sjukfrånvarodagar under kalenderåret, oavsett om det är i en följd eller kumulativt. Arbetsgivaren är skyldig att informera företagshälsovården vid alarmgräns 2. Individens, arbetsgivarens och samhällets intressen kan också stå emot varandra vid en sjukfrånvaro. Frekventa eller långa sjukskrivningar kan leda till att den anställda tappar kontakten med sin arbetsplats, både socialt och kompetensmässigt, Tveksamhet till den egna arbetsförmågan av både reella och psykologiska skäl och bli till hinder. Därför anser vi att detta är viktigt och att vi vill att man satsar på personalens friskvård och välmående. Bättre att sätta resurser på det förebyggande arbetet och på så vis får vi ÅHS att bli en fungerande och välmående arbetsplats. Öka arbetsvälbefinnandet Satsningar på arbetsmiljön och på kompetensutveckling tex i form av extern och intern utbildning och fortbildning men också hospiteringsmöjligheter för personalen. Sjukfrånvaro diskuteras som en fråga bland många andra under medarbetarsamtalet precis som visioner, mål och önskemål om att förverkliga sig själv och utveckla enheten. 18 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

19 3.4 Chefläkarens enhet Inrättade tjänster CHEFLÄKARENS ENHET Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Chefläkare 1 1 1,00 Överläkare 1 1 1,00 Läkare under utbildning ,00 Byråsekreterare 2 2 1,78 Hygienskötare 1 1 1,00 Kvalitetssamordnare 1 1 1,00 Totalt ,78 Verksamhetens ansvarsområde Övergripande medicinsk lednings- och planeringsfunktion. Patientsäkerhetsarbete och avvikelsehantering Kvalitetsutveckling Ansvar för journalsystemet, andra vårdrelaterade IT system Katastrofplanering Styrning av AT- och ST-läkarverksamheten samt ansvar för psykologpraktikanter och läkarstuderande. Budgetansvar för köpt vård utom Åland Hantering av patientklagomålsärenden och patientskadeförsäkringsärenden Ansvara för fortbildningsanslaget för läkare, psykologer, socialkuratorer, talterapeuter Se till att kontinuerlig medicinsk fortbildning och att det samordnas i möjligaste mån med vårdpersonalen Hygien-infektion-smittskyddsarbete (HIS-verksamhet) är en övergripande verksamhet för hela ÅHS och därför har man valt att organisera verksamheten under chefläkarens enhet. Andelen vårdrelaterade infektioner ska hållas på låg nivå. Klinisk mottagning av infektionspatienter samt konsultationer av inneliggande och öppenvårdspatienter ingår i uppdraget. Förebyggande av infektioner i vården och i samhället ingår och det görs bland annat via utbildning, riktlinjer och hygienronder. Verksamheten ansvarar för övervakning av epidemier och antibiotikaresistenser samt tar fram styrdokument angående multiresistenta bakterier och antibiotikaresistenser. Klinikens fokusområde 1 Nytt helikopteravtal Det nuvarande helikopteravtalet mellan ÅHS och Skärgårdshavets helikopterservice STH löper ut Förstudie har gjorts för att utreda möjligheter och alternativ för att säkra tillgången till helikopterburen ambulanstransport i framtiden. Upphandling av nytt helikopteravtal En arbetsgrupp har bildats, en extern projektledare har anlitats. Underlag för upphandlingen tas fram beaktat att de rör sig om upphandling över gränsvärdet för EU-upphandling och är att betrakta som en komplex upphandling. Klinikens fokusområde 2 Vårdinformationssystem ÅHS nuvarande journalsystem lever inte upp till dagens krav på vårdinformationssystem. Förstudie samt tidigare revisionsrapporter har rekommenderat att journalsystemet byts ut. Förberedande arbete inför ett kommande byte av journalsystem samt val av leverantör Utreda om ÅHS kan ansluta sig till vårdinformationssystem som något av våra avtalssjukhus använder. Ta fram underlag till upphandlingen. Säkra att ÅHS IT-miljö klarar de krav som ett nytt vårdinformationssystem kräver. Klinikens fokusområde 3 Metoden Rökfria operationer förbättrad patientsäkerhet Rökning är en stark riskfaktor för komplikationer i samband med en operation. Varje komplikation leder till personligt lidande och ökade kostnader. ÅHS saknar en gemensam modell för rökfria operationer. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

20 Införa en enhetlig modell som stödjer patienter till rökstopp i samband med operationer. Minska komplikationer, personligt lidande och kostnader. Arbetsgrupp över klinikgränserna bildas och verkar tillsammans med tobakskampen. Processbeskrivning och införande av en enhetlig modell inom ÅHS. Klinikens fokusområde 4 Hygienombud HIS-verksamheten behöver utvecklas och ha flera medarbetare med förankring kliniken. Att utveckla ett nätverk med hygienombud på alla enheter. Förbättra kommunikationen och återkopplingen mellan klinikerna och HIS. Befrämja implementeringen av basala hygienrutiner i hela organisationen. Minska antalet vårdrelaterade infektioner och därmed kostnader och utbrott. Regelbunden internutbildning för hygienombuden. Följsamhetsmätningar införs för att konkretisera basala hygienrutiner inom de olika enheterna. Klinikens fokusområde 5 MRSA avskrivningar På Åland har knappt 60 MRSA fall identifierats. MRSA bärarskap innebär isoleringsåtgärder vid sjukhusvård och därmed ökade kostnader och arbetsinsatser. För den enskilde patienten kan bärarskapet dessutom uppfattas negativt. Studier har visat att ett MRSA bärarskap kan försvinna och avskrivas, om inga riskfaktorer föreligger. Avskriva MRSA hos bärare utan riskfaktorer med negativa odlingsfynd. Minska vårdkostnader. Upprätta riktlinjer för MRSA avskrivningar. Identifiera vilka patienter som är aktuella för MRSA avskrivning och ta fram rutiner för detta. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna ÅHS står inför en kostnadsbesparing på 2 miljoner i budgeten för ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

21 Samarbete över verksamhetsgränserna för att utnyttja de befintliga resurserna (personal, material) så effektivt som möjligt. Vi vill skapa patientflöden som ger mest nytta för patienterna och minska antalet patienter som faller mellan klinikerna. er Återkommande punkt införs på föredragningslistan vid klinikchefsmöten om detta fokusområde. Beslut som tas i klinik-/enhetsledningarna ska genomgå en konsekvensanalys utgående från hur beslutet kommer att påverka övriga kliniker/enheter inom ÅHS. Vårdchefen och chefläkaren fortsätter med arbetet att skapa gemensamma personaladministrativa rutiner. Ta fram en modell för sammanslagning av BUP och barn- och ungdomskliniken, belysa möjligheter och risker med en sammanslagning och engagera personalen i processen.

22 3.5 Kirurgkliniken Inrättade tjänster KIRURGKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 6 6 6,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 3 3 3,00 Sjukskötare ,00 Sjukskötare (pool-tjänst) 6 6 5,52 Närvårdare/primärskötare 5 5 4,65 Totalt ,18 Verksamhetens ansvarsområde Kirurgkliniken ansvarar för såväl akut som planerad behandling och vård av kirurgiska, ortopediska och urologiska åkommor; vård av öron-näsa-hals patienter jämte käkkirurgiska patienter. Vidare vårdar kliniken patienter som genomgått högspecialiserade behandlingar på Åbo Universitets centralsjukhus ÅUCS, Akademiska Sjukhuset i Uppsala, eller vid vårdinrättningar på annat håll. Kirurgkliniken består av en vårdavdelning och en poliklinisk mottagning. Verksamheten har ett tätt samarbete med anestesikliniken i anslutning till operationsverksamheten. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna. ÅHS står inför en kostnadsinbesparing på 2 miljoner euro i budgeten för år januari 2017 införs elektroniska recept. Samtidigt genomförs omfattande stambyten i vårdavdelningsbyggnaden. Se nedan under klinikens fokusområde. Samarbete över verksamhetsgränserna för att på bästa sätt utnyttja befintliga resurser ter sig som extra viktigt i rådande ombyggnadssituation. er Att stimulera samarbete över verksamhetsgränserna kan bidra till att öka kompetensen hos medarbetarna. Därmed höjs patientsäkerheten och vi kan bättre utnyttja våra resurser. Klinikens fokusområde Stambyte Åtminstone vårterminen 2017 kommer att präglas av fortsatta stambytesarbeten i de huskroppar som inhyser vårdavdelningarna för kirurgi, medicin, gynekologi och barn. För kirurgins del innebär detta, att vården av elektiva ortopedpatienter (höft- och knäproteser, axlar, ryggar) måste flyttas ut ur byggnaden. Vi har tillskapat en tillfällig vårdavdelning i psykiatrihuset. Med detta arrangemang hoppas vi kunna driva verksamheten så att vi kan klara vårdgarantin. Det innebär emellertid en stor påfrestning för hela kliniken, men framför allt för vårdavdelningen. Att driva två separerade vårdavdelningar med samma personal som en gemensam avdelning gör systemet sårbart i och med att man inte - som i normaltillståndet - kan dela på viss personal. Under dessa ombyggnadsarrangemang har det blivit extra tydligt, att det finns behov av att ombilda närvårdartjänster till sjukskötartjänster. Kirurgkliniken anser att nuvarande grundbemanning är för låg. Även kir polikliniken har behov av extrapersonal i och med en stadigt utökad mottagningsverksamhet. God vård till patienterna är ledstjärnan. Det innebär, att vården skall vara kunskapsbaserad, patientfokuserad och säker. Det innebär också, att vården skall vara effektiv, jämlik och ges i rimlig tid. Det verkliga målet för 2017 är emellertid att komma igenom det ansträngande halvåret under stambyten och annat, utan att på vägen drabbas av för stora personalförluster. er Merparten av energin under 2017 kommer att gå åt till att klara arbetsuppgifterna under stambytena på vårdavdelningen. I anslutning till dessa kommer vi i fas två att bygga ut personalutrymmena på vårdavdelningen, vilket förhoppningsvis skall hjälpa till att samla krafterna när renoveringen är klar. Elektroniska recept införs 1 januari 2017 och medför säkerligen extra arbete, trots skolning under hösten ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

