Verksamhetsberättelse

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Centrum Läkemedelsnära Produkter 2011 Inkontinenscentrum Särnär Barn och Vuxna Marianne Nyqvist

2 Centrum Läkemedelsnära Produkter Centrum Läkemedelsnära produkter (CLP) omfattar Livsmedel för särskilda näringsändamål, sondmatningstillbehör och förbrukningsartiklar för blås- och tarmfunktionsproblem. Centrum läkemedelsnära produkter bedriver i samverkan med vårdgivarna en effektiv och leverantörsneutral verksamhet med fokus på kundnytta, patientsäkerhet, kvalitet och ekonomi. Verksamhetsidé Centrum Läkemedelsnära produkter ansvarar för tillgång till ett kvalitetsanpassat produktsortiment och en välfungerande distribution. Dessutom fungerar centrat som stöd för vårdens kvalitetsutveckling genom att erbjuda utbildningsinsatser kring vård och behandling för aktuella produktområden samt tillhandahålla producentneutral produktinformation. Vision Centrum Läkemedelsnära produkter ska verka för att produkterna, vårdkedjan och förskrivningsprocessen är kvalitetssäkrad för Läkemedelsnära produkter i Västra Götaland. Strategiska mål 1. Kompetensutveckling i vårdkedjans alla led 2. Kvalitetssäkrat sortiment till en heterogen patientgrupp 3. Friktionsfri beställning, distribution och fakturering 4. Kostnadseffektivisering 5. Riktlinjer för produktleverantörernas produktinformation Verksamhetsberättelsen beskriver aktiviteter och måluppfyllelse utifrån de strategiska målen. 2

3 Måluppfyllelse 2011 Kompetensutveckling i vårdkedjans alla led Inkontinens Fortbildning inom abonnemang genomförs till största delen av heltidsanställd utbildare som bokar in utbildningstillfällen efter kundernas behov. Antal utbildade 1101 personer Fortbildning till kommun (äldreboende 827, hemsjukvård 274) 243 personer Fortbildning till primärvård och sjukhus 236 personer Högskola (Göteborg, Trollhättan, Skövde) (sjuksköterskor, uroterapeuter och läkare) Antal utbildningstillfällen 75 stycken 231 personer Tematräffar med kommunens hemtjänstpersonal. Deltidsanställda experter har arrangerat träffar med hemtjänstpersonal och kommunsköterskor för att diskutera och handleda kring patientärenden. 351 personer Seminarie Kvinnosjukvård i ett mångkulturellt samhälle på höstens produktmässor Fortbildning utom abonnemang arrangeras för olika personalkategorier. Deltagarna betalar kursavgift för att finansiera lokaler, förtäring och föreläsararvoden. Under året har två fortbildningsdagar arrangerats med temat Etik och värdegrund i omvårdnaden. 152 personer deltog på dessa dagar. Under året har totalt 2314 personer deltagit vid olika fortbildningstillfällen både inom och utom abonnemang. Uppdatering av kvalitetsdokument pågår kontinuerligt Vårdprogram för kommunal hälso- och sjukvård har reviderats Handbok för förskrivning av förbrukningsartiklar vid blås- och tarmfunktionsproblem har reviderats inför nytt distributionsavtal och nytt beställningssystem 3

