Arkivarie och/eller registrator har tillgång till nedan beskrivna register.

Transkript

1 Arkivarie och/eller registrator har tillgång till nedan beskrivna register. Diarieföring för åren skedde via FileMaker och är digitalt sökbar. Dessförinnan tillämpades separata manuella diarier, både centralt och på de olika institutionerna. Från 2002 till och med 2007 användes ÄHS för diarieföring. Även ÄHS är digitalt sökbart via W3D3. Alla diarieförda enheter använde ÄHS och samma nummerserie. Från halvårsskiftet 2007 fram till och med februari 2013 skedde diarieföringen i Accessia. Där diariefördes samtliga enheter i samma nummerserie. Från och med mars 2013 används W3D3 som diarieförings- och dokumenthanteringssystem. Högskolans tidigare diarium från FileMaker, ÄHS och Accessia har överförts till W3D3 och de diarieförda handlingarna är sökbara i W3D3. Högskolans samtliga arkiv är förtecknade och sökbara via Klara. Studentuppsatser från de äldre avslutade institutionerna är sökbara via ett FileMaker-register. Högskolan hanterar allmänna handlingar i elektronisk form i ett antal verksamhetssystem. Bland de viktigaste systemen kan nämnas W3D3 för diarium och diarieförda handlingar, Agresso för redovisningshandlingar, Primula för lönehandlingar, Tendsign för handlingar i upphandlingsärenden, Wisum för inköpshandlingar, ProReNata för sjukvårdsjournaler, LADOK för studeranderegister, NyA för ansökningshandlingar, TimeEdit för scheman, Kursinfo för kursplaner, DialogManager för kursutvärderingar samt DiVA för

2 publikationer och register över desamma. Dokumentation av Högskolans elektroniska handlingar och hanteringen av dessa går att finns i Högskolans strategi för bevarande. Riksarkivets föreskrifter, RA-FS, tillämpas lokalt i form av en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är diarieförd (dnr I 2014/57) och presenteras på Högskolans intranät. Handlingar av tillfällig och ringa betydelse gallras i enlighet med lokalt tillämpningsbeslut (dnr I 2015/2) av RA-FS 1997:6. Det är få handlingar på Högskolan som innehåller sekretessreglerade uppgifter i enlighet med Offentlighets- och sekretesslagen. Rehabiliteringsärenden kan innehålla handlingar reglerade enligt 25 kap 1. Alla handlingar för rehabiliteringsärenden registreras i sjukfrånvaro- och rehabiliteringsverktyget Adato. I personalakter kan även andra sekretessreglerade uppgifter förekomma. Även i Studenthälsans journaler förekommer handlingar som skyddas enligt 25 kap 1. Upphandlingsärenden diarieförs. Upphandlingsärenden innehåller uppgifter som regleras enligt 19 kap 3. Bland forskningshandlingar kan det förekomma handlingar som är skyddade av sekretess. Det kan röra sig om mycket olika typer av uppgifter, som exempelvis patientinformation från sjukvården eller uppgifter om företags affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat där 25 kap 1 respektive 24 kap 5 kan vara tillämpbara. Detsamma gäller för vissa examensarbeten. Se anmärkning för respektive projekt i arkivförteckningen. Ytterst ansvarig för Högskolans arkiv är rektor. Vid varje avdelning eller akademi är ansvarig chef arkivansvarig, och det finns även en arkivredogörare. Förteckning över arkivansvariga och arkivredogörare finns i dokumentarkivet. För ytterligare information om regler för arkiv, se Gemensamma regler för arkivvården vid Högskolan i Halmstad dnr L 2016/87. Arkivarie är ansvarig för redovisningen av Högskolans arkivbildning. Högskolelagen och Högskoleförordningen definierar Högskolan i Halmstads uppgift. Där kan man bland annat utläsa att staten skall som huvudman anordna högskolor för:

3 1. utbildning som vilar på konstnärlig eller vetenskaplig grund samt på beprövad erfarenhet och 2. forskning och konstnärligt utvecklingsarbete samt annat utvecklingsarbete. Högskolorna skall också samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet. Permanent verksamhet bedrivs i Halmstad och Varberg men Högskolan verkar i hela regionen. Högskolan har en rad beredande och beslutande organ. Verksamheten styrs av högskolestyrelsen och leds av rektor. Det är regeringen som utser ordförande och sju ledamöter i högskolestyrelsen. Högskolestyrelsen har också tre representanter för