23 Digital diktering införs och kommer sannolikt att medföra diverse förändringar i journalhanteringen. Dagkirurgin kommer sannolikt att utökas under året även om den fysiskt kommer att ligga nere under en del av stambytet. Vartefter allt fler ingrepp förs över till dagkirurgi, kommer sannolikt en del vårdprogram att skrivas om. Planeringsarbete pågår för att ordna en vidareutbildningskurs motsvarande 30 studiepoäng för klinikens sjukskötare. Utbildningen planeras starta vårterminen Klinikens omfattande arbete med värdegrunder utgör bas för framtiden. Under året fortsätter arbetet med inventering av vårdpersonalens arbete. Den urologiska verksamheten på ÅHS har vidareutvecklats och effektiviserats på senare år. Utredning och behandling av flertalet patienter sker på hemmaplan. Detta sparar tid och behandlingen kan ges i ÅHS regi. Fler kvällsmottagningar, effektivt utnyttjande av konsulter och andra resurser kortar väntetiden för patienter till poliklinikbesök och behandling. Flertal mindre kirurgiska och ortopediska ingrepp görs på kirurgpolikliniken, vilket ökar vårdeffektiviteten. För att optimera behandlingen och vården av cancerpatienter deltar vi aktivt i multidisciplinära veckomöten (cancerronden). Mera avancerade cancerfall remitteras till ÅUCS för behandling. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

24 3.6 Laboratorieenheten Inrättade tjänster LABORATORIEENHETEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Kemist 1 1 1,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Laboratorieskötare ,20 Laboratorieskötare (pooltjänst) 3 3 2,52 Närvårdare 1 1 1,00 Totalt ,72 Verksamhetens ansvarsområde Laboratoriet är en serviceenhet inom ÅHS som erbjuder den laboratorieservice som behövs för att kunna ge högkvalitativ hälso- och sjukvård till varje enskild ålänning. Verksamheten består huvudsakligen av provtagning, provhantering, analysarbete och administration. Laboratoriet erbjuder även service till externa läkarmottagningar. Verksamhetsförändringar Laboratoriet börjar ta emot prov för spermaanalys. Börjar med PCR teknik för akut infektionsdiagnostik Gemensamt fokusområde 1 Öka arbetsvälbefinnandet Laboratoriet hade under 2015 en sjukfrånvaro på 3,3 procent, men under de 4 första månaderna 2016 ligger vi på närmare 15 procent. Idag betonar man vikten att tidigt ingripa i sådana situationer på arbetsplatsen som kan leda till försämringar i arbetslivskvalitet, de anställdas arbetsförmåga eller till och med förtidspensioneringar. Ju tidigare man ingriper desto lättare är det att lösa problemet. För att kunna ingripa i god tid används inom ÅHS alarmgränser. Om alarmgränserna överskrids är det förmannens skyldighet att agera. Öka arbetsvälbefinnandet Förankra och aktivera den befintliga handlingsmodellen vid sjukfrånvaro Tidig intervention vid sjukfrånvaro vid ÅHS. Laboratoriet utreder vilka faktorer som inverkar negativt på arbetsförmågan och ser vilka lösningar man kan göra samt tar ställning till om personalhälsovårdens insatser kan behövas. Personalenheten meddelar kvartalsvis vilka personer som uppnått alarmgränsen. 24 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

25 Gemensamt fokusområde 2 Samarbete över verksamhetsgränserna Idag uppstår vissa problem i kommunikationen inför provtagning som kan resultera i onödiga risker och fel. Att minimera risker och fel vid provtagningen. er Laboratoriet arbetar med att förbättra kommunaktionen mellan såväl andra enheter som patienterna. Främst handlar det om att förbättra: 1. Informationen om inneliggande patienter inför provtagning som laboratoriet utför (till exempel information om isolerings orsak) 2. Information till patienter inför poliklinisk provtagning Klinikens fokusområde IT-plan En stor del av laboratoriets verksamhets styrs av olika dataprogram som är igång dygnet runt på olika servrar och datorer. Det finns inte idag någon plan på hur ofta och när olika delar behöver uppdateras eller bytas ut. Detta resulterar förr eller senare i någon typ av driftstopp. Säker och stabil drift. Att arbeta fram en IT-plan som beskriver med vilka tidsintervall all hårdvara ska bytas och hur ofta alla program ska uppdateras. I planen ska det även framgå vem som ansvarar för att det blir gjort och kostnaderna ska finnas med i budgeten. Arbetet görs i samarbete med ÅHS IT-utvecklingschef och ÅDA.

26 3.7 Läkemedelscentralen Inrättade tjänster LÄKEMEDELSCENTRALEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Chef för läkemedelscentralen 1 1 1,00 Provisor 1 1 1,00 Farmaceut 4 4 4,00 Tekniskt biträde 1 1 1,00 Läkemedelstekniker 1 1 1,00 Totalt 8 8 8,00 Verksamhetens ansvarsområde övervaka att läkemedelslagstiftningen följs läkemedelsbeställningar och anskaffning från partiaffärerna lagring av läkemedel och kontroll av läkemedelslager obligatorisk lagring av läkemedel och basläkemedelsurval förvaring och uppföljning av konsumtion av läkemedel som förutsätter särskilda lagerförhållanden eller särskild bokföring att läkemedelsinformationen sker på ett ändamålsenligt sätt så att det främjar läkemedelssäkerheten specialtillstånd för läkemedel (läkemedel som inte är registrerade i Finland) ex tempore tillverkning samt tillverkning och iordningställande av cytostatika i bruksfärdigt skick rådgivning kontroll och granskning av förvaring och handläggning av läkemedel på enheterna i vilket ingår inspektioner, lagstadgade Verksamhetsförändringar Starta verksamheten i det aseptiska laboratoriet för att till exempel blanda smärtkassetter till vissa patienter i palliativ vård som är hemma och sköts av hemsjukvården- förutsatt att det finns tillräckligt med personalresurser vid läkemedelscentralen. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränser Kostnaderna för läkemedel som kasseras är höga ute på avdelningarna. Läkemedelscentralen följer kontinuerligt med och bokför läkemedel som returneras från avdelningar/enheter och följer därmed kostnaderna för läkemedel som måste kasseras. För att uppmärksamma avdelningar/enheter på kassaktionerna skickar läkemedelscentralen rapporter till avdelningar gällande hur mycket läkemedel som kasserats och kostnaderna för detta. Kostnaderna har inte minskat de senaste åren. Minska kostnaderna för föråldrade läkemedel på utvalda avdelning/avdelningar er Starta ett samarbetsprojekt mellan läkemedelscentralen och utvald avdelning/ar och på så sätt kunna utnyttja både beställares (avdelningens) och leverantörens (läkemedelscentralens) erfarenheter/kunskap om beställningsrutiner lagerhållning o.s.v. för att gemensamt försöka minska kostnaderna för läkemedel som måste kasseras. Utvald avdelning/ar kontaktas Läkemedelscentralen har ett första möte med läkemedelsansvariga o avdelningsskötare Genomgång av avdelningens läkemedelslager, beställningsrutiner gemensamt gå igenom olika faktorer som skulle kunna förändras för att minska kassaktionerna Uppföljning med möten 1 ggr/månad under året Utvärdering efter ett år om kassaktionerna har minskat? Klinikens fokusområde Kvalitetssäkring av läkemedelstransporter inom Ålands hälso- och sjukvård (fortsättning från föregående år). Transport av läkemedel inom ÅHS sker dagligen, ibland långa sträckor till exempel ut till hälso- och sjukvårdsmottagningarna i skärgården. Det är flera personer och färdmedel som är involverade i läkemedelstransporterna både internt och externt. I dagsläget är inte läkemedelstransporterna kvalitetssäkrade vilket 26 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