4 Särnär Barn och Vuxna Fortbildning har under året bedrivits till förskrivare inom regionens primärvåd och slutenvård samt till avtalet anslutna kommuner. Deltagare vid utbildningen har varit dietister, läkare och distriktssköterskor/sjuksköterskor. Antal utbildade Fokus Antal tillfälle 418 personer Särnär, regelverk och nutritionsbehandling 20 tillfälle 30 personer Begreppet Särnär vid högskoleutbildning 1 tillfälle 313 personer Nytt produktsortiment vid höstens produktmässa 4 tillfälle 761 personer 25 tillfällen Man har även arbetat med att skapa och revidera 10st kvalitetsdokument, tillgängliga för vården via hemsidan. Exempelvis Handbok för förskrivning av Särnär och Produktkatalog. Sesam Läkemedelsnära (Sesam LMN) I samband med införandet av ny distributör implementerades ett nytt beställningssystem, Sesam LMN. Personal från Centrum Läkemedelsnära och systemansvariga för websesam inom Regionservice, har tillsammans med dataföretaget Amesto Solution AB utvecklat Sesam LMN utifrån websesam (används vid beställning av hjälpmedel i Västra Götaland). Ett omfattande arbete föregicks inom centrat inför övergången till det nya systemet med att uppdatera kund- och betalarregister, informera vården samt utbilda förskrivare. Visning av Sesam LMN på produktmässorna vecka visningstillfällen arrangerades under mässveckan med inriktning mot inkontinensalternativt särnär området personer deltog under dessa tillfällen. Visningstillfällen under två veckor innan driftstarten 2 maj 23 tillfällen arrangerades fördelade på olika orter inom Västra Götaland (Göteborg, Borås, Skövde, Vänersborg, Uddevalla) 167 personer deltog på dessa visningar. Visningstillfällen efter driftsstart 2 maj Vården har haft möjlighet att boka in visningstillfällen under hösten. Personal från Centrum Läkemedelsnära har varit ute hos vårdpersonal vid 32 tillfällen, 521 personer har deltagit. Manualer har utformats och uppdaterats vid justering och uppgradering av systemet Kontaktpersonsträffar CLP har arrangerat möten med kontaktpersonerna på fyra orter (Göteborg, Vänersborg, Borås och Skövde) vår och höst kontaktpersoner för Inkontinens och Särnär och av kontaktpersonerna inbjuden vårdpersonal besökte dessa möten. 4

5 Hemsida Hemsidan är centrats nav i verksamheten. Uppdatering av gemensam hemsida och tillhörande undersidor pågår kontinuerligt. Kvalitetssäkrat sortiment till en heterogen patientgrupp Inkontinens I samarbete med produktleverantörerna pågår kontinuerlig kvalitetsuppföljning av upphandlat sortiment. Projektgruppen har under året träffat avtalsleverantörerna för marknadsanalys och dialog. På hemsidan finns möjlighet för förskrivarna att lämna synpunkter på sortimentet, dessa analyseras och beaktas bland annat i nästa upphandling. Den elektroniska produktkatalogen som finns på hemsidan och i beställningssystemet har under året kunnat kontinuerligt uppdaterats på grund av att vi skaffat nödvändig programvara. Anskaffningar antal utveckling Det är kvalitativt viktigt att möjligheten att beställa specialprodukter finns, då patienter med unika behov annars skulle drabbas. Under 2011 har antalet förskrivningar utanför upphandlat sortiment varit 763 stycken vilket utgör 0,25 % av totalt antal orderrader. Särnär Barn och Vuxna Under 2011 har ett nytt produktsortiment sjösatts. Upphandlingen har haft i fokus att tillhandahålla ett optimerat sortiment med hög kalité i förhållande till pris. Produkterna ska tillgodose det medicinska behovet hos patienterna. Projektgruppen har utvecklat en REKlista som kommunicerats med förskrivare, i den finner man de produkter som är ett kostnadseffektivt val när patientens medicinska behov tillåter. Förskrivarna kan lämna synpunkter på hur det nya sortimentet motsvarar det medicinska behovet. Ca 25 synpunkter har mottagits och förmedlas regelbundet till projektgruppen. I en avtalsvård kommer man att lägga tyngdpunkt vid de ställda kraven i förfrågningsunderlaget, ha en kontinuerlig marknadsanalys och dialog med leverantörer och vården, för att uppdatera eventuella nya positioner. Anskaffningar antal utveckling Under året har anskaffningar utanför avtal fördelats enligt följande: 50 st sondmatningstillbehör 12 st glutenfria produkter 51 st livsmedel för speciella medicinska näringsändamål 113 st 5

