Ärende Beteckning Förslag

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad Arbetsutskottet för Vård & Omsorg Sammanträde klockan 14 Vallda hemtjänst, Andreas väg 4, Vallda Ärende Beteckning Förslag 1. Val av justerare och tid för justering Annika Hamberg (M), digital justering den 11 september 2. Godkännande av föredragningslistan och eventuellt övriga ärenden 3. Verksamhetsinformation; Vallda hemtjänst Fredrik Ekman, enhetschef Klockan Resultat; öppna jämförelser 2016 Lotta Kjellner, utvecklingsledare Klockan Svar på revisionsrapport från Ernst & Young gällande granskning av hemsjukvård för de mest sjuka äldre Lotta Kjellner, utvecklingsledare Klockan VO/2017:112 VO/2017:51 Informationen noteras i protokollet. Cirka 45 minuter Informationen noteras i protokollet. Cirka 15 minuter Beslut förslag till nämnden för Vård & Omsorg, NVO Nämnden för Vård & Omsorg godkänner föreslagna åtgärder till de rekommendationer som har lämnats i revisionsrapporten. Cirka 15 minuter Cajsa Löfmark Vård & Omsorg Direkt: cajsa.lofmark@kungsbacka.se Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon:

2 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (4) Ärende Beteckning Förslag 6. Patientsäkerhet inom förvaltningen för Individ & Familjeomsorg och inom förvaltningen för Vård & Omsorg Anna Gröneberg, medicinskt ansvarig sjuksköterska Klockan Uppföljning av lokalplan Christian B. Andersson, utvecklingsledare Anders Juhlin, projektsamordnare, Service Klockan Fikapaus Klockan Delårsrapport 2017 Karin Färnlöf Clarin, verksamhetschef Linda Tilander, utvecklingsledare Klockan VO/2017:102 VO/2017:108 Beslut förslag till nämnden för Vård & Omsorg, NVO Nämnden för Vård & Omsorg har tagit del av utredning avseende patientsäkerhet och ställer sig bakom föreslagna åtgärder samt uppföljning. Cirka 15 minuter Informationen noteras i protokollet. Cirka 15 minuter Cirka 15 minuter Beslut förslag till nämnden för Vård & Omsorg, NVO Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad delårsrapport 2017 för Vård & Omsorg. Cirka 20 minuter

3 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (4) Ärende Beteckning Förslag 9. Nämndbudget 2018 Lillemor Berglund, förvaltningschef Karin Färnlöf Clarin, verksamhetschef Linda Tilander, utvecklingsledare Klockan Intern kontrollplan 2018 Linda Tilander, utvecklingsledare Klockan Svar på motion om försök med sex timmars arbetsdag Karin Färnlöf Clarin, verksamhetschef Klockan VO/2017:110 VO/2017:109 VO/2017:104 Beslut förslag till nämnden för Vård & Omsorg, NVO Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad nämndbudget, samt uppdrar åt förvaltningschefen att upprätta Förvaltningsbudget för Nämnden uppdrar också åt förvaltningschefen att göra nödvändiga omfördelningar i Förvaltningsbudgeten under året samt att informera nämnden om dessa i samband med delårsrapport och bokslut. Cirka 20 minuter Beslut förslag till nämnden för Vård & Omsorg, NVO Nämnden för Vård & Omsorg beslutar att godkänna intern kontrollplan för Cirka 15 minuter Beslut förslag till Kommunfullmäktige, KF Motionen avslås avseende att starta ett projekt med sex timmars arbetsdag, under minst två års tid, inom Vård & Omsorg. Ett projekt enligt föreslaget upplägg skulle ge en nettokostnad på ca 8 miljoner kronor per år för Vård & Omsorg. Samtidigt skulle förbättringen bara komma ca 5 % av medarbetarna till del. Nämnden för Vård & Omsorg står redan inför väsentliga utmaningar för att hantera ökande volymer med begränsade ekonomiska resurser. Motionen avslås därför med hänvisning till begränsad effekt och höga kostnader. Cirka 15 minuter

4 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (4) Ärende Beteckning Förslag 12. Information från ledamöter och förvaltningen Informationen noteras i protokollet. Marianne Kierkemann (M) Ordförande Cajsa Löfmark Sekreterare

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2017:112 Resultat öppna jämförelser 2016 Förslag till beslut Informationen noteras i protokollet Sammanfattning Öppna jämförelser är en rapport som sammanställs av Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting. Rapporten belyser kvalitén på vården och omsorgen utifrån olika perspektiv och områden. Rapporten fokuserar på den sammanhållna vården och omsorgen samt belyser särskilt boende, hemtjänst och hemsjukvård. Resultatet för varje indikator (=mätning) jämförs i rapporten med övriga kommuners värden. Kungsbacka placerar sig högt när det gäller upplevd nöjdhet med det egna särskilda boendet i helhet, upplevd nöjdhet med mat och måltidsmiljö i särskilt boende samt riskförebyggande åtgärder inom hemtjänsten. Förbättringsområden för Kungsbacka som framkommer i Öppna jämförelser är personalkontinuitet i hemtjänst och väntetid till särskilt boende. Dock har väntetiden till särskilt boende har minskat jämfört med år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Lotta Kjellner Utvecklingsledare Vård & Omsorg Lotta Kjellner lotta.kjellner@kungsbacka.se 1 (1) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

6 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2017:51 Svar på revisionsrapport Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg godkänner föreslagna åtgärder till de rekommendationer som har lämnats i revisionsrapporten. Sammanfattning I slutet av 2016 utfördes en granskning av hälso- och sjukvården i ordinärt boende med syftet att bedöma om och Region Halland har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring i syfte att säkerställa vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre. I revisionsrapporten framkommer att nämnden i allt väsentligt har säkerställt en ändamålsenlig organisation avseende hemsjukvård, men att det finns vissa utvecklingsområden. Utifrån granskningen lämnades rekommendationer för förbättringsområden och att nämnden ska vidta åtgärder avseende dessa. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Revisionsrapport, Följebrev, Beslutet skickas till kommunrevision@kungsbacka.se Beskrivning av ärendet Vård & Omsorg Lotta Kjellner lotta.kjellner@kungsbacka.se 1 (4) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

7 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (4) Bakgrund I slutet av 2016 utfördes en granskning av hälso- och sjukvården i ordinärt boende. Syftet var att undersöka om och Region Halland har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring i syfte att säkerställa vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre. Granskningen utfördes genom dokumentstudier, intervjuer och en webenkät. I revisionsrapporten framkommer att nämnden i allt väsentligt har säkerställt en ändamålsenlig organisation avseende hemsjukvård, men att det finns vissa utvecklingsområden. Utifrån granskningen har förbättringsområden identifierats och nämnden för Vård & Omsorg rekommenderas att: Följa personalutvecklingen inom hemsjukvården Utveckla uppföljningen av hemsjukvården avseende ekonomi och volym Utveckla uppföljningen av hur hemsjukvårdens uppdrag påverkar hemtjänsten Fortsatt följa att avvikelser inom vårdkedjan rapporteras i enlighet med fastställda rutiner Påtala aktuella samverkansbrister i den gemensamma nämnden i syfte att säkerställa en patientsäker vård Säkerställa att bedömningen av vilka patientser som ska tillhöra hemsjukvården i kvalitetsäkras i syfte att säkerställa en likvärdig vård Sammanställning av förslag till åtgärder Nedan finns beskrivet åtgärder Vård & Omsorg ämnar vidta med anledning av de rekommendationer som har redovisats i rapporten. Åtgärder för att följa personalutvecklingen inom hemsjukvården Vid granskningen bedömdes att utvecklingen av arbetsbelastningen bör följas och vid behov säkerställa att tillräckliga åtgärder vidtas för att säkerställa kompetensförsörjningen inom hemsjukvård och hemtjänst. Förvaltningen för Vård & Omsorg ser att det blir allt svårare att rekrytera personal till kommunal hemsjukvård. Stor konkurrens om arbetskraft och omsättningen av medarbetare har ökat under senare tid. För att säkerställa kompentensförsörjningen pågår för närvarande ett strategiskt arbete med fokus på att behålla personal och minska personalomsättningen. Under hösten 2017 kommer en arbetsgrupp att tillsättas och de kommer att få uppdraget att arbeta vidare med detta.

8 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (4) Åtgärder för att utveckla uppföljningen av hemsjukvården avseende ekonomi och volym Granskningen visade att nämnden för Vård & Omsorg följer nyckeltal kopplade till nämndens övergripande mål. Hemsjukvården följs upp genom delårs- och årsrapport samt i den årliga patientsäkerhetsberättelsen. Vid granskningen framkom att det finns behov att utveckla indikatorer och uppföljning kopplat till hemsjukvården. Utifrån detta behov så tittar förvaltningen för Vård & Omsorg för närvarande på förslag till nya mål kopplade till hälso- och sjukvården. Vid granskningen bedömdes också att nämnden för vård och omsorg kan utveckla sin uppföljning av hemsjukvården avseende exempelvis ekonomi och volym. Idag följs volymer och ekonomi utifrån indikatorer som är gemensamma för Hallands kommuner. Inom förvaltningen pågår för närvarande ett byte av verksamhetssystem, vilket förväntas komma i drift under Då det är i drift finns eventuellt möjligheter att utveckla uppföljningen av volymer och ekonomi. Åtgärder för att utveckla uppföljningen av hur hemsjukvårdens uppdrag påverkar hemtjänsten I intervjuer med enhetschefer för hemtjänsten framkommer att det saknas uppföljning av hur mycket tid delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser tar i anspråk. Att alltfler svårt sjuka vårdas i hemmen, vilket kräver fler hälso- och sjukvårdsinsatser samt ställer krav på att det finns personal med rätt kompetens att ta emot delegering, och utföra insatserna utifrån delegation. I intervjuer påtalar enhetschefer att hemtjänstens prognostiserade underskott delvis kan förklaras av att hemtjänsten inte blir ekonomiskt kompenserad för de delegerade insatserna. Idag ersätts hemtjänstgrupperna med en schablonsumma för delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser. Som tidigare nämnts pågår ett arbete med att byta ut verksamhetssystemet. I det kommande verksamhetssystemet kommer de delegerade hälsooch sjukvårdsinsatserna vara tidsatta och förhoppningen är att detta ska resultera i att de delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser som tar längre tid ska ge en högre ersättning samt att tidsåtgången vid de delegerade insatserna ska kunna mätas. Åtgärder för att fortsatt följa att avvikelser inom vårdkedjan rapporteras i enlighet med fastställda rutiner I intervjuer framkommer att avvikelser inte alltid dokumenteras och att avvikelsehanteringen stundtals upplevs som tandlös i relation till regionen. Samverkan brister avseende exempelvis läkemedelslistor vid utskrivning från slutenvård och i vårdplanering med vårdcentraler. Bedömningen är att nämnden även fortsatt bör följa att avvikelser inom vårdkedjan rapporteras i enlighet med fastställda rutiner. En viktig del i kvalitetsarbete är att rapportera, analysera och vidta åtgärder utifrån identifierade avvikelser och därför är det av stor vikt att vårdkedjeavvikelserna fortsätter att rapporteras. och närsjukvården har lokala samverkansträffar där vårdcentralschefer från

9 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (4) närsjukvården och kommunens Mas, enhetschefer för hemsjukvård samt verksamhetschefer för hemsjukvård möts. På dessa möten diskuteras övergripande medicinska strategier för att uppnå en hög patientsäkerhet och samverkansbrister kan påtalas. Sedan våren 2017 medverkar kommunens Mas också vid regelbundna regionsövergripande patientsäkerhetsmöten tillsammans med företrädare från slutenvården, primärvården samt ambulansvården. Även där finns tillfälle att påtala eventuella samverkansbrister. På enhetsnivå informerar enhetschefer inom hälso- och sjukvården sin personal om att de vid behov ska skriva vårdkedjeavvikelser. Åtgärder för att påtala aktuella samverkansbrister i den gemensamma nämnden i syfte att säkerställa en patientsäker vård Hallands kommuner och regionen är representerade i samt samverkar i den gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel. I granskningen bedöms att nämnden har säkerställt att kommunen samverkar med regionen i flera fora. Dock bör nämnden vid behov påtala eventuella samverkansbrister i syfte att säkerställa en patientsäker vård- och omsorg. Enhetschefer för hälso- och sjukvårdens rehabenhet har kontakt med ordförande i gemensam nämnd. Möte sker vid behov om det finns brister eller problem att hantera. Dialogen vid dessa möten syftar till att säkerställa en patientsäker och resurseffektiv vård samt att undvika onödig inläggning på sjukhus. Som tidigare nämnts påtalas också aktuella samverkansbrister vid lokala möten med företrädare från kommunen och vårdcentraler samt vid regionsövergripande möten med företrädare från slutenvård, ambulans och vårdcentraler samt kommunerna. Åtgärder för att säkerställa att bedömningen av vilka patienter som ska tillhöra hemsjukvården i kvalitetsäkras i syfte att säkerställa en likvärdig vård I intervjuer framkommer att inskrivning i hemsjukvården enligt tröskelprincipen upplevs otydlig och att bedömningen avseende inskrivning riskerar att tolkas individuellt. För att säkerställa att bedömningen vid inskrivning i hemsjukvården blir likvärdig sker inskrivning i hemsjukvård genom en vårdplanering. Vårdplaneringsteamet består av ett fåtal personer, vilket gör att bedömningarna för eventuell inskrivning i hemsjukvården blir likvärdig samt kvaliteten stärks. I de fall det mellan olika vårdgivare finns olika tolkningar av överenskommelsen för hemsjukvård så lyfts frågan till Genomförandegruppen. Lotta Kjellner Utvecklingsledare

10 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2017 Granskning avseende hemsjukvård för de mest sjuka äldre

11 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har EY granskat hemsjukvården för de mest sjuka äldre. Syftet har varit att bedöma om nämnden för vård- och omsorg och Region Halland har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring i syfte att säkerställa vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre. Granskningen är en del av en samgranskning som genomförs i flera kommuner och i region Halland. Granskningen visar att nämnden i allt väsentligt har säkerställt en ändamålsenlig organisation avseende hemsjukvård, men att det finns vissa utvecklingsområden. Nämnden följer upp hemsjukvården och ett antal nyckeltal inom ramen för ordinarie uppföljning. Granskningen visar däremot att nämnden inte har följt upp hur överenskommelsen med regionen har påverkat verksamhetens ekonomi. Det finns behov av att utveckla såväl uppföljning som indikatorer. Granskningen visar även att arbetsbelastningen för sjuksköterskor inom hemsjukvård upplevs som tung. Bakgrunden är att vården i hemmet har blivit mer avancerad, att sjukskrivningar och omsättning av medarbetare har ökat samt att delegering till medarbetare inom hemtjänsten inte görs i tillräcklig omfattning. Det finns dokumenterade former, riktlinjer och rutiner som reglerar samverkan mellan region och kommun. Granskningen visar att efterlevnaden till regleringarna varierar mellan olika personer och parter. Exempelvis upplevs bedömningen av vem som ska skrivas in som hemsjukvårdspatient som personberoende. Vårdcentralernas medarbetare deltar i begränsad utsträckning i vårdplaneringar. Läkarmedverkan upplevs som problematisk på kvällar och helger. Informationsöverföringen mellan kommun och region upplevs vara ett förbättringsområde. Granskningen visar att informationsöverföringen är särskilt problematisk avseende läkemedelslistor och epikriser. Utifrån granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Vi rekommenderar nämnden för vård och omsorg att: Följa personalutvecklingen inom hemsjukvården Utveckla uppföljningen av hemsjukvården avseende ekonomi och volym Utveckla uppföljningen av hur hemsjukvårdens uppdrag påverkar hemtjänsten Fortsatt följa att avvikelser inom vårdkedjan rapporteras i enlighet med fastställda rutiner Påtala aktuella samverkansbrister i den gemensamma nämnden i syfte att säkerställa en patientsäker vård Säkerställa att bedömningen av vilka patienter som ska tillhöra hemsjukvården kvalitetssäkras i syfte att säkerställa en likvärdig vård 1

12 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod Nämnden för vård och omsorg Hemsjukvård inom kvarboende Hemsjukvårdspatienter Bemanning Rutiner och riktlinjer Samverkan Vår bedömning Styrning och uppföljning av hemsjukvården Målstyrning Uppföljning av hemsjukvården Vår bedömning Samverkan med Region Halland Inskrivning i hemsjukvården Läkarmedverkan Motverkande av återinskrivning vid sjukhus Informationsöverföring Avvikelsehantering Gemensam nämnd och andra samverkansgrupper Ekonomisk ersättning och betalningsansvar Vår bedömning Samlad bedömning Bedömning mot revisionsfrågan Slutsats och identifierade förbättringsområden Rekommendationer Bilaga 1. Revisionskriterier Bilaga 2. Kontrollmål Bilaga 3. Dokumentförteckning Bilaga 4. Resultat av enkätundersökning

13 1. Inledning 1.1. Bakgrund Överenskommelsen om hemsjukvård i Halland gäller från 1 januari Överenskommelsen innebär att regionen ansvarar för slutenvård och läkarinsatser inom bland annat hemsjukvården. Övriga insatser till och med sjuksköterskenivå tillgodoses av kommunen. Fram till 2015 reglerades samverkan mellan region och hemsjukvård på annat sätt. Kommunen tillhandahöll då hemsjukvård till palliativa patienter, svårt sjuka barn samt patienter med biståndsbeslut för en viss nivå av omsorgsinsatser. Kommunens insatser gjordes via så kallade tjänsteköp/avrop från regionen. Många personer får stöd av hemtjänst/hemsjukvård för att klara av att bo hemma så långt möjligt. Vårdcentralerna har en viktig roll för de patienter som inte omfattas av hemsjukvård eller andra stödinsatser. Vårdcentralernas läkare ansvarar för vård av samtliga patienter, oavsett om de omfattas av hemsjukvård eller inte. En väl fungerande vårdkedja är en förutsättning för att uppnå syftet med hemsjukvårdsreformen. Vård av äldre i samverkan med kommunerna har varit i fokus under lång tid. Fokus har bland annat varit på säkert samarbete mellan huvudmän som är väsentligt för en effektiv vårdprocess. Region och kommun möter ofta samma personer/patienter i primärvård, hemsjukvård, sjukhusvård och hemtjänst. Det förekommer att personer som vårdas på sjukhus blir kvar på sjukhuset trots att behandlingen är avslutad. Kommunerna övertar efter en tid betalningsansvaret för dessa patienter. Kommunens betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård regleras i lagstiftning. I lagen regleras även aktiviteter under vårdtiden, exempelvis inskrivningsmeddelanden, framtagande av vårdplaner och utskrivningsmeddelande. Det är således viktigt att regionen planerar för en utskrivning i tid och kallar till vårdplanering. Kommunen måste vara flexibel i sitt arbetssätt för att snabbt kunna ordna servicen då patienten blir utskriven. En fungerande hemsjukvård och samverkan möjliggör för personer med vård- och omvårdnadsbehov att så lång möjligt kunna få sin vård där denne bor utan att behöva förflyttningar mellan huvudmän. Mot bakgrund av ovanstående har kommunrevisionen i samband med sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat att ge EY i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens arbete med de mest sjuka äldre i ordinärt boende. Granskningen är en del av en samgranskning som genomförs i flera kommuner och i region Halland Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen och Region Halland har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring i syfte att säkerställa vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre. 3

14 Denna del av granskningen ska utgå från kommunens uppdrag och ansvar för styrning, uppföljning och samverkan. Den ska också granska risk för brister i kommunikation som kan påverka den äldre negativt, såväl mellan som inom huvudmännen. Detta omfattar också att analysera att gränssnitt/ansvarsgränser är tydliga mellan regionen och kommunen. I granskningen besvaras följande revisionsfråga: Har nämnden för vård och omsorg säkerställt att vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre fungerar på ett tillfredställande sätt? Granskningen inriktas enligt de kontrollområden och kontrollmål som framgår av den projektplan som tagits fram gemensamt med revisionen i Region Halland. Kontrollmålen redovisas i bilaga Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av: Kommunallagen (SFS 1991:900) 6 kap. 7 som reglerar styrelsers och nämnders uppdrag Socialtjänstlag (SFS 2001:453) 5 kap. 4-5 som reglerar socialtjänstens omsorg om äldre människor Hälso- och sjukvårdslagen (1982: 763) Kommunala mål och riktlinjer Styrande dokument och avtal mellan kommun och region Halland Dessa beskrivs närmare i bilaga Avgränsning Granskningen omfattar vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre i ordinärt boende. Granskningen avser nämnden för vård och omsorg. Granskningen är avgränsad till samverkan mellan hemsjukvård och hemtjänsten i egen regi Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Intervjufrågor har utarbetas utifrån syfte och revisionsfråga. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. Källförteckning framgår av bilaga 3. Som en del av samgranskningen har även en webenkät genomförts (utförd av projektmedarbetare på PwC). Resultatet av enkäten redovisas i bilaga 4. 4

15 2. Nämnden för vård och omsorg I detta avsnitt beskrivs nämndens organisation. I ansvarar nämnden för vård och omsorg för att fullgöra kommunens skyldigheter enligt socialtjänst- och hälso- och sjukvårdslagen. I anslutning till den nya överenskommelsen om hemsjukvård i region Halland reviderades nämndens reglemente 1. Kommunens ansvar gäller som tidigare nämnt upp till sjuksköterskenivå. I enlighet med hälso- och sjukvårdslagen har nämnden utsett förvaltningschefen till verksamhetschef för den kommunala hälso- och sjukvården. Förvaltningschefen har det samlade ledningsansvaret för hemsjukvården och för säkerställandet av att patienters behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i hemsjukvård tillgodoses. Kommunen har även en medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR). Förvaltningsledningen har beslutat om dokument som tydliggör roll- och ansvarsfördelning för nämnd, verksamhetschef, MAS och MAR. Hemsjukvård och hemtjänst leds av två verksamhetschefer. Inom myndighetsutövningen finns ett vårdplaneringsteam som omfattar biståndshandläggare, sjuksköterskor och rehabiliteringspersonal. Vårdplaneringsteamet leds av enhetschef för myndighetsavdelningen, enhetschef för sjuksköterskor och enhetschef för rehabilitering (rehab). Enligt verksamhetschef för myndighetsutövning är syftet med vårdplaneringsteamet att stärka kvaliteten för den enskilde genom att möjliggöra planeringen av vård- och omsorgsinsatser enligt IBIC-modellen 2. Arbetet utifrån modellen ska medföra att individens samlade vård- och omsorgsbehov tillgodoses samt säkerställa att rätt vård- och omsorgsinsatser ges från början. I nedanstående organisationsbild redovisas de för granskningen mest väsentliga enheterna/funktionerna. Nämnden för vård och omsorg Förvaltning Kvarboende Hemsjukvård Myndighetsutövning Kvalitet, utveckling och säkerhet Hemtjänst Hemsjukvård kvarboende Biståndshandläggare MAS/MAR Rehab Vårdplaneringsteam 1 Överenskommelse om hemsjukvård i Region Halland 2015 fastställer att kommunen övertar ansvaret för all planerad hälso- och sjukvård på primärvårdnivå och specialiserad somatisk vårdnivå som med bibehållen patientsäkerhet kan utföras i den enskildes hem och som utförs av sjuksköterska, sjukgymnast och fysioterapeut. 2 IBIC står för Individens behov i centrum. Modellen är framtagen av Socialstyrelsen. 5

16 3. Hemsjukvård inom kvarboende I detta avsnitt hemsjukvårdens organisation och bemanning. Därtill beskrivs rutiner samt samverkan Hemsjukvårdspatienter Hemsjukvård inom kvarboende ansvarar för patienter 3. Bland patienterna återfinns individer som tillhör gruppen mest sjuka äldre 4. Dessa patienter kräver omfattande insatser. Behovet av insatser kan förändras snabbt och akuta hembesök uppges vara vanligt förekommande. De intervjuade påtalar att gruppen prioriteras och att kommunen har god förmåga att bedriva kvalitativ vård och omsorg till de mest sjuka äldre. Däremot uppges det finnas en risk för att patienter som inte inkluderas i gruppen får vänta något längre på insatser. Intervjuade sjuksköterskor uppger att om fler insatser delegerades till undersköterskor skulle fördröjd vård kunna undvikas i högre utsträckning Bemanning Hemsjukvård inom kvarboende utförs av så kallade hemsjukvårdsteam. Teamen består av sjuksköterskor, fysioterapeuter och arbetsterapeuter som ansvarar för olika geografiska områden. Varje vårdtagare tilldelas en patientansvarig sjuksköterska (PAS). Hemsjukvården är bemannad dygnet runt men antalet sjuksköterskor är färre under natt- och helgtid jämfört med dagtid. Enligt uppgift från verksamhetschef för kvarboende har personalomsättningen och sjukskrivningar ökat sedan kommunen övertog ansvaret för hemsjukvården. Enligt verksamhetschefen finns behov av att säkerställa att förvaltningen kan rekrytera och behålla medarbetare inom hemsjukvården. I intervjuer har framförts att arbetsbelastningen inom hemsjukvården har blivit mer ansträngd eftersom allt mer avancerad vård utförs i hemmet Rutiner och riktlinjer Av dokumentstudier framgår att det finns flera riktlinjer och rutiner för hemsjukvårdens arbete (se källförteckning). Dessa ska enligt uppgift fungera som stöd för arbetet. Samtliga rutiner och riktlinjer finns tillgängliga för personalen via ett digitalt processverktyg benämnt KUL (kvalitativt, utvecklande och lärande arbetssätt). Enligt intervjuade sjuksköterskor finns vissa inaktuella rutiner i KUL. MAS uppger i intervju att arbete pågår med att se över och uppdatera rutinerna Samverkan Hemsjukvårdens medarbetare samverkar i olika fora. Hemsjukvårdsteamen träffas regelbundet i syfte att samverka för bättre och mer sammanhållen vård. Av intervjuer framgår även att regelbundna arbetsplatsträffar bidrar till att främja utveckling av hemsjukvården. Bland 3 Uppgift från förvaltningen ianuari Med begreppet mest sjuka äldre avses enligt Socialstyrelsen personer som har antingen 25 eller fler timmar hemtjänst per månad, bor i särskilt boende och/eller har omfattande sjukvårdsinsatser. Källa: 6

17 annat återkopplas rapporterade vårdkedjeavvikelser. MAS och sjuksköterskor samverkar enligt uppgift kontinuerligt. Förvaltningschefen uppger i intervju att det inför överenskommelsen med regionen ansågs finnas stora möjligheter att öka samordningen av insatser mellan hemsjukvård och hemtjänst. Under intervjuer framkommer att vissa insatser som kan överlåtas till hemtjänsten utförs av legitimerad personal. Intervjuade sjuksköterskor framhåller att delegeringen är personberoende och att det finns flera aspekter som hindrar delegering. Den allt mer avancerade vården som utförs i hemmet ställer exempelvis andra krav på kunskaper hos såväl sjuksköterskor som undersköterskor. Den ökade arbetsbelastningen beskrivs som ett hinder för att genomföra utbildningar för undersköterskor. Den stora personalomsättningen inom hemtjänsten uppges medföra att det finns svårigheter att få en samlad bild av undersköterskornas kompetens. Under intervju med presidiet för nämnden för vård och omsorg framkommer att det finns en ambition att inrätta ett så kallat hemtagningsteam inom ramen för hemsjukvården. Teamet ska bestå av både legitimerad personal, omsorgspersonal och biståndshandläggare som ska ta emot patienten i hemmet efter vård inom slutenvården. Syftet med ett hemgångsteam är säkerställa rätt vård och omsorg från direkt vid ankomst. Nämnden uppger att det för tillfället inte finns ekonomiska medel att införa ett sådant team. Inför 2017 års budget har medel avsatts för att testa en pilotvariant Vår bedömning Nämnden för vård och omsorg ansvarar för att hemsjukvården inom kvarboende utförs i enlighet med lagar och överenskommelse med region Halland. Granskningen visar att det pågår arbete med att uppdatera riktlinjer och rutiner för hemsjukvården. Medarbetare inom hemsjukvården samverkar internt, med hemtjänst och med myndighetsutövningen. Granskningen visar att arbetsbelastningen för sjuksköterskor upplevs som tung. Bakgrunden är att vården i hemmet har blivit mer avancerad, att sjukskrivningar och omsättning av medarbetare har ökat samt att delegering till medarbetare inom hemtjänsten inte görs i tillräcklig omfattning. Vi bedömer utifrån ovanstående att nämnden har tillsett att hemsjukvården i huvudsak är organiserad på ett ändamålsenligt sätt. Med hänvisning till vad som framkommit kring arbetsbelastning bedömer vi att nämnden för vård och omsorg bör följa utvecklingen och vid behov säkerställa att tillräckliga åtgärder vidtas för att säkerställa kompetensförsörjningen inom hemsjukvård och hemtjänst. 7

18 4. Styrning och uppföljning av hemsjukvården I detta avsnitt beskrivs hur nämnden för vård och omsorg styr och följer upp arbetet med hemsjukvård inom ramen för s målstyrningsmodell. Avsnittet kopplas till kontrollmålen avseende att uppföljning och utvärdering av vårdkedjan sker systematiskt och hemsjukvårdens utveckling följs och utvärderas systematiskt avseende effekter, volymer och ekonomi Målstyrning s målstyrningsmodell utgår från en vision som består av sex prioriteringar. Utifrån visionen fastställer kommunfullmäktige (KF) mål, inriktningar och direktiv som respektive nämnd utifrån sitt ansvarsområde konkretiserar till mätbara resultatmål, inriktning och direktiv för förvaltningens arbete. Utifrån antagen nämndbudget fastställs förvaltningsbudgeten som innehåller genomförandeplaner på förvaltningsnivå, verksamhetsnivå och enhetsnivå. Nämnden har inte antagit några specifika resultatmål för hemsjukvården. Däremot finns övergripande mål för förvaltningen som delvis kopplats till hemsjukvården genom olika indikatorer. Dessa redovisas i nedanstående tabell: Resultatmål Vård & Omsorg ska arbeta utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt. Vård & Omsorg ska följa nationella kvalitetsregister för att säkerställa en god och säker omsorg och vård. Mätning Antalet kunder med minst en uppföljning vid identifierad risk och planerad åtgärd av den totala mängden kunder som har omsorgsinsatser (kvarboende) och som registrerats i Senior Alert Andel palliativa kunder som registrerats i palliativa registret. Minst 5 % förbättringar av indikatorerna i palliativa registret: smärtskattning, munhälsa, brytpunktssamtal, ångest Öka antalet registreringar i BPSD-registret, beteendemässiga 5 Granskningen visar att det saknas kvalitetsdeklarationer för hemsjukvården. Det finns däremot för hemtjänsten och äldreboende. Nämnden för vård och omsorg har antagit ett kvalitetsledningssystem, som beskriver ansvarsfördelning, planering och uppföljning samt andra processer som ska leda till en god patientsäkerhet inom kommunen Uppföljning av hemsjukvården Nämnden följer upp hemsjukvården inom ramen för ordinarie uppföljning vid delår- och årsbokslut. I delårsrapporten per augusti 2016 redovisas två för granskningen relevanta 5 Senior Alert, palliativa registret samt BPSD-registret är så kallade nationella kvalitetsregister. I dessa registreras exempelvis skattningar av patientens risk för fall eller undernäring. I BPSD-registret skattas beteendemässiga och psykiska symtom vid demens. 8

