Styrelseprotokoll Grimslövs folkhögskola Gfhsk 2/17

Transkript

1 Styrelseprotokoll Grimslövs folkhögskola Gfhsk 2/17 Tid: 5 maj 2017 klockan Plats: Närvarande ledamöter: Samtalsrummet på Grimslövs folkhögskola Olof Björkmarker (S) ordf Carina Bengtsson (C) vice ordf Tony Lundstedt (S) Övriga närvarande: Uffe Tannerfalk, Sirpa Gladenbring, Annethe Holmkvist, lärarrepresentant Petra Vieweg och elevkårsrepresentant Camillo Patron 17 Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet och de närvarande presenterade sig. 18 Föredragningslistan Föredragningslistan, daterad 5 maj, 2017, godkännes med förändringen att ärende 29 i kallelsen utgår. 19 Adjungering 20 Val av protokolljusterare samt justeringsdatum att jämte ordföranden utse Carina Bengtsson till att justera protokollet. Justering av protokollet beslutas ske den 5 maj 2017.

2 21 Senaste protokollet Beslut att protokollet från godkännes Ärendet Senaste styrelseprotokollet från Beredande organs förslag Beredningsgruppen hade föreslagit Grimslövs folkhögskolas styrelse att godkänna protokollet från Information om folkhögskolespåret enligt bilaga 1 Beslut: att biträdande rektor ges i uppdrag att skicka information via brev om folkhögskolespåret inklusive totalkostnad och helhetslösning för utbildning och boende till respektive kommunchefer och styrelsen lägger därefter informationen till handlingarna 23 Information a) Kompetensfrågor och folkhögskolans roll i den regionala utvecklingen b) Utveckling och kvalitetsfrågor i syfte att upprätthålla skolans attraktivitet - Internatets standard Biträdande rektor presenterar underlag för dialog kring Vision 2030, enligt bilaga 2 Beslut: att styrelsen ges information om årets löneanalys för Regional utveckling samt för Grimslövs folkhögskola på nästkommande styrelsemöte och lägger därefter informationen till handlingarna 24 Rektor rapporterar: Ur vardagen ett axplock från smått till stort enligt bilaga 3 Beslut: att styrelsen lägger informationen till handlingarna

3 25 Verksamhetsberättelse/Årsrapport 2016 till Folkbildningsrådet senast 30 juni 2017 samt Nya regler för statsbidraget (främst krav på revisor för att säkerhetsställa att statsbidraget används på rätt sätt) Beslut: att styrelsen får Verksamhetsberättelsen senast en vecka innan den ska vara inskickad och lägger därefter informationen till handlingarna 26 Delårsbokslut mars 2017 enligt bilaga 4 Beslut: att styrelsen får information om söktryck inklusive varifrån de studerande kommer och därefter lägger styrelsen delårsbokslut mars 2017 till handlingarna 27 Uppföljning av IKplan enligt bilaga 6 Beslut att styrelsen lägger uppföljning av IKplan till handlingarna 28 Anmälningsärenden på delegation som en fast punkt på föredragningslistan Beslut att styrelsen lägger anmälningsärenden på delegation till handlingarna 29 Övriga frågor - Handledning av verksamhetsledare inom sociala företag. Finansiering är inte löst. Biträdande rektor arbetar vidare och presenterar ett koncept som presenteras på nästkommande styrelsemöte. - På Etableringskursen har 7 nya deltagare startat, totalt har vi nu 11 deltagare i gruppen. - Avtackning av styrelseordföranden. Ett stort och innerligt TACK till vår eminenta styrelseordförande från all personal på Grimslövs folkhögskola! Lycka till med dina nya utmaningar!

4 30 Ordförande avslutar mötet Vid protokollet Uffe Tannerfalk Justeras Olof Björkmarker Carina Bengtsson datum: datum: Sammanträdestider 2017 Styrelsemöte: Tisdag 21 mars (start med fmfika i matsalen) Fredag 5 maj (start med fmfika i matsalen) Tisdag 19 september, heldag (start med fmfika i matsalen) Onsdag 22 november inklusive lunch Beredning: Via mail

5 bilaga 1 Folkhögskolespåret Start i Skåne län 2012 Folkhögskolespåret startade som ett projekt i augusti 2012 och omfattade då Skåne län. Syftet var att möjliggöra att folkhögskola blir en alternativ väg för ensamkommande ungdomar. Kontakt togs med kommuner och folkhögskolor för att undersöka behov och vilka faktorer som gör folkhögskolan till en intressant möjlighet för studier, boende och integration. Projektägare var Trelleborgs kommun tillsammans med Malmö stad och Vellinge kommun. Projektet söktes genom Länsstyrelsernas 37a medel. Till en början präglades arbetet av att folkhögskolan borde upplåta sina internat i syfte att skapa flera boendeplatser. I samband med detta ansökte Österlens folkhögskola om att starta ett HVB. Folkhögskola som utsluss för ensamkommande En ny tanke växte fram 2013 under samarbetet med kommuner och folkhögskolor om ett utsluss-spår. Detta innebar att folkhögskolans internat skulle kunna användas i sin nuvarande form med visst anpassat stöd till ungdomarna. Kommunerna skulle erbjudas platser att köpa av en folkhögskola för att slussa ut sina ungdomar. Den nya tanken om ett utsluss-spår togs väl emot av folkhögskolorna. För projektet blev utmaningen att skapa en modell som kunde bygga på folkhögskolans särart men samtidigt uppfylla de krav som gällde för den statliga ersättningen från Migrationsverket. Mycket arbete fick läggas ned för att nationellt påverka möjligheten att använda folkhögskolan som utslussboende. Rådande lagstiftning gav endast utrymme för HVB och familjehem som placeringsformer. Då inga tydliga svar kunde ges av Socialstyrelsen och Migrationsverket prövades frågan som ett faktiskt ärende i Trelleborgs kommun. Ett förankringsarbete med flera län utanför Skåne påbörjades. Detta i syfte att ansöka om en ny projektperiod augusti augusti 2015 som skulle arbeta med implementering av folkhögskolespåret på folkhögskolor och kommuner. Projektet utökas till Halland, Blekinge och Kalmar Enligt projektplan arbetade Folkhögskolespåret med utvecklingsgrupper i Skåne, Halland, Blekinge och Kalmar län. Arbetet syftade till att lägga en grund för lokala dialoger mellan kommuner och folkhögskolor. Avsikten var att kartlägga kommunernas behov samt folkhögskolornas

