InsureSecs administrationsverktyg för försäkringsbolag

Transkript

1 Gäller från Globalanvändare InsureSecs administrationsverktyg för försäkringsbolag INNEHÅLL Kort om användartypen 2 Egen personal certifiering av försäkringsbolagsanställda 3 Lägg till anställda i personallistan 3 Ändra en anställds uppgifter 4 Avsluta anställningsrelation 4 Sök och filtrera personallista 5 Exportera personallista till Excel 5 Förmedlare bevaka försäkringsförmedlare hos InsureSec 7 Bevakningslista 7 Notifiering om förändringar i bevakningslistan 7 Vem kan bevakas? 7 Skapa en bevakning 8 Avsluta bevakning 8 Sök och filtrera bevakningslista 9 Exportera bevakningslista till Excel 10

2 Kort om användartypen Med globalanvändaren kan företag och organisationer kontrollera att de försäkringsförmedlare de samarbetar med är registrerade och licensierade av InsureSec. Försäkringsbolaget informeras också via e-post när förändringar sker rörande bevakade förmedlares registrering eller licens. Se kapitlet Förmedlare bevaka försäkringsförmedlare hos InsureSec. Försäkringsbolag som valt att låta certifiera sin egen personal kan också använda globalanvändaren för att se sina anställdas certifikat. Se kapitlet Egen personal certifiering av försäkringsbolagsanställda. Exempel på globalanvändare: Försäkringsbolag som bara samarbetar med registrerade och licensierade försäkringsförmedlare Försäkringsbolag som certifierat egen personal Ansvarsförsäkringsgivare som har registrering och licens som försäkringsvillkor Sida 2 av 11

3 Egen personal certifiering av försäkringsbolagsanställda På fliken Egen personal kan försäkringsbolaget se vilka anställda som är certifierade eller har bokat tid för test. Sedan hösten 2015 är det möjligt för försäkringsbolag att låta sin personal i förmedlarstödjande roll genomgå certifieringstest hos InsureSec. På sikt kommer försäkringsbolagens rådgivare också kunna certifiera sig via InsureSec. För att kunna certifieras krävs ett användarkonto. InsureSec kan hjälpa dig att skapa dem. För att en person ska kunna genomgå certifieringstest behöver hen ett användarkonto. Om företaget har många anställda som behöver användarkonton för att de ska certifieras kan ni få hjälp av InsureSecs kansli att skapa användarkonton åt dem. Du kan lägga till upp till 60 nya anställda samtidigt. Testa gärna att klistra in direkt från Excel. Lägg till anställda i personallistan 1. Gå till fliken Egen personal 2. Klicka på Lägg till egen personal 3. Fyll i ett eller flera tiosiffriga personnummer (ÅÅMMDD-NNNN eller ÅÅMMDDNNNN) separerade med kommatecken eller blanksteg. Max 60 personnummer kan läggas till på samma gång. 4. Klicka på Skicka kontaktförfrågan Egen personal behöver bekräfta dig som arbetsgivare för att du ska få se deras information. För att du ska få ta del av en anställds relation behöver den anställda bekräfta dig som arbetsgivare. Den anställda bekräftar detta genom att logga in på sitt eget användarkonto hos InsureSec. Att relationen behöver bekräftas beror på hur InsureSecs system är anpassat efter regler om behandling av personuppgifter och delning av information enligt Personuppgiftslag (1998:2014). Sida 3 av 11

4 Anställda som ännu inte bekräftat anställningsförhållandet hamnar i listan under rubriken Avvaktar svar. De läggs också till med ljusrosa bakgrund i personallistan. Du kan avbryta en skickad förfrågan genom att klicka på Sluta vänta eller Avsluta relation. Ändra en anställds uppgifter Eftersom den anställda äger sina egna uppgifter kan du som arbetsgivare inte ändra dem själv. Be den anställda att logga in på Mina sidor och ändra så att uppgifterna är korrekta. Du kan också mejla InsureSecs kansli och be att uppgiften rättas. Avsluta anställningsrelation När någon slutar ska du avsluta anställningsrelationen till denna. Det gör du genom att logga in på Mina sidor och välja Avsluta relation till höger om den anställdas namn (se nedan). Då tas personen bort ur din personallista och du står inte längre som hens fakturamottagare. För att radera ett användarkonto måste personen själv kontakta InsureSecs kansli och begära detta. Sida 4 av 11

