Kommunstyrelsens arbetsutskott (18)

Transkript

1 Sida Kommunstyrelsens arbetsutskott (18) Plats och tid Kommunhuset den 2 december 2014 kl ande Övriga närvarande Utses att justera Roland Åkesson (C), ordförande Ann Petersson (C) Curt-Rune Roos (M) Robert Rapakko (S) Lars Hollner (S) Fredrik Johansson, ekonomichef, 460, 466 Thomas Nilsson, teknisk chef, 456, 457 Lars Petersson, fastighetsingenjör, 456, 457 Ingemar Idh, räddningschef, 469 Helen Nilsson, projektledare, 465 Ambjörn Thunberg, fältsekreterare, 458 Monica Kling, folkhälsosamordnare, 459 Mats Johansson, kommunchef Birgitha Freij, kommunsekreterare Lars Hollner och Curt-Rune Roos Justering Måndagen den 8 december 2014 Under- Paragraf Skrift Sekreterare... Birgitha Freij Ordförande... Roland Åkesson Justerande Lars Hollner Curt-Rune Roos ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla i kommunhuset. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Underskrift... Birgitha Freij

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/075 LOKALPLANERING FÖRSKOLA/SKOLA: FÖR- SKOLAN SKUTAN I TIMMERNABBBEN Bakgrund Aktuellt AU 11 nov 2014 Aktuellt Arbetsutskottet beslutade enligt 107/2014 att godkänna planeringen för förskolan Skutan i Timmernabben. Kommunfullmäktige beslutade enligt 36/2014 att anta en reviderad investeringsbudget som bl.a. innebar att erforderliga medel för lokalbehov inom förskola och skola reserverades. Tekniska kontoret presenterar muntligt förslag till om- och tillbyggnad av Skutan. Arbetsutskottet diskuterar olika alternativ till lösning av lokalbehoven. Tekniska kontoret fick i uppdrag att sammanställa och kostnadsberäkna olika alternativ i enlighet med arbetsutskottets diskussion. Lars Petersson, fastighetsingenjör, och Thomas Nilsson, teknisk chef, presenterar olika alternativ till om- och tillbyggnad av Skutan, samt kostnadsberäkningar. Arbetsutskottet beslutar att tekniska kontoret har ett fortsatt utredningsuppdrag kombinerat med att ha kontakter med skolchefen under utredningstiden. Ärendet återupptas därefter.

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/161 ÅSHAGA OM- OCH TILLBYGGNAD AV KÖK AU 12 aug 2014 Aktuellt Diskussion Lars Petersson, fastighetsingenjör, presenterade ritningar på om- och tillbyggnad av köket på Åshaga äldreboende, Sjögatan, Mönsterås. Handling Budget för om- och tillbyggnad av nytt kök Åshaga, från tekniska kontoret. I utredningen finns kalkyler för ombyggnad respektive nybyggnad. Arbetsutskottet diskuterar alternativen till om- eller nybyggnad vid Åshaga; t.ex. tillagning i annat (skol-) kök. Tekniske chefen och socialchefen får i uppdrag att utreda ärendet utifrån ett boende- och personalperspektiv, och återkomma till arbetsutskottet.

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/251 ENKÄTUNDERSÖKNING: UNGDOMARS ANVÄNDNING AV DROGER Handling Enkätundersökning, Ungdomars användning av droger, Grundskolan år 8, 2014, från fältsekreterare Ambjörn Thunberg. Föredragning Ambjörn Thunberg. Syftet med drogvaneundersökningen är att kommunen ska få kunskap om ungdomars eventuella droganvändande. Denna kunskap ligger till grund för förebyggande insatser och prioriteringar i ANDT-arbetet (Alkohol-Narkotika- Droger-Tobak). Drogvaneundersökningen genomfördes våren 2014 i samtliga klasser i årskurs 8 i Mönsterås kommun. Undersökningen visar att användningen av både tobak och alkohol minskar. Däremot har nya trender såsom bruk av vattenpipa och e-cigaretter förekommit. Undersökningen visar också att elevernas inställning till droger har förändrats på så sätt att acceptansen för rökning, alkoholberusning och narkotika har minskat något. Andelen elever som svarar att deras föräldrar tillåter alkoholkonsumtion har minskat kraftigt sedan den första undersökningen år Enkätundersökningen läggs till handlingarna.

