Hej alla föreningsmänniskor!

Transkript

1 Hej alla föreningsmänniskor! När jag började på detta brev för några dagar sedan var det vårigt och soligt ute och jag tänkte inleda med några rader om lövräfsningstalkon och liknande. Nu är det däremot full snöstorm utanför fönstret och det lutar mer mot att man får ordna snöskottartalko i maj. Hursomhelst så är våren här i almanackan! Här följer lite information angående bl.a. hemsidessystemet via SÖU och hur man betalar medlemsavgiften till Femte ringen. Jag hoppas att ni tar kontakt till antingen undertecknad eller till SÖU om ni har några frågor gällande er förening, stort som smått! Vi finns här för att hjälpa just ER. Trevlig föreningsvår! Ann-Sofie Finne, verksamhetsledare Föreningshandboken Om ni har något styrelsemöte på kommande och vet att ni ännu inte haft mig på besök för att presentera femte ringens föreningshandbok så får ni gärna bjuda in mig till ett styrelsemöte. Föreningshandboken innehåller en hel del fakta som styrelsen kan ha nytta av, bl.a. lite lagar och paragrafer, tips på hur man lägger upp styrelsearbetet, vilka dokument som måste produceras, hur man sköter om föreningens ekonomi, hur man planerar och genomför evenemang och en hel del annat. Handboken är gratis för femte ringens medlemsföreningar och det enda ni behöver göra är att ringa mig eller skicka e-post, så kommer jag ut och berättar om handboken åt er styrelse. Ni kan självklart ringa även i andra ärenden som gäller er förening, stort som smått. Det jag inte vet tar jag reda på. Hemsidor och rapportblanketten Många av er har en fungerande hemsida, antingen via SÖU eller via någon annan leverantör. SÖU införde för en tid sedan ett system där alla föreningar ska rapportera sina uppgifter elektroniskt till SÖU. I och med detta har en typ av hemsida startats upp åt alla föreningar. Den här sidan kan man bygga till och använda som egentlig hemsida för föreningen, eller så använder man den bara för rapporteringen till SÖU. Hur man än väljer att använda den så är det viktigt att fylla i rapportblanketten och skicka den till SÖU så snart som möjligt efter årsmötet. Om ni har tappat era inloggningsuppgifter eller mot förmodan aldrig har hört om detta tidigare så går det bra att kontakta Tina Storsjö på SÖU (tfn , e-post: tina@sou.fi) så hjälper hon er med detta. Eftersom ni är medlemmar i femte ringen så har ni en liten extra förmån: om ni sedan vill ha hjälp med att administrera er hemsida så är ni välkomna att kontakta mig. Om det behövs så sätter jag upp info på er sida eller hjälper till med att finjustera er sidas utseende. Om man vill se exempel på

2 hur man kan lägga upp sin sida så kan man kolla t.ex., eller Det är (nästan) bara fantasin som sätter gränserna! Om ni redan har en egen hemsida så ska ni kolla att ni har uppgett sidans webbadress i SÖU:s rapportblankett. När sidan finns uppgiven i blanketten så syns den infon både på SÖU:s hemsida och på femte ringens sida, vilket innebär att fler personer har möjlighet att hitta er på nätet. Mera info om SÖU:s medlemsförmåner på nätet hittar ni längre ner i brevet. Medlemsavgiften På femte ringens årsmöte 24.2 bestämdes medlemsavgiften för år 2012 till 60. För denna medlemsavgift erbjuds föreningarna följande: Föreläsningar ordnas vid behov, t.ex. angående försäkringar, bokföring, arkivering, marknadsföring, barn- och tonårsledarkurser, föreningsteknik m.m. Ordförandeträffar, inspirationsträffar och diskussionsmöten mellan föreningarna inom ringen ordnas vid 2 3 tillfällen under året. Tävlingsverksamheten inom ringen är just nu inriktad på pidron. SÖU:s turnering för sexmannalag brukar dra igång i oktober november och Pidro-VM för tvåmannalag ordnas av femte ringen i slutet av oktober. Det är alltid möjligt att ordna fler tävlingar och turneringar inom ringen om intresse finns. Ringen understöder medlemsföreningarna med 20 / utbildad ordningsvakt. Föreningarna kan ansöka om projektbidrag för ny verksamhet i föreningarna eller för anskaffningar som en viss verksamhet kräver. Ringen kan även bevilja lånebidrag för betalning av räntekostnader. Detta bidrag måste återbetalas när föreningens ekonomi har förbättrats och är därför mera ett lån till er förening, men ingen ränta upptas. Ringen har en golvbonare/golvtvättningsmaskin som föreningen kan hyra för 10 / gång (ca tre dagar) av medlemsföreningarna. Vi hjälper till med att starta upp ny verksamhet i er förening, t.ex. barnklubbar, tonårsråd, tjej- och pojkklubbar. Vi kommer gärna med i någon form av samarbetsprojekt med föreningarna, t.ex. danskurser för unga, olika evenemang. Här kan ringen bidra med att utarbeta en projektplan och söka pengar för projektet samt att koordinera en del av verksamheten. Vi kan även hjälpa till med era bidragsansökningar, att uppgöra olika dokument för föreningen och en hel del annat. Mera information finns på vår hemsida,. Här finns också noggrannare anvisningar för hur man söker ringens bidrag. Medlemsavgiften på 60 bör betalas in på konto FI senast