27 gör att man inte kan garantera en oklanderlig kvalitet på läkemedlet under transporten ända fram till slutstationen. Den första delen av arbetet gällande läkemedelstransporterna har gjorts under föregående år genom kartläggning och nulägesanalys Det har klargjorts vilka brister som finns i nuvarande system Det har utretts vilka personer och färdmedel (externt och internt) som är involverad i läkemedelstransporterna Riskbedömning gällande läkemedelstransporterna har gjorts. Att kunna garantera läkemedlens kvalitet under transporten ända fram till patienten. er Att undersöka vilket temperaturuppföljningssystem som skulle vara lämpligast för läkemedelstransporter inom ÅHS. Att med hjälp av temperaturuppföljningssystemet följa upp hur och under vilka temperaturförhållande transporterna av läkemedel sker och speciellt uppmärksamma detta under den kallaste och varmaste årstiden. Undersöka vilka alternativ som finns för att transportera läkemedel till de ställen inom organisationen som ligger längst bort från läkemedelscentralen. Göra upp skriftliga direktiv för läkemedelstransporterna och hur förhållanden under transporten ska följas upp och dokumenteras samt även utbilda personal (både internt och externt) hur läkemedel som transporteras bör hanteras. Kvalitetssäkring av läkemedelstransporter är ett fortlöpande arbete som måste fortgå hela tiden för att förhållandena under läkemedelstransporterna ska uppfylla kraven och för att transporterna inom ÅHS ska kunna fortgå. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

28 3.8 Medicinkliniken Inrättade tjänster MEDICINKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare ,00 Avdelnings-/bitr.avd. skötare ,67 Sjukskötare ,89 Sjukskötare (pool-tjänst) ,52 Talterapeut 3 3 3,00 Ergoterapeut 6 6 5,52 Fysioterapeut ,00 Fysioterapeut (pool-tjänst) 1 1 1,00 Närvårdare/konditionsskötare 4 4 4,00 Närvårdare/primärskötare ,69 Närvårdare/primärskötare (pool-tjänst) 3 4 3,00 Medikalvaktmästare 1 1 1,00 Skötare 8 7 4,05 Skötare (pool-tjänst) 1 1 1,00 Socialkuratorer 4 4 4,00 Vårdbiträde 1 0 0,00 Näringsterapeut 1 1 1,00 Totalt ,34 Verksamhetens ansvarsområde Inom medicinkliniken bedrivs specialistsjukvård inom de internmedicinska specialiteterna samt geriatrik och rehabiliteringsmedicin. Kliniken ansvarar även för neurologimottagningen, hudkonsultmottagningen, onkologi- och hematologimottagningen, infektionsmottagningen, dietistmottagningen samt paramedicinska mottagningen. Klinikens vision är att ge patienterna en adekvat vård med hög medicinsk och omvårdnadsmässig kompetens och samtidigt vara en attraktiv arbetsplats. Verksamhetsförändringar Avdelning 1 a (demensavdelningen) upphörde vid årsskiftet 2016/2017 och 11 tjänster drogs in till följd av detta. Patienter med demenssjukdom som är i behov av sjukhusvård kommer att beredas plats på andra vårdavdelningar. Upphörandet av demensavdelningen innebär att antalet slutenvårdsplatser har minskat. Minnesmottagningen och onkologi- och hematologimottagningen placeras under medicinmottagningen och en avdelningsskötartjänst kan därmed dras in. Under 2017 planeras inga större verksamhetsförändringar på medicinkliniken utan fokus ligger på att integrera verksamheterna med varandra och att optimera samarbete inom kliniken och utom kliniken. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna. ÅHS står inför en kostnadsbesparing på 2 miljoner i budgeten för år 2017 och antalet vårdplatser minskar med åtta platser. Samarbete över verksamhetsgränserna för att utnyttja de befintliga resurserna (personal, material) så effektivt som möjligt för att kunna bemöta patienternas vårdbehov trots färre vårdplatser. Skapa patientflöden som ger mest nytta för patienterna och minska antalet patienter som faller mellan klinikerna. Kliniken gör en detaljplanering över hur patienternas vårdbehov kan tillgodoses med minskat antal vårdplatser. Klinikens fokusområde 1 Nutrition Näringsterapeuten gjorde en undersökning om undernäring hösten Det framkom att 46 procent av patienterna vid medicinavdelningen var undernärda. Nutrition är också en viktig del i behandlingen och interagerar med läkemedel som för AK-patienter och diabetiker. Flertalet av patienterna inom onkologin har problem med en negativ energibalans orsakad av sjukdom. Till detta kommer att behandlingarna kan 28 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

29 försämra aptiten som ytterligare försvårar möjligheten till ett adekvat näringsintag. Förbättra nutritionsstatus för våra patienter. Öka personalens förmåga att stödja patienterna till ett sundare och mer adekvat näringsintag. Med hjälp av näringsterapeut få mera kunskap och handledning om nutrition. Använda verktyg för att upptäcka dessa patienter och vidta åtgärder. Planerar utvärdering med ny undersökning av nutritionsstatus. Utbildning främst från näringsterapeuterna vid ÅHS. Kostinformationen för patienter i dialysvård behöver förbättras. Klinikens fokusområde 2 Rehabilitering utanför Åland Ett relativt stort antal patienter får sin rehabilitering på olika rehabiliteringscenter utanför Åland. Det sker med betalningsförbindelse från ÅHS och genererar stora kostnader. I nuläget finns inte resurser inom ÅHS att ta hand om rehabiliteringen för alla som är berättigade till det. Det finns inte i nuläget en riktigt klar bild av hur många personer det rör sig om och hur de olika patienternas och patientgruppernas situation är. Under perioden januari- maj 2016 har det skrivits cirka 30 betalningsförbindelser på rehabilitering utanför Åland. et skulle vara att ta fram en utredning över hur många patienter som rehabiliteras utanför Åland och vilka kostnaderna är för dem och sedan jämföra med vilka resurser som skulle krävas för att genomföra samma rehabilitering på Åland. Kliniken tar fram en projektplan. Klinikens fokusområde 3 Talterapeut Med nuvarande resurser och kunskap inom talterapin kan man inte möta de krav som kommer från flertalet olika kliniker gällande utprovning, anpassning och kring kommunikations- och kognitionshjälpmedel. Via ett tvåårigt projekt samla kunnandet och hitta verksamhetsformer för en talterapeut som servar samtliga kliniker gällande kommunikations-ä och kognitionshjälpmedel. Utreda det verkliga behovet, ta fram riktlinjer för en fungerande vårdkedja, göra en arbetsbeskrivning samt ta fram avgränsningar mot andra yrkesgrupper. Det är ännu oklart avseende resurser för att kunna genomföra projektet. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

30 Klinikens fokusområde 4 Psykolog Sedan finns en psykolog med neuropsykologisk inriktning på paramedicinska mottagningen. Under hösten 2015 jobbade psykologen 20 h/v, från h/v. Psykologens främsta arbetsuppgifter är att genomföra neuropsykologiska bedömningar och utredningar. Kortare psykoterapeutiska/stödkontakter förekommer. gruppen är vuxna med förvärvad hjärnskada. utvärdera vilka patientgrupper som har behov av psykologens insatser. Utifrån remissinflödet och genom regelbundna möten med klinikledning samt inremitterande läkare utvärdera vilka patientgrupper som har störst behov av neuropsykologiska bedömningar och utredningar. Fortsätta bygga upp och klargöra verksamheten. Utveckla gruppverksamhet. Fortsätta arbetet med att

31 3.9 Operations-, anestesi- och IVA-kliniken Inrättade tjänster OPANIVA-KLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 4 4 4,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 5 5 5,00 Sjukskötare ,57 Sjukskötare (pool-tjänst) 6 6 6,00 Närvårdare/primärskötare 2 1 1,00 Steriltekniker 0 1 1,00 Instrumentvårdare 2 2 2,00 Totalt ,57 Verksamhetens ansvarsområde OPANIVA-enheten består av instrumentvård, anestesioch operationsavdelningen samt intensivvårdsavdelningen. Operationsenheten är en service-enhet som, tillsammans med Instrumentvård, skapar nödvändiga förutsättningar för att akut och elektiv (planerad) operationsverksamhet ska vara möjlig genom att erbjuda högkvalificerad service i enlighet med moderna krav på kunskap, säkerhet och utrustning. Intensivvårdsavdelningen vårdar patienter med allvarlig, ibland livshotande svikt i vitala organ. Därutöver är personal från anestesi och operationsenheten delaktig vid traumalarm och allvarliga händelser på akutmottagningen och övriga sjukhuset. Vid sekundärtransporter med ÅHS ambulanshelikopter sker bemanningen av helikoptersköterska delvis av sköterskor från IVA. Verksamhetsförändringar Under 2016 flyttades dialysen till nya lokaler. I de gamla lokalerna har en dagkirurgisk enhet byggts istället. Klinikens fokusområde Utveckling av den dagkirurgiska enheten. Dagkirurgisk verksamhet skiljer sig från kirurgi av inneliggande patienter. Effektiv dagkirurgi bygger på relativt korta ingrepp med minsta möjliga förberedelsetid och kortast möjliga vårdtid efter ingrepp. Patienten förväntas gå hem samma dag. För att uppnå detta brukar man skilja flödet av dagkirurgiska patienter från mer omfattande kirurgi av inneliggande patienter. Beräkningar från Sverige visar att minst 50 procent av de ingrepp som utförs på en operationsavdelning är dagkirurgiska men hanteras vid ÅHS på samma sätt som den tyngre kirurgin på grund av begränsningar i lokaler och personal. Antalet patienter som opereras, eller kan opereras dagkirurgiskt, ökar för varje år och man räknar internationellt med att ÅHS VERKSAMHETSPLAN