5 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/250 FOLKHÄLSOPLAN Handling Folkhälsorådets protokoll 39/2014 och 40/2014. Föredragande Folkhälsosamordnare Monica Kling presenterar Folkhälsorådets förslag till Folkhälsoplan , Verksamhetsplan 2015, samt budget om 50 tkr. Verksamhetsplanen läggs inför verksamhetsåret 2015 samman med planen för ANDT-arbetet (Alkohol-Narkotika-Droger-Tobak), och budgeten för ANDT om tkr. Folkhälsa betecknar det allmänna hälsotillståndet hos en hel befolkning, emedan hälsa är ett tillstånd hos den enskilda individen. Folkets hälsa påverkas av arv, kön och ålder, men framför allt av levnadsvanor och livsvillkor. Den nationella folkhälsopolitiken utgår från elva målområden, av vilka Folkhälsorådet i Mönsterås föreslår att vi prioriterar Delaktighet och inflytande i samhället - Barns och ungas uppväxtvillkor Tobak, alkohol, narkotika, doping och spel. Kommunstyrelsen föreslås fastställa Folkhälsoplan med budget för 2015 och mål för perioden.

6 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/233 SVAR PÅ REVISIONSRAPPORT: GRANSKNING AV INTERN KONTROLL TILL SKYDD FÖR OEGENT- LIGHETER Handling Revisionsrapport från kommunens revisorer. Rapporten behandlar kommunens förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå. AU 11 nov 2014 Handling Ekonomichef Fredrik Johansson fick i uppdrag att ta fram ett förslag till svar på rapporten. Förslag till Svar på rapporten Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter, från ekonomichef Fredrik Johansson: Under kapitel 2.1 tas budgetprocessen upp. PwC har i sin granskning inte funnit några risker. Antalet ombudgeteringar och tiden innan ombudgeteringen blir genomförd i ekonomisystemet kritiseras av barn- och utbildningsförvaltningen. Ekonomiavdelningen genomför ombudgeteringar främst vid budgetrevidering som beslutats av kommunfullmäktige samt löneökningar. Därutöver justeras budgeten efter nämndsbeslut. I de fall som det funnits dröjsmål beror det oftast på att fler ombudgeteringar ska göras varvid dessa inväntas. Anledningen till att ombudgeteringar begränsas är att spårbarheten är viktig för att minska risker för att justeringarna inte följer med till budgetarbetet för åren därefter. En förbättringsåtgärd som ska analyseras är om ombudgeteringar ska ske vid fasta datum vid ett antal tillfällen under året. Under kapitel 2.2 som handlar om uppföljning har PwC inte funnit några risker, men saknar kopplingen i socialnämndens uppföljningar mellan rapporten och ekonomisystemet. Socialförvaltningen redovisar och rapporterar främst beslutade timmar i hemtjänst och särskilt boende månadsvis, men för rapportering i enlighet med ekonomisystemet och budget vid april och augusti månads avslut vilket borde anses som fullt tillräckligt. Det bör även tilläggas att samtliga enhetsledare har tillgång till ekonomiska rapporter via ekonomisystemets webbportal. Under kapitel 2.3 granskas leverantörsfakturor. Granskningen påvisar inga brister men man har hittat att deltagarförteckning vid aktivitet saknas vid två tillfällen. För att eliminera att deltagarförteckning missas har en kontokontroll satts upp vilket innebär att dessa fakturor granskas ytterligare en gång efter beslutsattestering.

7 Kommunstyrelsens arbetsutskott Kontanthanteringen kontrolleras under 2.4. Inga kommentarer har angivits. Förbättringsområden Granskningsrapporten visar inte på några direkta brister i befintliga rutiner men PwC pekar ut tre förbättringsområden: - Stickprovskontroller bör utföras mer systematiskt och dokumenteras. Ekonomiavdelningen kommer att se över denna rutin under Brist att budget inte uppdateras i ekonomisystemet. Ekonomiavdelningen har för avsikt att alltid ha den korrekta budgeten inlagd i ekonomisystemet. Om detta brustit är det en följd av att beslutet inte kommit ekonomiavdelningen tillhanda. Regler för hur ombudgeteringar ska göras ska ses över under Reglemente och anvisningar bör uppdateras. Arbetet med att revidera anvisningar och reglementen är ett fortlöpande arbete och kommer att fortsätta. Rutinen för leverantörsfakturor är under förändring för att kunna ta emot elektroniska fakturor på fler sätt och kommer uppdateras när rutinen är uppsatt. Kommunstyrelsen föreslås anta förslaget till svar på revisionsrapporten såsom sitt eget att överlämna till revisorerna.

