Webbkontoret alltid tillgång till företagets ekonomi

Transkript

1 Webbkontoret alltid tillgång till företagets ekonomi Ett smartare sätt att arbeta Illustration: Robert Hilmersson

2 Nu gör vi livet ännu enklare för dig som är företagare! Webbkontoret, som nu fått ny funktionalitet, innebär att du får smarta och säkra webbaserade tjänster som ökar tillgängligheten till företagets ekonomi, förkortar hanteringstider och förenklar uppföljning och rapportering. Innehåll En portal många möjligheter Flexibilitet, säkerhet och smart arbetssätt Samarbetsmöjligheter Ekonomi Leverantörsfaktura Tid och Resa Lön Ärendehantering och Dokumentarkiv Rapportering Tilläggstjänster Säkerhet Kundreferenser Kontakta oss Sida Visste du att Grant Thornton... har högst kundnöjdhet bland de större revisionsbyråerna enligt Svenskt Kvalitetsindex 2011 är Sveriges största leverantör av elektronisk fakturahantering växer med över 25 nya kunder varje arbetsdag sköter lönehantering för våra kunder och skickar årligen ut över kontrolluppgifter till anställda

3 Webbkontoret En portal många möjligheter I Webbkontoret kan du sköta alla dina företagsekonomiska ärenden genom endast en inloggning. Alla ärenden du har att hantera finns samlade i en överblickbar lista. Du får även tillgång till ett dokumentarkiv som rymmer dokumentation kring ditt eller dina företag. Dessa tjänster finns i Webbkontoret: Ekonomi Leverantörsfaktura Tid Resa Lön Rapportering Dokumentarkiv Ärendehanteringssystem Tilläggstjänster I Att göra-listan samlas information kring vad du behöver ta itu med, till exempel att det finns betalningar att godkänna. Du kan välja en eller flera tjänster ur Webbkontoret beroende på vilket behov just ditt företag har. När du har loggat in i Webbkontoret ser du vilka ärenden som väntar i Att göra-listan. 2

4 Webbkontoret Flexibilitet, säkerhet och smart arbetssätt Varför Webbkontoret? Webbkontoret förändrar och förenklar din vardag som entreprenör. Det ger dig tillgång till ditt företags ekonomi var du än är, när som helst på dygnet. Webbkontoret sparar tid, ger ökad flexibilitet och möjlighet till kontroll. I portalen finns alla dina tjänster samlade tillsammans med viktig information kring ditt eller dina företag. Webbkontoret är enkelt att använda och inloggningen sker säkert genom e-legitimation. Endast en inloggning krävs för att navigera mellan de olika tjänster och program som du använder och det eller de företag du arbetar med. Varför välja Grant Thornton? Grant Thornton är idag en av Sveriges ledande leverantörer av ekonomitjänster. Vi erbjuder en unik kombination av hög sakkunskap och smarta verktyg du får hjälp med allt från enklare uppgifter till kvalificerade redovisningsfrågor. När nya regelverk och redovisningsstandarder införs, ger det ofta uppkomst till frågor som det krävs expertis för att lösa. Här är våra duktiga konsulter ett utmärkt stöd. Genom kombinationen av smarta it-stöd och hög kompetens erbjuder vi en kostnadseffektiv och kvalitetssäkrad ekonomiservice. Illustration: Robert Hilmersson Korta fakta om oss: Erbjuder tjänster inom ekonomiservice, revision, skatt och rådgivning Drygt 900 medarbetare på 24 kontor Hela 160 auktoriserade redovisningskonsulter (augusti 2011) 308 medarbetare som jobbar med redovisningtjänster (augusti 2011) Fokus på kompetensutveckling 2010/2011 hade vi 47 utbildningstimmar/medarbetare Sveriges snabbast växande revisionsoch konsultbyrå bland de större aktörerna Medlem inom Grant Thornton International en internationell paraplyorganisation av självständigt ägda och styrda revisions- och konsultbyråer 3

5 Webbkontoret Samarbetsmöjligheter skapar win-win-situation När du och vår redovisningskonsult använder samma system i Webbkontoret öppnas stora möjligheter för samarbete och avlastning. Fördelarna med att både du som kund och vår redovisningskonsult använder Webbkontoret är många; vi kan till exempel avlasta ditt företag vid sjukskrivningar, semestrar och tillväxtfaser. Du bestämmer själv hur mycket hjälp du vill ha av oss och när du vill ha den. I och med att samma system används går kommunikationen snabbare, smidigare och effektivare, vilket gör att du sparar både tid och pengar. Fördelar med samarbete i Webbkontoret: Avlastning när ditt företag behöver det Samma informationsunderlag underlättar snabb och korrekt kommunikation Lättillgänglig kontakt och support Information om nyheter Illustration: Robert Hilmersson 4