4 Högskolans lärare, utsedda i så kallade kollegiala val, tre representanter för studenterna samt två fackliga representanter. Kollegiala val är ett vanligt förfarande i Högskolans nämnder och råd. Ordförande, och ofta även vice ordförande, utses av rektor efter förslag. Råden för Högskolans fyra akademier utses efter val inom respektive personalgrupp. Efter förslag utser rektor ordförande och vice ordförande. Utbildning och forskning bedrivs vid Högskolans fyra akademier. För varje akademi finns ett akademiråd och en akademichef. Utbildnings- och forskningsfrågor beslutas i Forsknings- och utbildningsnämnden. För den övriga verksamheten finns även följande organ: Biblioteksstyrelse, Personalansvarsnämnd, Disciplinnämnd och Arbetsmiljökommitté. Som beredande organ fungerar Kvalitetsrådet som har tre utskott: Utskottet för lika villkor, Utskottet för IT-frågor och Utskottet för hållbar utveckling. Högskolan är sedan , och sedan införandet av verksamhetsbaserad arkivredovisning, en arkivbildare. Tidigare bildade de olika sektionerna och förvaltningen egna arkiv. Arkivhandlingarna består av protokoll från de olika beslutande samt rådgivande organen, diarieförda handlingar samt övriga handlingar från den administrativa verksamheten. Det är bland annat resultat (betyg), kursvärderingar och uppsatser. Forskningen är en växande verksamhet på Högskolan och handlingar från den är en växande del av arkivet. Materialet består av forskningsdata av varierande slag samt publikationer. N-kommittén för eftergymnasial utbildning bildades 1970 med syfte att få en högre utbildning till Halmstad. Representanter för länsstyrelsen, landstinget och de större kommunerna i Hallands län ingick och arbetet utvecklades kring profilerna: teknik, idrott, transportteknik och barnomsorg startade en försöksutbildning där barnskötare med yrkeserfarenhet gavs möjlighet att genom en ettårig utbildning vidareutbilda sig till förskollärare. Under 1970-talet tillkom även delar av sjuksköterskeutbildningen från Kronobergs-Hallands sjuksköterskeskola i Växjö, vilken tillhörde den kommunala högskoleutbildningen. Länskommittén för eftergymnasial utbildning i Halland startades 1976 där representanter för länsstyrelsen, landstinget, näringslivet och kommunen ingick. Med grund i de tidigare profilerna bildades följande projektgrupper med uppgiften att detaljutforma utbildningen: - Projektgruppen teknik - Projektgruppen idrott och fritid - Projektgruppen YTH-transport

5 - Projektgruppen enstaka kurser - Projektgruppen barn och ungdom En ny högskolereform trädde i kraft 1977, varvid Sverige delades in i sex högskoleregioner. Halmstad inordnades tillsammans med Lunds Universitet och högskolorna i Kalmar, Kristianstad och Växjö i den södra regionen. Varje region leddes av en regionstyrelse. Hösten 1977 startade utbildningen i form av enstaka kurser. Ett högskolekansli inrättades i slottet men flyttade till S:t Olofsskolan och förskollärarlinjen fördes in i Högskolans organisation. Länskommittén kom att fungera som styrelse för utbildningsverksamheten medan det ekonomiska ansvaret låg hos regionstyrelsen tillträdde en intermistisk styrelse för Högskolan i Halmstad. Denna hade samma befogenheter och skyldigheter som styrelserna vid andra högskoleorter i Sverige men skulle även förebereda inrättandet av en statlig högskoleenhet i Halmstad. I juli 1978 ersatte Linjenämnden praktisk pedagogik Projektgruppen för barn och ungdom. Förskollärar- och fritidspedagogutbildningen samt vissa enstaka kurser höll till i Haldaskolan, men hösten 1982 flyttade Högskolan till nya lokaler i Eketångaskolan i Söndrum. Institutionen för praktisk pedagogik tillkom I denna inlemmades Institutionen för förskollärar- och fritidspedagogutbildningen, idrottspedagogiska kurser 1-60p, praktisk pedagogik 21-40p, bildkurser 10p, förvaltningskunskap 10p, informationsteknik 10p samt de nya fortbildningskurserna för skolväsendets personal. Samtidigt bildades Institutionen för Teknik och Ekonomi. Det fanns ingen institutionsstyrelse utan linjenämnderna hade styrelsernas ansvar. Två linjenämnder fanns: Linjenämnden för praktisk pedagogik och Linjenämnden för teknik och ekonomi. Deras verksamhet upphörde i och med omorganiseringen 1993 då Utbildningsnämnden inrättades blev Halmstad fullvärdig högskoleort och Högskolans första rektor blev SvenOve Johansson ( ) var antalet studerande uppe i omkring flyttade Högskolan från de mögeldrabbade lokalerna på Eketångaskolan till nya lokaler i Trade Center lades förskollärar- och fritidspedagogutbildningarna ner men förutom det såg organisationen i stort sett likadan ut fram till 1 juli 1993 då nästa stora omorganisering skedde. Den nya organisationen började gälla (dnr ). I denna fanns fyra institutioner: - Institutionen för ekonomi

