Stöd och information till drabbade och närstående vid en katastrof utomlands

Transkript

1 PLAN FÖR SAMVERKAN Stöd och information till drabbade och närstående vid en katastrof utomlands SAMORDNING AV STÖD & INFORMATION SAMVERKAN OCH LEDNING

2

3 PLAN FÖR SAMVERKAN Stöd och information till drabbade och närstående vid en katastrof utomlands

4 Stöd och information till drabbade och närstående vid en katastrof utomlands Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) Kontakt: Samordningsfunktionen MSB, (Efter kl och på helger hänvisar vi till MSB:s tjänsteman i beredskap, e-post: tib@msb.se eller telefon: ) Illustrationer: Martin Ek Produktion: Advant Produktionsbyrå Tryck: DanagårdLiTHO Publikationsnummer: MSB831 - juni 2015 ISBN:

5 Innehåll Förord Inledning Läsanvisning Använd checklistorna integrerat i den ordinarie krishanteringen Bilagor: ansvariga aktörer och åtgärder, råd om bemötande och ett scenario Grundläggande principer för stöd och information till drabbade och närstående Stöd drabbade och närstående med ett medvetet förhållningssätt, effektiv samverkan och samordnad kommunikation Arbeta med stödet och informationen i den samverkan som redan finns Samverka med kunskap, respekt och förståelse Skapa överblick med samlad lägesbild Förebygg misstro och frustration med samordnad information och kommunikation Gemensamt kommunikationsarbete Att nå ut med information För dialog med de anhöriggrupper som finns Var uppmärksam på grupper som är extra utsatta eller svåra att nå...19 Samverkan Plan för samverkan hittar du här! Samverkan Värdefulla checklistor hittar du här! 3. Samverkan före, under och efter en kris eller katastrof utomlands Före Aktörens egna förberedelser Aktörsgemensamma förberedelser och samverkan Under Tänk på de drabbade och närstående Samverka och dela information med övriga aktörer Kommunicera samordnat och ge samstämmiga budskap Verktyg och stöd för att samordna informationen Efter Aktörens eget efterarbete Aktörsgemensamt efterarbete Checklistor Analysera krisen eller katastrofen ur ett drabbad- och närståendeperspektiv Samordna informationen och kommunikationen MSB:s samverkansgrupp samlar kunskap om stöd till drabbade och närstående Referenser...37

6 Samverkan Bra översikt att spara hittar du här! Samverkan Kontaktuppgifter och information om tänkbara aktörer hittar du här! BILAGA 1 Översikt över åtgärder och aktörer Akuta insatser för de drabbade och deras närstående där det händer...39 Akuta insatser för de närstående i Sverige...39 Insatser för de drabbade och deras närstående vid och efter hemkomst...40 Samordning av aktörerna...40 Kanaler för samordnad information till allmänheten...40 Administrativa och praktiska frågor Stöd till de drabbade och deras närstående på lång sikt Ytterligare aktörer som kan bli aktuella för samverkan BILAGA 2 Tänkbara aktörer...43 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) Begravningsbranschen Centrala studiestödsnämnden (CSN) Försvarsmakten Försäkringskassan Kommunerna Landstingen/regionerna Länsstyrelserna...47 Polisen Resebranschen Skatteverket Socialstyrelsen SOS Alarm Svenska kyrkan Svenska Röda Korset Svensk Försäkring Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Utrikesdepartementet (UD) Vårdguiden BILAGA 3 Bemötande ur ett drabbad- och närståendeperspektiv BILAGA 4 Scenario: Brandolycka i Chamonix Anteckningar...65

7 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE 7 Förord En av de stora utmaningarna för samhällets aktörer när många med hemvist i Sverige drabbats vid en kris eller katastrof utomlands är att samordna stöd och information till de drabbade och deras närstående. Genom våra samlade erfarenheter från flera kriser och katastrofer vet vi att det är en stor utmaning för redan hårt drabbade människor att hantera många olika myndighetskontakter, ta till sig information. Stöd behövs ofta under lång tid efteråt. Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) har till uppgift att hålla samman samhällets stöd och information vid en sådan händelse. En samverkansgrupp, med representanter för de myndigheter och organisationer som främst blir berörda, har arbetat fram denna plan för hur berörda aktörer på nationell nivå kan samverka för att stödja samordningen av stödet och informationen till drabbade och deras närstående. Det handlar i grunden om ett medvetet förhållningssätt som utgår från vad de drabbade och deras närstående behöver, om effektiv samverkan och om samordnad kommunikation som är begriplig och täcker hela informationsbehovet. Rent praktiskt innebär det att aktörerna behöver integrera detta synsätt i sitt ordinarie krishanteringsarbete och gemensamt söka svar på konkreta och praktiska frågor där ansvarsförhållandena ibland är oklara. Planen är tänkt att vara ett stöd i det aktörsgemensamma arbetet och att främja ett medvetet förhållningssätt. Den grundar sig på de gemensamma grunderna för samverkan och ledning vid en samhällsstörning och är ett komplement till redan etablerade rutiner och arbetsprocesser. Den är framtagen i samarbete mellan MSB, UD, Polisen, Socialstyrelsen, Försäkringskassan, Skatteverket, Försvarsmakten, Kunskapscentrum i kris- och katastrofpsykologi (Stockholms läns landsting), representanter för länsstyrelserna, tre kommuner och tre landsting, representanter för begravnings- och resebranscherna, Sveriges Kommuner och Landsting, Svenska kyrkan, Röda Korset, SOS Alarm, , 1177 Vårdguiden. Planen har beretts med ett 60-tal aktörer, såväl offentliga, som privata och frivilliga. Planen diskuterades ytterligare på en seminarieövning i december Vi hoppas att de konkreta arbetssätten och bakgrundsinformationen i planen ska bidra till att vi tillsammans minskar antalet myndighetskontakter för drabbade och deras närstående vid en kris eller katastrof utomlands, och att vi kan samverka effektivt för samordnad kommunikation och ett långsiktigt stöd. Genom gemensamma arbetssätt som integreras i det ordinarie krishanteringsarbetet, och därmed inte är personbundna, kommer erfarenheter från tidigare händelser svensk krishantering till godo också i framtiden. Vår förhoppning är att planen ska komma till användning både i förberedande fasen men också ifall det värsta skulle hända. Anneli Bergholm-Söder Chef avdelningen för samordning och insats Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB

