Landstinget i Kalmar län

Transkript

1 Landstinget i Kalmar län Granskning av Kalmar Länstrafiks intäktshantering och kontroll över biljettintäkter. Januari 2017

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Uppdrag Metod och avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Övergripande organisation och riktlinjer Riktlinjer för verksamhetsutövning Internkontroll reglemente och riktlinjer Grunder för prissättning Kartläggning av flöden och processer Dokumentstudier och intervjuer Produkter och försäljningskanaler Intäktsflöden Reskassa/Resekort Genomgång och bedömning av organisationen för intäktsredovisningen Ändamålsenlighet Tydlighet i roller och ansvar Nyckelpersoner - sårbarhet Genomgång och bedömning av förvaltningens internkontroll över intäktsprocessen Kontroller för fullständighet och riktighet Intäkters periodtillhörighet Egenutvärdering av kritiska kontrollpunkter Säkerhet i system Sammanfattande bedömningar och svar på revisionsfrågor Svar på revisionsfrågor

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av Kalmar länstrafiks (KLT:s) interna kontroll över sin intäktsprocess. Den uppföljande granskningen av KLT:s egna interna kontroll över sin intäktsprocess är avsedd att granska och bedöma på vilket sätt organisationen har lagt upp system och rutiner för att löpande tillförsäkra sig om att en riktig och fullständig redovisning sker av biljettintäkterna. Men också undersöka på vilket sätt organisationen själva följer upp och kontrollerar vissa kritiska moment i processen. Förutom att granskningen besvarar de frågor landstingets revisorer har fastställt så omfattar rapporten svar på och bedömningar utifrån de frågeställningar som följer av vår tillämpade metod syftande till att granska och bedöma intäktsprocessen inom en organisation. Efter genomförd granskning bedömer vi att: Intäktshanteringen inom förvaltningen är organiserad på ett ändamålsenligt sätt Styrdokumenten för den ekonomiska redovisningen av intäktsflöden är ändamålsenliga Problemområdet med sårbarhet av nyckelpersoner är vederbörligen hanterat genom en ändamålsenlig dokumenterad rutin och tillämpad funktion med Shared Service Center inom landstinget centralt för utförandet av den löpande redovisningen. Förvaltningen i allt väsentligt har en god intern kontroll av sin intäktsredovisning sett till fullständighet och riktighet. Nya ingångna avtal med utökat ansvar och incitament för trafikföretagen i form av bonus för ett ökat resande, bör kunna leda till en positiv utveckling över tid med minskad risk för ofullständighet i redovisningen av biljettintäkter. Risken för väsentliga periodiseringsfel är låg. Potential till fortsatt utveckling finns vad gäller att identifiera kritiska kontrollpunkter och moment i transaktions- och systemflöden för egenkontroller inom förvaltningen med syfte att tillgodose reglementet för internkontroll inom landstinget. Vår översiktliga uppföljning av förvaltningens användning av verksamhetskritiska system och havda dialoger med förvaltningsledningen har inte givit anledning till några väsentliga avvikelsenoteringar. Det kan noteras att KLT är en unik användare av biljettförsäljningssystemet Fara sett till länstrafiker i angränsande län. Svaren på revisionsfrågorna framgår av avsnitt 7. Baserat på vår genomförda granskning är vår sammanfattande slutsats att förvaltningen KLT har en ändamålsenlig och god intern kontroll över sin intäktshantering. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund och syfte Intäktsprocessen är ett område som ur revisionssynpunkt alltid tilldrar sig ett speciellt intresse. Kollektivtrafikens intäkter uppgår årligen till väsentliga belopp. God internkontroll i intäktsprocessen är viktig både för att säkra landstingets intäkter från kollektivtrafiken och säkerställa att debiterat pris är korrekt i förhållande till gällande riktlinjer. En effektiv och kvalitetssäkrad hantering av intäktsflödet är beroende av såväl anpassade och ändamålsenliga stödsystem som effektiva och väl genomtänkta och identifierade nyckelkontroller genom hela processen och flödet. Från dokumenterade rutiner och styrdokument ut till själva handhavandet på bussar och tåg samt i återförsäljarleden. Mot denna bakgrund har Landstingets revisorer beslutat att genomföra en granskning av KLT:s intäkthantering och kontroll av biljettintäkter Uppdrag Uppdraget avser att, med utgångspunkt från de av landstingets revisorer fastställda revisionsfrågorna, enligt nedan, granska och bedöma huruvida KLT har en tillfredsställande internkontroll över området. Är organisationen för intäktshanteringen i KLT ändamålsenlig? Finns erforderliga styrdokument? Är roller och ansvar tydliga? Förekommer gratisåkning i kollektivtrafiken? Finns beroende av nyckelpersoner? Är beroendet på en godtagbar nivå? Övrigt som krävs för att besvara den övergripande revisionsfrågan om den interna kontrollen är tillräcklig över KLT:s intäkter? 2.3. Metod och avgränsning Internkontroll är ett system och kedja av kontroller som syftar till att styra, genomföra och kontrollera verksamhetskritiska processer och administrativa stödsystem. Den uppföljande granskningen av KLT:s egna interna kontroll över sin intäktsprocess är avsedd att granska och bedöma på vilket sätt organisationen har lagt upp system och rutiner för att löpande tillförsäkra sig om att en riktig och fullständig redovisning sker av biljettintäkterna. Men också undersöka på vilket sätt organisationen själva följer upp och kontrollerar vissa kritiska moment i processen. 3