6 - Institutionen för humaniora - Institutionen för samhälls- och beteendevetenskap - Institutionen för teknik- och naturvetenskap Som stöd för verksamheten och ansvariga för gemensamma funktioner återfanns följande enheter inom förvaltningen: - Administrativa enheten - Ekonomienheten - Informationsenheten - Personalenheten - Serviceenheten - Datorserviceenheten - Utbildningsavdelningen (fungerade även som kansli för Utbildningsnämnden) Forskningsnämnden inrättades 1995 och dess uppgift var att fördela forskningsstöd samt att vara ett administrativt stöd. När Vårdhögskolan integrerades med Högskolan 1995 tillkom ytterligare en institution som fick namnet Institutionen för hälsovetenskap och 1997 startades lärarutbildningen (grundskollärare åk 4-9 samt gymnasielärare) vilket administrativt samordnas av Enheten för lärarutbildning (ELU). Högskolan leddes precis som tidigare av en styrelse och rektor. Verksamheten vid de olika institutionerna leddes av en enhetschef. Datorserviceenheten leddes av Nämnden för datorservice och för att kunna samordna och planera utbildningsverksamheten tillsattes en utbildningsnämnd med ett utbildningskansli, som leddes av en enhetschef. Den 1 januari 2000 fick Högskolan en ny organisation vilken präglades av de fyra tvärvetenskapliga sektionerna: - Sektionen för ekonomi och teknik (SET) - Sektionen för humaniora och lärarutbildning (SHL) - Sektionen för hälsa och samhälle (HOS) - Sektionen för informationsvetenskap, data- och elektroteknik (IDE) Den ursprungliga forskningsnämnden delades upp i två: Forskningsnämnden för samhälls-, beteende-, vårdvetenskap och humaniora (FN SBVH) samt Forskningsnämnden för teknik och naturvetenskap (FN T/N). Den 1 juli 2001 delades Sektionen för humaniora och lärarutbildning upp i Sektionen för humaniora (HUM) och Enheten för lärarutbildning (ELU). Enheten för lärarutbildning hade redan existerat som en administrativ enhet mellan och styrdes då av Styrelsen för Enheten för lärarutbildning. I enlighet med regeringens proposition 1999/2000:135 fick denna styrelse status av ett särskilt organ, och var därmed sin egen arkivbildare.

7 Styrelsen för Enheten för lärarutbildningen upphörde och bildades Lärarutbildningsnämnden (se genomgången av arkivbildare ovan). Under tiden utförde Lärarutbildningsnämnden även den upphörda styrelsens uppgifter. Från och med övergick Enheten för lärarutbildning till Sektionen för lärarutbildning (LUT) och en sektionsstyrelse med samma uppgifter som övriga sektionsstyrelser bildades. Enheten för omvärldskontakter ändrade namn till Enheten för kontakt och samverkan (EKS) ersattes EKS av Enheten för strategiskt stöd (ESS). Forskningsnämnden för samhälls-, beteende-, vårdvetenskap och humaniora (FN SBVH) behöll sitt namn fram till innan det därefter ändrades till Forskningsnämnden för humaniora och samhällsvetenskap (FN HS) slogs de tidigare forskningsnämnderna samman till en fakultetsnämnd slogs de tidigare Utbildningsnämnden, Forskningsnämnden och Lärarutbildningsnämnden samman till en kollegialt sammansatt Forsknings- och utbildningsnämnd (FUN) där både forsknings- och utbildningsfrågor behandlas. Sedan 2013 finns en prorektor samt en vicerektor med särskilt ansvar för grundutbildningen fick Högskolan fyra akademier istället för tidigare fem sektioner: - Akademin för hälsa och välfärd (HOV) - Akademin för informationsteknologi (ITE) - Akademin för ekonomi, teknik och naturvetenskap (ETN) - Akademin för lärande, humaniora och samhälle (LHS) Akademin för lärande, humaniora och samhälle bildades av de tidigare sektionerna Sektionen för lärarutbildning (LUT), Sektionen för humaniora (HUM) samt delar av den tidigare Sektionen för hälsa och samhälle (HOS). Akademin för hälsa och välfärd bildades av kvarvarande delar av Sektionen för hälsa och samhälle (HOS). Sektionen för informationsvetenskap, data- och elektroteknik (IDE) bytte namn till Akademin för informationsteknologi och Sektionen för ekonomi och teknik (SET) bytte namn till Akademin för ekonomi, teknik och naturvetenskap.