8 Inledning

9 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE 9 1. Inledning I det här kapitlet beskrivs det gemensamma arbetssättet som nationella aktörer bör använda vid samverkan kring stöd och information till drabbade och närstående, med hemvist i Sverige, vid en katastrof utomlands. Läsanvisningarna beskriver hur planen är tänkt att fungera som stöd till aktörer på nationell nivå samt dess olika delar. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har bland annat i uppdrag 1 att hålla samman samhällets stöd och information till drabbade och närstående vid en kris eller katastrof utomlands. MSB ansvarar dessutom för att i händelse av kris stödja samordningen av berörda myndigheters åtgärder och information till allmänhet och medier i Sverige. Som en del i det arbetet leder MSB en samverkansgrupp med representanter för de myndigheter och organisationer som främst blir berörda vid en kris eller katastrof utomlands. Den här planen beskriver det gemensamma arbetssätt som samverkansgruppen har arbetat fram, och som nationella aktörer bör använda vid samverkan kring stöd och information till drabbade och närstående. Planens förhållningssätt, arbetssätt och checklistor bygger på samlade erfarenheter av flera kriser och katastrofer, bland annat M/S Estonias förlisning 1994, Göteborgsbranden 1998 och flodvågskatastrofen i Sydostasien MSB ansvarar för att förvalta planen och se till att den uppdateras regelbundet. 1.1 Läsanvisning Använd checklistorna integrerat i den ordinarie krishanteringen Checklistorna på sidorna innehåller ett antal viktiga frågor som alla nationella aktörer som kommer i kontakt med drabbade och närstående behöver söka svar på. Frågorna är utformade för att både göra aktörernas hantering mer effektiv och för att möta människors behov av stöd och respektfullt bemötande. Checklistorna ska integreras i det ordinarie krishanteringsarbetet, för att säkerställa att hanteringen blir heltäckande trots att arbetet spänner över flera olika sak- och ansvarsområden. Planen är framtagen för att användas vid en kris eller katastrof utomlands, men arbetssätten och checklistorna kan också användas vid händelser i Sverige som en naturlig del i den ordinarie krishanteringen Bilagor: ansvariga aktörer och åtgärder, råd om bemötande och ett scenario Bilaga 1: Översikt över ansvariga aktörer och deras åtgärder kris eller katastrof utomlands. Bilaga 2: Tänkbara aktörer och andra resurser. Bilaga 3: Bemötande ur ett drabbad- och närståendeperspektiv. Bilaga 4: Scenario, Brandolycka i Chamonix. LÄS MER! Checklistorna och hur de är tänkta att användas hittar du på sidorna förordning (2008:1002) med instruktion för Myndigheten för samhällsskydd och beredskap,

10 10 Inledning I bilaga 1 och 2 fins information om vilka aktörer som kan tänkas bli inblandade vid en kris eller katastrof utomlands vilka åtgärder aktörerna ansvarar för vilka andra resurser som finns att tillgå på området. Använd dessa bilagor för att få en bild av hur de egna åtgärderna och resurserna förhåller sig till andra aktörers. Bilaga 3 innehåller grundläggande fakta om hur drabbade och närstående kan reagera vid en kris eller katastrof, och några råd om vad den som direkt möter drabbade och närstående därför bör tänka på i sitt bemötande. I bilaga 4 finns ett scenario som visar de utmaningar en kris eller katastrof utomlands kan innebära när det gäller att stödja drabbade och deras närstående. Till scenariot hör ett antal frågor om beredskap, samverkan och åtgärder. Använd gärna scenariot och frågorna i det egna, interna förberedelsearbetet, till exempel som ett stöd för att ta fram egna planer. MÅL: UNDERLÄTTA FÖR DRABBADE, NÄRSTÅENDE OCH INBLANDADE AKTÖRER Målet med samverkan kring stöd och information till de drabbade och deras närstående är att underlätta för de drabbade och deras närstående, genom att minska antalet myndighetskontakter förenkla och förbättra kommunikationen mellan de drabbade, deras närstående och de inblandade krishanteringsaktörerna ge stöd även efter att det akuta skedet är över.

11 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE 11 Pågående kris/katastrof Erfarenhet från tidigare kriser/katastrofer Exempel på aktörer i samverkan på nationell nivå Stöd och information till drabbade och närstående Planens förhållningssätt, arbetssätt och checklistor bygger på samlade erfarenheter av flera kriser och katastrofer, bland annat M/S Estonias förlisning 1994, Göteborgsbranden 1998 och flodvågskatastrofen i Sydostasien Genom gemensamma arbetssätt som integreras i det ordinarie krishanteringsarbetet, och därmed inte är personbundna, kommer erfarenheter från tidigare händelser svensk krishantering till godo också i framtiden.

12 Grundläggande principer för stöd och information till drabbade och närstående

13 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE Grundläggande principer för stöd och information till drabbade och närstående I det här kapitlet finns de grundläggande principer och förhållningssätt som vi av erfarenhet vet ger goda förutsättningar för ett värdigt, respektfullt och ändamålsenligt stöd till drabbade och närstående. Tillgången och kvaliteten på akut stöd och omhändertagande både under och efter en kris eller katastrof kan ha en stor betydelse för hur drabbade och närstående återhämtar sig, även på lång sikt. Dessutom påverkar de inblandade aktörernas information och kommunikation den bild människor har av krisen, av hanteringen och av aktörerna. Drabbade och närstående SAMORDNING AV STÖD & INFORMATION Om kriskommunikationsarbetet fungerar som det är tänkt och de drabbade och närstående känner sig Om aktörernas gemensamma arbete fungerar som det är tänkt och de drabbade och närstående känner sig informerade och värdigt behandlade så vinner alla på det. Det innebär att du som aktör lättare kan lösa informerade din uppgift. och värdigt behandlade så vinner alla på det. Det innebär att du som aktör också lättare kan lösa din uppgift. 2.1 Stöd drabbade och närstående med ett medvetet förhållningssätt, effektiv samverkan och samordnad kommunikation Oklara ansvarsförhållanden och dubbla budskap kan skapa förvirring och leda till att både drabbade och närstående skickas runt mellan aktörer som inte tänker på hur situationen uppfattas av enskilda. För att undvika att utsatta och omskakade människor far ännu mer illa behöver alla aktörer som kan tänkas komma i kontakt med drabbade och närstående ha ett medvetet förhållningssätt, som utgår från vad de drabbade och närstående behöver samt hur de uppfattar situationen samverka effektivt, för att de drabbade och närstående ska behöva ta så få myndighetskontakter som möjligt strukturera och samordna sin information och kommunikation, så att budskapen är samstämmiga och täcker hela informationsbehovet. LÄS MER! I Bilaga 3 hittar du konkreta råd om bemötande ur ett drabbad och närståendeperspektiv.