8 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/242 MEDBORGARFÖRSLAG ANGÅENDE INSAMLING AV FÖRBRUKADE BATTERIER Handling Medborgarförslag inlämnat av Margit Sahlberg, Johan Skyttes väg 26, Ålem. Förslagets syfte KF 24 nov 2014 Förslagsställaren vill att en behållare för förbrukade batterier sätts upp i entrén till äldreboendet Torshaga. Medborgarförslaget överlämnades för handläggning till kommunstyrelsen. Medborgarförslaget överlämnas till tekniska kontoret för yttrande.

9 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/248 MOTION: FARTHINDER PÅ ÖSTRA OKNEBÄCKS- VÄGEN Handling Motionens syfte KF 24 nov 2014 Motion inlämnad av Lejla Bajraktarevic. Motionären vill att tekniska kontoret får i uppdrag att dels ta fram effektiva farthinder på Östra Oknebäcksvägen, dels se över hela kommunen om det finns fler områden där farthinder kan behövas. Motionen överlämnades till kommunstyrelsen för beredning. Motionen överlämnas till tekniska kontoret för yttrande.

10 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/249 MOTION: FRÅN SÄRVUX TILL LÄRVUX Handling Motionens syfte KF 24 nov 2014 Motion inlämnad av Michael Carlsson och Lejla Bajraktarevic. Motionärerna vill att Mönsterås kommun ändrar skolnamnet Särvux till Lärvux särskild utbildning för vuxna. Motionen överlämnades till kommunstyrelsen för beredning. Motionen överlämnas till barn- och utbildningsnämnden för yttrande.

11 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/255 MEDBORGARUNDERSÖKNING 2015 Handling SCB:s Medborgarundersökning, våren 2015, från Statistiska Centralbyrån, Box , Stockholm. I Medborgarundersökningen får kommunens invånare tycka till om sin kommun. Resultaten analyseras med SCB:s analysmodell Nöjd-Kund-Index, som på ett tydligt sätt visar vilka faktorer/verksamheter som i första hand bör förbättras för att få nöjdare invånare när det gäller kommunen som en plats att bo och leva på, kommunens olika verksamheter, samt medborgarnas inflytande på kommunala beslut. Mönsterås kommun deltar i medborgarundersökningen under våren Kostnaden belastar kommunstyrelsens konto för kommunövergripande utredningar.

12 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2012/161 PROJEKT JÄMSTÄLLDHETSINTEGRERING Mönsterås kommun deltar sedan hösten 2012 i SKL:s projekt Startpaket för jämställdhetsintegrering, och har anställt Helen Nilsson som projektledare på 25 procent under tidsbegränsad period. AU 12 nov 2013 AU 20 maj 2014 AU 18 nov 2014 Aktuellt Arbetsutskottet beslutade att förlänga projektet och att därför anställa Helen Nilsson som projektledare på 25 procent till och med 30 juni Finansiering sker i enlighet med kommunfullmäktiges beslut enligt 95/2013 om användning av återbetalda premier för AGS, där 1,5 mnkr anslogs till kommunstyrelsen att använda till bl.a. jämställdhetsprojektet. Kommunchef Mats Johansson rapporterade från arbetet med projektet, som behöver pågå under ytterligare en tid, eftersom inte alla förvaltningar är klara med sitt projektarbete. Projektet och projektledarens anställning förlängdes till och med den 31 december Ytterligare förlängning kan inte medges. Projektledare Helen Nilsson rapporterade muntligt om den projektrapport som ska lämnas vid nästa sammanträde med arbetsutskottet. Handling Rapport jämställdhetsintegrering med utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering (två förslag), från projektledare Helen Nilsson. Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram förslag till hur uppföljning av verksamheternas jämställdhetsarbete (i det dagliga arbetet) ska utföras.