3 Femte ringens styrelse 2012 Styrelsen för år 2012 valdes på ringens årsmöte 24.2 och ser ut som följer: Ordförande: Johan Asplund, Västerhankmo uf Sekreterare (utanför styrelsen): Ann-Sofie Finne, verksamhetsledare Ekonom: Susanna Sund, Uf Havsbandet Styrelsemedlemmar: Nina Söderberg, Västerhankmo uf Ulrika Luhtala, Uf Hoppet Anne Hämäläinen, Korsholms fritidsnämnd Annsofie Finne, Solf uf Eva Marander, Sundom uf Suppleanter: Mariella Gull, Uf Havsbandet Henrik Håkans, Replot uf Christian Snygg, Iskmo-Jungsund uf Femte ringen representeras i SÖU:s styrelse av Johan Asplund (ordinarie) och Denice Vesterback (suppleant). INFORMERAR: SÖU:s medlemsförmåner på nätet! Som medlem i SÖU har din förening stöd och hjälp på olika sätt, även på webben. Eftersom folk i föreningarna byts med jämna och ojämna mellanrum kommer här en summering över vilka tjänster ni har rätt till! Egen hemsida Din förening har rätt till en egen hemsida. SÖU har ett avtal, det s.k förbundswebbpaketet, med Kulturhuset. Det innebär att din förening får en gratis hemsida med adressen foreningensnamn.sou.fi, exempelvis sidjarvuf.sou.fi. Kulturhuset uppdaterar och utvecklar systemet kontinuerligt, någonting som naturligtvis alla användare får ta del av. Ni har även möjlighet att använda er av en egen domän, t.e.x. en.fi eller.org adress. Detta sker då