32 cirka 80 procent av all kirurgi är dagkirurgisk före ÅHS har saknat särskild dagkirurgisk enhet och de dagkirurgiska patienterna kommer därför till vårdavdelning före operation och åter till avdelning efter operationen. Dessa patienter tar omvårdnadsmässigt resurser av vårdavdelningen som skulle kunna frigöras om de istället omhändertas vid en separat dagkirurgisk enhet. Dialysavdelningen flyttade under 2016 till nya lokaler och möjligheten har därför öppnats för att starta en dagkirurgisk enhet dit patienterna kommer innan operation och återkommer till efter operation och därmed inte belastar vårdavdelningarna. Själva operationen utförs fortsättningsvis i befintlig operationsavdelning. Detta förväntas frigöra resurser på vårdavdelningarna för annan patientvård och ge möjlighet att utföra fler ingrepp som kräver vårdtid efter operation, till exempel höft och knäplastik. Utveckla den dagkirurgiska enheten i samarbete med berörda opererande kliniker. er Utveckla optimalt flöde och logistik för att ge så kort vårdtid som möjligt. Optimera kirurgisk teknik och anestesimetod för att medge kort eftervårdstid och snabb hemgång i enlighet med god medicinsk praxis. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna ÅHS står inför en kostnadsbesparing på 2 miljoner i budgeten för Samarbete över verksamhetsgränserna för att utnyttja de befintliga resurserna (personal, material) så effektivt som möjligt. Intensivvård kräver hög personaltäthet och omfattande medicinteknisk utrustning men präglas samtidigt som all akutverksamhet av oregelbunden belastning. Tidvis har man låg belastning och få patienter men detta kan snabbt ändras till hög arbetsintensitet om patient med allvarlig svikt i vitala funktioner kommer in. Vid lugna perioder finns en personalresurs som kan utnyttjas för resursförstärkning på andra delar av sjukhuset men den måste snabbt kunna återgå till IVA vid behov. er Stärka samarbetet med framförallt den kirurgiska vårdavdelningen och kirurgpolikliniken. Söka samarbetsformer. Samordna rutiner, riktlinjer och läkemedels-pm med akutmottagningen. 32 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

33 3.10 Primärvårdskliniken Inrättade tjänster PRIMÄRVÅRDSKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare ,00 Hälsocentralläkare 1 1 1,00 Psykolog 3 4 4,00 Kurator 2 2 2,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 8 8 8,00 Sjukskötare ,57 Sjukskötare (pool-tjänst) 1 1 1,00 Hälsovårdare ,00 Hälsovårdare (pool-tjänst) 3 3 2,52 Hälsovårdare/sjukskötare 1 2 1,29 Närvårdare/primärskötare 4 4 3,52 Hälsovårdare/barnmorska 5 5 4,52 Ergoterapeut 1 1 0,52 Totalt ,94 Extraordinär sjukvård Sjukskötare, tillfälliga tjänster 2 2 2,00 Närvårdare/primärskötare, tillf tjänst 4 4 4,00 Totalt 6 6 6,00 Primärvårdskliniken totalt ,94 Verksamhetens ansvarsområde Läkarmottagning, barn-mödrarådgivning, skolstuderandehälsovård, preventiv-och papa mottagning, hemsjukvård, företags-och personalhälsovård, livsstilsoch diabetesmottagning, förebyggande hembesök samt respiratorvård i hemmet. Verksamhetsförändringar Inom 2017 ska ålänningarna kunna välja vilken hälsocentral inom Åland som de vill tillhöra. Kliniken ser över organiseringen av mödravård, barnrådgivning och hemsjukvård. Företagshälsovården upphandlas. Beredskapen och primärvårdens service ses över med målet att effektivisera skärgårdsberedskapsfunktionen utgående från rapporten om skärgårdsberedskapen från Klinikens fokusområde 1 Förbättrat/utökat samarbete Samarbetet kring patienter och överföring mellan olika kliniker och mellan ÅHS och kommunerna kan bli bättre. Tryggare, effektivare patientflöden, skapa ökad förståelse för varandras arbetssituation och behov av information om patienterna och vårdplaner. Öka förståelsen inom alla verksamheter för betydelsen av att arbeta hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande. Ökat samarbete, gemensamma regelbundna möten och utbyte av tjänster/skolning med kommunerna. Regelbundna gemensamma möten och utvecklingsgrupper mellan primärvården och specialsjukvården samt gemensamma projekt såsom Tobakskampen, Tobaksfri Duo och Hälsa och livsstilsprojekt för familjer prioriteras för att på sikt ge hälsovinster och förståelse för varandras arbete. Sammanhållen hemvårds fortsatta utveckling stöds. Flera skolningar av kommunernas personal erbjuds för att på sikt effektivera vården och utnyttja resurserna samhällsekonomiskt. Klinikens fokusområde 2 Våldsscreeningar Enligt uppgifter från statistikcentralen i Finland uppgick antalet offer som kommit myndigheterna till kännedom för familjevåld och våld i nära relationer till 6900 stycken. Ungefär var femte kvinna som lever i en parrelation har utsatts för våld i sin nuvarande relation (THL). Motsvarande siffror för Ålands del har inte kunnat tas fram, men detta är ett stort problem även här och stora vinster i mänskligt lidande fås och ekonomisk vinst görs om man kan minska på våldet. Skapa intresse för att ställa frågorna så att personalen vill, vågar och upptäcker våld. Att frågeställning om våld blir rutin. Tydlig policy och handlingsplan behövs. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

34 Utbilda personalen så att de inom hemsjukvården, på alla mottagningar och rådgivningar vågar börja ställa frågor om människors livssituation och relationer för att fånga upp våld i ett tidigt skede. Införa screening vid alla mottagningspunkter.

35 3.11 Psykiatriska kliniken Inrättade tjänster PSYKIATRISKA KLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 6 6 6,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 5 5 5,00 Sjukskötare ,00 Sjukskötare (pool-tjänst) 1 1 1,00 Närvårdare/mentalvårdare ,00 Närvårdare/mentalvårdare (pool-tjänst) 1 1 1,00 Psykolog 6 6 6,00 Psykoterapeut 1 1 1,00 Socialkurator 4 4 4,00 Musikterapeut 1 1 1,00 Ergoterapeut 3 3 3,00 Socioterapeut 1 1 1,00 Totalt ,00 Verksamhetens ansvarsområde Psykiatriska kliniken är en del av ÅHS specialsjukvård och har därmed som uppgift att undersöka, diagnostisera och behandla patienter med psykiatrisk problematik som är i behov av psykiatrisk specialsjukvård. Ångest- och depressionstillstånd hör numera till samhällets folksjukdomar liksom också rusmedelsproblematik. Lättare psykiatrisk problematik styrs till primärvårdsnivå för att resurserna inom kliniken ska räcka till. Behovet av undersökningar och behandling ökar och ställer krav på personalens flexibilitet och kompetens. Tillgängligheten är hög. Brådskande ärenden tas hand om jourmässigt eller inom 1 vecka, och ett första bedömningsbesök erbjuds oftast inom 1 månad. Väntetid föreligger för utredningar och psykoterapi. Verksamhetsförändringar Dagavdelningen kvarstår efter försöket vilket innebär att 10 platser reserveras för dagsjukvård och 14 platser för slutenvård, helt i enlighet med de nationella rekommendationerna. Detta kan möjliggöra en omfördelning av personalresurser och kompetens. Vuxenpsykiatriska mottagningen och även barn- och ungdomspsykiatriska mottagningen (då det gäller ungdomar > 16 år) ser över möjligheterna att i första hand rekommendera FPA-finansierad psykoterapi då kriterierna för denna uppfylls. Det leder till att mottagningarna får mera resurser att hjälpa andra patientgrupper. Det kan innebära en ökad kostnad för kommunerna (som då kan vara tvungna att ersätta mellanskillnaden mellan kostnaden för psykoterapi och FPA-ersättningen). Klinikens fokusområde 1 Vårdprogram Kliniken har ett fåtal vårdprogram. Det finns ett behov och en efterfrågan av vårdprogram, som följer de nationella rekommendationerna (gängse vård). Vårdprogram underlättar arbetet för all personal och hjälper patienterna att få en enhetlig, jämlik och evidensbaserad vård. De nationella rekommendationerna finns tyvärr inte på svenska. Utveckla vårdprogram för de viktigaste sjukdomsentiteterna under er Tillsättande av arbetsgrupper som får i uppdrag att utveckla olika vårdprogram som följer Gängse Vård rekommendationerna. Klinikens fokusområde 2 DBT-utbildning På Åland ses idag en ökning av patienter med svårbehandlad problematik inom psykiatrin. Det handlar ofta om ungdomar med beteendestörningar och unga vuxna och vuxna med emotionellt instabil personlighetsstörning samt ungdomar och vuxna med självskadebeteende. Dessa tillstånd är svårbehandlade och kompliceras ofta även av annan psykiatrisk problematik samt missbruksproblematik. Dessa patienter använder sig i mycket hög grad av hälso- och sjukvårdens tjänster inom olika områden. På Åland finns idag ingen riktigt bra behandling att erbjuda denna patientgrupp, sedvanlig öppen vård räcker oftast inte till och avdelningsvård ger inte patienterna någon förbättring i måendet på lång sikt. En del av dessa patienter vårdas på behandlingshem på fastlandet och i Sverige under långa ÅHS VERKSAMHETSPLAN

