PM- ny organisation 2012 Grundläggande i Energikontor sydosts verksamhet är att vi arbetar med:

Transkript

1 Energikontor Sydost är en regional kraft och vägvisare till ett hållbart energi- och transportsystem. PM- ny organisation 2012 Grundläggande i Energikontor sydosts verksamhet är att vi arbetar med: Regional utveckling och samverkan för minskad klimatpåverkan med effektiv energianvändning och förnybar energitillförsel som förtecken. Energikontor Sydost överbryggar informationsluckor och höjer kompetensnivån kring energieffektivisering och förnybar energi på en ineffektiv marknad med ofullständig och asymmetrisk information. Samtidigt skapar vi en ökad lokal och regional samverkan mellan aktörer. Vi bidrar med information, utbildning och verkar som initiativtagare och processledare för att våra ägare skall kunna uppnå sina energi- och klimatmål. Ny organisation 2012 Medarbetarna skall känna att Energikontor Sydost är ett trivsamt och utvecklande företag att arbeta hos. En viktig del av ett nytt fundament är att arbeta fram en gemensam värdegrund innehållande bl.a grundläggande regler för hur vi uppför oss gentemot varandra. Likaså är det en grundpelare att den nya organisationen skall på ett optimalt sätt tillhandahålla bästa möjliga förutsättningar för den enskilde projektledaren. Projekten skall bli utförda på ett tillfredsställande sätt för kunden och för oss själva samtidigt som vi skall maximera medlemsnyttan för våra ägare. De viktigaste ingredienserna som vi vill skall vara egenskaper i den nya organisationen är (utan rangordning): Vision- och målbaserad verksamhet Strategisk verksamhet (teman, projektutveckling, finansiering, projektgrupper, samfinansiering av projekt) Bra ledar- och medarbetarskap Tydligt HR fokus (smart kompetensanvändning, mentorskap, personalansvar) Tydlig kommunikation (internt/externt, platsidentifikation) Tydliga roller och rutiner (delegationsordning, projektstart, uppföljning mm) Stödjande ekonomistyrning (proaktiv, effektiv uppföljning, tydligt ansvar) Utvecklandet av den nya organisationen kommer att inledas med att vi bemannar oss och börjar arbeta enligt det nya organisationsschemat och att en ny ledningsgrupp utses. Högt prioriterade frågor inledningsvis är internt arbete med vision/mål och värdegrund. Vidareutveckling av vårt arbetssätt, med utgångspunkt i de senaste månadernas resultat från personalmöten/dag och Cap urvals utredning, kommer att genomföras kontinuerligt med återkommande avstämningar av utfallet. Energikontor Sydost AB Adress Postnr & Ort Telefon Webb Org. nr Framtidsvägen 10 A VÄXJÖ Tel: Hantverksgatan OSKARSHAMN Tel: info@energikontorsydost.se Bankgiro Ronnebygatan KARLSKRONA Tel: Esplanaden KALMAR Tel:

2 Roller VD har det totala ansvaret för verksamheten och svarar för kontakter med och leveranser till ägare och styrelsen. Vidare ingår att representera Energikontor Sydost i FSEK s styrelse och att ha en strategisk kontakt med övriga finansiärer såsom Energimyndigheten, Trafikverket och EU. VD har specifikt personalansvar för projektutvecklingsgruppen och leder ledningsgruppen. Likaså ingår i VD s ansvar att tillsammans med ekonomichefen medverka i den kommande samverkansgruppen med de fackliga organisationerna. Ekonomichefen ansvarar för gruppen Ekonomi, HR och kommunikation och har ett specifikt företagsövergripande ansvar för samfinansiering av projekt och ingår i ledningsgruppen. Ambitionen är att stärka vår kapacitet när det gäller projektekonomi (controller) och personalfrågor. Projektutvecklare har som uppgift att skapa förutsättningar för nya projekt genom att bevaka utlysningar av ansökningar, bevaka lokala och regionala initiativ, initiera/fånga upp projektideér i organisationen mm. Beslut om att gå in i en ansökan görs av ledningsgruppen efter beredning av projektutvecklare. Projektutvecklare deltar i strategisk diskussion om befintlig och framtida projektportfölj tillsammans med ledningsgrupp och berörda projektledare. Till varje projekt utses en projektledare av gruppchefen. Vid behov t.ex. i ett större projekt eller vid introduktion av ny medarbetare kan, förutom en projektledare, ytterligare en projektperson utses. Projektledaren har ansvar för att projektet genomförs i enlighet med avtal (kontrakt) innehållsmässigt, enligt utsatta tider och inom budget. Ledningsgruppen består av vd, gruppcheferna, ekonomichefen samt vid behov ansvariga för projektutveckling och kommunikation. Ledningsgruppen skall vara ett forum för allsidiga analyser, diskussioner och beslut på strategisk företagsnivå. Huvudsakliga områden är human resource, ekonomi, projektportfölj, projektverksamhet och kommunikation. Projekt Gruppchefen ansvarar för att varje projekt startar med ett startmöte där överlämning av förutsättningar, såväl ekonomiska som tematiska, sker till projektledaren från ekonomiavdelningen och från den person som har skrivit ansökan. Gruppchefen ansvarar för att projektet följs upp, såväl ekonomiskt som tematiskt. Projektledaren ansvarar för beredning av uppföljningen (ekonomiskt i samverkan med ekonomi-controller) och rapporterar till sin gruppchef. För att optimera projektutvecklingen skall vi: Förbättra förankringen hos ägare helst i tidigt skede Påbörja planeringen redan inom befintligt projekt Ta med projektutveckling som punkt på agendan på varje lednings- och gruppmöte Välja projekt i relation till mål och strategi (tydlig input från ägare är önskvärt) För att optimera projektarbetet skall vi: Ta fram en grundläggande struktur för projektarbetet Tydligt beskriva roller (ansvar,befogenheter) och rutiner i det ordinarie projektarbetet