5 Vår metod för granskning och bedömning av internkontroll i intäktsprocessen baseras på följande steg: En initial övergripande karläggning av organisation, ansvar och riktlinjer. En övergripande riskbedömning tillsammans med revisionschef och landstingets ekonomiledning. Genomgång av befintlig dokumentation över processen och intervjuer med berörda personer inom KLT för att få en bild över: Samtliga transaktionsflöden för de olika intäktsströmmarna, från det att en passagerare köper en produkt, till dess att intäkten kommer KLT till godo och inkluderas i redovisningen. Systemflödet och bedömning av tillförlitligheten av att överföringar säkerställs mellan olika involverade system. Genomgång och bedömning av förvaltningens egna rutiner för att säkerställa fullständigheten och riktigheten av erhållna och redovisade intäkter: Vilka kontroller utförs löpande av organisationen för att säkra fullständighet och riktighet av intäktsflödena? Hur säkerställs att intäkterna bokförs i rätt redovisningsperiod? Har kritiska kontrollpunkter och moment i transaktions- och systemflöden identifierats av organisationen att genomföra som en del i uppfyllandet av reglementet för internkontroll? Hur är driften och säkerheten av använda IT-system för biljetthanteringen tillgodosedd? Bedömning av sårbarheten ur ett bemanningsperspektiv, är organisationen beroende av nyckelpersoner i processen etc Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Lagen om kommunal redovisning Landstingsfullmäktiges beslutade policys och riktlinjer Landstingsstyrelsens beslutade policys och riktlinjer Fastställd delegationsordning Uppdragsbeskrivningar Trafikförsörjningsprogram i Kalmar län Rekommendationer från RKR (Rådet för Kommunal Redovisning), God redovisningssed Ansvarig nämnd Landstingsstyrelsen 4

6 3. Övergripande organisation och riktlinjer Det övergripande ansvaret för en god internkontroll åvilar enligt kommunallagen landstingsstyrelsen. De ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att medel förvaltas på ett betryggande sätt. I styrelsens ansvar ingår således inte enbart att utforma organisationen så att den är rationell och effektiv den ska också vara trygg. Landstingets verksamhet är organiserad i olika förvaltningar där KLT ansvarar för kollektivtrafiken som består av linjetrafik, skolresor, närtrafik och serviceresor i form av färdtjänst och sjukresor. IT-förvaltningen stödjer landstingets verksamheter med tillgänglig IT-teknik. Förvaltningen utvecklar, underhåller och driftar landstingets gemensamma applikationer, nätverk och system. Stabsfunktionen ekonomi/kansli under landstingsdirektören har ett övergripande ansvar för ett flertal områden, däribland samordningsansvar för reglementen och styrande dokument Riktlinjer för verksamhetsutövning Den regionala kollektivtrafiken i Sverige är reglerad i lag om kollektivtrafik, (SFS 2010:1065). Landstinget är sedan 2012 regional trafikmyndighet i Kalmar län med verksamheten samlad i en trafikförvaltning inom KLT med ansvar för myndighetsutövningen av lagen. En trafikstyrelse har inrättats för att säkra politisk samverkan med och förankring ho länets kommuner. För samverkan på tjänstemannanivå, i frågor av regionalt eller delregionalt intresse, har ett trafikråd inrättats med representation från samtliga kommuner, regionförbundet och KLT. Källa: Trafikförsörjningsprogram för Kalmar län Riktlinjerna för KLT:s bedrivna verksamhet har sin grund och utgångspunkt i dokumentet Trafikförsörjningsprogram för Kalmar län Dokumentet är ett strategidokument som belyser utmaningar för framtiden, omvärldsfaktorer, visioner, avgränsningar och strategiska val, mål på lång och kort sikt, åtgärder för måluppfyllelse, ekonomiska konsekvenser som grunder för prissättning och fordonsekonomi, samt uppföljning och årliga revideringar. För att trafik och infrastruktur ska följas åt och gå åt samma håll arbetar organisationen för närvarande med målstyrningsdokumentet Strategiplan