14 14 Grundläggande principer för stöd och information till drabbade och närstående TÄNK PÅ! Samverkan kring de drabbade och deras närstående behövs även efter att den akuta fasen är över, eftersom behovet av samordnat stöd efter en kris eller katastrof kan kvarstå längre än vid andra händelser. Rent praktiskt innebär det att aktörerna gemensamt söker svar på konkreta och praktiska frågor där ansvarsförhållandena ibland är oklara. Det kan till exempel handla om frågor som: Hur ska stöd och information utformas, antingen på platsen för händelsen eller någon annanstans där många närstående samlas? Vilka konsekvenser för de drabbade och deras närstående får avspärrning av vägar eller områden? Finns det råd om vart de drabbade kan vända sig för att få krisstöd? Hur fördelas ansvaret för resor och transporter till, från, inom och utanför Sverige? Hur ska begravningsfrågor och omhändertagande av avlidna hanteras, med hänsyn till olika kulturer och religioner? Hur ska eventuella minnesceremonier och årsdagar utformas? Hur ska en eventuell katastrofplats restaureras och återställas? Hur ska eventuella ersättningar till de drabbade och deras närstående fungera? Samverkan kring de drabbade och deras närstående behövs även efter att den akuta fasen är över, eftersom behovet av samordnat stöd efter en kris eller katastrof kan kvarstå längre än vid andra händelser. Var får tidiga åtgärder störst effekt? Vem kan ha nytta av den info och de resurser jag har? LÄS MER! Du kan läsa mer om helhetssyn och perspektivförståelse när flera ska agera tillsammans i Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar (MSB, 2014). Vad har hänt, vilka behov och konsekvenser kan uppstå? Vem kan ha info och resurser som jag kan ha nytta av? Helhetssyn Att ha en helhetssyn innebär att känna ansvar för mer än den egna uppgiften och att se sin egen och andra aktörers hanteringar som en helhet. TÄNK PÅ! Principerna och arbetssätten i denna plan är menade att användas i de samverkansformer som redan finns och fungerar (enligt likhetsprincipen). 2.2 Arbeta med stödet och informationen i den samverkan som redan finns Principerna och arbetssätten i denna plan är menade att användas i de samverkansformer som redan finns och fungerar (enligt likhetsprincipen). Det behövs alltså inget särskilt sätt att organisera samverkan kring drabbade och närstående det centrala är att alla nationella aktörer som kommer i kontakt med drabbade och närstående aktivt arbetar med att samordna såväl stöd som information och kommunikation före, under och efter en kris eller katastrof.

15 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE Samverka med kunskap, respekt och förståelse Smidig och effektiv samverkan bygger på att alla aktörer som deltar i samverkan känner till varandras roller, ansvar, uppdrag och rutiner förstår vad de själva och andra kan bidra med i hanteringen ser både sitt eget och de andra aktörernas agerande som en del av en helhet är öppna för att det behövs samverkan mellan olika nivåer och sektorer för att lösa uppgiften. Aktörerna behöver också ha förståelse för att olika aktörer kommer att analysera situationen och behoven utifrån sitt eget perspektiv och uppdrag. Dessa olika perspektiv är en tillgång i hanteringen, eftersom de belyser olika aspekter av det som hänt. ARBETET SKA BEDRIVAS UTIFRÅN ANSVARSPRINCIPEN, LIKHETSPRINCIPEN OCH NÄRHETSPRINCIPEN Ansvarsprincipen: Den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden ska ha motsvarande ansvar under krissituationer. Ansvarsprincipen innebär också ett ansvar för varje aktör att samverka med andra aktörer, ofta över sektorsgränser. Likhetsprincipen: En verksamhets organisation och lokalisering ska så långt det är möjligt vara densamma såväl under vardagliga förhållanden som under en kris. Närhetsprincipen: En kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Perspektivförståelse Aktör på plats Aktör hemma De drabbade Ledningsperspektiv Olika perspektiv är en tillgång i hanteringen, eftersom de belyser olika aspekter av det som hänt. Varje aktörs förståelse för andra aktörers perspektiv ökar förmågan att förstå hela skeendet, identifiera behov och effektivare kunna samordna samhällets stöd till drabbade och närstående vid en katastrof utomlands.

16 16 Grundläggande principer för stöd och information till drabbade och närstående Lägesbild aktör på plats Lägesbild aktör hemma Lägesbild hemkommande Samlad lägesbild Samlade lägesbilder består av information från flera aktörers lägesbilder. De skapar överblick och ökar förmågan att upprätthålla en helhetssyn. En samlad lägesbild med ett tydligt mål för hur den ska användas ger underlag för arbetet med att samordna stöd och information till drabbade och närstående. Den ersätter inte aktörsspecifika lägesbilder utan fungerar som ett komplement för att få effekt i det gemensamma arbetet. LÄS MER! Lägesbilder Att skapa och analysera lägesbilder vid samhällsstörningar (MSB, 2014). 2.4 Skapa överblick med samlad lägesbild En viktig del i effektiv samverkan är att ta fram en samlad lägesbild, som ger överblick över de medverkande aktörernas perspektiv på det som hänt. För att inga behov ska förbises behöver den samlade lägesbilden kompletteras med information om vilka informationsbehov som finns hos de drabbade och deras närstående vilka problem som kan uppstå för de drabbade och deras närstående hur problemen kan lösas hur samverkan kring de drabbade och deras närstående ska bedrivas framöver. Alla aktörer bör också vara medvetna om att de drabbade och deras närstående kan ha värdefull information som kan bidra till den samlade lägesbilden, och som därmed kan vara till hjälp i hanteringen. För råd och rekommendationer om hur man skapar samlad lägesbild, se Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar (MSB, 2014) och Lägesbilder Att skapa och analysera lägesbilder vid samhällsstörningar (MSB, 2014).