19 nyckeltal; kostnaden för utskrivningsbara patienter och andelen oplanerade återinskrivningar. Vid en översiktlig protokollgranskning framgår att nämnden även löpande följer upp kostnader för utskrivningsklara patienter. Kostnaden för utskrivningsklara patienter har enligt delårsrapporten per augusti ökat enligt nedan: 2013: knappt kronor 2014: 1,2 miljoner kronor 2015: 1,6 miljoner kronor 6 Orsaken till ökningen uppges vara att nämnden har renodlat och omstrukturerat de kommunala korttidsplatserna samtidigt som kön till särskilt boende har växt under året. Det har enligt uppgift medfört att flödet av patienter har stoppats upp mellan hemtjänst, korttids/växelvård och särskilt boende. Som konsekvens har fler utskrivningsklara patienter vistats längre på sjukhus vilket i sin tur lett till ökade kostnader. Enligt delårsrapporten har nämnden strävat efter att ställa om verksamheten under året i syfte att förbereda för kommande lagförslag. Lagförslaget innebär att kommunen får färre dagar för att förbereda mottagandet av utskrivningsklara patienter. I delårsrapporten anges även att andelen oplanerade återinskrivningar 7 har minskat från 17,7 (2013), 17 (2014) till 15,1 (2015). Orsaken anses vara en effekt av det projekt om läkarmedverkan som kommunen deltar i. Då hemsjukvården har tillgång till läkare för hembesök och rådgivning skickar kommunens sjuksköterskor numera mer sällan in patienter dagtid till sjukhus. Nämnden antar årligen en patientsäkerhetsberättelse. I denna redovisas mål, strategier och resultat av arbetet med patientsäkerhet. Av patientsäkerhetsberättelsen för 2015 framgår bland annat att 119 vårdkedjeavvikelser dokumenterats (att jämföra med 104 avvikelser för 2014). Avvikelserna avser bristande följsamhet till riktlinje för samordnad vårdplanering samt bristande informationsöverföring inom läkemedels- och rehabiliteringsområdet. De inrapporterade avvikelserna bedöms ha orsakat eller skulle kunna orsakat den enskilde skada. Enligt MAS bedömning i rapporten sker ett stort kompenserande arbete i förvaltningen för att inte patienterna ska komma till skada. I intervjuer framgår att sjuksköterskor exempelvis ägnar åtskillig tid åt att kontakta slutenvård eller primärvård kring felaktiga läkemedelslistor så att patienten får rätt medicin i rätt tid. Av patientsäkerhetsberättelsen framgår även att det finns behov av att ta fram fler indikatorer för att kunna utvärdera och utveckla kommunens uppföljning av hemsjukvården. Intervjuad förvaltningschef uppger att det finns oklarheter i hur kostnader för hemsjukvården ska följas upp. Vi har i granskningen inte funnit att nämnden följt upp hur överenskommelsen har påverkat verksamhetens ekonomi eller volymer. I flertalet intervjuer framförs att fler avancerade uppgifter utförs i ordinärt boende samtidigt som den ekonomiska kompensationen 6 Med utskrivningsklar patient avses en patient som vårdas inom slutenvården efter att denna är bedömd att vara medicinskt färdigbehandlad. 7 Med oplanerad återinskrivning avses när en patient blir återinlagd på samma vårdenhet inom slutenvård som den tidigare skrevs ut ifrån. 9

20 från regionen beskrivs som otillräcklig. Av intervju med enhetschefer för hemtjänsten framkommer att det saknas uppföljning av hur mycket tid delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser tar i anspråk. Enhetscheferna påtalar att hemtjänstens prognostiserade underskott delvis kan förklaras av hemtjänsten inte blir ekonomiskt kompenserad för de delegerade insatserna. Vi noterar i en översiktlig protokollgranskning att nämnden löpande under 2016 mottagit information om pågående arbete inom ramen för regional samverkan. I september 2016 informerades nämnden exempelvis om att region Halland och de halländska kommunerna arbetar för att ta fram en överenskommelse avseende trygg och effektiv vård och omsorg. Vid sammanträdet i oktober mottog nämnden information om Trygg hemgång, ett särskilt arbetssätt riktat mot patienter med högst risk för återinläggning på sjukhus Vår bedömning Nämnden för vård och omsorg ansvarar för att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer KF beslutat samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Granskningen visar att nämnden för vård och omsorg inte har fastställt specifika resultatmål för arbetet med hemsjukvård. Däremot har nämnden beslutat att följa ett antal nyckeltal kopplade till nämndens övergripande mål. Nämnden följer dels upp hemsjukvården inom ramen för delår- och årsrapport, dels i den årliga patientsäkerhetsberättelsen. Vi har i granskningen inte sett att nämnden har följt upp hur överenskommelsen har påverkat verksamhetens ekonomi. I granskningen har framkommit att det finns behov av att utveckla indikatorer och uppföljning kopplat till hemsjukvården. Vi bedömer utifrån ovanstående att nämnden i huvudsak styr och följer upp verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Vi anser dock att nämnden kan utveckla sin uppföljning av hemsjukvården avseende exempelvis ekonomi och volym. Vi anser även att nämnden kan utveckla sin uppföljning av hur hemsjukvårdens uppdrag och verksamhet påverkar hemtjänsten. 10

21 5. Samverkan med Region Halland Detta avsnitt beskriver riktlinjer och rutiner för vårdkedjan med fokus på ansvarsfördelning mellan slutenvård, primärvård och kommun. Avsnittet belyser även informationsöverföring och rutiner för att hantera avvikelser. Det kopplas till kontrollmålen avseende om det finns aktuella riktlinjer och rutiner för vårdkedjan, om det finns tillgång till avtal läkarresurs och om det finns en fungerande organisation/samverkansformer på övergripande nivå Inskrivning i hemsjukvården Patienter som inte kan ta sig till vårdcentral på egen hand och som har behov av sammanhängande vård ska enligt avtal skrivas in i hemsjukvården. Principen benämns som tröskelprincipen. I genomförda intervjuer framkommer att bedömning enligt tröskelprincipen i praktiken upplevs som otydlig. Det råder samstämmig uppfattning bland de intervjuade att avtalet lämnar utrymme för individuella tolkningar. Enskilda medarbetares bedömning avgör om en patient skrivs in i hemsjukvården. Inom ramen för granskningen har en web-enkät genomförts (se bilaga 4). I nedanstående diagram redovisas resultatet på frågan om definitionen för när en patient ska bli hemsjukvårdspatient är tydlig. Resultatet visar att majoriteten av respondenterna upplever att definitionen för en hemsjukvårdspatient är helt eller delvis otydlig. 50,0% 40,0% 35,85% 43,40% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 16,98% 3,77% Ja (n=19) Delvis (n=23) Nej (n=9) Vet ej (n=2) Tabell 1. Resultat från enkätundersökning vid frågan: Definitionen för när en patient ska bli en hemsjukvårdspatient är tydlig Intervjuad enhetschef för rehab påtalar även att gränsdragningen mellan kommunen och regionens ansvar för rehabiliterings- och habiliteringsinsatser i vissa fall är otydlig. Enligt uppgift har kommunen utfört rehabiliteringsinsatser i hemmet på begäran av Närsjukvården i Kungsbacka trots att patienten bedöms kunna ta sig till vårdcentral. Inskrivning i hemsjukvården föregås av vårdplanering. Vid vårdplanering deltar både regionens och kommunens sjukvårdspersonal tillsammans med biståndshandläggare för att tillsammans med patienten planera kring fortsatta vård- och omsorgsinsatser. Vid vårdplanering upprättas en individuell vårdplan. Denna vårdplan ska säkerställa övergången mellan specialistnivå och primärvårdsnivå. Vårdplanen redogör för vem som ansvarar för patienternas insatser samt när och hur insatserna ska utföras. Till stöd för arbetet finns regiongemensamma riktlinjer och rutiner 8. 8 Riktlinje för samordnad vårdplanering vid in- och utskrivning från sjukhus inom region Halland med stöd av 11

22 Tidigare nämnda enkätundersökning visar att riktlinjer och rutiner är välkända bland medarbetarna inom hemsjukvården. Däremot visar enkätundersökningen att dessa dokument inte efterlevs i lika hög utsträckning. Av genomförda intervjuer framgår att arbete med vårdplanering initierad från slutenvården fungerar bra. Arbetet med vårdplanering initierad från patienternas listade vårdcentraler upplevs fungera mindre bra. Som exempel återges att primärvårdens personal sällan deltar vid vårdplaneringen. Det anses försvåra arbetet Läkarmedverkan Regionen ska enligt avtal avsätta nödvändiga läkarresurser för att erbjuda patientsäker hemsjukvård i ordinärt boende. I dokumentet Uppdragsbeskrivning för Vårdval Halland 2016 förtydligas primärvårdsenheternas ansvar 9. Det framgår bland annat att läkare ska utföra hembesök hos patienter som på grund av allvarlig sjukdom, inklusive palliativt skede, inte kan ta sig till mottagning utan stora problem 10. Vidare anges att patientens listade vårdcentral ska erbjuda god tillgänglighet till kommunens sjuksköterskor. Läkare ska kunna nås via telefon inom tio minuter samt erbjuda hembesök inom ett dygn efter samråd med kommunsjuksköterska. Det råder samstämmig uppfattning bland de intervjuade att läkarmedverkan inte fungerar fullt tillfredställande. Dels upplevs det finnas ett visst motstånd från primärvårdsläkare att genomföra hembesök hos patienter, dels uppges det vara svårt att få kontakt med läkare via telefon vid angelägna patientfall. Enligt uppgift saknar primärvården fast telefontid och hemsjukvården har inte tillgång till direktlinje till primärvårdsenheter. Sedan ingår i pilotprojektet Läkarmedverkan i hemsjukvård. Inom ramen för projektet har kommunen tillgång till så kallad hemsjukvårdsläkare som arbetar uteslutande mot den kommunala hemsjukvården. Hemsjukvårdsläkaren övertar inte primärvårdsläkarnas ansvar men kan utföra vissa insatser under begränsad tid med patientens godkännande. Enligt uppgift arbetar en hemsjukvårdsläkare mot kommunen dagtid måndag till fredag. De intervjuade påtalar att läkarmedverkan har förbättrats sedan projektet startade men att den behöver fortsatt stärkas. Läkarmedverkan anses vara en viktig del i arbetet för att motverka undvikbara återinskrivningar. I intervjuer uppges att de flesta undvikbara återinskrivningar till sjukhus sker under jourtid eller på helger. Vid dessa tidpunkter uppges det vara svårare att få kontakt med läkare Motverkande av återinskrivning vid sjukhus Vårdcentral, slutenvård och kommun ska samverka för att säkra övergången från en vårdinstans till en annan. Exempelvis ska kommunen genomföra ett kontaktsamtal inom 24 timmar efter utskrivning från slutenvården. Syftet är att motverka att patienter återinskrivs på sjukhus. Meddix. (Rutin för vårdplanering initierad av slutenvården), Riktlinjer för vårdplanering Hemsjukvård och enstaka hembesök. (Rutin för vårdplanering initierad av primärvården eller legitimeras personal inom kommunen) 9 Lokala avtal mellan och primärvårdsenheter i Kungsbacka som specificerar läkares tillgänglighet mot kommunen och patienter har inte slutits. 10 Med palliativt skede menas vård i livets slut. 12

23 Trygg hemgång är som tidigare nämnt ett särskilt arbetssätt riktat mot patienter med högst risk för återinläggning på sjukhus. Arbetssättet är gemensamt för regionen. Intervjuad förvaltningschef uppger att arbete pågår med att stärka lokala rutiner för arbete med Trygg hemgång. Patienter som skrivs ut från sjukhus ges vid behov fortsatt vård inom ordinärt boende och inom särskilt boende, däribland korttidsboende. Den vård som ges på korttidsboende är tänkt att fungera som en övergång mellan exempelvis slutenvård och hemsjukvård/hemtjänst. I granskningen har framkommit att har brist på korttidsplatser. Enligt intervjuad chef för myndighetsutövningen kan platsbristen leda till att patienter på korttidsboenden skickas hem tidigare än motiverat för att ge plats till nya patienter. Enligt myndighetschefen kan det medföra risk för att hemsjukvårdsteamen inte har beredskap att utföra hemsjukvård i tillräcklig omfattning vilket i sin tur kan leda till en återinskrivning i slutenvården. Presidiet för nämnden för vård och omsorg uppger i intervju att bristen på korttidsplatser är känd och att arbete pågår tillsammans med kommunens ansvariga för lokalförsörjning i syfte att finna lösningar. Enhetschef för rehab uppger i granskningen att tillgång till hjälpmedel är viktig för att undvika återinskrivning av patienter. Ansvaret för att tillgodose kommunernas behov av hjälpmedel är fördelat till Hjälpmedelscentralen (HMC) i Halland. Enligt enhetschefen utförs inte HMC:s uppdrag på ett ändamålsenligt sätt vilket medför att kommunen stundvis har svårt att tillgodose patienters behov av hjälpmedel 11. Enligt uppgift tillgodoser inte HMC kommunens behov av hjälpmedel och följer inte heller den servicenivå som är reglerad i hemsjukvårdsavtalet. Stödet av tekniker och konsulenter upplevs som ineffektivt. Därtill uppges att HMC:s tillgänglighet på telefon brister. Det medför svårigheter för kommunens medarbetare som ofta behöver konsultera HMC kring patienters akuta behov. För att undvika återinskrivning har enheten för rehab organiserat ett buffertförråd av hjälpmedel. Nämnden har tagit del ovanstående svårigheter i bland annat Patientsäkerhetsberättelsen för 2015 (fastställd av ) Informationsöverföring Informationsöverföring kring enskilda patienter sker mellan slutenvård, primärvård och hemsjukvård. Informationsöverföringen mellan slutenvård och kommun (hemsjukvården) sker i ett regiongemensamt system benämnt Meddix och regleras i en gemensam riktlinje 12. I intervjuer framgår att informationsöverföringen mellan verksamheter och vårdnivåer beskrivs som ett utvecklingsområde. Enligt uppgift är informationen som överförs inte alltid tillräcklig och i vissa fall felaktig. I intervjuer framförs att det är särskilt problematiskt med 11 HMC:s uppdrag regleras av Hjälpmedelsnämnden, en samverkansnämnd mellan Region Halland och Hallands kommuner. Nämnden ingår formellt i Region Hallands organisation. Hjälpmedelsnämnden har enligt enhetschef för rehab givit HMC i uppdrag att tillhandahålla hjälpmedel inom 5 arbetsdagar. Det står dock i konflikt med det åtagande som rehab har att tillgodose patienternas behov av hjälpmedel vid utskrivning från sjukhus. 12 Riktlinje för samordnad vårdplanering vid in- och utskrivning från sjukhus inom region Halland med stöd av Meddix. 13

24 läkemedelslistor och epikriser vid utskrivning från sjukhus 13. Det är enligt uppgift vanligt förekommande att läkemedelslistor inte är korrekta och att det saknas epikriser/uppdaterade epikriser. Vid en översiktlig protokollgranskning noterar vi att nämnden i juni 2016 tagit del av information om pågående arbete med att förbättra kommunikationen kring läkemedelslistor för utskrivningsklara patienter. Informationsöverföring till och från patientens listade vårdcentral upplevs enligt intervjuade sjuksköterskor fungera i varierande utsträckning. Enligt riktlinje ska överrapportering mellan primärvården och kommunen ske via fax 14. Enligt intervjuade sjuksköterskor förekommer att informationsöverföringen sker muntligt och att denna inte dokumenteras. Intervjuad förvaltningschef påtalar att det i avtalet saknas en överenskommelse om att kommun och region automatiskt får tillgång till varandras vårddokumentation. I dagsläget används IT-stödet Nationell patientöversikt (NPÖ) som ger möjlighet att ta del av annan vårdgivares journaldokumentation under förutsättning att patient lämnat medgivande. Förvaltningschefen uppger att det borde vara den vårdenhet som vårdar patienten som tillfrågar patienten om medgivande. Enligt uppgift saknas riktlinjer för detta. Otydligheter kring arbetet med NPÖ har enligt intervjuade medfört att vissa vårdinsatser har blivit fördröjda. I intervjuer uppges att informationsöverföringen inom kommunen fungerar tillfredställande. Granskningen visar att det finns dokumenterat stöd för roller, ansvar och arbetssätt avseende journaldokumentation i IT-verktyget Magna Cura Avvikelsehantering har en dokumenterad rutin för avvikelsehantering. I rutinen ingår flödesbeskrivning av avvikelsehantering inom nedanstående områden: Hälso- och sjukvårdsavvikelser och sociala avvikelser Vårdkedjeavvikelser Avvikelser medicintekniska produkter Organisationsavvikelser Rutinen innehåller även angivelser för hur avvikelser ska analyseras och återkopplas i verksamheten. Av genomförda intervjuer framkommer att den interna avvikelsehanteringen upplevs fungera väl. Intervjuade enhetschefer uppger att det är få återkommande rapporterade avvikelser inom hemtjänst och rehabilitering. Avvikelser sker däremot kopplade till vårdkedjan. I intervjuer framkommer att verksamheten inte alltid dokumenterar avvikelserna. Det råder samsyn bland de intervjuade att rapporteringen av avvikelser kopplade till slutenvård och primärvård stundtals upplevs som tandlös. Enligt uppgift har kommunen påtalat brister vid flera tillfällen utan att åtgärder har vidtagits. Enligt MAS kan det dröja lång tid innan slutenvård eller 13 Med epikris avses en sammanfattande beskrivning av genomförd vård. 14 Riktlinje för vårdplanering Hemsjukvård i öppenvård och enstaka hembesök 14

25 primärvård besvarar rapporterade avvikelser. Som tidigare nämnt redovisas avvikelser ibland annat i den årliga patientsäkerhetsberättelsen som antas av nämnden Gemensam nämnd och andra samverkansgrupper Region och kommuner samverkar i den gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel. Den gemensamma nämnden ska bland annat utarbeta indikatorer för uppföljning, fortlöpande analysera och följa upp hemsjukvården och föreslå satsningar på utveckling och kompetens. I den gemensamma nämnden finns representanter från regionen och samtliga halländska kommuner. Beslutsfattande tjänstemän i regionen och de halländska kommunerna samverkar i en strategisk respektive flera taktiska grupper. I dessa grupper diskuteras bland annat frågor kring patientsäkerhet. I flera intervjuer framgår att det ofta saknas företrädare från primärvården med tillräckligt mandat. Kommunens MAS träffar regelbundet läkare inom primärvård och slutenvård samt deltar i ett nätverk med andra MAS Ekonomisk ersättning och betalningsansvar Överenskommelsen mellan regionen och fastställer att kommunen ansvarar för finansiering av hemsjukvården. Regionen ska ersätta kommunen med ett bestämt belopp. Omräkning av beloppet kan i stort endast ske om en förskjutning i vårdnivåer medför att mer avancerad vård än tidigare flyttas från sjukvården till hemsjukvården. Kommunen tar inte ut patientavgift för kommunal hemsjukvård. Enligt intervjuad förvaltningschef diskuterades inte denna möjlighet när överenskommelsen slöts. Patientavgift tas däremot ut vid besök på vårdcentral. Förvaltningschefen menar att avgifter bör hanteras på samma sätt oavsett vårdgivare. Som tidigare nämnt har kommunen betalningsansvar för viss vård på sjukhus. Betalningsansvaret uppstår när patienten är utskrivningsklar och kommunen inte tagit emot patienten Vår bedömning I granskningen har framkommit att det finns dokumenterade former, riktlinjer och rutiner som reglerar samverkan mellan region och kommun. Granskningen visar att bedömningen av vem som ska skrivas in som hemsjukvårdspatient upplevs som personberoende. Vårdcentralernas medarbetare deltar i begränsad utsträckning i vårdplaneringar. Läkarmedverkan upplevs som problematisk på kvällar och helger. Informationsöverföringen mellan kommun och region upplevs vara ett förbättringsområde som i dagsläget tar mycket tid i anspråk. Granskningen visar att informationsöverföringen är särskilt problematisk avseende läkemedelslistor och epikriser. Även om avvikelser dokumenteras upplevs avvikelsehanteringen som tandlös i 15 Betalningsansvaret för den somatiska vården inträder tidigast fem vardagar efter det att kallelse till vårdplanering sänts, och tidigast 30 dagar för den psykiatriska vården 15. Specifika bestämmelser om betalningsansvar inom geriatriken saknas. 15

26 relation till regionen. Nämnden följer upp verksamheten i delårsrapporter samt patientsäkerhetsberättelse. Nämnden deltar i gemensam nämnd tillsammans med regionen. Utifrån ovanstående bedömer vi att nämnden har säkerställt att kommunen samverkar med regionen. Mot bakgrund av vad som framkommit kring samverkan bedömer vi att nämnden fortsatt bör påtala aktuella samverkansbrister i syfte att säkerställa patientsäker vård- och omsorg. Vi anser även att nämnden bör säkerställa att bedömningen av vilka patienter som ska tillhöra hemsjukvården kvalitetssäkras i syfte att säkerställa en likvärdig vård. Vi bedömer även att nämnden bör följa att avvikelser inom vårdkedjan rapporteras i enlighet med fastställda rutiner. 16

27 6. Samlad bedömning I detta kapitel ges en samlad bedömning utifrån granskningens syfte och revisionsfråga Bedömning mot revisionsfrågan Revisionsfråga Har nämnden för vård och omsorg säkerställt att vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre fungerar på ett tillfredställande sätt? Svar på revisionsfrågan Nämnden har tillsett att hemsjukvården i huvudsak är organiserad på ett ändamålsenligt sätt. Med hänvisning till vad som framkommit kring arbetsbelastning bedömer vi att nämnden för vård och omsorg bör följa utvecklingen och vid behov säkerställa att tillräckliga åtgärder vidtas för att säkerställa kompetensförsörjningen inom hemsjukvård och hemtjänst. Nämnden styr verksamheten genom övergripande mål och nyckeltal. Uppföljning görs inom ramen för delår- och årsrapport samt i den årliga patientsäkerhetsberättelsen. Vi anser att nämnden kan utveckla sin uppföljning av hemsjukvården avseende exempelvis ekonomi och volymer. Vi anser även att nämnden kan utveckla sin uppföljning av hur hemsjukvårdens verksamhet påverkar hemtjänsten. Hemsjukvården samverkar med regionen i flera fora och med stöd av dokumenterade riktlinjer. Samverkan brister avseende exempelvis läkemedelslistor vid utskrivning från slutenvård och i vårdplanering med vårdcentraler. Vi bedömer att nämnden bör följa att avvikelser inom vårdkedjan rapporteras i enlighet med fastställda rutiner. Vi bedömer även att nämnden fortsatt bör följa och påtala aktuella samverkansbrister i den gemensamma nämnden i syfte att säkerställa en patientsäker vård. Vi anser även att nämnden bör säkerställa att bedömningen av vilka patienter som ska tillhöra hemsjukvården kvalitetssäkras i syfte att säkerställa en likvärdig vård Slutsats och identifierade förbättringsområden Granskningens syfte har varit att bedöma om kommunen och Region Halland har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring i syfte att säkerställa vårdkedjan för de mest sjuka äldre. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor, uppställda revisionskriterier och grunderna för ansvarsprövning bedömer vi att nämnden för vård och omsorg i i allt väsentligt har säkerställt en 17

28 ändamålsenlig organisation avseende hemsjukvård, men att det finns vissa utvecklingsområden Rekommendationer Utifrån granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Vi rekommenderar nämnden för vård och omsorg att: Följa personalutvecklingen inom hemsjukvården Utveckla uppföljningen av hemsjukvården avseende ekonomi och volym Utveckla uppföljningen av hur hemsjukvårdens uppdrag påverkar hemtjänsten Fortsatt följa att avvikelser inom vårdkedjan rapporteras i enlighet med fastställda rutiner Påtala aktuella samverkansbrister i den gemensamma nämnden i syfte att säkerställa en patientsäker vård Säkerställa att bedömningen av vilka patienter som ska tillhöra hemsjukvården kvalitetssäkras i syfte att säkerställa en likvärdig vård Göteborg den 31 januari 2017 Maria Carlsrud Felander Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 18

29 Bilaga 1. Revisionskriterier Kommunallagen (SFS 1991:900) Enligt 6 kap 7 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt. Socialtjänstlag (SFS 2001:453) I Socialtjänstlagen 5 kap. 4 står att socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Socialtjänstlagens andra kapitel reglerar kommunens ansvar för socialtjänsten inom sitt område. Hälso- och sjukvårdslagen (1982: 763) Hälso- sjukvårdslagen reglerar åtgärder för att medicinskt förebygga, utreda och behandla sjukdomar och skador. Enligt hälso- och sjukvårdslagen 18 ska varje kommun erbjuda en god hälso- och sjukvård åt dem som efter beslut av kommunen bor på exempelvis äldreboenden. I hälso- sjukvårdslagen 31 står att kvaliteten i verksamheten inom hälsooch sjukvård systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras. Kommunala mål och riktlinjer I nämndens budget för 2016 framgår att Vård & Omsorg ska arbeta utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt samt att Vård & Omsorg ska följa nationella kvalitetsregister för att säkerställa en god och säker omsorg och vård. I övrigt saknas mer specifika mål kopplat till hemsjukvård. Styrande dokument och avtal mellan kommun och region Halland Överenskommelse om hemsjukvården i Halland

30 Bilaga 2. Kontrollmål Avtal/överenskommelser avseende hemsjukvård och samverkan. Kontrollmål Kommentar Det finns aktuellt avtal avseende Läkarmedverkan Ja Tillgång till avtalad läkarresurs/ specialistkompetens Ja, det finns tillgång till läkarresurs. Av granskningen framgår att tillgången till resursen varierar och att kommunens medarbetare stundvis har svårt att få kontakt med avtalad resurs. Det finns rutiner för hantering av avvikelser från ingångna avtal och överenskommelser Ja Fungerande organisation/samverkansformer som stödjer hemsjukvården och dess utveckling Kontrollmål Kommentar Det finns fungerande organisation/samverkansformer på övergripande nivå Det finns fungerande organisation/samverkansformer på verksamhetsnivå Rutiner och riktlinjer för vårdkedjan: Kontrollmål Ja Ja Kommentar Aktuella rutiner/riktlinjer finns för informationsöverföringen mellan aktörerna Aktuella rutiner/riktlinjer finns för att undvika återinskrivning till sjukhus Aktuella rutiner/riktlinjer finns vårdplanering Ja Ja Ja Aktuella rutiner/riktlinjer finns för hantering av avvikelser från fastställda rutiner. Ja Uppföljning och utvärdering Kontrollmål Kommentar Uppföljning och utvärdering av vårdkedjan sker systematiskt. Ja Hemsjukvårdens utveckling följs upp och utvärderas systematiskt avseende: - effekter - volymer - ekonomi Ja. Granskningen visar att nämnden kan utveckla sin uppföljning av hur hemsjukvårdens utveckling påverkar övrig verksamhet, exempelvis hemtjänsten. 20

31 Bilaga 3. Dokumentförteckning Kommunspecifika dokument Delårsrapport 2016 Instruktion för Inskrivning/utskrivning och dokumentation i Hemsjukvården Nämndbudget 2016 Patientsäkerhetsberättelse Förvaltningen för Vård & Omsorg 2015 Protokoll från nämnden för vård och omsorg, 2016 Riktlinje gällande avvikelser inom egen regi Riktlinje för delegering av medicinska och rehabiliterande arbetsuppgifter Riktlinje för hälso- och sjukvårdsdokumentation i Vård & Omsorg, Kungsbacka Kommun Riktlinje för skyddsåtgärder Riktlinje riskanalys Rutin för anmälningsskyldighet enligt Lex Maria Rutin för samverkan mellan och Närsjukvården i Kungsbacka Övergripande ansvarsfördelning i Vård & Omsorg Övriga dokument Anna och Lars hälsa en förbyggande vård i Halland Bilagor till Överenskommelse om hemsjukvården i Halland 2015 Nu startar pilotprojektet Läkarmedverkan i hemsjukvård i Kungsbacka och i Halmstad [arbetsdokument] Rehabilitering och habilitering Bilaga till överenskommelse om hemsjukvården i Halland 2015 avseende arbetsterapi och fysioterapi Riktlinje för samordnad vårdplanering vid in- och utskrivning från sjukhus inom Region Halland med stöd av Meddix Riktlinjer för vårdplanring Hemsjukvård i öppenvård och enstaka hembesök Rutin Kommunala akutläkemedelsförråd Samordnad vårdplanering Trygg hemgång Överenskommelse om hemsjukvården i Halland 2015 Intervjuer har genomförts med: Förvaltningschef vård- och omsorg Verksamhetschef hemsjukvård samt enhetschef hemsjukvård (gruppintervju) Urval sjuksköterskor hemsjukvård (gruppintervju) MAS (Medicinskt ansvarig sjuksköterska) Chef för myndighetsutövning Enhetschefer hemtjänst i kommunal regi (gruppintervju) Presidiet för nämnden för vård och omsorg 21

32 Bilaga 4. Resultat av enkätundersökning Enkätundersökningen är utförd av PWC som del av samgranskningen. Antal svar: 59 Bakgrundsfrågor Jag arbetar inom följande kommun: 100,0% 100,00% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Falkenberg (n=0) Halmstad (n=0) Hylte (n=0) Kungsbacka (n=59) Laholm (n=0) Varberg (n=0) 22

33 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 10,17% Min roll är: 27,12% 61,02% 1,69% Övergripande avtal och överenskommelse 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Avtal och överenskommelser avseende hemsjukvården är kända i min organisation. 67,92% 24,53% 3,77% 3,77% Ja (n=36) Delvis (n=13) Nej (n=2) Vet ej (n=2) 23

34 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Ansvarsgränserna/rollfördelningen mellan hemsjukvårdens och primärvårdens personal är tydlig. 33,96% 47,17% 13,21% 5,66% Ja (n=18) Delvis (n=25) Nej (n=7) Vet ej (n=3) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Tydligheten avseende ansvarsgränser och rollfördelning har förändrats sedan kommunaliseringen av hemsjukvården. 41,51% 22,64% 7,55% 28,30% Ja (n=22) Delvis (n=12) Nej (n=4) Vet ej (n=15) 24

35 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Definitionen för när en patient ska bli en hemsjukvårdspatient är tydlig 35,85% 43,40% 16,98% 3,77% Ja (n=19) Delvis (n=23) Nej (n=9) Vet ej (n=2) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi har system och rutiner för hantering av avvikelser från fastställda avtal och överenskommelser. 71,70% 11,32% 1,89% 15,09% Ja (n=38) Delvis (n=6) Nej (n=1) Vet ej (n=8) 25

36 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Om du svarat ja på frågan ovan. Är din uppfattning att rutinerna efterlevs? 43,18% 47,73% 2,27% 6,82% Ja (n=19) Delvis (n=21) Nej (n=1) Vet ej (n=3) Riktlinjer och rutiner för vårdkedjan 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi har rutiner att följa när en patient blir aktuell för inskrivning i hemsjukvården. 98,08% 1,92% Ja (n=51) Nej (n=0) Vet ej (n=1) 26

37 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Om ja, är din uppfattning att dessa efterlevs? 76,47% 23,53% Ja (n=39) Delvis (n=12) Nej (n=0) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi har riktlinjer/rutiner för informationsöverföring mellan aktörerna (ex. sjukhus/primärvård/hemsjukvård/hemtjänst). 90,38% 3,85% 5,77% Ja (n=47) Nej (n=2) Vet ej (n=3) 27

38 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Om ja, är din uppfattning att dessa efterlevs? 55,56% 33,33% 11,11% Ja (n=15) Delvis (n=25) Nej (n=5) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi har riktlinjer/rutiner för vårdplanering. 94,23% 5,77% Ja (n=49) Nej (n=0) Vet ej (n=3) 28

39 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Om ja, är din uppfattning att dessa efterlevs? 88,00% 12,00% Ja (n=44) Delvis (n=6) Nej (n=0) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi bedriver ett aktivt arbete för att minska/undvika återinskrivning till sjukhus. 65,38% 17,31% 1,92% 15,38% Ja (n=34) Delvis (n=9) Nej (n=1) Vet ej (n=8) 29

40 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi har fungerande rutiner för att förhindra att avvikelser inträffar beträffande hemsjukvårdspatienterna. 53,85% 32,69% 1,92% 11,54% Ja (n=28) Delvis (n=17) Nej (n=1) Vet ej (n=6) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi har fungerande rutiner när avvikelser och fel inträffar beträffande hemsjukvårdspatienterna. 69,23% 23,08% 1,92% 5,77% Ja (n=36) Delvis (n=12) Nej (n=1) Vet ej (n=3) Samverkan och samarbete 30

41 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Samarbetet mellan hemsjukvårdens och primärvårdens personal fungerar bra. 25,49% 56,86% 5,88% 11,76% Ja (n=13) Delvis (n=29) Nej (n=3) Vet ej (n=6) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Samarbetet mellan hemsjukvårdens personal och biståndshandläggare fungerar bra. 52,94% 29,41% 3,92% 13,73% Ja (n=27) Delvis (n=15) Nej (n=2) Vet ej (n=7) 31