6 bilaga 1 möjligheter att erbjuda insatser främst för ungdomar + 18 år i utslussfas. Aktörerna matchades ihop länsvis för att påbörja gemensamma handlingsplaner. Varje aktör skrev ned uppgifter till nästa möte, som t ex förankring i hemkommun, inventering av ungdomar, information och studiebesök. Ett gemensamt ramförslag från folkhögskolorna låg till grund för dialogen. I ramförslaget åtog sig folkhögskolan att erbjuda boende och studier med stöd i vardag och fritid för ungdomen. Direkt arbete gentemot kommuner Projektet har under denna period utvecklat operativa insatser som handledning av boendepersonal samt hjälp med stöd och kunskap till handläggare för att få igång Folkhögskolespåret i praktiken. Enskilda möten med kommunerna enligt denna modell genomfördes under våren 2015 och utökades under 2016 för att ge en god utväxling mellan kommuner och folkhögskolor. Folkhögskolespåret har informerat HVB-personal, socialsekreterare och skolpersonal ute i kommunerna om de möjligheter studier och boende på folkhögskola ger ensamkommande ungdomar. I arbetet har vi besökt och aktivt arbetat med kommuner som placerar ungdomar på folkhögskolor och informerat kommuner på konferenser och seminarier. Under perioden aug 2015 april 2016 nådde vi över personer på möten, seminarier och konferenser. Projektet tog 2016 fram ett Metodmaterial som riktar sig till handläggare och boendepersonal i kommunerna. Syftet med metodmaterialet är att det ska bli lättare för kommuner att identifiera vilka ungdomar som kan vara aktuella för ett Folkhögskolespår. Det har även tagits fram en broschyr som riktar sig direkt till ungdomarna och finns översatt på fem olika språk. Under projektperioden har projektet spridits i övriga landet och vi har tillsammans med länsstyrelserna i respektive län varit med och stöttat kommuner och folkhögskolor i ett uppstartskede av Folkhögskolespåret. Projektet har ca 50 parter Vi ser ett fortsatt behov av att Folkhögskolespåret finns kvar som projekt och att arbetet bedrivs både nationellt och regionalt. Fler län är intresserade av att arbeta med frågan. Därför kommer Folkhögskolespåret fortsätta sitt arbete med utökade regionala projekt. Ett nationellt Folkhögskolespår Idag är Folkhögskolespåret ett nationellt projekt med regionala projekt i Skåne, Västra Götaland, Stockholm, Gävleborg och Västerbottens län. Folkhögskolespåret har fått större spridning i landet och fler känner till att Folkhögskolespåret kan vara ett alternativ för ensamkommande ungdomar. Trots detta tar det fortfarande för lång tid till praktisk handling och på många platser i landet är projektet fortfarandet relativt nytt.

7 bilaga 1 Det kommer fortsatt krävas att projektet arbetar med konkret och handfast vägledning till boende, skola och sociala myndigheter. Ramböll Management Consulting fick 2016 i uppdrag av Utbildningsdepartementet att undersöka intresset och förutsättningarna för att för att kunna utöka projektet/modellen Folkhögskolepåret. Rapporten publicerades februari Rapporten finns att läsa på Ramböll beskriver i sin analys de nödvändiga förutsättningarna för att Folkhögskolespåret ska kunna implementeras i större skala. De avgörande faktorerna är: Att fler folkhögskolor skapar förutsättningar för att ta emot ensamkommande ungdomar Bättre matchning mellan kommuner och folkhögskolor Spridningsinsatser för att göra modellen känd bland samtliga relevanta aktörer inom kommunen samt till målgruppen, där kommun och folkhögskola tar sin del av ansvaret Regionala aktörer som kan stötta kommuner och folkhögskolor initialt i informations- och kunskapsspridning En nationell aktör som kan stötta regionala aktörer Ett förtydligande i förordning om möjlighet att återsöka ersättning för boende på folkhögskola I sina slusater pekar Ramböll på några olika alternativ för organisering och uppskalning av Folkhögskolepåret. Av dessa har vi tagit fasta på följande slutsatser för det nationella folkhögskolespåret: Att förstärka projektet Folkhögskolespåret i Skåne och ge dem ännu bättre möjligheter att verka nationellt Att utgå från tre noder i landet som samordnar sig för att skapa nationellt utbyte m.m., dvs. att bygga på Folkhögskolespåret i Skåne, det nystartade projektet i Västerbotten samt ytterligare en part i mellersta Sverige. Nationella projektmål Avsikten med Folkhögskolespåret är att vidareutveckla och implementera folkhögskolan som ett alternativ för ensamkommande ungdomar år. Därigenom får ungdomarna ett alternativ för utbildning, boende, socialt stöd, språkinlärning, nätverkande och en början på etablering på arbetsmarknaden.