17 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE Förebygg misstro och frustration med samordnad information och kommunikation Det kan vara mycket påfrestande för potentiellt traumatiserade människor att hela tiden behöva börja om från början och berätta sin smärtsamma historia för nya personer. Obesvarade frågor och olika besked från olika aktörer riskerar dessutom att skapa onödig frustration. TÄNK PÅ! Aktörerna behöver hitta gemensamma lösningar där de varken tar över varandras ansvar eller utsätter sårbara människor för onödiga påfrestningar Gemensamt kommunikationsarbete Det innebär att alla inblandade aktörer behöver samverka för att undvika motstridiga budskap som kan skada förtroendet för hanteringen och aktörerna identifiera uttalade och outtalade frågor som ingen aktör har ansvar att besvara, och som därför riskerar att förbli obesvarade hänvisa drabbade och närstående vidare i så liten utsträckning som möjligt, även om alla aktörer ansvarar för att informera om sin egen verksamhet och sitt eget uppdrag. Aktörerna behöver alltså hitta gemensamma lösningar där de varken tar över varandras ansvar eller utsätter sårbara människor för onödiga påfrestningar Att nå ut med information Aktörerna behöver också hjälpas åt att tillgängliggöra och sprida bekräftad information. I det myndighetsgemensamma kommunikationsarbetet så spelar webbplatsen Krisinformation.se en viktig roll. På webben och i sociala medier förmedlas information från myndigheter och andra ansvariga om hur de hanterar olika kriser före, under och efter krisen. Krisinformation.se drivs av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Innehållet är framtaget genom myndighetsgemensamma arbetsgrupper inom olika områden. Målet är att innehållet ska vara tillgängligt och användbart för så många som möjligt. TÄNK PÅ! en ingång till riskoch krisinformation.

18 18 Grundläggande principer för stöd och information till drabbade och närstående Samordnad kommunikation till allmänhet och media Kommunikatör Utrikesdepartementet Kommunikatör Socialstyrelsen Kommunikatör MSB Kommunikatör Svensk Försäkring Tillgång till bekräftad och samstämmig information, som är lätt att ta till sig, bidrar till att medborgarna, allmänheten och media får den information och det stöd de har behov av från de inblandade aktörerna. MSB stödjer samordningen av information med metoder och verktyg För att åstadkomma detta så krävs det att aktörerna som berörs arbetar tillsammans. Alla aktörer har självklart ansvar för sin egen information, men ett samordnat arbete gör att de drabbade får stöd med att förstå var man hittar bekräftad information aktörerna uppfattas som tydliga, samstämmiga och trovärdiga i sitt agerande informationen kan spridas och göras tillgänglig för många trycket på den enskilde aktören minskar under en händelse. Händelse Allmänhet och media 2.6 För dialog med de anhöriggrupper som finns Drabbade och närstående har ofta ett behov av att delta i samverkan inför viktiga strategiska beslut som rör händelsen i stort, till exempel utformningen av minnesstunder eller hanteringen av olycksplatser. Brist på delaktighet och insyn i sådana beslut kan påverka individens återhämtning på ett negativt sätt och försvåra kommunikationen med de drabbade och deras närstående under lång tid framöver. Därför bör aktörerna involvera de anhöriggrupper som finns, och föra en dialog med dessa i så stor utsträckning som möjligt.

19 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE Var uppmärksam på grupper som är extra utsatta eller svåra att nå Eftersom vissa grupper kan vara svåra att nå med traditionell myndighetsinformation är det viktigt att tänka igenom vad som krävs för att nå alla berörda. Exempel på grupper som kan vara svåra att nå är personer med syn- eller hörselnedsättning personer med lässvårigheter personer som har svårt att tillgodogöra sig information, t.ex. på grund av psykiska eller intellektuella funktionsnedsättningar personer som inte pratar eller läser svenska, t.ex. nyanlända svenskar samt turister, gästarbetare och studenter från andra länder. Det finns också grupper som är extra utsatta, och som därför kan behöva särskilt stöd och särskild hänsyn. Exempel på sådana utsatta grupper är barn och ungdomar som förlorat en familjemedlem familjer som förlorat ett barn eller någon annan familjemedlem personer som varit exponerade för livsfara och/eller blivit fysiskt skadade äldre.

20 Samverkan före, under och efter en kris eller katastrof utomlands

21 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE Samverkan före, under och efter en kris eller katastrof utomlands Det här kapitlet riktar sig till dig som operativt hanterar stöd och information till drabbade och närstående vid en kris eller en katastrof, till exempel TiB på myndighet, länsstyrelse eller landsting/region, operativ chef, beredskapssamordnare m.fl. Använd dessa arbetssätt och förhållningssätt integrerat i ert ordinarie krishanteringsarbete. 3.1 Före Aktörens egna förberedelser För att kunna samverka smidigt och effektivt vid en kris eller katastrof utomlands behöver du som aktör redan innan känna till både dina egna och de övriga aktörernas roller, ansvar, uppdrag och rutiner samt vara öppen för att det behövs samverkan mellan olika nivåer för att lösa uppgiften. Din organisation kan behöva förbereda sig för en oväntad kris eller katastrof en redan uppkommen kris eller katastrof eller en kris eller katastrof som endast är befarad, t.ex. i samband med OS, VM, en omfattande demonstration eller något annat planerat evenemang. Före Under Efter Du behöver därför känna till vilka lagar, regler och principer som styr arbetet, både det egna och andras se din organisations egen del i helheten, att förstå vad ni själva och andra aktörer kan bidra med i hanteringen och att samordna er information med de övriga aktörerna ha förståelse för att alla aktörer har olika förutsättningar och möjligheter, att de till exempel har olika lång startsträcka (tid för förberedelser) vid en kris eller katastrof ha viljan och förmågan att på ett smidigt sätt samverka med övriga aktörer för att på bästa sätt stötta de som drabbats och deras närstående i förväg utreda och planera för till exempel kontaktvägar, ansvar, roller, kriskommunikation, medierelationer och sekretessfrågor som rör drabbade lägga upp ert samverkansarbete så att ni kan fortsätta delta i samverkan även om en nyckelperson slutar eller om ni organiserar om er verksamhet. TÄNK PÅ! Använd dessa arbetssätt och förhållningssätt integrerat i ert ordinarie krishanteringsarbete.