7 Bland övriga styrdokument som berör granskningens områden återfinns: Delegationsordning och rätt att underteckna handlingar Landstingsplan och styrkort för respektive förvaltning med angivna målvärden för verksamheten Förvaltningens årliga verksamhetsplan Riktlinje för internkontroll Internkontrollplan 3.2. Internkontroll reglemente och riktlinjer Inom landstinget finns riktlinjer för internkontroll beslutade av landstingsfullmäktige med beslutsdatum Riktlinjerna tillsammans med dess tillämpningsanvisningar syftar till att säkerställa att landstingsstyrelsen och förvaltningar upprätthåller en tillfredsställande internkontroll. Detta innebär att de med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer regler etc. följs. Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att en god internkontroll föreligger. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom landstinget samt att denna utvecklas utifrån landstingets kontrollbehov. Därvid ska förvaltningsövergripande regler och anvisningar upprättas. Varje förvaltning ska härefter utforma den egna interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Enligt riktlinjerna skall landstingsdirektören årligen, för landstingsstyrelsens godkännande, redovisa en landstingsövergripande internkontrollplan för uppföljning av den interna kontrollen. Förvaltningschefen skall årligen redovisa en motsvarande internkontrollplan för uppföljning av den interna kontrollen inom den egna förvaltningen. Uppföljning och rapportering sker till landstingsdirektören som härefter rapporterar till styrelsen. Utifrån landstingsdirektörens uppföljningsrapporter utvärderas sedan landstingets samlade system för internkontroll Grunder för prissättning Enligt kollektivtrafiklagen ska grunderna för prissättningen av färdtjänst och riksfärdtjänst redovisas i det regionala trafikförsörjningsprogrammet. Egenavgiften för en färdtjänstresa är densamma som för allmän kollektivtrafik. Avgiften följer dagens zontaxa vilken beslutas av landstinget i Kalmar län. Vid resa med riksfärdtjänst skall resenären betala en viss avgift, den så kallade egenavgiften. Avgiften sätts enligt bestämmelserna i förordningen (SFS 1993:1148) om egenavgifter vid resor med riksfärdtjänst. Storleken ska motsvara normala reskostnader med allmänna färdmedel och beräknas efter vägavståndet i kilometer. Resenärer under 26 år och studerande som innehar Centrala Studiestödsnämndens rabattkort eller något av Studentkårernas studentkort som Mecenat och Studentkortet betalar endast 70 procent av egenavgiften. 6

8 4. Kartläggning av flöden och processer 4.1. Dokumentstudier och intervjuer Denna kartläggning baseras dokumentstudier och genomförda intervjuer med relevant personal, på såväl stab som förvaltning. Dokumentstudierna inbegriper övergripande policydokument och av fullmäktige och styrelsen beslutade rutiner och riktlinjer. Vidare har relevant dokumentation på förvaltningen studerats för att erhålla erforderlig förståelse för grundläggande verksamhets-, styrnings-, och uppföljningssystem Produkter och försäljningskanaler KLT erbjuder olika priser och produkter för olika tillfällen. Dessa betalas med betalkort, kontanter och reskassa laddad på Resekort (för definition, se avsnitt 4.4 nedan) beroende på var produkten säljs. De produkter (resebevis) som KLT erbjuder är följande: 30-dagars reseperiod - för frekvent resande. Billigaste sättet att resa om antalet resor överstiger 25 under en 30dagars-period Duo/Familj För personer som reser i grupp 2-5 personer. Medför 10 procent billigare pris än 2 vuxenbiljetter (vid resa för 2 personer) Enkelbiljett För enstaka resor efter ordinarie taxa Övriga produkter som skol- och företagskort, resplusbiljetter och speciella sommarprodukter. De försäljningskanaler som används med bakomliggande betalningssätt är följande: Mobiltelefon - betalkort eller faktura Ombord - reskassa eller betalkort Quickomat (betalningsautomater) reskassa eller betalkort Resecentrum (fast försäljningsställe) kontant eller betalkort Serviceresor, som färdtjänst och sjukresor, betalas som regel med betalkort eller kontanter till chauffören. Betalning kan också göras med reskassa insatt hos KLT eller via faktura (sjukresa eller riksfärdtjänst) Intäktsflöden Utifrån KLT:s produkter och försäljningskanaler/betalningssätt, som framgår av avsnitten ovan, genereras ett antal olika intäktsströmmar som KLT har att hantera och redovisa. Vilka dessa är och hur var och ett hanteras och redovisas kommenteras i koncentrat nedan. Används system kommenteras vidare under avsnitt 6.4 nedan. Angivna procentsatser i rubrikerna anger respektive andel av biljettintäkter/egenavgifter för perioden januari-november Försäljning ombord (36%) - system Fara 1. Kunden köper biljett eller reskassa med a. Bank-/kontokort i. Biljettmaskinen ombord har direkt koppling till kortterminalen. Intäkten från biljettförsäljningen sätts via Babs Paylink in på KLT:s bankkonto b. KLT företagskort (endast biljett) 7