4 mot en liten avgift, i dagsläget 20 /år för att styra om sidan till rätt adress (DNS) samt avgift för namnet. Avgiften för namnet är ingenting som SÖU eller Kulturhuset tar betalt för utan det är kommunikationsverket (eller motsvarandes) avgift. Ex. en.fi adress kostar 80 för 5 år. Om ni av någon anledning inte vill ha en hemsida eller vill använda er av ett annat system kan ni välja att ha sidan ni får från SÖU opublicerad. Vilket som behöver ni bekanta er med systemet, där finns även en del funktioner som bör användas även om ni inte har hemsidan publik/publicerad. Intranät På er sida hos SÖU finns ett s.k intranät som är skyddat bakom lösenord/inloggning. Där har er förening möjlighet att ladda upp ex. dokument för styrelsen så att alla behöriga når handlingarna oberoende av var de finns. Evenemangskalender På er sida finns även en evenemangskalender som går att aktivera (oberoende om ni använder hemsidan i övrigt eller ej). I kalendern kan ni sätta in olika evenemang, aktiviteter o.s.v. När ni matar in information där finns två möjligheter att välja mellan, om materialet/informationen enbart ska synas på er hemsida eller även visas på andra. Om ni väljer att den ska visas på andra hemsidor så syns er loppis, revy, ungdomsdans eller vad det nu kan vara på SÖU:s, FSU:s m.fl sidor, alltså gratis marknadsföring för er. Alltså har ni en opublicerad hemsida hos SÖU kan ni ändå använda er av evenemangskalendern och göra era jippon synliga på andra sajter. Rapportblanketten Alla SÖU:s (och FSU:s) medlemmsöreningar är årsvis skyldiga att lämna in en rapportblankett. Den innehåller frågor som SÖU och FSU i sin tur är skyldiga att redovisa vidare till myndigheter och ministerier. Att ni ska fylla i rapportblanketten är alltså inget självändamål i sig. Statistiken från dessa ansökningar används även som argument i ansökningar och annat som gynnar alla föreningar. Via rapportblanketten får SÖU in kontaktuppgifter till sina föreningar, är inte rapportblanketten uppdaterad är det alltså svårt att hålla kontakt med er. Om du tittar på SÖU:s hemsida under medlemmar finns där uppgifter om de flesta av våra föreningar. De som saknas är sådana som inte fyllt i sin rapportblankett. Samma sak gäller om där finns felaktiga uppgifter, information på medlemssidan hämtas direkt från föreningarnas egna rapportblanketter. Fastighetsmodulen På er hemsida under intranät finns även en fastighetmodul. Där har ni möjlighet att sätta in information om er lokal. Den info som sätts in där visas på föreningshus.fi och evenemang.fi. Det är alltså ett enkelt sätt att sprida information om sitt hus eller paviljong om man vill hyra ut den, ett bra sätt att få kostnadsfri exponering. Tjänster Under intranätet finns även en tjänsteleverantörsmodul. Där kan föreningar bjuda ut allt från tjänster till produkter, det vill säga ordningsvakter, programtjänster, inventarier, ljudanläggning o.s.v. De tjänster som bjuds ut publiceras med många andra på evenemang.fi. Tjänsteleverantörsmodulen är alltså ännu en funktion som inte kräver att ni har hemsidan i publik användning men ger exponering och kan öka uthyrnings/försäljningsverksamheten i er förening, precis som fastighetsmodulen. Bokföringsprogram & medlemsregister Som medlemsförening i SÖU har ni även rätt till ett kostnadsfritt medlemsregister och ett kostnadsfritt bokföringsprogram. Dessa finns online på nätet och kan användas varifrån som helst. Du kan läsa mera om dessa båda program på Kulturhuset sidor (kulturhuset.fi) under Våra produkter.

5 Hur får jag allt detta då till min förening?! Alla föreningar har färdigt en hemsida och någon i föreningen har fått inloggningsuppgifter till den. Om de saknas, personer bytts eller lösenordet bytts kan man när som helst kontakt SÖU och få nya uppgifter. Under er hemsida får ni tillgång till alla ovannämnda funktioner. Gällande bokföringsprogram och medlemsregister ska de aktiveras skilt. Kontakta SÖU och meddela vilket program ni önskar så ser vi till att ni får ett konto skapat åt er. Om allt är krångligt och svårt då? Vem ska vi kontakta? Om någonting är svårt eller inte fungerar som det ska finns hjälp att fås. Gällande att aktivera produkter eller återfå lösenord är det bara att kontakta SÖU. Förbundet har även gjort upp manualer över sina tjänster på sidan manual.sou.fi. Där finns steg för steg instruktioner över det mesta. FSU:s projekt IT3 ( ger även stöd, ordnar kurser m.m enligt behov. Projeket har även en dejourtelefon som det går att ringa till kvällstid, tisdagar och onsdagar, med tanke på att många föreningsaktiva är upptagna dagtid. På IT3:s sida finns även en kunskapsdel där manualer finns kring hur man uppdaterar hemsidor och mycket annat, där finns även en separat sektion för hemsidessystemet som erbjuds via SÖU ( Länkar: - information, beställning & kontaktuppgifter - support och manualer - teknisk leverantör av tjänsterna