3. Kravspecifikation. 3.1 Kunskap om Haninge kommuns organisation. 3.2 Riktlinjer, program och rutiner. Upphandlingsdokument

Transkript

1 Upphandlingsdokument Upphandlande organisation Upphandling Södertörn Lena Mårdh Upphandling Företagshälsovård 2017 SUN 2017/11 Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan är markerad för särskild uppföljning Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan besvaras av upphandlaren 3. Kravspecifikation 3.1 Kunskap om Haninge kommuns organisation Anbudsgivaren och dennes personal ska vid uppdragsstart vara väl förtrogna och ha god kännedom om Haninge kommuns organisation, verksamheter och personalpolitik och förutsättningar som arbetsgivare, exempelvis beträffande arbetsrättsligt ansvar. (Information finns att tillgå på kommunens hemsida). Detta innebär sambandet mellan organisation, verksamheter, arbetsmiljö och hälsa samt ta ha hänsyn till detta vid utförande av uppdrag. 3.2 Riktlinjer, program och rutiner Anbudsgivaren ska för uppdragets utförande arbeta efter Haninge kommuns riktlinjer, program och processer som gäller inom området arbetsmiljö och hälsa. Dessa är: Kommunens chefsriktlinjer, se länk Kommunens riktlinjer för kränkande särbehandling, se länk Kommunens riktlinjer för alkohol och droger, se bilaga Kommunens rutiner vid sjukfrånvaro, vård av barn och friskanmälan, se bilaga Kommunens rutin för personalpolitiska program, se länk Kommunens rutin för arbetslivsinriktad rehabilitering, se bilaga Anbudsgivaren ska även arbeta efter Sveriges företagshälsors etiska riktlinjer, dessa finns på deras hemsida. Se länk Sida 1/15

2 3.3 Expertresurs Anbudsgivaren ska vara en oberoende och opartisk expertresurs mellan arbetsgivare och arbetstagare och därmed vara lyhörd för kommunens såväl som medarbetarens önskemål och krav i syfte att hitta en tillfredsställande lösning. 3.4 Godkänd anordnare av Arbetsplatsnära stöd Anbudsgivaren ska vara en av Försäkringskassan godkänd anordnare av arbetsplatsnära stöd. 3.5 Samverkan med andra aktörer Anbudsgivaren och dennes personal som kommer att utföra efterfrågade tjänster ska ha god kännedom om Försäkringskassans och Arbetsförmedlingens regelverk och ska vid behov samverka med alla aktörer för att nå en tillfredsställande lösning. Andra aktörer kan till exempel vara medarbetarens vårdcentral eller specialist. Anbudsgivaren ska även kunna samarbeta med andra interna resurser inom området arbetsmiljö och hälsa samt aktörer som kommunen har avtal med. Det kan t ex gälla andra leverantörer med tjänster kring ledarskapsutveckling, alkohol och drogmissbruk, livs- och karriärplanering, medarbetarundersökning etc. 3.6 Vedertagna metoder och god service Anbudsgivaren ska bedriva företagshälsovården med vedertagna metoder och beprövad erfarenhet, dvs. ha erfarenhet av det upphandlingen avser samt ge god service med ett bra icke diskriminerande bemötande till både kommun som beställare och de personer som anlitar tjänsterna. 3.7 Tystnadsplikt Anbudsgivaren ska ansvara för att all personal tillämpar strikt tystnadsplikt i enlighet med såväl de lagar och förordningar som reglerar verksamheten, såväl som rådande etiska regler och riktlinjer inom verksamhetsområdet. Detta gäller kunskaper om både personer och interna förhållanden hos kommunen som man får vetskap om under fullgörande av uppdrag. Tystnadsplikt gäller även efter avtalets upphörande. Sida 2/15