9 2. Landstingets ekonomiservice bokför dagligen insättningar av bank-/kontokortköp på balanskonto fram till månadsavstämningen. 3. Landstingets ekonomiservice gör månadsavstämning mellan redovisad biljettförsäljning och insättningar från kortköp/köp med KLT företagskort. Bokförda belopp på balanskontot ombokas mot intäkter av biljettförsäljning och balanskonto för reskassa med avdrag för köp med KLT företagskort 4. Landstingets ekonomiservice fakturerar kunden för köp av biljetter med KLT företagskort Försäljning på resecentrum/fast försäljningsställe (9%) - system Fara, Cubic (sydtaxa) och LinkOnLine 1. Kunden köper biljett eller reskassa med a. Kontanter i. beroende på avtal levereras kontanter i veckoförsäljningen till KLT via 1. egen insättning på KLT:s bankgiro 2. insättning via Loomis kontanthantering med insättning på KLT:s bankgiro b. Bank-/kontokort i. beroende på avtal levereras kortbetalning till KLT via 1. egen insättning på KLT:s bankgiro 2. registrerad försäljning i KLT:s kortterminal på försäljningsstället c. Värdebevis d. Rekvisitioner kunden har ett skrivet avtal med KLT där biljetter ställs ut på försäljningsstället utifrån inlämnade rekvisitioner e. KLT företagskort (endast biljett) 2. Landstingets ekonomiservice bokför dagligen insättningar av bank-/kontokortsköp på balanskonto fram till månadsavstämningen. Kontanter och bankgiroinsättningar bokförs veckovis (vid insättningstillfället) på balanskonto fram till månadsavstämningen. 3. Landstingets ekonomiservice gör månadsavstämning mellan redovisad försäljning i Fara biljettsystem samt övriga försäljningskanaler och insättningar från kontant- och kortköp, redovisade värdebevis, rekvisitioner och köp med KLT företagskort. Bokförda belopp på balanskontot ombokas mot intäkter av biljettförsäljning och balanskonto för reskassa med avdrag för köp med värdebevis, rekvisitioner och KLT företagskort. 4. Landstingets ekonomiservice fakturerar kunden för köp av biljetter och reskassa med rekvisitioner och KLT företagskort Försäljning av mobilbiljett (3%) - system MobiTime 1. Kunden köper biljett med mobilen. Betalning av biljetten görs antingen genom a. Fakturering från Klarna b. Debitering av bank-/kontokort via Elavon 2. Klarna sätter veckovis in försäljningsbeloppen på KLT:s bankkonto 3. Elavon sätter dagligen in försäljningsbeloppen på KLT:s bankkonto Elavon och Klarna är företag som tillhandahåller betalningslösningar Försäljning i Quickomat (2%) 1. Kunden köper biljett eller reskassa med bank-/kontokort i biljettautomaten 2. Landstingets ekonomiservice bokför dagligen insättningar av bank-/kontokortköp på balanskonto fram till månadsavstämningen. 8

