RIKTLINJER FÖR DATARAPPORTERING FÖR STR/STR GLOBAL 2015

Transkript

1 RIKTLINJER FÖR DATARAPPORTERING FÖR STR/STR GLOBAL 2015 Riktlinjerna för datarapportering för STR/STR Global ( Riktlinjerna ) har tagits fram för att vara i linje med 'Uniform System of Accounts for the Lodging Industry', elfte reviderade utgåvan ("USALI"). Riktlinjerna överensstämmer med USALI där så är möjligt, med viljan och avsikten att upprätthålla bästa praxis för upprättande av konsekventa riktmärken och prestationsdata. Flera ändringar och förtydliganden har gjorts i riktlinjerna för 2015 och sammanfattas nedan. Om du har frågor eller önskar ytterligare förtydliganden av riktlinjerna, kontakta oss på support@str.com eller info@strglobal.com. Sammanfattning av ändringar och förtydliganden av riktlinjer för STR/STR Global data 2015: Rekreationsortsavgifter: ska registreras under Diverse inkomster, Schema 4. Ingen del av rekreationsavgifterna ska ingå i siffrorna för rumsintäkter som rapporteras till STR (USALI sid. 12). Provisioner och avgifter grupp: rabatter och subventioner beviljade till en grupp ska registreras som kontraintäkter. Sådana rabatter och subventioner ska vara en reduktion på rumsintäkter som rapporteras till STR (USALI sid. 10). Segmentering Grupp, kontrakt och tillfällig: definitioner har förfinats eller förtydligats ytterligare (USALI sid ). Blandad användning av hotell- & logianläggningar: förbättrad vägledning tillhandahålls vid hantering av blandad användning av rum vid hotell- och logianläggningar, lediga rum, sålda rum och rumsintäkter (USALI sid ). Paketintäkter: förbättrad vägledning tillhandahålls vid hantering av paketintäkter (USALI sid. 12). Ytterligare detaljerad information tillhandahålls för vart och ett av dessa områden i Riktlinjer för datarapportering för STR för Rapportering av rumsintäkter Endast intäkter genererade från uthyrning av gästrum bör ingå i siffrorna för rumsintäkter som rapporteras till STR/STR Global. Intäkter från mat och dryck eller andra källor, inklusive "icke-rumsintäkter"- komponenter av paketpriser bör inte räknas med i de rumsintäkter som rapporteras till STR/STR Global. Rumsintäkter som rapporteras till STR/STR Global bör vara netto och efter rabatter, återbetalningar, bidrag, överdebiteringar och skatter. Utförlig information om vad som bör räknas med och räknas bort från rumsintäkter som rapporteras till STR/STR Global ges nedan. STR/STR Global bevakar mat och dryck och andra inkomstkällor för hotell som deltar i STR:s Segmenteringsprogram (se Definitioner för segmentering). Räkna in följande i uppgifter om rumsintäkter som rapporteras till STR/STR Global: Uteblivna gäster. Intäkter från en tillfällig gäst eller gäst som är del av en grupp som individuellt garanterat betalning för att reservera ett rum, men antingen inte har infunnit sig i rummet eller inte avbokat reservationen inom den angivna tidsfristen. Intäkt från gruppavbokning och avbokning från tillfällig gäst efter sista datum räknas in i avbokningsavgifter under diverse inkomster (Schema 4) och inte rumsintäkter eller andra rumsintäkter.