13 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/015 BLOMSTERMÅLA FOLKETS HUS AU 21 jan 2014 Daniel Williamsson och Gunnar Berlevik, Blomstermåla Folkets Hus, informerade om föreningens verksamhet, bokslut, planering för framtiden, m.m. samt visade runt i lokalerna. Ansökan om föreningsbidrag till verksamheten 2014 inlämnas när bokslutet är klart. Informationen lades till handlingarna. Aktuellt Skrivelse från Gunnar Berlevik, Blomstermåla Folkets Hus, Storgatan 83, Blomstermåla, inkom Folkets Hus har för avsikt att fortsätta renoveringen av fastigheten. Föreningen kommer att ansöka om bidrag från Boverket till fönsterbyte m.m. Mönsterås kommun är positiv till att medfinansiera renoveringen av Folkets Hus, och återkommer med slutligt ställningstagande vid en konkret ansökan från föreningen.

14 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/243 ANSTÄLLNING AV IT-CHEF Bakgrund Au 4 nov 2014 Aktuellt Annonsen om rekrytering av IT-chef lockade sextionio sökanden. Av dessa har urvalsgruppen träffat åtta personer. Fyra personer har fått djupare information om verksamheten och träffat personalen. Ordförande rapporterade att anställningsprocessen fortsätter och att urvalsgruppen räknar med att presentera en kandidat på något av de kommande mötena med arbetsutskottet. Informationen lades till handlingarna. Urvalsgruppen föreslår att Torbjörn Andersson erbjuds tjänsten som ITchef. Arbetsutskottet beslutar att erbjuda Torbjörn Andersson, Gillberga bygata 68, Löttorp, tjänsten som IT-chef från och med den 2 mars Månadslön kr/mån, kompensation för övertid utges ej och arbetstagaren ska tillhandahålla egen bil i tjänsten. Lönen gäller för 2015, och förhandling om ny lön sker tidigast i samband med löneöversyn 2016.

15 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/256 ANSTÄLLNING AV SOCIALCHEF Socialchef Eva Augustsson anhåller om entledigande från tjänsten som socialchef från och med den 1 augusti 2015 i anledning av ålderspension. Ärendet återupptas.

16 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2011/129 SAMVERKAN INOM RÄDDNINGSTJÄNST Bakgrund Handling Arbetsutskottet beslutade enligt 126/2012 att delta i en utredning av PwC om eventuell samverkan mellan fem av länets kommuner beträffande räddningstjänst. Samtidigt har räddningstjänsterna i Kalmar län genomfört en förstudie om Kommunal räddningstjänstsamverkan i Kalmar län. Framtida samverkan mellan räddningstjänsterna i kommunerna Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn och Vimmerby, från PwC. Utveckling av RäddSamH, förstudie, från räddningstjänsterna i Kalmar län. AU 18 dec 2012 Arbetsutskottet beslutade lägga PwC-utredningen med godkännande till handlingarna och att uppdra till räddningschef Ingemar Idh att fortsätta utreda rapportens förslag till samverkan och återkomma till arbetsutskottet, samt att ta emot räddningstjänsternas rapport såsom information om att arbete med att hitta samverkansformer inom räddningstjänstens olika delar pågår. Båda rapporterna presenteras på kommunstyrelsens nästa sammanträde. KS 5 feb 2013 Aktuellt Räddningschef Ingemar Idh redogjorde för ovanstående rapporter och pågående arbete om samverkan. Informationen lades till handlingarna. Räddningschef Ingemar Idh informerar om det arbete som genomförts under året i styrgruppen respektive arbetsgrupperna. Räddningschefen har fortsatt uppdrag att arbeta i utredningen. Informationen läggs till handlingarna.

17 Kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2014/257 ANGÅENDE BESKED OM NEDLÄGGNING AV ARBETS- FÖRMEDLINGSKONTOR Bakgrund Föredragning Det har kommit till kommunledningens kännedom att Arbetsförmedlingen beslutat att lägga ner 100 kontor i landet, bl.a. kontoret i Mönsterås. Kommunchef Mats Johansson föredrar ett utkast till skrivelse ställd till Arbetsförmedlingens generaldirektör och styrelse. Avsikten med skrivelsen är att beskriva en stark oro för en försämrad service till arbetsförmedlingens kunder; medborgare och lokala företagare. Nedläggningsbeslutet har fattats utan information till eller dialog med berörda medborgare, kunder eller kommuner. Ordförande Roland Åkesson och kommunchef Mats Johansson får i uppdrag att utforma och skicka en skrivelse i enlighet med utkastet. Skrivelsen delges kommunstyrelsen för kännedom.

18 Kommunstyrelsens arbetsutskott MEDDELANDEN/RAPPORTER Handlingar Inkomna meddelanden delges arbetsutskottet. Meddelandena läggs till handlingarna.