8 bilaga 1 Insatsen ska stärka folkhögskolorna som flyktingguider och aktörer för integrationsarbete i civilsamhället för att underlätta de ensamkommandes etablering i samhället. Folkhögskolorna utgör en viktig del av den idéburna sektorn. Projektet har satt upp gemensamma nationella mål som gäller för Folkhögskolespårets fem regionala projekt. -Att projektet medverkat till att 500 ensamkommande ungdomar studerar och om möjligt bor på folkhögskola Att utifrån Folkhögskolespåret i Skåne verka för en samordning nationellt. -Att utgöra ett stöd till övriga län i landet för arbetet med folkhögskolespåret och aktivt samordna, stödja och stärka länsvisa konferenser och arbetsgrupper. -Att arbeta med påverkan av departement, centrala myndigheter och organisationer för att ytterligare underlätta placering av ensamkommande ungdomar på folkhögskola och genom detta lösa frågor av tvärsektoriell karaktär som kan utgöra ett hinder. -Att tillsammans med folkhögskolorna arbeta så att dessa tar över ansvaret för information om folkhögskolespåret. -Att utveckla folkhögskolespåret mot större inslag av praktik och koppling till arbetslivet. -Att arbeta för att språkintroduktion på folkhögskola succesivt integreras med behörighetsgivande studier på allmän kurs. -Att fortsatt arbeta för riktade statsmedel till folkhögskolorna för att arbeta med ensamkommande ungdomar. -Att skapa ett erfarenhetsutbyte och delande av kunskap mellan folkhögskolorna. -Att följa upp de ungdomar som deltar i Folkhögskolespåret beträffande deras resultat och etablering om möjligt i samarbete med Malmö Högskola eller andra universitet/högskolor -Att förfina och förbättra projektets information och dokumentation bland annat genom fortsatt utveckling av hemsidan bland annat mot en större interaktivitet mellan parterna i projektet samt öka projektets närvaro på sociala medier.

9 bilaga 1 Uppföljning och utvärdering Insatsen ska delredovisas efter 6 månader och slutredovisas vid projektslut. Redovisningen sker i form av rapporter till Länsstyrelsen. Underlag till rapporterna tas fram genom enkäter till berörda aktörer och genom intervjuer med ungdomar. Möjligheten att inkludera högskola eller universitet i utvärderingsarbetet ska vägas in. Löpande dokumentering av utvecklingsarbetet sker genom projektets hemsida och via nyhetsbrev till berörda aktörer. Kontinuerlig utvärdering sker genom styrgruppens arbete för att säkerställa projektets måluppfyllelse. Projektansökningar Ansökan för respektive län kan laddas ner här: Ansökan, Folkhögskolespåret Skåne 2017 Ansökan Västerbotten (002) Ansökan Västragötaland ansokan_stockholm_

10 bilaga 2 Rapport från Biträdande rektor, Vision 2030: Muntligt har jag haft kontakt med tre folkhögskolor och samtliga anser att eget rum men toa och dusch kan vara bra och att flera av deltagarna vill ha eget rum med toa och dusch. Två av dessa skolor har det som vi. Enkelrum men gemensam toa som delas av 4-5 stycken. En av skolorna har dubbelrum, och endast några enkelrum, inga egna toa och dusch och inga planer heller på att sätta in dessa. Ekonomin är inte tillräckligt stark och huvudmannen är inte beredd på att satsa så mycket pengar för att höja standarden Hej jag fick ditt mail från vår rektor. Jag har ansvar för rums fördelningen på skolan. Vi har märkt här att de flesta elever vill ha enkelrum, med olika standard. En del vill bo billigt utan dusch o toa, andra med toa, eller med toa och dusch. Det är ganska jämt fördelat mellan de tre olika alternativen. Vi har mest rum med toa så de flesta har det alternativet dom får skriva två önskemål när dom söker. Vi har också dubbelrum till våran collegelinjen då bor en svensk och en amerikan tillsammans. Det är kanske tio övriga elever som vill ha delat rum. Vi har ca 130 elever på internatet under höstterminen vårterminen något mindre ca Hej Sirpa Vi ser internatet som centralt för vår överlevnad på sikt. En landsbygdsskola med lite underlag lokalt för rekrytering till våra kurser. De flesta som kommer till oss är rekryterade nationellt. Vi tror att våra deltagare vill ha eget rum med dusch och toa. Det är de signaler vi får. När det gäller rummens standard bygger vi också vår framtid på att vi har sommar kurser och då måste internatet ha hotellstandard. Korttidsuthyrning har högre krav på brand och utrymning. Hyran är det mest avgörande. Den får inte ligga över 3800 kr per månad är vår bedömning. Det sätter också begränsningar på standard genom att byggkostnaderna begränsas. Delat kök blir en trolig följd även om vi laborerat med att ha kokvrå i varje rum. Där har vi inte landat än Hej! Inte lätt fråga att svara på. Vi har ett stort internat på folkhögskolan. 200 rum. De flesta har egen dusch o toalett. Vissa, ett 30-tal delar på toalett och dusch, men då är dom bara 3 i varje enhet. Vi har dubbelrum, men inte många vill dela på ett rum. Jag tror inte att rummet i sig spelar någon roll för om man väljer skola, utan det är annat som avgör