3 3.8 Öppettider Anbudsgivaren ska tillhandahålla en fullt bemannad mottagning under kontorstid (helgfri mån-fre 8:00 17:00). Med full bemanning menas rehabiliteringssamordnare, företagssköterska, företagsläkare, psykolog, fysioterapeut samt beteendevetare. Under semestertider kan undantag göras efter överenskommelse med kommunen. Gällande bemanning på annan tid, se krav Mottagningslokaler Anbudsgivarens mottagning ska vara belägen på adress som ligger inom 45 min enkel resa med allmänna kommunikationer räknat från Haninge centrum inklusive gångavstånd. Anbudsgivaren ska på begäran kunna erbjuda chefer och HR-konsulter möjlighet att behandlas i annan mottagningslokal och med annan personal än övrig personal på kommunen. Beskriv i textrutan nedan hur kravet uppfylls. Mottagningarna ska anpassade för personer med särskilda behov i form av t.ex. funktionshinder, samt att handikapsparkering ska finnas tillgängligt i direkt anslutning till mottagningsentrén. Tillgänglighetsanpassningar ska också göras för de verksamhetssystem och liknande som kan komma att användas av personer med särskilda behov, som t.ex. syn- eller hörselskadade Rådgivning Anbudsgivaren ska kostnadsfritt erbjuda mail/telefonrådgivning av företagssköterska till chefer och HRkonsulter under kontorstid för att identifiera behovet och avgöra hur och om företagshälsovården ska anlitas samt vilken tjänst som eventuellt ska beställas. Företagssköterskan ska vara den naturliga första kontakt med kommunens chefer och HR-konsulter Beställningsrutin Anbudsgivaren ska kunna ta emot beställningar via webb in normalfallet samt brådskande ärenden via e-post och- eller telefon. Anbudsgivaren ska efter inkommen webb-rekvisition för beställning erbjuda tid för bedömning av rätt kompetens, inom tre arbetsdagar. Därefter ska anbudsgivaren kunna erbjuda tid för besök, hos efterfrågad kompetens inom en till två veckor från att första kontakt sker. Sida 3/15

4 Beställning av mer omfattande uppdrag, som t.ex. en arbetsmiljökartläggning, arbetsförmågebedömning etc. ska kunna påbörjas inom 3 veckor och genomföras skyndsamt. Anbudsgivaren ska skicka en skriftlig bekräftelse på uppdraget till beställaren och vid överenskommelse även till kontaktperson på HR. Kommunen och vinnande anbudsgivare ska gemensamt vid implementeringen av avtalet ta fram en slutgiltig och skriftlig beställningsrutin, inklusive, bekräftelserutin och om- och avbokningsrutiner, som kommunen ska kunna kommunicera via sitt intranät. De slutliga rutinerna ska godkännas av beställaren. Framtagande av rutinerna för kommunen ska ingå i anbudsgivarens pris Återkoppling samma dag Anbudsgivaren ska samma dag som kontakt tagits, kunna ta emot besök gällande anvisat läkarstöd (förstadagsintyg). Anbudsgivaren ska vid befarad misstanke om missbruk, samma dag som kontakt tagits, kunna ta emot besök gällande bedömning av missbruk och provtagning. Då kommunen har medarbetare som arbetar andra tider än kontorstider, enligt krav 3.8, ska anbudsgivaren kunna erbjuda detta krav för alla anställda inom kommunen. Beskriv i textrutan nedan, hur detta krav kommer att hanteras under andra tider än kontorstider. a. b. Beskriv hur kravet kommer att hanteras under andra tider än kontorstider? Fritext 3.13 Uppdrag i kommunens lokaler Anbudsgivaren ska kunna besöka och utföra uppdrag på kommunens arbetsplatser, t.ex. ska Rehabiliteringssamordnare vid behov finns tillgänglig i av kommunen anvisad lokal under en eller ett par dagar i veckan för avstämningsmöten med chef och medarbetare. Vid dessa möten ska även övrig personal från anbudsgiavren kunna närvara via webb-länk SMS-avisering och avbokningrutiner SMS-avisering från anbudsgivaren till medarbetaren ske 24 timmar innan avbokningstidpunkten som är klockan dagen innan besöket. SMS-avisering ska hanteras enligt med gällande PUL-lag. Om medarbetare avbokar en tid ska dennes chef omedelbart kontaktas via mail inklusive ange orsak till avbokning, då det enbart är chef som kan avboka/omboka besök. Vid eventuell avbokning av planerade besök gäller följande: Sida 4/15

