Medieföretag uppnår förbättrat samarbete och ökad effektivitet med hjälp av standardiserad portallösning

Transkript

1 Microsoft Office Fallstudie av kundlösning Medieföretag uppnår förbättrat samarbete och ökad effektivitet med hjälp av standardiserad portallösning Översikt Land eller område: USA Bransch: Media och underhållning Kundprofil MTV Networks, som ägs av Viacom, är ett globalt underhållningsföretag som bland annat står bakom kanalerna MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL och TV Land. MTV Networks har sitt säte i New York och företaget har anställda. Företagets situation Företagets förra portal hade en infrastruktur som krävde insatser från IT-avdelningen vid publicering av nytt innehåll och en orimligt stor del av IT-personalens tid gick åt till detta. Lösning MTV Networks valde att övergå till Microsoft Office SharePoint Server 2007, som i dag används för MTV Networks och Viacoms intranät samt flera webbplatser. Fördelar Utökad kommunikation och förbättrat samarbete Ökad IT-effektivitet Anpassningsbar miljö "Vi är först och främst ett innehållsföretag, och Office SharePoint Server gör det möjligt för oss att övergå till en digital miljö." Joe Simon, vice VD och IT-chef, MTV Networks MTV Networks är ett underhållningsföretag som är angelägna att skapa ett fritt flöde av idéer och innehåll inom företaget. Infrastrukturen i företagets gamla portal levde dock inte upp till det kravet, eftersom slutanvändarna inte själva kunde publicera innehåll. MTV Networks övergick till Microsoft Office SharePoint Server 2007, där de utvecklade en ny intranätportal, en företagsportal för Viacom samt flera webbplatser. Användarna kan nu själva publicera innehåll, vilket bidrar till förbättrad kommunikation mellan olika avdelningar inom företaget. Omfattande samarbetslösningar och sökfunktioner gör det dessutom enkelt för medarbetare runtom i världen att söka efter och dela med sig av information. Med Office SharePoint Server kan MTV Networks dra nytta av en standardiserad portalplattform som levererar nya funktioner på ett tillförlitligt, anpassningsbart och kostnadseffektivt sätt och som företaget kommer att kunna använda sig av många år framöver.

2 "Inte nog med att vi kan dela med oss av innehåll på global nivå, nu kan vi även samarbeta globalt vid själva skapandet av innehållet." Joe Simon, vice VD och IT-chef, MTV Networks Situation Viacom är ett ledande globalt underhållningsföretag som når ut till över 508 miljoner hushåll i 161 länder och områden runtom i världen via TV-program, film och digitala medier. MTV Networks, som är Viacoms största division, står bakom välkända kanaler som MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL och TV Land. För att behålla sin ställning som konkurrenskraftigt underhållningsföretag är det nödvändigt för MTV Networks att möjliggöra ett fritt flöde av idéer och innehåll. "Den som vill lyckas i den här branschen måste vara kreativ och ständigt komma med nya, banbrytande idéer", förklarar Dave Mitchell, chef för programutveckling på MTV Networks. "För att behålla våra tittare måste vi ständigt förnya oss och det gör vi bäst genom att kombinera alla idéer och förslag i en enda stor kunskapsbas." År 2002 driftsatte MTV Networks en intranätportal för företag baserad på Plumtree Software för att förbättra kommunikationen och samarbetet inom företaget. Det dröjde dock inte många år förrän divisionens behov hade vuxit så mycket att portalen inte längre räckte till. "Den första portalen lämpade sig alldeles utmärkt för de kommunikationsbehov vi hade inom divisionen", säger Mitchell. "Men tiderna har förändrats och detsamma gäller våra behov. I dag måste människor kunna kommunicera och samarbeta direkt med varandra via digitala medier. Det är inte alltid så lätt att samla en grupp människor i ett rum och genom samtal uppnå resultat, särskilt inte om en befinner sig i Frankrike och en annan i Singapore." Ett problem var svårigheten att publicera nytt innehåll. "Det var bara IT-personalen som kunde publicera nytt innehåll", förklarar Mitchell. "Och det gick helt enkelt inte att ha en enda grupp medarbetare som skulle sköta kommunikationen mellan alla anställda inom divisionen. Underhållet av innehåll på portalen var oerhört eftersatt och mycket hade inte uppdaterats på flera år. Det folk sökte mest på var lunchrestaurangens meny." Eftersom portalen var så begränsad var det många avdelningar som använde sig av egna portallösningar. "Vi hade portaler från flera olika leverantörer, men även några som vi skapat själva inom företaget", säger Brian Amirian, chef för server- och lagringsteknik på MTV Networks. "Detta skapade problem med säkerhetskopiering, återställning och anpassning och personalen lade ned alldeles för mycket tid på underhåll och support. Vad vi behövde var en gemensam portallösning för hela divisionen." Lösning MTV Networks valde att övergå till Microsoft Office SharePoint Server 2007, där divisionen driftsatte sin nya intranätportal. Det faktum att användarna själva kan publicera innehåll och har tillgång till omfattande samarbetsverktyg ger utökad kommunikation och gör slutanvändarna mer produktiva samtidigt som den gemensamma underliggande infrastrukturen bidrar till ökad IT-effektivitet och minskade kostnader. "Alla hade samma vision i fråga om den nya portalplattformen", säger Mitchell. "Vi ville ha en lösning där alla bitar passade ihop, som var enkel att använda och där ansvaret för publicering av innehåll låg på slutanvändarna. Vi övervägde först en portallösning från en annan leverantör, men även den hade blivit centralstyrd. En annan faktor som spelade in vid beslutet var att vi alltid har använt programvara från Microsoft och Office SharePoint Server 2007 kunde utan problem integreras med vår befintliga IT-infrastruktur."