11 bilaga 3 Ur vardagen ett axplock i salig blandning - Turism på praktik och klätterkurs - FSO-dagar och Folkbildningsrådets Administrativa kursdag - KHD ställt ut i hörsalsfoajén; "Händer" och Insecta - Leverans av nya kopiatorer - Ny KHDlärare på besök - Ledningsgruppen på planeringsresa - APTträffar - Regler för Uteklassrum är framskrivna - Språkkursen haft utbildning i svåra samtal - Personal på Inspirationsdagen i Växjö - Internatpersonalen på Clean & Facility mässa i Malmö - Schoolsoftutbildning i Göteborg - Sommarsemestrar fastställda - Boklunch - Marknadsföringsdialog - Påsklov - Deltagarenkät 2 - Region Kronobergs kulturnämnd möte på skolan - KHD intervjuer - Matrådsmöte - Skolhälsomöte - Husmöten - Brandskyddsutbildning - Turismsamkväm - Pedagogmöte för kursansvariga om Schoolsoft - Matrikeluppgifter för deltagare uppdaterade - Vaktmästare på grundkurs för säkerhetsombud - Hönshus installerat

12 bilaga 4

13 bilaga 4 SAMMANFATTNING STYRELSEN FÖR GRIMSLÖVS FOLKHÖGSKOLA INVÅNARE/DELTAGARE Vi har fortsatt vårt statliga uppdrag med att: bidra till att stärka och utveckla demokratin bidra till att göra det möjligt för människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället bidra till att bredda intresset för och delaktighet i kulturlivet systematiskt arbeta med läsfrämjande insatser bidra till att minska utanförskap och samtidigt bibehålla vår regionalpolitisk beslutade inriktning att bedriva undervisning med fokus på hälsa, friskvård och kultur i ett brett perspektiv. Vår vision är att: Att göra skillnad och på det viset bidra till Region Kronobergs vision Ett gott liv i ett livskraftigt län. Studietiden på Grimslövs folkhögskola ska därmed upplevas som en förändring i positiv riktning för alla våra studerande. Studietiden på Grimslövs folkhögskola ska upplevas som en förändring i positiv riktning för deltagare. Vår enhets värdegrund TEAM Grimslöv Trygghet/Empati/Ansvar/Meningsfull kunskap - bygger på Regionens värdegrund - Respekt för människan. Deltagarnas nöjdhet för helheten är oförändrad sedan sista mätningen i december. Ett nytt statligt uppdrag har vi fått, nämligen Svenska från dag ett. Två deltagare, som startade på Studiemotiverande folkhögskolekurs (SMF) under hösten har fortsatt sina studier på allmän kurs. Två nya deltagare till kursen Studiemotiverande folkhögskolkurs har startat under våren Två nya utbildningar, Berg- & Forsguide samt Safari- & Vildmark är framtagna och igångsatta. En ny deltagare har startat på Etableringskursen. Totalt har vi fått 15 platser beviljade under Vår förhoppning är att kunna fylla samtliga platser under året. Enligt AF kommer samtliga platser att fylla under året.

14 bilaga 4 MEDARBETARE Vår ambition är ett ständigt förbättrat arbete för att implementera och praktisera det grundläggande i vårt värdegrund Respekt för människan-team Grimslöv/Trygghet Empati -Ansvar- Meningsfull kunskap i hela verksamheten och alla dess delar. Målet är också att få än mer ökad kännedom och förståelse för varandras arbete och att vi är varandras förutsättningar. Analysarbetet av deltagarenkätsresultatet är genomförd utifrån olika utvecklingsområden, både med hela personalgruppen och yrkeskategorivis. Handlingsplan är framtagen. Erfarenhetsutbyte lärare från olika kurser har berättat om sitt arbete och om kursens innehåll och upplägg. Internatet och restaurangen har också berättat om sina utmaningar och tankar, vilket vi upplever ökat förståelse för varandras arbete. VERKSAMHETSUTVECKLING Verksamhet utöver kärnverksamheten fortsätter i form av två nya utbildningar Berg- & Forsguide samt Safari- & Vildmark. Vi har arbetat vidare med att skapa förutsättningar för människor som behöver speciella satsningar för att komma vidare till studier eller arbete. Bland annat erbjuder vi Studiemotiverande folkhögskolekurs (SMF), där målgruppen är personer som stått utanför utbildning eller arbetsmarknad under en längre tid. Den andra stora satsningen är Etableringskurs för personer som fått uppehållstillstånd men saknar kunskaper såväl i svenska som i hur arbetsmarknaden fungera i Sverige. Båda satsningarna har gett tillfredställande resultat vilket bekräftas av både deltagare och Arbetsförmedlingen. Ledningsgruppen har arbetat dels med deltagarenkätresultat och en kommande handlingsplan, dels med konsekvenserna efter att Ekhagen kurs och konferens har hyrts ut till Alvesta kommun. Arbetet med att hitta kompensatoriska lösningar istället för Ekhagen och för tillfälliga övernattningar fortsätter. Förbättrings- och utvecklingsåtgärder när det gäller marknadsföring och antagningsprocess är framtagna på lärarmöte. En ny uppdragsutbildning Svenska från dag ett, är igångsatt. 11 deltagare deltar i kursen.