36 tider (1-2 år) till ibland mycket höga kostnader (för närvarande upp till e/månad per patient). I våra omgivande regioner erbjuds sedan flera år tillbaka DBT-behandling (dialektisk beteendeterapi) för denna typ av problematik. I de finska nationella rekommendationerna (Gängse vård) rekommenderas DBT som en lämplig behandlingsform vid emotionellt instabil personlighetsstörning. Genomföra DBT-utbildning och erhålla budgetmedel för ändamålet trots den höga kostnaden på ca euro. Utbilda minst 10 personer från alla enheter inom psykiatriska kliniken (avd, PRM, VUP och BUP) i metoden. Annan än psykiatrisk sjukvårdspersonal som ofta träffar patienterna, bl.a. personal i primärvården, på akuten, IVA m.fl. ska få en introduktion i metoden för att alla skall kunna samarbeta kring patienten på samma sätt. Införa metoden i patientarbetet. de befintliga resurserna (personal, material) så effektivt som möjligt. Vi vill skapa patientflöden som ger mest nytta för patienterna och minska antalet patienter som faller mellan klinikerna. För psykiatriska klinikens del kan samarbetet ökas med framför allt primärvården, hemsjukvården, rehabiliteringen, barn- och ungdomskliniken, samt med de somatiska avdelningarna. Dagavdelningen erbjuder gruppbehandlingar som kan vara lämpliga för patienter som får sin vård huvudsakligen inom andra specialiteter. Kliniken ska hitta former för att erbjuda gruppbehandlingar över klinikgränserna. er Beslut som tas i klinikledningen ska genomgå en konsekvensanalys utgående från hur beslutet kommer att påverka övriga kliniker/enheter inom ÅHS. Samarbetsmöten med de berörda klinikerna. er Utbildningspaket köpt av externa experter bestående av intensivutbildning på Åland under 2017 Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna ÅHS står inför en kostnadsbesparing på 2 miljoner i budgeten för Samarbete över verksamhetsgränserna för att utnyttja 36 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

37 3.12 Röntgenkliniken Inrättade tjänster RÖNTGENKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 2 2 2,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Röntgenskötare 7 8 7,78 Röntgenskötare (pool-tjänst) 2 2 2,00 Närvårdare/primärskötare 1 0 0,00 Vårdbiträde 1 1 1,00 Totalt ,78 Verksamhetens ansvarsområde Att erbjuda radiologiska undersökningar, utredningar och behandlingar både akut och elektivt. Avdelningen erbjuder ett brett utbud av radiologiska undersökningar och behandlingar, totalt cirka per år. Utrustningen är modern, vilket möjliggör även avancerade undersökningar. Det breda undersökningsutbudet på avdelningen ställer höga krav på personalens kompetens. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna Att identifiera 2-3 situationer där vi genom samarbete med andra verksamheter kan uppnå vinster i pengar eller i patientflöden och att genomföra de förändringar som behövs. er Görs i samarbete med respektive klinik. Förslag till gemensamma projekt är: 1) en förbättring av flödet för det akuta omhändertagandet av patienter med stroke 2) standardiserat vårdförlopp vid misstanke om malignitet ( olika kliniker) 3) Tillämpning av flödesscheman vid vissa utvalda sjukdomar ( olika kliniker) Verksamhetsförändringar Förberedelser inför upphandling av MR ( apparat för magnetresonanstomografi), vilket omfattar bland annat upphandling, byggnation, installation och utbildning. Projektet kräver rätt omfattande intern utbildning. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

38 3.13 Tandvårdskliniken Inrättade tjänster TANDVÅRDSKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Ledande tandläkare 1 1 1,00 Tandläkare 6 6 5,00 Specialtandläkare 1 1 1,00 Munhygienist 2 2 2,00 Tandskötare 9 9 9,00 Instrumentvårdare 1 1 1,00 Receptionist 1 1 1,00 Totalt ,00 Verksamhetens ansvarsområde Tandvårdskliniken bedriver tandvård för barn och ungdomar upp till 28 år och patienter enligt landskapsregeringens beslut om prioriterade grupper. ÅHS styrelse beslöt att ge anslag för den mobila tandvårdstolen för att sköta bastandvård i skärgården. Första skärgårdsturen gjordes och därefter fortsatte Tandvårdstolen att besöka skärgården våren och hösten Utvärdering av stolen, logistiken kring stolen och hygienen gjordes våren Vi kan entydigt konstatera svårigheter kring upprätthållande av hygienen, monteringen och transporteringen av stolen och paketering/ transport av alla instrument och material. Verksamhetsförändringar Uppföljning av SMS textpåminnelse. Klinikens fokusområde Utreda om det vore en fördel för patienterna att ändra metod från stora plastfyllningar eller gamla amalgamfyllningar till att använda porslinsfyllningar. Hitta den bästa och mest kostnadseffektiva metoden för patienten när det finns behov av stora fyllningar eller behov av att ersätta äldre amalgamfyllningar. er Bekanta sig med cad-cam system på marknaden. Göra en kostnadsberäkning för att utreda kostnadseffektiviteten i metoden och eventuellt ta fram ett upphandlingsunderlag. 38 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

39 3.14 Ögonkliniken Inrättade tjänster ÖGONKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 2 2 1,60 Avdelningsskötare 1 1 1,00 Sjukskötare 3 3 2,78 Totalt 6 6 5,38 Verksamhetens ansvarsområde Ögonkliniken arbetar utifrån ett teamarbete där all personal tillsammans verkar för att ögonpatienter ska omhändertas och behandlas på bästa sätt. Den medicinska grunden är att vi behandlar och diagnostiserar synhotande sjukdomar. Det betyder att exempelvis mer utseendemässiga hudförändringar, som inte påverkar synen, runt ögonen inte behandlas. Klinikens fokusområde 1 Externa kontaktytor Ibland långa väntetider på telefontid. Patienter efterhör andra kontaktsätt för ex ombokningar. Att hitta andra sätt förutom telefon för patienter att kontakta ögonkliniken. Identifiera vilka möjliga system som skulle passa in i vår verksamhet. Klinikens fokusområde 2 Öka arbetsvälbefinnandet Stor press på befintlig vårdpersonal Behålla patientflödet och personalen friska Förankra och aktivera den befintliga handlingsmodellen vid sjukfrånvaro Tidig intervention vid sjukfrånvaro vid ÅHS samt tar ställning till om personalhälsovårdens insatser kan behövas. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

40 3.15 Öron-, näs- och halskliniken Inrättade tjänster ÖRON-, NÄS- OCH HALSKLINIKEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Överläkare 2 2 1,00 Avdelningsskötare 1 1 1,00 Sjukskötare 1 1 1,00 Hörselvårdsassistent 2 2 2,00 Totalt 6 6 5,00 Verksamhetens ansvarsområde På Öron-, näs- och halskliniken diagnostiserar och behandlar man öron-, näs- hals-, mun-, svalg- och struphuvuds-sjukdomar. Verksamhetsförändringar Konsultation med ÅUCS audiologi eller HUCS audiologi visar det skulle vara möjligt att delta i en upphandlingsring gällande hörselapparater. Således har ÅHS alternativet att köpa billigare apparater, då ringen köper stora volymer av hörapparater. Öron,- näs,- halskliniken är en liten enhet där var och ens arbete är viktigt och därför är verksamheten sårbar. Om någon är frånvarande från arbetsplatsen, påverkar det patientflödet och det kan även påverka andra medarbetares arbete. Klinikens fokusområde Hörselvård Se över kostnaderna för hörselhjälpmedel. ÅHS betalar för närvarande omkring euro per hörapparat utan andra kostnader. På fastlandet är kostnaden 120 euro per apparat. Bli medlem i en upphandlingsring och spara pengar. Bibehålla nuvarande korta väntetider till hörselvården. Undersöka möjligheter att delta i en upphandlingsring med ÅUCS eller HUCS. Universitetsklinikerna behöver samarbeta med ÅHS på svenska. Gemensamt fokusområde Öka arbetsvälbefinnandet 40 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

41 4. Stabsorganisation - administration och försörjning 4.1 Hälso- och sjukvårdsdirektörens enhet Inrättade tjänster HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS- DIREKTÖRENS ENHET Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Hälso- och sjukvårdsdirektör 1 1 1,00 Förvaltningssekreterare 1 1 1,00 Totalt 2 2 2,00 Verksamhetens ansvarsområde Hälso- och sjukvårdsdirektören leder arbetet i ledningsgruppen och föredrar ärenden inför styrelsen. Hälso- och sjukvårdsdirektören ansvarar bland annat för resursfördelningen inom ÅHS. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