22 22 Samverkan före, under och efter en kris eller katastrof utomlands Aktörer i krisberedskapssystemet Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar Bilden visar de aktörer som ingår i Sveriges krisberedskapssystem. Till höger ges några exempel på verksamheter som är typiska för respektive aktör. Målet för ett fungerande krisberedskapssystem är att snabba vägar för samarbete snabbt kan upprättas mellan de olika nivåerna. Lokal nivå Närby Allmänsta Fjärrby Räddningstjänst Vård och omsorg K O M M U N E R Kommunteknik Försörjning Det är på denna nivå de flesta kriser startar. Aktörer påsamtliga nivåer i krisberedskapssystemet måste på ett effektivt sätt kunna ge kommunerna sitt stöd. Frivilligorganisationer Privata företag Regional nivå Geografiskt områdesansvar 2 1 L Ä N S S T Y R E L S E R 2 1 L A N D S T I N G R E G I O N E R Trafik och transport På denna nivå ansvarar man för vitala verksamheter so exempelvis sjukvård och kollektivtrafik. Fungerar som sammanhållande funktion mellan olika aktrer i länen. Sjukvård Nationell nivå Direktiv och riktlinjer C E N T R A L A M Y N D I G H E T E R Strål säkerhets myndigheten R E G E R I N G Övergripande riktlinjer för myndigheter. Samordning av verksamheter. Med flera... För att kunna samverka smidigt och effektivt vid en kris eller katastrof utomlands behöver du som aktör redan innan känna till både dina egna och de övriga aktörernas roller, ansvar, uppdrag och rutiner samt vara öppen för att det behövs samverkan mellan olika nivåer för att lösa uppgiften.

23 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE 23 Scenariot i bilaga 4 på sidan 61 beskriver en diskoteksbrand i Chamonix där många ungdomar är inblandade. Det är uppdelat i två olika skeden med olika mycket information och avslutas med diskussionsfrågor för varje skede. Använd detta scenario som diskussionsunderlag i din organisations interna förberedelse- och utvecklingsarbete för att stärka er samverkan med övriga aktörer kring stöd och information till drabbade och närstående. LÄS MER! Använd scenariot om en katastrof utomlands i bilaga 4 som ett diskussionsunderlag i era egna förberedelser. Scenariot användes i det aktörsgemensamma arbetet med att ta fram denna plan och är därmed minst lika användbart för aktörsgemensam utveckling eller förberedelse Aktörsgemensamma förberedelser och samverkan Det som avgör hur effektivt en kris eller katastrof hanteras är om man känner varandra innan, litar på varandra och förstår sin egen organisations och andras roller, mandat och språkbruk. Sätt därför av tid för proaktivt arbete, planering och relationsskapande aktiviteter innan det händer något. En förutsättning för effektiv samverkan är att man har utbildat sig och tränat i förväg. Prata därför igenom med dem ni ska samverka med om hur ni ska göra vid en kris eller katastrof utomlands. Kontakta MSB TiB om ni behöver hjälp med samverkan och samordning, samlad lägesbild, stöd med samordning av kommunikationsaktiviteter eller liknande. Varje enskild aktör har här ett tydligt ansvar att omedelbart ta initiativ utifrån sin unika information och kunskap eller informationsbehov, och inte avvakta någon annan aktörs initiativ. MSB kan då till exempel bjuda in till en samverkanskonferens för att ni aktörer ska kunna orientera varandra om läget utarbeta en samlad lägesbild och konsekvensbedömning som bygger på information från alla inblandade aktörer och i lägesbilden identifiera eventuella oklara ansvarsförhållanden, så att inga frågor eller behov hamnar mellan stolarna hjälpa till att kontakta aktörer och identifiera vilka aktörer som kan vara ansvariga eller delaktiga i att hantera krisen eller katastrofen eller kan komma att bli det stötta ansvariga krisledningar med kunskap om och förslag till åtgärder och insatser för de drabbade eller de som riskerar att drabbas och deras närstående. Ni kan till exempel behöva samordna era gemensamma resurser kring de frågor som ni får från de drabbade och deras närstående, frågor som ofta kvarstår under en längre tid. På sikt bör drabbad- och närstående perspektivet även integreras i det övriga utvecklingsarbetet, övning, utbildning m.m. MSB kan bidra till detta. TÄNK PÅ! Det som avgör hur effektivt en kris eller katastrof hanteras är om man känner varandra innan, litar på varandra och förstår sin egen organisations och andras roller, mandat och språkbruk. TÄNK PÅ! Varje enskild aktör har ett tydligt ansvar att omedelbart ta initiativ utifrån sin unika information och kunskap eller informationsbehov, och inte avvakta någon annan aktörs initiativ. Du kan alltid kontakta MSB TiB för att få stöd med samverkan, samordning, samlad lägesbild eller samordnad kommunikation med allmänhet och media.

24 24 Samverkan före, under och efter en kris eller katastrof utomlands Före Under Efter LÄS MER! I kapitel 2 kan du läsa mer om de grund läggande principerna för stöd och information till drabbade och närstående. 3.2 Under Om du ser att det finns ett behov för samverkan kring en situation som rör drabbade och deras närstående kan du själv ta initiativ till att sätta igång samverkan. Vänd dig då till MSB:s samordningsfunktion dagtid eller till MSB TiB på kvällar och helger. Kontakta även MSB TiB om du behöver hjälp med samlad lägesbild, stöd till samordning av kommunikationsaktiviteter eller liknande. Grundläggande principer för stöd och information till drabbade och närstående Drabbade och närstående SAMORDNING AV STÖD & INFORMATION Kris INRIKTNING & SAMORDNING Aktörer SAMVERKAN OCH LEDNING Gemensamma arbetssätt och ett medvetet förhållningssätt gör att stödet till drabbade och deras närstående vid en katastrof utomlands kan integreras i det ordinarie krishanteringsarbetet. På detta sätt kan vi ge de drabbade och deras närstående ett värdigt, respektfullt och ändamålsenligt stöd och samtidigt ta tillvara erfarenheter från tidigare händelser.