15 bilaga 4 EKONOMI Budgeten ligger bättre i fas än enligt plan. Viktigt i nuläget är att planera och ge förutsättningar så att överskott på årsbasis från Ekhagen ackumuleras i ett flerårsperspektiv, för att framöver kunna aktiveras vid renovering och lokalanpassning, i syfte att skapa ett välfungerande kurs- och konferenscenter/utökning av internatet, till gagn för hela Region Kronoberg. Jan-Mars Belopp i mnkr Intäkter 8 071, ,8 Kostnader 7 129, ,4 Resultat 941,7 571,4 e.u Uffe Tannerfalk Rektor Grimslövs folkhögskola

16 bilaga 4 VERKSAMHETSBERÄTTELSE INVÅNARE Målet för deltagarnas nöjdhet är att 97 %. av deltagarna ska vara nöjda med personalens bemötande, sina studier och att de upplever att de har uppnått sina mål, samt att de har fått det stödet och den hjälpen var och en behöver. Utvärdering av deltagarverksamheten sker främst i form av två deltagarenkäter, kursutvärderingar, verksamhetsanalys till Region Kronoberg och kvalitetsredovisning och verksamhetsberättelse till Folkbildningsrådet. Vår vision är att: Att göra skillnad och på det viset bidra till Region Kronobergs vision Ett gott liv i ett livskraftigt län. Studietiden på Grimslövs folkhögskola ska därmed upplevas som en förändring i positiv riktning för alla våra studerande. Studietiden på Grimslövs folkhögskola ska upplevas som en förändring i positiv riktning för deltagare. Vår enhets värdegrund TEAM Grimslöv Trygghet/Empati/Ansvar/Meningsfull kunskap - bygger på Regionens värdegrund - Respekt för människan. Styrtal Nuläge Mål 2017 Långsiktigt mål Deltagare/Medborgare Våra deltagares nöjdhet med helheten på Grimslövs folkhögskola Folkhögskolesatsningar (SMF/Etableringskurs) Mål Över 96 % nöjda deltagare Bibehålla 96 % nöjda deltagare Bibehålla 96 % nöjda deltagare Vi fyller inte platserna Samtliga platser är fyllda Samtliga platser är fyllda Kommentar: Vid förra mättillfället (läs deltagarenkät) hade vi 0 % missnöjda deltagare. Ny deltagarenkät är planerad till april 2017.

17 bilaga 4 MEDARBETARE Vår ambition är ett ständigt förbättrat arbete och att leva och praktisera det grundläggande i vår värdegrund Respekt för människan-team Grimslöv/Trygghet Empati -Ansvar- Meningsfull kunskap i hela verksamheten och alla dess delar. Målet är också att få ökad kännedom om förståelse för varandras arbete. Mål Styrtal Nuläge Mål 2017 Långsiktigt mål Medarbetare Vår förståelse för varandras vardag och mer samspel Upplevt behov av ökad förståelse, mer samspel och perspektivutbyte Vår upplevelse av förståelse och samspel i vardagen har ökat Alla upplever förståelse för varandra och samspelar i vardagen Datorarbetsplatser är ergonomianpassade och förbättrad internetuppkoppling Bristande anpassning och uppkoppling Utökat antal anpassade datorarbetsplatser och förbättrad uppkoppling Alla har fått möjlighet att ergonomianpassa sin datorarbetsplats och vår internetuppkoppling är förbättrad och tillräcklig Kommentar: Vår gemensamma lokala värdegrund är nu implementerad. På gemensamma möten har vi berättat för varandra om verksamhetsupplägg, visioner, planer, intervjuförfarande, frågestund med mera för att öka förståelse för varandras arbete. Dessutom har vi delat med oss av konferensdeltagande och kompetensutveckling. Vi upplever en ökad förståelse för varandra och alla som önskat har fått mer ergonomianpassade arbetsplatser.

18 bilaga 4 SJUKFRÅNVARO GRIMSLÖV (I PROCENT AV ORDINARIE ARBETSTID) Sjukfrånvarodagar (kort lång) per snittanställd 1 Jan-mars 2017 Jan-mars 2016 Centrum Tot dgr. > 14 dgr. Tot dgr. > 14 dgr. GFH Folkhögskolan Grimslöv 5,3 0,7 4,6 1,1 0,6 0,5 Region Kronoberg tot. 5,4 1,6 3,7 4,8 1,3 3,5 Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Jan-mars 2017 Jan-mars 2016 Centrum Tot. K. M. Tot. K. M. GFH Folkhögskolan Grimslöv 7,6 5,7 12,0 2,5 3,1 0,6 Region Kronoberg tot. 6,8 7,5 4,1 5,9 6,4 4,3 1. Antal anställda 2 GFH 2017 mar 2016 mar 2015 mar A1 Ledningsarb A3 Administratörsarb E1 Soc o kur arb F1 Skol- kult- o fritidsarb G3 Köks- o måltidsarb G4 Lokalv, tvätt o vaktm Kommentar: Sjukfrånvaron totalt ligger högre än snittet för hela Region Kronoberg, främst beroende på två långtidssjukskrivningar som starkt påverkar vår relativt lilla enhet. En av de sjukskrivna är nu tillbaka i arbete på 75%. Personalbefrämjande åtgärder fortsätter löpande. All personal erbjuds 4 massagetillfällen under våren Genomsnittligt antal anställda under vald period = anställningsdagar för samtliga anställda som ingår i urvalet/antal kalenderdagar under perioden. Ingen hänsyn tas till anställningens sysselsättningsgrad 2 Antalet anställda avser antalet tillsvidare- och visstidsanställda registrerade i Personec P den sista dagen i månaden.