3 "Microsoft och Office SharePoint Server 2007 kunde utan problem integreras med vår befintliga ITinfrastruktur." Dave Mitchell, chef för programutveckling, MTV Networks MTV Networks driver flera webbplatser på en och samma instans av Office SharePoint Server 2007: MTV Networks intranät driftsattes i juni 2007 och används i dag av samtliga anställda i divisionens inhemska personalstyrka. Viacoms företagsintranät driftsattes några månader senare och används av omkring 200 medarbetare inom Viacoms företagsorganisation. Webbplatser, däribland Viacom.com och TVLandPress.com, möjliggör kommunikation med externa grupper, som investerare, analytiker och media. Hela infrastrukturen för Office SharePoint Server ryms på åtta serverdatorer som kör operativsystemet Windows Server Innehåll lagras på ett databasserverkluster som kör databasprogrammet Microsoft SQL Server Decentraliserad innehållshantering Ett av de främsta kraven vid valet av portallösning var att användarna själva skulle kunna hantera och publicera innehåll. "Vi behövde överföra innehållsansvaret till företagskunderna, som föredrar att hantera sitt eget innehåll", säger Mitchell. "Med Office SharePoint Server 2007 kan de publicera innehåll med hjälp av en redigerbar miljö med inbyggda arbetsflöden för innehållsgodkännande samt kontrollera vem som ska ha tillgång till innehållet. Säkerhetsfunktionerna i Office SharePoint Server tilltalade oss oerhört mycket, eftersom det är viktigt att användarna kan känna sig trygga i vetskapen att det innehåll de delar med sig av inte kan nås av obehöriga. Det finns säkert andra produkter som gör det möjligt för oss som IT-organisation att kontrollera vem som har tillgång till vilket innehåll, men med Office SharePoint Server kan vi även överlåta den kontrollen åt företagsanvändarna, vilket gör att vi helt slipper hantera med den dagliga driften." Divisionens nya intranätportal omfattar över 110 webbplatser för olika avdelningar, som alla kan hantera sitt eget innehåll precis på samma sätt som företagsägare på Viacoms företagsintranät och webbplatser. "Varje webbplats har vanligen två eller tre administratörer inom verksamhetsgruppen som ansvarar för administration och innehållspublicering", säger Mitchell. "De är väl insatta i det egna innehållet och när de behöver publicera något så kan de göra det med en gång. En annan fördel med att använda Office SharePoint Server för såväl intranät som webbplatser är att verksamhetsgrupper som driver både intranät och webbplats kan tillämpa samma innehållshantering på båda." Enklare samarbete och informationsåtkomst MTV Networks ville dessutom kunna erbjuda en plats där personalen kunde söka efter och dela med sig av information. "Förutom behovet av funktioner för publicering av innehåll hade slutanvändarna andra behov av varierande art", fortsätter Mitchell. "Det stod klart att vi behövde kunna föra samman personal runtom i världen så att de lättare kunde samarbeta och dela med sig av idéer utan att vara begränsade av geografiska och organisatoriska gränser. I dag kan personal inom exempelvis marknadsföring, försäljning och forskning besöka samarbetsplatser där de kan dela med sig av information och samarbeta på flera olika sätt med hjälp av dokument och mötesarbetsytor, wikisidor, bloggar med mera. I nuläget har vi över 150 sådana platser och de blir ständigt fler." När MTV Networks undersökte vilka samarbetsfunktioner som behövdes fann de en del av svaret i det snabbt växande antalet Windows SharePoint Services-platser, som då uppgick till omkring 60 stycken. Det rörde