42 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Samarbetet mellan hemsjukvårdens personal och hemtjänstens personal fungerar bra. 47,06% 37,25% 15,69% Ja (n=24) Delvis (n=19) Nej (n=0) Vet ej (n=8) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Vi arbetar i team kring hemsjukvårdspatienten. 62,75% 35,29% 1,96% Ja (n=32) Delvis (n=18) Nej (n=1) Vet ej (n=0) 32

43 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Informationsöverföringen mellan olika verksamheter/vårdnivåer fungerar bra. 25,49% 58,82% 7,84% 7,84% Ja (n=13) Delvis (n=30) Nej (n=4) Vet ej (n=4) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Regionen uppfyller sina skyldigheter att tillhandahålla läkare till hemsjukvården i tillräcklig omfattning. 27,45% 15,69% 5,88% 50,98% Ja (n=14) Delvis (n=8) Nej (n=3) Vet ej (n=26) 33

44 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Hemsjukvården får tillräckligt stöd i form av specialistfunktioner, t.ex. vårdhygien och smittskydd. 19,61% 21,57% 5,88% 52,94% Ja (n=10) Delvis (n=11) Nej (n=3) Vet ej (n=27) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 27,45% Det finns en hög kontinuitet för hemsjukvårdspatienten. 37,25% 19,61% 15,69% Ja (n=14) Delvis (n=19) Nej (n=10) Vet ej (n=8) 34

45 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Anser du att samarbetet mellan olika yrkesgrupper och vårdnivåer har förändrats sedan kommunaliseringen av hemsjukvården. 23,53% 19,61% 25,49% 31,37% Ja (n=12) Delvis (n=10) Nej (n=13) Vet ej (n=16) 35

46 Nämnden för vård och omsorg Revisionsrapport Granskning avseende hemsjukvård för mest sjuka äldre Kommunrevisionen har vid sitt möte den 27 februari 2017 antagit bifogad revisionsrapport. Granskningens syfte har varit att bedöma om kommunen och Region Halland har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring i syfte att säkerställa vårdkedjan och hemsjukvården för de mest sjuka äldre. 1 (1) Datum Granskningsrapporten översänds med önskemål att senast den 22 juni 2017 erhålla ett svar på vilka åtgärder som nämnden för vård och omsorg ämnar vidta med anledning av de rekommendationer som redovisas i rapporten och som riktas till nämnden. Svaret önskas elektroniskt till kommunrevision@kungsbacka.se. För revisorerna i Birgitta Litsegård Kommunrevisionens ordförande Christine Lindeberg Vice ordförande kommunrevisionen uniform KUB100 v 1.0, Kommunrevision Kungsbacka Besöksadress Stadshuset Telefon vx Fax kommunrevision@kungsbacka.se

47 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2017:102 Patientsäkerhet inom förvaltningen för Individ & Familjeomsorg och inom förvaltningen för Vård & Omsorg Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg har tagit del av utredning avseende patientsäkerhet och ställer sig bakom föreslagna åtgärder samt uppföljning. Sammanfattning 2015 genomfördes en reglementesförändring vilken medförde att förvaltningen för Funktionsstöd lämnade över hälso- och sjukvårdsverksamhet till förvaltningen för Vård & Omsorg. Förvaltningarna har haft två parallella hälso- och sjukvårdsorganisationer. I syfte att tillse en jämlik hälso- och sjukvård för kommunens invånare har medicinskt ansvarig sjuksköterska genomfört en granskning av den kommunala hälso- och sjukvården. I granskningen finns föreslagna åtgärder för att förbättra patientsäkerheten och förebygga brister inom hälso- och sjukvården. De föreslagna åtgärderna beskrivs i handlingsplaner, följs upp och återrapporteras till respektive nämnd. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse IF VO Internutredning (6) Beskrivning av ärendet Bakgrund Reglementesförändringen som genomfördes 1maj, 2015 innebar att förvaltningen för VO både ansvarade för den hälso- och sjukvård som bedrevs i den egna förvaltningen och i förvaltningen för Funktionsstöd, nuvarande förvaltningen för Individ & Familjeomsorg, IF. All legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal såsom sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut samt medicinskt ansvarig sjuksköterska, mas fick sin anställning inom VO. Omsorgspersonal inom respektive förvaltning ansvarade för att utföra delegerad hälso- och sjukvård samt omsorgsinsatser. Vård & Omsorg Anna Gröneberg anna.groneberg@kungsbacka.se 1 (4) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

48 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (4) I en förvaltning ansvarar vårdgivaren (nämnd), verksamhetschef 29 HSL och medicinskt ansvarig ytterst för den hälso- och sjukvårds som bedrivs. Det innebär att det innan reglementesförändringen genomfördes fanns två parallella verksamheter o de olika förvaltningarna som hade olika styrdokument, riktlinjer och tolkningar utifrån hälso- och sjukvårdslagen vilket har medfört skillnader gällande patientsäkerhetsnivåer och gett olika kvalité i verksamheterna. I syfte att utreda och klargöra skillnader i patientsäkerheten efter reglementesförändringen mellan IF och VO genomfördes en utredning av effekter av förändringen inom hälso- och sjukvårdsverksamheten. Bedömning Utifrån utredning samt de underlag som ligger till grund för utredning ses stora patientsäkerhetsrisker, De brister som påtalats måste åtgärdas för att säkerställa att patienter inom IF tillförsäkras en god och säker vård. Sammanställning av förslag till åtgärder Läkemedel IF- Tillse att kommunikation sker mellan handläggare och legitimerad personal då beslut tas enligt LSS eller SoL som föranleder en inskrivning i kommunal hälso- och sjukvård. Syftet är att ge förutsättningar för sjuksköterskans planering av läkemedelshantering och hälso- och sjukvård. -Tillse att riktlinje för läkemedelshantering följs gällande vid behovsläkemedel Delegering VO -Tillse att sjuksköterskorna följer riktlinje för delegering -Tillse att enbart delegerbara uppgifter delegeras -Tillse att sjuksköterskorna inte delegerar utan att ha tillräcklig kompetens gällande den delegerade insatsen. -Tillse att signera delegeringsbeslut IF -Tillse att följa riktlinje för delegering -Tillse att signera delegeringsbeslut

49 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (4) Informationsöverföring/kommunikation VO-Tillse att delegerade insatser läggs in i verksamhetssystemet Dokumentation VO -Tillse att dokumentationen sker enligt riktlinje -Tillse att samtliga patienter som är inskrivna i kommunal hälso- och sjukvård har en upprättad journal. -Tillse att omvårdnadsplaner är aktuella -Tillse att enbart hälso- och sjukvård dokumenteras i journalen -Tillse att enbart hälso- och sjukvårdsinsatser registreras på signeringslistor IF -Tillse att samtlig personal har tillgång till verksamhetssystemet -Tillse att omsorgspersonal signerar delegerade insatser -Tillse att verksamheten planerar basala omvårdnadsinsatser i genomförandeplanen Hygien IF- Tillse följsamhet till de basala hygienrutinerna Kompetens VO-Tillse att sjuksköterskorna får kunskap om egenvård IF -Tillse att omsorgspersonal har kompetens inom basal omvårdnad -Tillse att omsorgspersonal, chefer och metodutvecklare får kunskap om egenvård Avvikelser VO

50 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (4) -Tillse att gå igenom rapporteringsskyldigheten -Tillse att fortsatt arbeta med de brister som uppkommit i Lex Maria anmälan gällande dödsfall. IF-Tillse att kategorisera (med stöd av sjuksköterska) och avsluta hälso- och sjukvårdsavvikelser i Lex -Tillse att fortsatt arbeta med de brister som uppkommit i Lex Maria anmälan gällande dödsfall. Uppföljning Ansvariga verksamhetschefer och enhetschefer behöver upprätta handlingsplaner på olika nivåer i syfte att åtgärda de påtalade bristerna. Ansvarig verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen Lillemor Berglund samt medicinskt ansvarig sjuksköterska Anna Gröneberg tillser att handlingsplan upprättas samt att uppföljning sker. Återrapportering sker till respektive nämnd. Anna Gröneberg Medicinskt ansvarig sjuksköterska.

51 Internutredning avseende patientsäkerhet inom förvaltningen för Individ & Familjeomsorg Datum Inledning Enligt hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) är målet för hälso- och sjukvården en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Hälso- och sjukvården ska bedrivas så att den uppfyller kraven på en god vård. Detta innebär att den särskilt ska 1. vara av god kvalitet med en god hygienisk standard och tillgodose patientens behov av trygghet i vården och behandlingen, 2. vara lätt tillgänglig, 3. bygga på respekt för patientens självbestämmande och integritet, 4. främja goda kontakter mellan patienten och hälso- och sjukvårdspersonalen, 5. tillgodose patientens behov av kontinuitet och säkerhet i vården. Olika insatser för patienten ska samordnas på ett ändamålsenligt sätt. Varje patient som vänder sig till hälso- och sjukvården ska, om det inte är uppenbart obehövligt, snarast ges en medicinsk bedömning av sitt hälsotillstånd. Lag (2014:822). Bakgrund Reglementesförändringen som genomfördes 1 maj, 2015 innebar att förvaltningen för Vård & Omsorg, VO både ansvarade för den hälso- och sjukvård som bedrivs i den egna förvaltningen och i förvaltningen för Individ & Familjeomsorg, IF. All legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal såsom sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut samt medicinskt ansvarig sjuksköterska, mas fick sin anställning inom VO. Varje förvaltning ansvarade för den personal som utför omsorgsinsatser och som även utför de av legitimerad personal delegerade eller instruerade arbetsuppgifterna. I en förvaltning ansvarar vårdgivaren(nämnd), verksamhetschef 29 HSL och medicinskt ansvarig ytterst för den hälso- och sjukvårds som bedrivs. Det innebär att innan reglementesförändringen genomfördes fanns det två parallella verksamheter som hade olika styrdokument och riktlinjer och tolkningar utifrån hälso- och sjukvårdslagen vilket har medfört skillnader gällande patientsäkerhetsnivåer och gett olika kvalité i verksamheterna. Från det att reglementesförändringen genomfördes har ett övergripande patientsäkerhetsarbete bedrivits av medicinskt ansvarig sjuksköterska och ansvarig verksamhetschef 29 HSL inom VO som har haft som målsättning att erbjuda alla patienter i Kungsbacka Kommun likvärdig vård. uniform KUB101 v 1.0, Då reglementesförändringen genomfördes flyttades ansvarig enhetschef för hälso- och sjukvård över från IF till VO med sina medarbetare. Detta innebar att det tidigare arbetssätt som funnits inom IF gällande hälso- och sjukvården fortsatte på samma sätt fast inom VO.

52 Allt eftersom enhetschefen slutade samt att nyanställda sjuksköterskor och sjuksköterskor från VO kom till verksamheten har patientsäkerhetsrisker uppmärksammats. I syfte att utreda och klargöra skillnader i patientsäkerheten efter reglementesförändringen mellan IF och VO genomfördes en utredning av effekter av förändringen inom hälso- och sjukvårdsverksamheten. För att objektivt kunna belysa patientsäkerhetsrisker användes socialstyrelsens Lägesrapport inom patientsäkerhetsområdet 2016 som utgångspunkt för områden som granskats. Rapporten av patientsäkerhetsutvecklingen innehåller en del som beskriver patientsäkerhetsarbetet i kommunal vård. Datum Rapporten från socialstyrelsen huvudsakliga resultat visar att: Uppfattningen inom kommunerna om vilka delar som ingår i ett ledningssystem varierar och det är skillnader i arbetet med att utveckla och implementera rutiner för patientsäkerhetsarbetet. Kommunerna uppger behov av att förstärka befintliga utbildningsinsatser inom patientsäkerhetsområdet. Det finns behov av att bedriva patientsäkerhetsutbildningar mer systematiskt. Fall och läkemedel framstår som de största riskområdena för uppkomst av vårdskada i kommunal vård. En stor andel kommuner uppger att man arbetar med riskbedömningar inom främst undernäring, trycksår och fall. Resultaten pekar på att det görs alltför få planerade förebyggande åtgärder. Användningen av läkemedel som bedöms vara olämpliga för äldre fortsätter att minska i riket. Det är stora skillnader i läkemedelsanvändningen mellan boendeform och mellan kommunerna. De områden där de största patientsäkerhetsriskerna finns är inom nedanstående områden i tabellen. Resultat av granskning presenteras inom några av dessa områden. uniform KUB101 v 1.0,

53 Datum Definition av patientsäkerhet Hög patientsäkerhet är ett grundläggande krav enligt Hälso- och sjukvårdslagen. Patientsäkerhetslagen ger följande definitioner av patientsäkerhet och vårdskada: Med patientsäkerhet avses skydd mot vårdskada. Med vårdskada avses lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården. Bristande patientsäkerhet orsakar vårdskador vilket i sin tur medför både mänskligt lidande och betydande kostnader för samhället. Utifrån de riskområden som belysts i utredningen samt med bakgrund av definitionen på patientsäkerhet beskrivs resultat från genomlysning av hälso- och sjukvården inom IF. Inom områdena beskrivs olika delar av verksamheten för att förtydliga vilka brister som finns att hantera. uniform KUB101 v 1.0, Läkemedel Utifrån fastställd internkontroll i VO genomfördes läkemedelgranskning Granskningen utfördes på korttidsboende för barn och vuxna då det är en del av verksamheten där det förekommer mycket läkemedelshantering. Beslutet grundades även i att VO ville göra en

54 uppföljning av de åtgärder som vidtagits efter den granskning som Inspektionen för Vård och Omsorg genomförde 2014 där kritik riktades mot Karsjö korttidshem. Enligt IVO-ärende gällande Tillsyn av korttidsvistelse för barn och ungdom vid Karsjö korttidshem i Kungsbacka Kommun den finns följande beslut om åtgärder gällande hälso- och sjukvårdens område som dåvarande ansvarig nämnd (Funktionsstöd) skulle åtgärda. - Redovisa rutiner i enlighet med SOSFS 2009:6, för samverkan med hälso- och sjukvårdshuvudmännen avseende egenvård. - Redovisa hur nämnden säkerställer att personalen vid Karsjö korttidshem arbetar enligt dessa rutiner så att de säkerställer att läkemedelshanteringen sker som hälso- och sjukvårdsuppgift eller egenvård. Datum Bakgrund Före reglementesförändringen hade IF ansvar för barn på korttidsvistelse. Regionen hade hälso- och sjukvårdsansvaret men genomförde tjänsteköp. En brist som tydliggjordes då VO tog över ansvaret från IF var att det inte fanns upprättade journaler för barnen på korttid med motiveringen att de hanterats via tjänsteköp. Dock kräver Patientdatalagen att en journal förs vid vård av patienter. Den som har legitimation är skyldig att föra journal vid vård av patienter. Även om vården inte innebär en åtgärd så krävs journalföring av till exempel en utredning. Då IF ansvarade för vården av barnen på korttids hade personalen inte genomgått delegeringsutbildning för de insatser de utförde. Insatserna genomfördes på instruktion av vårdnadshavare och så även läkemedelshantering, vilket brister enligt Socialstyrelsens föreskrift om egenvård, delegering och IVO s utlåtande. På Karsjö och Tölö fanns vid granskningen flera nyupprättade arbetssätt och rutiner som upprättats efter reglementesförändringen. De två ansvariga sjuksköterskorna uppgav att de arbetat intensivt under de senaste fyra månaderna med att säkerställa läkemedelshantering, delegeringar och dokumentation. En viktig ny arbetsrutin gällde processen vid inflyttning till korttidsvistelsen, vilken säkerställdes utifrån hälso- och sjukvårdsperspektiv. Före reglementesförändringen kunde ett barn flytta in på korttidsvistelse utan att kontakt hade tagits med hälso- och sjukvårdspersonalen i kommunen. I den nya rutinen togs nu alltid en kontakt vilket genererade en bättre och säkrare planering för insatser utifrån både hälso- och sjukvård och socialtjänst. Liknande kommunikationsproblematik har de senaste månaderna uppmärksammats gällande patienter som har en omfattande läkemedelsbehandling samt beslut om särskilt boende och därmed omfattas av den kommunala hälso- och sjukvården. Även kring dessa patienter behöver rutiner i verksamheten upprättas då handläggare från IF och hälso- och sjukvårdspersonal från VO behöver samarbeta. uniform KUB101 v 1.0,

55 Granskning Läkemedelshanteringen var enligt granskningen av god kvalité på korttidsboenden för barn. Det fanns efter stora arbetsinsatser från hälso- och sjukvårdsverksamheten väl fungerande rutiner för läkemedelshantering både på boendena och i läkemedelsförrådet på omsorgens hus. Utifrån IVO s granskning och beslut om åtgärder kunde granskarna se att sjuksköterska samt personal vid Karsjö korttidshem arbetade enligt rutiner så att läkemedelshanteringen kunde ske som hälso- och sjukvårdsuppgift vilket ledde till en hög patientsäkerhet. Datum Övriga identifierade brister Det sker att omsorgspersonal som arbetar jourtid inte följer riktlinje för läkemedelshantering. Kontakt sker inte innan läkemedel ges och vårdplan saknas för detta. Informationen sker i efterhand efter att det behovsläkemedel getts utan att omvårdnadsplan godkänner det, och inte innan så som riktlinjen beskriver. Delegering Enligt hälso- och sjukvårdslagen finns det tydligt beskrivet att det är medicinskt ansvarig sjuksköterska och medicinskt ansvarig för rehabilitering (HSL 1982:763) som ansvarar för vad som får delegeras och vilka kompetenskrav som krävs för att ta emot en delegering för att insatsen ska kunna ske på ett säkert sätt. Vidare står beskrivet att delegering av medicinska arbetsuppgifter inte får ske slentrianmässigt och inte utifrån en bemanningsproblematik. Med stöd i lagstiftningen finns en tydlighet kring vem som är ansvarig för kompetenskrav inför de delegerade arbetsuppgifterna samt att delegering inte får ske utifrån en bemanningsproblematik. Lagen beskriver även att Vårdgivaren måste se till att det finns personal med såväl formell som reell kompetens som kan fullgöra de uppgifter som ankommer på verksamheten och att 2 e Där det bedrivs hälso- och sjukvård skall det finnas den personal, de lokaler och den utrustning som behövs för att god vård skall kunna ges. Bakgrund Den som tillhör hälso- och sjukvårdspersonalen, d v s legitimerad personal får endast överlåta en arbetsuppgift till en annan person då detta är förenligt med god och säker vård. Det är den medicinskt ansvarig sjuksköterskan och medicinskt ansvarig för rehabilitering (HSL 1982:763) som ansvarar för vad som får delegeras och vilka kompetenskrav som krävs för att ta emot en delegering för att insatsen ska kunna ske på ett säkert sätt. Kompetensen kan vara formell, examen eller utbildningsnivå och/eller den kan vara reell, det vill säga praktisk yrkeserfarenhet och/eller fortbildning. Vårdgivaren kan aldrig föreskriva att medicinska arbetsuppgifter ska delegeras. uniform KUB101 v 1.0,

56 Med hänsyn till kraven på vård av god kvalitet och säkerhet ställer varje delegeringsbeslut mycket stora anspråk på gott omdöme, goda kunskaper och noggrannhet hos såväl den som delegerar som den som genom delegering tar emot en medicinsk arbetsuppgift. Utifrån de krav på kompetens som ställs i riktlinjen krävs att den som delegerar utför en professionell bedömning av lämpligheten i det enskilda fallet. Det innebär att den som överlåter en arbetsuppgift ska försäkra sig om att den som tar emot uppgiften verkligen har förutsättningar för att fullgöra den. Detta ska ske genom utbildning och kontroll av de praktiska och teoretiska färdigheterna. För att kunna delegera, det vill säga utbilda och följa upp kompetensen hos den delegerade personalen, måste den som delegerar en uppgift själv ha fullgod kompetens inom området. Delegering av medicinska arbetsuppgifter får inte ske slentrianmässigt och inte utifrån en bemanningsproblematik. Om legitimerad personal väljer att delegera sina uppgifter ska denne samråda med närmaste chef samt chef för den som ska ta emot en delegering då tid ska avsättas för utbildning för både den som delegerar och den som ska ta emot delegering. Den som delegerar ska följa upp och kontrollera att arbetsuppgiften utförs på ett korrekt sätt samt vid behov handleda den som delegerats. Datum Riktlinje för delegering I förvaltningen för Vård & Omsorg finns sedan 2013 kompetenskrav beskrivet i riktlinje för delegering av medicinska och rehabiliterande insatser. Syftet med riktlinjen är att ge förutsättningar för en god och säker vård med en gemensam patientsäkerhetnivå för samtliga patienter i Kungsbacka Kommun. Riktlinjen syftar även till att säkerställa processen så att legitimerad personal ska kunna delegera hälso- och sjukvårdsinsatser på ett säkert sätt och med god kvalité. Socialstyrelsen definierar god vård som att den ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig, säker, individanpassad, effektiv, jämlik och tillgänglig hälsooch sjukvård. Riktlinjen för delegering beskriver att medicinska delegeringarna ges i tre nivåer med olika krav på reell kompetens. uniform KUB101 v 1.0,

57 Datum Delegering avancerad kräver vård- och omsorgsutbildning samt erfarenhet T ex insulin, såromläggningar, fragmininjektioner Delegering bas kräver ingen vård- och omsorgsutbildning men erfarenhet T ex vid behovsläkemedel, sondmatning, smärtplåster Delegering enkel kräver ingen vård- och omsorgsutbildning eller erfarenhet T ex ge läkemedel ur apodos eller dosett För att utföra de avancerade insatserna krävs enligt riktlinjen att mottagaren av den delegerade arbetsuppgiften d v s baspersonalen behöver ha vård & omsorgsutbildning för att få utföra de medicinskt avancerade hälso- och sjukvårdsinsatserna: Injektion insulin, injektion blodförtunnande läkemedel, vård vid tracheostomi (hjälpmedel för att upprätthålla andning), katetervård, avancerade såromläggningar och blodprovstagningar. Kompetenskravet skärptes 2013 då en allvarlig händelse föranledde att en patient med diabetes avled till följd av bristande kompetens för den delegerade insatsen. Då dessa kompetenskrav tidigare inte funnits i IF gavs förvaltningen ett tidsbegränsat avsteg från kompetenskraven för reell kompetens vad gäller personlig assistans. Undantaget gällde från reglementesförändringen fram till 31/ Under denna tid skulle förvaltningen för IF ta fram en handlingsplan som säkerställde full följsamhet till riktlinjen tills att avsteget upphörde. Handlingsplanen skulle innehålla uppgifter om dåvarande nuläge, hur många patienter som omfattats av avsteget, omfattningen av personal som uppnådde kompetenskraven samt hur förvaltningen planerade att uppnå full följsamhet till riktlinje för delegering. uniform KUB101 v 1.0, Vidtagna åtgärder Förvaltningen för Individ & Familjeomsorg har sedan reglementesförändringen beskrivit svårigheter med att tillhandahålla personal med rätt reell kompetens för att ta emot de

58 avancerade delegerade hälso- och sjukvårdsinsatserna samt efterfrågat hur befintlig personal kan komplettera nuvarande kompetensnivå för att möta kraven i riktlinjen för delegering. De åtgärder förvaltningen har vidtagit har inte gett full effekt i verksamheten varvid förfrågan om dispens om ytterligare 6 månader inkom till verksamhetschef enligt 29 HSL och medicinskt ansvarig sjuksköterska den 14/ Verksamhetschef 29 HSL och medicinskt ansvarig sjuksköterska, har haft svårt att få en överblick om omfattningen av problematiken kring de delegerade avancerade insatserna är och har under 2016 begärt att få ett underlag från förvaltningen för Individ & Familjeomsorg. Verksamhetschef 29 HSL har även efterfrågat en beskrivning kring var och en av patienterna samt hur stor personalomsättningen är då omsättningen på delegerad personal påverkar patientsäkerheten. Det har funnits dialog kring hur ofta delegeringsutbildningar ska genomföras för att kunna möta efterfrågan på frekvens utifrån antal nyanställd personal då det handlar om tids- och resurskrav för den legitimerade personalen. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har under året diskuterat problematiken med ansvariga chefer inom IF samt på avsedda möten samtalat med de båda förvaltningscheferna i syfte att få en gemensam bild av nuläget samt ambitionen att bibehålla patientsäkerheten och att samtidigt hitta lösningar på problematiken. Kompetensnivån för de personliga assistenterna har även eftersökts av medicinskt ansvarig sjuksköterska i syfte att utifrån den nuvarande nivån kunna beskriva vilka ytterligare utbildningsinsatser som krävts för att nå upp till undersköterskenivå. För att dispensen skulle kunna ges vid årsskiftet 2016/2017, i avvaktan på en heltäckande handlingsplan samt ett långsiktigt agerande skulle IF inkomma med en handlingsplan senast den 15 januari 2017 som beskrev nuläget. Handlingsplanen skulle innehålla: 1. Vilka delar i riktlinjen Individ & Familjeomsorg begär avsteg ifrån. 2. Hur omfattande de delegerade avancerade insatserna är i antal/insats per person utifrån ovan nämnda insatser. 3. En redogörelse över antal befintligt anställda med vård & omsorgsutbildning Den 25 januari inkom IF med en handlingsplan som beskrev IF s förutsättningar för att kunna ta emot delegering av avancerade hälso- och sjukvårdsuppgifter. Handlingsplanen innehöll olika motiveringar till varför riktlinjen för delegering inte kunde efterlevas, samt en beskrivning om varför det ställda kompetenskravet omöjligt kunde uppnås. I tjänsteskrivelsen skriver IF att: Datum uniform KUB101 v 1.0, En anpassning till gällande delegeringsriktlinje är från IF:s sida inte det IF efterfrågar utan en översyn och anpassning av riktlinjen till rådande omständigheter, förutsättningar och behov förväntas. IF önskar en lösning som kan passa utifrån de förutsättningar som finns inom IF, så som tillgång eller icke-tillgång till vårdutbildad personal, d.v.s. en lösning utifrån de kompetensbehov och krav som finns inom IF:s verksamheter och som kan underlätta delegering av HSL uppgifter från legitimerad personal inom VO till baspersonal inom IF utan

59 att en formell vård och omsorgs kompetens krävs. Fokus bör istället ligga på att förtydliga vilken reell kompetens som krävs för att kunna ta emot en HSL delegering. Utifrån skrivelsen bedömde IF att de inte kunde leva upp till de ställda kompetenskraven i riktlinjen för delegering vilket innebär stora patientsäkerhetsrisker. Datum Riskbedömning november 2016 Målsättningen med hälso- och sjukvården i är att leverera en gemensam patientsäkerhetsnivå för alla patienter oavsett förvaltning i syfte att uppnå en likvärdig och säker hälso- och sjukvård. Syftet är även att legitimerad personal ska arbeta utifrån en riktlinje för delegering oavsett förvaltning. Då första dispensen från riktlinjen för delegering gick ut vid årsskiftet 2016/2017 utan att en full följsamhet till gällande riktlinje kunde förväntas genomförde medicinskt ansvarig en riskbedömning för att tydliggöra de patientsäkerhetsrisker som förelåg om inte riktlinjen kunde efterlevas och en gemensam patientsäkerhetsnivå uppnås för patienterna i de båda förvaltningarna. uniform KUB101 v 1.0, Riskbedömningen identifierade följande punkter: Ansvariga chefer arbetar inte utifrån de ställda kompetenskraven viket innebär patientsäkerhetsrisker. I verksamheten för IF saknas medicinsk kompetens för de delegerade insatserna på avancerad nivå. o Detta kan leda till att bedömningar utifrån förändrade hälsotillstånd i utförandet av de avancerade insatserna inte är kvalitetssäkrade och kan leda till ökat lidande för patienten. o Det finns risk för att omsorgspersonal inte reagerar då tex en patient ska få sitt insulin vilket i värsta fall kan leda till dödsfall, till exempel att ge insulin till patient med feber eller att inte tillse att patienten får sitt insulin. o Risker finns för att omsorgspersonal har låg medicinsk förståelse för tex infektionsrisker (basala hygienrutiner) i samband med såromläggningar vilket kan leda till infektioner och i värsta fall amputationer. o Att omsorgspersonal saknar förståelse för uppgiftens karaktär till exempel att inte ha förståelse för vilka risker personalen utsätter personen för är även en risk. Det kan innebära livsfara då personal ska vårda en patient med trach om inte det finns tillräcklig kunskap om vad riskerna är. o Att sakna ett reflekterande synsätt. Vad gör jag -> vad kan detta leda till -> vad ska jag åtgärda -> när ska jag kontakta sjuksköterskan? innebär risker. Alla risker på både övergripande nivå samt i den direkta vården ger sammanlagt en hög sannolikhet samt en hög allvarlighetsgrad. Detta innebär stora patientsäkerhetsrisker. Maximalt utfall på skalan=16.

60 Intervjuer med legitimerad personal i delegeringsgruppen Medicinskt ansvarig sjuksköterska har träffat sjuksköterskor som håller i utbildning i delegering på enkel nivå och bas-nivå. Utbildande personal beskriver att personal utan erfarenhet har anmälts till delegeringsutbildning som kräver erfarenhet för att den oerfarna personalen ska kunna få möjlighet att t ex ge sondmatning eller vid behovsläkemedel. Detta avser främst personlig assistans. Vid avstämningen framkommer även att det sker avsteg från riktlinjen och att insatser som ur ett patientsäkerhetsperspektiv inte får delegeras har delegerats till baspersonal. Baspersonal på delegeringutbildning har uppgett att de har fått delegering inom områden som omkuffning eller byte av PEG samt kuffning av tracheostomi har delegerats ut på vissa enheter. Patienter på daglig verksamhet kan ha med sig läkemedel i omärkta muggar som personal på daglig verksamhet förväntas dela ut. Datum Samtal med sjuksköterskor För att kunna delegera en arbetsuppgift måste den som delegerar dvs sjuksköterskan ha tillräcklig kompetens och praktisk kunskap själv för hur arbetsuppgiften ska utföras. Det har framkommit att så inte alltid är fallet. Det har inneburit att omsorgspersonal har skaffat sig kompetens från en annan vårdgivare trots att den kommunala hälso- och sjukvården ska ansvara för detta. Sjuksköterskan delegerar då en uppgift som de inte själva har kompetens för vilket inte är överensstämmande med gällande lagstiftning. uniform KUB101 v 1.0, Informationsöverföring/kommunikation Delegerade insatser i verksamhetssystemet För att få en överblick över omfattningen av delegering av medicinskt avancerade insatserna gjordes en kartläggning av systemansvarig i verksamhetssystemet. Kartläggningen visade att delegerade och instruerade insatser inte hade registrerats i avsedd modul i verksamhetssystemet. Det innebär även att det inte finns en överblick över de hälso- och sjukvårdsinsatser som är aktuella hos respektive patient och vem som ansvarar för att utföra insatserna. För att en delegering ska vara giltig krävs att den i verksamhetssystemet är signerad både av legitimerad personal samt av omsorgspersonal. Vid sökningar i systemet ses att det finns stora brister vad gäller signering av delegeringsbeslutet. Detta innebär att legitimerad personal i själva verket inte delegerat uppgiften, det innebär även att omsorgspersonal olagligen utför delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser. De personliga assistenterna har inte alltid tillgång till verksamhetssystemet. Andra har tillgång men få vet hur man använder det, eller har inte fått någon inloggning. Det finns en otydlighet i hur kommunikationen sker mellan personlig assistans och hälso- och sjukvårdspersonalen.