10 3. Landstingets ekonomiservice gör månadsavstämning mellan redovisad biljettförsäljning och insättningar från kortköp. Bokförda belopp på balanskontot ombokas mot intäkter av biljettförsäljning och balanskonto för reskassa Egenavgifter för anropsstyrd trafik (sjukresor och färdtjänst) (25%) - system Winhast 1. Kunden betalar egenavgift kontant eller med bank-/kontokort till föraren (om inte reskassa är dragen i Winhast). 2. Vid utbetalning av entreprenadersättning görs avdrag på ersättningen med belopp motsvarande betalda egenavgifter till entreprenören Avräkning mot andra trafikhuvudmän och samtrafiken (25%) -system Fara, Cubic (sydtaxan) och LinkOnline 1. Kunden köper a. Biljett i länstrafiken Skåne, Blekinge, Kronoberg och Halland för resa över länsgräns till/från Kalmar län b. Resplus-biljett för resa över länsgräns till/från Kalmar län 2. Avräkning görs månadsvis från länstrafiken genom att redovisning skickas till KLT och Landstingets ekonomiservice via e-post. Landstingets ekonomiservice bokför detta som biljettintäkter. Terminskort och skolbiljetter Utöver ovanstående intäktsströmmars hantering förekommer ren leverans av resekort/biljett och fakturastyrd intäktsredovisning med följande hantering: 1. Skolor beställer terminskort och skolbiljetter inför och under terminerna samt återlämnar terminskort under och efter terminerna. 2. Fakturering av beställningar för och krediteringar av återlämnade kort genomförs under september och februari för innevarande och föregående termin Reskassa Reskassa för allmän kollektivtrafik Reskassa är för resenären ett sätt att på förhand betala in medel till KLT och därigenom ladda ett Resekort. Tillgodohavandet på kortet används sedan som betalning för resor. Användande av resekortet medför 20 procents rabattering per enkelbiljett. Intäktsintjäningen hos KLT sker i takt med att kortet utnyttjas. Förfarandet kommenteras vidare i avsnitt Reskassa för anropsstyrd trafik (Winhast) 1. Kunden sätter in pengar på KLT:s bankgiro och anger personnummer som OCR-referens. 2. Landstingets ekonomiservice bokför dagligen insättningar som reskassa för anropsstyrd trafik och översänder lista till KLT för insättning på kundens reskassa i Winhast. 3. Användandet av reskassan medför 20 procents rabattering av egenavgiften. Intäktsintjäningen hos KLT sker i takt med beställning av anropsstyrd trafik i Winhast. 9

11 5. Genomgång och bedömning av organisationen för intäktsredovisningen 5.1. Ändamålsenlighet Är organisationen för intäktshanteringen i KLT ändamålsenlig? Vi har i avsnitt 4.2 redogjort för de produkter och försäljningskanaler som förekommer och de intäktströmmar som dessa genererar, avsnitt 4.3. För detta involveras en stor skara intressen, system och inte minst individer. Allt detta hålls samman, planeras och övervakas på KLT under ett antal funktionsansvar som exempelvis central ekonomi och försäljning. Redovisningen av intäkterna hanteras såväl inom ekonomienheten på KLT som vid ekonomienheten vid Landstingsservice (LTS - utgör landstingets shared-service funktion för hantering av löpande bokföring). KLT:s ekonomienhet är organiserade utifrån ett övergripande ansvar för förvaltningens ekonomi och måluppföljning och kontakter med LTS i frågor gällande bokföring och avstämning. LTS hanterar i sin tur den löpande bokföringen och avstämningar av bankkonto samt avstämningar mot entreprenörer, med referens till avsnitt 4.3 ovan Vår kommentar och bedömning Enligt vår bedömning är intäktshanteringen inom förvaltningen organiserad på ett ändamålsenligt sätt Tydlighet i roller och ansvar Finns erforderliga styrdokument? Är roller och ansvar tydliggjorda? Frågeställningen hanteras och besvaras tillsammans med frågan om sårbarhet vad gäller nyckelpersoner nedan Vår kommentar och bedömning Angående styrdokument för den ekonomiska redovisningen av intäktsflöden så bedöms dessa vara ändamålsenliga, vilket vi utvecklar närmare i avsnitt 5.3 nedan 5.3. Nyckelpersoner - sårbarhet Bedömning av sårbarheten ur ett bemanningsperspektiv, är organisationen beroende av nyckelpersoner i processen? I en förvaltning som KLT:s med en så pass speciell och unik verksamhet sett ur ett samlat landstingsperspektiv så är det naturligt med förekomsten av speciella nyckel-funktioner/personer i processerna. Avgörande för frågeställningen om sårbarhet inom problemområdet är i vilken utsträckning och inom vilken tidsram organisationen får tillgång till tillgängliga ersättare. Att organisationen har väl dokumenterade rutiner och system för kritiska verksamhetsprocesser är i sammanhanget en absolut nyckelfaktor. 10