6 Webbkontoret Ekonomi Webbkontoret Ekonomi ger dig frihet och tillgänglighet Om du tillhör dem som vill ha ett flexibelt arbetssätt och inte vill åka in till kontoret i onödan så har vi en lösning för dig. Låt oss hantera hela eller delar av jobbet, samtidigt som du har tillgång till företagets ekonomi oavsett var du befinner dig. Webbkontoret Ekonomi är ett webbaserat ekonomisystem som förenklar din vardag genom att du får möjlighet att arbeta var du vill, när du vill. Vi hjälper dig att frigöra tid till det du tjänar pengar på din kärnverksamhet. Du väljer de moduler du behöver och med behörighetssystem styrs tillgången till de olika modulerna. Flera personer kan dela program och arbete. Du kan även samarbeta och fördela arbetet mellan dig och vår redovisningskonsult på ett effektivt nytt sätt. Kanske vill du skapa dina fakturor, men slippa skicka och följa upp dem? Tillgång till rapporter Med Webbkontoret Ekonomi har du alltid tillgång till rapporter med så kallad drill down-funktion, vilket innebär att du kan detaljstudera underlag ända ner till verifikat och fakturabild något som ger bättre kontroll och överblick. Du får en enkel, säker och flexibel tjänst som är integrerad med Webbkontoret Leverantörsfaktura, Webbkontoret Tid, Webbkontoret Resa och Webbkontoret Rapportering. Helhetslösningen gör att du endast behöver lägga in information en gång. 5

7 Webbkontoret Leverantörsfaktura Elektronisk fakturahantering gör processen kort Postöppning Före Efter Grant Thorntons webbaserade tjänst för elektronisk fakturahantering (EFH) ger dig helt nya möjligheter att effektivisera hanteringen av dina leverantörsfakturor. Fördelarna är flera, men framför allt sparar du både tid och pengar. Vi sköter hela processen från uppsättning till den löpande driften av systemet. Det enda du behöver göra är att arbeta med kontering/attestering av fakturorna. ingår samtliga delar som du behöver för att kunna hantera dina leverantörsfakturor elektroniskt. Du behöver inte investera i tekniska lösningar eller administration. Fördelar med Leverantörsfaktura: Processen kortas du sparar tid och pengar Samtliga fakturor hanteras elektroniskt, även pappersfakturor Säkert systemet kan t.ex. varna för bluffakturor Webbaserat system ger maximal tillgänglighet, du kan jobba var du vill Ankomstregistrering Kontering Kopiering Distribution Attest Vår tjänst riktar sig till kunder med allt från 50 fakturor per år upp till kunder som har över fakturor per år. I systemuppsättningen, som vi sköter, Definitivbokning Kontering och attest 6

8 Webbkontoret Tid och Resa Webbaserad tid- och reseredovisning förenklar för medarbetarna I Webbkontoret rapporterar medarbetarna enkelt sin tid, reseräkningar och utlägg och på motsvarande sätt attesteras dessa av behöriga personer i systemet. Tidredovisning Medarbetarna rapporterar sin tid via webben, till exempel mot olika projekt eller endast som avvikelser från normerad arbetstid. Därefter attesteras tidrapporterna av behöriga personer i webbsystemet. Grant Thorntons lönekonsulter använder sedan uppgifterna som underlag för löneutbetalningar och medarbetarna på ditt företag kan när som helst via webben se sina lönespecifikationer, sparad semester med mera. Reseredovisning Reseräkningar och utlägg sköts via webben. Systemet, som är enkelt och användarvänligt, innehåller stöd för beräkning av traktamenten, normalbelopp och mycket annat som annars är krångligt och tidskrävande att hantera. Användaren behöver inte hålla sig informerad om gällande regler. Det uppdateras automatiskt i systemet. Fördelar med tid- och reseredovisning Flexibelt alltid tillgängligt Sparar tid mindre manuell hantering Sparar miljön mindre papper Arkivering enkelt att gå tillbaka och se historiken Minimerar oavsiktliga fel i rapporteringen I Webbkontoret Tid rapporterar medarbetarna enkelt sin tid via webben. 7