61 Assistenterna har oftast en egen arbetsplan där de skriver in allt som sker under en patients dag. I planen skriver de också in läkemedelsordinationer och när dessa ska ges. Detta innebär att de inta alltid tittar i den signeringslista som sjuksköterskan tillhandhåller och som beskriver vilka läkemedel som ska ges. Det kan lätt bli fel om något ändras i signeringslistan och assistenten endast tittar i en ej uppdaterad arbetsplan. Datum Dokumentation Vid granskning av omvårdnadsplanerna i hälso- och sjukvårdsjournalen kunde det inte utläsas om det var sjuksköterskan eller baspersonalen som ansvarade för att utföra insatsen. Det fanns inte dokumenterad när uppföljning skulle ske/hade skett och hur olika insatser hade utvärderats. En granskning av sjuksköterskans dokumentation för patienterna inom personlig assistans visar att den på flera punkter är bristfällig. Det finns många omvårdnadsplaner som är långa och inaktuella och det är svårt att få en överblick av patienten. Bland dokumentationen finns exempel på att sjuksköterskan utför insatser trots egenvårdsbeslut och i vissa journaler finns olika bemanningsstrategier för olika situationer vilket inte är en journalanteckning. Gällande beskrivning av om patient ska återupplivas eller inte finns otydliga instruktioner till baspersonal vilket är mycket anmärkningsvärt. Även otydlighet kring patient med larm uppmärksammades vilket innebar patientsäkerhetsrisk, eftersom personalen inte vet vem de ska kontakta då personen fallit. Vid granskning av följsamhet till ordinerade omvårdnadsåtgärder fanns inget resultat inrapporterat från hälso- och sjukvårdsverksamheten avseende patienter inom förvaltningen för individ och familjeomsorg vilket är en brist. Det innebär att helhetsbilden saknas av följsamheten till de ordinerade omvårdnadsåtgärderna. Vid intervju med sjuksköterskor för personlig assistans uppgav de att de listor som fanns var så otydliga så de inte ansåg att de kunde lämna in dem till Mas. Listorna innehöll en blandning av insatser som delegerats, insatser som skulle utföras enligt LSS och övriga insatser så som till exempel signering av naturläkemedel vilket inte får finnas på dessa listor. Under hösten genomfördes en granskning av följsamheten till delegerade rehabiliteringsåtgärder. Granskningen visade att 54 procent av insatserna hade signerats som utförda på avsedd lista. Detta är en försämring jämfört med förra årets resultat på 74 procent. När det gäller sjuksköterskornas dokumentation har de uppmärksammat att tidigare ansvariga sjuksköterskor inom IF inte har förnyat omvårdnadsplaner tillräcklig ofta, vissa är flera år gamla. De planer som finns är inte sammanlänkade med aktuell signeringslista. Dessa fel uppmärksammas hos de flesta patienter som har en brukarpärm. uniform KUB101 v 1.0, Brukarpärm Vad gäller dokumentation påtalar sjuksköterskorna brister i de brukarpärmar som finns hos patienterna. Det är svårt att få en överblick över vad som gäller för patienten eftersom det upplevs vara oordning bland pappren och många inaktuella dokument i pärmarna. Det upplevs

62 svårt att få ordning och att utbildning i dokumentation behövs. Det föreligger missförstånd om personalen får eller inte får skriva under hälso- och sjukvårdsfliken till exempel. Det finns även beskrivet omsorgsinsatser i omvårdnadsplaner som till exempel hur ofta dusch ska genomföras och signeras. Även avföringslistor, att kontrollera sittdyna eller toalettbesök registreras och signeras på hälso- och sjukvårdens listor vilket är felaktigt. Sjuksköterskorna uppger att personalen ibland själva lägger till insatser på dessa listor vilket inte är tillåtet. Datum Egenkontroll dokumentation I 2016 års patientsäkerhetsberättelse påtalas att egenkontroll av dokumentation inom verksamheter för sjuksköterskor inte genomfördes under året. Detta är en brist som behöver åtgärdas. Följsamhet till basala hygienrutiner I vård- och omsorgsarbetet finns alltid risken att överföra smittämnen från en patient till en annan, då samma personal arbetar hos olika patienter. Basala hygienrutiner är den viktigaste åtgärden för att förebygga smittspridning i vård- och omsorgsarbetet. Dessa ska därför tillämpas i alla vårdsituationer av all personal oavsett om det finns en känd smitta eller inte. Socialstyrelsen har under 2016 i en förskrift förtydligat tillämpningen av de basala hygienrutinerna bland annat vad det gäller bostad med särskild service enligt LSS. I förvaltningen för IF finns hygienansvariga på enheterna men inget strukturerat arbetssätt för att följa upp hur de basala hygienrutinerna följs, vilket är en brist. Vården ska vara av god hygienisk standard enligt hälso- och sjukvårdslagen, då förvaltningen inte följer upp hur de basala hygienrutinerna efterlevs finns svårigheter att bedöma om vården är av god kvalité. uniform KUB101 v 1.0, Kompetensbrist De sjuksköterskor som ansvarar för patienter inom personlig assistans har sedan de tog över ansvaret efter de sjuksköterskor som tidigare ansvarat inom IF uppmärksammat följande brister och patientsäkerhetsrisker: Att arbetet med delegeringar innebär en patientsäkerhetsrisk eftersom det föreligger ett undantag från de angivna kompetenskraven. De upplever att det blir otydligt eftersom det finns olika regler. Det upplevs även vara hög personalomsättning vilket försvårar arbetet med att delegera och medför att patientsäkerhetsriskerna ökar eftersom personalen inte har den kompetens som krävs för att ge en god och säker vård. Sjuksköterskorna påtalar vidare att det många gånger krävs stor kunnighet i medicinsk apparatur vilket de inte upplever att personalen har. Den risk som de påtalar är att assistenter inte har den kunskap som behövs för den avancerade vård de utövar.

63 De ansvariga sjuksköterskorna upplever även att personalen som skulle gå delegeringsutbildning blev anmälda till fel utbildningsnivå. Flera blev anmälda till basutbildning utan att först ha erfarenhet vilket innebar att personalen fick delegering utan någon erfarenhet alls. Sjuksköterskorna såg även brister gällande beslut om olika insatser var egenvård eller hälso- och sjukvårdsuppgift. I flera fall fanns olika varianter av insatser som inte hade tydliggjorts huruvida de var egenvård eller hälso- och sjukvårdsuppgift. Detta upplevdes leda till en osäkerhet i personalgruppen samt kring om insatsen skulle delegeras eller inte. Ett exempel gällde en patient där insatsen läkemedelshantering skulle ske som läkemedelsövertag dvs hälso- och sjukvårdsuppgift. I ärendet delade en anhörig läkemedlen som sedan personalen gav till patienten. Ett annat exempel gällde en patient som använda sömntabletter vid behov. Det fanns sedan 2014 en överenskommelse om att läkemedlet skulle ges utan kontakt med sjuksköterska, vilket är felaktigt utifrån riktlinjen för läkemedelshantering. Läkemedlet skrevs inte heller in i narkotikajournalen vilket är ett krav eftersom läkemedlet är narkotikaklassat. För samma patient gavs även smärtstillande läkemedel utan kontakt med sjuksköterska. Vidare påtalas brister som till exempel att personliga assistenter har kuffat om en Mic-Key. Det innebär att en vattenfylld ballong på insidan magen dras ut genom en plastspruta och ny vätska injiceras igen i plastslangen. Detta är ingen delegerbar insats utan ska utföras av sjuksköterska enligt riktlinje. Engångsplastsprutor att använda då en kateter ska spolas användes flera gånger och ibland flera dagar. De ansvariga sjuksköterskorna har sedan de tog över ansvaret för patienterna påbörjat ett arbete för att korrigera de brister som de uppmärksammat. Nyligen byttes ansvarig sjuksköterska och nuvarande sjuksköterska uppmärksammar även dessa brister och upplever att det finns patientsäkerhetsrisker för flera av patienterna inom personlig assistans. Datum De påtalade bristerna från sjuksköterskorna innebär stora patientsäkerhetsrisker som behöver åtgärdas. uniform KUB101 v 1.0, Avvikelser I all verksamhet förekommer det avvikelser oavsett om de rapporteras eller inte. Det är viktigt att det finns en följsamhet och villighet att rapportera händelser även om de inte får någon konsekvens. Dessa gör det möjligt att identifiera och uppmärksamma brister tidigt så att dessa kan åtgärdas innan allvarligare händelser inträffar. Antalet avvikelser gällande läkemedel utan konsekvens har ökat från 86 till 191, vilket ger indikation på att avvikelsearbetet förbättrats. En ökning av den omfattningen kan inte ses som en ökning av antal faktiska händelser utan speglar snarare en ökad benägenhet att rapportera in fler avvikelser i syfte att förhindra och förbättra verksamheten, vilket är positivt.

64 Under året har drygt 25 procent av avvikelserna i avvikelsehanteringssystemet gällande hälsooch sjukvård inte avslutats och kategoriserats, vilket är en brist. Detta innebär att avvikelser som finns i systemet som inte hanteras. Datum Lex Maria Utifrån en avvikelse inom IF och VO pågår ett arbete gällande en Lex Sarah respektive Lex Maria anmälan. Bedömningen av ärendet är att det fanns brister inom sjuksköterskeorganisationen i den kommunala hälso- och sjukvården. De brister som identifierats är: Bristande i ansvar inom den kommunala hälso- och sjukvården för patient med psykiska funktionshinder gällande normaliseringsprincip, självbestämmande och integritet. Brister i upprättande av riskbedömningar Bristande dokumentation och kommunikation mellan sjuksköterska och omsorgspersonal Brister inom egenvård Brister gällande kontakt med ordinatör De brister som uppmärksammats gällande omsorgspersonal är: Att de inte haft tillräcklig kompetens inom omvårdnad för att tillgodose patientens behov Att de inte kontaktat sjuksköterskan utifrån ett förändrat hälsotillstånd Medicinskt ansvarig sjuksköterska hade utifrån händelsen inte fått någon avvikelserapport från hälso- och sjukvårdsverksamheten. Anledning till att utredning genomfördes var att Sas inom förvaltningen för Individ & Familjeomsorg signalerade om Lex Sarah-utredning med anledning av avvikelserapportering och att han utifrån den såg att hälso- och sjukvården var berörda. Att händelsen inte hade uppmärksammats som en avvikelse i sjusköterskeorganisationen är en brist i rapporteringsskyldigheten. Bedömning Utifrån patientperspektiv har det ingen betydelse var i vården en patient befinner sig. Hen kan vara inom slutenvård, primärvård, kommunal hälso- och sjukvård, ha ett beslut om LSS eller SoL. Utifrån hälso- och sjukvårdslagen har vi tillsammans en skyldighet att inte särskilja patienter utifrån var de befinner sig inom den kommunala hälso- och sjukvården, vi ska tillse en god och säker vård oavsett vårdnivå, boendeform, funktionshinder eller ålder. uniform KUB101 v 1.0, Utifrån utredning samt de underlag som ligger till grund för utredning ses stora patientsäkerhetsrisker, vilka är samstämmiga med de riskområden som socialstyrelsen påtalar.

65 De brister som påtalats måste åtgärdas för att säkerställa att patienter inom IF tillförsäkras en god och säker vård. Utifrån samtliga områden som granskats finns brister som kan förorsaka vårdskada hos patienten. Vissa områden är mycket allvarliga ur ett patientsäkerhetssäkerhetsperspektiv och bör åtgärdas omgående, dessa områden är läkemedel, kompetens och delegering. Vad gäller informationsöverföring och dokumentation kan konsekvenser av brister inom dessa områden leda till utebliven eller felaktig vård och behandling vilket innebär risk för vårdskada. Inom hygienområdet kan bristerna som uppmärksammats leda till vårdrelaterade infektioner och spridning av smitta vilket är en patientsäkerhetsrisk. Att avvikelsehanteringen inte är tillfredsställande innebär att fel och brister kan förekomma och upprepas utan att de rapporteras och åtgärdas. Datum Åtgärdsförslag Åtgärder inom de berörda områdena krävs för att säkerställa patientsäkerheten, de bör ske i samverkan mellan berörda chefer inom IF och VO för att snarast uppnå en tillfredställande patientsäkerhet inom IF. Informationssäkerhet och likvärdig vård Inför de stora förändringar som IF och VO ska genomgå gällande informationssäkerhet och dokumentation i nytt verksamhetssystem är det viktigt att öka förståelsen för vikten av likvärdiga lösningar för vår gemensamma dokumentation. Det är viktigt att tillse att arbetet gällande dokumentation och kommunikation för patienter inom kommunal hälso- och sjukvård behandlas på ett likvärdigt sätt oavsett tillhörighet till förvaltning eller utförare. Olika arbetssätt för att skicka hälso- och sjukvårdsinsatser och information från sjuksköterska till omsorgspersonal och tvärtom beroende på verksamhet eller förvaltning är inte patientsäkert och inte heller informationssäkert. Då vi står inför olika möjligheter och då beslut ska tas i dessa frågor är det av största vikt att tänka på patientsäkerhetsfrågor och att göra riskbedömningar. Utredningen påvisar att genom att använda olika sätt att arbeta och dokumentera kan patientsäkerhetsrisker uppstå vilket behöver medvetandegöras i förvaltningarna. En förutsättning för att omsorgspersonal ska kunna arbeta på ett likvärdigt sätt för en jämlik patientsäkerhet är att all legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ett enhetligt arbetssätt utifrån riktlinjer och rutiner gällande samtliga av nedanstående områden. uniform KUB101 v 1.0, Åtgärder utifrån granskningsområde

66 Läkemedel IF-Tillse att kommunikation sker då beslut tas enligt LSS eller SoL som föranleder en inskrivning i kommunal hälso- och sjukvård. Syftet är att ge förutsättningar för sjuksköterskans planering av läkemedelshantering och hälso- och sjukvård. -Tillse att riktlinje för läkemedelshantering följs gällande vid behovsläkemedel Datum Delegering VO -Tillse att sjuksköterskorna följer riktlinje för delegering -Tillse att enbart delegerbara uppgifter delegeras -Tillse att sjuksköterskorna inte delegerar en uppgift utan att ha tillräcklig kompetens gällande den delegerade insatsen. -Tillse att signera delegeringsbeslut IF -Tillse att följa riktlinje för delegering -Tillse att signera delegeringsbeslut Informationsöverföring/kommunikation VO-Tillse att delegerade insatser läggs in i verksamhetssystemet Dokumentation VO -Tillse att dokumentationen sker enligt riktlinje -Tillse att samtliga patienter som är inskrivna i kommunal hälso- och sjukvård har en upprättad journal. -Tillse att omvårdnadsplaner är aktuella -Tillse att enbart hälso- och sjukvård dokumenteras i journalen -Tillse att enbart hälso- och sjukvårdsinsatser registreras på signeringslistor uniform KUB101 v 1.0, IF -Tillse att samtlig personal har tillgång till verksamhetssystemet -Tillse att omsorgspersonal signerar delegerade insatser

67 Hygien IF-Tillse att införa mätningar av följsamhet till de basala hygienrutinerna Datum Kompetens VO-Tillse att sjuksköterskorna får kunskap om egenvård IF -Tillse att omsorgspersonal har kompetens inom hälso- och sjukvård -Tillse att omsorgspersonal, chefer och metodutvecklare får kunskap om egenvård Avvikelser VO -Tillse att gå igenom rapporteringsskyldigheten -Tillse att fortsatt arbeta med de brister som uppkommit i Lex Maria anmälan gällande dödsfall. IF-Tillse att kategorisera (med stöd av sjuksköterska) och avsluta hälso- och sjukvårdsavvikelser i Lex -Tillse att fortsatt arbeta med de brister som uppkommit i Lex Maria anmälan gällande dödsfall. Uppföljning Ansvariga verksamhetschefer och enhetschefer behöver upprätta handlingsplaner på olika nivåer i syfte att åtgärda de påtalade bristerna. Ansvarig verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen Lillemor Berglund samt medicinskt ansvarig sjuksköterska Anna Gröneberg tillser att handlingsplan upprättas samt att uppföljning sker. Återrapportering sker till respektive nämnd. uniform KUB101 v 1.0, Anna Gröneberg Lillemor Berglund

68 Medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen Förvaltningschef VO Datum uniform KUB101 v 1.0,

69 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2017:108 Delårsrapport 2016 Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad delårsrapport 2017 för Vård & Omsorg. Sammanfattning Enligt Kommunallagen ska minst en delårsrapport upprättas varje år. Syftet är att ge övergripande information om ekonomi och verksamhet med utgångspunkt från faktiskt uppnått resultat. Lagen fokuserar på uppföljning och utvärdering utifrån god ekonomisk hushållning. Delårsrapporten innehåller även en redovisning över hur verksamheten under första halvåret levererat mot årets mål och direktiv. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Delårsrapport 2017 Linda Tilander Utvecklingsledare Karin Färnlöf Clarin Verksamhetschef Vård & Omsorg Linda Tilander /RedigerareTelefon/ 1 (1) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

70 Delårsrapport Augusti 2017 Delårsrapport Augusti 2017 Nämnden för Vård & Omsorg

71 Nämnden för Vård & Omsorg Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattande analys Sammanfattning Uppföljning mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Trygg kommun Stimulerande kultur och fritid Minskad energianvändning Ekologiska livsmedel Minska farliga kemikalier Minskade koldioxidutsläpp Attraktiv arbetsplats Uppföljning direktiv Direktiv tillgängliga handlingar Direktiv värdskap i toppklass Direktiv invånardialog Direktiv god psykisk hälsa Direktiv praktikplatser Synpunktshantering Övrig synpunktshantering Verksamhetsmått Analys verksamhetsmått Resursmått Prestationsmått Personal Kompetensförsörjning Analys personalmått Resursmått Effektmått Ekonomi Uppföljning drift delår Uppföljning investeringsbudget delår Delårsrapport Augusti

72 Nämnden för Vård & Omsorg 1 Året som gått 1.1 Sammanfattande analys I delårsrapporten beskrivs hur förvaltningen har arbetat med de mål, inriktningar och direktiv som kommunfullmäktige och nämnd har gett förvaltningen, samt vad som hänt och påverkat förvaltningen under första delen av året. Förvaltningens arbete med att nå de mål kommunfullmäktige och nämnden satt för verksamheten visar på en kontinuerlig strävan mot målen. Förvaltningen arbetar enligt s styrmodell, där först varje verksamhetsområde och därefter varje arbetsgrupp bryter ner målen för att identifiera de aktiviteter som bidrar till måluppfyllelse. Tillgången på boenden är fortfarande otillräcklig och antalet kunder som väntade på plats på Vård & Omsorgsboende uppgick i början av året till mer än 90 personer. Förvaltningen genomförde därför i början av året en omvandling av platser, från korttidsplatser till permanenta boendeplatser. Inom hemsjukvården har den upplevda vårdtyngden fortsatt att ökat. Svårt sjuka patienter vårdas alltmer i hemmet istället för på sjukhus. Detta innebär allt högre kompetenskrav även på omsorgspersonalen. Samtidigt är det allt svårare att rekrytera utbildad personal, vilket under våren har lett till problem med delegerade sjukvårdsinsatser i vissa delar av verksamheten. Första delen av året har präglats av utmaningar inom rekrytering och bemanning inom såväl Vård & Omsorgsboende, som Kvarboende och Hemsjukvård. Svårigheter att rekrytera såväl fast personal, som vikarier har lett till övertidsarbete och hög belastning på den befintliga personalen. Svårigheten att bemanna har också lett till ökade kostnader, för bemanningslösningar, övertid, sommaravtal, med mera. Uppsägningen av årsarbetstidsavtalet har medfört förändringar i många verksamheter under våren och har märkbart påverkat den psykosociala arbetsmiljön. Flera delar av verksamheten har gjort justeringar av organisationen för att bättre möta kundernas behov och krav. Förvaltningen har som målbild att främja medskapande från både medarbetare och kunder. Ett nytt projekt "Medskapande Hemtjänst" har startats under våren, som ett led i detta arbete. Sedan tidigare medverkar förvaltningen också i det kommungemensamma projektet kring Innovationskraft. Under våren har också drivits ett omfattande arbete för att förbereda övergången till nytt verksamhetssystem, som ska ske under vintern. Trots ett flertal utmaningar i verksamheten, så har god- och säker vård och omsorg levererats. Delårsrapport Augusti

73 Nämnden för Vård & Omsorg 2 Sammanfattning Delårsrapport Augusti

74 Nämnden för Vård & Omsorg 3 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 3.1 Ökat inflytande Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Kommentar I verksamheten fortsätter arbetet med att uppdatera genomförandeplaner och att revidera riktlinjer och rutiner i enlighet med Socialstyrelsens arbetsmodell IBIC, individens behov i centrum. Den största utmaningen för medarbetarna är att göra genomförandeplanerna tillgängliga innan digitala verktyg finns på plats som underlättar åtkomsten, vilket förväntas ske under nästkommande år. Utvärdering av effekterna av IBIC kommer att ske under 2018 när det nya verksamhetssystemet är i drift. Under våren har medarbetare i förvaltningen deltagit i det kommunövergripande projektet "Innovationskraft. För verksamheter inom kommunal regi bedrivs olika arbeten och projekt för att främja ökat inflytande, såsom projektet "Medskapande arbetsplatskultur med kundfokus", som är en del i förvaltningens målbildsarbete, projektet "Medskapande hemtjänst" samt arbetsmodellen Delårsrapport Augusti

75 Nämnden för Vård & Omsorg "Attraktivare boende". Inom den kommunala hälso- och sjukvården har medarbetare påbörjat arbetet med visualiserad hälso- och sjukvård. Visualiserad hälso- och sjukvård innebär att medarbetarna prövar foto och film som redskap i ärenden gällande hjälpmedel, bostadsanpassningar samt handledning för omsorgspersonal. Mätning Prognos 2017 Målvärde 2017 SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Prognos för året Mål Ökat inflytande 3.2 Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Kommentar För verksamhet inom kommunal regi har en strategi för "Medskapande arbetsplatskultur med kundfokus" tagits fram. Strategin beskriver verksamhetens långsiktiga inriktning för att kunder och medarbetare systematiskt ska utveckla vården och omsorgen tillsammans. Alla verksamheter arbetar aktivt med enhetsanpassade aktiviteter för att främja ett gott bemötande och en god tillgänglighet. Exempel på aktiviteter som bedrivits i verksamheterna är arbetet för att främja en stressfri arbetsmiljö, kompetensutveckling inom lågaffektivt bemötande, förstärkt kontaktmannaskap samt insatser för ökad personalkontinuitet. Enhetschefer har fått indikationer på att ovanstående aktiviteter bidrar till en ökad upplevelse av ett gott bemötande mot kund samt att kunderna upplever personalen som mer tillgängliga. Ytterligare aktiviteter som pågår är förberedande arbete med journal på nätet, producentskap av nationell patientöversikt, förtydligande av begrepp som används vid avgiftshandläggning, förenkling och kvalitetssäkring av fakturaärenden, uppdatering av information på hemsidan samt arbete med att öka tillgänglighet och bemötande via sociala medier. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Prognos 2017 Målvärde Prognos för året Mål Bemötande och tillgänglighet Delårsrapport Augusti

76 Nämnden för Vård & Omsorg Vård & Omsorg ska förbättra sin tillgänglighet internt och externt genom e-tjänster Kommentar Två e-tjänster som avser uppskattad beräkning av avgift för hemtjänst och avgift för boende har under våren blivit tillgängliga på kommunens hemsida. Genom tjänsterna kan kunderna på ett enkelt sätt få information om vad det kan kosta att bo i ett vård- och omsorgsboende eller att få stöd från hemtjänsten. En e-tjänst som tagits fram under 2017 är möjligheten att via en e-tjänst lämna in nomineringar för Leva Livet-priset. Under hösten kommer arbetet med implementationen av förvaltningens nya verksamhetssystem att fortgå och när verksamhetssystemet är i full drift 2018, kommer det att ge förvaltningen ökade förutsättningar för att vidareutveckla och skapa nya e-tjänster för både medarbetare och kunder. Mätning 2015 Antal e-tjänster inom Vård & Omsorg Prognos 2017 Prognos ej möjligt Målvärde 2017 Det har i Nämndbudget 2017 inte lämnas något målvärde för 2017 och framåt. Förvaltningen kommer i delår- och årsredovisning att beskriva vilka e-tjänster som verksamheten arbetat med under året Vård & Omsorg ska öka möjligheterna för personalen att arbeta mobilt Nämndens formulering Vård & Omsorg ska öka möjligheterna för personalen att arbeta mobilt Kommentar Under våren har en förstudie genomförts med syfte att kartlägga förvaltningens nuvarande mobila arbetssätt för samtliga yrkeskategorier. Förstudien är gjord inom den kommunala regin men perspektivet för privata utförare har beaktats i underlaget. Förstudiens uppgift har varit att efter kartläggning och omvärldsbevakning lägga fram ett förslag på hur förvaltningen ska arbeta vidare med det mobila arbetssättet. Förstudien har resulterat i ett beslut om att de funktioner som idag finns för hemtjänsten i kommunal regi, såsom dokumentation och planeringssystem, ska utökas även till vård- och omsorgsboenden i kommunal regi. Utöver detta ska även digital signering av delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser införas för att på så vis kunna avveckla de signeringslistor som idag hanteras i pappersform. I förstudien presenteras även tekniska möjligheter för att underlätta det mobila arbetssättet för legitimerad personal som i dagsläget testas på de berörda enheterna. Upphandling av en utökning av det mobila arbetssättet planeras under hösten Mätning Prognos 2017 Målvärde 2017 Andelen berörd personal inom Vård & Omsorg som kan dokumentera och inhämta brukarnära information mobilt ska öka 100% 100% Kommer att uppnås 100% Delårsrapport Augusti

77 Nämnden för Vård & Omsorg 3.3 Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Kommentar Samverkan sker regionalt mellan huvudmännen och vårdgivarna i Halland i syfte att uppnå en trygg och säker vård och omsorg. Dialog sker även med övriga kommuner och Region Halland om gemensamma kompetensområden för en effektiv och säker vårdkedja gällande rehabilitering. Utbildningsinsatser och nya rutiner för den personal som kommer ingå i gruppen för avancerad hemsjukvård har utförts. I den kommunala regin pågår aktiviteter som främjar en trygg inflyttning till boendet. Att erbjuda seniorträffar alternativt förebyggande hembesök och ha kontinuitet som en stående punkt på APT är ytterligare aktiviteter som pågår. Effekten av utförda aktiviteter kommer att kunna mätas till årsredovisningen. SPF, PRO och Brottsofferjouren har tagit fram ett material "Mig lurar du inte", som är en utbildning om hur äldre kan skydda sig mot bedrägerier. Brottsofferjouren kommer under hösten att besöka samtliga träffpunkter och föreläsa för seniorerna. Syftet är att öka tryggheten för de äldre i kommunen. All personal inom träffpunkterna, dagomsorgen och anhörigstödet kommer under hösten att få information av polisen om brottsförebyggande insatser. Mätning Prognos 2017 Målvärde 2017 SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Nationella kvalitetsregister Nämndens formulering Vård & Omsorg ska följa nationella kvalitetsregister för att säkerställa en god och säker omsorg och vård. Kommentar Samtliga enheter arbetar för att öka användandet av resultatet från de nationella kvalitetsregistrerna för att utveckla och förbättra verksamheterna. Palliativregistret Delårsrapport Augusti

78 Nämnden för Vård & Omsorg : a) kunder som registrerats i palliativa registret under första halvåret 2017 (jan-juni) är 62,8% jämfört med föregående halvår 71,8% (-9 %). b) 5,2 % förbättringar av indikatorerna i palliativa registret: smärtskattning, munhälsa, brytpunktssamtal, ångest. En ökning av insatser för munhälsa (+11,6%), vilket troligtvis har sin grund i att det strukturerade arbetet kring förebyggande insatser idag är integrerat. Målvärden för 2017 kommer att uppnås vid årets slut då ansvariga för inrapporteringen uppdaterat informationen i registret. Troligtvis beror resultatet på att det fortfarande finns avlidna personer som inte rapporterats in i systemet. BPSD-registret Delårsrapport Augusti

79 Nämnden för Vård & Omsorg : 39 st registreringar i BPSD-registret har utförts under första halvåret En analys av det minskade antalet registreringar har påbörjats och en handlingsplan håller på att tas fram med åtgärder för att stötta omsorgspersonalen i arbetet under hösten. Detta leder till ett strukturerat arbetssätt även om målvärdet för 2017 inte kommer att uppnås. Mätning Andel palliativa kunder som registrerats i palliativa registret. 69% 65% Minst 5 % förbättringar av indikatorerna i palliativa registret: smärtskattning, munhälsa, brytpunktssamtal, ångest Öka antalet registreringar i BPSD-registret, beteendemässiga och psykiska symtom vid demens, med 10% 4,6% 1,7% Prognos 2017 Kommer att uppnås Kommer att uppnås Kommer ej uppnås Målvärde % 5% 123 Svenska palliativregistret är ett nationellt kvalitetsregister där vårdgivare registrerar hur vården av en person i livets slutskede varit. BPSD, Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens. BPSD-symtom kan exempelvis vara aggressivitet, oro, apati, hallucinationer eller sömnstörningar ska aktivt delta i det regionala målet om minskad läkemedelsanvändning Kommentar Under året har medicinskt ansvarig sjuksköterska upprättat en riktlinje kring användning av skattningsskala för möjliga läkemedelsrelaterade symtom, PHASE 20. Symtomskattningen är ett viktigt underlag för att ta ställning till läkemedelsbehandlingen. I verksamheten pågår aktiviteter för att få ett fungerande arbetssätt i syfte att mäta antal PHASE 20 som har genomförts utifrån totalt antal patienter med läkemedelsövertag. Ett resultat för andel Delårsrapport Augusti

80 Nämnden för Vård & Omsorg PHASE 20 i förhållande till antal patienter med läkemedelsövertag kommer presenteras till årsredovisningen. På enhetsnivå går det att utläsa att i de fall där omsorgspersonalen använt sig av BPSD- registret så upplevde de att de fick en vägledning i sitt arbete med att vidta ytterligare åtgärder utöver pågående och planerade åtgärder för att hjälpa de berörda patienterna. Trots detta har antalet BPSDregistreringar inte genomförts i den omfattningen som var avsett utifrån målvärdet En handlingsplan håller på att tas fram med åtgärder för att stötta omsorgspersonalen i arbetet med registreringarna under hösten. Vilket leder till en ökad struktur på arbetssättet för båda mätningarna, även om målvärdena för 2017 inte kommer att uppnås. Mätning Prognos 2017 Målvärde 2017 Andel patienter med läkemedelsövertag där PHASE 20 upprättats och skickats till ansvarig läkare Kommer ej uppnås 100% Öka antalet registreringar i BPSD-registret, beteendemässiga och psykiska symtom vid demens, med 10% Kommer ej uppnås Prognos för året Mål Trygg kommun 3.4 Stimulerande kultur och fritid Kommunfullmäktiges formulering Andelen av kommunens invånare som är nöjda med sitt kultur- och fritidsliv ska öka Kommentar har en lokal överenskommelse mellan Vård & Omsorg, Kultur & Fritid och Gymnasie & Vuxenutbildning. Överenskommelsen syftar till att tydliggör samverkan mellan förvaltningarna och öka tillgängligheten till ett kulturutbud med god kvalitet utifrån den äldres behov och önskemål. Dagomsorg, träffpunkter och anhörigstöd har under första halvåret haft fokus på digitala träffar och arbete med digital teknik i verksamheterna. Under våren har har en dialog förts med Kultur & Fritid för att undersöka möjligheterna till ett samarbete. Samarbetet kommer att sätta fart under hösten med start i att skapa en gemensam målbild. På alla boenden finns det träffpunkt/äldrecenter/aktivitetslokal. Aktiviteter tas fram i samråd med de boende och utvärderas löpande. Det finns både aktiviteter för fysiskt välmående, sociala aktiviteter och aktiviteter erbjuds både i grupp och enskilt beroende på kundens behov. Exempelvis Ekhaga bjuder in samtliga kunder in till ett kulturråd fyra gånger per år där de får vara delaktiga i upprättande och utvärdering av kulturprogrammet och komma med synpunkter och förslag. På Måhaga och Vickans boende finns ett samarbete med företaget Ung omsorg. Mätning Prognos 2017 Målvärde 2017 SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga Delårsrapport Augusti