12 När det gäller redovisningen av intäktsprocessen är denna, liksom för övriga ekonomiska frågor, länkad till en person ansvarig för ekonomin, i detta fall är en ekonomichef. Under dennes ledning har ett gediget arbete lagts ner på att dokumentera flöden och rutiner för vart och ett av de intäktsflöden som förekommer i verksamheten. Dokumentationen är samlad i en manual Redovisning av intäkter Kalmar länstrafik, av vilken beskrivningarna i avsnitt 4.3 ovan utgör ett koncentrat av. Manualen utgör till sin struktur och utformning en tydlig konterings- och avstämningsinstruktion till ekonomienheten hos Landstingsservice. Att den löpande redovisningen är sidoordnad i denna funktion inom landstinget balanserar också sårbarheten samtidigt som den stärker interkontrollen inom förvaltningen. Försäljningen och därmed kontakterna med ombud och frågor gällande reklamationskrav och ersättningar, är inom förvaltningen koncentrerad till en person, underställd central ekonomi. På liknande sätt som för ekonomi finns enligt den information vi erhållit uttalade ambitioner att arbeta fram en manual som minskar sårbarheten även för detta område. Övriga eventuella nyckelroller inom förvaltningen, vid sidan av ekonomi och försäljning, har inte följts upp då de anses ligger utanför denna gransknings fokusområde Vår kommentar och bedömning Problemområdet bedöms vederbörligen hanterat genom en ändamålsenlig dokumenterad rutin och tillämpad funktion med Shared Service Center inom landstinget centralt för utförandet av den löpande redovisningen. 11

13 6. Genomgång och bedömning av förvaltningens internkontroll över intäktsprocessen I detta avsnitt reflekterar vi över vilken kontroll förvaltningen har över sin intäktsprocess. Den fråga som ingår i förutsättningarna att besvara, -förekommer gratisåkning i kollektivtrafiken, väljer vi vid genomförandet av denna granskning att tolka i ett bredare och mer djuplodande perspektiv. Vår ansats blir därför att söka svar på frågan om det inom förvaltningen bedöms finnas en ändamålsenlig internkontroll på plats för att säkerställa fullständighet i intäktsredovisningen. Att ordet gratisåkning i frågeställningen anges med citationstecken anser vi möjliggör denna gjorda modifiering. Att gratisåkning förekommer är en på förhand given realitet men där då själva orsakerna och omfattningen är det mest väsentliga att undersöka. Så vitt vi kan bedöma så är företeelsen väsentligen begränsad till chaufförer av linjebussar som av olika skäl tvingas släppa igenom resenärer utan att betalning erläggs för resan. Dessa skäl kan exempelvis utgöras av tekniska problem med biljetterminaler eller till följd av en kombination av förseningar och stora ansamlingar av resenärer vid hållplatser Kontroller för fullständighet och riktighet Vilka kontroller utförs löpande av organisationen för att säkra fullständighet och riktighet av intäktsflödena? Ekonomienheten på Landstingsservice svarar för det avstämningsarbete som löpande utförs i enlighet med de beskrivningar som av avsnitt 4.3 ovan. Vår granskning har inkluderat en uppföljning på plats ekonomienheten hos Landstingsservice med fokus på det avstämningsarbete som utförs. Enligt vår bedömning sker erforderliga avstämningar strukturerat och kontinuerligt enligt på förhand fastställda arbetsordningar och scheman av erfaren personal. Avstämningarna omfattar såväl biljettförsäljning mot terminaler och system som erhållna betalningar. Till dessa arbete tillkommer det uppföljningsarbete och övergripande analytiska kontroller som utförs av förvaltningens ekonomichef. Ett problemområde som bör observeras är när intäkter uteblir till följd av tekniska orsaker som att exempelvis biljettsystem i terminaler och automater ligger nere av en eller annan anledning. Vid ombordförsäljning kan detta exempelvis bero på att fordonet befinner sig i områden med bristfällig täckning. Eftersom fordonens biljetterminaler är direktuppkopplade mot KLT:s system kan KLT löpande och i realtid följa i vilken utsträckning man har kontakt med terminaler ombord. Enligt den statistik vi har erhållit (enligt fig. nedan) så pekar den på en stadig förbättring sedan mätningarna startade i början på 2011 till mitten av 2013, för att därefter ligga på ca procents täckning. Möjligheten att kunna följa uppkopplingen av systemen leder till frågeställningar och utredningar och därmed en god internkontroll av fullständighet. 12