5 vid avbokning gjord av anbudsgivaren inför planerat besök ska ny tid planeras samtidigt som avbokning sker. Ny tid skall erbjudas skyndsamt senast inom en vecka. vid avbokning gjord av beställaren/medarbetare senast 24 tim före inbokat besök utgår ingen debitering. I övrigt se punkt 3.11 Beställningsrutin Återrapportering av uppdrag Anbudsgivaren ska vid alla enskilda uppdrag utan begäran kostnadsfritt tillhandahålla en återrapportering beträffande innehåll och resultat till beställande chef samt i förekommande fall i god tid före ett avstämningsmöte. Vid uppdrag som medför kartläggning, analys och bedömning/utredning ska anbudsgivaren alltid lämna en skriftlig rapport vid utfört uppdrag. Rapporten ska innehålla bakgrund till utredningen, analys, bedömning och åtgärdsförslag med förväntade effekter/konsekvenser av föreslagna insatser. Anbudsgivaren ska kostnadsfritt om beställaren så önskar, presentera och diskutera åtgärdsförslagen vid ett möte Kundsamordnare Anbudsgivaren ansvarar för att samordna den operativa och strategiska dialogen med kommunen genom att kostnadsfritt tillhandahålla en kundsamordnare. Kundsamordnaren ska inte under avtalstiden gentemot Haninge kommun vara verksam som rehabiliteringssamordnare alternativt handha/ansvara för individärenden. Kundsamordnaren ska ha ett kundfokuserat förhållningssätt och hantera samt besvara frågor som rör planering, analys, statistik, återrapportering, samordning av större uppdrag, offertförfrågningar, fakturor och dylikt. Kundsamordnaren ska ha befogenheter och mandat att samordna besked i de frågor som avser uppdragets genomförande. Kommunens chefer och HR-konsulter ska på ett lätt och snabbt sätt kunna kontakta kundsamordnaren när behov uppstår samt att kundsamordnare ska medverka vid kontinuerligt återkommande möten, som sker cirka en gång per månad. Inför och vid avtalsstarten ska kundsamordnaren avsätta tid för att planera, organisera och implementera det nya samarbetet tillsammans med beställaren. Under avtalstiden ska en årsplanering gemensamt göras mellan kundsamordnare och kommunen. Kundsamordnaren ska se till att kommunens chefer kommer tillrätta i företagshälsovårdens organisation, så att insatser möter behov med ett minimum av kontaktåtgärder från chefens sida Återkoppling från kundsamordnade Kundsamordnare ska besvara mail eller telefonfrågor inom 48 timmar, eller nästkommande vardag. Sida 5/15

6 3.18 Tillfällig kundsamordnare Anbudsgivaren ska ha tillräckliga resurser att utse en tillfällig kundsamordnare, t.ex. vid semester, sjukdom eller liknande situationer. Kommunen ska skyndsamt och i god tid informeras om tillfällig kundsamordnare utses. Den tillfälliga kundsamordnaren ska ha full information och kunskap om kommuen, avtalet och överenskommelser Implementering Kommunen efterfrågar ett framgångsrikt samarbete med anbudsgivaren vilket kräver en gedigen implementering. Anbudsgivaren ska ha resurser för att implementera det nya samarbetet direkt efter att avtalet tecknats. Kundsamordnaren samt vid behov andra representanter, ska ha implementeringsmöten tillsammans med kommunens kontaktpersoner från personalavdelningen med start efter avtalstecknandet. Haninge kommun efterfrågar att anbudsgivaren sätter samman ett kundteam (kundsamordnaren, rehabsamordnare, läkare, psykolog etc) för en effektiv hantering av samarbetet. En handlingsplan hur information om den nya företagshälsovården och dess tjänster ska lämnas till verksamheterna ska upprättas. Beställarens kontaktperson ska i samråd med kundsamordnaren fastställa datum, tid och plats för uppstartsmöten. Ett första möte ska inplaneras två (2) veckor från det att parterna undertecknar avtalet om inte beställaren anger annat Möten med kommunledning, förvaltningar och chefer Samtliga förvaltningsledningar, inklusive kommundirektörens ledningsgrupp (KDLG), ska kostnadsfritt erbjudas besök och genomgång av anbudsgivarens uppdrag inom tre månader från avtalsstart. Anbudsgivaren ska även kostnadsfritt kunna delta vid chefsträffar och liknande. Anbudsgivaren ska under hela avtalsperioden aktivt arbeta för att göra sig kända inom kommunens förvaltningar med möten och information om vilka tjänster som ingår i avtalet samt tillhandahålla skriftligt, aktuellt informationsmaterial Informationsmaterial Anbudsgivaren ska inför avtalsstart ta fram informationsmaterial (produktblad) för önskade tjänster, som Sida 6/15

