Instrument och steriltekniker utbildningen. Sollefteå Lärcenter 300 YH p, Författare: Annette Börjesson. Handledare: Maria Hansby

Transkript

1 Hur vi kan skapa bra rutiner och god kommunikation när det gäller T-DOC systemet och dess kodetiketter när de används till kunderna utanför den egna enheten. Instrument och steriltekniker utbildningen Sollefteå Lärcenter 300 YH p, 2011 Författare: Annette Börjesson Handledare: Maria Hansby

2 Sammanfattning Examensarbete i kurs Instrument- och steriltekniker, 300 YH poäng Författare: Annette Börjesson Antal sidor: 16 Titel: Hur vi kan skapa bra rutiner och god kommunikation när det gäller T-DOC systemet och dess kodetiketter när de används till kunderna utanför den egna enheten Handledare: Maria Hansby Datum: Bakgrund På Instrumentcentralen (IC) på Kärnsjukhuset i Skövde (KSS) får vi idag dåligt gensvar av våra externa kunder i fråga om tillbakaskickande av de streckkodlappar, som rör instrument som returneras för packning och sterilisering. Detta medför mycket extraarbete för oss, vilket vi behöver komma till rätta med då det är hög arbetsbelastning på IC. Tiden behöver vi ha till instrumentvård och fokusering på att göra ett bra arbete. Syfte och Mål Jag vill genom bättre kommunikation mellan Instrumentcentral och kunder öka förståelsen för våra respektive arbeten. Beskriva streckkodlapparnas betydelse och vad vi gör med T-DOC etiketternas koder och få reda på hur våra kunder handskas med dem. Dessutom arbeta fram ett informationsblad till kunderna, med manual för att arbeta säkert och på ett standardiserat sätt. Samt ett formulär för skriftlig kontakt mellan oss och kunden där information om nya instrument, instrument till slip, reparation eller när de skall kasseras kan preciseras. Metod Genom enkät utskickad till kunderna utanför KSS för att få reda på om de förstår innebörden med T-DOC etiketterna och deras små kodlappar. Resultat Projektarbetet visar att returkodlapparna försvinner i hanteringen hos kunderna. Så därför behöver kunderna känna till mera om T-DOC etiketterna så ett informationsblad med förklaringar skickas ut. 1

3 Innehållsförteckning Sida Sammanfattning 1 Bakgrund 3 Syfte och Mål 5 Metod 6 Resultat 6 Diskussion 6 Källförteckning 9 Bilaga 1 8 Bilaga 2 9 Bilaga 3 10 Bilaga 4 13 Bilaga

4 Bakgrund Instrumentcentralen (IC) på Kärnsjukhuset i Skövde (KSS), ligger i direkt anslutning till Centraloperation (C-op.), På IC tar personalen hand om operations instrumentarier och ansvarar för disk-desinfektion, packning och ny steriliseringsprocess. IC har 10 stycken diskdesinfektorer, 3 stycken autoklaver och 1 Sterrad. Personalbemanningen på IC består dagligen (vardagar) av 6-7 anställda, alla undersköterskor och en sektionsledare som är operationssjuksköterska. Ingen bemanning av IC finns på nätter eller helger. Operationsavdelningens personal tar då i mån av tid hand om instrumentarier som använts. C-op. med tillhörande IC har 18 operationssalar. Salarna anpassas efter daglig elektiv verksamhet, med ortopedi, kirurgi, urologi, gynekologi, öron samt fristående ögonklinik. Operation är bemannad hela dygnet, jourtid för akutverksamhet. Det görs ca 1000 ingrepp varje månad (inkluderat alla månadens dagar) eller ca ingrepp vardagar, resterande sker under jourtid. IC på KSS använder sig av det PC-baserade systemet T-DOC 2000 som utvecklats av Getinge IT solutions (källa 1) och är skapat för att sköta all instrumenthantering från sterilcentral till kund och tillbaka. Systemet dokumenterar och kvalitetssäkrar hanteringen av sterilgods och är en förutsättning för att kunna arbeta enligt SOSFS 2005:12, kap 4 8 (källa 2). T-DOC är ett spårbarhetssystem för operationsinstrumenten vilket innebär att historiken för varje instrument kan dokumenteras under hela dess livslängd. I nov-1999 införde IC dessa dataskrivna etiketter med tillhörande streckkoder för att få kontroll över operationsavdelningens antal instrument av samma artikel. Alla artiklar, enskilda instrument och sammansatta operationsgaller fick ett eget nummer. Operationsgaller fick specifika nummer. Även de externa kundernas artiklar innefattades i T-DOC systemet. Efter några år vidareutvecklades systemet med att efter produktnumret sätta ett A = (extern kund) för att kunna skilja på op-avdelningens instrument och instrumenten från kunderna när vi arbetade i T-DOC. Senare beslutades att en av streckkodslapparna skulle tas bort på de externa kundernas etiketter. Detta för att förenkla hanteringen för dem (de förstod inte innebörden med dubbla streckkoder). Kunderna sparade dessa streckkoder och skickade med dem vid ett senare tillfälle, vilket då skapade ytterligare problem. (Koden är dubblett och den ena skall användas vid patientdokumentationen) den kan alltså endast användas en gång i T-DOC systemet. På op-avdelningen används båda streckkoderna. En streckkod sätts på 3