14 Nämnas kan att avtalet för den nya Trafikupphandling 2017 stipulerar ansvar för trafikföretagens att tillhandahålla fungerande system med rapporteringsskyldighet för avvikelser. Denna åtgärd, tillsammans med att trafikföretagen, i och med det nya avtalet, också får ett incitament i form av bonus för ett ökat resandeantal, bedöms ytterligare bidra till en minskad risk för ofullständighet i redovisning Vår kommentar och bedömning Beaktat de naturliga problemområden som vi har kommenterat i ovanstående text, gör vi bedömningen att förvaltningen i allt väsentligt har en god intern kontroll av sin intäktsredovisning sett till fullständighet och riktighet. Nya ingångna avtal med utökat ansvar och incitament för trafikföretagen och därmed dess chaufförer bör leda till en positiv utveckling över tid och minskad risk för en ofullständig intäktsredovisning Intäkters periodtillhörighet Hur säkerställs att intäkterna bokförs i rätt redovisningsperiod? Ur ett redovisningsperspektiv är det viktigt att en intäkt redovisas till den period den tillhör och nyttjas, och för vilken kunden har erlagt betalning för. Eftersom KLT:s tjänster avser resor för en bestämd dag och till ett bestämt pris föreligger ingen faktisk svårighet att avgöra till vilken dag/period intäkten skall hänföras till. Systemen som hanterar information om resor och biljettinformation, som Fara och Cubic, genererar rapporter som ligger till grund för redovisningen av intäkter, i enlighet med beskrivningar i avsnitt 4.3 ovan. Fel kan uppstå i bokslutsperioder vid exempelvis tekniska problem i samband med överföringar från terminaler men också kan en felaktig periodisering ske till följd av hur dagsavsluten hanteras i terminalerna och när den veckovisa kontantinsättningen bokförs på landstingets konto i samband med månadsskiften. Mot bakgrund av den uppföljning och kontroller med avstämningar som löpande sker och möjligheten att förbereda för en korrekt 13

15 månadstömning i samband med exempelvis ett årsbokslut, bedöms risken för väsentliga fel gällande periodisering av intäkter som låg. När en resande laddar sitt resekort inför kommande resor eller på annat sätt erlägger en förskottsbetalning för en resa uppstår en situation som måste hanteras i den redovisningsmässiga hanteringen. Detta eftersom att det är den företagna resan i sig och inte själva betalningen som skall utgöra grund för intäktsredovisningen. KLT hanterar detta genom att bokföra erhållna inbetalningar för laddning av resekort ( Reskassa ) och andra gjorda förskottsbetalningar som skuld i balansräkningen till dess att inbetalningen/del av reskassan utnyttjas som betalning för själva resetillfället. Först i samband härmed sker intäktsredovisning som biljettintäkt i KLT:s resultaträkning. Förvaltningen ekonomiavdelning följer löpande skuldens utveckling. I diagrammet nedan visas förhållandet över tid mellan gjorda inbetalningar av köpt reskassa och användandet av densamma Vår kommentar och bedömning Enligt vår bedömning bedöms risken för väsentliga fel gällande periodisering av intäkter som låg. Förvaltningen kan och bör fundera på den frågeställning som följer av att en viss del av gjorda inbetalningar till reskassa aldrig kommer att utnyttjas. Detta kan exempelvis ske genom att resenärers resekort går förlorat på ett eller annat sätt Egenutvärdering av kritiska kontrollpunkter Har kritiska kontrollpunkter och moment i transaktions- och systemflöden identifierats av organisationen att genomföras som en del i uppfyllandet av reglementet för internkontroll? Förvaltningen har i enlighet med reglementet för intern kontroll fastställt interna kontrollplaner för såväl verksamhetsåret 2016 och Vid tiden för vår uppföljning var inte planen för 2016 genomgången och rapporterad. Den aktuella planen för 2016 inkluderar inga moment specifikt hänförbara till intäktsprocessen. För 2017 inkluderar planen kontroll av den månadsvisa rap- 14