81 Nämnden för Vård & Omsorg Mätning Luppen vart tredje år. Andelen av ungdomarna i åk 8 som är nöjda med sin fritid Prognos 2017 Målvärde SCB:s medborgarundersökning 7,8% 7,7% 8% Ung omsorg anställer högstadieelever som ordnar aktiviteter för kunderna och skapar möten över generationsgränserna Prognos för året Mål Stimulerande kultur och fritid 3.5 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Kommentar Vård & Omsorg äger inga av lokalerna där verksamheten bedrivs, vilket innebär att Vård & Omsorg bedriver frågan i samarbete med förvaltningen för Service och fastighetsägarna. Vid nybyggnationer har Vård & Omsorg och Service gemensamt ansvar för den kravlista som är med och utformar vård- och omsorgsboenden. Kravet på effektiv energiförbrukning formuleras vid nybyggnation och följer kommunens riktlinjer. Mätning Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Prognos 2017 Målvärde Prognos för året Mål Minskad energianvändning 3.6 Ekologiska livsmedel Kommunfullmäktiges formulering Andel inköpta certifierade ekologiska livsmedel ska öka Kommentar Inom den kommunala regin sker inköp av livsmedel främst genom Service som ansvarar för råvaror till måltiderna. Målet att öka andelen inköpta ekologiska livsmedel kommer troligtvis inte att uppnås då det skulle kräva att fler ekologiska livsmedel finns upphandlade på kommunens ramavtal för livsmedel. Bedagården är det vård- och omsorgsboende i kommunal regi som har ett eget tillagningskök. Inköpsansvarig på boendet har under våren haft fokus på att nå målet och då det aktuella livsmedlet har ett ekologiskt alternativ upphandlat så väljs alltid detta. På boendet följs andelen ekologiska Delårsrapport Augusti

82 Nämnden för Vård & Omsorg livsmedel kontinuerligt upp på kostombudsträffar och arbetsplatsträffar, vilket har resulterat i en ökad miljömedvetenhet. På Blåvingevägens boende ingår ekologiska livsmedel som ett mål i deras miljöcertifiering. När livsmedels köps in arbetar verksamheten aktivt med att alltid kontrollera om det finns ekologiskt alternativ och om det är jämförbart samt ekonomiskt försvarbart alternativ. Vid inköp ska alltid aspekten kring ekologiskt alternativ beaktas och uppdraget ingår i kökschefens ansvar Prognos för året Mål Ekologiska livsmedel 3.7 Minska farliga kemikalier Kommunfullmäktiges formulering Användningen av farliga kemikalier i kommunens verksamheter ska minska Kommentar Verksamhetens behov av inköp av rengöringsmedel och andra kemikalier är begränsat. Service städar de flesta av verksamhetens lokaler. Via kommunens upphandlade ramavtal gör förvaltningen egna inköp av rengöringsmedel för städning av kundernas lägenheter på boendena i kommunal regi. Ledningsgruppen för Vård- och omsorgsboende har fått information att sprida vidare till inköpsansvariga gällande att avropa ramavtalens miljövänliga alternativ. Målansvarig på förvaltningen kommer att genomföra egenkontroll under hösten för att säkerställa att förvaltningen når målet. Mätning Andelen inköpta ej miljömärkta rengöringsmedel och hygieniska produkter Andel varor i det upphandlade sortimentet som uppfyller miljökrav Prognos 2017 Målvärde % 15% Andel förskolor med plastgolv innehållande ftalater Prognos för året Mål Minska farliga kemikalier 20% 3.8 Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5 procent Kommentar Vård & Omsorg tillsatte under 2016 en arbetsgrupp som tillsammans med Service projektledare arbetat med att ställa om förvaltningens fordonspark. Syftet är både att nå målet om att alla fordon ska drivas med fossilfria drivmedel, men även att få en mer effektiv fordonspark. Delårsrapport Augusti

83 Nämnden för Vård & Omsorg Antalet fordon har totalt minskat med nio stycken och antalet fossilfria fordon har gått ifrån nio till 58 från 2015 fram till halvårsskiftet Arbetet har under 2017 hittills även resulterat i att laddstolpar har monterats vid hemtjänstens lokaler i Fjärås, Onsala, Åsa och Kullavik samt att 25 stycken dieselbilar har bytts ut mot elbilar. Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar Prognos 2017 Målvärde ,6% -1,7% -2,5% Prognos för året Mål Minskade koldioxidutsläpp 3.9 Attraktiv arbetsplats Kommunfullmäktiges formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats Kommentar I HR-planen lyfter förvaltningen fram de viktigaste fokusområdena för att öka arbetsgivarens attraktionskraft. Under 2017 var dessa fokusområden önskad sysselsättningsgrad, minskad sjukfrånvaro, kultur i organisationen, engagemang och delaktighet, samt strategisk kompetensförsörjning. Detta återspeglas i förvaltningens långsiktiga målbild (2026): "Vi möter våra kunder med kunskap, engagemang och arbetsglädje. Kund och medarbetare och andra aktörer utvecklar verksamheten tillsammans." I verksamheterna har detta under våren 2017 bland annat inneburit: Värdegrundsarbete, med förankring av Kommunens vision för att skapa en gemensam syn och ökad känsla av tillhörighet för samtliga medarbetare. Arbete med inflytande och delaktighet både gällande arbetsuppgifter, kompetensutveckling Delårsrapport Augusti

84 Nämnden för Vård & Omsorg samt arbetstid. Arbete för att skapa ökat kundfokus i verksamheten Utveckling av checklistor och häften som stöd vid introduktion av nya medarbetare Etablering/förtydligande av mentorskap för nya medarbetare Tydligare rutiner och strukturer för verksamhetsmöten och planering Handlingsplan utifrån medarbetarenkätens resultat Webbaserad introduktionsutbildning för vikarier, som sparar tid och resor Mätning Prognos 2017 Målvärde 2017 Helhetsattityd Hållbart medarbetarengagemang, HME Hållbart arbetsliv Ledarskap Öka antalet heltidstjänster med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad Nämndens formulering Vård & Omsorg ska öka antalet heltidstjänster med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad. Kommentar Andelen medarbetare med heltidsanställning har fortsatt att öka, från 53 % vid utgången av 2016 till närmare 56 % vid halvårsskiftet. I och med uppsägningen av årsarbetstidsavtalet har förvaltningen fått justera sitt arbetssätt med önskad sysselsättningsgrad. Alla medarbetare har fortsatt möjlighet att komma med önskemål om ändring av sysselsättningsgraden, och detta beaktas sedan när verksamheten har ett behov av ytterligare arbetskraft. I de flesta fall har önskemålen kunnat tillgodoses. Information har getts på APT om hur medarbetaren ska gå till väga om de vill öka sin sysselsättningsgrad. Uppföljningar har gjorts exempelvis vid schemaöversyn och under medarbetarsamtalet, för att ta reda på om personalen är nöjd med sin sysselsättningsgrad. Möjligheten att erbjuda heltid upplevs som positivt vid nyrekrytering. Förvaltningen medverkar aktivt i den kommungemensamma arbetsgruppen kring "Heltid som norm", i syfte att hitta nya arbetssätt för flexibilitet kopplat till arbetstidsförläggning och samtidigt kunna erbjuda ännu fler medarbetare heltidsanställning. Mätning Prognos 2017 Målvärde 2017 Andelen personal inom Vård & Omsorg som har heltidstjänst ska öka 45% 53% Kommer att uppnås 59% Andelen personal inom Vård & Omsorg som har önskad sysselsättningsgrad ska öka 100% 100% Kommer ej uppnås 100% Delårsrapport Augusti

85 Nämnden för Vård & Omsorg Minska sjukfrånvaron Nämndens formulering Minska korttids- och långtidssjukfrånvaron Kommentar Förvaltningen arbetar brett och aktivt för att sänka sjukfrånvaron. Samtliga enheter arbetar med den sociala arbetsmiljön som ett led i att minska sjukfrånvaron. Exempelvis sker detta genom aktiviteter på planeringsdagar, samt struktur i vardagen för att stärka samarbetet och kommunikationen. Samtliga chefer erbjuds nu också utbildning i att hantera arbetsbelastning. Några enheter har också tagit hjälp från Pe3 för en genomlysning av arbetsplatsen, vilket lett till överenskommelser i arbetsgruppen kring hur samarbetet ska ske och hur alla bidar till en god arbetsmiljö. Det nya stödsystemet Adato används aktivt och upplevs som ett bra stöd. Systemet underlättar för cheferna både att uppmärksamma tidiga signaler på ohälsa, att säkra uppföljning av pågående ärenden och att enkelt få en överblick över hälsoläget för den egna personalen. har inlett ett samarbete med Primärvården och Försäkringskassan för att underlätta en tidigare dialog mellan arbetsgivare och vårdgivare. Vård & Omsorg har varit en av piloterna i detta samarbete. Satsningen har än så länge gett begränsat resultat, då det har varit oklart i vilka ärenden det nya arbetssättet bör användas. Mätning Minska korttidssjukfrånvaro 4% 3,7% Minska långtidssjukfrånvaro 5% 5,2% Prognos för året Mål Attraktiv arbetsplats Prognos 2017 Kommer att uppnås Kommer att uppnås Målvärde ,4% 5,5% Delårsrapport Augusti

86 Nämnden för Vård & Omsorg 4 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 4.1 Direktiv tillgängliga handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. Kommentar Vård & Omsorg har deltagit i det kommungemensamma arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplanerna som ska vara klart under Under första halvåret 2017 har förvaltningen fortsatt att arbeta med att anpassa utformningen av dokumenthanteringsplanen enligt Klassa. Klassa har tagits fram av Sveriges kommuner och landsting, SKL och består av tre delar - informationsklassning, handlingsplan och upphandlingskrav. Förvaltningens arbete sker i nära samarbete med förvaltningen för Individ & Familjeomsorg. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som kommer att uppdateras årligen och följa processerna. Vid uppdateringar av processverktyget genomförs även revideringar i dokumenthanteringsplanen. Mätning Prognos 2017 Status direktiv 4.2 Direktiv värdskap i toppklass Kommunfullmäktiges formulering Medarbetare i ska ge ett gott bemötande och ge möjligheter för kommuninvånarna att ha inflytande över hur tjänster utförs. De ska vara tillgängliga för kommuninvånarna. På detta sätt skapas trygghet. Detta är Bitt kommunens värdegrund. Vi vill förbättra kommunens bemötande emot invånarna, därför vill vi att varje möte som sker i kommunen skall vara ett möte i toppklass enligt Bitt. Varje ledare och medarbetare är värdar för dessa möten. Därför ger vi direktiv till kommundirektören att ta fram ett åtgärdsprogram för att samordna organisationen så att värdskap i toppklass uppnås. Nämnderna har att förhålla sig till kommundirektörens åtgärdsprogram. Värdskap i toppklass är ett förhållningsätt som har sin utgångspunkt i varje medarbetares val av beteende och attityd kopplat till beslut och agerande i kontaktögonblicket med en medborgare eller kollega vilket är i linje med kommundirektörens ledarvision. Vi vet alla varför vi går till jobbet! Vi har roligt!! Vi har kundens fokus och skapar nytta i allt vi gör. Vi litar på att alla gör sitt jobb och gör sitt bästa, vi vill varandras väl! Delårsrapport Augusti

87 Nämnden för Vård & Omsorg Kommentar Bitt är grundstenen för varje möte som sker i förvaltningen och det pågår ett kontinuerligt arbete kring frågor som gäller bemötande, inflytande, tillgänglighet och trygghet. Arbetet pågår både på enheterna och på en övergripande förvaltningsnivå. På enhetsnivå arbetas frågorna med genom att till exempel diskutera personalens förhållningssätt mot anhöriga och kunder i svåra livssituationer. Under 2016 arbetade förvaltningen för Vård & Omsorg med att ta fram en målbild som visar riktning för var förvaltningen ska befinna sig Arbetet utgick från kommunens vision, de politiska målen, arbetsplatskulturen och vår värdegrund. Under första delen av 2017 har förvaltningen arbetat med att illustrera målbilden och planera för implementering av densamma. Då målbildsarbetets syfte var att förtydliga riktningen för förvaltningens strategiska arbete och rusta för förvaltningens kommande utmaningar behöver målbilden ha en koppling till nämndens inriktning. Till nämndbudget 2018 har förvaltningen därför arbetat fram ett förslag på ny inriktning till nämnden där förvaltningens målbild ingår, nämndens inriktning och målbild, som bland annat ska bidra med stöd i förvaltningens målarbete. Mätning Prognos 2017 Status direktiv 4.3 Direktiv invånardialog Kommunfullmäktiges formulering Nämnderna har i flera fall infört invånardialog som ett naturligt arbetssätt i sin verksamhet men det återstår en del för att alla nämnder arbetar med invånardialog och på så sätt bidrar till inflytande och förbättringsarbete. Nämnderna ska dokumentera hur de arbetar med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under 2017 ska lämnas till Kommunstyrelsen. Kommentar Nämnden för Vård & Omsorg kommer i september 2017 närvara på Seniormässan i Kungsbacka och genomföra en invånardialog kring hur vi kan skapa välfärd tillsammans. Syftet med att genomföra invånardialogen är att fånga invånarnas idéer om hur vi kan utveckla vår välfärd tillsammans. Socialtjänstlagen säger att den som inte själv kan tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd. Men vilka är då de andra sätten? Vad ska kommunen erbjuda för insatser och vilka tjänster kan erbjudas av andra? För en fortsatt välfärd av god kvalitet behöver vi tänka nytt. Resultatet kommer att användas för att ta reda på hur vi tillsammans med invånare, kunder och övriga aktörer kan skapa välfärd framöver. Invånardialogen kommer genomföras med hjälp av en webbenkät och redovisning av dialogen kommer att ske under vintern Mätning Prognos 2017 Status direktiv Delårsrapport Augusti

88 Nämnden för Vård & Omsorg 4.4 Direktiv god psykisk hälsa Kommunfullmäktiges formulering Invånarna i ska ha en god psykisk hälsa. För att uppnå detta ska alla nämnder prioritera arbetet med att främja psykisk hälsa för invånare i åldern 0-29 år. Nämnderna ska redovisa pågående arbete samt de initiativ som tagits för att öka det psykiska välbefinnandet hos målgruppen. Samverkan mellan båda nämnder och Region Halland är en viktig del i detta arbete. Kommentar De personer som får olika typer av insatser utifrån både Hälso- och sjukvårdslagen, Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade har ibland svåra situationer att hantera där yrkesprofessioner gemensamt behöver uppmärksamma och hitta åtgärder för att minska psykisk ohälsa och minska risk för självmord. Studier visar att en god relation med personalen uppfattas som central och i många fall avgörande för hur situationen hanteras och om möjligt avhjälps. Förvaltningen har därför under året påbörjat arbetet med att ta fram en riktlinje som redogör för vilket agerande och förhållningssätt personal ska ha i situationer där en person skadar sig själv och vilka åtgärder som finns att ta till. Riktlinjen beskriver också arbetssättet för hur samtliga yrkesgrupper ska reagera och agera så fort risken för självmord är uppmärksammad. Mätning Prognos 2017 Status direktiv 4.5 Direktiv praktikplatser Kommunfullmäktiges formulering Samtliga förvaltningar ska ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i Kungsbacka kommun. Kommentar Förvaltningen för Vård & Omsorg har under första halvåret 2017 tillhandahållit 19 praktikplatser och ett ungdomsjobb, det vill säga totalt har 20 stycken arbetssökande beretts möjlighet att arbeta tillfälligt i verksamheterna. Praktikplatserna återfinns främst på de särskilda boendena, men även hemtjänsten och träffpunkterna har tillhandahållit platser, 3 av 20. Huvuddelen av platserna är arbete som måltidsvärdar. Förvaltningen har även erbjudit 13 elever på Vård- och omsorgsprogrammet riktad feriepraktik under sommaren. Totalt har förvaltningen erbjudit 46 praktik-/lärlingsplatser till elever som läser till undersköterska. Här ingår 12 språkstödselever från Vård- och omsorgsprogrammet. Praktikanterna kommer både från ungdomsgymnasiet och vuxenutbildningen och både från och kranskommunerna. Enheten för Stöd och styrning har erbjudit en högskolestuderande extrajobb/praktik under ett antal veckor. Förvaltningen behöver arbeta vidare med att erbjuda möjligheter till examensjobb för högskolestuderande. Nytt avtal med Region Halland gällande sjuksköterskeelever håller på att tas fram men är i juni 2017 inte klart. Delårsrapport Augusti

89 Nämnden för Vård & Omsorg Mätning Prognos 2017 Status direktiv Delårsrapport Augusti

90 Nämnden för Vård & Omsorg 5 Synpunktshantering Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren är vårt kommungemensamma arbetssätt som ska förenkla för våra invånare, brukare och andra intressenter att felanmäla, lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 22 Beröm 1 Förslag till förbättring 1 Totalt antal inkomna synpunkter 24 Varav anonyma 10 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 6 Analys Samtliga synpunkter är omhändertagna av berörda parter och åtgärdade via t ex enskilda samtal samt diskussioner på APT. Vis behov har handlingsplaner upprättats. Klagomål De allra flesta klagomål som inkommit till Hemtjänst och Hemsjukvård handlar om oförsiktighet i trafiken. Sju klagomål berör förändringarna med Träffpunkernas verksamhet. Synpunkter/avvikelser som inkommit till Myndighetsutövningen har ett flertal gånger berört misstag som gjorts mellan biståndsenheten och verkställighet så som att beställningar inte har varit fullständiga, att nattpersonal inte har fått reda på att kunder avlidit/åkt in på korttidsenhet eller boenden. Beröm Berömmet handlar kommer från en nöjd kund som vill påtala hur väl insatser från både hemtjänst, biståndshandläggning, rehabpersonal och sjuksköterska fungerat. Förslag till förbättring Förslag till förbättring kommer från en anställd och den handlade om allas inställning till vården och omsorgen och hur enkelt det är att göra vardagen bättre för kunderna. Delårsrapport Augusti

91 Nämnden för Vård & Omsorg 5.1 Övrig synpunktshantering Ställ en fråga och Felanmälan via kungsbacka.se januari - augusti respektive år Inkommit via kungsbacka.se Ställ en fråga Felanmälningar Beskrivning Delårsrapport Augusti

92 Nämnden för Vård & Omsorg 6 Verksamhetsmått 6.1 Analys verksamhetsmått Antalet kunder i verksamheten är relativt stabilt. Under första halvåret 2017 har volymökningen inom hemtjänsten stagnerat. Antalet personer som har väntat på en lägenhet i vård- och omsorgsboende är fortsatt högt. I slutet av 2016 fattade nämnden därför ett beslut om att omvandla 19 stycken korttidsplatser till permanenta lägenheter för särskilt boende. Omvandlingen genomfördes i årsskiftet 2016/2017. Det innebar en tillfällig förbättring av situationen, men i augusti 2017 var antalet personer som väntade på plats åter på samma höga nivå som i slutet av 2016 ( > 90 personer). Under 2017 har arbetet fortsatt med att få till stånd en snabbare hemgång med inriktningen att allt fler kunder ska vårdplaneras till hemmet, snarare än till en korttidsplats. Andelen som vårdplaneras till hemmet har under året legat mellan %, vilket är en markant ökning gentemot tidigare år. Trots detta är kostnaderna för utskrivningsklara väsentligt över budget, på grund av omfattande problem med influensa i början av året. 6.2 Resursmått Nyckeltal Kostnad äldreomsorg, kr/inv Antal kunder i verksamheten över 65 år Antal kunder i verksamheten under 65 år Prestationsmått Nyckeltal Antal lägenheter på vård-och omsorgsboende Antal korttidslägenheter Antal lägenheter för växelvård Beläggningsgrad vård- och omsorgsboende 92% 95% 94% Antal timmar hemtjänst Kostnad utskrivningsklara Andelen oplanerade återinskrivningar inom 30 dagar 17, ,1 15,3 Kö till vård- och omsorgsboende Antal äldrelägenheter Delårsrapport Augusti

93 Nämnden för Vård & Omsorg Nyckeltal Kommentar Under 2015 minskning med nio äldrelägenheter vilket torde motsvara stängningen av Furuberg Delårsrapport Augusti

94 Nämnden för Vård & Omsorg 7 Personal 7.1 Kompetensförsörjning Attrahera/rekrytera Utbildade undersköterskor, sjuksköterskor, enhetschefer och handläggare är svårrekryterade grupper. För att få fler personer att vilja utbilda sig och arbeta inom Vård & Omsorg, har förvaltningen drivit ett brett arbete, både på lokal och regional nivå: Liksom tidigare år samarbetar förvaltningen med Enheten för arbetsliv (EFA) och ställer praktikplatser till förfogande för arbetsträning, språkträning, ungdomsjobb etc. Under första halvåret 2017 erbjöds 20 personer arbetspraktik inom förvaltningens verksamheter och några personer har fått börja på så kallade extratjänster. I samverkan med kommunledningskontoret utreds nu även hur traineetjänster kan tillämpas inom förvaltningen för Vård & Omsorg för att bredda rekryteringsbasen. Förvaltningen deltar också i ett kommungemensamt projekt inom Region Halland för att erbjuda språkpraktik till nyanlända med intresse för arbete inom Vård & Omsorg. Inom ramen för samverkansplattformen Vård & Omsorgscollege erbjuds också praktik till både studenter vid gymnasiets Vård- och omsorgsprogram och Vuxenutbildningen. Avtal har tecknats med Sahlgrenska universitetssjukhus, avseende verksamhetsförlagd utbildning för sjuksköterskor, arbetsterapeuter och fysioterapeuter. Motsvarande avtal med högskolan i Halmstad är framtaget och klart för underskrift. Ny handledarutbildning startar till hösten. Förvaltningen har idag 64 stycken utbildade handledare. För andra året i rad erbjöd förvaltningen också riktad feriepraktik till samtliga elever på Vård- och omsorgsprogrammet. Under våren har också förberedelserna pågått för starten av en ny lärlingsutbildning. I höst startar Kungsbacka som en av de första kommunerna i landet en gymnasial lärlingsutbildning med lärlingsanställningar. Fem elever kommer att ges möjlighet att utbilda sig till undersköterskor med betald lärlingspraktik. Förvaltningen har deltagit i den kommungemensamma rekryteringskampanjen för sommarvikarier, men har utöver detta också ordnat kompletterande rekryteringsträffar och arbetat aktivt med sociala medier för att öka intresset. Två filmer spelades in, där den ena riktades till ungdomar år och den andra till personer som kanske redan gått i pension, men ändå vill jobba extra. Filmerna fick ett stort genomslag och delades av många av förvaltningens medarbetare. Att bättre ta tillvara äldre medarbetare i organisationen, är en viktig faktor för att hantera utmaningen med kompetensförsörjning. Verksamheten har via vikarieenheten tillgång till flera äldre medarbetare (pensionärer) och dessa är en stor tillgång för stabiliteten i vikarieförsörjningen. Timanställning erbjuds ofta i samband med pensionsavgångar. Lokalt görs också ett omfattande arbete där alla medarbetare uppmuntras komma med idéer och förslag. Öppet hus-aktiviteter, förbättrad introduktion till vikarier och nyanställda, frekvent kommunikation via hemsida och facebook med goda exempel, lokala anslag om lediga jobb och samarbete med kompetenscentrum är några exempel. Ett vård- och omsorgsboende har under våren inlett ett samarbete med företaget Ung Omsorg, där högstadieungdomar erbjuds extraarbete på boendet, som ett sätt att skapa intresse och sprida kunskap om hur det är att arbeta inom Vård & Omsorg. Det är svårt att veta vilka effekter som beror på vad. Men upplevelsen är att de små, lokala inititiativen har haft större effekt, jämfört med de kommunövergripande satsningarna gällande Delårsrapport Augusti

95 Nämnden för Vård & Omsorg arbetet med att attrahera och rekrytera Utveckla/behålla Förvaltningen hade 2016 en personalomsättning på närmare 16 %. Svårigheten att rekrytera och bemanna är den enskilt största arbetsmiljöfrågan för förvaltningens enhetschefer. Personalomsättningen ökar också belastningen på den befintliga personalen och ger väsentliga kostnadsökningar; för övertid, bemanningslösningar och introduktioner. Med många nya medarbetare ökar också riskerna för fel och kvalitetsbrister. Att bli bättre på att behålla och utveckla de medarbetare vi har, är därför en av förvaltningens viktigaste strategiska utmaningar. Förvaltningen erbjuder fortlöpande kompetensutveckling genom interna och externa utbildningar. Varje chef ansvarar för att uppmärksamma, kartlägga och tillgodose behovet av kompetensutveckling. För omsorgspersonalen arbetar förvaltningen med en kompetenstrappa som delar in erbjudna utbildningar i nivåerna bas, fördjupning och specialist. Utbildningar/kurser är indelade i två kategorier: obligatoriska och frivilliga.obligatoriska kurser omfattar bland annat introduktion, dokumentation, läkemedelshantering, demens och arbetsteknik. De frivilliga utbildningar omfattar fördjupning inom olika ämnen, som arbetsteknik, palliativ vård, motiverande samtal och psykiatri. De obligatoriska fördjupningsutbildningarna riktar sig i första hand till de ombud som finns inom olika ämnesområden; dokumentation, hygien, kost & nutrition, hjälpmedel och anhörigkontakter. Under våren har ett arbete gjorts för att förtydliga uppdraget för den enskilda medarbetarna och vad de olika ombudsrollerna ska innehålla. Alla nya medarbetare inom Vård & Omsorg, både tillsvidareanställda och timvikarier, får en introduktionsutbildning. Förvaltningen har arbetat fram en webb-baserad version av introduktionsutbildning som lanserades under våren Förvaltningen strävar också efter att ge nyanställda en utsedd person att gå bredvid i början för att skapa trygghet och helhet i introduktionen. Utifrån enskilda samtal, diskussioner på APT samt resultatet från medarbetarundersökningen, så har flera aktiviteter identifierats och påbörjats i syfte att öka trivsel och engagemang och bibehålla och utveckla personalen. Ökad delaktighet i planeringen av arbetet, fler och tätare verksamhetsmöten, att ta gemensamt ansvar för attityder och hur vi pratar med varandra, tätare feedback, närvarande ledare och sociala aktiviteter är några exempel på åtgärder som kommit fram. Förvaltningen driver också ett centralt målbildsarbete kring medskapande arbetsplatskultur med kundfokus, för att öka möjligheten att påverka för såväl kunder som medarbetare. Under våren genomfördes en kartläggning av olika mötesforum i förvaltningen, för att se i vilken utsträckning vi har en medskapande kultur idag. En strategi för medskapande har sedan tagits fram för att förtydliga former och nivåer av medskapande och ge konkreta verktyg till chefer och medarbetare. Arbetsmiljö och sjukfrånvaro är andra centrala frågor för att bättre ta tillvara medarbetarna. Uppsägningen av avtalet om årsarbetstid har märkbart påverkat arbetsmiljön i flera delar av förvaltningen. Årsarbetstid har varit ett medel för att med en flexibel arbetstidsförläggning kunna erbjuda alla anställda den sysselsättningsgrad de själva önskar. I och med uppsägningen av avtalet har verksamheterna under våren fått återgå till arbete utifrån fasta scheman, enligt befintliga Allmänna Bestämmelser (AB). Förvaltningen deltar nu aktivt i den kommunsgemensamma, partssammansatta arbetsgruppen kring Heltid som norm, för att få fram bättre sätt att nå flexibilitet i arbetstidsförläggningen. Delårsrapport Augusti

96 Nämnden för Vård & Omsorg Vad gäller sjukfrånvaro, så arbetar förvaltningen brett och aktivt för att sänka sjukfrånvaron. Under våren 2017 inledde ett samarbete med Primärvården och Försäkringskassan för att underlätta en tidigare dialog mellan arbetsgivare och vårdgivare. Vård & Omsorg har varit en av tre förvaltningar som deltagit i detta samarbete. Satsningen har än så länge gett begränsat resultat, då det har varit oklart i vilka ärenden det nya arbetssättet bör användas. Det nya stödsystemet Adato används aktivt och upplevs som ett bra stöd. Systemet underlättar för cheferna både att uppmärksamma tidiga signaler på ohälsa, att säkra uppföljning av pågående ärenden och att enkelt få en överblick över hälsoläget för den egna personalen. Adato används nu i verksamhetens löpande månadsuppföljningar Avsluta Avslutningssamtal med chef sker alltid när en medarbetare slutar sin tjänst. Det är viktigt att på ett professionellt sätt och med ett gott bemötande göra ett bra avslut av anställningen. Syftet med avslutssamtalet är att chefen ska få ett bra samtal med medarbetaren som slutar och genom detta samtal fånga upp exempelvis utvecklingsmöjligheter och förslag för förändring av arbetssätt. På kommungemensam nivå görs även enkät där samtliga medarbetare som slutar sin anställning får svara på frågor om hur de har upplevt sin anställning och varför de valde att sluta. Genom enkäten kan analyser göras även på aggrerad nivå, kring orsaker till personalomsättning och möjliga förbättringsområden. Semestervikariernas anställning brukar följas upp dels genom samtal och återkoppling, dels genom en enkät som skickas till samtliga sommarvikarier på Vård & Omsorg. Föregående år visade enkäten att vikarierna till stor del var nöjda med arbetet (4,6 på en 6-gradig skala) och 8 av 10 skulle rekommendera arbetet till andra. Enkäten visade också tydligt vilka kanaler som fungerar bäst för att nå ut med information om tillgängliga arbeten; personliga kontakter och kommunens hemsida. Under våren har en av grupperna inom Hemtjänsten på eget initiavtiv skapat en enkät för vikarier för att fånga upp vad som har varit bra och vilka förbättringsområden som finns för att man som vikarie ska uppleva tiden i hemtjänsten som positiv Åtgärder Första delen av året har präglats av utmaningar inom rekrytering och bemanning inom såväl Vård & Omsorgsboende, som Kvarboende och Hemsjukvård. Svårigheter att rekrytera såväl fast personal, som vikarier har lett till övertidsarbete och hög belastning på den befintliga personalen. Svårigheten att bemanna har också lett till ökade kostnader, för bemanningslösningar, övertid, sommaravtal, med mera. Uppsägningen av årsarbetstidsavtalet har medfört förändringar i många verksamheter under våren och har märkbart påverkat den psykosociala arbetsmiljön. Flera delar av verksamheten har gjort justeringar av organisationen för att bättre möta kundernas behov och krav. Inom hemsjukvården har den upplevda vårdtyngden fortsatt att ökat. Svårt sjuka patienter vårdas alltmer i hemmet istället för på sjukhus. Detta innebär allt högre kompetenskrav även på omsorgspersonalen. Samtidigt är det allt svårare att rekrytera utbildad personal, vilket under våren Delårsrapport Augusti

97 Nämnden för Vård & Omsorg har lett till problem med delegerade sjukvårdsinsatser i vissa delar av verksamheten. 7.2 Analys personalmått Antalet anställda har minskat under första halvåret 2017 och uppgår nu till drygt 1200 medarbetare. Anledningen är främst svårigheten att rekrytera. Förvaltningen har under året haft svårt att hitta utbildad personal till tjänster inom såväl Hemsjukvård, som Kvarboende och Vård- och omsorgsboende. Inom Kvarboende har volymerna under våren också visat på fluktuationer, vilket har påverkat bemanningen. Förvaltningen har fortsatt ett stort antal timvikarier (ca 600 löpande under året, ca 800 under sommarperioden). Det totala antalet medarbetare uppgår därmed till närmare Andelen medarbetare med heltidsanställning har fortsatt att öka, från 53 % vid utgången av 2016 till närmare 56 % vid halvårsskiftet. Andelen med heltid har ökat bland både män och kvinnor, men totalt sett är andelen som arbetar heltid högre bland män än bland kvinnor. I och med uppsägningen av årsarbetstidsavtalet har förvaltningen fått justera sitt arbetssätt med önskad sysselsättningsgrad. Alla medarbetare har fortsatt möjlighet att komma med önskemål om ändring av sysselsättningsgraden, och detta beaktas sedan om och när verksamheten har ett behov av ytterligare arbetskraft. Sjukfrånvaron för första delen av året ligger över helårsnivån för föregående år. I början av året drabbades flera enheter av omfattande influensaepidemier, men siffrorna låg ändå i nivå med motsvarande månader föregående år. I maj månad har dock långtidssjukfrånvaron ökat något, framför allt inom Hemtjänsten. Arbete pågår med att analysera orsaker och initiera åtgärder. Ett brett och uthålligt arbete med sjukfrånvaron har ändå gjort att förvaltningen ligger lägre än motsvarande verksamheter i många andra kommuner. Personalomsättningen uppgår vid halvårsskiftet till 15 %, vilket innebär att kraftig ökning jämfört med Hög personalomsättning skapar stress och hög belastning bland såväl medarbetare som chefer och ger ökade kostnader i form av övertid, rekryterings- och introduktionskostnader och dyra bemanningslösningar. En hög personalomsättning riskerar också att påverka kvaliteten i verksamheten. Förvaltningen kommer att lägga ökat fokus på att behålla och utveckla befintlig personal för att på sikt kunna sänka personalomsättningen. Bland annat föreslås nämnden besluta om ett särskilt nämndmål inför 2018 att öka andelen personal som väljer att arbeta kvar inom Vård & Omsorg. 7.3 Resursmått Nyckeltal Jan- Jun 2017 Andel deltid 61% 55% 47% 44,36% Andel heltid 39% 45% 53% 55,64% Andel kvinnor som har deltid 62% 56% 48% 45,6% Andel kvinnor som har heltid 38% 44% 52% 54,4% Andel män som har deltid 42% 35% 30% 24,24% Andel män som har heltid 58% 65% 70% 75,76% Delårsrapport Augusti