5 patientjournalen och den andra skall tillbaka till IC, som då får efter skanning ut en ny instrumentetikett. En personal är stationerad i diskrummet för att ta hand om allt odiskat gods från operationsavdelningen samt även gods från våra kunder utanför avdelningen. De är allt från mottagningar och avdelningar på KSS till Mödravårdscentraler och Vårdcentraler runt om i Skövde samt angränsande kommuner. Tillsammans är det 88 kunder. Vår avdelning diskar om allt gods från de externa kunderna för att kunna försäkra oss om att rengörings och desinfektionsprocessen är godkänd. Men allt skall vara diskat en första gång hos kunden. Då godset anländer till oss registreras instrumentens streckkoder på en så kallad diskbricka, med hjälp av en handskanner. Bricka med streckkod som är ett första steg att sammankoppla diskmaskinerna till T-DOC systemet, men även så inte kontaminerade returlistor med koder behöver tas med in i packrummet. I största mån kontrolleras antal instrument mot kodlapparna, det är här de första problemen börjar. På listan som kommer från kunden finns de flesta koder med, men många gånger fattas koderna och det är istället tillskrivet för hand att koden fattas. Vi kan då med hjälp av T-DOC systemet skriva in så kallade kommentarer att koden fattas (den som vid packning skannar för ny etikett får den kommentaren). Men i vissa fall är det så mycket information vi behöver förmedla att det sparar tid att läsa direkt på listan och då ta med den in till packrummet (bilaga 2). När man senare vid packning får gå via datorn och göra justeringar, finns det i systemet fler enheter alltså fler instrument än i verkligheten. Och när man efter det får ta fram kundnamn och instrumentnamn i pärm för att få ut ny etikett bryter man dessutom instrumentets historik och spårbarheten i T-DOC. Morgonens arbete på IC består av att ta hand om det gods som finns kvar sedan gårdagen och natten. Dessutom iordningställande av de egentillverkade artiklarna för op-avdelningens produktion. Produktionen är hög på operationsavdelningen och då det införts tidigarelagda 4

6 operationsstarter kommer gods som skall omhändertas tidigare till IC. Ofta måste det gods som kommer från operation genom processen så fort det är möjligt för att samma instrumentarier åter skall användas samma dag. Det är alltså redan tidigt på dagen högt arbetstempo på IC. Så vikten av fokusering är hela tiden stor för att hålla hög kvalitet på arbetsuppgifterna. Då vi idag får dåligt gensvar av våra externa kunder ifråga om tillbakaskickande av de streckkoder som instrumenten är märkta med, känns detta arbete angeläget. T-DOC koderna är en viktig del i sammanhanget för returnering (avskanning) och skapande av nya etiketter, då instrumenten efter diskning och desinfektion paketeras och märks för vidare autoklavering och åter skickas ut till kunden. Detta för att vi skall kunna spåra och dokumentera processerna. Så vad gör vi med T-DOC etiketternas streckkoder och hur handskas våra kunder med dem? Streckkoderna är vårt arbetsverktyg och fungerar för kunden som kvitto på att instrumenten lämnats hos IC. Vi vill ju kunna bibehålla hög kvalité på T-DOC systemet och säkerställa hantering och spårbarhet. Det tar mycket tid i anspråk som vi istället behöver ha till annat arbete, såsom instrumentvård för att förlänga instrumentets livslängd, funktion och kvalité. Syfte Att fortsättningsvis kunna ge kunderna bra service med säker och god hantering och samtidigt förbättra och effektivisera arbetet men ändå bibehålla kraven enligt standarden i vårt kvalitetssäkerhetssystem och spårbarheten av produktfamiljerna i T-DOC. Här kommer även den ekonomiska aspekten in. Bättre kommunikation mellan instrumentcentral och kunderna ökar förståelsen för våra respektive arbeten. På så sätt får vi mera tid för skötsel och kvalitativt omhändertagande av kundernas instrument. Och dessutom minimeras det merarbete som dagens situation ger oss. Mål Att arbeta fram ett utformat informationsblad till kunderna, med manual för att arbeta säkert och på ett standardiserat sätt. Dessutom ett blad med bild och förklaringar vad informationen på etiketterna betyder. Samt ett formulär för skriftlig kontakt mellan oss och kunden där information om nya instrument, instrument till slip, reparation eller när de skall kasseras kan preciseras. Inriktningen blir i första hand på kunder utanför KSS. De kunder vi har på KSS kan vi nå för information via Skaraborgs sjukhus (SKAS) intranät och personlig kontakt då de finns i samma byggnad som oss. Metod Genom att skicka ut en enkät till kunderna. (Som ska fungera som underlag för formuläret). Inriktningen blir på de externa kunder som ligger utanför KSS, alltså Vårdcentralerna, 5