7 beskrivs i krav 3.23 Informationen ska beskriva tjänstens syfte, innehåll och metoder och förväntat resultat. Kommunen ska ha tillgång till materialet och godkänna detta innan publicering på kommunens intranät. Materialet ska även kunna ges ut i pappersform när önskemål ges Kompetenskrav Anbudgsgivaren ska verka som en oberoende och opartisk expertresurs och svara för att angiven kompetens upprätthålls under avtalsperioden, att nödvändig kompetensutveckling sker kontinuerligt samt att angiven kompetens finns tillgänglig för beställaren i erforderlig omfattning. Anbudsgivaren är skyldig att skyndsamt byta ut personal som enligt beställaren inte fullgör uppdraget på ett för beställaren godtagbart sätt avseende beskriven kompetens, tjänstens kvalitet eller utlovad återkoppling. Samtlig personal ska ha kunskap och kompetens att verka i enlighet med den nya Diskrimineringslagen samt ska ha kompetens för ett icke-diskriminerade bemötande. Kopia på legitimation, på alla offererade kompetenser där legitimation krävs, ska överlämnas till beställaren innan avtalstecknande Kundsamordnare Kundsamordnaren ska ha dokumenterad erfarenhet av och reell kompetens vad gäller en kommuns verksamheter och förutsättningar. Kundsamordnaren ska ha minst ett års dokumenterad erfarenhet av operativt företagshälsovårdsarbete samt bred kunskap om samtliga tjänster samt högskoleutbildning inom området, t.ex företagssköterska, beteendevetare eller liknande. En ordinarie och en tillfällig kundsamordnare ska offereras. CV ska bifogas på de 2 offererade kundsamordnare som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls Företagsläkare Haninge kommun ser ett behov av minst 2-3 legitimerade läkare för att klara uppdraget. Legitimerad läkare ska ha dokumenterad och godkänd vidareutbildning till företagsläkare eller likvärdig kompetens samt minst två års tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård. CV ska bifogas på de 2-3 företagsläkare som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls Företagssköterska Haninge kommun ser ett behov av minst 2-3 legitimerade sjuksköterskor för att klara uppdraget. Legitimerad sjuksköterska ska ha dokumenterad och godkänd vidareutbildning till företagssköterska samt minst två års tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård. CV ska bifogas på de 2-3 företagssköterskor som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls. Sida 7/15

8 Beteendevetare Haninge kommun ser ett behov av minst 1-2 beteendevetare för att klara uppdraget. Beteendevetare ska ha dokumenterad och godkänd utbildning från högskola eller universitet inom beteendevetenskap (socionomexamen eller kandidat/magister/masterexamen inom beteendevetenskap) samt minst två års tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård och dokumenterad erfarenhet av arbete med arbetsrelaterat kriser, konflikter, stress och kränkande särbehandling ur såväl individ-, grupp- och organisationsperspektiv inkl utredningar. Beteendevetaren ska även ha KBT-utbildning och 2 års erfarenhet av behandlingsarbete med Kognitiv beteende inriktning (KBT- minst steg 1). CV ska bifogas på de 1-2 beteendevetare som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls Psykolog Haninge kommun ser ett behov av minst 2-3 legitimerade psykologer för att klara uppdraget. Legitimerad Psykolog ska ha minst två års dokumenterad yrkeserfarenhet och tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård samt dokumenterad erfarenhet av arbete med arbetsrelaterat kriser, konflikter, stress och kränkande särbehandling ur såväl individ-, grupp- och organisationsperspektiv inkl utredningar. Den legitimerade psykologen ska även vara godkänd hos AFA-försäkring att för arbete med samtalsstöd. CV ska bifogas på de 2-3 psykologer som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls Arbetsmiljöingenjör Haninge kommun ser ett behov av minst 2 arbetsmiljlöingenjörer för att klara uppdraget. Arbetsmiljöingenjör ska ha dokumenterad och godkänd vidareutbildning till arbetsmiljöingenjör samt minst två års yrkeserfarenhet och tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård. CV ska bifogas på de 2 arbetsmiljlingejörer som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls Ergonom Haninge kommun ser ett behov av minst 1-2 ergonomer för att klara uppdraget. Ergonom ska ha dokumenterad och godkänd påbyggnadsutbildning samt minst två års yrkeserfarenhet och tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård. CV ska bifogas på de 1-2 ergonomer som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls Fysioterapeut Haninge kommun ser ett behov av minst 1-2 fysioterapeuter för att klara uppdraget. Fysioterapeut ska ha fysioterapeutexamen alternativt sjukgymnastexamen med minst två års yrkeserfarenhet och tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård. Sida 8/15