2 Normalt gällande tilläggsavgifter eller serviceavgifter. Dessa avgifter inkluderar vanligen alla obligatoriska, brukliga, icke-godtyckliga eller andra avgifter som automatiskt läggs till ett kundkonto avseende service eller användning av bekvämligheter där en kund inte har möjlighet att välja att betala eller inte (särskilt vanligt i i regionerna Mellanöstern eller Asien/Stilla havet). I dessa avgifter ingår normalt en obligatorisk serviceavgift eller en städavgift för gästrum. För konsekvent rapportering och fastställande av riktmärken ska hela beloppet för serviceavgiften i respektive valuta räknas in i rumsintäkterna som rapporteras till STR och STR Global. Rumsintäkter från del av dag och "dagsanvändning". Rumsintäkter från till exempel: mottagningssviter, omklädningsrum, anställningsintervjuer, provspelningar till filmer och grossist-distributörer (för till exempel kläder, leksaker eller andra varor). Inga intäkter från mat och dryck bör räknas in. Avgifter för tidig/sen utcheckning. Hyra av extrasäng/barnsäng. Räkna inte in följande i uppgifter om rumsintäkter som rapporteras till STR/STR Global: Avgifter för rekreationsanläggning. Rekreationsavgifter ingår inte i serviceavgifter för rumsintäkter och ska inte i räknas in i uppgifter om rums-/andra intäkter som rapporteras till STR. Rekreationsavgifter måste räknas in i diverse inkomster (Schema 4). Provisioner och avgifter - grupp. Rabatter och subventioner beviljade till en grupp ska registreras som kontraintäkter, enligt USALI. Intäkter för grupprum som rapporteras till STR ska rapporteras som intäkter för grupprum minus rabatter eller subventioner som utfärdats tillbaka till gruppen. Produkt- eller servicerelaterade återbetalningar. Återbetalningar på grund av produkt- eller servicerelaterade problem motsvarar en minskning av rumsintäkterna. Avhopp från grupp eller avbokningsavgifter. Avgifter som mottagits på grund av avbokningar (generellt förhandsdepositioner för möten, konvent, grupper, blockbokningar av gästrum, osv.) ska inte räknas med i de rumsintäkter som rapporteras till STR/STR Global. Den här typen av intäkter räknas normalt in i sektionen diverse intäkter av hotellets bokslut (Schema 4). Mat och dryck och kringavgifter (t.ex. parkering, transport, internet, golf/spa) som ingår i paketpriser eller på all-inclusive-hotell. Andra noteringar om fördelning av rumsintäkter/rapportering: Grossister, e-kanaler, internetbaserade resebyråer och/eller internetpriser: Netto- (inte brutto-) rumsintäkter från grossister och internetpriser där "betalning vid bokning" gäller bör rapporteras till STR/STR Global. Brutto- (inte netto-) rumsintäkter bör rapporteras till STR gällande internetpriser vid "betalning senare", liknande det som gäller för traditionella resebyråer. Provision på dessa bruttointäkter bokförs normalt som en utgift för rumsavdelningen.

3 Paketpriser: endast rumsintäktsdelen av paketpriser ska rapporteras till STR. För att få fram komponenten som motsvarar rumsintäkter i paketpriser bör rättvist marknadspris (FMV, fair market value) fastställas för varje del som ingår i paketet. Procentsatsen för rumsintäkter i FMV appliceras sedan på paketpriset för att få fram siffran för rumsintäkter att rapportera till STRl. Exempel: ett spapaket som består av ett gästrum för en natt, fyra måltider och användning av hotellets spaanläggning till ett totalpris på $240, förutom skatter, drickspengar eller serviceavgifter. Trots faktumet att FMV för paketet är $320, kommer enbart totalsumman $240 att visas på kundkontot, plus försäljnings-, accis- och tillfälliga skatter som tillämpas på varje intäktskategori. Hotellet beräknar avdelningsfördelningar för försäljningspriset $240 enligt: Avdelning Marknadspris Andel Andel av paketet Rum $160 50% $120 Mat $112 35% $84 Spa $48 15% $36 Totalt $ % $240 Inlösen av medlemsprogram eller medlemsförmåner: Ett konservativt genomsnitt av de gällande priserna för liknande boende på hotellet eller enligt prissättningsnormer fastställda av varumärket/kedjan. Det finns två alternativ för att följa bästa praxis för rapporteringen av inlösen av medlemsprogram eller medlemsförmåner: 1) Rapportera endast intäkter från inlösen/förmåner som en del av totalbeloppet vid månadsslut (t.ex. totalbeloppet för januari månad). 2) Rapportera veckovisa och dagliga intäkter från förmåner/inlösen med omsorg. Intäkten ska inte rapporteras för en dag i veckan utan spridas ut över alla dagar i veckan (t.ex. dag 1-7). Rapportering av sålda rum Endast gästrum som ger upphov till intäkter bör rapporteras till STR/STR Global som sålda rum. Gratisrum ska inte räknas in i uppgifterna för sålda rum. Utförlig information om vad som bör räknas med och räknas bort de sålda rum som rapporteras till STR/STR Global ges nedan. Räkna in följande i uppgifter om sålda rum som rapporteras till STR/STR Global: Sålda rum som ger upphov till intäkter. Rum sålda för dagsanvändning (dagrum) eller del av dag. Rum som sålts exempelvis av typerna: mottagningssviter, omklädningsrum, för anställningsintervjuer, provspelningar till filmer och grossist-distributörer (till exempel av kläder, leksaker eller andra varor). Inga mat- eller dryckestjänster bör räknas in. Det är möjligt att källor särskilt vid rekreationsorter, flygplatser och motorvägar uppnår mer än 100 % beläggning. Rum som bebos utan avgift i anknytning till en kampanj eller ett avtal (t.ex. bo två nätter, betala för en; boka 50 rum och få ett rum gratis).