6 Antalet anskaffningar motsvarar 0,05% av totalt antal orderrader En ökning har skett från och med 1 november i samband med sortimentsbyte. Utvecklingen kommer att följas. Friktionsfri beställning, distribution och fakturering Driftsättning av ett nytt distributionsavtal och beställningssystemet Sesam LMN har haft stort fokus under året. Onemed Sverige AB vann upphandlingen och avtalet trädde i kraft 2 maj Implementeringsprojekt startades december 2010 och projektledare för olika delar utsågs. Den största utmaningen har varit att få integrationsplattformen mellan OneMeds affärssystem Jeeves och Sesam LMN att fungera friktionsfritt. Avvikelser Under året har vi haft stort fokus på rapporterade avvikelser från vården i avsikt att hitta systemmässiga förbättringar. Sammanfattningsvis kan vi summera att de flesta patienter fått sina produkter inom avtalad leveranstid men OneMed har periodvis haft stora problem att hålla samman leveranserna så att de kommer samlat till patienterna. Problem med följesedlar samt mycket kritik på fakturorna har också rapporterats. Leveranser till öarna i Göteborgs södra skärgård fungerade inte under de första månaderna. - det problemet skall nu vara löst. Akut och Expressleveranser har i vissa fall inte levererats inom avtalad tid vilket har ställt till stora bekymmer för vården. I slutet av oktober gjordes en uppdatering av OneMeds affärssystem vilket ledde till komplikationer gällande fakturor och statistik. CLP har de senaste månaderna följt upp affären mot OneMeds ledning varje vecka i syfte att rätta till uppkomna problem. OneMed har tillsatt extra resurser för att komma i fas med avtalad kvalitetsnivå ( Bilaga rapporterade avvikelser) Viteskrav Centrum Läkemedelsnära Produkter har tillsammans med Inköp startat diskussioner om vite på grund av att kravställda servicenivåer inte uppfyllts under året. Inkontinens Resultat nyckelmått: Posten OneMed Kvalitetsgrad : Mål 99 % ( antal returer i relation till antal leveranser) 99,85 % 99,06 % Servicegrad: Mål 98 % (antal fullevererade ordrar inom 5 dagar) 99,25 % 88,09 % Servicegrad telefon: Mål 85 % (besvarade samtal inom 30 sek) 87,75 % 65,77 % 6

7 Särnär Resultat nyckelmått: Posten OneMed Kvalitetsgrad : Mål 99 % ( antal returer i relation till antal leveranser) 99,77 % 99,06 % Servicegrad: Mål 98 % ( antal fullevererade ordrar inom 5 dagar) 97,86 % 88,41 % Servicegrad telefon: Mål 85 % (besvarade samtal inom 30 sek) 86,50 % 65,77 % Patientfakturering: Patientfaktureringen sker under fakturaenhetens regi i Västra Götalandsregionen, för patienter i ordinärt boende. Kostnadseffektivisering Distributionsupphandlingen och nytt avtal med OneMed Sverige AB har sänkt kostnaderna för logistiken vilket nedanstående tabeller åskådliggör. Posten Posten/mån. OneMed OneMed/mån. Inkontinens jan - april maj- dec Varuvärde totalt (mkr) Frakt ( mkr) Logistik (mkr) Antal leveranser ( st) Särnär jan - april maj- dec Varuvärde totalt (mkr) Frakt ( mkr) Logistik (mkr) Antal leveranser ( st) Inkontinens kostnadsutveckling * Varuvärde (mkr) ,6 134,8 136,2 137,7 128, ,4 138,5 144,8 Logistik och frakt (mkr) ,5 22,1 19, ,8 22,7 20,5 Antal individer * Antal leveranser * osäker siffra då statistiken är tagen från två distributörer vars system inte kunnat samköras. 7