9 CV ska bifogas på de 1-2 fysioterapeuter som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls Rehabiliteringssamordnare Haninge kommun ser ett behov av minst 3-5 rehabiliteringssamordnare för att klara uppdraget. Rehabiliteringssamordnare ska inneha relevant akademisk grundutbildning, utbildning i rehabiliteringskoordinator om minst 7,5 högskolepoäng eller likvärdig utbildning inom området rehabilitering samt minst två års yrkeserfarenhet av rehabilitering. CV ska bifogas på de 3-5 rehabiliteringssamordnare som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls. I eller tillhörande till CV:t ska beskrivning finnas för att motivera hur utbildningen är adekvat. Beställaren kommer sedan att göra en bedömma om utbildningen är adekvat Beroendeterapeut Haninge kommun ser ett behov av minst 1-2 beroendeterapeuter för att klara uppdraget. Beroendeterapeut ska ha dokumenterad och godkänd adekvat utbildning för utredning, behandling och prevention vid missbruk samt minst två års yrkeserfarenhet och tjänstgöring inom specialiteten företagshälsovård. Beroendeterapeut ska även vara godkänd hos AFA-försäkring att för arbete med i alkoholprevention. CV ska bifogas på de 1-2 beroendeterapeuter som offereras och som tydligt beskriver och styrker att kravet uppfylls. I eller tillhörande till CV:t ska beskrivning finnas för att motivera hur utbildningen är adekvat. Beställaren kommer sedan att göra en bedömma om utbildningen är adekvat. a. Accepteras alla kompetenskrav? b. Bifoga CV på kundsamordnare c. Bifoga CV på företagsläkare d. Bifoga CV på företagssköterska e. Bifoga CV på beteendevetare f. Bifoga CV på psykolog Sida 9/15

10 g. Bifoga CV på arbetsmiljöingenjör h. Bifoga CV på ergonom i. Bifoga CV på fysioterapeut j. Bifoga CV på rehabiliteringssamordnare k. Bifoga CV på beroendeterapeut 3.23 Allmänna företagshälsovårdstjänster Anbudsgivaren ska kunna erbjuda tjänster på företagshälsovården enligt nedan och på förekommande önskemål även i kommunens lokaler. Varje utförd tjänst ska föregås av en beställning i enlighet med vid implementationen framtagen beställningsrutin. Kommunen ser att följande kompetenser utför följande tjänster. Tjänster som genomförs av medicinsk personal företagssköterska, företagsläkare, etc. Telefon- och mailrådgivning som stöd till chefer och HR-konsulter i specifika ärenden Medicinska kontroller inkl tjänstbarhetsbedömning. Kontroller i enlighet med gällande AFS per respektive berörd yrkeskategori inom kommunen Lagstadgade hälsoundersökningar i enlighet med AFS 2005:6 (Medicinska kontroller i arbetslivet), ex vid nattarbete Vaccinering vid de tillfällen detta bekostas och erbjuds av arbetsgivaren MRSA-screening Provtagning och utredning vid risk för blodsmitta/stickskador Rehabiliteringsstöd sjukskrivning och remittering till specialistläkare Intyg, bedömningar Tjänster som genomförs av ergonom/ fysioterapeut Ergonomisk genomgång/bedömning av arbetsplats Ergonomisk rådgivning Funktionsbedömningar Tjänster som genomförs av arbetsmiljöingenjör Stöd/expertresurs i utvecklingen av kommunens systematiskt arbetsmiljöarbete Deltagande som utbildare av systematiskt arbetsmiljöarbete Kartläggning och bedömning av hälso- och arbetsmiljörisker Riskbedömning, revision av SAM, samt utbildning och stöd i utformandet av handlingsplaner Rådgivning vid skydds- och säkerhetsronder, ny- och ombyggnationer Mätningar och kontroller av buller, ventilation, mögel och andra fysiska arbetsmiljöfaktorer Råd angående användande av skyddsanordningar och personlig skyddsutrustning Sida 10/15