4 "Genom att gå över till Office SharePoint Server har vi kunnat öka våra stordriftsfördelar. Inte nog med att vi har färre servrar att underhålla, de kan dessutom hanteras på samma sätt, vilket gör arbetet med säkerhetskopiering och återställning betydligt enklare." Brian Amirian, chef för server- och lagringsteknik, MTV Networks sig om fristående platser som hade vuxit fram på användarnivå och som saknade såväl organisation som struktur och IT-personalen gick på knäna under belastningen från det stora antalet nya förfrågningar. "En avdelning skaffade en SharePoint-plats och när sedan personalen vid en annan avdelning fick se den ville de ha en likadan", berättar Janni Plattner, en av affärsanalytikerna i Mitchells grupp. "I och med övergången till Office SharePoint Server 2007 kunde vi i stället införa en företagsomfattande lösning för att på så sätt uppfylla användarnas behov av nya samarbetsplatser, vilket växte i rask takt tack vare ett antal framgångsrika affärer." En annan viktig omständighet som påverkade divisionens val av Office SharePoint Server 2007 var funktionerna för företagssökning. "Vi behövde se bortom innehållshantering och samarbetsfunktioner och börja tillämpa kompetenshantering", säger Plattner. "Tack vare funktionen för företagssökning i Office SharePoint Server har vår personal tillgång till en enda plats där de kan söka efter filer, namn och webbplatsinnehåll med mera. I och med att vi nu har ett enda sökverktyg som täcker alla dessa områden kan vi begränsa våra arbetsinsatser och snabbare implementera våra rekommenderade metoder i hela divisionen." Framtida insatser Nu när portalmiljön baserad på Office SharePoint Server 2007 har driftsatts kan MTV Networks fokusera på att utöka det nya intranätet till att omfatta samtliga anställda runtom i världen. Mitchells team använder även Office SharePoint Server 2007 som en del av en ny lösning som ska automatisera arbetet med att etablera nya användare. "I programmet för e- etablering kommer vi att använda Office SharePoint Server i kombination med flera andra program för att upprätta interaktion med system på serversidan för utrymmesplanering, telekommunikation och säkerhet", säger Mitchell. "Vi räknar med att kunna minska den tid och de arbetsinsatser som krävs för att etablera en nyanställd med minst 80 procent." Fördelar Övergången till Office SharePoint Server 2007 som standardiserad portalplattform för hela divisionen har inneburit fördelar för såväl slutanvändare som IT-personal. Användarna kan själva publicera innehåll, vilket bidrar till förbättrad kommunikation mellan divisionens olika avdelningar. Omfattande samarbetsverktyg och sökfunktioner gör det dessutom enklare för personalen att söka efter och dela med sig av information. Genom att bygga den nya portalinfrastrukturen på Office SharePoint Server 2007 kan MTV Networks tillhandahålla dessa funktioner på ett tillförlitligt, anpassningsbart och kostnadseffektivt sätt och företaget har härmed implementerat en teknikmiljö och en uppsättning verktyg som divisionen kommer att ha nytta av lång tid framöver. "Vi är först och främst ett innehållsföretag och Office SharePoint Server gör det möjligt för oss att övergå till en digital miljö", säger Joe Simon, vice VD och IT-chef vid MTV Networks. "Inte nog med att vi kan dela med oss av innehåll på global nivå, nu kan vi även samarbeta globalt vid själva skapandet av innehållet. Det innebär att vi kan minska såväl utvecklingstiden som kostnaderna, vilket gör att vi får mer innehåll för pengarna. Och ju mer innehåll man skapar i den här branschen, desto större är chansen att det blir succé." Utökad kommunikation och förbättrat samarbete De olika avdelningarna publicerar själva sitt innehåll och utnyttjar den möjligheten för att kommunicera på ett mer effektivt sätt med såväl interna som externa användare. Ett exempel på detta är Viacom.com, som främst används för att kommunicera med