16 portering avseende försäljningsavstämningar som utförs av ekonomiservice. Sett till uppföljning av trafikavtalen inkluderar planen för 2017 kontroller av utgående ersättningar till entreprenörer för såväl den allmänna kollektivtrafiken som den avropsstyrda Vår kommentar och bedömning Enligt vår bedömning befann sig förvaltningen inför 2016 i en något som kan beskrivas som en sökande process med syfte att göra verkstad av intentionerna med reglementet för intern kontroll. Intentionerna inför 2017 är dock en bit på väg även om potential till förbättringar/förstärkningar finns Säkerhet i system I nedanstående avsnitt sker en översiktlig genomgång av vem som ansvarar för drift och säkerhet i använda system kopplade specifikt till biljetthanteringen Hur tillgodoses driften av använda IT-system Säkerheten i driften av landstingets affärsredovisningssystem Raindance, dess tillgänglighet, behörighetsadministration och backup-rutiner hanteras och driftas av landstingets IT-avdelning, liksom den gör för landstingets övriga verksamheter och förvaltningar. Denna granskning inkluderar inte specifikt en bedömning av denna hantering. När det gäller biljettförsäljningssystemet Fara ligger driften av serversystem hos leverantören FARA ASA i Norge, reglerat i avtal. De rådande miljöfaktorerna för bussdatorer är utmanande. Hårdvaran skall förutom vibrationer även klara mycket stora temperaturvariationer. Vidare skall systemet tillgodose GPS positionering av bussen, kommunikationslösningar i glesbefolkade områden och batterilivslängd när utomhustemperaturen är långt under noll. Som vi har beskrivit i avsnitt ovan, har KLT möjlighet att följa ombord-systemen uppkoppling i realtid där nuvarande åtkomst ligger mellan procent. Noteras kan att försäljningen i buss och på tåg inte är direkt beroende av åtkomst till serversystemen utan kommunicerar vid passavslut eller när åtkomst finns. Försäljningen på fasta försäljningsställen är också beroende av serversystemen. Skulle dessa ligga nere hänvisas kunden till ombordvarande system. Quickomat är en automat där man kan köpa biljetter av olika slag och ladda sitt resekort/reskassa. Betalning sker med kontokort. Vad man kan köpa varierar mellan olika länstrafiker. Quickomaterna drivs av företaget Quickomat AB, baserat i Linköping. Leverantören agerar genom sina terminaler försäljningsombud likt fasta försäljningsställen. Även här finns beroendet av Faras serversystem. MobiTime är en komplett kollektivtrafiksguide som används av en stor andel av Sveriges länstrafiker. Systemet innehåller smarta tidtabeller, hållplatsinformation i realtid, resesökning, betalning av resa m.m. Systemet är i sin helhet levererat av Infospread Euro AB med reglering i avtal. LinkOnline är ett landsövergripande försäljningssystem för tågbiljetter och platsbokning. KLT agerar endast försäljningsombud för LinkOnline. WinHast ägs och driftas av Landstinget i Kalmar län. Driften finns reglerad i ett serviceavtal mellan IT-förvaltningen och Kalmar Länstrafik. Winhast är ett verksamhetskritiskt system eftersom det också omfattar daglig trafikplanering av den anropsstyrda trafiken. 15

17 Vår kommentar och bedömning Vår översiktliga uppföljning av förvaltningens användning av verksamhetskritiska system och havda dialoger med förvaltningsledningen har inte givit anledning till några väsentliga avvikelsenoteringar. Det kan noteras att KLT är en unik användare av biljettförsäljningssystemet Fara sett till länstrafiker i angränsande län. 16

18 7. Sammanfattande bedömningar och svar på revisionsfrågor 7.1. Svar på revisionsfrågor Revisionsfråga Svar Kommentar Är organisationen för intäktshanteringen i KLT ändamålsenlig? Ja Finns erforderliga styrdokument? Är roller och ansvar tydliga? Förekommer gratisåkning i kollektivtrafiken? Finns beroende av nyckelpersoner, är beroendet på en godtagbar nivå? Övrigt som krävs för att besvara den övergripande revisionsfrågan om den interna kontrollen är tillräcklig över KLT:s intäkter? Kalmar den 18 januari 2017 Ja Ja Ja Kan förekomma i begränsad omfattning av varierande orsaker men förvaltningen bedöms i allt väsentligt har en god intern kontroll av sin intäktsredovisning sett till fullständighet och riktighet. Nya ingångna avtal med utökat ansvar och incitament för trafikföretagen i form av bonus för ett ökat resande bör kunna leda till en positiv utveckling över tid och minskad risk för förekomsten av gratisåkning. Baserat på vår genomförda granskning är vår sammanfattande slutsats att förvaltningen KLT har en ändamålsenlig och god intern kontroll över sin intäktshantering. Granskningen har inkluderat följande områden och frågeställningar: Organisation och riktlinjer Kartläggning av produkter och försäljningskanaler Kartläggning av intäktsflöden Ändamålsenlighet i organisation Tydlighet i roller och ansvar Sårbarhet av nyckelpersoner Granskning av förvaltningens internkontroll över intäktsprocessen: - Fullständighet och riktighet - Intäkters periodtillhörighet - Egenutvärdering av kritiska kontrollpunkter - Säkerhet i system Peter Bjureberg Certifierad kommunal yrkesrevisor/auktoriserad revisor 17