7 Mödravårdscentralerna mm, de är 20 stycken kunder. Genom den enkät, där kunderna får svara på några frågor för att få reda på om de förstår innebörden av etiketternas information och deras små streckkoder. Även några frågor angående vår service och om det är något de vill veta mer om eller ändra på. Resultat Enkäten skickades ut i juni och svar inkom av alla kunder fram till slutet av augusti. Redovisar här frågor och svar från den (bilaga 3). 6 stycken kunder ville veta mera, 5 kunder vill inte ha mer information och resterande kunder svarade inte på den frågan, men förståelsen för etiketterna behöver förtydligas för alla kunder. Som väntat angående hanteringen av kodlapparna, att de slängs eller kommer bort av misstag när det är mycket personal som handskas med instrumenten. Orsaken är stress, bristfällig förståelse/okunskap om kodlapparna eller akuta situationer. Slutsats och diskussion Därför behövs mer information skickas ut till kunderna om vad uppgifterna på etiketterna betyder, och för att förstå betydelsen av att de kommer tillbaka med instrumentet som ett kvitto på återlämnande på IC. Så jag följer upp med att skicka ut redogörelsen av enkäten till kunderna, och kompletterar med informationsblad med förslag på hur de kan arbeta på ett rutinmässigt sätt (bilaga 4). De får även bild på en etikett med förklaringar vad informationen betyder (bilaga 1). Dessutom det blad (som de får kopiera) där kunderna kan fylla i om de har nya instrument, eller något instrument behöver åtgärdas och av vilken anledning (bilaga 5). Framtiden får utvisa om vi får gensvar och om förståelsen för våra respektive arbetssituationer blir förbättrat så vi kan effektivisera arbetet för både IC och kunder. Vi kommer att arbeta för att vi skall behålla T-DOC systemet på den höga kvalitetsnivå vi står idag. Jag vill tacka Caroline Stenlund, alla arbetskompisar och min handledare Maria Hansby för stöd och uppmuntran under denna tid. Annette Börjesson

8 Referenser och Källor 1) 2) SOSFS 2005:12 kap Caroline Stenlund sektionsledare, IC KSS (carolie.stenlund@vgregion.se) Bilagor 1) T-DOC etikett externa kunder 2) 2 stycken returlistor 3) Redovisning enkät 4) Instruktion för handhavande för extern kund 5) Lista instrument för åtgärd 7

9 Bilaga 1 T-DOC etikett med förklaringar av informationen på den 8

10 Bilaga 2 Exempel på returneringslistor till IC 9

11 Bilaga 3 Redogörelse av frågor och svar i enkäten utskickad till externa kunder utanför KSS som anlitar Instrumentcentralen på KSS. Enkäten skickades ut till 20 stycken kunder och svar inkom av alla tillfrågade. Är det rätt uppgifter angående instrumentens namn på T-DOC etiketterna? Alla tycker det står rätt instrumentnamn. Vet ni vad de olika uppgifterna på kodetiketten används till? Ja Nej 8 11 Skulle ni vilja veta mera om kodlapparna? Ja Nej