19 bilaga 4 VERKSAMHETSUTVECKLING Det dagliga arbetet ska kännetecknas av en positiv anda, där all personal bidrar till helheten, samt att all personal verkar för ett gott värdskap och bemötande. Alla deltagare ska uppleva att de är nöjda med helheten. Verksamhet utöver kärnverksamheten ska utvecklas och förutsättningar skapas för människor som behöver speciella satsningar för att komma vidare till studier eller arbete. Vi vill förbättra och utveckla dialogen och utbytet med omvärlden, lokalt/globalt. Följande frågor försöker vi alltid ha i åtanke för att bibehålla en god kvalité och förbättringspotential: Gör vi rätt saker? Gör vi saker på rätt sätt? Verksamhet utöver kärnverksamheten fortsätter i form av två nya utbildningar Berg- & Forsguide samt Safari- & Vildmark. Vi har arbetat vidare med att skapa förutsättningar för människor som behöver speciella satsningar för att komma vidare till studier eller arbete. Bland annat erbjuder vi Studiemotiverande folkhögskolekurs (SMF), där målgruppen är personer som stått utanför utbildning eller arbetsmarknad under en längre tid. Den andra stora satsningen är Etableringskurs för personer som fått uppehållstillstånd men saknar kunskaper såväl i svenska som i hur arbetsmarknaden fungera i Sverige. Båda satsningarna har gett tillfredställande resultat vilket bekräftas av både deltagare och Arbetsförmedlingen. En ny uppdragsutbildning Svenska från dag ett är en satsning som genomför i samarbetet mellan folkhögskolorna och Migrationsverket. Totalt är 11 deltagare inskrivna i kursen. Mål Styrtal Nuläge Mål 2017 Långsiktigt mål Verksamhetsutveckling Fortsätta utveckla sammanhängande och samarbetande delenheter Fler kontaktytor mellan olika yrkeskategorier behövs för att skapa ökad förståelse och samspel Vi har skapat förutsättningar för att alla upplever ökad förståelse för varandra och samspelar i vardagen, ex att schemabrytande aktiviteter fungerar Vi har skapat förutsättningar för att alla upplever en utökad förståelse för varandra och samspelar i vardagen Utveckla digitalt system för att anmäla övernattning på internat Utveckla användning av IKT i undervisningen Inget digitalt system Digitala läromedel och IKT lösningar används, men behöver utvecklas Digitalt system, Schoolsoft Ökad kunskap om hur IKT kan användas i undervisningen Fullt fungerande digitalt system Adekvat användning av IKT har utvecklats och används

20 bilaga 4 Kommentar: Vår gemensamma lokala värdegrund är nu implementerad. All personal och ledningsgruppen har arbetat dels med deltagarenkätresultat och en kommande handlingsplan, dels med konsekvenserna efter att Ekhagen kurs och konferens har hyrts ut till Alvesta kommun. Arbetet med att hitta kompensatoriska lösningar istället för Ekhagen och för tillfälliga övernattningar fortsätter. Förbättrings- och utvecklingsåtgärder när det gäller marknadsföring och antagningsprocess är framtagna på lärarmöte. På gemensamma möten har vi berättat för varandra om verksamhetsupplägg, visioner, planer, intervjuförfarande, på g, hur man arbetar kombinerat med frågestund. Dessutom har vi delat med oss av konferensdeltagande och kompetensutveckling. Vi har ansökt om och blivit beviljade bidrag från SPSM Specialpedagogiska skolmyndigheten för att utveckla folkhögskolans lärmiljö för personer med funktionsvariationer. Vårt projekt Hen kan inte läsa, verktygslådan är inte komplett riktar sig till personer med läs- och skrivsvårigheter/dyslexi. Bidragsbeloppet uppgår till kronor. Allmänkurs lärare, vår kurator, samt lärare som har hand om Etableringskursen, kommer att arbeta med projektet. Biträdande rektor är projektledare och huvudansvarig. Syftet är att utarbeta adekvata pedagogiska metoder för att stödja och hjälpa personer med läs- och skrivsvårigheter/dyslexi. Fortsatt arbete med Folkhögskolesatsningarna SMF, Etableringskurs och Svenska från dag ett. Vi är oerhört tacksamma, glada och stolta att Ingvar Kamprad på sin 90-åriga födelsedag den 30 mars, valt att genom Familjen Kamprads stiftelse försorg, ge oss på Grimslövs folkhögskola ett bidrag på kr. Bidraget har vi använt så att den kommer alla våra studerande och vår undervisning till del över en längre tidsperiod. Vi har skapat en egen friluftsbas/uteklassrum i skolans lummiga parkatmosfär, en friluftsbas som kommer att kunna nyttjas 24 timmar om dygnet. (Möjlighet att boka uteklassrummet digitalt finns) En minnesplatta påminner alla besökare om hur friluftsbasen tillkom och varifrån medel sköts till. Våra deltagare på KHD och etableringskursen har tillsammans byggt ett hönshus. De första hönorna kommer till oss någon gång efter påsk. Övergång från vår folkbildningsplattform till Schoolsoft har startat. Samtidigt går all personal över till att använda Outlook som grundmail utåt. (FirstClass läggs ner sista juni 2017)

21 bilaga 4 EKONOMI Verksamhetskvaliteten upplevs som fortsatt stabilt hög och det är givetvis glädjande! Kontroll över både utgifter och inkomster är alltid av stor vikt, något som vi försöker prioritera och samtidigt balansera vs hög kvalitet för att på så vis ge förutsättningar för ett nollresultat. Styrtal Nuläge Mål 2017 Långsiktigt mål Ekonomi Nollresultat i bokslut Har en hållbar ekonomi i nuläget. Vi lever ett år i taget. Uppnå ett nollresultat Uppnå ett nollresultat Riktvärde för deltagarantagning läsåret Vi har inte fullt ut klarat alla riktvärden Uppfylla 95 % av alla riktvärden Uppfylla 100 % av alla riktvärden Kommentar: Utfall än bättre än enligt plan. Ekonomin ser i nuläget stabil ut och utfallet jämfört med budget vid årets slut blir med största sannolikhet positivt. Stabiliteten beror främst på ett excellent arbete med uppdragsutbildningar som biträdande rektor utför tillsammans med personal och vår uthyrning av Ekhagen Kurs & Konferens. Flera oberoende ekonomiska ben att stå på, säkerhetsställer stabiliteten. Antal deltagare har minskat något jämfört med höstterminstarten 2016 och det ser vi också på internatet där vi i nuläget har 10 lediga rum. Resultat Grimslöv Resultaträkning exkl proj Ackumulerat mars 2017 Rullande Årsbudget Prognos (tkr) Utfall Ack Budget Ack Differens 12 mån 2017 Budgetavv. Skoldelen , ,7 567, , ,4 Internat 204,9-28,1 233,0 312,7-147,4 Restaurang -1,2-145,6 144,5-103,7-638,8 Ekhagen 376,0 379,5-3, , ,9 Totalsumma , ,0 941, , ,7 0 e.u Uffe Tannerfalk Rektor Grimslövs folkhögskola

