PÅ STATLIGT UPPDRAG En Temperaturmätare om arbetsmiljö och resurser

Transkript

1 Om att vara chef PÅ STATLIGT UPPDRAG En Temperaturmätare om arbetsmiljö och resurser 1

2 Referens: Marie Martinsson, utredare vid staben, Fackförbundet ST, Tel: , , 2

3 3

4 Innehåll Sammanfattning... 5 Bra fysisk arbetsmiljö men sämre psykosocial... 5 Önskar mer administrativt stöd... 5 Tid att vara chefer... 5 Tid till egen kompetensutveckling... 6 STs förslag för ett tydligare ledarskap i staten... 6 Inledning... 7 Faktorer som särskilt påverkar chefers arbetsmiljö och ledarskap... 8 Om chefers fysiska och psykosociala arbetsmiljö... 9 Om chefers befogenheter, resurser, stöd, brister De största bristerna för att vara chef fullt ut Om chefers möjligheter till egen kompetensutveckling Bilaga 1: Fakta om chefer i staten Andelen kvinnor och män Löneskillnader

5 Sammanfattning Att arbeta på statligt uppdrag ställer högre krav än i andra branscher och ansvaret för att fatta rätt beslut kan vara högt. Därför krävs det goda villkor och förutsättningar för anställda i staten. Vår rapport visar att chefer inom staten trivs med sina jobb. De upplever att de gör ett viktigt arbete och en viktig samhällsinsats, att de har möjligheter att påverka och utveckla sitt arbete. De är mycket engagerade i medarbetarnas arbetssituation och vill ta en aktiv del i dessas coachning och stöd. Bra fysisk arbetsmiljö men sämre psykosocial Den fysiska arbetsmiljön har utvecklats inom staten. Vi vill påstå att den är ganska god. Majoriteten av de chefer som svarat på våra frågor är också tämligen nöjda med den fysiska arbetsmiljön. Men när vi tittar på den psykosociala arbetsmiljön finner vi en rad brister till exempel hög arbetsbelastning, många arbetsuppgifter som ska hanteras samtidigt och kort framförhållning. Även svårigheter att fylla vakanser och att det kan ta lång tid att anställa nya medarbetare upplevs som påfrestande. Det är vanligt att chefer arbetar under tidspress och därför svårt att hinna med sitt ledarskap fullt ut. Det kan i sin tur påverka arbetsmiljön på arbetsplatsen på ett negativt sätt. Önskar mer administrativt stöd Många av de som svarat på vår enkät upplever att de har tillräckliga befogenheter och resurser för att utföra sitt uppdrag, men vi ser samtidigt i de fria svaren att det finns starka önskemål om förbättringar. Chefers tid kan i stor utsträckning försvinna i administration, vilket gör att de får mindre tid att vara just chefer. Svaren visar att chefer önskar mer administrativt stöd/kommunikativt stöd. Andra brister är tid, kort framförhållning, avsaknad av egen budget, att inte sitta i ledningsgruppen och omfattande politiska beslut som kommer med kort varsel eller som kräver stora förändringar i verksamheten. Tid att vara chefer Det kan också handla om dåligt med tid för att stämma av frågor eftersom de som befinner sig högre upp i hierarkin också är stressade. Andra önskemål är mer tid för att coacha och stötta medarbetare, mer tid för egen kompetensutveckling och planering samt en egen budget. Chefer vill helt enkelt ha möjligheter att vara just chefer. Vi vill att det anställs fler medarbetare som kan ge det stöd som chefer efterfrågar.

6 Tid till egen kompetensutveckling Chefer behöver ges tillgång till egen kompetensutveckling. Även om vår undersökning visar att det finns sådana möjligheter kan vi utläsa av svaren att det inte är till fyllest. Exempel på önskemål om kompetensutveckling är fördjupning kring ledarskapet, hur man håller det svåra medarbetarsamtalet och mer kunskaper kring arbetsmiljö och arbetsmiljölagstiftning. ST tycker att det vore positivt om alla chefer ges utbildning i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. ST föreslår även att det införs en särskild statstjänstemannautbildning för chefer och medarbetare. STs förslag för ett tydligare ledarskap i staten Vi föreslår också att regeringen ser över den statliga arbetsgivarpolitiken inklusive dess delegering i syfte att bättre kunna styra myndigheterna i frågor om ledarskap och medarbetarskap i staten och fortsätter arbetet med att utveckla myndigheternas instruktioner så att de ger en tydlig vägledning om vad myndigheten förväntas åstadkomma och hur olika uppgifter ska prioriteras. Därutöver tycker vi att det vore önskvärt att regeringen fortsätter att arbeta med att minska och förebygga onödig och tidskrävande administration för att istället frigöra tid för att utveckla ledarskap och medarbetarskap.

