Avtalshantering Inköparen och ekonomichefens bästa vän

Transkript

1 Avtalshantering Inköparen och ekonomichefens bästa vän - Behörigheter - Kreditbevakning - Påminnelser - Statistik

2 Välkommen till MultiNet! MultiNet har sedan starten hjälpt tusentals företag dra fördel av webbaserade system. Vårt mål är att alltid överträffa kundens förväntningar inom alla verksamhetsområden. På huvudkontoret i Stockholm arbetar c:a 30 utvecklare, supporttekniker och projektledare för att din arbetsdag ska bli effektivare och ditt företag framgångsrikare. MultiNet-gruppen omsätter 50 miljoner kronor och det är vi som utvecklar, driftar och levererar tjänsten Avtalhantering till dig. Det är billigare att behålla en kund än att hitta en ny. Vi vill aldrig tappa en kund. Därför utvecklar vi oss själva och våra tjänster genom bra samarbeten med våra kunder och på så vis växer vi tillsammans. På vår webbplats hittar du mer information om alla våra webbaserade tjänster och program. Innehåll Avtalshantering sparar tid och jag fokuserar på uppföljning! Inköparens och ekonomichefens bästa vän 3 Avtalshantering ger dig full kontroll 4 Så här bra blir ditt nya effektiva flöde 5 Hur du inför en ny hantering av avtal 6 Kunderna är goda ambassadörer 7 Vi utvecklar och vi kvalitetssäkrar 8 Din tjänst i vår moderna datahall 9 Dina avtal hanteras säkert 10 Snabbfakta för beslutfattare 11 2

3 Nu är ramavtalen väl synliga och kan utnyttjas. Inköpen blir äntligen billiga Inköparens och ekonomichefens bästa vän Annika Falck, VD Vanligtvis avsätter företagen tid och kraft för att förhandla fram viktiga avtal. Dessa undertecknande avtal blir ofta hängande i pärmar, outnyttjade. Men de flesta har stora svårigheter att hantera alla dessa avtal, och saknar helt den överblick som krävs. Alla organisationer har mängder av viktiga avtal: Hyresavtal, Leasingavtal, Ramavtal, Kundavtal, Försäkringar, Telefonabonnemang och många fler. Därför har vi tagit fram Avtalshantering. En kraftfull webbaserad tjänst som hjälper dig ta kontroll över avtalssituationen. INVESTERA EFFEKTIVISERA IMPONERA EXPANDERA Vem har undertecknat avtalet och var finns det? Många medarbetare tecknar avtal utan att registrera dem någonstans, vilket gör det omöjligt för ansvariga chefer att få koll på avtalssituationen. Dessa pengar hade istället kunnat användas till att utveckla verksamheten. När personer slutar eller byter arbetsuppgifter, löper dessa avtal vidare och gör att man ofta får helt onödiga kostnader. MultiNets marknadsledande molntjänst, Avtalshantering, eliminerar problemen och ger dig full kontroll! Vill du veta mer om programmet eller beställa, besök eller ring oss på

4 Avtalshantering ger dig full kontroll Nu blir alla avtal lätt tillgängliga MultiNet är marknadsledande på webbtjänsten Avtalshantering, den ger dig full kontroll, på ett och samma ställe. Du blir snabbare, effektivare och tryggare med Avtalshantering. Med Avtalshantering kan du på ett snabbt och smidigt sätt registrera, bevaka och hantera dina avtal. Du bestämmer själv vilka på företaget som ska ha tillgång till tjänsten och med vilka behörigheter. Du blir effektivare med autopåminnelser När ert avtal är registrerat i tjänsten så skickas automatiskt påminnelser till rätt person via e-post och SMS, så att du aldrig missar att säga upp, förlänga eller omförhandla. Hanteringen av påminnelser är kraftfull och anpassas enkelt till storleken på din organisation. Dina påminnelser kan även eskaleras och skickas till en chef eller controller på nästa nivå. Lättanvänt och du växer med tjänsten Två av anledningarna, till varför du ska välja MultiNet Avtalshantering, är skalbarheten och enkelheten. Inlärningströskeln är också låg och det är lätt att expandera med nya kontor på andra orter eller i andra länder. Nu kan du till låg införandekostnad komma igång med denna tjänst som fungerar lika bra i en stor organisation som i en liten. Det är därför det är så genialt och enkelt att införa MultiNet Avtalshantering. Webbaserat Du arbetar snabbt och enkelt direkt i din webbläsare Mobilanpassat När du är på resande fot finns dina viktiga avtal i mobilen och surfplattan 4