42 4.2 Ekonomiservice Ekonomienheten Inrättade tjänster EKONOMIENHETEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Ekonomichef 1 1 1,00 Redovisare 8 8 8,00 Byråsekreterare 2 0 0,00 Redovisningschef 1 1 1,00 Controller 3 3 3,00 Patientadministratör 0 2 2,00 Ansvarig receptionist 1 1 1,00 Receptionist 5 5 5,00 Totalt ,00 Verksamhetens ansvarsområde Ekonomienheten består numera av tre avdelningar ekonomiavdelningen, verksamhetsstyrningen och information/växeln. Ekonomiavdelningen handhar ÅHS redovisning och därtill hörande normala uppgifter inkl bokslutsunderlag, samt systemförvaltning tillsammans med finansavdelningen. Avdelningens personal sköter väldigt långt kontrollen av betalningsunderlag såsom betalningsförbindelser och beslut, samt statistikföringen av den köpta vården utanför Åland per patient. Patientadministratörerna överfördes från sekreterarenheten till ekonomiavdelningen per den 1 januari I ansvarsområdet ingår ordnandet av patientresor, den gränsöverskridande vården och dess regelverk. Till viss del bokas även personalresor av patientadministratörerna. Verksamhetsstyrningen ansvarar för budgetering, budgetuppföljning och ekonomistöd till verksamhetsföreträdare, samt kostnadsberäkningar. Merparten av ÅHS produktion av verksamhetsstatistik, både löpande och specialrapporter tas fram av verksamhetsstyrningen likaså sker en hel del felsökning i och mellan system. Verksamhetsstyrningen tillhandahåller även användarstöd bl.a. beträffande statistikföring och patientavgifter och har systemansvar för ett antal system. Information/växeln huvuduppgift är att handha normala växeluppgifter, informera besökare och personal. De sköter också hanteringen av passerkort för ÅHS personal, samt förändringar gällande telefoner såväl fasta som mobila. I och med att IT-verksamheten samordnats inom Åda Ab har informationen även fått en roll vid hantering av smarta mobiler och utlämning av läsplattor. 42 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

43 Enhetens fokusområde Förändring av budgetprocessen och uppföljning Dagens budgetprocess innebär en hel del manuellt arbete och svårighet att göra processen transparent för verksamhetsansvariga. Uppföljningen sker i huvudsak endast genom ekonomisk uppföljning. Ökad automatik och transparens i budgetprocessen och uppföljning som även tar hänsyn till fler mätvärden än ekonomi. er Strukturerad budgetprocess Införande av budgetprocesslösning tillsammans med landskapsregeringen Utbildning av interna användare Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna En rapport har tagits fram under hösten 2016 som underlag för fortsatt planering av ett patientadministrativt center vid huvudentrén. Detta är ett samarbete mellan sekreterarenheten, information/växeln och ekonomiavdelningen. Förbättrad och mer sammanhållen service till patienter, övriga besökare och personal, samt effektiva rutiner gällande ekonomiadministration och gränsöverskridande vård/externvården. er Planera tillsammans med berörda verksamheter och arkitekt m fl. Detaljplanera bemanning och kompetensbehov ÅHS VERKSAMHETSPLAN

44 4.2 Ekonomiservice IT-enheten Inrättade tjänster IT-ENHETEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster IT-utvecklingschef 1 1 1,00 Processutvecklare 1 1 1,00 Supporttekniker 0 1 0,67 MIT-tekniker 0 3 2,00 Systemassisstent 1 1 1,00 Totalt 3 7 5,66 Verksamhetens ansvarsområde Enheten ansvarar för den strategiska IT-utvecklingen inom ÅHS, IT-säkerheten och informationssäkerheten. Enheten är bland annat beställare av tjänster från det offentligt ägda bolaget Åda Ab och övriga leverantörer. I arbetet ingår att driva den strategiska IT-utvecklingen samt planera, prioritera och följa upp köpen av ITtjänster i samarbete med IT-strategikommittén. I uppdraget ingår även systemansvaret för flertalet system, inklusive det patientadministrativa systemet Abilita hälsovård, allmänt kallat Medix. Verksamhetsförändringar En av de viktigaste uppgifterna är att höja nivån på informations- och IT-säkerhet. I samband med detta behöver det interna prioriteringsarbetet utvecklas och resurser tillföras i form av både pengar och personella resurser. ÅHS arbetar med att ta fram en långsiktigt ekonomisk hållbar förvaltningsmodell som möjliggör största möjliga resursutnyttjande av budgeterade medel inom ITverksamheten. Detta resulterar i att vissa uppgifter inom ramen för IT och medicinteknik ses över och flyttas till ÅHS. I de fall där klara samordningsvinster uppnås tillsammans med andra offentliga verksamheter planeras detta regleras mellan ÅHS och Åda i tjänsteserviceavtal. ÅHS ska fortsätta utveckla ett standardiserat informationssäkerhetsarbete inom organisationen, vilket kommer att vara resurskrävande såväl inom IT-enheten som hos verksamhetsansvariga i övrigt. Ett mycket prioriterat arbete under 2017 är att modernisera och säkra upp befintliga datanätverk och lyfta infrastrukturplattformen, inklusive införande av modernt trådlöst nätverk i ÅHS lokaler. Även en översyn av de fysiska utrymmen som används för IT-drift idag behöver genomföras med syfte att höja säkerheten. Ett mål är att lyfta nivån på dokumentation och struktur inom driftsplattformen så att hårdvarudriften för servrar kan outsourcas till en etablerad driftsleverantör inom 2-3 år i samarbete med Åda Ab. Det planeras för ett stort antal systembyten under lång tid framöver varav det enskilt största systembytet som planeras är införande av ett nytt vårdinformationssystem där enheten kommer att vara djupt involverade. Det nya vårdinformationssystemet som ÅHS upphandlar planeras vara heltäckande för Åland och nödvändigt för att uppnå sammanhållen journalföring och medicinlista. Därför kommer detta även att inkludera systemstöd för kommunernas vårdverksamhet, ett pilotprojekt för detta kommer genomföras under våren 2017 tillsammans med Oasen inom nuvarande journalsystem. Systembytet planeras ske i samarbete med kommunernas representanter för att ta tillvara på erfarenheter och synpunkter. Rekrytering av tre MIT-tekniker (medicinsk informationsteknik) kommer genomföras för att bättre samordna den IT-verksamhet som har medicinteknisk inriktning med den klassiska medicintekniken. Genom detta kommer ÅHS att ansvara för IT-driften, som har en stark medicinteknisk koppling. Vidare planeras det för en tjänst från Åda Ab placerad på ÅHS för att hantera utrullning och utbyte av arbetsstationer, tillsammans med supportarbete på plats hos ÅHS. Detta kommer preliminärt bemannas av 1-2 tekniker. Detta anses vara den minimibemanning ÅHS kan ligga på med tanke på verksamhetens storlek och beredskapsverksamhet dygnet runt, året om. I tillägg till detta kommer ytterligare resurser behöva köpas in på behovsbasis, både från Åda Ab och privata leverantörer. Även förstärkningar i form av förordnanden kommer att behövas under en transformationsperiod. Rörande supportverksamheten ingår framförallt stöd och förvaltning av journalsystemet inom ÅHS, men även stöd tillhörande övriga verksamhetsapplikationer. I tillägg till detta ingår arbetsuppgiften att ta ut loggfiler till patienter som begärt registerutdrag över vilka som tagit del av deras patientuppgifter. Idag finns endast en systemassistent anställd för detta arbete, vilket visat 44 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

45 sig otillräckligt för att kunna ta hand om dessa ökande arbetsuppgifter. I tillägg till detta är upplägget mycket känsligt vid sjukdom/semester, varför det införs en andra tjänst inom detta område. Samtidigt planeras för ett fortsatt samarbete med Åda Ab inom området generell first line IT-support såsom skrivarproblem, problem med arbetsstationer, officepaketet etc. Kostnadsbilden avseende dessa supporttjänster ska ses över i samråd med Åda Ab med ambitionen att ett tjänsteserviceavtal tecknas. Samtliga dessa förändringar är planerade att genomföras inom befintlig budget och förväntas resultera i en högre kvalitet på IT-leveransen till verksamheten. Gällande resursbehovet för arbetet med det nya vårdinformationssystemet som är planerat att påbörjas under 2017 kommer detta att kräva ytterligare resurser i form av både tillfälliga förordnanden samt permanenta resurser för systemförvaltning. Enhetens fokusområde Strukturerad samverkan med Åda Serviceavtal och modell för systemförvaltning saknas Utveckla en systemförvaltningsmodell och påbörja implementering av denna för att erhålla största möjliga kostnadseffektivitet inom IT-verksamheten För de tjänster som Åda långsiktigt avses tillhandahålla ska serviceavtal utarbetas Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna ÅHS saknar ett strukturerat prioriteringsarbete gällande IT-utveckling. Uppnå en strategiskt och transparent prioritering inom IT-utvecklingen. er Interna forum för IT-prioritering inom olika områden Ökad aktivitet hos IT-strategikommittén Uppnå en tydlig och kostnadseffektiv ansvarsfördelning mellan ÅHS och Åda. er Utreda och utvärdera de områden var samordningsvinster erhållits tillsammans med de övriga kunderna till Åda ÅHS VERKSAMHETSPLAN