7 Inledning ST är det största och ledande fackförbundet för statligt anställda med nästan medlemmar som arbetar inom statliga myndigheter och affärsverk, bolag, universitet, högskolor och statligt finansierade stiftelser. STs medlemmar tycker att arbetsmiljö är en viktig fråga. När medlemmarna får rangordna vilka frågor de tycker är viktigast placerar sig arbetsmiljö alltid bland de tre i topp. För att få veta mer och följa utvecklingen av arbetsmiljön inom statlig verksamhet genomför kansliet arbetsmiljöundersökningar med en viss regelbundenhet. Vi frågar både medlemmar och fackligt förtroendevalda, huvudskyddsombud, skyddsombud och arbetsmiljöombud om hur arbetsmiljön på deras arbetsplatser fungerar. Senast vi genomförde en större arbetsmiljöundersökning (Temperaturmätaren) var år Då frågade vi bland annat om den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön, om förekomsten av hot och våld, stress och om hur högt det är till tak. Av resultatet kan vi bland annat utläsa att arbetsbelastningen är hög på arbetsplatser inom statlig verksamhet, att den fysiska arbetsmiljön är relativt god men att det finns brister i den psykosociala arbetsmiljön. STs medlemmar trivs på jobbet. Några skäl är bra arbetskamrater, intressanta arbetsuppgifter, självständigt arbete och möjlighet att få göra nytta. I samband med Temperaturmätaren ställde vi också några frågor riktade till STs medlemmar som arbetar som chefer eller som har någon slags arbetsledande befattning på arbetsplatsen. I den här rapporten redovisar vi resultaten från den delen av undersökningen. Rapporten ska framför allt ses som ett diskussionsunderlag inför vårt fortsatta arbete med ledarskap inom staten. Rapporten innehåller även en redovisning av en forskningsrapport om vilken betydelse chefers arbetsmiljö har för hela arbetsplatsen som är framtagen av institutionen för medicin och hälsa vid Linköpings universitet samt en förteckning över STs viktigaste förslag för att utveckla ledarskapet i staten. I slutet av rapporten finns en kort bilaga som innehåller fakta om chefer i staten. Fackförbundet ST Stockholm i september 2017

8 Chefens arbetsmiljö är viktig för hela arbetsplatsen De flesta människor trivs på sin arbetsplats och med sitt jobb. En relativt ny avhandling av Daniel Lundqvist 1 visar att chefers arbetsmiljö spelar en stor roll både för deras egen hälsa, men också för deras ledarskap och trivseln på hela arbetsplatsen 2. Men tyvärr glöms ofta chefernas arbetsmiljö bort och de kanske också känner att de får för lite stöd i sitt jobb. Faktorer som särskilt påverkar chefers arbetsmiljö och ledarskap Med tanke på hälsan, men också för att chefer har stort inflytande, är det viktigt att lyfta frågan om deras arbetsvillkor, säger Daniel Lundqvist. Chefer pratar sällan om sin egen arbetsmiljö och det finns inte så mycket forskning på området. 2 Vilka faktorer är det då som särskilt påverkar chefers arbetsmiljö och ledarskap? Lundqvists forskning visar att antalet underställda medarbetare är en faktor som här har en stor påverkan. Ju fler medarbetare, desto svårare är det att vara en engagerad och stödjande chef. Vad som är ett lämpligt antal medarbetare kan variera med vilken verksamhet som bedrivs, men Lundqvist sätter siffran tio som mest önskvärd. Att ha goda sociala relationer till kollegor och medarbetare främjar ett bra ledarskap. Likaså att den som är chef får utmaningar, stimulans och feedback i sitt eget arbete. Chefer som upplever rollkonflikter eller motstridiga förväntningar har svårare att vara bra ledare. Sådana problem kan framför allt drabba mellancheferna, som blir klämda åt två håll, menar Lundquist. Första linjens chefer upplever ungefär samma slags arbetsmiljöproblem som medarbetare. 1 Daniel Lundqvist, vid institutionen för medicin och hälsa, Linköpings universitet, hans avhandling handlar om kopplingen mellan chefers psykosociala arbetsmiljö och deras hälsa och ledarskap. 2 Daniel Lundqvist har undersökt skillnaderna i arbetsmiljö för chefer på olika nivåer. De som är mest utsatta är första linjens chefer. De pressas ständigt både uppifrån och från medarbetarna. Ett sätt att hjälpa dessa mellanchefer är med stödpersoner. Interna stödpersoner är viktiga för att ge chefen legitimitet i sin roll. Externa stödpersoner behövs för hälsan, anser Daniel Lundqvist. För arbetsmiljön påverkar hälsan som påverkar ledarskapet, både förmågan att fatta beslut och relationen till medarbetarna. 2