98 Nämnden för Vård & Omsorg Nyckeltal Jan- Jun 2017 Anställda andel kvinnor 94% 94% 93% 93,79% Anställda andel män 6% 6% 7% 6,21% Anställda totalt Antal medarbetare per chef Medelålder Effektmått Nyckeltal Jan- Jun 2017 Personalomsättning 15,9% 15,04% Sjukfrånvaro Kvinnor 9,7% 9,2% 9% 10,37% Sjukfrånvaro Män 4,8% 6,9% 7,4% 5,13% Sjukfrånvaro Totalt 9,4% 9% 8,9% 10,02% Delårsrapport Augusti

99 Nämnden för Vård & Omsorg 8 Ekonomi 8.1 Uppföljning drift delår Jan- Augusti 2017 Jan- Augusti 2016 Avvikelse 2017/2016 Helårsprognos 2017 Årsbudget 2017 Budgetavvikelse 2017 Bokslut 2016 Nämnd Förvaltning gemensamt Kvarboende Vård och Omsorgsboende Hemsjukvård Kvalitet, uppföljning, säkerhet Myndighetsutövning Stöd och Styrning Årets resultat Sammanfattning Analys och kommentar Analys och kommentar budgetavvikelse 8.2 Uppföljning investeringsbudget delår Investeringar (belopp tkr) Löpande årliga investeringar Bokslut 2016 Jan- Aug 2017 Helårspro gnos 2017 Årsbudget 2017 Avvikelse 2017 Utgifter 4 391, Övriga investeringar Inkomster Utgifter 2 001, Netto 6 393, Kommentarer Löpande investeringar kommer att visa ett överskott på cirka 1,8 miljoner. Anledningen till att investeringstakten har stannat av är att förvaltningen under 2017 beslutades att påbörja flytten för sjuksköterskor, fysioterapeuter och arbetsterapeuter från Omsorgens hus. Detta är första steget i en större omlokalisering som är en del av kommunens arbete med framtidens arbetssätt. Prognosen är att dessa pengar kommer att behövas under 2018, när utfyttningen är klar och behoven inventerats. Delårsrapport Augusti

100 Nämnden för Vård & Omsorg Övriga investeringar består av tekniska lösningar, under året har samtliga våra äldreboenden installerat hotellås prognosen är att förvaltningen under året kommer att redovisa ett överskott på 2 miljoner kronor då övriga investeringar kommer att slutföras först Delårsrapport Augusti

101 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2017:110 Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad nämndbudget Förslag till beslut Nämnden för Vård & Omsorg godkänner upprättad nämndbudget, samt uppdrar åt förvaltningschefen att upprätta Förvaltningsbudget för Nämnden uppdrar också åt förvaltningschefen att göra nödvändiga omfördelningar i Förvaltningsbudgeten under året samt att informera nämnden om dessa i samband med delårsrapport och bokslut Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade att fastställa kommunövergripande mål som utgångspunkt för nämndens arbete med verksamhetsplanering. I nämndbudgeten ingår bl a Nämndens övergripande inriktning och målbild Nämndmål Ramfördelning driftbudget Investeringsbudget Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Nämndbudget 2018 Lillemor Berglund Förvaltningschef Vård & Omsorg Linda Tilander /RedigerareTelefon/ linda.tilander@kungsbacka.se 1 (1) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

102 Nämndbudget 2018 Nämndbudget 2018 Nämnden för Vård & Omsorg

103 Nämnden för Vård & Omsorg Innehållsförteckning 1 Översiktlig beskrivning av nämnden Nämndens uppdrag Verksamhetens omfattning Nämnd/styrelse Förvaltningens organisation Så här styrs kommunen Så här styr nämnden Visionen visar vart vi vill Kommunens omvärldsanalys Nämndens omvärldsanalys Vår värdegrund Mål En attraktiv kommun att bo, verka och vistas i En hållbar utveckling och en hälsosam miljö Bästa företagsklimatet i Västsverige I Kungsbacka utvecklas vi hela livet Ett medskapande samhälle och öppen attityd Övriga nämndmål Direktiv Direktiv från kommunfullmäktige Nämndens kvalitetsdeklarationer Verksamhetsmått Kommentar verksamhetsmått Resursmått Prestationsmått Effektmått Personalfrågor med kommentarer Kompetensförsörjning Personalmått Ekonomi med kommentarer Driftbudget Investeringsbudget Policys, planer och program Styrdokument beslutade av kommunfullmäktige Styrdokument beslutade av nämnden för Vård & Omsorg Avgifter och taxor Nämndbudget

104 Nämnden för Vård & Omsorg 1 Översiktlig beskrivning av nämnden 1.1 Nämndens uppdrag Nämnden för Vård & Omsorg ansvarar för att tjänster inom vård och omsorg tillgodoses kommuninvånarna. Tjänsterna kan utföras antingen av kommunala eller externa utförare. De insatser som ges är till största delen lagreglerade och styrs främst av Socialtjänstlagen och Hälsooch sjukvårdslagen. Vård & Omsorg bedriver en behovsstyrd verksamhet där insatser till den enskilde tar hänsyn till medicinska, fysiska, sociala, psykiska och existentiella behov. Lagstiftning och styrande avtal Nämndens insatser styrs i stor utsträckning av Socialtjänstlagen, SoL samt Hälso- och sjukvårdslagen, HSL och överenskommelse med region Halland kring hälso- och sjukvården. Myndighetsutövning Nämnden ska utan dröjsmål inleda utredning av vad som, genom ansökan eller på annat sätt, har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Biståndshandläggarna har på delegation av nämnden fått uppdrag att hantera myndighetsutövningen gentemot invånarna enligt Socialtjänstlagen. Myndighetsutövningen sker oftast genom att biståndshandläggaren möter den enskilde och samtalar om behovet av stöd. Arbetssättet sker enligt en nationell modell som är framtagen av Socialstyrelsen, "Individens behov i centrum", IBIC. Biståndshandläggaren gör en utredning i syfte att inhämta tillräckligt underlag för att bedöma behov, ta fram mål och besluta om insats. Den enskildes ansökan ska prövas gentemot en skälig levnadsnivå. I utredningen framgår beslut om bifall eller avslag. Om den enskilde inte beviljats det som ansökan avser har man rätt att överklaga beslutet. Verksamheter enligt hälso- och sjukvårdslagen Enligt Hälso- och sjukvårdslagen ansvarar kommunen för den hemsjukvård, rehabilitering och förskrivning av hjälpmedel som utförs av sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter till personer med beslut om särskilt boende, bostad med särskild service, dagomsorg och daglig verksamhet. Kommunen har även ett ansvar för hälso- och sjukvårdsinsatser inom det ordinära boendet vilket regleras genom överenskommelse med Region Halland. I kommunen ansvarar förvaltningen för Vård & Omsorg för den hälso- och sjukvård som bedrivs i den egna förvaltningen och i förvaltningen för Individ & Familjeomsorg. Omsorgspersonal inom förvaltningen för Vård & Omsorg och baspersonal inom förvaltningen för Individ & Familjeomsorg utför hälso- och sjukvårdsuppgifter utifrån ordination oftast i form av delegering men även via instruktion från legitimerad personal. Inom Vård & Omsorg finns sjuksköterskor med följande specialistutbildning; öppen hälso- och sjukvård, vård av äldre, psykiatri, barn och smärtlindring. Insatser inom Vård & Omsorg enligt Socialtjänstlagen, SoL En ansökan eller begäran om insatser från socialtjänsten behöver inte vara noggrant preciserad för att den ska utredas och avgöras genom ett beslut. Det finns inte några begränsningar för vad en ansökan om bistånd enligt 4 kap. 1 SoL kan avse men mest vanligt förekommande inom Vård & Omsorg är: Hemtjänst Ledsagarservice Nämndbudget

105 Nämnden för Vård & Omsorg Anhörigstöd/avlösning Dagomsorg Trygghetslarm Matdistribution Särskilt boende Korttidsvård/växelvård Utöver dessa insatser kan personer, utan individuell prövning, även få stöd genom träffpunkter, anhörigcenter och anhöriggrupper. 1.2 Verksamhetens omfattning Nämnden bedriver verksamhet i kommunal regi och genom entreprenader med stöd av Lag om Valfrihetssystem, LOV och Lagen om Offentlig Upphandling LoU. Enligt kommunens ramtilldelningsmodell disponerar nämnden 873 miljoner kronor netto för 2018, inklusive medel för internt köpta tjänster och kapitalkostnader. Under januari till juli år 2017 var i genomsnitt personer per månad beviljade hemtjänstinsatser enligt SoL. Hemtjänstinsatser, trygghetslarm, ledsagning och avlösarservice i hemmet ingår i kundvalet, vilket innebär att den enskilde kan välja om ett certifierat LOV-företag eller hemtjänsten i kommunal regi ska utföra de beviljade insatserna. Kommunen ansvarar för alla insatser på natten. Kundvalsföretag kan cerifieras för att utföra både service- och omsorgsinsatser eller endast service. Mellan 8-10 % av de personer som beviljas hemtjänst väljer annan utförare än s hemtjänst. Inom Vård & Omsorg finns elva vård- och omsorgsboenden med heldygnsomsorg, varav ett boende bedriver korttidsvård. Fyra av boendena drivs på entreprenad. Under 2018 tas ett nytt vård- och omsorgsboende i drift. Inom kommunen finns det även kommunal hälso- och sjukvård upp till och med sjuksköterskenivå. Vård & Omsorg var under år 2017 vårdgivare för ca 1700 patienter inom vård- och omsorgs samt indivd- och familjeomsorgs verksamheter. Under 2018 förväntas antalet patienter och vårdbehov att öka. Förvaltningen har i uppdrag av nämnden att fördela, utifrån av nämnden fastställda kriterier, 185 äldrelägenheter. Totalt arbetar 1224 personer i kommunal regi inom Vård & Omsorg. Detta motsvarar 1093 årsarbetare. 1.3 Nämnd/styrelse Nämnden består av elva ledamöter och nio ersättare. Nämnden sammanträder månatligen med undantag för juli månad. Arbetsutskottet sammanträder normalt två veckor före nämnd och bereder ärenden till nämnden. Arbetsutskottet består av fem ledamöter och fem ersättare. Minst två av nämndens sammanträden är öppna för allmänheten och inleds med en frågestund. Nämndbudget

106 Nämnden för Vård & Omsorg 1.4 Förvaltningens organisation Nämndbudget

107 Nämnden för Vård & Omsorg 2 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund och en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnderna som bestämmer vad som ska göras och formulerar mål och direktiv för arbetet. Förvaltningarna bestämmer sedan hur det ska göras, vilket beskrivs i genomförandeplaner. Uppföljningen är viktig för att se om vi når de resultat vi vill och för att återföra erfarenheter och kunskap in i planeringen framåt. Utöver kommunövergripande mål, nämndmål och direktiv finns det styrdokument som innehåller mål. Dessa uttrycker politikernas ambitioner i olika sakfrågeområden. Exempel på sådana styrdokument är Översiktsplanen och Mål för bostadsbyggande. En kontinuerlig dialog på ledningsnivå mellan politiker och tjänstemän är en förutsättning för att nå resultat och ta oss i riktning mot visionen. Denna dialog kallar vi ledningsdialog. Det här är Kungsbackas styrmodell 2.1 Så här styr nämnden styrs av kommunfullmäktige. I enlighet med styrmodellen styrs nämnderna av fullmäktiges vision, de kommunövergripande målen och en gemensam värdegrund. Nämnden för Vård & Omsorg följer roll- och arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Nämnden fastställer nämndbudget som innehåller följande styrning: - inriktning och målbild, som anger det förhållningssätt som ska genomsyra förvaltningens övergripande arbete. Nämndbudget

108 Nämnden för Vård & Omsorg - nämndmål, som anger genom vilka mätbara mål nämnden vill att förvaltningen arbetar med för att verkställa de kommunövergripande målen och visionen. - direktiv, som ger nämnden en möjlighet att mer detaljerat precisera särskilda satsningar under en tidsperiod - ekonomisk budget. Kommunfullmäktige beslutar om hur skattemedlen ska fördelas mellan nämnderna. Nämnden för Vård & Omsorg ansvarar för att fastställa en budget för att realisera mål och vision genom finansiering av förvaltningens verksamhet. Utifrån antagen nämndbudget fastställs förvaltningsbudgeten som innehåller genomförandeplaner på förvaltningsnivå och verksamhetsnivå. Varje enhet upprättar utifrån förvaltningsbudgeten sin egen genomförandeplan. Nämnden för Vård & Omsorg har fastställt ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet i förvaltningen, med syfte att säkerställa att nämnden för Vård & Omsorg lever upp till de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter om hälso- och sjukvård och socialtjänst. Nämnden fastställer årligen en kvalitetsberättelse som tas fram för att säkerställa det kvalitetsarbete som skett i verksamheten under året. Kvalitetsberättelsen omfattar huvudsakligen Socialtjänstlagens område. Nämnden är ansvarig för patientsäkerhetsarbetet och fastställer mål och strategier för det systematiska patientsäkerhetsarbetet och ska årligen fastställa en patientsäkerhetsberättelse som beskriver hur verksamheten har arbetat för att identifiera, analysera och minska riskerna i den vård som ges. Nämnden fastställer årligen även en intern kontrollplan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Utifrån en väsentlighets- och riskanalys beslutas ett antal områden som ska granskas särskilt under verksamhetsåret. Uppföljning av förvaltningens verksamhet sker per tertial och omfattar ekonomisk redovisning, systematiskt arbetsmiljöarbete, redovisning och analys av sociala och medicinska avvikelser, synpunkter och klagomål samt målarbete. Nämnden följer upp förvaltningens arbete genom en uppföljning per april, en delårsrapport i september samt genom årsredovisning och patientsäkerhetsberättelse, kvalitetssäkerhetsberättelse samt en uppföljningsrapport intern kontroll i januari. Förvaltningschefen är på delegation av nämnden ansvarig för att förvaltningen leds och styrs i enlighet med för verksamheten gällande lagar och föreskrifter samt utifrån ovan verksamhetsstyrning och uppföljning. Inför nämndbudget 2018 har nämnden tagit fram en ny inriktning och målbild för verksamheten. Nämndbudget

109 Nämnden för Vård & Omsorg Inriktningen för vår verksamhet är att individen lever ett tryggt och värdigt liv utifrån sina behov och förutsättningar. Vi möter våra kunder med kunskap, engagemang och arbetsglädje. Kund, medarbetare och andra aktörer utvecklar verksamheten tillsammans. Våra kunder får ett gott bemötande är aktiva i planeringen av sin vård och omsorg har tillit till att vi utför en god och säker vård och omsorg upplever att vi är nytänkande Nämndbudget

110 Nämnden för Vård & Omsorg 3 Visionen visar vart vi vill Visionen är en ledstjärna för kommunens långsiktiga utveckling. Den beskriver hur vi vill att det ska vara i år 2030, och lyfter fram viktiga utvecklingsområden för framtiden. I Kungsbacka växer framtiden I Kungsbacka skapar vi det goda livet tillsammans. Vi är öppna, trygga och nytänkande. Varje människas potential tas till vara och näringslivet blomstrar. Här växer du hela livet. Kungsbacka är en naturskön och dynamisk tillväxtkommun. Hit är alla lika välkomna, och möjligheterna till utveckling är goda för både individen, gruppen, föreningen och företaget. Den valfrihet, mångfald och livskvalitet som präglar vardagen här lockar ständigt nya invånare. Växtkraften ger oss mer resurser till den gemensamma välfärden så att alla kan utvecklas och leva det goda livet, hela livet. Vi växer i regionen genom att planera och bygga strategiskt. Samhället utvecklas på ett hållbart sätt: socialt, ekologiskt och ekonomiskt. Vi lever inte över naturens tillgångar. Mångfald, puls och nära till naturen Kungsbacka är en sammanhållen, grönskande och lättillgänglig stad med tydlig profil och egen identitet. Staden växer och blir ett mer framträdande nav i kommunen. Här finns attraktiva bostäder för alla smaker, som möter behoven hos olika generationer och livsstilar. Mångfalden speglas i den inspirerande byggnadsmiljön där tradition möter innovation och där mötesplatserna är många. Utbudet av affärer, kultur och nöjen är stort. Staden är lättillgänglig och har goda kommunikationer med kommunens orter och omvärld. Välplanerad infrastruktur och lättillgänglig kollektivtrafik minimerar transporternas miljöpåverkan. Hav, öppna landskap och skogsbygd vi förvaltar våra fantastiska naturmiljöer så att även kommande generationer ska kunna njuta av den välgörande naturen, mitt i vardagen. Staden, landet, handeln, kulturlivet och naturen lockar turister och besökare till hela kommunen. Västsveriges bästa företagsklimat är känd för sitt goda värdskap och är det självklara valet för företag som vill etablera sig i Västsverige. Vi har det bästa klimatet för entreprenörer. Här är det lika naturligt att starta företag som att vara anställd. Entreprenörslusten väcks till liv redan i skolan, och samarbetet mellan skola, akademi och näringsliv utvecklar företagsamheten i hela kommunen. Vi utvecklas hela livet I våra skolor utvecklar var och en sin fulla kapacitet i en kreativ miljö där alla tar ansvar, visar respekt och bryr sig om varandra. Alla elever lämnar skolan med god kompetens, god självkänsla och stark framtidstro. Livslångt lärande är en självklarhet. När vi växer som människor utvecklas både näringslivet och samhället i stort. Aktiviteter som engagerar, inspirerar och berikar livet Här har alla ett rikt fritids- och kulturliv med både bredd och spets. Mångfalden av aktiviteter, upplevelser och gemenskaper främjar hälsa, välmående och kreativitet. Framåtanda, mångfald och Nämndbudget

111 Nämnden för Vård & Omsorg öppenhet spirar i nätverk och föreningar. Vi är delaktiga i samhällets utveckling och får spännande saker att hända. Den nytänkande kvalitetskommunen möter utmaningar med mod, nytänkande och samarbete. Vi löser vårt uppdrag på ett innovativt sätt som överträffar invånarnas förväntningar, och är en förebild för andra. Här jobbar människor som vill, vågar och kan. Nämndbudget

112 Nämnden för Vård & Omsorg 4 Kommunens omvärldsanalys s omvärldsanalys omfattar fem övergripande förändringskrafter. Dessa påverkar samhällsutvecklingen globalt, nationellt och regionalt och går inte att påverka utan är något vi får anpassa oss efter. Förändringskrafterna bygger på omvärldsanalysen Vägval för framtiden som är framtagen av Sveriges kommuner och landsting tillsammans med konsultföretaget Kairos Future. De fem övergripande förändringskrafterna är ökad globalisering, förändrad demokrati, ny teknik, hållbarhetutmaningar samt värderingsförändringar. I kommunens budget beskrivs dessa dels ur ett globalt perspektiv dels hur de påverkar Kungsbacka på kommunal nivå. Utöver förändringskrafterna har vi identifierat en stor utmaning i kommunens framtida kompetensförsörjning. Även den trenden beskrivs på liknande sätt. Här är en sammanfattning av förändringskrafterna och dess påverkan på och vår verksamhet: Hur påverkas Kungsbacka av den ökande globaliseringen? Kungsbacka gynnas av globaliseringen och tillhörighet till en storstadsregion som växer Om Göteborg tappar fart som tillväxtregion påverkas även Kungsbacka då vi är en del av samma arbetsmarknad Få flyktingar kommer till Kungsbacka idag men migrationsströmmar kan hastigt förändras EU:s migrationsavtal med andra länder är bräckliga och förutsättningar kan förändras till följd av politiska beslut Hur påverkas Kungsbacka av förändrad demografi? Befolkningen åldras och beskattningsunderlaget kommer att krympa samtidigt som en större andel invånare kommer att behöva barnomsorg, skola eller äldrevård. växer, år 2030 beräknas vi vara fler än invånare i kommunen Bostadsbyggandet behöver vara smart och hållbart för att möta framtidens utmaningar Hur påverkas Kungsbacka av ny teknik och digitalisering? Svårt att förutspå tekniska trender men det påverkar beteenden och värderingar Tar vi tillvara på digitaliseringens möjligheter kan vi frigöra resurser till annat Invånarna kommer att ställa krav på en effektiv och serviceinriktad kommunal verksamhe Hur påverkas Kungsbacka av hållbarhetsutmaningar? De finns en ökad risk för oväder och översvämningar, Kungsbacka är extra utsatt Vi påverkar inte med industri utan snarare genom hur vi konsumerar Unga människor uppger att de mår allt sämre psykiskt Hur påverkas Kungsbacka av värderingsförändringar? Det finns goda förutsättningar här men vi behöver ändå värna om demokrati och kommunens förtroende I ett allt mer polariserat samhälle är invånardialog och kommunikation extra viktigt s framtida kompetensförsörjning Det kommer att vara ett stort behov av rekryteringar de närmsta åren Rekryteringen kommer att vara en utmaning då det råder brist inom vissa yrken Nämndbudget

113 Nämnden för Vård & Omsorg Kommunen deltar i den stora jobbstudien för att skapa en nuläge- och framtidsbild över arbetslivet i Sverige och Kungsbacka Nämndbudget

114 Nämnden för Vård & Omsorg 5 Nämndens omvärldsanalys Brist på lägenheter för vård- och omsorgsboende. Nämnden för Vård & Omsorg har sedan flera år aviserat behov av flera lägenheter för vård- och omsorgsboende. På grund av förseningar i kommunens samhällsbyggnadsprocess har förvaltningen inte kunnat få tillgång till de lägenheter som behövs för att täcka invånarnas behov. Den enskildes behov av att få flytta in till ett vård- och omsorgsboende har inte kunnat tillgodoses, vilket innebär konsekvenser för både den enskilde och dennes närstående. Det finns fortsatt behov av flera olika former av boende för äldre. Behov av vård och omsorg fortsätter att öka och tillväxten är hög i. Förvaltningen har tillsammans med kommunledningskontoret anlitat ett konsultföretag och gjort en omfattande analys av vård- och omsorgsbehoven både på kort och lång sikt. Allt talar för en tillväxt av behov och efterfrågan på vård- och omsorgsboende, hemtjänst och hemsjukvård i takt med att befolkningen åldras och medicintekniken utvecklas. Hemsjukvårdsöverenskommelsen från 2015 har under 2017 genomlysts i en regional utvärdering. Det är av stor vikt att reformens effekt på volymerna inom hemsjukvården balanseras både ekonomiskt och kompetensmässigt. Vård & Omsorg ser att ett digitaliserat analys- och beslutsstöd underlättar för att skapa hållbara prognoser och handlingsplaner. Förvaltningen är därför aktiv i framtagandet av ett sådant IT-stöd. Ökad samverkan med fler aktörer. Hallandskommunerna och Region Halland driver i samverkan ett utvecklingsarbete kring kunden/brukaren som Medskapare i vård och socialtjänst. Denna utveckling återfinns också i förvaltningens målbild Men för att hantera den demografiska utmaningen behöver vi också samverka med fler aktörer. Hur kan vi involvera fler aktörer i samhället för att skapa en god välfärd: frivilligorganisationer, föreningar, andra offenliga verksamheter och näringsliv, tillsammans med våra kunder och våra medarbetare? Den digitala transformationen sker i hela samhället och vi blir som individer mer digitala både privat och på jobbet. Digitaliseringen kan också underlätta för både enskild och medarbetare och på så vis innebära goda effektiviseringar. Därför är det ett prioriterat område för Vård & Omsorg. Genom att lära av andra kan vi snabbare hitta rätt lösningar och öka takten i digitaliseringsarbetet. Med ny teknik kan vi skapa snabba, säkra och enkla informationsflöden. Vi kan bland annat dela information vårdgivare emellan och på så sätt spara tid vid mötet mellan patient och vårdgivare. Samtidigt finns det svårigheter när många system och organisationer ska behandla komplex och sekretessbelagd information. Den nya lagstiftningen GDPR kommer att öka kraven på vår förmåga att hantera information säkert. Omvärldsanalys HR-perspektiv Kompetensförsörjningen, en kritisk faktor. Bristen på utbildad personal inom vård och omsorg är ett nationellt problem. Svårigheter att rekrytera och ökande personalomsättning har lett till mer övertid. Yrkesprogrammen har svårt att locka sökande och har låg andel arbetssökande. Förvaltningen ser ett tilltagande behov av att möta utmaningarna inom kompetensförsörjning med mer kostnadskrävande satsningar som lärlingsutbildningar och validering. Heltid som norm. Satsningen på 100 % önskad sysselsättningsgrad har inneburit en stor belastning på verksamheten och har i flera fall fått konsekvenser för arbetsmiljön. Samtidigt är möjligheten att erbjuda heltid en viktig del i att vara en attraktiv arbetsgivare. Ett fortsatt satsning på att öka andelen heltid är beroende av det partsgemensamma arbete som just nu pågår kommungemensamt. Medskapande kultur. Utveckling av verksamheten kommer i högre grad att drivas genom kundoch verksamhetsnära ständiga förbättringar. Kund, medarbetare och andra aktörer kommer Nämndbudget

115 Nämnden för Vård & Omsorg tillsammans att utveckla verksamheten. I ett nationellt perspektiv kommer detta att påverkas av tillitsdelegationens arbete. Delegationen ska arbeta för ökad tillit i styrningen av den offentliga sektorn, en tillitsbaserad styrning med fokus på medarbetarnas kunskap, för att skapas större nytta och kvalitet för medborgarna. Åtgärder utifrån den nationella kvalitetsplanen. Under 2017 presenterades en nationell kvalitetsplan för vård och omsorg om äldre personer. I utredningen föreslås bland annat en nationell utbildning för chefer inom Vård och omsorg, ett maxtak på 30 medarbetare per chef och legitimering av undersköterskor. Om dessa förslag blir beslutade kommer det att få stor påverkan på förvaltningen, då cheferna idag har mellan medarbetare. Ett maxtak kommer att innebära både ekonomiska och organisatoriska förändringar. Nämndbudget

116 Nämnden för Vård & Omsorg 6 Vår värdegrund Värdegrunden handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna och vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Medarbetarna i ska ge ett gott bemötande och ge möjligheter för invånarna att ha inflytande över hur tjänster utförs. De ska vara tillgängliga för invånarna. Härigenom skapas trygghet. Detta är Bitt - kommunens värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Vision 2030 säger: här jobbar människor som vill, vågar och kan! Ska framtiden växa och ta fart hos oss, behöver vi tänka i nya banor, ifrågasätta gamla sanningar och våga pröva nya idéer. I Kungsbacka vill vi stärka och utveckla en arbetsplatskultur som kännetecknas av vårt sätt att vara och agera inom områdena: Vi välkomnar, Vi levererar, Vi samarbetar och Vi tänker nytt. Nämndbudget

117 Nämnden för Vård & Omsorg 7 Mål Kommunens främsta styrdokument är visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med visionen som bas, en utblick i omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om kommunövergripande mål. De kommunövergripande målen har sin utgångspunkt i utvecklingsområdena som visionen lyfter fram samt de utmaningar som kommunen står inför. Målen är ett tydligt riktmärke för utvecklingen av kommunen som helhet och beskriver vad nämnderna och dess verksamheter ska uppnå. De kommunövergripande målen gäller för alla nämnder förutom Valnämnden och Överförmyndarnämnden. Nämnderna ska planera sin verksamhet utifrån de kommunövergripande målen, vilket kan göras genom nämndmål. Nämnderna kan också skapa egna mål inom sin verksamhet. Måluppfyllelse följs upp i delårsrapporten och årsredovisningen. Indikatorerna visar om våra ansträngningar leder till det resultat som vi önskar. Nämndernas förvaltningar ansvarar för att ta fram genomförandeplaner med aktiviteter för att nå målen samt följa upp dem och redovisa till nämnden. Samordning Kommunstyrelsen har en samordnande roll med ett särskilt ansvar för de kommunövergripande målen. Övriga nämnder arbetar aktivt för att bidra till måluppfyllelse. Samordningsansvaret innebär att kommunstyrelsen tar fram underlag för utveckling och förbättring av målen. Kommunledningskontoret ansvarar för att sammanställa vad nämnderna gör för att bidra till måluppfyllelse samt att följa upp arbetet och göra en samlad analys. 7.1 En attraktiv kommun att bo, verka och vistas i Fokusområden I Kungsbacka finns attraktiva bostäder med inspirerande byggnadsmiljö för olika behov, generationer och livsstilar. Kungsbacka har välkomnande och trygga miljöer. I Kungsbacka finns mötesplatser för samvaro, rekreation, upplevelser och kreativa utbyten. Indikator Trygghetsindex för hur kommuninvånarna bedömer tryggnheten (SCB:s medborgarundersökning, skala 0-100) Bäst att bo, Kungsbackas placering i ranking av Sveriges kommuner enligt Tidningen Fokus. Invånarnas helhetsbedömning av kommunen som en plats att bo och leva på. SCB:s medborgarundersökning, Nöjd Region-index, NRI, skala Målvärde Nämndbudget

118 Nämnden för Vård & Omsorg Indikator Invånarnas uppfattning om möjligheterna till fritidsaktiviteter i kommunen (SCB:s medborgarundersökning, index i skala 0 100) Målvärde En hållbar utveckling och en hälsosam miljö Fokusområden Kungsbacka växer med en långsiktigt hållbar ekonomi. Kungsbacka ska anpassa miljöarbetet till de nationella miljömålen och globala hållbarhetsmålen samt Borgmästaravtalet för att bli en av de främsta kommunerna inom miljö- och klimatfrågor. Unga i Kungsbacka mår bra såväl fysiskt som psykiskt. Indikator Koldioxidutsläpp från övriga sektorer än industrin i ton per invånare. (Källa: Sveriges Ekokommuner, med två års förskjutning, dvsutfall 2016 avser faktiskt utfall 2014.) Antal resor per invånare gjorda med kollektivtrafik. (Källa: Sveriges Ekokommuner, med ett års förskjutning, dvs utfall 2016 avser faktiskt utfall 2015.) Andel förnybara bränslen i kollektivtrafiken. (Källa: Sveriges Ekokommuner, med ett års förskjutning, dvs utfall 2016 avser faktiskt utfall 2015.) Andel förnybar och återvunnen energi i kommunala lokaler. (Källa: Sveriges Ekokommuner, med ett års förskjutning, dvs utfall 2016 avser faktiskt utfall 2015.) Transportenergi i kilowattimma (kwh) för kommunens tjänsteresor med bil per årsarbetare. (Källa: Sveriges Ekokommuner, med ett års förskjutning, dvs utfall 2016 avser faktiskt utfall 2015.) Koldioxidutsläpp från kommunens tjänsteresor med bil i ton per årsarbetare. (Källa: Sveriges Ekokommuner, med ett års förskjutning, dvs utfall 2016 avser faktiskt utfall 2015.) Andel miljöcertifierade skolor och förskolor. (Källa: Sveriges Ekokommuner, med ett års förskjutning, dvs utfall 2016 avser faktiskt utfall 2015.) Målvärde ,8 2,7 2,6 2, % 47% 47% 48% 72% 95% 97% 98% ,22 0,24 0,23 0,22 24% 32% 28% 30% 7.3 Bästa företagsklimatet i Västsverige Nämndbudget