46 4.2 Ekonomiservice Tekniska enheten Inrättade tjänster TEKNISKA ENHETEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Teknisk chef 1 1 1,00 Driftledare 1 1 1,00 Biträdande driftledare 1 1 1,00 Medicintekniker 3 3 3,00 Byggnadsplanerare 1 1 1,00 Tekniker 6 6 5,52 Byggnadsarbetare 2 2 2,00 Övervaktmästare/bitr. övervaktmästare 2 2 2,00 Vaktmästare/gårdskarl 5 5 5,00 Totalt ,52 Verksamhetens ansvarsområde Tekniska avdelningen: Fastighetsövervakning och allmän reparationsverksamhet. Dygnet runt beredskap. Vaktmästeriet handhar transporter, posthantering och skötsel av uteområden. Snöplogning av sjukhusområdet vintertid. Medicinteknik bistår vid upphandlingar och utför leveranskontroll och registrering av nya apparater. Sköter om underhåll och service av medicintekniska apparater. Byggteknik utför mindre reparationer och ombyggnader samt målningsarbeten i egen regi. Sköter ritningshantering och gör kostnadsberäkningar. Enhetens fokusområde Förbättrat fastighetsunderhåll Tekniska avdelningen har för närvarande en inget väl fungerande system för regelbundet underhåll av teknisk utrustning. Det saknas också en plan för långsiktigt underhåll av fastigheter. Att få det förebyggande underhållet organiserat på både kort- och lång sikt. er Tekniska avdelningen tar i bruk ett systemstöd för förebyggande fastighetsunderhåll. Programmet kan även att innehålla en modul för långsiktig fastighetsförvaltning. Teknikerna får egna ansvarsområden för fastighetstekniken. Planering av det långsiktiga fastighetsunderhållet. Åtgärder/kommentarer Fastighetsunderhållsplan görs upp under år 2017 ÅHS VERKSAMHETSPLAN

47 4.2 Ekonomiservice Upphandlingsoch försörjningsenheten Inrättade tjänster UPPHANDLINGS- OCH FÖR- SÖRJNINGSENHETEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Upphandlingschef 1 1 1,00 Upphandlingsassistent 1 1 1,00 Kostchef/bitr.kostchef 4 4 4,00 Kock 6 6 6,00 Köksbiträde ,00 Näringsterapeut 0 1 1,00 Lagerchef/bitr.lagerchef 2 2 2,00 Lagerbiträde 4 4 4,00 Klädvårdschef 1 1 1,00 Sömmerska 2 2 2,00 Linneförrådsbiträde 3 2 2,00 Totalt ,00 Verksamhetens ansvarsområde Upphandlings- och försörjningsenheten består av avdelningarna; upphandling, centralkök, centrallager och klädförsörjning. Upphandlings- och försörjningsenheten försörjer övriga enheter med mat för både personal och patienter via centralköket, förnödenheter via centrallagret, och personalkläder, patientkläder, linne, täcken, kuddar, madrasser, m.m. via klädförsörjningen. Upphandlings- och försörjningsenheten samordnar även upphandlingar för övriga enheter, samt bistår med råd, samordning och uppgörande av förfrågningsunderlag. Verksamhetsförändringar Ett nytt upphandlingsprogram tas i bruk under år Programmet kommer bland annat att möjliggöra en effektivare behandling av upphandlingar, möjlighet att ta emot elektroniska anbud och via ett gemensamt mallbibliotek ska flera upphandlande enheter kunna använda sig av samma mallar och även ge större möjligheter att samarbeta. Upphandlingsavdelningen Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna Upphandlingsavdelningen samordnar upphandlingar mellan klinikerna, tar emot beställningar för direktupphandlingar, samt samarbetar med externa parter vid vissa större upphandlingar. Samarbetet och möjligheten att nätverka med landskapsregeringens upphandlare och upphandlingsjurist har ökat, genom att finansavdelningens upphandlare och upphandlingsjurist numera finns placerade vid Ålands hälso- och sjukvård. Ett fortsatt arbete med gemensamma upphandlingar och en effektivisering av arbetet med upphandlingar, i och med att upphandlingsverktyget kan tas i bruk Ett arbete startas under år 2017, med målsättningen att arbeta för en gemensam upphandlingsmyndighet/ inköpsring för landskapets myndigheter samt söker samarbetspartners utanför Åland. Centralköket Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna Centralköket har en central roll i Ålands hälso- och sjukvårds verksamhet. Näringsrik och aptitlig kost är viktig för patientens tillfrisknande. En avkopplande stund i en trevlig miljö är också viktig för personalens ork och välmående. Lunchen som serveras bör vara god och varierande. Kvalitén bör vara jämn under hela serveringstiden. I nuläget färdigställer centralköket cirka 800 måltider per dag. Personalen ska vara tillgänglig och bemöta matgästerna på ett professionellt sätt. Arbetet med nutrition prioriteras, alla beställningar av mat görs nu från avdelningarna via ett webbaserat kostsystem. Under år 2016 har arbetet inletts med att sätta in nya recept i kostsystemet. Centralköket har från och med 2016 en näringsterapeut, som arbetar med ÅHS VERKSAMHETSPLAN

48 nutritionsfrågor, håller kontakten till avdelningarna och fortbildar köks- och vårdpersonalen. Patienterna får rätt kost och konsistens och beställningarna från vården görs på rätt sätt. Detta kräver en interaktion mellan vårdavdelningarna och centralköket. Fortbildning i nutrition för kökets personal och vårdpersonal. Utbildning i hanteringen av kostsystemet både för vårdpersonal och kökspersonal Kompetensutveckling; produktkännedom, kvalitetskontroller, råvaruhantering, arbetsmetoder mm. Upphandlingar av bästa möjliga livsmedel och material inom budgetram, för att få fram den bästa kvalitén på måltiderna som går ut till kunderna Aktiv priskontroll, ekonomiska inköp och aktiv lagerhantering. Säsongbetonade matsedlar. Öppenhet. Kundenkäter kommer även i fortsättningen att göras, för att mäta kundernas uppskattning av personalluncherna. Enkäten används konstruktivt. Åtgärder/kommentarer Kökets kostnader ses över under år 2017 till följd av att antalet vårdplatser minskat de senaste åren. Klädförsörjningen Klädförsörjningen förser Ålands hälso- och sjukvårds personal med personalkläder och patienterna med patientkläder och sänglinne, samt utför andra specialuppdrag, som till exempel att sy gardiner till avdelningarna. Klädförsörjningen ser till att smutstvätt kommer iväg till tvättinrättning och tar emot rena kläder för sortering efter att de kommit tillbaka från tvätt. I mån av möjlighet lagas även personalkläder. Nya kläder köps in när de som finns inte längre går att använda. Klädförsörjningen har idag fyra anställda, tre på heltid och en på deltid. Klädförsörjningen införde systemstöd för hanteringen av patientkläder och sänglinne under år Vilket nu möjliggör statistikuppföljning. I och med att både klädförsörjningen och centrallagret använder sig av gemensamt systemstöd är det möjligt att utveckla samarbetet mellan avdelningarna. Utöka samarbetet med centrallagret och vårdpersonalen, för att möjliggöra en mer effektiv logistik och lagerhållning. För att möjliggöra en mer effektiv lagerhållning och minska på tvättkostnader, ska inte kläder lagerhållas i större mängder i patientskåpen, utan i linneförrådet på varje avdelning. Varje avdelning bör utse en linneförrådsansvarig. Klädförsörjningen informerar regelbundet i Budskapet och personalen utbildas. Ett system med chip i personalkläderna där varje person som hämtar ut nya personalkläder måste lämna tillbaka ett smutsigt set av kläder utreds. Motivering till att införa chip i personalkläderna är för att förbättra tillgången till personalkläder. Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna 48 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2016

49 4.3 Personalservice Inrättade tjänster PERSONALENHETEN Tjänster Plan Årsverken Inrättade tjänster Personalchef 1 1 1,00 Personal-/informationssekreterare 1 1 1,00 Byråsekreterare 1 1 1,00 Säkerhetschef 1 1 1,00 Löneföreståndare 1 1 1,00 Löneredovisare 6 6 6,00 Bostadsförvaltare 2 2 2,00 Totalt ,00 Verksamhetens ansvarsområde Personalenheten företräder arbetsgivaren i frågor som rör personalens allmänna anställningsförhållanden och tjänstekollektivavtal samt stödjer chefer och förmän inom organisationen i dessa frågor. Personalenheten består av personalavdelningen, löneavdelningen och bostadsservice. Personalavdelningen ansvarar för att riktlinjer och rutiner inom det personaladministrativa och personalpolitiska området uppgörs. Avdelningen sköter informationen gällande anställningsvillkor till personalen, matriklar, erfarenhetstillägg, personalbokslut samt friskvård. Personalavdelningen ansvarar för det övergripande arbetsmiljöarbetet. Säkerhetschefen som tillika är ÅHS arbetarskyddschef ingår i avdelningen. Löneavdelningen ansvarar för att löneutbetalningar till alla anställda sker på rätt grunder samt att lagstadgade arbetsgivaravgifter, skatter och avgifter för löntagarna erläggs på ett korrekt sätt. Bostadsservice ansvarar för att ÅHS vid behov kan erbjuda bostad vid nyanställning och vikarierekrytering samt att de bostäder som ÅHS äger håller en rimlig standard. Enhetens fokusområde Nuvarande lönesystem är föråldrat. Det löne- och personaladministrativa arbetet består i stor utsträckning av manuella rutiner. Ändamålsenliga rapportfunktioner saknas. Åda Ab har upphandlat ett nytt löne- och personaladministrativt system. ÅHS kommer att implementera systemet i samarbete med landskapsregeringen. Ta i bruk det nya löne- och personaladministrativa systemet i början av Förenhetliga de löne- och personaladministrativa processerna inom och ÅHS och i tillämpliga delar inom övriga landskapsförvaltningen. Utöka möjligheten för både ledning och löntagare att sköte löne- och personaladministrativa ärenden elektroniskt. er Arbeta aktivt i det projekt som ska implementera löneoch personaladministrativa systemet hos ÅHS och landskapsregeringen. Företagshälsovården för de anställda (ca personer) tillhandhålls i egen regi av ÅHS vid företagsoch personalhälsovården som är en mottagning vid primärvårdskliniken. Mottagningen sköter också sjukvård på allmänläkarnivå med huvudsaklig inriktning på sjukdomstillstånd som centralt ansluter sig till arbetet. Personalen har därutöver tillgång till kostnadsfria besök vid primärvårdens hälso- och sjukvårdsmottagningar, specialsjukvårdens mottagningar på basen av remiss från läkare (undantag: terapibehandling vid rehab/fysiatrimottagning, dagkirurgi) och akutmottagningen. Därutöver omfattar företagshälsovården ca 800 anställda från privata sektorn. Det råder svårigheter att rekrytera läkare till företagshälsovården vilket inbär att läkartjänsten upprätthålls med tillfälliga arrangemang. Företagshälsovården har i flera år äskat om utökning av antalet tjänster. Framförallt lyfter man fram behov av en arbetspsykolog och en fysioterapeut. FPA kan ersätta procent av kostnaderna för företagshälsovård och företagshälsovårdsinriktad sjukvård på allmänläkarnivå och nödvändiga undersökningar i samband med detta. ÅHS går miste om ersättning för den läkarvård och övrig hälsovård som erbjuds vid hälsocentralerna på grund av den inte erbjuds inom ramen av företagshälsovården. Säkra kontinuitet och kompetens inom företagshälsovården. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