22 bilaga 5 Ekhagen Kurs och Konferens 1.1 Bakgrund Ekhagen Kurs och Konferens har under 2016 varit uthyrt till Alvesta kommun som HVBhem. HBV-verksamheten och dess ungdomar har under december 2016 flyttats till Alvesta. Alvesta kommun har nyligen meddelat att de ganska omgående fortsätter med verksamhet på Ekhagen under 2017, i form av boende för nyanlända familjer. Hyreskontraktet sträcker sig i nuläget över Vår bedömning är att Ekhagen Kurs och Konferens inte kan användas till någon av skolans egna verksamheter i nuvarande skick utan renovering. Beslut från styrelsemöte : Styrelsen beslutar att överskott som Grimslövs folkhögskola redovisar vid bokslut 2016, skall om möjligt avsättas till inventarier, renovering och lokalanpassning av Ekhagen, för att därmed möjliggöra en nystart av verksamheten. *kommentar Beslut att rektor ges i uppdrag att utreda och ta fram ett beslutsunderlag kring Ekhagens framtid och verksamhetsinnehåll. * GFHS ska visa på driftsöverskott för 2016 och 2017 och då avsätts i förslaget till fastighets investeringsram för 2018: 6 mkr. 1.2 Deltagare vid framskrivning av beslutsunderlag Uffe Tannerfalk, rektor Grimslövs folkhögskola Alexander Hohenthal, ansvarig chef för Ekhagen Kurs och Konferens Sirpa Gladenbring, biträdande rektor Grimslövs folkhögskola Lena Eriksson, ekonomichef Regional utveckling

23 bilaga Resultaträkning Ekhagen Kurs och Konferens, Budget 2018, alternativa beräkningar Alt konferens/boende Alt Pedagogisk verksamhet Alt försäljning 331BB Försäljning av utbildning , , Hyresintäkter - lokalhyror , Hyresintäkter - rumsuthyrning , Inackordering-elever , , Försälj - kosttjänster , , övr tjänster ,00 4 Personalkostnader Summa , , Övrigt material , ,00 646BB Förbrukningsmaterial , , Tvätt-o underhkostn-övr textil , ,00 693BB Information o reklam , ,00 711BB Kontorsmateriel , , Mobiltelefonavgift , , Datakommunikationskostnader , ,00 759BB Övriga främmande tjänster , ,00 Eriksson Lena LK ekonomiavdelningen: Folkhögskolespåret baserat på 8 deltagare á 1000:-/dag Eriksson Lena LK ekonomiavdelningen: Engångsintäkt som är uppskattad vid försäljning i bef skick. Resultat , , ,00

24 bilaga 5 Beskrivning av tre olika alternativ 1.4 Alternativ Konferens med boende Ekhagen Kurs och Konferens utvecklas som konferenscentrum för Region Kronoberg. Alternativet innebär en besparing på sikt, eftersom Region Kronobergs samlade konferenskostnad beräknas minska samt att Konferenscentret blir en kompetensresurs för Region Kronoberg. Alternativet kräver: - En storskalig renovering, nyanställning av konferenspersonal och en bred och djup marknadsföring samt någon form av säkerhet så att Region Kronoberg lägger merparten av sina konferenser med boende på Ekhagen. - Nytt bygglov. - Nytt tillståndsbevis för hotell- och pensionatsrörelse. - Brandskyddshöjande åtgärder. De åtgärder som gjordes inför uthyrningen till Alvesta kommun var upp till verksamhetsklass 3 B, vilket innebär gemensamhetsboende. För att brandskyddsmässigt komma upp till konferens/hotellverksamhet (verksamhetsklass 4) krävs bland annat åtgärder i ventilationssystemet. Brandspjäll monteras då i ventilationssystemet till varje brandcell och även åtgärda behov av att förstärka någon brandcellsgräns. Vi bedömer att löfte om avsättning av 6 miljoner i fastighets investeringsram för 2018, inte kommer att räcka fullt ut för en fullödig och högkvalitativ konferensanläggning och att Region Kronoberg därför inte kommer att lägga sina konferenser i den utsträckning som behövs för att både hålla budget och erbjuda ett konkurrenskraftigt konferensalternativ.

