Riktlinjer för kontroll av fastighetsstatus

Transkript

1 Riktlinjer för kontroll av fastighetsstatus Skapad: Senast ändrad: R 17

2 Johan Lausing Mikael Sondén Karin Sjöndin (8) INNEHÅLL 1 Bakgrund Genomförande Omfattning Ansvar När kontrolleras Fastighetsstatus? Dokumentation och uppföljning av Fastighetsstatus Tekniskt bokslut, TB Teknisk årsredovisning, TÅ Statusgenomgångar, SG Klassning Exempel på bedömningsgrunder Prioritering av underhålls- och investeringsinsatser utifrån Fastighetsstatusen Kodning Uppföljning av driftentreprenaden Fastighetsstatus och Driftprocessen Databas... 8

3 Johan Lausing Mikael Sondén Karin Sjöndin (8) 1 Bakgrund Rationell teknisk förvaltning av landstingets stora fastighetsbestånd förutsätter att alla inblandade, såväl företagsledning som handläggare, har tillgång till en rättvisande och hanterbar bild av fastigheternas tekniska tillstånd i vid bemärkelse det vill säga fastighetsstatusen. I statusbegreppet inkluderas av praktiska skäl även vissa aspekter utöver de rent tekniska. Sådana aspekter är till exempel förekomsten av miljöföroreningar och anläggningarnas s.k. robusthet, i det mån de är väsentliga för resursplaneringen. Informationen ska struktureras för att kunna användas till bl.a. Prioritering och planering av fastighetsägarinvesteringar Teknisk styrning och uppföljning av de tekniska förvaltningsentreprenaderna Underlag för fastighetsutvecklingsplan (FUP) och strategisk fastighetsanalys Prioritering och planering i arbetet med det planerade underhållet, PU Upphandling av teknisk förvaltningsentreprenad. Rutinen Fastighetsstatus bygger på befintlig kunskap och systematisk insamling av befintlig dokumentation. Vid behov kompletteras detta med främst specifika expertbesiktningar/-utredningar. En bärande idé i detta arbetssätt är att få till stånd ett utökat nära samarbete med våra driftentreprenörer, på alla nivåer. Därigenom får vi en kontinuerlig uppdatering av status i anläggningarna och får på samma gång ta del av entreprenörens kunskap om objektet. Detta gör behovet av formella och svårhanterliga statusbesiktningar överflödigt.

4 Johan Lausing Mikael Sondén Karin Sjöndin (8) 2 Genomförande 2.1 Omfattning Av praktiska skäl har de tekniska system med mera som ska omfattas av de här riktlinjerna, avgränsats enligt följande kriterier: 2.2 Ansvar Tekniska system och anläggningar som är kostnadsdrivande, det vill säga där utebliven eller felaktig drift och underhåll, medför stora kostnader Tekniska system och anläggningar där driftstörningar och driftavbrott är kritiska för verksamheten Tekniska system och anläggningar som på annat sätt är viktiga ur säkerhetssynpunkt exempelvis skalskydd Övriga aspekter som har sådan art och omfattning att de bedöms ingå i totalbedömningen av en fastighets status, till exempel förekomsten av miljögifter som på sikt ska saneras. Teknikförvaltaren ansvarar för att ett Tekniskt bokslut (TB) upprättas och hålls uppdaterat under året, i takt som motsvarar objektets särart och förändringar. I början på året sammanställer Teknikförvaltaren en Teknisk Årsredovisning (TÅ) som är en utbyggd TB (se 2.4.1). Vidare sammankallar och leder Teknikförvaltaren särskilda sammankomster som beskrivs nedan och som benämns Statusgenomgång, SG. 2.3 När kontrolleras Fastighetsstatus? En kortfattad och översiktlig analys genomförs för varje objekt alternativt varje lämplig grupp av objekt. Redovisningen görs system för system och ska sikta på de viktigaste anmärkningarna. Den benämns Tekniskt Bokslut, TB. TB upprättas/revideras minst 2 gånger per år. Därutöver görs uppdateringar vid behov, till exempel vid väsentliga fysiska förändringar eller när ny information blir tillgänglig.