50 Utveckla tjänsteutbudet inom företagshälsovården. Ge personalen möjlighet att besöka utomstående läkare och vårdpersonal. Frigöra läkar- och vårdpersonalresurser vid hälsocentralerna. er Konkurrensutsätta företagshälsovården genom att upphandla tjänster av privat serviceproducent. Gemensamt fokusområde Öka arbetsvälbefinnandet Öka arbetsvälbefinnandet Förankra och aktivera den befintliga handlingsmodell vid sjukfrånvaro Tidig intervention vid sjukfrånvaro vid ÅHS. Personalenheten meddelar förmännen kvartalsvis vilka personer som uppnått alarmgränsen. Utveckla statistiken inom området. ÅHS genomför en medarbetarenkät för uppföljning av personalens arbetsvälbefinnande. ÅHS hade en sjukfrånvaro på närmare 5 procent eller i genomsnitt 18 dagar per person per år under Idag betonar man vikten att tidigt ingripa i sådana situationer på arbetsplatsen som kan leda till försämringar i arbetslivskvalitet, de anställdas arbetsförmåga eller till och med förtida pensioneringar. Ju tidigare man ingriper desto lättare är det att lösa problemet. 50 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

51 4.4 Vårdservice Vårdchefens enhet Inrättade tjänster VÅRDCHEFENS ENHET Tjänster Tjänster Årsverken Inrättade tjänster Vårdchef 1 1 1,00 Överskötare 4 4 3,00 Vårdutvecklare 1,00 Byråsekreterare 2 2 2,00 Totalt 7 7 7,00 Verksamhetens ansvarsområde Vårdchefens enhet ska leda och utveckla vårdarbetet och dess funktioner inom ÅHS. Till enhetens uppgifter hör bl.a. att eftersträva effektiv och ändamålsenlig resursanvändning, att planera och ordna vårdpersonalens kompetensutveckling så att den stöder direkt patientarbete, att utveckla kvalitén på vårdarbete samt ansvara för organisering av studerandehandledning. Enhetens fokusområde 1 Plan för kompetensutveckling Fortbildnings- samt kompetensutvecklingsplan för vårdpersonal saknas inom ÅHS. För att uppnå kompetens som motsvarar verksamheternas behov, stöda personalens utvecklingsbehov och likabehandling samt effektiv användning av fortbildningsresurs behöver riktlinjer för kompetensutveckling och fortbildning tas fram. Ta fram en kompetensutvecklingsplan som stöder ÅHS strategier och vårdarbete i verksamheterna under er Behov av verksamhetsöverskridande kompetensutvecklingsbehov inom ÅHS kartläggs under Riktlinjer för användning av fortbildningsanslaget tas fram under Möjlighet till att delta på utbildningar på UAS via videokontakt utreds. Hospitering lyfts som utvecklingsmetod. Plan för kompetensutveckling tas fram Enhetens fokusområde 2 Läkemedelshantering (kvalitetsutveckling) Kvalitetssäkring gällande läkemedelshantering behöver förbättras för att trygga patientsäkerhet. Numera dokumenteras given läkemedelsbehandling under patientens vårdprocess i flera olika blad manuellt/elektroniskt, vilket innebär risker för patientsäkerheten. Vårdpersonal har en enhetlig baskunskap i läkemedelshantering senast Avvikelser gällande felmedicinering går ner er Webbaserat program för kunskapsutveckling och kompetensutveckling inom läkemedelhantering införs under 2017 för sjukskötare och närvårdare inom ÅHS. Verksamheternas läkemedelshanteringsplaner uppdateras under Möjligheter till införande av automatisk läkemedelsfördelning till patienter (effektiverat serviceboende (ESB), hemsjukvården) i samarbete med kommunerna utreds under Utredning gällande ändamålsenligt förfarande för avdelningsfarmaci utförs senast Dokumentation av läkemedelshantering enhetligas inom ÅHS senast Enhetens fokusområde 3 Våld i nära relationer (kvalitetsutveckling) Våld i nära relationer uppkommer och de utsatta har ofta svårigheter att kunna ta sig ur situationen. Konsekvenser blir förutom lidande även anlitande till hälsooch sjukvård på grund av olika symptom. Personal inom ÅHS har behov av mer kunskap på området. ÅHS VERKSAMHETSPLAN

52 Patienter som är utsatta för våld i nära relationer får adekvat hjälp i situationen istället för att de söker hjälp för symptomatiska besvär. En formaliserad metod för att upptäcka våld i nära relationer tas fram och införs under 2017 på nyckelverksamheterna och hela ÅHS personal utbildas i frågan under er En arbetsgrupp utses för att ta fram en plan för införandet av metoden för att upptäcka våld i nära relationer. Interna utbildningar ordnas för att höja personalens kunskap om våld i nära relationer. Enhetens fokusområde 4 Samordning vid vikariebehov (användning av personalresurs) I dagsläget anställer varje verksamhet vikarie vid korta frånvaron inom sin verksamhet. Beläggningssituation på andra enheter beaktas inte vid anställning av vikarie till verksamhetsenhet. Vikarie för korta akuta frånvaron anställs enbart då det inte är möjligt att samordna befintlig personalresurs inom ÅHS. er Utredning och tillämpning av ett system som vid akuta sjukfrånvaron/annan frånvaro i första hand ser över möjlighet att omfördela inplanerad personalresurs på ett ändamålsenligt sätt. Inskolning ordnas för personal så att det är möjligt att omfördela personalresurs på ett patientsäkert sätt. Arbetssätt och rutiner inom ÅHS enhetligas för att understöda möjlighet att arbeta på andra enheter vid behov (enhetligt rapporteringssystem och dokumentation) Möjligheter att införa vårdtyngdsmättning som stöd för optimering av personalbehov inom ÅHS utreds. Enhetens fokusområde 5 Omorganisering av personalresurs (användning av personalresurs) ÅHS består av flera små verksamhetsenheter med egen ledning, vilket försvårar effektiv resursanvändning över gränser. Minsta storlek för en verksamhetsenhet är 20 anställda/ avdelningsskötare. Vid eftersträvan ska ändamålsenligheten utifrån behov av expertis på specialiteterna beaktas. Överskötarresurs omorganiseras så att den bättre svarar på behovet av gränsöverskridande utvecklingsarbete. er Behov av avdelningsskötare utvärderas vid pensionsavgångar och mindre enheter sammanslås till större enheter av minst 20 anställda/avdelnings- 52 ÅHS VERKSAMHETSPLAN 2017

53 skötare. Några avdelningsskötartjänster dras in under Utredning av överskötaruppgifter i organisation görs under Arbetet delas på tre överskötare under 2017 efter en pensionsavgång i början av Resurs för den fjärde överskötartjänsten används för vårdutveckling utan personaladministrationsuppgifter. Eventuella utannonseringar sker först efter att utredningen är klar Gemensamt fokusområde Samarbete över verksamhetsgränserna. er Vårdchefen och chefläkaren fortsätter med arbetet att skapa gemensamma administrativa processer för personaladministration. Vårdchefen och chefläkaren jobbar för att semestrarna (läkarna och vårdpersonal) sker samordnat så att närvarande resurs kan användas på ett ändamålsenligt sätt utgående patientflöde. Förutsättningar för att införa en automatisk dosdisponering till patienter i ESB och hemsjukvården i samarbete med kommunerna. Om förutsättningarna finns införs en pilot under ÅHS står inför en kostnadsbesparing på 2 miljoner i budgeten för Olika insatser för att se över processerna inom ÅHS behövs i syfte att processerna ska vara. Verksamheterna samarbetar för att utnyttja de befintliga resurserna (personal, material) så effektivt som möjligt; arbetet organiseras utgående ifrån mest nytta för patienterna. Ny teknik utnyttjas i syfte att spara personalresurs för andra uppgifter.