8 Antal individuella förekomster (personer) som beställningen avser Män Kvinnor Totalt Totalt Särnär kostnadsutveckling * Varuvärde totalt (mkr) ,8 75,5 Logistik (mkr) 7 12,5 14,7 10,7 Antal individer Antal leveranser Patientintäkter 6,6 10,5 11,7 13,9 * 1/4-31/ Antal individuella förekomster (personer) som beställningen avser Män Kvinnor Totalt Totalt Riktlinjer för produktleverantörernas produktinformation CLP arrangerar produktmässor regelbundet för att skapa forum för leverantörerna att presentera upphandlade produkter. Målet är att förskrivarna skall få en samlad bild av hur 8

9 produkterna och leverantörerna kompletterar varandra. I samband med mässorna erbjuds besökarna kompetenshöjande seminarier. Under året har mässor arrangerats samtidigt för både inkontinens och särnär på fyra orter i regionen (Göteborg, Borås, Skövde och Vänersborg). Vårens fyra mässor besöktes av 1610 personer. Seminariedelen handlade om visning av beställningssystemet Sesam Läkemedelsnära produkter. Höstens fyra mässor besöktes av 700 personer varav 664 personer deltog på de två seminarierna, Särnär information om nytt produktsortiment Kvinnosjukvård i ett mångkulturellt samhälle. Övriga händelser av vikt för verksamheten Regionens Hälso och sjukvårdsavdelning har under året genomfört ett utredningsarbete kring läkemedelsnära produkter. Regionstyrelsen har fattat beslut om att etablera ett ledningsråd. Ledningsrådet utgör forum för principiella frågor och frågor av övergripande karaktär avseende läkemedelsnära produkter. Arbetet ska syfta till en likvärdig grundsyn på hanteringen av läkemedelsnära produkter i Västra Götaland. Med läkemedelsnära produkter avses inkontinens-, diabetes- och stomiprodukter samt särskild näring (Särnär). Dessa produktområden kommer att ingå i Centrum Läkemedelsnära Produkters verksamhet Ytterligare produktområden kan tillkomma efter beslut av hälso- och sjukvårdsdirektören. Ledningsrådet för läkemedelsnära produkter skall bestå av ordförande och sekreterare från Hälso- och sjukvårdsavdelningen, tre representanter för regionens sjukhusförvaltningar, tre representanter för VG primärvård, två representanter för kommunernas hälso- och sjukvård, en representant för regionens beställarkanslier samt en representant för Habilitering och hälsa. Ledningsrådet samordnas av regionkansliets hälso- och sjukvårdsavdelning. Marianne Nyqvist lämnar vid årsskiftet sin tjänst som enhetschef för Centrum Läkemedelsnära Produkter. Marianne kommer att arbeta med ovanstående ledningsråd under en period. Chefsrekrytering har pågått under hösten och ny chef för enheten är Mona Lisa Axelsson. Mona Lisa har sin bakgrund i NU-sjukvården men kommer närmast från en tjänst som teamchef för Hjälpmedelscentralen i Uddevalla. 9

10 Ekonomi Inkontinens Intäkter, tkr Anmärkning Abonnemang Utbildningsintäkter 124 Övriga intäkter 7 Försäljning kataloger, återföring projekt Verksamhetens intäkter Kostnader Personalkostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Resultat Experttjänster, lokaler utbildningsdagar, resor, hemsida, informationsmaterial, mm. Särnär ( inklusive Sesam Läkemedelsnära) Intäkter, tkr Anmärkning Intäkter, HSA Debitering till HSA Övriga intäkter 41 1,5 % av varuvärde från kommunerna Verksamhetens intäkter Kostnader Personalkostnader VGR-IT -602 Fakturafilen Patientfakturering -933 Övriga kostnader Experttjänster, lokaler utbildningsdagar, resor, hemsida, informationsmaterial, mm. Verksamhetens kostnader Resultat Sesam Läkemedelsnära (67090) Abonnemang Amesto -800 Utvecklingskostnader Amesto -224 Övriga kostnader -577 VGR-IT, resor, mm Summa kostnader Uddevalla.... Marianne Nyqvist, Enhetschef, Centrum Läkemedelsnära Produkter 10