9 Stöd i arbetet är viktigt för chefernas psykiska hälsa. De stöttas från två olika håll, visade studierna. Då de till exempel söker information, eller behöver prata om konkreta frågor som handlar om hur jobbet ska utföras, vänder de sig inåt i organisationen. Men för att ventilera känsliga ämnen, som stress, personalproblem eller sitt eget ledarskap, tar de hjälp av stödpersoner utanför arbetsplatsen, exempelvis före detta kolleger. Dessa betyder mest för hälsan. De engagerade cheferna I rapporten Temperaturmätaren berättar STs medlemmar om hur de upplever sin arbetsmiljö. Det huvudsakliga resultatet från denna undersökning har vi tidigare redovisat. I samband med att det undersökningen gjordes ställde vi även några frågor till de som uppgivit att de är chefer eller har en arbetsledande befattning på arbetsplatsen. Resultatet från denna mindre undersökning redovisas i detta kapitel. Om chefers fysiska och psykosociala arbetsmiljö Den fysiska arbetsmiljön fortsätter att utvecklas åt rätt håll inom staten. Majoriteten av de chefsmedlemmar som svarat på vår enkät är nöjda med den fysiska arbetsmiljön. De har till exempel tillgång till hjälpmedel, höj- och sänkbara skrivbord. På vår arbetsplats jobbar vi ständigt med att förbättra arbetsmiljön 5. Men vi ser också att det finns en rad förbättringar att göra. Av de fria kommentarerna kan vi utläsa att det kan vara problematiskt med stora kontorslandskap, att man sitter trångt och att dåligt fungerande ventilation är vanliga störningsmoment. Men jag är lite orolig över att vi börjar sitta trångt. Ljudnivån är lite hög ibland. Jag skulle önska att jag hade ett eget kryp-in ibland. Det är svårt att föra samtal i kontorslandskap. Jag har jobbat länge på arbetsplatsen och jag tycker att vi numera har bra och ergonomiska skrivbord och stolar. Vi har anställt många nya så vi har fått tränga ihop oss. Det kan bli problematiskt i längden. 3 En webbaserad undersökning till slumpvis utvalda ST-medlemmar enligt en fördelningsnyckel. 5 I rapporten är citat från chefsmedlemmar markerade med blå kursiverad text. Det samma gäller för ett citat av forskaren Daniel Lundqvist.