4 Räkna inte in följande i uppgifter om sålda rum som rapporteras till STR/STR Global: Gratisrum som inte har anknytning till en kampanj eller ett avtal (t.ex. gratisrum åt anställda, ägare och för rundturer för att bekanta sig med hotellet). Rum för uteblivna gäster. Osålda rum ska registreras som rum för uteblivna gäster. Ägarbebodda andelslägenheter. Ägarbebodda rum ska behandlas som gästrum. Rapportering av tillgängliga rum Fullständig rum/nattillgänglighet (dvs. antal rum på hotellet multiplicerat med antalet dagar i perioden) ska rapporteras för varje hotell. Rumstillgängligheten som rapporteras till STR/STR Global ska inte justeras om det finns rum som tillfälligt är ur bruk för renovering. Om hotellet tar bort alla rum från inventarieförteckningen för renovering (total nedstängning) bör STR/STR Global meddelas så att hotellet kan märkas "Stängt för renovering". Om rum permanent avlägsnas från inventarieförteckningen bör hotelledningen kontakta STR/STR Global för att justera antalet rum för hotellet. Om rum är stängda under en längre period (vanligen över sex månader), "Förlängd rumsstängning", på grund av naturkatastrofer eller katastrofer orsakade av människor (orkan, jordbävning, brand, oljeutsläpp mm), ska dessutom STR/STR Global meddelas för korrekt hantering av borttagning i inventarieförteckningen. Säsongsstängda rum: När ett hotells samtliga aktiviteter stängs ner under en sammanhängande period på minst 30 dagar på grund av säsongsrelaterade mönster i efterfrågan, så bör rummen för den här perioden tas bort från den årliga inventeringen för försäljning. Hotellet måste vara stängt för säsongen regelbundet vid samma tid varje år. STR/STR Global bör meddelas så att hotellet kan markeras som "säsongsstängt" för den gällande perioden. Hotell som används för blandade ändamål (dvs. hotell med tidsdelning/andelsbostäder i inventarieförteckningen): Alla typer av anläggningar är byggnader eller omgjorda rum till boendeenheter som bildar enheter som används för blandade ändamål. Dessa anläggningar kan vara tidsdelning, andelsbostäder, delvis användning eller helt ägarskap. Att bara driva dessa anläggningar för blandade ändamål som logi kvalificerar inte intäktsflödet av sig själv för att registreras i rumsavdelningen. Man bör ta hänsyn till fakta och omständigheter för varje projekt. Det första steget i identifieringen av intäktsbehandlingen av anläggningar för blandade ändamål är att fastställa om rapporteringen ska vara brutto eller netto (se Del V, USALI). När man går igenom kriterierna för brutto kontra netto ska man lägga vikt på vilken del som får den största ekonomiska förlusten om hyresgästen inte betalar. När intäktsbehandlingen är fastställd finns det tre scenarier för att ta med den i resultaträkningen som visas i USALI. Scenariet nedan ger detaljerad information om när och hur uppgifterna ska rapporteras till STR. Hotellet förutsätter den största långsiktiga ekonomiska risken (scenario 1): Hotellet ingår ett avtal med enhetens tredjepartsägare som förlängs ett år eller mer och enheten räknas in i hotellets rumsförteckning för hela året. I avtalets villkor förutsätter hotellet den ekonomiska risken förknippad med att driva de tredjepartsägda enheterna enligt avtalsförbindelsen. Det associerade intäktsflödet registreras i rumsavdelningen med tillfällig, grupp-, kontrakt- och andra intäktskategorier, och enheterna anses som tillgängliga rum i hotellets rumsförteckning. Där kontraktet tillåter enhetsägaren ett begränsat antal nätter på enheten, ska enheten vara kvar i poolen med lediga rum och ska registreras som ett gratisrum när ägaren bor i enheten.