25 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE 25 I det akuta skedet av en kris eller katastrof behöver ni sedan aktörsgemensamt, och med stöd av MSB, skapa en samlad lägesbild av vad som hänt definiera vad ni med era samlade resurser vill uppnå och på vilket sätt ni behöver samverka för att nå dit specificera vilka åtgärder ni måste vidta. De aktörer som involveras vid en kris eller katastrof utomlands är oftast UD, Polisen samt representanter för andra organisationer som eventuellt finns på platsen, som t.ex. rese- och försäkringsbolag. Regeringen kan också ge ett särskilt uppdrag åt MSB att samordna stöd och information till de drabbade och deras närstående. 2 Se bilaga 1 och 2 för en översikt över ansvariga och tänkbara aktörer och de åtgärder och insatser de kan stödja med Tänk på de drabbade och närstående En checklista har tagits fram som du kan använda för att analysera en kris eller katastrof ur de drabbades och deras närståendes perspektiv. Använd Analysera krisen eller katastrofen ur ett drabbad- och närståendeperspektiv på sidan 31 för att snabbt kartlägga vilka behov som finns och vilka åtgärder din organisation bör sätta in för att stötta de drabbade och deras närstående planera för samverkan och åtgärder med övriga ansvariga aktörer. LÄS MER! En checklista har tagits fram som du kan använda för att analysera en kris eller katastrof ur de drabbades och deras närståendes perspektiv. Läs mer om detta i kapitel 4. Använd checklistan integrerat i ditt ordinarie krishanteringsarbete. Listan på frågor är inte fullständig men en bra utgångspunkt för att säkerställa att du möter de drabbades och närståendes behov Samverka och dela information med övriga aktörer Samverkan kring de drabbade och deras närstående behövs så länge de är i behov av samordnat stöd, alltså också efter att den akuta fasen är över. Utgå från och planera därför för att ni behöver samverka under lång tid med vilka andra aktörer och hur länge går dock inte att förutsäga eftersom alla kriser eller katastrofer är unika. Efterfråga Skapa Göra tillgänglig Ta emot Samverka i första hand med övriga aktörer inom de redan etablerade formerna för samverkan. På nationell nivå genomförs regelbundet operativ samverkan mellan olika aktörer genom såväl ömsesidiga kontakter som samverkanskonferenser med många deltagare. I proaktivt syfte stöttar och driver MSB TiB- och informatörsnätverk inom olika sektorer. Detta underlättar för informationsdelning när något väl händer. Dela er egen information med de övriga aktörerna i så lång utsträckning som möjligt och vidta samtidigt åtgärder för information som kräver sekretess, men låt inte sekretess eller andra formaliteter bli ett onödigt hinder för att gemensamt stödja de drabbade och deras närstående. TÄNK PÅ! Samverka i första hand med övriga aktörer inom de redan etablerade formerna för operativ samverkan. Behöver du kontakt eller har värdefull information för andra och inte vet var du ska börja? Kontakta då MSB TiB via SOS Alarm och nationella TiB-numret förordning (2008:1002) med instruktion för Myndigheten för samhällsskydd och beredskap,

26 Media 26 Samverkan före, under och efter en kris eller katastrof utomlands LÄS MER! Samordning av information och kommunikation illustreras på sidan Kommunicera samordnat och ge samstämmiga budskap Som aktör ansvarar du för den egna informationen till allmänhet, media, drabbade och närstående. Samtidigt är det viktigt att samverka med de övriga aktörerna så att budskapen blir tydliga, samordnade och samstämmiga och möter informationsbehoven hos allmänhet och media. För att göra detta behövs en förståelse för de totala informationsbehoven en aktörsgemensam kommunikationsstrategi koordinerade kommunikationsaktiviteter avstämda frågor och svar. Använd checklistan Samordna informationen och kommunikationen på sidan 33 för att kartlägga vilken information som behövs samt vilken aktör som ansvarar för att förmedla informationen. I det första skedet är det framförallt frågor om de drabbade och deras tillstånd som är viktiga. Ge närstående besked om vilka aktörer som ansvarar för att ta hand om de drabbade, till exempel Utrikesdepartementet, Polisen eller lokala aktörer på plats. Försök även ge besked om hur, när och var de drabbade och deras närstående kan få ytterligare information. Händelse utomlands - åtgärdsflöde Vid kris eller katastrof utomlands kan händelsen delas upp i fyra skeden som var för sig kräver olika sammansättningar av ansvariga aktörer. Det är framför allt i övergången från ett skede till nästa som Katastrof det är viktigt utomlands att se till att information skeden och och åtgärder ansvar inte faller mellan stolarna. Aktörsaktiviteter Stöd till aktörer, allmänhet och media Akuta insatser för de drabbade och deras närstående där det händer Akuta insatser för de närstående i Sverige Akuta insatser för de drabbade och deras närstående vid och efter hemkomst Stöd på lång sikt Samordning av aktörernas åtgärder genom informationsdelning och samlade lägesbilder Samordnad information till och kommunikation med allmänhet och media Administrativa och praktiska frågor Vid en kris eller katastrof utomlands kan händelsen delas upp i fyra skeden som var för sig kräver olika sammansättningar av ansvariga aktörer. Det är framförallt i övergången från ett skede till nästa som det är viktigt att se till att information och ansvar inte faller mellan stolarna.