5 Så här bra blir ditt nya effektiva flöde Registrera Bevaka alla dina avtal automatiskt Analysera Avtalshantering Hantera Exponera Följ upp Du kan komma igång redan idag! Börja med att lägga in dina nya avtal, det går snabbt och är enkelt! Vi hjälper dig även att importera ditt existerande avtalsregister från t.ex. Excel. För att du ska få en flygande start hjälper vi dig med utbildning och rådgivning som gör dig till en framgångsrik avtalshanteringsexpert. Redan samma dag kan du söka, filtrera, analysera och exportera direkt i det användarvänliga gränssnittet. Du kommer bli förvånad över hur lätt och smidigt det är att arbeta i ditt nya avtalshanteringssystem. 5

6 Det gick snabbt att komma igång. Detta skulle vi ha gjort för länge sedan! Steg för steg, hur du inför en ny hantering av avtal Sammanfatta hur era avtal hanteras idag Sitter avtalen i pärmar? Är de inskannade? Har ni gjort en inventering av avtalen (aktuella samt gamla avtal)? Har ni annat än avtal som behöver hanteras? T.ex. prislistor, garantibrev os.v. Finns ett register, t ex. excel där information om avtalen är registrerade? Är avtalen numrerade? Finns en kategorisering av avtalen? Hur ser avtalsansvaret ut, vilka personer tecknar avtal? Ta reda på hur ni vill hantera avtalen i framtiden Har ni utsett ansvariga för att införa ett avtalshanteringssystem? Vilka roller finns bland dem som arbetar med avtal inom din organisation? Har ni avtal som absolut inte ska visas för alla? Har ni avtal som ni vill exponera för alla inköpare, t. ex. ramavtal? Vilken statistik behöver ni kunna ta ut gällande era avtal och leverantörer? Detta bör vara din målsättning efter införandet Öka insynen i era avtal för att skapa förhandslingsspelrum med era leverantörer Få påminnelser så ni aldrig mer glömmer att säga upp eller omförhandla ett avtal Spara tid genom att söka efter avtal på ett och samma ställe Minska riskerna för dina tecknade avtal genom organisering 6 Vill du veta mer om programmet eller beställa, besök eller ring oss på

7 Kunderna är goda ambassadörer Enkelt, strukturerat och ger oss en fullständig bild över avtalssituationen för vårt företag. Dessutom till ett rimligt pris - Vi var i kontakt med ett antal leverantörer men bestämde oss för MultiNet då de verkade vara en leverantör att lita på samt att de hade bäst tjänst för bäst pris, säger Catarina. Enligt Catarina är implementeringen genomförd för alla orter på ett snabbt och effektivt sätt. - Jag har via live meeting utbildat kollegor på andra orter på mindre än 1 timma, vilket bidragit till snabbare implementering, också billigare då jag slapp resa runt och utbilda! - Det hela är superenkelt tack vare systemets pedagogiska upplägg, tycker Catarina. Svenska kyrkan Catarina Lönnerholm Ett ovärderlig verktyg som underlättar vårt arbete avsevärt! Avtalshantering blev snabbt ovärderligt hos oss. Inte minst som verktyg i våra Certifieringsprocesser där struktur och lättillgänglighet är A och O. Vi får en fullständig bild över alla våra avtal och missar inte längre datum för omförhandling och uppsägning. Dessutom får vi bevakning av viktiga händelser hos våra kunder och leverantörer. Originalbagarn Tobias Murray Vill du veta mer om programmet eller beställa, besök eller ring oss på

8 Vi utvecklar och vi kvalitetssäkrar Avtalshantering utvecklas av MultiNet i språket C# (ASP.NET). I utvecklingsteamet arbetar vi med den senaste tekniken för att tjänsterna alltid ska vara top of the line Uppdateringar görs löpande var 6-8:e vecka och användarna har alltid tillgång till den senaste versionen direkt. Inför uppdateringar skickas nyhetsbrev till samtliga användare med information. Våra utvecklare arbetar för att du ska bli så effektiv som möjligt Teamet som hjälper dig att utvecklas Systemutvecklare Teknik & support Administration Projektledare Kvalitetssäkring MultiNet är en certifierad Microsoftpartner med kompetensen ISV / Software som löpande utvecklar kompetensnivån samt ligger i framkant när det gäller den tekniska plattformen. Kompetensen visar bland annat att företaget utvecklar med framtida teknik och marknader i åtanke. Nedan följer några exempel på hur vi kvalitetssäkrar tjänsterna: Renodlad med utveckling i ASP.NET QA-ansvarig samt en dedikerad testgrupp Automatiserade tester Staging: Utvecklingsversion -> Testversion -> Liveversion. Branching: rättelser kan införas på Liveversion, utanför ordinarie utvecklingscykel. Extern referensgrupp kör testversion och lämnar feedback för ökad kvalitet. Ärendehanteringssystem för standardiserad hantering av support och ärenden. 8 Vill du veta mer om programmet eller beställa, besök eller ring oss på