11 Tjänster som genomförs av beteendevetare/psykolog Psykosociala stödinsatser för att förebygga problem Stödsamtal vid arbetsrelaterad rehabilitering/problematik, enskilt, med chef och medarbetare eller i grupp exempelvis vid stress Stöd/expertresurs i utvecklingen av kommunens systematiskt arbetsmiljöarbete Kartläggning och bedömning av hälso- och arbetsmiljörisker Deltagande som utbildare av systematiskt arbetsmiljöarbete Riskbedömning, revision av SAM, samt utbildning och stöd i utformandet av handlingsplaner Rådgivning och stöd till chefer på individ-, grupp- och organisationsnivå Rådgivning och stöd till anställda vid arbetsrelaterade frågor Utredning och stöd vid misstanke om kränkande särbehandling Utredning och stöd i konflikter Utredning av social och organisatorisk arbetsmiljö på enskild arbetsplats Anbudsgivaren ska vid behov även kunna tillhandahålla i övrigt vanligt förekommande medicinska tjänster. Anbudsgivaren ska fatta beslut om vem som utför bedömning, behandling och dylikt utifrån vad som är mest kostnadseffektivt för kommunen. Anbudsgivaren ska kunna genomföra all ovanstående tjänster Anvisat läkarstöd (förstadagsintyg) Vid återkommande korttidssjukfrånvaro, arbetsplatsrelaterade problem eller behandling av missbruk behöver chefen hjälp med att utreda vad orsaken till sjukfrånvaron är. Anvisat läkarstöd är en åtgärd som då kan komma ifråga. När chef beslutat om anvisat läkarstöd, bokas först ett möte där chef, medarbetare och företagsläkare träffas för att diskutera orsaken till frånvaron och för att upprätta en handlingsplan för hur problemet kan minskas. Varje gång den anställde därefter är sjuk ska denne uppsöka företagshälsovården för bedömning. Intyget ska innehålla bedömning av arbetsförmåga och tillräckligt underlag för fortsatta åtgärder. Företagshälsovården ska ha kännedom om och följa kommunens rutin för arbetslivsinriktad rehabilitering. Vinnande anbudsgivaren ska innan avtalstecknande skicka sin rutin för anvisat läkarstöd. Rutinen ska minst innehålla: vem som gör bedömningen blankett för återrapportering till chef beskrivning om vilken tillgänglighet som finns utöver kontorstid 3.25 Sjuk-och friskanmälan Anbudsgivaren ska kunna erbjuda en tjänst för sjuk- frisk- och vab-anmälan. Genom tjänsten ska den anställde enkelt via ett telefonsamtal kunna anmäla sin frånvaro dygnet runt och information om frånvaro ska omedelbart registreras och vidarebefordras till namngivna personer både via mail och sms. Tjänsten ska innehålla rådgivning som ska ges av legitimerad sjuksköterska och erbjudas dygnet runt Sida 11/15