25 bilaga Alternativ Pedagogisk verksamhet Ekhagen används dels som kurs- och konferensanläggning i mindre omfattning och som undervisningslokal med möjlighet till boende för deltagare m.fl. Folkhögskolan erbjuder dagskonferenser för både huvudman samt andra kunder. Kvar finns flexibiliteten, den stabila ekonomin och möjligheten till: - Folkhögskolespåret för ungdomar från andra kulturer/ensamkommande ungdomar från 18 år. - Att uppfylla huvudmannens behov, omgivande kommuners behov samt statens behov av uppdragsutbildning i form av rehab, etablering och studiemotiverande folkhögskolekurs. - Utökning av språkkurser för sjukhuspersonal, inklusive boende. - Att vara en dagkonferensresurs för hela Region Kronoberg. - Utveckling av internat/boendedelen. Alternativet kräver: - Mindre investering/lokalanpassning än om man använder Ekhagen till regelrätt konferensanläggning, enligt alternativ Nytt bygglov. - Nytt tillståndsbevis för hotell- och pensionatsrörelse. - Brandskyddshöjande åtgärder. De åtgärder som gjordes inför uthyrningen till Alvesta kommun var upp till verksamhetsklass 3 B, vilket innebär gemensamhetsboende. För att brandskyddsmässigt komma upp till konferens/hotellverksamhet (verksamhetsklass 4) krävs bland annat åtgärder i ventilationssystemet. Brandspjäll monteras då i ventilationssystemet till varje brandcell och även åtgärda behov av att förstärka någon brandcellsgräns. Vi bedömer att alternativ 1.5 är det som mest berikar den regionala utvecklingen samt befrämjar folkhögskolans framtida utvecklingsmöjligheter.

26 bilaga Alternativ Försäljning Ett av folkhögskolans viktigaste ben, Ekhagen Kurs och Konferens, fortsätter inte sin verksamhet och Ekhagen säljs och läggs ned. Folkhögskolan mister stora delar av sin flexibilitet och stabila ekonomi och kan inte: - Erbjuda folkhögskolespåret för ungdomar från andra kulturer från 18 år, fullt ut. - Möjliggöra för huvudmannens behov av uppdragsutbildning/språkutbildning, omgivande kommuners behov samt statens behov av uppdragsutbildning. - Utöka språkkurser för sjukhuspersonal, inklusive boende. - Vara en konferensresurs för hela Region Kronoberg. - Utveckla internatets yta och boende. Vi bedömer att alternativ 1.6 kommer att begränsa folkhögskolans framtida utvecklingsmöjligheter och möjligheter att prestera ett positivt årsbokslut. De flesta folkhögskolor som idag är framgångsrika på flera olika områden har någon form av Kurs- och Konferensanläggning. 1.7 Förslag till kommande styrelsebeslut utifrån underlag ovan: Att Grimslövs folkhögskolas styrelse tar beslut om att genomföra alternativ 1.5 Pedagogisk verksamhet för Ekhagen Kurs och Konferens. Klart och färdigställt 14 månader efter hyresavtalets uppsägning. e.u Uffe Tannerfalk Rektor Grimslövs folkhögskola

27 bilaga 6 Internkontrollplan Grimslövs folkhögskola Uppföljning Process/System/ Rutin/Aktivitet Kontrollmoment (Utifrån risk/svarar på risk) Risk- bedömning Kontrollmetod (omfattning och frekvens) Kontrollansvarig Resultat uppföljning (Är kontrollmomentet uppfyllt, Ja/Nej) Avvikelse (Fylls i vid Nej i Resultat uppföljning) Invånare/elev Måluppfyllelse - klarade studier inom föreskriven ram Säkerställa att rutin för statistik måluppfyllelse/individuell studieplan följs 8 Uppföljning av rutin statistik måluppfyllelse/individuell studieplan en gång per termin Kursansvarig Ja Kommer att ligga i Schoolsoft R3 Kompetensförsörjningsprocess Säkerställa uppföljning av kompetensutvecklingsplan, rutin kursansvarig samt inlämning av individuell fortbildning 8 Uppföljning och kontroll efterlevnad av kompetensutvecklingsplan, rutin kursansvarig samt inlämning av individuell fortbildning en g/termin Biträdande rektor Ja Individuell plan lämnas och plan ligger i kalendariet R3 Medarbetare Ändamålsenlig rekryteringsprocess Säkerställa en ändamålsenlig rekryteringsprocess och rutiner utifrån verksamhet 12 Uppföljning och kontroll efterlevnad av handlingsplan för rekrytering och introduktion följs en gång per läsår Rektor och biträdande rektor Ja Rutiner finns Lärar- och kock är bristyrken R4 Arbetsmiljö Säkerställa en god arbetsmiljö/personalhanterin g 8 Stickprov av genomförda uppföljningssamtal samt uppföljning/handlingsplan medarbetarenkät en g/år Rektor och biträdande rektor Ja R5

28 bilaga 6 Rutin för hot och våld Säkerställa att aktuella handlingsplaner även omfattar personal 8 Översyn av handlingsplaner för hot- och våld ska omfatta alla Rektor och biträdande rektor Ja R8 Verksamhetsutveckling Antagningsprocessen inklusive intervjuer på plats Söktryck Kontrollera att söktrycksstatistik förs och att intervjuer görs och att antagningsprocessen flyter på 8 Uppföljning antagningsprocess Kontroll av söktrycksstatistik och antagningsprocess Rektor och biträdande rektor Ja, inklusive marknadsföringsdialog och insatser R2 Ökat söktryck främst på allmän kurs Kontrollera söktrycksstatistik 8 Uppföljning söktrycksstatistik en gång/mån under maj, juni och augusti Rektor och biträdande rektor Nej, inget ökat söktryck Ja, uppföljning är gjord R1 Avvikelsehantering i Synergi Säkerställa avvikelsehantering i Synergi 8 Uppföljning av chefers utbildning och rapporterade avvikelser i synergi en gång per termin Rektor och biträdande rektor Ja R6 Krisplan Grimslövs folkhögskola Säkerställa att den krisplan som finns är aktuell, implementerad och känd 12 Kontrollera att genomgång av krisplan har skett Uppföljning en gång per termin. Kontrollera att övning av aktuell personal har skett. En gång per läsår. Rektor och biträdande rektor Ja R7