9 Webbkontoret Lön Löneservice vi är uppdaterade om lagar och regler, du fokuserar på kärnverksamheten Att hålla sig uppdaterad om lagar, avtal och regler inom löneområdet är både tids- och kostnadskrävande. Vi hjälper företag genom att ta hand om hela löneadministrationen, så att du kan satsa på din kärnverksamhet. Lönekostnaderna är ofta företagets största utgiftspost. Därför är det viktigt att den hanteras av personal som är utbildad och har aktuella kunskaper om det komplicerade regelverket. Grant Thornton har såväl hög kompetens som kraftfulla system och programvaror som underlättar lönearbetet. Vi kan till exempel inhämta uppgifter från ditt tidredovisningssystem, vilket underlättar hanteringen och sparar tid. Med våra specialiserade lönekonsulter kan du alltid lita på att vi har den kompetens som krävs. Dessa områden kan vi ta hand om: Praktisk lönehantering Rådgivning och informationshantering Redovisning och sammanställning Fördelar med löneservice: Inget underhåll av egen kompetens inom löneadministration Ingen sårbarhet vid sjukdom eller semestrar Personlig kontakt med en lönespecialist som medarbetarna kan ringa Inget systemunderhåll 8

10 Webbkontoret Ärendehantering och Dokumentarkiv Ärendehantering och dokumentarkiv håller ordning på dig och ditt material När du loggar in i Webbkontoret finns alla ärenden du har att hantera samlade i en överblickbar ärendelista. Du får även tillgång till ett dokumentarkiv som rymmer dokumentation kring ditt eller dina företag. I samarbetet mellan ditt företag och Grant Thorntons redovisningskonsult är ärendehantering och dokumentarkiv värdefulla funktioner i Webbkontoret. Genom ärendehanteringen får du en signal via e-post eller sms att det finns ett ärende att hantera. Du loggar då in i Webbkontoret och godkänner ärendet eller lämnar en kommentar. Du har hela tiden kontroll, men behöver inte lägga onödig tid på att bevaka vad som händer. Ofta hanteras olika dokument, som till exempel årsredovisningar och deklarationer, i kommunikationen mellan dig och vår redovisningskonsult. Genom dokumentarkivet är det enkelt att hålla ordning på och dela dokument. Du har även tillgång till dessa när som helst och var du än är om du har internetuppkoppling. Fördelar med ärendehantering Du meddelas när ärenden behöver behandlas effektiviserar tiden Kontroll Överskådlighet Fördelar med dokumentarkiv Dokument kan delas samarbetet underlättas Ordning och reda Mindre manuell pappershantering sparar tid och miljö I dokumentarkivet samlas viktig dokumentation kring ditt företag. 9

11 Webbkontoret Rapportering Rapportering översikt och analys gör att du ligger steget före Med Webbkontoret Rapportering blir den ekonomiska informationen både mer lättillgänglig och lättförståelig. Informationen är tillgänglig dygnet runt och du kan när som helst ta ut dina rapporter i realtid. I systemet finns ett antal standardrapporter med resultat- och balansräkning, samt uppföljning som passar de flesta företag. Det finns också möjlighet att skapa skräddarsydda rapporter för just ditt företag. Rapporterna hämtar data från Webbkontoret Ekonomi. Nyckeltal och trender Har du en koncern kan du följa upp och jämföra resultatet mellan de olika enheterna. Genom kraftfull grafik kan man lyfta fram nyckeltal och trender i ett lättöverskådligt dokument. Rapporteringsdelen är fullt integrerad med Webbkontorets övriga delar, vilket gör att all information om ditt företag redan finns i Webbkontoret Rapportering. Du slipper att manuellt mata in siffror eller att flytta information med filer. Fördelar med Rapportering Smidigt och lättanvänt system Hög tillgänglighet Stor flexibilitet, möjlighet att skräddarsy rapporter Snygg grafik Möjligheter till benchmarking och trendanalys I Webbkontoret Rapportering kan du ta ut informativa rapporter om ditt företag. 10

12 Webbkontoret Rapportering Kraftfull grafik får siffrorna att tala klarspråk I denna rapport kan du löpande följa företagets kassaflöde. Exempel på en resultatrapport som kan specialanpassas efter företagets önskemål. 11