5 Johan Lausing Mikael Sondén Karin Sjöndin (8) 2.4 Dokumentation och uppföljning av Fastighetsstatus Som grund för fastställande av Fastighetsstatus upprättas Teknisk förvaltardokumentation, Teknikförvaltarpärmen, med översiktlig information om ett objekts alla system, inklusive klimatskärm och övriga byggnadsdelar. I de flesta fall utgörs innehållet av redan befintlig information främst från förfrågningsunderlag för driftentreprenaderna. Teknikförvaltaren ansvarar för framtagandet, uppdateringen och utvecklingen av detta dokument. Myndighetsrelaterade besiktningar som OVK, Elrevision, brandrevision, hiss, tryckkärl och medicinska gaser är en viktig del av den grundinformation som används vid Fastighetsstatus. Det löpande arbetet med den tekniska förvaltningen av beståndet ska göras på basis av två Systemlistor som tas fram av Teknikförvaltaren och fastställs för objektet i samråd med Driftcontrollern och Miljö & Teknikavdelningen. Totalsystemlista i princip identisk med indexsidan till Teknikförvaltarpärmen är en uppräkning av alla väsentliga system, inklusive klimatskärm, byggnadsdelar med mera, för det aktuella objektet. Utgör även rubrikerna i avsnitten i Tekniska Bokslutet. Delsystemlistan Ett urval av totalsystemlistan med de system som bedöms vara kritiska eller kostnadsdrivande. Denna lista ska ligga till grund för det dagliga arbetet, eller där man bedömer att totallistan är för omfattande. Teknikförvaltaren tar fram förslag till listor för sina objekt som fastställs i samråd med övriga teknikförvaltare och berörda enhetschefer Tekniskt bokslut, TB Tekniska bokslut för fastigheterna, sammanställs för att strukturera alla insatser och kontrollera, följa upp och höja statusen på fastighetsbeståndet. TB ska revideras regelbundet och vid behov uppdateras, till exempel i samband med förvaltningens ekonomiavstämningar. TB upprättas med Totalsystemlista som grund och består av korta och översiktliga beskrivningar av den tekniska statusen för de olika systemen utifrån en bedömning av nuläget men även en bedömning av åtgärdsbehovet på ett 5, 10- och 25-årsperspektiv. Varje del avslutas med en klassning enligt punkt 2.5. I TB ska även anläggningarnas robusthet bedömas/analyseras utifrån Krisberedskapsmyndighetens (numera MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) skrift Det robusta sjukhuset efter de kriterier beskrivna i tabellerna 1-5.

6 Johan Lausing Mikael Sondén Karin Sjöndin (8) Teknisk årsredovisning, TÅ Under första kvartalet varje kalenderår uppdateras TB och kompletteras med övergripande analys av PU-utfallet och investeringar i de tekniska system som upptas i Totalsystemlista. Detta dokument benämns Teknisk årsredovisning, TÅ. I TÅ är det lämpligt att även beskriva positiva förhållanden exempelvis helt renoverat distributionsnät 2010 som ju är väsentliga för den strategiska statusanalysen Statusgenomgångar, SG Ett par gånger per år ska en större sammandragning, en Statusgenomgång, för objekten hållas, där främst teknisk personal (teknikförvaltare, driftcontroller, teknikspecialister, driftentreprenör, områdeschef m.fl.) träffas. Delsystemlistan utgör stommen till arbetsordning för mötet där man ska gå igenom och analysera statusen för de upptagna anläggningarna. 2.5 Klassning Vid klassningen av statusen för systemen m.m. tillämpas en tregradig skala med en kombination av trafikljusfärgerna och bokstäver enligt följande: Kostnadsdrivande anmärkningar, t.ex. o Nära förestående läckage i större system. o Risk för snar driftstopp i kritiskt system Märks med röd färg och bokstaven H (Högt prioriterat) det vill säga H Anmärkning på väg att bli röd. Inkluderar även bristande skötsel och underhåll av generell karaktär eller avvikelse som man vill uppmärksamma särskilt. Märks med gul färg och bokstaven M (Medelhögt prioriterat) det vill säga M Förväntad standard. Acceptabelt trots ev. anmärkningar. Märks med grön färg och bokstäverna OK, det vill säga OK Efter påbörjade åtgärder på röda anmärkningar får de kodas om till gult efter särskilt beslut från Förvaltningen. En röd anmärkning ska om möjligt åtgärdas omedelbart men senast vara under åtgärdande inom tolv (12) månader. En anmärkning får bara tas bort utan att det har åtgärdats fysiskt efter beslut från fastighetschef eller motsvarande. En gul anmärkning ska behandlas på motsvarande sätt men med tidsgränsen arton (18) månader.