5 Sök och filtrera personallista Sökning i personallistan kan göras baserat på namn och personnummer. Sökfälten reagerar också på delar av namn eller personnummer, t.ex. ger en sökning på Anna också träff för Susanna, Sanna och Anna-Karin och på motsvarande sätt för personnummer. Personallistan kan filtreras med ett eller flera villkor för att enkelt se t.ex. vilka personer som är certifierad, vilka som behöver uppdatera sitt certifikat för att motsvara aktuella kunskapskrav eller se vilka som inte har bokat tid. Personallistan kan filtreras baserat på följande egenskaper: Certifikat. Filtret talar om vem som har något certifikat, vem som har ett certifikat som behöver uppdateras eller vem som saknar certifikat. Bokad för kunskapstest. Bokad för kunskapstest svarar på om en anställd har bokat tid för certifieringstest eller kunskapsuppdatering. Klicka på den anställdas namn för att se vilket test som ska avläggas när och var. Exportera personallista till Excel Personallistan kan, filtrerad eller i sin helhet, exporteras till Excel. I Excelexporten visas därefter följande data: Person-/org.nummer. Den anställdes personnummer eller det underliggande företagets organisationsnummer. Typ. FYS markerar fysisk person. JUR markerar att det handlar om ett underordnat företag. Som försäkringsbolag kommer du vanligtvis bara att ha relationer till fysiska personer, dvs. anställda. Namn. Den anställdes eller det underliggande företagets namn. Adress, postnummer och ort. Den anställdes eller det underliggande företagets kontaktpersons adress. E-postadress. Den anställdes eller det underliggande företagets kontaktpersons e-postadress. Sida 5 av 11

6 Relationsform. Anger relation till dig, t.ex. anställd. Relation genom underorganisation. Om någon har en relation till dig via ett underliggande företag visas det företagsnamnet här. Status. Anger personens typ av användarkonto eller, om den anställda är förmedlare, registreringsstatus. Tid bokad för test. Anger den närmast kommande tiden för bokat kunskapstest. Certifikat. Anger certifikat som innehas. Sida 6 av 11

7 Förmedlare bevaka försäkringsförmedlare hos InsureSec Bevakningslista I bevakningslistan som hittas på sidan Förmedlare ges information om bevakade försäkringsförmedlares namn, personnummer, kontaktuppgifter, registreringsstatus, arbetsgivare och licensinnehav. Klicka på en förmedlares namn för att se ytterligare uppgifter, t.ex. förmedlarens aktivitet. Globalanvändaren har också tillgång till de dokument som förmedlaren laddat upp samt de intyg som InsureSec utfärdat. Notifiering om förändringar i bevakningslistan Förändringar i bevakade förmedlares registrering, licensinnehav eller uppgift om arbetsgivare listas på sidan Översikt och på sidan Förmedlare. Notiser på sidan Översikt. Notiser på sidan Förmedlare. Klicka för att se alla notiser. En gång i veckan skickas ett e-postmeddelande till försäkringsbolagets kontaktperson om det skett förändringar. För att se vilka förändringar som skett måste kontaktpersonen logga in på Mina sidor. Notifieringstjänsten listar förändringar rörande bevakade förmedlares registrering (godkänd, inaktiverad, återaktiverad eller avregistrerad), licens (ny eller uppdaterad, eller återkallad) och relation till företag (bekräftad eller avslutad). Vem kan bevakas? För att kunna bevaka en försäkringsförmedlare som är registrerad hos InsureSecs måste du känna till dennes tiosiffriga personnummer. Därför kan du också veta säkert att den förmedlare som bevakas är samma person som du samarbetar med. Det finns inget maxantal för hur många registrerade förmedlare som kan bevakas samtidigt. Att personnummer krävs för bevakning beror, utöver säker identifiering, på att InsureSec, enligt Personuppgiftslag (1998:2014), bara får dela information när det finns ett legitimt syfte att göra så. InsureSec har i egenskap av branschregleringsorgan därför rätt att låta ett försäkringsbolag kontrollera status av en befintlig eller potentiell samarbetspart. Sida 7 av 11