27 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE 27 Tänk på följande när du kommunicerar med drabbade och deras närstående: Sträva så långt det är möjligt efter att vara lyhörd och faktiskt svara på alla deras frågor (utan att försöka svara på någon fråga som en annan aktör ansvarar för) istället för att bara berätta var de drabbade och deras närstående kan hämta information på egen hand eller endast berätta det som din organisation anser vara viktig information att sprida. Om alla aktörer kommunicerar samordnat så slipper de drabbade och deras närstående onödiga och kanske besvärliga myndighetskontakter. Försök att förekomma frågor som inte har ställts ännu, så att ni möter det informationsbehov som finns. Identifiera frågor som ingen ännu fått i uppgift att svara på och vilken eller vilka aktörer som ansvarar för att svara på dessa. Samverka kring vilken information ni behöver nå ut med till drabbade och närstående, men som de själva inte efterfrågar. Det kan exempelvis gälla information om risker, faror, befarade smittor, evakueringar eller förebyggande åtgärder. LÄS MER! I bilaga 3 hittar du råd för hur man bör bemöta en drabbad person Verktyg och stöd för att samordna informationen Kontakta MSB:s samordningsfunktion via MSB TiB för att få tillgång till nödvändiga verktyg, processer, metoder och stöd för att samordna din organisations information med övriga aktörer Informationsdelning via WIS Webbaserat InformationsSystem (WIS) är ett skyddat webbaserat informationssystem som är framtaget för utbyte av information mellan myndigheter och organisationer i krisberedskapssystemet. I WIS kan ni t.ex. publicera information om den egna organisationens åtgärder och lägesbild, men även minnesanteckningar från aktörssamverkan och samlad lägesbild. WIS används såväl i vardagen som vid allvarliga händelser och kriser. MSB erbjuder centrala myndigheter, kommuner, landsting och privata aktörer med ansvar under en kris tillgång till systemet utan kostnad. Kontakta WIS-supporten via MSB:s växel Avstämd information och koordinerade kommunikationsaktiviteter Stäm av viktig information via din organisations informations-/kommunikationsavdelning med MSB:s samordningsfunktion om informationen kan behöva följas upp av olika aktörer. Flera aktörer kan behöva hjälpas åt för att informera människor som behöver agera på ett visst sätt. Då är det viktigt att ta fram avstämda budskap och koordinera kommunikationsaktiviteterna. Se illustrationen på sidan Befintliga informatörsnätverk De befintliga informatörsnätverken inom olika ämnesområden stöds eller drivs av MSB och består av informatörer från berörda myndigheter, en representant från redaktionen för Krisinformation.se och en kriskommunikatör från MSB. Om en kris eller katastrof inträffar kan nätverken snabbt ha telefonmöten och samordna sin information på en mer detaljerad nivå. Nätverken kan också snabbt kompletteras med representanter för organisationer som är involverade i krishanteringen, men som annars inte är med i det befintliga nätverket.

28 28 Samverkan före, under och efter en kris eller katastrof utomlands Webbverktyget Mina sidor Webbverktyget Mina sidor används i det aktörsgemensamma informationsarbetet för att på ett enkelt och effektivt sätt arbeta med frågor och svar och sammanställa frågesamlingar (FAQ:er). Frågorna kan komma direkt från allmänheten men kan också tas fram i förväg för att möta förväntade informationsbehov. Du kan själv lägga in din organisations frågor och svar här och läsa andra aktörers frågor och svar. När ni sedan har kommit överens om vilka frågor och svar som ska publiceras visas de på Krisinformation.se och på andra aktörers webbplatser. När en fråga ändras i Mina sidor slår ändringen igenom på alla webbplatser som visar den eller länkar till den, vilket minskar risken för att allmänheten får information som skiljer sig åt hos olika aktörer. I Mina sidor kan också dokument delas mellan de aktörer som hanterar en specifik kris eller katastrof eller mellan aktörerna i informatörsnätverken. Du kan få tillgång till Mina sidor och användarstöd om du kontaktar MSB:s samordningsfunktion eller redaktionen för Krisinformation.se Närvaro i olika informationskanaler Var beredd att finnas i de kanaler som ni vanligtvis använder (enligt likhetsprincipen) men även i andra kanaler om de drabbade och deras närstående istället väljer dessa. Se även över de vanliga kanalerna så de är heltäckande och lämpade för det aktuella behovet. Lämpliga kanaler kan till exempel vara din organisations egen webbplats traditionella medier (tidningar, tv och radio även digitalt) sociala medier krisinformation.se, inklusive en anpassad del som riktar sig till drabbade och deras närstående (telefon) 1177 Vårdguiden (telefon och webbplats) Viktigt meddelande till allmänheten (VMA)/myndighetsmeddelande Media en viktig informationskanal Media är en av de viktigaste källorna till information för drabbade och deras närstående när något har inträffat. Genom media förmedlas dessutom bilden av krisen, vilket gör det mycket viktigt att följa och analysera medias bild. Media är också en viktig kanal för att fånga upp frågor som är angelägna för de drabbade och närstående. Din organisation kan också behöva hantera frågor om vilken information som når de närstående via media och i vilken mån media ska få tillgång till information om de drabbade från de inblandade aktörerna. Som aktör ansvarar du för din egen organisations kommunikation med media, dock bör kommunikationen vara avstämd med andra viktiga aktörer. Mycket kan planeras i förväg, till exempel information om hur er egen roll vid en kris ser ut. Ett grundråd är att aldrig någonsin spekulera, till exempel kring hur många som kan vara drabbade av en kris eller katastrof. Ta direkt upp en sådan fråga när samverkan startar och ta fram och kommunicera ett gemensamt svar på frågan. På det lokala och regionala planet tillkommer ofta frågan om medias till gång till de drabbade och deras närstående. Frågan uppkommer inte bara i samband med krisen eller katastrofen akut, utan ibland även långt efteråt i samband med minnesceremonier etc. Media har ett särskilt