5 " Vi har gjort ett antal framgångsrika affärer i ett tidigt skede och ITorganisationen anses utgöra ett viktigt område för nytt affärsvärde." Dave Mitchell, chef för programutveckling, MTV Networks investerare och analytiker. "Innan vi övergick till Office SharePoint Server hade utvecklingen av Viacom.com avstannat", berättar Kristin Heitmann, chef för företagskommunikation på Viacom. "Tack vare att användarna själva kan publicera sitt innehåll kan vi förmedla mer information än tidigare och även hålla det uppdaterat, vilket är lika enkelt som att redigera ett dokument i Microsoft Word. De funktionerna har varit särskilt praktiska i slutet av varje kvartal, då vi publicerar uppdaterad ekonomisk information." En annan avdelning som fått liknande fördelar är TV Lands kommunikationsteam, som nu publicerar innehåll riktat till media på en webbplats baserad på Office SharePoint Server "När man arbetar med media är det viktigt att kunna tillgodose journalisternas behov så snabbt som möjligt", säger Paul Ward, som har arbetat som kommunikationschef på TV Land. "Tack vare den flexibla och effektiva SharePoint-tekniken och ITpersonalens ansträngningar har TVLandPress.com blivit en praktisk och effektiv webbplats. Journalisterna uppskattar den och tycker att den är oerhört praktisk." Den nya webbplatsen har även bidragit till ökad produktivitet och minskade kostnader. "Vi behöver inte längre skicka tryckt material till hundratals olika personer, vilket sparar stora summor", säger Ward. "Och förutom pengar sparar vi även tid. I stället för att kopiera pressmeddelanden, beställa överföring av videoklipp, framkalla bilder och skicka ut material kan vi fokusera på att skapa bättre relationer med de reportrar, talangscouter och radiopersonligheter som utgör vår målgrupp." Samarbetsplatserna har även bidragit till att öka personalens produktivitet och gjort det enklare för dem att dela med sig av information. En avdelning som har haft fördel av de här funktionerna är avdelningen för innehållsdistribution och marknadsföring, som enligt Mitchell har anammat de färdiga samarbetsfunktionerna i Office SharePoint Server fullt ut. En annan person som imponeras av samarbetsverktygen är Jacques Tortoroli, vice VD och ekonomichef på MTV Networks, som har en egen blogg på portalen. Ökad IT-effektivitet Övergången till Office SharePoint Server 2007 som standardlösning har ökat effektiviteten på Mitchells avdelning, särskilt sedan ansvaret för publicering av innehåll överfördes till företagsanvändarna. "Något av det allra bästa med Office SharePoint Server är att jag kan driva en global intranätsportal med hjälp av endast fyra eller fem personer", säger Mitchell. "I de fall då det krävs anpassning kan jag skicka arbetet till medarbetare i något annat land och på så sätt låta mitt eget team arbeta vidare med utvecklingen av nya funktioner som sedan kan användas på alla webbplatser. På det här sättet kan vi komma igång med omkring tio nya webbplatser per månad och ofta är kostnaderna så låga att jag inte ens behöver fakturera verksamhetsgruppen. När den nya webbplatsen väl är igång så är det upp till företagsanvändarna att sköta den dagliga driften." Den konsoliderade lösningen har även visat sig öka effektiviteten hos Amirians avdelning för server- och lagringsteknik, som driver det datacenter där Office SharePoint Server 2007 ligger. "Genom att övergå till Office SharePoint Server har vi kunnat öka våra stordriftsfördelar", säger Amirian. "Inte nog med att vi har färre servrar att underhålla, de kan dessutom hanteras på samma sätt, vilket gör arbetet med säkerhetskopiering och återställning betydligt enklare. Office SharePoint Server passar väldigt bra in i vår befintliga IT-infrastruktur och kan integreras med den Microsoft-teknik som vi använder sedan tidigare. Det betyder mycket för mig,

6 Mer information Om du vill veta mer om Microsofts produkter och tjänster kan du kontakta Microsofts informationscenter på (800) I Kanada kontaktar du Microsofts kanadensiska informationscenter på (877) Kunder med nedsatt hörsel kan nå Microsofts texttelefontjänster (TTY/TDD) på (800) i USA eller (905) i Kanada. Utanför USA och Kanada kontaktar du ditt lokala Microsoft-kontor. Om du vill få information via Internet kan du gå till: Mer information om MTV Networks hittar du på företagets webbplats: ks/mtvnetworks/pages/default.aspx eftersom jag kan använda mig av befintliga resurser och kunskaper för att utnyttja våra stordriftsfördelar och hålla nere de löpande kostnaderna." Anpassningsbar miljö Även om lösningen redan i dag medför betydande fördelar hävdar Mitchell att detta bara är början. "Nu har vi en portalplattform som kan växa i takt med företaget", förklarar han. "Tack vare våra starka band till företagsanvändarna har vi gjort ett antal framgångsrika affärer redan i ett tidigt skede, och ITorganisationen anses utgöra ett viktigt område för nytt affärsvärde. Det faktum att företagsanvändare självmant kommer till oss och förhör sig om möjligheten att använda SharePoint visar tydligt att det här är en succé. Vi öppnar för en process utan att bli själva processen." Microsoft Office Microsoft Office-systemet är affärsvärldens vanligaste miljö för informationsarbete. Det innehåller program, servrar och tjänster som hjälper dig att lyckas och få genomslag med din information. Mer information om Microsoft Office-systemet finns på: Programvara och tjänster 2007 Microsoft Office System Microsoft Office SharePoint Server 2007 Produktportfölj för Microsoft-servrar Windows Server 2003 Microsoft SQL Server 2005 Den här fallstudien är endast avsedd som information. MICROSOFT LÄMNAR INGA GARANTIER, VARE SIG UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, I DET HÄR DOKUMENTET. Dokumentet publicerades i april 2008