7 Johan Lausing Mikael Sondén Karin Sjöndin (8) Exempel på bedömningsgrunder Betyg H M OK Exempel på bedömningsgrunder Överbelastade ställverk. Begynnande vattenläckage ovanpå datahall. Trasiga branddörrar. Gammalt brandlarm av utgånget fabrikat. Allmänt vanskötta driftrum. Dåliga fönster Välfungerande men gamla fläktar. Nybyggda/nyrenoverade anläggningar Teckenförklaring: Där inte färgerna lätt kan användas t.ex. i mötesanteckningar, ska man kunna använda beteckningarna H alternativt M. Observera (som ett exempel) att en avloppsanläggning som bedömts vara OK som system, mycket väl kan ha lokala läckage som behöver åtgärdas. Sådana brister faller inom ramen för den tekniska förvaltningsentreprenaden som regleras i driftavtalet. Tanken med färgsystemet är att synliggöra väsentliga brister i en fastighet och därgenom utgöra en stomme till en att-göra-lista. Det är däremot upp till Förvaltningen att besluta om en röd eller gul anmärkning ska åtgärdas eller inte utifrån sedvanliga bedömningar om fastighetens framtid osv. 2.6 Prioritering av underhålls- och investeringsinsatser utifrån Fastighetsstatusen Målet för arbetet med det planerade underhållet och fastighetsägarinvesteringarna ska vara att upprätthålla eller förbättra anläggningarnas status. Konkret ska arbetet leda till att i första hand rödmärkta och i andra hand gulmärkta anmärkningar åtgärdas och får grön status inom de tidsintervaller som har beskrivits ovan. På så sätt ser man till att resurserna utnyttjas där de mest behövs. Där uppkomsten av nya anmärkningar inte handlar om acceptabla faktorer som naturligt åldrande/slitage eller där de uppkommer i sådan takt att totala mängden ökar med tiden, ska detta analyseras särskilt och avhandlas på särskilt möte med Förvaltningen. På så sätt får man enkla fingervisningar om de tillgängliga resurser är tillräckliga eller inte. 2.7 Kodning AFF-kodsystemet tillämpas genomgående i Fastighetsstatus.

8 Johan Lausing Mikael Sondén Karin Sjöndin (8) 3 Uppföljning av driftentreprenaden 3.1 Fastighetsstatus och Driftprocessen Den Tekniska Förvaltningsentreprenaden, Driftentreprenaden, styrs av driftprocessen som beskrivs i Driftledningshandboken. De upphandlade driftentreprenörerna ska ses som en viktig del av såväl upprättandet som uppföljningen av Fastighetsstatusen. Detta ska ske på flera sätt, bland annat: 4 Databas 1. Deltagande i Statusgenomgångar. 2. Återkommande genomgångar och eventuella revideringar av TB såväl på enskild nivå, vid t.ex. informella samtal med driftteknikerna som med entreprenörens platschef eller större sammandragningar. Resultaten från myndighetsbesiktningar men även övriga besiktningar, inventeringar och annat material relaterat till fastigheternas tekniska status ska läggas upp i en databas. I den ska det vara möjligt att söka utifrån AFF-kod, fastighet, byggnad, röda anmärkningar, m.m. Den ska även fungera som bibliotek för utredningar och liknande dokument (utom ritningar) så att det blir möjligt att enkelt hitta bakgrundsmaterial för en viss disciplin i en viss byggnad. Databasen ska bevaka varaktigheten för gula och röda anmärkningar och signalera/påminna när förfallodatum närmar sig.