12 Vilka är de troligaste orsakerna till att streckkoderna ibland inte kommer med tillbaka med instrumentet till Instrumentcentralen? De flesta kunder meddelar att förpackningar med koderna slängs av misstag i soporna. Orsak kan vara stress, läkarna på mottagningarna hämtar själva instrument eller att det är många involverade i hanteringen. Koderna bli nedsölade vid akuta situationer. Hur tycker ni utformningen är av listan för returetiketterna? Alla kunder tycker den är bra. Fick ni bra information av IC när ni var nya som kund? Sammantaget fick alla bra information, i en del fall fick de information av arbetskollegor. Upplever ni att det är mycket fel när godset kommer från IC? 11

13 Nej, hade inträffat någon enstaka gång svarade några. På frågan om de kontrollerar instrument och följesedel när de tar emot det sterila godset? Ja Nej 19 0 Alla kunder kontrollerar följesedel och instrument. Vad tycker ni om den totala servicen? De fick skriva egna kommentarer. De allra flesta tycker servicen är jättebra och de får ett trevligt bemötande och bra hjälp då de kontaktar IC. Några tyckte det var för lång hanteringstid innan de får tillbaka instrumenten. Många var väldigt nöjda. 12

14 Bilaga 4 Informationsblad för våra externa kunder som lämnar instrument för ny sterilprocess hos Instrumentcentralen på KSS. Hej! Här kommer en instruktion och förklaring för arbetssätt när ni handskas med instrument med tillhörande kodlappar som ni skickar till IC för packning och sterilisering. Informera gärna om arbetsrutinerna på enhetens APT eller liknande och glöm inte läkarna och nyanställd personal. När instrumenten har varit hos oss kommer de till Er med en tredelad etikett. På nästa sida finns en bild på en etikett med tillskrivna förklaringar vad uppgifterna betyder. På den stora etikettdelen står instrumentnamn och det produktnummer som instrumentet har i datorn. Under det står kundnamnet. Sedan finns det specifika enhetsnummer varje instrument får. Enhetsnummer och produktnummer finns även på kodlappen. Sedan kan man se vem som packat = signatur, packdatum och utgångsdatum. Den lilla delen längst ner till vänster är den returetikett med streckkod som skall med instrumentet tillbaka för avskanning hos oss. Den är vårt arbetsverktyg och fungerar för er som ett kvitto att ni lämnat instrumentet hos oss. Alla instrument el. instr.set har ett specifikt enhetsnummer som följer med instrumentet genom hela processen. Koden måste returneras i vårt system när vi tar emot instrumentet, annars tas instrumentet för sterilt i T-DOC systemet som då registrerar att ni har fler instrument än det i verkligheten är. Denna returnering genererar, vid nästa skanning (som görs av den som paketerar instrumentet) en ny etikett med nytt enhetsnummer. Vi kan med hjälp av datorn gå runt systemet och göra nya instrumentetiketter men det blir helt missvisande hur verkligheten ser ut. Dessutom följer vi inte det uppsatta kvalitetssäkringssystem som avdelningen beslutat angående spårning och dokumentation. Vi vill använda vår arbetstid till instrumentvård, och minimera det merarbete som dagens situation medför. När ni får sterila instrument från IC kontrollera alltid instrument mot medföljande följesedel. 13

15 Här kommer exempel på hur ni kan arbeta. När ni använder instrumentet eller instr.setet låt förpackningen följa med instrumentet hela tiden, så att ni efter användning kan lägga tillbaka instrumentet i förpackningen. Då kan kodlappen klistras upp på returlistan när instrumentet läggs i diskdesinfektorn. Eller lägg alla förpackningar med streckkod på ett ställe och klistra alla kodlappar samtidigt. Släng inga förpackningar innan koden tagits av. Eller diskutera fram ett eget arbetssätt för just Er enhet, men kravet är att det blir en rutin för alla. På instr.seten där det finns en instrumentlista kontrolleras antal instrument mot denna. Spara den och skicka med för returnering på IC, streckkoden finns på denna lista så kodetiketten för dessa behöver inte med tillbaka. Kontrollera särpackade instrument mot kodlapparna så namn och antal stämmer. Ta gärna kopia på vad ni skickat till oss, så kan ni kontrollera när instrumenten kommer tillbaka. 14

16 Bilaga 5 15