29 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE 29 ansvar att gå varligt fram med de drabbade och deras närstående, inte minst barn, vilket framgår av deras etiska riktlinjer. Myndigheter kan aldrig hindra media från att ta kontakt med drabbade många kanske dessutom vill prata med media. Det är dock bra att i förväg tänka igenom dessa frågor (vilket till exempel norska myndigheter gjorde i samband med Breivik-rättegången). Genom kontakt med exempelvis anhöriggrupper kan du redan från början bidra till att det görs en indelning i drabbade som kan tänka sig att prata och de som absolut inte vill prata med media. Media kommer troligen i hög utsträckning att respektera en sådan indelning. 3.3 Efter Hanteringen av en kris eller katastrof kan pågå mycket lång tid efter det akuta skedet. Var därför medveten om att utvärderingen av din organisations krishantering kan dröja men förbered dig för att göra den så snart tillfälle ges Aktörens eget efterarbete Efter krisen eller katastrofen bör ni inom din organisation se över hur ert krishanteringsarbete fungerade internt väl ni tog hänsyn till de drabbades och deras närståendes perspektiv ni klarade att dela information med övriga aktörer er samverkan med övriga aktörer fungerade ni klarade att kommunicera samordnat och samstämmigt tillsammans med övriga aktörer. Före Under Efter Aktörsgemensamt efterarbete Efter krisen eller katastrofen bör ni aktörsgemensamt sammanställa era erfarenheter och erfarenhetsåterföra, för att kunna dra slutsatser som kan ligga till grund för framtida utveckling av er och andra aktörers hantering av en kris eller katastrof utomlands som drabbat personer med hemvist i Sverige. Vid behov kan ni då kontakta MSB:s samordningsfunktion eller TiB för att få tillgång till stöd av övriga aktörer. MSB ansvarar för att förvalta planen och se till att den uppdateras regelbundet. Kunskap, övning och lärande

30 Checklistor

31 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE Checklistor Checklistorna innehåller förslag på ett antal viktiga frågor som alla nationella aktörer som kommer i kontakt med drabbade och närstående, i samband med en katastrof utomlands, kan behöva söka svar på, enskilt eller tillsammans. Listan är inte komplett utan ska ses som en utgångspunkt i analysen av en katastrof utomlands. Frågorna är utformade för att både göra aktörernas hantering mer effektiv och för att möta människors behov av stöd och respektfullt bemötande. Checklistorna ska integreras i det ordinarie krishanteringsarbetet, för att säkerställa att hanteringen blir heltäckande trots att arbetet spänner över flera olika sak- och ansvarsområden. 4.1 Analysera krisen eller katastrofen ur ett drabbad- och närståendeperspektiv Använd denna checklista i ert ordinarie krishanteringsarbete vid en kris eller katastrof utomlands med många drabbade och närstående. Checklistan hjälper er att ta reda på om det finns drabbade och om de behöver stöd och information enligt råden och rekommendationerna i denna plan. Använd checklistan för två syften: snabbt kartlägga vilka behov som finns och vilka åtgärder din organisation bör sätta in för att stötta de drabbade och deras närstående planera för samverkan och åtgärder med övriga ansvariga aktörer.

32 32 Checklistor Klipp ut och spara! BESVARA FÖLJANDE FRÅGOR: Finns det svenskar i katastrofområdet? Är de få eller många? Vilka är de akuta problemen för personerna med hemvist i Sverige och vem/vilka är ansvariga för vilka delar? Vilka åtgärder behöver vidtas omedelbart för att stödja de drabbade och deras närstående? Vart ska man hänvisa oroliga närstående? I utlandet och i Sverige. Hur ser de lokala myndigheternas kapacitet att stödja drabbade och närstående ut? Vilka personer är drabbade? Vem ansvarar för inledande registrering av drabbade? Var i Sverige hör de drabbade hemma? Län, landsting, kommun, hemförsamling? Vad är de inblandade drabbade av? Finns det avlidna, skadade, särskilt utsatta grupper? Hur många personer är drabbade? Hur många av de drabbade är barn och unga vuxna? Hur många vårdas på sjukhus i utlandet? Vilka åtgärder har vidtagits hittills? Vilka ytterligare insatser behövs eller planeras? Vilket behov finns det av stöd och resurser från andra aktörer? Vilka gemensamma åtgärder behövs? Vilka är tidsramarna? Vem/vilka är ansvariga? Finns delat eller oklart ansvar? Finns några behov som inte tillgodoses? Finns det några målkonflikter som aktörerna behöver lösa tillsammans? Vilka problem kan uppstå framöver för de drabbade? Hur kan de lösas? Hur ska vi samverka kring de drabbade och deras närstående på lång sikt? Finns det ytterligare aktörer som behöver bjudas in? Till exempel regionala och lokala aktörer eller frivilligorganisationer? Vem har uppföljningsansvar för de drabbade och deras närstående? Är det något vi glömt?

33 STÖD OCH INFORMATION TILL DRABBADE OCH NÄRSTÅENDE Samordna informationen och kommunikationen Använd denna checklista för att kartlägga vilken information som behövs samt vilken aktör som ansvarar för att förmedla informationen. På så vis kan ni bestämma vilka informationsåtgärder som ska göras och hur ni ska samordna er kring informationen och kommunikationsaktiviteterna. BESVARA FÖLJANDE FRÅGOR: Vilket informationsbehov finns i samhället på kort och lång sikt? Vad vill vi uppnå med kommunikationen och hur görs det bäst? Vilket informationsbehov har drabbade och deras närstående på kort och lång sikt? Vilken information behövs på kort och lång sikt och hur kan den utformas? I vilka kanaler? Hur kan informationen utformas för att passa barn och ungdomar? Hur kan informationen utformas för att passa personer som är extra utsatta eller svåra att nå? Till exempel äldre, personer som av olika anledningar har svårt att förstå svenska, familjer som förlorat ett barn och personer med funktionsnedsättning. Hur påverkas informationsbehovet av vidtagna åtgärder för att hantera krisen eller katastrofen? Vilka åtgärder måste vidtas för att möta informationsbehoven? Vem har ansvar för olika kommunikationsåtgärder? Vem har ansvar för informationen till barn och ungdomar? Vem har ansvar för det myndighetsgemensamma informationsarbetet? Reflekterar det vi säger den samlade lägesbilden? Beslut vad har vi beslutat? Vad gör vi framöver och när stämmer vi av vidtagna åtgärder och nya informationsbehov? Vilka frågor har inte ställts ännu? Vem ansvarar för att svara på dessa frågor? Hur följs kommunikationen upp och av vem? Klipp ut och spara!