10 Om den fysiska arbetsmiljön upplevs som god så finns det brister i den psykosociala arbetsmiljön. Hög arbetsbelastning, stress, många arbetsuppgifter som ska hanteras samtidigt och kort framförhållning är vanliga brister. Även att det kan vara svårt att fylla vakanser/kan ta lång tid att skaffa ny personal framhålls som brister, liksom att arbetsuppgifter som inte hinns med istället utförs utanför ordinarie arbetstid. Några har lyft fram att de saknar en egen budget för anställningar och att det sker överprövningar av beslut högre upp i organisationen. Trots höga sjukskrivningstal på grund av stress jobbar vi inte med något förebyggande. Man gör inga förändringar på vad som påtalas som framkallar stress. Man frågar om arbetsmiljö och psykosocial hälsa men vidtar inga åtgärder. Bra arbetsplats men vi har ganska stor personalomsättning då personer byter arbetsort och föräldraledighet, det påverkar verksamheten ganska mycket. Jag önskar mer tid med att jobba med mitt arbetslag och mer tid för planering. Jag vill ha mer tid för att stötta och coacha medarbetare. Nu lägger jag alldeles för mycket tid på administration, att boka, beställa, fylla i listor. Om chefers befogenheter, resurser, stöd, brister En majoritet av de chefer som svarat instämmer i påståendet att de har tillräckliga befogenheter för att klara sitt uppdrag. Knappt var fjärde instämmer inte alls eller i huvudsak inte i påståendet. Det är superkul att arbeta här. Men man behöver vara en person som gillar förändringar, utveckling, har konstruktivt tänk, ser sitt jobb som viktigt på både samhälls- och individnivå. Gillar att GD kallar oss ämbetsmän vilket verkligen ger tyngd till vår viktiga funktion. Detta är inget jobb man bara går till och sedan går hem. Krävs engagemang och lust. När det kommer till frågan om man har tillräckliga resurser för att klara sitt uppdrag så svarar även majoriteten här att de upplever att de har det. Men när vi frågar vad de önskar sig mer av så svarar väldigt många att de har behov av mer administrativt eller kommunikativt stöd. Andra önskemål är mer tid för att coacha och stötta medarbetare, mer tid för egen kompetensutveckling och planering samt en egen budget. Chefer vill helt enkelt ha mandat att vara just chefer. Jag tycker att det är för många anställda på min enhet och bara en chef. Det känns jobbigt. Funderar på hur jag ska orka fram till pensionen.

11 Tre av fyra instämmer i påståendet att de upplever att de får ett visst stöd av överordnade chefer, men att även här finns det vissa problem, framför allt tidsbrist och stress. de högre upp är också stressade. Vi hinner inte prata. Vi har inga direkta former för samråd. Jag sitter inte i ledningsgruppen så jag har inte så bra koll på vad som beslutas. Vi behöver bli bättre på interninformation. De största bristerna för att vara chef fullt ut Vilka är då de största bristerna eller hindren för att cheferna ska kunna utöva sitt ledarskap? Många uppger att de har behov av mer administrativt stöd. Mycket administration, till exempel att beställa och fylla i uppgifter upplevs som tidstjuvar resurser från professionen att vara chef. Andra brister som lyfts fram är kort framförhållning, avsaknad av egen budget, att inte sitta i ledningsgruppen och politiska beslut som innebär stora förändringar i verksamheten eller nyheter som ska implementeras snabbt. Om chefers möjligheter till egen kompetensutveckling Förändringstakten i statlig sektor med allt fler uppdrag och uppgifter innebär att det är viktigt med regelbunden kompetensutveckling för chefer och medarbetare. Att få tid att utvecklas kan innebära att fler blir nöjda med sitt arbete. Detta kan ha positiva effekter som bidrar till bättre trivsel och arbetsklimat, som i sin tur kan minska frånvaro och personalomsättning. I enkäten ställde vi frågan om chefernas möjligheter till kompetensutveckling för att kunna utföra sitt arbete bättre. Nästan sex av tio svarade att de har den möjligheten i ganska stor omfattning. Det finns dock önskemål om kompetensutveckling och utveckling i ledarskap om hur man håller det svåra samtalet och om att hinna med att hänga med i förändringar i samhället.

12 Hur upplever du din fysiska arbetsmiljö? Dålig 12 % mycket dålig 5 % Vet ej 0 % Mycket bra 17 % Varken eller 18 % Bra 48 % Dålig 10 % Hur upplever du din psykosociala arbetsmiljö? Vet ej 5 % Mycket dålig 10 % Mycket bra 20 % Bra 25 % Varken eller 30 %

13 Instämmer i huvudsak inte ; 21 % Jag upplever att jag har tillräckliga resurser för att klara mitt uppdrag som chef Instämmer inte ; 2 % Instämmer helt ; 20 % Instämmer i huvudsak ; 57 % Jag upplever att jag har tillräckliga befogenheter för att klara av mitt uppdrag som chef Instämmer inte alls 2 % Vet ej 12 % Instämmer helt 10 % Instämmer i huvudsak inte 24 % Instämmer i huvudsak 52 %

14

15 Sitter inte i ledningsgruppen saknar egen 4 % budget 8 % Kort framförhållning 14 % Vilka är de största bristerna i ditt uppdrag? Politiska beslut 2 % saknar administrativt stöd 45 % Tidsbrist 27 % Jag upplever att jag får tillräcklig kompetensutveckling för att kunna utföra mitt uppdrag Instämmer inte alls 8 % Vet ej 14 % Instämmer helt 19 % Instämmer i huvudsak inte 15 % Instämmer i huvudsak 44 %