13 Webbkontoret Tilläggstjänster för ditt företags unika behov Order Tidredovisning Order Webbkontoret Order innehåller också Offert och fungerar som försteg till Kundfaktura. Med några få knapptryckningar kan en offert förvandlas till en order, som blir en faktura i faktureringsprogrammet och som sedan blir en verifikation i bokföringen. Även betalningarna följs upp och kan bokföras med automatik. Anläggningsregister Webbkontoret Anläggningsregister hanterar alla typer av inventarier och tillgångar. Programmet hjälper till med att räkna ut och bokföra inköp, avskrivningar samt försäljning av inventarier och tillgångar. Allt är automatiskt integrerat med din bokföring i Webbkontoret Ekonomi. Tidredovisning Webbkontoret Tidredovisning hjälper dig att hålla ordning på din egen och dina medarbetares tid. Programmet kan även hjälpa dig att redovisa och skapa fakturor av den tid du lagt ner på olika projekt och kunder och fungerar då som ett försteg till Kundfaktura. CRM Säljstöd Webbkontoret CRM är ett säljstödsprogram som hjälper dig att hålla reda på alla dina kontakter med befintliga och potentiella kunder, leverantörer och samarbetspartners och sammanför det med din egen planering och kalender. Programmet är integrerat med övriga delar av Webbkontoret och samlar dina aktiviteter med dina kontakter på ett och samma ställe. Webbshop Med Webbkontoret Webbshop kan du enkelt sälja dina varor och tjänster på nätet. Du kan utforma och anpassa din webbshop efter ditt företag och dess produkter. Anläggningsregister CRM Säljstöd Webbshop 12 11

14 Webbkontoret Säkerhet i toppklass gör att du kan känna dig trygg Genom att du loggar in på Webbkontoret med hjälp av e-legitimation vågar vi lova att vi har ett av branschens säkraste system. E-legitimation används till exempel av banker, Skatteverket och Försäkringskassan. Det är den nya standarden för att legitimera sig på internet och Grant Thornton är först av de stora aktörerna med att tillämpa denna säkra inloggningsmetod för webbaserad ekonomihantering. Säkerhet i Webbkontoret: E-legitimation Engångskod via sms svenskt personnummer och har e-legitimation, men inte har den tillgänglig. Då får du en engångskod i ett sms som automatiskt raderas när den använts. Det är en modern, säker och smidig lösning. Engångs-sms för mobil inloggning När man inte har svenskt personnummer som krävs för e-legitimation kan man logga in via mobilen. Detsamma gäller för dig som har 13

15 Webbkontoret Kundkommentarer om Webbkontoret Arkivet har blivit ett relaxrum. Nu hinner vi dubbelt så mycket. Här kan du se några kommentarer från kunder som använder Webbkontoret. Självklart kan vi ge dig kundreferenser. Kontakta oss så tar vi fram relevanta referenser för din önskade lösning eller bransch. Webbkontoret kan vi gärna rekommendera till andra. Äntligen slipper jag åka in till kontoret på semestern. Jag vet inte vad vi gjorde innan vi började arbeta i Webbkontoret. Vi sparar mycket tid och pengar. Webbkontoret har förenklat min vardag. Det här är den överlägset bästa förändringen vi gjort. 14

16 Webbkontoret Kontakta oss så hjälper vi dig att komma igång HUVUDKONTOR STOCKHOLM Sveavägen 20 Box Stockholm Tel ÖVRIGA KONTOR ESKILSTUNA Kungsgatan Eskilstuna Tel FALUN Åsgatan 30 Box Falun Tel GÄVLE Brunnsgatan 56 Box Gävle Tel GÖTEBORG Kungsgatan 15 Box Göteborg Tel HELSINGBORG Kullagatan 17 Box Helsingborg Tel JÖNKÖPING Skolgatan 25 B Box Jönköping Tel KALMAR Strömgatan 15 B Box Kalmar Tel KARLSTAD Östra Torggatan 6 Box Karlstad Tel KRISTIANSTAD Kärrvägen Kristianstad Tel LINDESBERG Kristinavägen 26 Box Lindesberg Tel LINKÖPING Stora Torget Linköping Tel LULEÅ Varvsgatan 47 Box Luleå Tel MALMÖ Djäknegatan 2 Box Malmö Tel NORRKÖPING S:t Persgatan 95 Box Norrköping Tel NYKÖPING Västra Storgatan 34 Box Nyköping Tel SANDVIKEN Hyttgatan 36 Box Sandviken Tel SUNDSVALL Skolhusallén 9 Box Sundsvall Tel UMEÅ Kungsgatan Umeå Tel UPPSALA S:t Persgatan 10 Box Uppsala Tel VISBY Färjeleden 5 Box Visby Tel VÄSTERÅS Norra Ringvägen Västerås Tel ÖREBRO Fabriksgatan 20 Box Örebro Tel ÖSTERSUND Prästgatan 24 Box Östersund Tel

17 Grant Thornton. All rights reserved. Grant Thornton Sweden AB är ett medlemsföretag inom Grant Thornton International Ltd (Grant Thornton International). Hänvisningar till Grant Thornton avser Grant Thornton International eller dess medlemsföretag. Grant Thornton International och medlemsföretagen utgör inte en global koncern. Medlemsföretagen tillhandahåller tjänster som självständiga och oberoende företag.