12 då kommunen bedriver verksamhet som sträcker sig över dygnets alla timmar. Tjänsten ska kunna följa kommunens rutin för sjukfrånvaro. Anbudsgivaren ska ha tekniska lösningar för att kunna hantera en integration med kommunens befintliga personalsystem, Heroma. Kommunen kommer under avtalsperioden att i samverkan med anbudsgivarens arbeta med att utveckla integrationen mellan anbudsgivarens tekniska lösning och Heroma i syfte att begränsa antalet steg i frånvaroprocessen för medarbetarna samt underlätta och erbjuda cheferna en bättre kontroll över frånvaron. Eventuella kostnader för anbudsgivaren i samband med utveckling av integrationen diskuteras och hanteras när utvecklingsarbetet aktualiseras. I sjuk- och friskanmälningstjänsten ska chefer och HR avdelningen enkelt och på begäran kunna få ut statistik avseende denna tjänst. Tjänsten ska samordnas och prissättas av anbudsgivaren, men kan genomföras av anbudsgivaren själv eller av underleverantör Arbetsförmågebedömning Syftet med arbetsförmågebedömningen är att få en samlad bild av den anställdes fysiska och psykiska möjligheter/begränsningar för att återgå i arbete inom den anställdes anställningsområde. Utredningen ska resultera i förslag på rehabiliteringsinsatser och vilken arbetsförmåga som kvarstår och en bedömning av vilka arbetsuppgifter den anställde kan klara förhållande till sitt ordinarie arbete, i linje med kommunens rutin för arbetslivsinriktad rehabilitering. Avsikten är att ge chefer ett beslutsunderlag för kommande insatser och en dokumentation som uppfyller arbetsrättsliga krav vid t ex omplacering och avslut av anställning. Arbetsförmågebedömningar ska återrapporteras till beställaren i linje med slutligt innehåll och beställningsrutiner som ska tas fram gemensamt. Tjänstens innehåll Tjänsten ska ha ett fast pris, som anges i prismatrisen under anbudsprövningen, och ska omfatta bedömning av läkare, psykolog, fysioterapeut samt vid behov ytterligare kompetens. Vid behov ska företagsläkare efter medgivande från den anställde, kommunicera med den anställdes sjukskrivande läkare och de specialister som kan vara inblandade i ärendet. Detta för att få en helhetsbild av den anställdes sjukdomsproblematik och pågående eller planerade rehabiliteringsinsatser. Företagsläkaren ska vid behov samverka med Försäkringskassan och skriva tydliga läkarintyg/utlåtanden så att Försäkringskassan kan fatta adekvata beslut. Företagshälsovården ska använda en vedertagen metod för att mäta arbetsförmågan. Kommunikation under utförande av tjänsten Anbudsgivaren ska ha kontakt med beställande chef innan arbetsförmågebedömningen påbörjas för att få veta hur den anställde fungerar på arbetsplatsen och klarar av sina ordinarie arbetsuppgifter och väga in detta i sin bedömning. Återkoppling till ansvarig chef ska ske skriftligen, muntligt och i god tid innan avstämnings-/avslutsmöte. Sida 12/15

13 3.27 Rehabiliteringssamordning Kommunens syfte med att upphandla spetskompetens i rehabiliteringsarbetet är dels för att koordinera långtidssjukskrivnas rehabiliteringsprocess och stödja chefen i arbetet, dels för att koordinera och hantera upprepad korttidsfrånvaro och stödja cheferna i arbetet. Stödet ska i första hand ske operativt till chefer och strategisikt till HR. Syftet med rehabiliteringssamordningen är att sänka sjukfrånvaron till maximalt 5 % till Stort fokus ligger på att skapa en bestående minskning i antalet långtidssjukskrivna och en minskning av den upprepad korttidsfrånvaro. Rehabiliteringssamordnaren ska ge kommunen stöd i hela rehabiliteringsarbetet arbeta utifrån kommunens rutin för arbetslivsinriktad rehabilitering. När så krävs ska Företagshälsovården även ge förslag på hur Kommunen kan anpassa arbetsplatsen så att den anställde åter kan komma i arbete. Rehabiliteringssamordnaren ska arbeta mot att bidra till att stärka den anställdes motivation att delta aktivt i sin egen rehabilitering. Arbetet ska ske utifrån ett helhetsperspektiv och rehabiliteringssamordnaren kan vara motor eller bollplank i varje enskilt fall. Rehabiliteringssamordnaren ska agera konsultativt och kompetenshöjande, så att cheferna på längre sikt själva ska kunna hantera ärenden och rutiner för att tidigt upptäcka och hantera rehabilitering. I processen ska nödvändiga kompetenser koordineras med t.ex andra aktörer, så som Försäkringskassan eller medarbetarens vårdcentral eller specialistvård. Det är viktigt att ärendet remitteras vidare om en rehabiliteringssamordnare så bedömer, detta för att få en helhetsbild av den anställdes sjukdomsproblematik och pågående rehabiliteringsinsatser. Om flera av anbudsgivaren professioner varit inblandade i uppdraget ska de kommunicera med varandra och ge kommunen en samlad bedömning Risk- och missbruksbedömning och hantering Kommunen arbetar utifrån beslutade riktlinjer, se bilagor och länkar, vad gäller personer med risk- och missbruk. Anbudsgivaren ska ge stöd till kommunen för att hantera personer med misstänkt och/eller konstaterad påverkan av alkohol eller droger. Kommunen kan komma att efterfråga stöd vid utbildning inom området. Anbudsgivaren ska ha kunskap, tillgänglighet och utrustning för att genomföra tester och utredningar kring befarad alkohol- och drogpåverkan samt eventuellt beroende Analysmetoder för risk- och missbruksbedömning och hantering Narkotikaanalyser ska utföras med urinprov och för att upptäcka intag av narkotika 2-7 dagar bakåt i tiden. Ett brett sortiment av analyser (bestående av t ex amfetamin, cannabis, heroin/morfin och kokain) ska kunna köras rutinmässigt och specialanalyser ska utföras vid efterfrågan. Analys av alkohol (etanol) och markörer för bruk och missbruk ska utföras med blod- och/eller urinprov. Ett brett sortiment av analyser för kontroll och uppföljning av påverkan (etanol), akut konsumtion (EtG), riskkonsumtion (CDT) och långvarigt missbruk (levertester) ska utförs. Ett SWEDAC -ackrediterat laboratorium ska anlitas för analys av proverna Spelmissbruk Sida 13/15