16 Jag upplever att jag får det stöd av överordnade chefer jag behöver för att kunna fullfölja mitt uppdrag Instämmer inte alls 9 % Instämmer i huvudsak inte 14 % vet inte 1 % Instämmer helt 25 % Instämmer i huvudsak 51 %

17 STs förslag för ett tydligare ledarskap i staten Att arbeta på statligt uppdrag ställer högre krav än i andra branscher och ansvaret för att fatta rätt beslut kan vara högt. Därför krävs det goda villkor och förutsättningar för anställda i staten. Vi vill att regeringen ser över den statliga arbetsgivarpolitiken inklusive dess delegering i syfte att bättre kunna styra myndigheterna i frågor om ledarskap och medarbetarskap i staten. Chefskap ska tas på allvar. Chefer i statlig verksamhet måste ges goda förutsättningar för att utöva sitt ledarskap. ST vill att chefer får mer stöd kring administration, ekonomi, kommunikation och personaladministration. Vi vill att det anställs fler medarbetare som kan ge detta stöd. Det är också viktigt att personalgrupperna inte är för stora. Chefer behöver tid och resurser till egen kompetensutveckling i bland annat ledarskapsfrågor och arbetsmiljöutbildning som även ger kunskap om välbefinnande och balans i arbetet. Vi föreslår att regeringen ger direktiv till myndigheter att chefer ska ges utbildning i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. Vi vill att regeringen fortsätter arbetet med att utveckla myndigheternas instruktioner så att de ger en tydlig vägledning om vad myndigheten förväntas åstadkomma och hur olika uppgifter ska prioriteras. Vi föreslås att regeringen fortlöpande arbetar för att minska och förebygga onödig och tidskrävande administration för att istället frigöra tid för att utveckla ledarskap och medarbetarskap. Vi vill att det införs en obligatorisk statstjänstemannautbildning för chefer och medarbetare. Nyanställda i staten ska få en utbildning om de särskilda förutsättningar som gäller för de som arbetar på medborgarnas uppdrag. En påbyggnadsutbildning för de som varit anställda några år och en särskild utbildning för chefer ska också finnas.

18 Bilaga 1: Fakta om chefer i staten Andelen kvinnor och män Sett över en tioårsperiod har andelen kvinnliga chefer ökat kraftigt i staten. Totalt i finns nu omkring kvinnliga chefer, vilket motsvarar 42 procent av alla chefer inom staten. Tio år tidigare var andelen 34 procent och antalet cirka Löneskillnader Inom chefskollektivet hos Arbetsgivarverkets medlemmar har löneskillnaderna mellan kvinnor och män varierat under den studerade perioden. Mellan 2004 och 2016 ökade snittlönen för kvinnliga chefer från till kronor per månad, och de manliga chefernas löner ökade i snitt från till kronor. År 2004 var genomsnittslönen 3,6 procent högre för manliga chefer än kvinnliga chefer. För år 2016 visar statistiken att genomsnittslönen för kvinnliga chefer är 3,4 procent högre än för manliga chefer. Den genomsnittliga löneutvecklingen i årstakt under den senaste statistikperioden har, liksom under föregående avtalsperioder , och den nu avslutade avtalsperioden , varit högre för de kvinnliga cheferna än för de manliga cheferna. Den uppgår under perioden till 5,1 procent för kvinnliga 6 Arbetsgivarverkets Fakta om staten

19 chefer och 4,6 procent för manliga chefer. Denna beräkning gäller endast identiska individer, de som varit anställda på samma myndighet under hela mätperioden. Förklaring: Som statsanställd räknas här en person som arbetar inom en statlig myndighet under regeringen. Anställda hos statliga bolag liksom hos riksdagens myndigheter och Arbetsgivarverkets frivilliga medlemmar ingår inte. I de fall då en anställd har mer än en deltidsanställning vid olika myndigheter räknas personen som anställd vid varje myndighet och förekommer alltså mer än en gång i det totala antalet anställda. Anställda hos frivilliga medlemmar exkluderas för att antalen skall vara jämförbara med statistiken på sidan om antal statsanställda kvinnor och män. Som chef räknas en anställd med formellt personalansvar.