119 Nämnden för Vård & Omsorg Fokusområden Kommunen är en möjliggörare för entreprenörer och företagsamma människor. I Kungsbacka får vi nya arbetstillfällen och snabb etablering både för individer och företag genom samverkan mellan näringsliv och utbildning. 7.4 I Kungsbacka utvecklas vi hela livet Fokusområden Barn och ungdomar utvecklas för att nå sin fulla kapacitet och god självkänsla. I Kungsbacka stärks individens och familjens egen förmåga att ta hand om sitt liv. Indikator Placering i ranking för grundskola av Sveriges 290 kommuner, sammanvägt resultat enligt SKL:s öppna jämförelser. Arbetslöshet för ungdomar år i kommunen. (Källa: Arbetsförmedlingen och SCB) Självkänsla och framtidstro för gymnasieelever år 2, index med skala 0 10 enligt Skolenkäten som genomförs i samarbete med Göteborgsregionen, GR. Genomsnittligt betygspoäng för gymnasiets avgångselevers betygspoäng som kan vara max Målvärde % 3,5% 2,4% 2% 7, ,8 13, Vård & Omsorg levererar en individuell hälso- och sjukvård av hög kvalitet för en god och jämlik hälsa Nämndens formulering Målet är kopplat till kommunfullmäktiges fokusområde "I Kungsbacka stärks individens och familjens egen förmåga att ta hand om sitt liv". För att uppnå en god kvalitet av hälso- och sjukvård krävs att den ges utifrån individens specifika behov och förutsättningar. Individanpassad hälso- och sjukvård innefattar bland annat helhetssyn, samordning, självbestämmande, delaktighet, frivillighet och integritet. För att uppnå en god kvalitet krävs även att hälso- och sjukvården erbjuds och fördelas på lika villkor för alla. En jämlik vård och omsorg innebär att alla människor behandlas likvärdigt oavsett ålder, kön, ekonomiska förutsättningar, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. Hälso- och sjukvården ska ges med respekt för alla människors lika värde och den enskilda människans värdighet. Nämndbudget

120 Nämnden för Vård & Omsorg För att kunna redogöra för övergripande måluppfyllelse görs en bedömning om hälso- och sjukvården är ojämlik, delvis jämlik eller jämlik, utifrån årets genomförda enkäter, granskningar och mätningar. Indikator 80 % av patienterna ska uppleva att de varit delaktiga eller mycket delaktiga i planeringen av sin vård Målvärde % Indikator kopplad till målet mäter patientens upplevda delaktighet som redovisas i förvaltningens hälso- och sjukvårdsenkät vilken fylls i av patienter inskrivna i den kommunala hälso- och sjukvården. Målvärdet för indikatorn kan komma att revideras inför andra utskicket av hälso- och sjukvårdsenkäten år Ett medskapande samhälle och öppen attityd Fokusområden I Kungsbacka skapar vi förutsättningar för invånare, kunder och företag att vara medskapande i att utforma det goda livet. Invånare, företag och besökare känner sig alltid välkomna, sedda och korrekt bemötta i kontakt med kommunen. Digitaliseringen gör att vi hittar smartare tjänster och effektivare arbetssätt. är en attraktiv arbetsgivare med modiga och medskapande medarbetare och ledare. Indikator Nöjd-inflytande index för hur kommuninvånarna bedömer möjligheterna till inflytande. (SCB:s medborgarundersökning, 0-100). Hållbart medarbetarengagemang, ett index för medarbetarnas samlade uppfattning om områdena motivation, ledarskap och styrning, skala enligt Medarbetarenkäten. Jämställdhetsindex, Jämix. Antal poäng av max 180. Jämix beräknas utifrån nio nyckeltal med skala Öka antalet etablerade samarbeten med andra externa aktörer för att driva förvaltningens utveckling Öka den externa finansieringen av förvaltningens utvecklingsportfölj Målvärde Indikator Öka antalet etablerade samarbeten med andra externa aktörer för att driva förvaltningens utveckling syftar till att mäta i vilken utsträckning förvaltningen engagerar nya aktörer i verksamhetens utveckling. Andra externa aktörer innebär samarbeten utöver befintliga LOV och LOU avtal. Indikator Öka den externa finansieringen av förvaltningens utvecklingsportfölj mäter procentuell ökning av den externa finansieringen i förvaltningens utvecklingsportfölj. Nämndbudget

121 Nämnden för Vård & Omsorg Förvaltningen har under år 2016/2017 identifierat och beskrivit förvaltningens utvecklingsportfölj. Under 2017 ska förvaltningen ta fram en budget för samtliga pågående/inkommande projekt i portföljen och ta fram uppgift på hur stor del som är finansierad med externa medel. Målet för 2018 är att utifrån framräknad siffra på extern finansiering 2017 öka densamma. Målvärdet för 2019 kommer att definieras när förvaltningen har utfallet för Vård & Omsorg levererar en tillgänglig hälso- och sjukvård i rätt tid Nämndens formulering Målet är kopplat till kommunfullmäktiges fokusområde "Invånare, företag och besökare känner sig alltid välkomna, sedda och korrekt bemötta i kontakt med kommunen". Patienten ska uppleva att de har tillit till den kommunala hälso- och sjukvården. En god kvalitet inom hälso- och sjukvården innebär att patienten har tillit till den sjukvård som ges och att sjukvården är tillgänglig. Tillgänglig innebär att sjukvården ska ges i rimlig tid, att den patient som har det största behovet av vård ska ges företräde. Hälso- och sjukvården ska vara geografiskt tillgänglig samt tillgänglig för kontakt, bedömning och besök. Indikator 90 % av patienterna ska uppleva att de har tillit till den kommunala hälso- och sjukvården 100 % av patienter med smärtgenombrott ska få smärtlindring inom rimlig tid som längst 30 minuter, under jourtid Vid smärtgenombrott ska patienten få smärtlindring inom rimlig tid som längst 30 minuter Ny patient som skrivs in hemsjukvården och som har behov av insatser kommer att få en kontakt med arbetsterapeut eller fysioterapeut inom tre arbetsdagar Målvärde % % Indikator gällande tillit mäter patientens upplevda tillit till den kommunala hälso- och sjukvården som redovisas i förvaltningens hälso- och sjukvårdsenkät, vilken fylls i av patienter inskrivna i den kommunala hälso- och sjukvården. Målvärdet för indikatorn kan komma att revideras inför andra utskicket av hälso- och sjukvårdsenkäten år Indikator "100 % av patienter med smärtgenombrott ska få smärtlindring inom rimlig tid som längst 30 minuter, under jourtid" mäts två månader per år under jourtid. Mätningen sker genom pinnstatistik som beskriver hur lång tid det tagit från det att patientens behov av smärtlindring uppstått tills det att smärtlindring är given. Indikator "Vid smärtgenombrott ska patienten få smärtlindring inom rimlig tid som längst 30 minuter" mäts genom att avvikelser skrivs då en patient fått vänta mer än 30 minuter för smärtlindring. Målsättningen är att verksamheten ska leverera smärtlindring till samtliga patienter som har smärtgenombrott inom 30 minuter och målvärdet blir därför noll, det vill säga att inga avvikelser har rapporterats. Indikator "Ny patient som skrivs in hemsjukvården och som har behov av rehabiliterade insatser kommer att få en kontakt med arbetsterapeut eller fysioterapeut inom tre arbetsdagar" mäts genom att avvikelser skrivs då en patient fått vänta mer än tre dagar innan kontakt tagits. Målsättningen är att samtliga patienter med rehabiliteringsbehov ska ha fått en kontakt inom tre dagar och målvärdet blir därför noll, det vill säga att inga avvikelser har rapporterats Vård & Omsorg ska öka andelen medarbetare som väljer att fortsätta arbeta hos Vård & Omsorg Nämndbudget

122 Nämnden för Vård & Omsorg Nämndens formulering Målet är kopplat till kommunfullmäktiges fokusområde " är en attraktiv arbetsgivare med modiga och medskapande medarbetare och ledare". Inom Vård & Omsorg har personalomsättningen ökat markant under det senaste året. Svårigheten att rekrytera och bemanna är den enskilt största arbetsmiljöfrågan för förvaltningens medarbetare och enhetschefer. Personalomsättningen ökar också belastningen på den befintliga personalen och ger väsentliga kostnadsökningar för övertid, bemanningslösningar och introduktioner. Med många nya medarbetare ökar också riskerna för fel och kvalitetsbrister. Att bli bättre på att behålla och utveckla de medarbetare vi har är därför en av förvaltningens viktigaste strategiska utmaningar. Indikator Målvärde 2018 Personalomsättningen ska minska med tre procentenheter jämfört med föregående års utfall 15,9% Målvärdet för 2018 kommer att definieras när förvaltningen har utfallet för Övriga nämndmål Nämndbudget

123 Nämnden för Vård & Omsorg 8 Direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat eller för att påskynda ett arbete. Nämnden ska planera sin verksamhet utifrån direktiven som kommer att följas upp i årsredovisningen. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 8.1 Direktiv från kommunfullmäktige Vi tror att människor både vill och kan ta ansvar för sina liv Kommunfullmäktiges formulering Vi ställer krav och möjliggör att människor kan ta sitt ansvar. I Kungsbacka är det en självklarhet att försörja sig själv. Försörjningsstöd ska enbart användas då inga andra alternativ står till buds. Det innebär också att människor som uppbär försörjningsstöd står till förfogande för arbetsuppgifter som kommunen har behov av. Vi ska alltid kunna erbjuda arbete, praktikplats eller studier. Vi ser att kommuner som har arbetat aktivt med denna fråga har en låg andel personer som uppbär försörjningsstöd. Vi har som mål att försörjningsstödet stadigt ska minska. Under 2018 och 2019 vill vi särskilt följa hur det går för de nyanlända. Nämndbudget

124 Nämnden för Vård & Omsorg 9 Nämndens kvalitetsdeklarationer Område Hemtjänst Myndighetsutövning Särskilt boende Beskrivning Vi garanterar att alla som får en beviljad insats inom Vård & Omsorg ska ha en namngiven kontaktperson. Du har alltid rätt att byta kontaktperson. Vi garanterar att ditt larm besvaras inom fem minuter. Den som svarar ser till att du får den hjälp du behöver. För dig som har blivit beviljad avlösning garanterar vi fyra former; - planerad avlösning i hemmet planeras minst två veckor i förväg. Vi försöker se till att samma person från hemtjänsten kommer hem till dig. - ej planerad avlösning i hemmet innebär att du får avlösning inom 48 timmar. Vi kan inte garantera att det blir samma person från hemtjänsten som kommer hem till dig. - akut avlösning i hemmet får du om det uppstår en akutsituation, till exempel om din anhörig blir akut sjuk. Avlösningstiden kan inte användas till andra hemtjänstinsatser. - utifrån dina individuella behov kan avlösningen ges på en korttidsplats Vi garanterar att vi gör en individuell genomförandeplan tillsammans med dig och vid önskemål din närstående inom fyra veckor efter det att dina insatser påbörjats. Den individuella genomförandeplanen ska följas upp minst två gånger per år och vid behov. Vi garanterar att Vård & Omsorgs träffpunkter ska erbjuda aktiviteter eller social samvaro fem dagar i veckan. Vi garanterar att du när du ansökt om hemtjänst ska få ett beslut inom 14 dagar. Du lovar att bidra med uppgifter som behövs för planering och dokumentation. Vi garanterar att du ska få beslut inom en månad efter att du ansökt om vård- och omsorgsboende. Vid ansökan från annan kommun gäller två månader. Du lovar att bidra med uppgifter som behövs för planering och dokumentation. Vi garanterar att du efter beslut om ett vård- och omsorgsboende i möjligaste mån kommer att erbjudas plats på det vård- och omsorgsboende du önskar. Det kan dock innebära att du får vänta längre tid än tre månader på ett platserbjudande. Vi garanterar att du ska få en namngiven kontaktperson när du flyttar in på ett vård- och omsorgsboende. Du har alltid rätt att byta kontaktperson. Vi garanterar att vi gör en individuell genomförandeplan tillsammans med dig och din närstående inom fyra veckor efter att du har flyttat in. Den individuella genomförandeplanen ska följas upp minst två gånger per år och vid behov. Alla vård- och omsorgsboenden erbjuder dagliga gemensamma aktiviteter och social samvaro. Vi garanterar att ditt larm besvaras inom fem minuter. Den som svarar ser till att du får den hjälp du behöver. Nämndbudget

125 Nämnden för Vård & Omsorg 10 Verksamhetsmått 10.1 Kommentar verksamhetsmått Nyckeltalen visar på områden som förvaltningen använder för att följa upp och analysera verksamheten samt att strategiskt kunna planera för framtiden. Vård & Omsorgs verksamhet är komplex och måste ses i sin helhet, men också i sina delar, då förändringar i en del av verksamheten påverkar andra delar av verksamheten. Ett exempel är att när kommunen väljer att utöka platserna på särskilt boende, kan det få till följd att antalet timmar med hemtjänst sjunker, och vice versa. Nyckeltalen är uppdelade i tre områden; resursmåtten som beskriver förutsättningar för verksamheten, hur det ÄR, prestationsmåtten beskriver VAD verksamheten har gjort och effektmåtten visar effekten av hur det har BLIVIT för dem verksamheten är till för. Som resursmått använder vi kostnaden per person över 65 år, då denna går att hänföra till jämförelser med andra kommuner och förändringar i verksamheten speglas i denna summa. Antalet kunder använder vi för att visa inflödet av kunder i förvaltningen. Det reflekterar biståndshandläggarnas arbete och antalet utredningar de gör under året. Antalet invånare över 65 år följer vi för att visa på hur behovet av vård och omsorg beräknas öka. De närmsta åren ökar antalet invånare i de äldre åldersgrupperna snabbare än övriga invånargrupper, vilket kommer att påverka behovet av insatser. Som prestationsmått har vi valt att presentera antalet platser på vård- och omsorgsboende, antalet platser på korttidsvård och växelvård, samt antalet timmar i hemtjänsten. Vi har också valt att presentera antal personer i kö till särskilt boende, samt beläggningsgraden på våra vård- och omsorgsboenden. Dessa nyckeltal hänger samman och påverkar varandra. Förändringar i fastighetsbeståndet påverkar förutsättningarna för Vård & Omsorg att bedriva verksamhet, och en obalans i möjligheten att erbjuda plats på särskilt boende ger konsekvenser för andra insatser, såsom förändrat antal hemtjänsttimmar. Effektmåtten är tagna från Socialstyrelsens enkät "Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?" vilken presenteras årligen. För åldersgrupp < 65 år gör förvaltningen en egen enkät med motsvarande innehåll. Frågorna som följs i nyckeltalen är utvalda utifrån s värdegrund Bitt, som står för att bemötande, inflytande och tillgänglighet ger trygghet. Förvaltningen följer resultaten på övergripande nivå och på enhetsnivå för att se trender i utvecklingen. Resultaten för Kungsbacka visar på en något högre upplevd kvalitet lokalt än jämfört med riket Resursmått Delområde Nyckeltal Riket 2016 Budget 2018 Resursmått Kostnad äldreomsorg, kr/inv 65+ Antal kunder i verksamheten över 65 år Nämndbudget

126 Nämnden för Vård & Omsorg Delområde Nyckeltal Riket 2016 Budget 2018 Antal kunder i verksamheten under 65 år Antal invånare år Antal invånare 85 år och äldre Prestationsmått Delområde Nyckeltal Riket 2016 Budget 2018 Antal lägenheter på vård- och omsorgsboende Antal korttidslägenheter Antal lägenheter för växelvård Prestationsmått Beläggningsgrad vård- och omsorgsboende 92% 95% 94% Antal timmar hemtjänst Kö till vård- och omsorgsboende Antal äldrelägenheter Väntetid till vårdoch omsorgsboende Endast prestationsmåttet "Väntetid till vård- och omsorgsboende" är jämförbar med riket och måttet mäter väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till vård- och omsorgsboende Effektmått Delområde Nyckeltal Riket 2016 Budget 2018 Under 65 år Andel som anger att de alltid eller oftast blir bemötta på ett bra sätt av personalen 91% Nämndbudget

127 Nämnden för Vård & Omsorg Delområde Nyckeltal Riket 2016 Budget 2018 Andel som sammantaget är mycket eller ganska nöjda med sin hemtjänst 86% Andel som uppger att det är mycket eller ganska lätt att vid behov få träffa personal i hemtjänsten 71% Andel som uppger att det känns mycket tryggt att bo hemma med stöd från hemtjänsten 86% Andel som sammantaget är mycket eller ganska nöjda med sitt särskilda boende. 81% 86% 89% 83% Andel som sammantaget är mycket eller ganska nöjda med sin hemtjänst. 91% 91% 92% 89% Andel som uppger att personalen bemöter dem på ett bra sätt i hemtjänsten. 98% 98% 98% 97% Andel som uppger att personalen bemöter dem på ett bra sätt i särskilt boende. 97% 96% 98% 94% Andel som uppger att personalen alltid eller oftast tar hänsyn till åsikter eller önskemål i hemtjänsten. 90% 90% 90% 87% Andel som uppger att personalen alltid eller oftast tar hänsyn till åsikter eller önskemål i särskilt boende. 83% 81% 85% 80% Nämndbudget

128 Nämnden för Vård & Omsorg Delområde Nyckeltal Riket 2016 Budget 2018 Andel som uppger att det är mycket eller ganska lätt att vid behov få träffa personal i hemtjänsten. 85% 85% 83% 78% Andel som uppger att det är mycket eller ganska lätt att vid behov få träffa personal i särskilt boende. 82% 82% 88% 85% Andel som uppger att det känns mycket tryggt att bo hemma med stöd från hemtjänsten. 87% 89% 87% 85% Andel som uppger att det känns mycket tryggt att bo i särskilt boende. 86% 91% 92% 89% De första fyra måtten hämtas ifrån förvaltningens egen enkät "Vad tycker de yngre om omsorgen" som vänder sig till kunder yngre än 65 år. Dessa mått går därför inte att jämföra med riket. Övriga mått hämtas ifrån Socialstyrelsens enkät "Vad tycker de äldre om äldreomsorgen" där målgruppen för enkäten är kunder 65 år och äldre. Nämndbudget

129 Nämnden för Vård & Omsorg 11 Personalfrågor med kommentarer 11.1 Kompetensförsörjning Attrahera/rekrytera Utbildade undersköterskor, sjuksköterskor, enhetschefer och handläggare är svårrekryterade grupper. För att få fler personer att vilja utbilda sig och arbeta inom Vård & Omsorg, kommer förvaltningen att driva ett brett arbete, både på lokal och regional nivå: - Arbetspraktik: förvaltningen samarbetar med Enheten för arbetsliv (EFA) och ställer praktikplatser till förfogande för arbetsträning, språkträning, ungdomsjobb, extratjänster etc. I samverkan med kommunledningskontoret utreds nu även hur traineetjänster kan tillämpas inom förvaltningen för Vård & Omsorg för att bredda rekryteringsbasen. Förvaltningen deltar också i ett kommungemensamt projekt inom Region Halland för att erbjuda språkpraktik till nyanlända med intresse för arbete inom Vård & Omsorg. - Utbildningspraktik: inom ramen för samverkansplattformen Vård & Omsorgscollege erbjuder förvaltningen också praktik till både studenter vid gymnasiets Vård & Omsorgsprogram och Vuxenutbildningen. Avtal har tecknats med Sahlgrenska universitetssjukhus, avseende verksamhetsförlagd utbildning för sjuksköterskor, arbetsterapeuter och fysioterapeuter. Motsvarande avtal med högskolan i Halmstad är framtaget och klart för underskrift. Förvaltningen kommer också att erbjuda riktad feriepraktik till samtliga elever på Vård & Omsorgsprogrammet. - Ny lärlingsutbildning: förvaltningen för Vård & Omsorg erbjuder i samarbete med gymnasieskolan en gymnasial lärlingsutbildning med lärlingsanställningar. 5 elever/år kommer att ges möjlighet att utbilda sig till undersköterskor med betald lärlingspraktik. - Bred marknadsföring av yrket: förvaltningen arbetar inom ramen för Vård & Omsorgscollege med en rad aktiviteter för att öka intresset för utbildning och arbete inom vård och omsorg. Rekryteringsträffar, VOC-veckan, med mera. Förvaltningen samarbetar också med kommungemensamma initiativ kring exempelvis sommarrekrytering. Förvaltningens vikarieenhet arbetar också med uppsökande verksamhet på gymnasierna och olika former av rekryteringsträffar. Sociala media kommer att användas aktivt i ger möjlighet för alla medarbetare att bidra i arbetet med att attrahera och rekrytera. - Lokala aktiviteter: ett omfattande arbete kommer även att drivas lokalt på enheterna, med exempelvis Öppet hus-aktiviteter, förbättrad introduktion till vikarier och nyanställda, frekvent kommunikation via hemsida och facebook med goda exempel, lokala anslag om lediga jobb. Alla medarbetare uppmuntras komma med idéer och förslag för att skapa uppmärksamhet och intresse för att arbeta inom Vård & Omsorg. - Ta tillvara de äldre: Att bättre ta tillvara äldre medarbetare i organisationen, är en viktig faktor för att hantera utmaningen med kompetensförsörjning. Verksamheten har via vikarieenheten tillgång till flera äldre medarbetare (pensionärer) och dessa är en stor tillgång för stabiliteten i vikarieförsörjningen Utveckla/behålla Förvaltningen hade 2016 en personalomsättning på närmare 16 % och under första halvåret 2017 Nämndbudget

130 Nämnden för Vård & Omsorg fortsatte personalomsättningen att öka. Svårigheten att rekrytera och bemanna är den enskilt största arbetsmiljöfrågan för förvaltningens enhetschefer. Personalomsättningen ökar också belastningen på den befintliga personalen och ger väsentliga kostnadsökningar; för övertid, bemanningslösningar och introduktioner. Med många nya medarbetare ökar också riskerna för fel och kvalitetsbrister. Att bli bättre på att behålla och utveckla de medarbetare vi har, är därför en av förvaltningens viktigaste strategiska utmaningar. Under 2018 kommer förvaltningen att fokusera på följande satsningar för att Utveckla/Behålla: - Medskapande arbetsplatskultur med kundfokus: som en del i förvaltningens målbildsarbete drivs flera satsningar för att skapa en medskapande arbetsplatskultur med kundfokus. Under 2018 kommer arbetet bland annat att omfatta initiativen Medskapande Hemtjänst, samt Innovationskraft. Båda dessa initiativ syftar till att öka medarbetarnas delaktighet i utvecklingen av den egna verksamheten tillsammans med våra kunder och kommer att skapa strukturer för att bättre ta tillvara medarbetarnas idéer. - Utvecklingsgrupp HR: Vård & Omsorg har för 2018 definierat ett särskilt nämndsmål om att sänka personalomsättningen. Ett partsgemensam utvecklingsgrupp kommer att startas för att identifiera och prioritera olika aktiviteter för att stödja detta arbete. Det kan till exempel handla om friskvårdssatsningar, renodling av arbetsuppgifter, trivselinsatser, etc. - Utökad ledarutveckling: Utöver kommunens gemensamma ledarutveckling Leda i Utveckling, så kommer Vård & Omsorg under 2018 att driva en särskild ledarutvecklingssatsning med fokus på att hantera förändring och nya arbetssätt, "Trygg inspiration och motivation". Satsningen görs tillsammans med HiCube. ( HiCube Kompetenta vården är ett samverkansprojekt som finansieras av Europeiska socialfonden (ESF), Högskolan i Halmstad, Region Halland och de halländska kommunerna). - Förbättrad introduktion: Med hjälp av nya checklistor, informationsmappar, webb-baserad utbildning och ett tydligt mentorskap ska alla nya medarbetare ges en ännu bättre första tid i förvaltningen. - Löpande kompetensutveckling: förvaltningen driver en strukturerad intern kompetensutveckling för att säkra kvaliteten i vård och omsorgsarbetet, i enlighet med förvaltningens kvalitetsledningssystem. Utbildningarna omfattar områden som dokumentation, läkemedelshantering, demens och arbetsteknik, palliativ vård, kost och nutrition, motiverande samtal och psykiatri. Utbildningarna är organiserade i en utbildningstrappa, med bas- och fördjupningsutbildningar. Det finns också särskilda utbildningar för de ombudsroller som används i olika ämnesområden. Utöver dessa utbildningar erbjuds både interna och externa utbildningar utifrån verksamhetens behov, i dialog mellan chef och medarbetare. - Möjlighet till forskarstudier; förvaltningen driver tillsammans med Högskolan i Halmstad och Varbergs kommun ett projekt i syfte att etablera möjlighet för sjuksköterskor att bedriva forskarstudier vid Campus Varberg. Målsättningen är att påbörja utbildningarna under Handlingsplaner utifrån medarbetarenkäten: alla enheter arbetar med de aktiviteter och åtgärder som definierats utifrån enhetens medarbetarenkät. På APT och i enskilda samtal förs en löpande dialog om aktiviteter för att öka trivsel och engagemang. - Aktivt rehabarbete: förvaltningen driver ett brett och aktivt arbete för att ge medarbetarna stöd och rehabilitering så att man snabbt kan komma tillbaka efter olycka eller sjukdom. Förvaltningen satsar på tidig dialog, fokus på vad man kan klara att arbeta med och att stödja och motivera under Nämndbudget

131 Nämnden för Vård & Omsorg rehabiliteringen. Adato används aktivt både för att uppmärksamma tidiga signaler på ohälsa, för att säkra uppföljning av pågående ärenden och för att få en överblick över hälsoläget för den egna personalen. Sjukfrånvaro och rehabilitering tas upp i verksamheternas månadsuppföljningar för att säkerställa ett systematiskt och pro-aktivt arbete. - Attraktiva arbetstider; Förvaltningen deltar aktivt i den kommungemensamma arbetsgruppen kring Heltid som norm. Förvaltningen kommer inom ramen för det arbetet att driva en pilot för att försöka hitta bättre sätt att nå flexibilitet i arbetstidsförläggningen och därigenom också kunna erbjuda ännu fler medarbetare möjlighet till heltidsanställning Avsluta Avslutningssamtal med chef sker alltid när en medarbetare slutar sin tjänst. Det är viktigt att på ett professionellt sätt och med ett gott bemötande göra ett bra avslut av anställningen. Syftet med avslutssamtalet är att chefen ska få ett bra samtal med medarbetaren som slutar och genom detta samtal fånga upp exempelvis utvecklingsmöjligheter och förslag för förändring av arbetssätt. På kommungemensam nivå görs även enkät där samtliga medarbetare som slutar sin anställning får svara på frågor om hur de har upplevt sin anställning och varför de valde att sluta. Genom enkäten kan analyser göras även på aggrerad nivå, kring orsaker till personalomsättning och möjliga förbättringsområden. Semestervikariernas anställning har sedan tidigare följts upp både genom samtal och återkoppling, samt genom en enkät som skickas till samtliga sommarvikarier på Vård & Omsorg Personalmått Antalet anställda minskade något under 2017 på grund av svårigheterna att rekrytera. Under 2018 beräknas antal tillsvidareanställda att öka igen, på grund av att ett nytt vård- och omsorgsboende öppnas i Sandlyckan. Förvaltningen kommer fortsatt att behöva ett stort antal timvikarier och det totala antalet medarbetare beräknas under 2018 uppgå till drygt Andelen medarbetare med heltidsanställning har de tre senaste åren ökat kraftigt från 39 % till 56 %, i augusti Under 2017 sa fackförbundet Kommunal upp avtalet om årsarbetstid, vilket har påverkat förvaltningens möjligheter att kunna erbjuda heltid. Ett partsgemensamt arbete har drivits under 2017 för att ta fram en gemensam handlingsplan kring "Heltid som norm". Med hjälp av åtgärderna i handlingsplanen, antas andelen heltidsarbetande kunna fortsätta att öka på förvaltningen, men eventuellt i lägre takt. Ett brett och uthålligt arbete med sjukfrånvaron har gjort att förvaltningen ligger lägre än motsvarande verksamheter i många andra kommuner. Sjukfrånvaro och rehabilitering kommer att vara fortsatt prioriterade områden under 2018 och framåt, för att bibehålla denna nivå. Förvaltningen hade 2016 en personalomsättning på närmare 16 % och under första halvåret 2017 fortsatte personalomsättningen att öka. Svårigheten att rekrytera och bemanna är den enskilt största arbetsmiljöfrågan för förvaltningens enhetschefer. Personalomsättningen ökar också belastningen på den befintliga personalen och ger väsentliga kostnadsökningar för bland annat övertid och bemanningslösningar. Våra kunder och patienter kan bli oroliga och osäkra när det byts personal Nämndbudget

132 Nämnden för Vård & Omsorg ofta. Vi vet att med en hög personalomsättning så ökar risken för brister i vår kvalitet. Att behålla och erbjuda utvecklingsmöjligheter till våra medarbetare, är därför en av förvaltningens viktigaste områden att fokusera på. En central förutsättning för att minska personalomsättningen är det nära ledarskapet. Förvaltningen har under de senaste åren med hjälp av stimulansmedel arbetat med en förtätning av chefsledet, för att minska antalet medarbetare per chef. Antalet medarbetare/enhetschef ligger dock fortfarande väsentligt över den norm på 30 medarbetare som rekommenderas i den Nationella kvalitetsplanen för vård och omsorg om äldre personer. Nyckeltal Andel heltid 39% 45% 53% Andel kvinnor som har heltid 38% 44% 52% Andel män som har heltid 58% 65% 70% Andel deltid 61% 55% 47% Andel kvinnor som har deltid 62% 56% 48% Andel män som har deltid 42% 35% 30% Sjukfrånvaro Totalt 9,4% 9% 8,9% Sjukfrånvaro Kvinnor 9,7% 9,2% 9% Sjukfrånvaro Män 4,8% 6,9% 7,4% Anställda totalt Anställda andel kvinnor 94% 94% 93% Anställda andel män 6% 6% 7% Korttidssjukfrånvaro Kvinnor 3,5% 3,5% 3,7% Korttidssjukfrånvaro Män 3% 3% 3% Långtidssjukfrånvaro 5,9% 5,8% Långtidssjukfrånvaro Kvinnor 6,2% 6% Långtidssjukfrånvaro Män 1,8% 4% Korttidssjukfrånvaro 3,5% 3,5% 3,7% Antal medarbetare per chef Antal medarbetare per enhetschef Personalomsättning 15,9% Medarbetare yngre än 30 år 18% Medelålder Medarbetare år 18% Budget 2018 Nämndbudget

133 Nämnden för Vård & Omsorg 12 Ekonomi med kommentarer Kommunfullmäktige beslutade 15 juni 2017 om Kommunbudgeten 2018 och plan Följande avsnitt behandlar ramfördelning av driftbudget 2018 och sammandrag investeringsbudget Driftbudget Ramfördelning driftbudget Ramfördelning/ anslagsbindningsnivå Bokslut 2016 Budget 2017 Budget 2018 Nämnd Förvaltning gemensamt Kvarboende Vård- och omsorgsboende Hemsjukvård/rehab Myndighetsutövning Stöd och styrning Verksamhetsutveckling Summa Kommentar till ramfördelning driftbudget Kommunfullmäktige beslutade att tilldela Vård & Omsorg tkr för 2018, i tabellen redovisas budget för respektive verksamhetsområde. Den 1 september 2017 omorganiserades förvaltningen för Vård & Omsorg för att skapa en mer hållbar och långsiktig stabs- och utvecklingsorganisation som stödjer kärnverksamheten inom Vård & Omsorg i Kungsbacka. Förvaltningen har under 2017 arbetat fram en ny ekonomimodell. Från och med budgetåret 2018 kommer verksamhetsområdet Vård & Omsorgsboende och Hemtjänsten (del av kvarboendet) att tilldelas budget men en fast del, en rörlig del och en kvalitetsbaserad del. Även hemsjukvården kommer att tilldelas budget enligt denna modell från och med budgetåret 2019, fram tills dess är verksamheten anslagsfinansierad. Verksamhetsutveckling, förvaltningsgemensam verksamhet, nämnd och Stöd och styrning är anslagsfinansierade Investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Investeringar Bokslut 2016 Budget 2017 Budget 2018 Plan 2019 Plan Löpande årliga investeringar 4 391, Nämndbudget

134 Nämnden för Vård & Omsorg Investeringar Bokslut 2016 Budget 2017 Budget 2018 Plan 2019 Plan Digital transformation Tekniska lösningar 2 001, Summa 6 393, Kommentarer investeringsbudget Planerade investeringsprojekt utläses enligt ovanstående tabell. Återinvesteringar kommer att ske i befintlig verksamhet. Exempel på återinvesteringar är grundutrustning och möbler i befintliga lokaler. Teknikutvecklingen medför ständigt nya investeringar i tekniska lösningar där en del av kostnaden är investering och en del är i den löpande driften i form av licenser. Under 2018 kommer förvaltningen att investera i nyckelfria lås för medicinskåp och nyckelfritt i hemtjänsten, totala kostnaden för dessa projekt uppskattas till 10,3 miljoner kronor. Nämndbudget