8 Tänk på att Personuppgiftslag (1998:2014) reglerar hur man får hantera uppgifter som ingår i en strukturerad samling av personuppgifter. För att behandling ska vara laglig krävs bl.a. ett legitimt syfte och i de flesta fall att den registrerade har informerats om och samtyckt till behandlingen. Viktigt att också poängtera är att det försäkringsbolag som har en globalanvändare själv ansvarar för att deras egen behandling av personuppgifter är laglig och i enlighet med InsureSecs beskrivning av tjänsten. När ett samarbetsuppdrag eller -avtal avslutas ska bevakning därför avslutas (se Avsluta bevakning). Skapa en bevakning 1. Gå till fliken Förmedlare 2. Klicka på Skapa bevakning 3. Fyll i ett eller flera tiosiffriga personnummer (ÅÅMMDD-NNNN eller ÅÅMMDDNNNN) separerade med kommatecken eller blanksteg. Max 60 personnummer kan läggas till på samma gång. 4. Klicka på Bevaka Dina nya bevakningar läggs därefter till i bevakningslistan. Den som bevakas blir inte meddelad om att så sker. Du kan lägga till upp till 60 nya bevakningar samtidigt. Testa gärna att klistra in direkt från Excel. Avsluta bevakning När ett samarbete med en försäkringsförmedlare upphör eller du av annan orsak inte längre vill bevaka denna ska du avsluta bevakningen. Sök fram personen (se Sök och filtrera bevakningslista) och klicka på Sluta bevaka i högerkolumnen. Om du ångrar dig kan du innan sidan laddas om klicka på Bevaka för att starta bevakning igen. Sida 8 av 11

9 Sök och filtrera bevakningslista Sökning i bevakningslistan kan göras baserat på namn, personnummer, arbetsgivares namn eller arbetsgivarens org. nummer. Sökfälten reagerar också på delar av namn och personnummer, t.ex. ger en sökning på Anna också träff för Susanna, Sanna och Anna-Karin och motsvarande för personnummer. Bevakningslistan kan filtreras med ett eller flera villkor för att enkelt se t.ex. vilka personer som har en inaktiv registrering, vilka som behöver uppdatera sin licens för att motsvara aktuella kunskapskrav eller ta del av uppladdade utbildningsdiplom från tredje part. Bevakningslistan kan filtreras baserat på följande egenskaper: Registreringsstatus. Registreringsstatus talar om huruvida en försäkringsförmedlare har ansökt om och beviljats registrering hos InsureSec. När en registrering beviljats kan den av olika orsaker inaktiveras. Den vanligaste orsaken till att en registrering inaktiveras är att förmedlaren inte längre omfattas av Finansinspektionens tillstånd, t.ex. för att hen byter arbetsgivare eller helt slutar arbeta som försäkringsförmedlare. Registrerad hos InsureSec betyder att en försäkringsförmedlare ansökt om och beviljats registrering hos InsureSec. För att bevilja registrering kräver och kontrollerar InsureSec bland annat att personen omfattas av Finansinspektionens tillstånd för försäkringsförmedlare (som fysiker, anställd i ett förmedlarföretag eller som anknuten till ett försäkringsbolag). Dessutom kontrolleras att personens nuvarande kunskapsnivå omfattar minst grundläggande försäkringskunskap och förmedlarens roll och ansvar. Läs mer om krav för registrering på vår hemsida. Inaktiv registrering hos InsureSec betyder att en försäkringsförmedlare har beviljats registrering men att den av någon anledning därefter inaktiverats. Läs mer om anledningar och orsaker till inaktivering i InsureSecs regelverk. Sida 9 av 11

10 Licensstatus och licensinnehav. Licensstatus talar om ifall någon har licens eller inte och om en licens motsvarar aktuella kunskapskrav. Licensinnehav anger vilken licens eller vilka licenser som en försäkringsförmedlare har. Bokad tid för kunskapstest. Bokad tid för kunskapstest svarar på om en förmedlare har bokat tid för licenstest eller kunskapsuppdatering. Klicka på förmedlarens namn för att se vilket test som ska avläggas när och var. Arbets-/uppdragsgivare. Uppgifter om arbets-/ och uppdragsgivare hämtas från InsureSecs register. De är bekräftade av både förmedlare och företag. En förmedlare kan ha relationer till flera företag och förmedlarorganisationer. Dokumentation. Du kan filtrera bevakningslistan baserat på vem som har laddat upp en särskild typ av dokument, t.ex. CV, certifikat eller intyg. Kategoriseringen görs av förmedlaren som laddat upp dokumentet. Exportera bevakningslista till Excel Bevakningslistan kan, filtrerad eller i sin helhet, exporteras till Excel. I Excelexporten visas därefter följande data: Personnummer Namn Adress, postnummer och ort E-postadress Registreringsstatus. Registrerad hos InsureSec eller Inaktiv registrering hos InsureSec. Licensinnehav (flera licenser möjliga). Följande licenser kan innehas 2017: Årslicens Livförmedling (med eller utan Avancerad rådgivning), Årslicens Personskadeförmedling och/eller Årslicens Personskadeförmedling. Sida 10 av 11

11 Tid bokad för test. Anger den närmast kommande tiden för bokat kunskapstest Arbets- eller uppdragsgivare. Flera val möjliga. Visar bekräftade arbets-/uppdragsgivare som också finns i InsureSecs register. Sida 11 av 11