14 Enligt lagförslag ska spelmissbruk likställas andra formera av missbruk. Om lagförslaget träder ikraft enligt förslaget den 1 januari 2018 har kommunen samma skyldigheter att sluta samverkansövenskommelser som idag finns för substansmissbruk. Anbudsgivaren ska tillsammans med kommunen förbereda för sådant samarbete om lagförslaget eller liknande förslag beslutas, så att införandet av ett samarbete går smidigt när lagen träder ikraft. Accepteras alla krav på risk- och missbruksbedömning och hantering? 3.29 Krisstöd till organisationen dygnet runt Vid en arbetsrelaterad akut krissituation ska anbudsgivaren erbjuda krisstöd dygnet runt med kvalificerad personal för att minimera negativa efterverkningar. Krisstödet ska kunna aktiveras av utvalda chefer, i händelse av traumatiska kriser (våld, övergrepp, plötsliga dödsfall, oegentligheter, olyckor, katastrofer etc). Chef ska få omedelbar kontakt (inom max 1 timme) med erfaren krishanterare och få handledning i att hantera krisen. Krisspecialisten ska följa upp utvecklingen med chefen, göra bedömningar och sätta in fler åtgärder om det visar sig nödvändigt. Anbudsgivaren ska i textrutan nedan beskriva hur ovanstående krav uppfylls. a. b. Beskriv hur ert krisstöd ser ut. Fritext 3.30 Statistik Anbudsgivaren ska kostnadsfritt ta fram statistik över avropade tjänster vid T1, T2 och helår till kontaktpersonen på HR-enheten. Anbudsgivarens ska inför varje kvartal analysera utfallet av insatser under senaste kvartalet och rapportera skriftligt. Statistiken ska presenteras på övergripande kommunnivå. Statistik för respektive förvaltning ska även skickas till respektive HR-partner, statistiken ska då vara nedbruten på förvaltningsnivå eller mer enligt överenskommelse. Statistiken ska ge en samlad bild av orsakerna till besöken hos anbudsgivaren, vilka kompetenser och vilka tjänster som avropats och till vilken kostnad enligt nedan: orsak till besöken antal uppdrag och typ av uppdrag per avtalad kategori och tjänster fördelat per förvaltning och beställare vilken yrkeskategori/er som utfört tjänsten antal timmar per avtalad kategori kostnader per förvaltning Inom det rehabiliterande området ska en tydlig indelning om hur nedlagd tid fördelats, inklusive ledtider, redovisas. Statistiken ska tillhandahållas elektroniskt i rapportform i: MS Ecxel, MS Powerpoint alternativt Adobe Acrobat Reader. Om Beställaren under avtalsperioden avropar optionen om hälsofrämjande insatser som beskrivs under Sida 14/15

15 5.5.2, så ska statistik även kunna presenteras för dessa tjänster. Hur denna statistik ska utformas överenskoms i dialog mellan parterna vid avrop för optionen. Statistik ska även kunna levereras på avbokningar och avvikelser från tidsplaner enligt överenskommelse. Innehåll och redovisningens omfattning i statistiken ska överenskommas i samråd mellan Leverantören och Beställaren. Detta beslutas samtidigt som beställningsrutin tas fram enligt 3.11 i kravspecifikationen. Statistkperioder ska under avtalstiden kunna förändras av beställaren. Sida 15/15