135 Nämnden för Vård & Omsorg 13 Policys, planer och program 13.1 Styrdokument beslutade av kommunfullmäktige Styrdokument Beslutande paragraf/år Reglemente nämnden för Vård & Omsorg KF 47/ Styrdokument beslutade av nämnden för Vård & Omsorg Styrdokument Beslutande paragraf/år Annas led- för en trygg och säker demensvård i Halland NÄO Delegeringsförteckning NVO Dokumenthanteringsplan NÄO Riktlinje för kost- och nutrition NÄO Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete NVO Lokalplan NVO Nämndbudget 2017 NVO Nämndbudget

136 Nämnden för Vård & Omsorg 14 Avgifter och taxor Tabell taxor och avgifter Taxa, Avgift Giltig fr o m Avgift för korttidsplats Omsorgsavgift 2035 kr/månad Mat/sondmat, helabonnemang på särksilt boende 3681 kr Kostavgift dagomsorg 64 kr/dag Kostavgift ordinärt boende 64 kr/portion Kostavgift på korttidsplats 123 kr/dygn Avgift för matdistribution Avgift för mat på dagomsorgsverksamhet Trygghetslarm 256 kr/månad Nämndbudget Beslutad av, datum KF/ KF/ KF/ KF/ KF/ KF/ KF/ KF/ KF/ Anmärkning Avgiften är kopplad till omsorgsavgift en Socialtjästlage n kap 8 5 Avgiften justeras med service måltids prisjusteringar från och med Avgiften justeras med service måltids prisjusteringar från och med Avgiften justeras med service måltids prisjusteringar från och med Avgiften justeras med service måltids prisjusteringar från och med Avgiften är kopplad till omsorgsavgift en Avgiften är kopplad till omsorgsavgift en Årlig uppräkning enligt beslutat prisbasbelopp

137 Nämnden för Vård & Omsorg Taxa, Avgift Giltig fr o m Timtaxa hemtjänsten Bårtranssport Beslutad av, datum NÄO/ KF/ Anmärkning Uppräkning sker med föregående års definitiva OPI. Faktisk kostnad debiteras Nämndbudget

138 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2017:109 Intern kontrollplan 2018 Förslag till beslut Nämnden beslutar att godkänna intern kontrollplan för 2018 för Vård & Omsorgs nämnden. Sammanfattning Enligt kommunens process för intern styrning och kontroll ska nämnderna varje år senast i november anta en intern kontrollplan för kommande år som är baserad på riskanalys. I planen ingår också ett antal kommungemensamma granskningsaktiviteter som gäller för samtliga nämnder och som tagits fram av arbetsgrupper ledda av respektive processägare (HR, ekonomi med flera). Denna plan och resultatet av granskningen ska följas upp och återrapporteras till nämnderna och kommunstyrelsen samtidigt som årsrapporteringen för Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Intern kontrollplan 2018 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Linda Tilander Utvecklingsledare Vård & Omsorg Linda Tilander /RedigerareTelefon/ linda.tilander@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

139 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2)

140 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter Personal Bristande efterlevnad av semesterlagen Efterlevnad av semesterlagen Vad kontrolleras? Semesteruttag per anställd jämfört med fastställd semesterlista Hur genomförs kontrollen? Chef tar ut rapport D03 i HR portalen och ser på antal uttagna semesterdagar per medarbetare och jämför med fastställd semesterlista. Minst 20 dagar per medarbetare ska vara uttagna eller planeras in före årsskifte. Hur dokumenteras kontrollen? Underlagen från kontrollen (rapport D03 och semesterlista) sparas året ut. Varför kontrolleras det? Lagefterlevnad, personalens välbefinnande, ekonomisk hushållning När ska det kontrolleras? Årligen, mellan 25 och 30 september Vem utför kontrollen? Respektive chef Ansvarig person Jesper Edlind Uppföljning av semesteravstämning Beskrivning av granskning Kontroll av att samtliga chefer gjort semesteravstämning för sina medarbetare. I de fall semester inte tagits ut i enlighet med lag och rutiner kontrolleras att det finns planerade åtgärder. Ansvarig för granskning för respektive förvaltning är personalchef eller HRspecialist. Utebliven rapportering av bisysslor Rapportera bisysslor Vad kontrolleras? Att medarbetare rapporterar eventuella bisysslor Hur genomförs kontrollen? Varje chef stämmer av med sina medarbetare vid anställning och utvecklingssamtal. Hur dokumenteras kontrollen? På blankett "Anmälan av, och yttrande om, bisyssla inom Kungsbacka kommun", dokumentation från utvecklingssamtal Varför kontrolleras det? För att efterleva lag och avtal När ska det kontrolleras? Vid anställning och i utvecklingssamtal, minst Uppföljning av rapportering av bisyssla Beskrivning av granskning Respektive personalchef/hrspecialist inventerar vid respektive förvaltning. T ex genom mailförfrågan till samtliga chefer. 1

141 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter Ekonomi Manuella betalningar årligen. Vem utför kontrollen? Chef Ansvarig person Maria Thynell Registrering av manuell betalning Uppföljning manuella betalningar Vad kontrolleras? Att underlaget är korrekt och komplett och att det följer attest och delegationsförteckningar. Hur genomförs kontrollen? Verifiera att underlaget följer rutin och är attesterat i enlighet med attest och delegeringsordning samt följer rutiner i förekommande fall. Hur dokumenteras kontrollen? Genom registrering och behörighetsattest. Varför kontrolleras det? För att säkerställa korrekta betalningar När ska det kontrolleras? Varje tillfälle Vem utför kontrollen? Behörig administratör Beskrivning av granskning Utifrån transaktionsrapport görs ett urval av de största beloppen och de vanligaste förekommande betalningsmottagarna. Ta ut rapport x och granska de tio största utbetalningarna per månad. Granska även de mottagare som har fått ersättning flest gånger under ett år. Redovisning av representation Attest av representation Vad kontrolleras? Att representationen ryms inom gällande regler och att alla nödvändiga uppgifter finns registrerade på fakturan eller som anteckning i systemet. Hur genomförs kontrollen? Varje faktura eller underlag granskas innan attest. Hur dokumenteras kontrollen? Genom attest Varför kontrolleras det? Säkerställa korrekt redovisning och rätt hantering för den enskilde. När ska det kontrolleras? Varje gång Vem utför kontrollen? Ansvarig beslutsattestant Granskning av representationskostnader Beskrivning av granskning Granska alla representationskostnader varje månad. Verifiera att de är korrekt redovisade med underlag samt följer attest och delegationsförteckningar. Ta ut rapport x och Y. Kritiska verksamhetssyste Identifiera och dokumentera Granskning av förvaltningens samlade 2

142 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter Informationssäkerh et och administration m och informationstillgång ar är ej fullständigt identifierade och säkerställda Risk att handlingar inte registreras förvaltningens informationstillgångar och system Vad kontrolleras? Att informationen för varje system: - klassificeras enligt KLASSA - registreras i dokumenthanteringsplan - behandling av personuppgifter dokumenteras i registerförteckning (draftit) Hur genomförs kontrollen? Genomklassificering, registrering/dokumentation av system/information i enlighet med gällande krav/rutiner (rutiner för KLASSA, systemförvaltarmodellen, rutiner och mallar för dokumenthanteringsplaner, instruktioner för draftit). Hur dokumenteras kontrollen? Resultat från klassning sparas/förvaras av systemförvaltare. Dokumenthanteringsplaner förvaras i Lex. Registerförteckning förvaras i draftit. Varför kontrolleras det? Klassning görs för att kunna ge informationen relevant skydd utifrån tillgänglighet, konfidentialitet, riktighet och spårbarhet. Styrs av behov samt lagkrav. När ska det kontrolleras? Vid införande eller vid förändring/behov. Vem utför kontrollen? Respektive ansvarig för information/system (t ex systemförvaltare tillsammans med informationssäkerhets ansvarig) Ansvarig person Jessica Karlsson Registrering Vad kontrolleras? Att alla inkomna handlingar som ska registreras verkligen görs dokumentation av informationstillgångar/syst em Beskrivning av granskning Granskning av att förvaltningens - dokumenthanteringsplaner är uppdaterad och kompletta - verksamhetens system/information (egna och externa) är identifierade (t ex i dokumenthanteringsplaner, systemwiki) -registerförteckningen i draftit är uppdaterad och komplett Uppföljning av registrering av handlingar Beskrivning av granskning Granskning av att registeringsprocessen 3

143 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter Hur genomförs kontrollen? Granskning av inkomna handlingar och om dessa har registrerats enligt rutiner (koll av postlistor, lex, mfl ) Hur dokumenteras kontrollen? Genom registrering (anteckning eller annan rutin) Varför kontrolleras det? För att säkerställa att handlingar diarieförs och kan återfinnas Lagkrav När ska det kontrolleras? Dagligen Vem utför kontrollen? registrator eller motsvarande funktion fungerar som avsett. Varje nämnd/förvaltning ska granska att: 1. Hantering av inkommande och utgående handlingar sker dagligen 2. Rutiner för daglig hantering finns 3. Dokumenthanteringsplaner finns och följs 4. Medarbetare får utbildning i ärende- och dokumenthantering Risk att handlingar inte lämnas ut på rätt sätt Utlämnande av handling Vad kontrolleras? Att de handlingar som efterfrågas verkligen finns, att dom är registrerade och kan lämnas ut. Om handlingarna inte kan lämnas ut, finns då ett korrekt beslut om avslag. Hur genomförs kontrollen? Att handlingar är sök- och spårbara. Granskning av handlingens innehåll. Bedömning om handlingen kan lämnas ut. I förekommande fall enligt nämnds/förvaltningsunika rutiner. Hur dokumenteras kontrollen? Avslag dokumenteras och diarieförs. Varför kontrolleras det? Tillgodose allmänhetens rätt till allmänna handlingar (lagkrav) När ska det kontrolleras? Varje gång (skyndsamt). Vem utför kontrollen? Registrator och/eller ansvarig chef Uppföljning av utlämnande av handlingar Beskrivning av granskning Varje nämnd/förvaltning ska granska att: 1. Krav och rutiner för utlämnande av handling är kända i organisationen. 2. Avslagsbeslut är korrekta och diarieförda (stickprovsgranskning i förhållande till antal ärenden/år) Verksamhet Bristande följsamhet till riktlinje för Följsamhet till riktlinje för läkemedelshantering Vad kontrolleras? Följsamhet till riktlinje för läkemedelshantering Beskrivning av granskning 4

144 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter läkemedelshanterin g Bristande följsamhet till riktlinje för delegering Bristande följsamhet till riktlinje för avvikelsehantering Läkemedelshanteringen inom vård- och omsorgsboende. Hur genomförs kontrollen? Tillsynsbesök med checklista 1 ggr/år av medicinskt ansvarig sjuksköterska. Hur dokumenteras kontrollen? Dokumenteras på upprättad checklista som sparas som arbetsmaterial tills kontrollen är redovisad i den interna kontrollplanen. Varför kontrolleras det? Säkerställa att läkemedelshanteringen sker enligt riktlinje. När ska det kontrolleras? 1 ggr/år. Vem utför kontrollen? Medicinskt ansvarig sjuksköterska. Ansvarig person Anna Gröneberg Säkerställa att delegering sker enligt riktlinje. Vad kontrolleras? Delegeringsförfarandet. Hur genomförs kontrollen? Granskning av delegeringsbeslut. Hur dokumenteras kontrollen? Dokumenteras på upprättat protokoll som förvaras som arbetsmaterial till sammanställningen har redovisats i internkontrollen. Varför kontrolleras det? För att säkerställa delegeringsförfarandet. När ska det kontrolleras? Granskning genomförs 1 ggr/år Vem utför kontrollen? Medicinskt ansvariga. Ansvarig person Anna Gröneberg, Ulrika Ström Följsamhet till riktlinje för avvikelsehantering Vad kontrolleras? Att berörda har kunskap om avvikelsehanteringen och Årlig granskning av medicinskt ansvarig sjuksköterska enligt checklista Ansvarig person Anna Gröneberg Delegering Beskrivning av granskning Följsamhet till riktlinje för delegering Årlig granskning av medicinskt ansvariga enligt checklista. Ansvarig person Anna Gröneberg Avvikelsehantering Beskrivning av granskning Dialogmöten en gång per år med samtliga berörda enhetschefer. 5

145 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter Risk att processen ansökan-beslutverkställighet inte följs att samverkan sker på ett tillfredsställande sätt. Hur genomförs kontrollen? Dialogmöten en gång per år. Hur dokumenteras kontrollen? Samtliga dialogmöten dokumenteras och sammanställs. Varför kontrolleras det? Säkerställa följsamhet till riktlinjen för avvikelsehantering för att kunna förebygga avvikelser som kan leda till skada för den enskilde. Information till alla nyanställda chefer samt diskussion på dialogmöten. När ska det kontrolleras? En gång om året. Vem utför kontrollen? Medicinskt ansvariga och socialt ansvarig samordnare. Ansvarig person Anna Gröneberg, Therese Lindén, Ulrika Ström Processen ansökanbeslut-verkställighet inte följs Vad kontrolleras? Genom stickprovskontroller säkerställa rättssäkerheten för den enskilde. Hur genomförs kontrollen? Stickprovskontroll genomförs av socialt ansvarig samordnare, följa 2 ärenden/biståndshandlägga re. Hur dokumenteras kontrollen? Dokumenteras på upprättat protokoll som förvaras som arbetsmaterial till sammanställningen har redovisats i internkontrollen. Varför kontrolleras det? Säkerställa rättsäkerheten för den enskilde. När ska det kontrolleras? Stickprovskontroll genomförs 1 ggr/år. Vem utför kontrollen? Socialt ansvarig samordnare. Dialogmötena anordnas och genomförs av medicinskt ansvariga och socialt ansvarig samordnare. Samtliga dialogmöten dokumenteras och sammanställs. Ansvarig person Ulrika Ström Process ansökanverkställighet Beskrivning av granskning Socialt ansvarig samordnare genomför stickprovskontroll på två ärenden per biståndshandläggare. Granskningen dokumenteras enligt fastställd checklista och redovisas i uppföljningsrapport intern kontroll och i nämndens kvalitetsberättelse. Ansvarig person Therese Lindén 6

146 Bilaga 1, Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter Risk att uppgift om hur den enskilde varit delaktig och haft inflytande vid upprättandet av genomförandeplan en saknas. Ansvarig person Therese Lindén Journalgranskning uppgifter om den enskildes delaktighet Vad kontrolleras? Uppgift om den enskildes delaktighet vid upprättande av genomförandeplan. Hur genomförs kontrollen? Journalgranskning. Hur dokumenteras kontrollen? Dokumenteras på upprättat protokoll som sparas som arbetsmaterial tills kontrollen har redovisats i internkontrollplanen. Varför kontrolleras det? Säkerställa möjligheten till delaktighet och inflytande för den enskilde. När ska det kontrolleras? Stickkontroll 1 ggr/år, 2 genomförandeplaner/enhet. Vem utför kontrollen? Socialt ansvarig samordnare. Ansvarig person Therese Lindén Delaktighet i genomförandeplan Beskrivning av granskning Socialt ansvarig samordnare granskar två genomförandeplaner per enhet. Granskningen dokumenteras enligt fastställd checklista och redovisas i uppföljningsrapport intern kontroll och i nämndens kvalitetsberättelse. Ansvarig person Therese Lindén 7

147 Intern kontrollplan 2018 Intern kontrollplan 2018 Nämnden för Vård & Omsorg

148 Nämnden för Vård & Omsorg Innehållsförteckning 1 Inledning Sammanfattning Omvärldsanalys Arbetet med intern kontroll Riskanalys Risker - Till plan Risker - Ej till plan Planerade granskningar Planerade granskningar Uppföljning av granskning och åtgärder Granskning av externa utförare Annan granskning Bilagor Bilaga 1: Planera kontroll & granskning Intern kontrollplan

149 Nämnden för Vård & Omsorg 1 Inledning Enligt kommunallagen och reglementet för nämnderna ansvarar nämnderna för att den interna kontrollen är tillräcklig och utformad så att den till en rimlig grad av säkerhet uppnår: efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, policys och riktlinjer ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar eliminering eller upptäckande av allvarliga fel. Nämnderna ska årligen identifiera och analysera väsentliga risker i den egna verksamheten och utifrån riskanalysen upprätta en internkontroll plan. Nämndens arbete med intern kontroll Nämnden har fastställt ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter, SOSFS 2011:9. Verksamheter inom Vård & Omsorg ska systematiskt och fortlöpande utvecklas, säkras och granskas för att säkerställa att erbjudna insatser uppfyller kraven på god vård och omsorg. Enligt föreskriften för ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete ska verksamhetsuppföljning göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att verksamheten ska kunna säkra kvalitén. Verksamheten följs upp på flera olika sätt bland annat genom enkäter, fokusgrupper, strukturerade samtal, egenkontroll, tillsynsbesök och genom utredning av avvikelser. Det finns riktlinje för hur egenkontrollen hanteras inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden har sedan 2012 även en beslutad granskningsmodell. Granskningsmodellen revideras vid behov och upplägget på modellen för perioden är att granskningarna inte sker på plats i verksamheten utan sker i form av sammanställning av resultat från mätningar och inlämningar. Granskningsmodellen ingår som en del av den verksamhetsuppföljning som sker årligen. Utöver det systematiska kvalitetsarbetet har nämnden en beslutad intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen syftar till att granska och följa upp att styrdokument, riktlinjer, ledningssystem med mera efterlevs. Intern kontrollplan

150 Nämnden för Vård & Omsorg 2 Sammanfattning Nämnden har antagit en intern kontrollplan för 2018, efter vilken förvaltningen för Vård & Omsorg arbetar. Den interna kontrollplanen har tagits fram genom en risk- och väsentlighetsanalys som har genomförts i förvaltningen. Risk- och väsentlighetsanalys görs årligen och den interna kontrollplanen revideras vid behov. Nämnden har identifierat de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå målen för verksamhetsområdena. Nämnden har i arbetet med intern kontrollplan beaktat lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån väsentlighets- och riskanalysen ska oönskade händelser identifieras. Dessa värderas utifrån vilka konsekvenser det blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelsen inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i den interna kontrollplanen. Utöver intern kontrollplan finns det egenkontroll som sker två gånger per år och redovisas till förvaltningsledning. Nämnden har även en beslutad granskningsmodell som sker löpande under året och redovisas årligen till nämnden. Intern kontrollplan

151 Nämnden för Vård & Omsorg 3 Omvärldsanalys Nämnden fastställer årligen en intern kontrollplan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Utifrån en väsentlighets- och riskanalys väljer nämnden ut ett antal områden/rutiner som ska granskas särskilt under verksamhetsåret. Väsentlighets- och riskanalysen grundar sig på de analyser förvaltningen har gjort, kompletterat med erfarenheter från extern revision, innevarande års intern- och egenkontroll samt omvärldsanalys. Omvärldsanalysen är främst gjord utifrån Inspektionen för vård och omsorgs, IVO:s, riskanalys som innehåller identifierade risker i hälso- och sjukvården och i socialtjänsten. Analysen baseras på iakttagelser från IVO:s egna tillsyner och från andra aktörer, exempelvis patientförsäkringarna, kommuner, landsting, patientnämnder och brukar- och anhörigorganisationer. IVO har identifierat följande faktorer som ger ökad risk för att enskilda inte ska få en säker vård och omsorg av god kvalitet: Samverkan och vård- och omsorgskedjan Kompetens och personalrelaterade problem Informationssäkerhet Myndighetsutövning Intern kontrollplan

152 Nämnden för Vård & Omsorg 4 Arbetet med intern kontroll 2018 Förvaltningen har tagit fram de områden som bedöms vara riskområden inom verksamheten. Det kan handla om områden som via avvikelsehanteringen har uppmärksammats som mer frekvent förekommande eller sådan risker som får stora konsekvenser om de inträffar. Nämndens interna kontrollplan handlar både om att minimera risker som är kända i verksamheten och förhindra sådana risker som skulle kunna inträffa och få stora konsekvenser. Den riskbaserade interna kontrollen utgår från den riskanalys som gjorts av förvaltningen. I förvaltningen har medicinskt ansvariga, socialt ansvarig samordnare, utvecklingsledare fastighet och externa utförare, utvecklingsledare IT samt controller tillsammans med förvaltningsledningen varit delaktiga i riskanalysen. I analysen har ett antal riskområden identifierats där förvaltningen anser att intern kontroll bör ske för att ge bäst effekt. Intern kontrollplan

153 Nämnden för Vård & Omsorg 5 Riskanalys Risker - Till plan Sannolikhet Konsekvens 8 4 Hög Medel Totalt: 12 Kritisk Hög Medel Låg Sannolikhet Konsekvens 4 Mycket vanligt Allvarlig/stor inverkan (så stor att den inte får inträffa) 3 Vanligt Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 2 Ganska vanligt Lindrig (uppfattas som liten av berörda intressenter och kommunen) 1 Osannolik (risken är praktiskt taget obefintlig) Försumbar (obetydlig för berörda intressenter och kommunen) Intern kontrollplan

154 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Sannolikhet Konsekvens Personal Bristande efterlevnad av semesterlagen Utebliven rapportering av bisysslor 3. Vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 3. Vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) Ekonomi Manuella betalningar 4. Mycket vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) Informations säkerhet och administrati on Verksamhet Redovisning av representation Kritiska verksamhetssystem och informationstillgångar är ej fullständigt identifierade och säkerställda Risk att handlingar inte registreras Risk att handlingar inte lämnas ut på rätt sätt Bristande följsamhet till riktlinje för läkemedelshantering Bristande följsamhet till riktlinje för delegering Bristande följsamhet till riktlinje för avvikelsehantering Risk att processen ansökan-beslutverkställighet inte följs 3. Vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 4. Mycket vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 3. Vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 2. Mindre vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 3. Vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 4. Mycket vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) 2. Mindre vanligt 2. Lindrig (uppfattas som liten av berörda intressenter och kommunen) 2. Mindre vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) Till plan Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Intern kontrollplan

155 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Sannolikhet Konsekvens Risk att uppgift om hur den enskilde varit delaktig och haft inflytande vid upprättandet av genomförandeplanen saknas. 2. Mindre vanligt 3. Kännbar (uppfattas som besvärande för berörda intressenter och kommunen) Till plan Ja 5.2 Risker - Ej till plan Kategorier Risker Sannolikhet Konsekvens Anledning till att risk ej tas till plan Ekonomi Verksamhet Kontanthantering Momsredovisning Rättvisande redovisning Efterlevnad av attestreglemente Risk att brandutrustning inte kontrolleras Risk att utrymningsrutin för personal och boende inte är känd i verksamheten för vård- och omsorgsboenden Risk att utrymningsrutin för personal inte är känd i verksamheten för övriga lokaler (exklusive vårdoch omsorgsboenden) utifrån arbetsgivaransvar Bristande följsamhet till gällande riktlinjer för dokumentation. Hanteras enligt SBA, systematiskt brandskyddsarbete Hanteras enligt SBA, systematiskt brandskyddsarbete Service management ansvarar för administrativa lokaler Följs upp via enkät egenkontroll 2 ggr/år Intern kontrollplan

156 Nämnden för Vård & Omsorg Kategorier Risker Sannolikhet Konsekvens Fördröjning av utbyggnad av vård- och omsorgsboenden Anledning till att risk ej tas till plan Lokalförsörjningsproc essen hanteras av annan nämnd och förvaltning i samråd med nämnden för Vård och Omsorg Intern kontrollplan

157 Nämnden för Vård & Omsorg 6 Planerade granskningar Planerade granskningar Granskningsaktiviteter Risker Kontrollmoment Granskningsaktiviteter Startdatum Slutdatum Bristande efterlevnad av semesterlagen Utebliven rapportering av bisysslor Manuella betalningar Redovisning av representation Kritiska verksamhetssystem och informationstillgångar är ej fullständigt identifierade och säkerställda Risk att handlingar inte registreras Risk att handlingar inte lämnas ut på rätt sätt Bristande följsamhet till riktlinje för läkemedelshantering Bristande följsamhet till riktlinje för delegering Bristande följsamhet till riktlinje för avvikelsehantering Risk att processen ansökan-beslutverkställighet inte följs Risk att uppgift om hur den enskilde varit delaktig och haft inflytande vid upprättandet av genomförandeplanen saknas. Efterlevnad av semesterlagen Rapportera bisysslor Registrering av manuell betalning Attest av representation Identifiera och dokumentera förvaltningens informationstillgångar och system Registrering Utlämnande av handling Följsamhet till riktlinje för läkemedelshantering Säkerställa att delegering sker enligt riktlinje. Följsamhet till riktlinje för avvikelsehantering Processen ansökanbeslut-verkställighet inte följs Journalgranskning uppgifter om den enskildes delaktighet Uppföljning av semesteravstämning Uppföljning av rapportering av bisyssla Uppföljning manuella betalningar Granskning av representationskostnader Granskning av förvaltningens samlade dokumentation av informationstillgångar/system Uppföljning av registrering av handlingar Uppföljning av utlämnande av handlingar Följsamhet till riktlinje för läkemedelshantering Delegering Avvikelsehantering Process ansökanverkställighet Delaktighet i genomförandeplan För ytterligare beskrivning av kontrollmoment, granskningsaktiviteter och ansvarig funktion se Bilaga 1, Planera kontroll & Intern kontrollplan

158 Nämnden för Vård & Omsorg granskning. Vård & Omsorg i har en gemensam modell för granskning av hemtjänst och vård- och omsorgsboenden i kommunal regi och för externa utförare. Granskningens syfte är att säkerställa att tillämpliga lagar och föreskrifter följs och att de politiska målen för verksamheten nås, samtidigt som den är ett medel för att arbeta med ständiga kvalitetsförbättringar av vård och omsorg. Granskningsgruppen består av medicinsk ansvarig sjuksköterska, Mas, medicinskt ansvarig för rehabilitering, Mar, socialt ansvarig samordnare, Sas samt utvecklingsledare. Utöver intern kontrollplan arbetar Vård & Omsorg aktivt med egenkontroll. Enligt Socialstyrelsens föreskrift 2011:9 ska egenkontroll i verksamheten utföras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att nämnden ska kunna säkra kvalitet. Riktlinje för egenkontroll finns inom nämndens verksamhetsområde och innehåller: en årlig enkät gällande följsamhet till verksamhetens riktlinjer målgruppsundersökningar nationella, öppna jämförelser en gång per år regelbundna brukarenkäter kontinuerlig granskning av journaler och akter 6.2 Uppföljning av granskning och åtgärder I den interna kontrollplanen beskrivs hur nämnden arbetar med de löpande kontrollerna/arbetssätten och hur kontrollmomenten följs upp. Intern kontrollplan fastställs för kommande verksamhetsår och beslutas i samband med beslut om nämndbudgeten. Uppföljningsrapport intern kontroll redogör för resultatet av årets genomförda kontroller och godkänns i samband med beslut om årsredovisning. 6.3 Granskning av externa utförare 2018 Samtliga kontroller som sker av verksamheten sker även för verksamhet inom privat regi. Intern kontrollplan, egenkontroll och andra kontroller sker på samma sätt oavsett regi. Utöver gemensamma kontroller sker ekonomisk kontroll av externa utförare som är upphandlade enligt Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU av kommunens förvaltning Service, Affärsområde Inköp. Även ekonomisk uppföljning sker av externa kundvalsutförare. Denna kontroll sker av tjänsteman inom Vård & Omsorg och kontrollen ställs direkt mot Skatteverket. 6.4 Annan granskning Inspektionen för vård och omsorg, IVO granskar kontinuerligt utvalda områden och verksamheter inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten. IVO använder olika tillvägagångssätt i tillsynen, både kontrollerande och främjande. IVO kan även inkomma med krav på nämnden att utreda klagomål och synpunkter som har kommit till deras kännedom. Även Patientnämnden kan ålägga nämnden att göra kontroll av verksamheten. Intern kontrollplan

159 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer VO/2017:104 Svar på motion om försök med sex timmars arbetsdag Förslag till beslut Motionen avslås avseende att starta ett projekt med sex timmars arbetsdag, under minst två års tid, inom Vård & Omsorg. Ett projekt enligt föreslaget upplägg skulle ge en nettokostnad på ca 8 miljoner kronor per år för Vård & Omsorg. Samtidigt skulle förbättringen bara komma ca 5 % av medarbetarna till del. Nämnden för Vård & Omsorg står redan inför väsentliga utmaningar för att hantera ökande volymer med begränsade ekonomiska resurser. Motionen avslås därför med hänvisning till begränsad effekt och höga kostnader. Sammanfattning Vård & Omsorg är en sektor i samhället som generellt har en hög sjukfrånvaro. En möjlig åtgärd för att minska sjukfrånvaron och samtidigt öka attraktiviteten i arbetet är att sänka arbetstiden, från åtta till sex timmar, med bibehållen lön. Socialdemokraterna har därför yrkat på att ett försök ska startas med sex timmars arbetsdag. I motionen föreslås att ett projekt startas inom förvaltningen för Vård & Omsorg där ett tillräckligt stort antal anställda under två års tid får prova den förkortade arbetstiden. Försöket ska också kopplas till antingen ett konsultuppdrag, eller universitet, för en vetenskaplig utvärdering. För att få ett tillräckligt underlag för en vetenskaplig utvärdering antas projektet omfatta en enhet med ca sextio anställda, vilket motsvarar ett av kommunens Vård & Omsorgsboenden, eller ca 5 % av den tillsvidareanställda personalen. Ett försök med arbetstidsförkortning till trettio timmar skulle för en enhet med ca sextio medarbetare ge en merkostnad på drygt 8 miljoner kronor per år. Det har gjorts försök inom Göteborgs stad med förkortad arbetstid. Försöken visade på positiva effekter i form av lägre sjukfrånvaro och bättre upplevd hälsa hos personalen. Försöken kunde dock inte påvisa någon förbättrad kvalitet i verksamheten. Förvaltningen för Vård & Omsorg har en genomsnittlig sjukfrånvaro på ca 9 %. Med förkortad arbetstid beräknas sjukfrånvaron kunna sänkas till drygt 8 %, vilket skulle ge en årlig besparing på ca kronor. Nettoeffekten av projektet skulle då bli en kostnad på ca 7,9 miljoner kronor per år, totalt 15,8 miljoner kronor, för att erbjuda en arbetstidsförkortning för 5 % av personalen. Vid ett eventuellt fullt införande i förvaltningen skulle kostnaden bli närmare 160 miljoner kronor per år. Vård & Omsorg Karin Färnlöf Clarin /RedigerareTelefon/ karin.farnlof-clarin@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

160 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Beskrivning av ärendet Vård & Omsorg är en sektor i samhället som generellt har en hög sjukfrånvaro. En möjlig åtgärd för att minska sjukfrånvaron och samtidigt öka attraktiviteten i arbetet är att sänka arbetstiden, från åtta till sex timmar, med bibehållen lön. Socialdemokraterna har därför yrkat på att ett försök ska startas med sex timmars arbetsdag. I motionen föreslås att ett projekt startas inom förvaltningen för Vård & Omsorg där ett tillräckligt stort antal anställda under två års tid får prova den förkortade arbetstiden. Försöket ska också kopplas till antingen ett konsultuppdrag, eller universitet, för en vetenskaplig utvärdering. För att få ett tillräckligt underlag för en vetenskaplig utvärdering antas projektet omfatta en enhet med ca sextio anställda, vilket motsvarar ett av kommunens Vård & Omsorgsboenden och ca 5 % av den tillsvidareanställda personalen. Omsorgspersonal som arbetar dag- och kvällstid har ett heltidsmått på 37 h i veckan och omsorgspersonal som arbetar nattetid har ett heltidsmått på 36,3 h/veckan. Ett försök med ytterligare arbetstidsförkortning till 30 h skulle för en enhet med ca sextio medarbetare ge en merkostnad på drygt 8 mkr per år, se nedanstående beräkning: Det har gjorts försök inom Göteborgs stad med förkortad arbetstid. Försöken visade på positiva effekter i form av mindre trötthet, bättre upplevd hälsa och mindre stress hos personalen. Försöket gav