3 Förbättra informationsåterföring/kommunikation från projekten till aktuella målgrupper För att optimera projektsamverkan skall vi: Skapa en gemensam kalender Vidareutveckla startmötet (ekonomi/kommunikation/aktiviteter/personer) Genomföra arbetsplatsträffar med lämplig frekvens Utveckla internkommunikationen För att optimera projektuppföljningen skall vi: Ha en kontinuerlig ekonomisk uppföljning Skapa rutin för projektslut (vad blev kundnyttan?) Redovisa utfall för kolleger Organisationsschema

4 Medarbetarna delas in i två grupper Grupp X och Y (slutliga namn är ej klara ännu kanske en namntävling bland medarbetarna?). Dessa två grupper, som blir resultatenheter, utgör forum för såväl administration (personal mm ) som för strategiska frågor (för gruppen såväl som för företaget). I grupperna finns möjlighet till planering av gemensamma aktiviteter mellan projektteam (bubblor). Grupperna skall utgöra en stabil struktur över längre tid av administrativ och strategisk karaktär. Varje grupp har en gruppchef som har erforderlig tid avsatt för chefsrollen och ingår i ledningsgruppen. Gruppchefen har personalansvar, utvecklingsansvar och ekonomiskt ansvar för sin grupp. Som stöd i detta har han/hon tillgång till en ekonomicontroller (del av) och en projektutvecklare (del av) samt HR-funktion och VD. I var och en av grupperna (och ibland mellan dessa) bildas projektteam ( bubblor) av likartade projekt. Huvudsyftet med projektteamen, som på ett bra sätt skall representera vår verksamhet, är att skapa ett forum för detaljplanering av samverkan mellan likartade projekt gällande aktiviter och övriga leveranser samt ekonomi. En controller kommer att agera stöd för den projektekonomiska synkroniseringen. I projektteamens ansvar ligger också omväldsbevakning av det egna tematiska området. Som projektledare kan man vara medlem i mer än ett projektteam. Inledningsvis leder gruppchefen uppstart av projektteamens arbete. Efterhand utvärderas om det är lämpligt att en informell teamledare tar över detta ansvar. Projektteamen utgör en struktur av informell och flexibel karaktär över projektens löptid på ca 2-3 år. Såväl storlek (antal projekt) som livslängd för ett enskilt projektteam varierar efter behov. Gruppchefen tillsammans med controller ansvarar för optimering av finansiering i projektteamen och minimering av projektteamens och därmed gruppens projektkostnader. Gruppchefen ansvarar för att projektteam bildas efter behov. Projektteamen skall skapas av likartade projekt som kan samverka i aktiviteter och övriga leveranser och som har möjlighet att kunna samfinansieras. Antalet projekt i ett projektteam kan typiskt vara 2-ca 6. Indelning i projektteam har också den fördelen att sårbarheten vid t.ex. sjukdom blir mindre eftersom kännedomen om varandras projekt ökar. Nedan presenteras ett första utkast till elva projektteam med tillhörande nu pågående projekt. Persontransporter (PT) - Mobilitetskontoren, ELMOS, Sydost Trampar, SUSTRAM, Trp-utb, SUM, Clean Drive, innovativ MM Biogas (BG) - BaN, Biogas Sydost, Bio- Methane-Regions Skolan (SK) - KNUT, e-foxes, PraTla Industrin (IN) - Energikartläggningscheckar, Nattvandrarna, Länsnätverk, ENIG, Prometheus

5 Lågenergibyggnader (LE) CoolBricks, NZB, GodaHus Strategisk utveckling(su) Ennereg, SEP, K3, City_Sec, Come2Com, Klimatsam Blekinge, BioEnArea, EnercitEE Bioenergi (BE) RBBD, BiG, Forest, AgroforEnergy Förnybar Energiproduktion (FE) Websr, Upgrade, Solar Days, RSIEM, Res Chain Upphandling (UH) Buy Smart+ Godstransporter (GT) Ecostars, EWTC Energiinfo (EI) EKR-nätverk, Relacs, LEAN, Save Age, Energismarta Grannar, Energy Ambassadors På varje arbetsplats utvärderas om en kontorssamordnare skall utses (kan rotera). Kontorssamordnarens roll skulle kunna vara att ansvara för att arbetsplatsen fungerar praktiskt (post, kaffe, papper i skrivaren, blommor, möbler, skyltar etc) i dialog med ekonomiavdelningen när det bl.a. gäller inköp. Detta PM är utarbetat i ledningsgruppen bestående av Mia Stavert, Daniel Uppsäll och undertecknad. Som underlag har vi använt resultat från personalmöten den 1 dec 2011, 12 mars, 27 mars samt 27 februari 2012 (Cap Urvals presentation av inventering). Växjö den 4 april 2012 Stefan Olsson, vd