5 Definitioner för segmenteringsprogram kund Tillfälliga rumsintäkter inkluderar vanligen intäkter från uthyrda rum och sviter av enskilda personer eller grupper som bor i färre än 10 rum per natt. Det inkluderar också rum som leasas av gäster som har etablerat ett permanent boende med eller utan ett kontrakt. Tillfälliga vistelser inkluderar vanligen följande kategorier: Detaljhandel (Retail) Rabatt Förhandlad Kvalificerad Grossist Intäkter för grupprum inkluderar intäkter från hyra av paket med rum eller sviter till en grupp. En grupp definieras vanligen som 10 eller flera rum per natt sålda enligt ett kontrakt. Intäkter för grupprum registreras netto efter avdrag av rabatter till grossister för försäljning av stora paket med rum. Rabatter och subventioner beviljade till en grupp ska registreras som kontraintäkter. För att underlätta försäljning och marknadsföring delas vanligen intäkter för grupprum in i marknadssegment. Marknadssegment inkluderar vanligen följande kategorier: Företag Organisation/konvent Ledning Gruppresa/grossister Social, militär, utbildning, religiös, samfund (SMERF, Social, Military, Educational, Religious, Fraternal) Rumsintäkter enligt kontrakt inkluderar intäkter från kontrakt med en annan enhet för ett fast paket med rum under en längre period på över 30 dagar. Rumsintäkter enligt kontrakt registreras netto efter avdrag av rabatter. Exempel inkluderar fast bostad för flygbolagspersonal, pågående företagsutbildningsseminarier och incitamentbaserade förmånsprogram. Segmenteringsprogram för tilläggsintäkter: Definitioner för rapportering Intäkter för mat och dryck Intäkter från försäljning av mat, inklusive kaffe, mjölk, te och läsk. Intäkter från försäljning av drycker inklusive öl, vin, och alkoholhaltiga drycker, inklusive dryckesintäkter från banketter. Intäkter från andra källor såsom uthyrning av konferensrum, audiovisuell utrustning, kuvertavgifter eller serveringsavgifter eller andra intäkter inom mat- och dryckesavdelningen (inkluderar serveringsavgifter vid banketter). Övriga intäkter Inkluderar alla intäkter till hotellet som inte faller under definitionerna Rumsintäkter eller Intäkter från mat och dryck ovan (t.ex. parkering, spa, telekommunikationer).

6 Totala intäkter Inkluderar alla intäkter som uppkommer genom hotelldrift som listas ovan under rum, mat och dryck och övriga intäkter (t.ex. parkering, spa, telekommunikationer). Andra noteringar för uppgiftsrapportering Data för del av månad: Månadsdata för nya hotell i ett företags portfölj (dvs. nybyggen, förvärv, omvandlingar) bör rapporteras till STR/STR Global endast om hotellet var öppet under femton (15) eller fler dagar under den första driftsmånaden. "Mjukstart" för hotell: Ledningen för nybyggda hotell ska ge STR/STR Global det korrekta fysiska rumsantalet vid tidpunkten för öppnande och ska rapportera fullständig rumstillgänglighet per natt baserat på det gällande rumsantalet. Allteftersom rum öppnas och läggs till hotellets inventarieförteckning bör ledningen bistå STR/STR Global med uppdateringar om det fysiska antalet rum, inklusive datum för tillägg av rum och antal tillagda rum, tills hotellet når full kapacitet. Om du har några frågor om dessa riktlinjer för rapportering, så tveka inte att kontakta oss. STR (Nordamerika) support@str.com STR Global (utanför Nordamerika) info@strglobal.com För ytterligare information om 'Uniform System of Accounts for the Lodging Industry', elfte reviderade utgåvan, besök AHLEI: Navigering på webbplatsen omfattar: Köp av USALI 11:e reviderade utgåvan De vanligaste frågorna Skicka frågorna till ekonomistyrelsen på AH&LA Arkiv med webbinarier & presentationer FMC-förtydliganden och uppkommande frågor Sökbar guide över intäkter och utgifter Nedladdningsbara Excel-filer för alla scheman och rapporter