9 Din tjänst i en av Sveriges absolut modernaste datahallar Din tjänst i vår moderna datahall Drift i framtidens datahall MultiNets tjänster driftas i en av sveriges modernaste datahallar byggt 2012 med fokus på högsta driftsäkerhet, miljötänk och skalbarhet. Full redundans Säkerhetssystem För bästa brandskydd finns avancerat släcksystem med samplande rökpartikelsensorer. Områdessäkerheten är mycket hög och har videoövervakning, samt ett avancerat inpasseringssystem. Larm direktkopplat till larmbolag. Samtliga system som säkrar serverdriften är dubblerade och helt oberoende av varandra. Både kylsystemen och elsystemen. För att undvika driftstopp är datakommunikationen redundant med dubblerade fiberanslutningar. Kraftförsörjning och reservkraft Utöver kraftförsörjning från två olika håll till anläggningen är servrarna uppsäkrade med strömfördelare som matas från två olika nät. I händelse av strömavbrott tar batteribackup över, efter 30 sek kopplas dieselaggregat in. Dieselaggregat som säkrar upp i händelse av strömavbrott Klimatsmart kylsystem För att skona miljön använder datacentret ett helt nytt koncept för kylning: passiv kylning. Tekniken bygger på skorstenseffekten: Att värme stiger och driver på cirkulationen. Serverkapaciteten byggs löpande ut för att möta nya krav Vill du veta mer om programmet eller beställa, besök eller ring oss på

10 - Nu ver jag med säkehet att alla avtalen garanterat är säkerhetskopierade. Kamrul Islam, Sveriges Radio Dina avtal hanteras säkert Säker anslutning och lagring All kommunikation mellan webbläsare och server är säkrad med TLS, höggradig kryptering. Tjänsten använder samma säkerhetsmetod som till exempel banker, för att du ska känna dig trygg som användare. Den data som lagras i avtalshanteringssystemet krypteras även i databasen. Övervakningssystem Dina avtal är i säkert förvar. Anslutningsförsök och aktivitet övervakas och förhindras löpande för att skydda din viktiga information. Automatiserad backup Krypterad backup tas automatiskt varje natt i två kopior och överförs till två oberoende anläggningar, på olika orter. Åtkomst och behörighet Möjlighet finns att begränsa åtkomsten till en ip-adress eller ett ip-adressområde, vilket gör att systemet bara går att nå från t ex. huvudkontor och filialer. För att höja säkerhetsnivån finns stöd för intervallbaserat lösenordsbyte. Du kan välja om lösenord till exempel ska bytas månadsvis, kvartalsvis eller en gång per år. Lösenordens längd och svårighet kan även ställas in enligt dina önskemål. Vi erbjuder nivåerna: normal, standard, mellan och hög nivå. Avtalshanteringssystemet har ett inbyggt behörighetssystem som konfigureras för att kunna styra åtkomst till avtal beroende på användarens roll, t ex. rättighet att läsa/skriva/ändra/ ta bort. 10 Vill du veta mer om programmet eller beställa, besök eller ring oss på

11 Snabbfakta för beslutfattare SYSTEM- KRAV PC / MAC / LINUX Internetanslutning Modern webbläsare Plattformsoberoende tjänst Minimum 5 Mbit/s, bredband rekommenderas Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome Senaste versionen rekommenderas Automatiska påminnelser Kraftfull sökmotor Påminnelser via e-post och SMS Enkla och kraftfulla sökningar via fritext FUNKTIONER Rättighetssystem Företagsbevakning Statistik & uppföljning Outlook-integration Rollbaserat system, läsa/skriva/ändra/ta bort Bevakning av kreditrating och anmärkningar Kraftfull statistikmodul Integrera dina påminnelser med Outlook eller andra kalendrar Skalbar lösning Modulbaserad och skalbar framtidslösning Professionell drift Drift i ett av Sveriges modernaste datacenter DRIFT & SÄKERHET El & reservkraft Redundant anslutning Miljösmart kyla Automatisk backup Övervakningssystem Dubblerad kraft, batteribackup och dieselaggregat Dubbla oberoende fiberanslutningar via stamnätet Passiv kylning via frikyla som är skonsam mot miljön Dubbel offsitebackup tas varje natt till två olika orter Övervakning av anslutningsförsök och aktivitet Säker anslutning Krypterad anslutning med SSL AES-256 SUPPORT & UPPDATERINGAR Kundorienterad support Serviceavtal Felrapportering 24/7 + JOUR Löpande uppdateringar Användarutbildning Service och support i världsklass Fri telefonsupport under kontorstid 8-17, helgfri vardag Felrapportering dygnet runt via ärendehanteringssystem Uppdateringar var 6-8:e vecka Skräddarsydda- och öppna utbildningar Vill du veta mer om programmet eller beställa, besök eller ring oss på

12 Avtalshantering Skrivna avtal är vänners bästa vän... förutsatt att du har koll på dem Avtalshantering är enkelt, strukturerat och ger en fullständig bild över avtalssituationen. Varje inköpare och ekonomichefs dröm! Direkt när ett avtal är inlagt i tjänsten har du och dina medarbetare full kontroll och kommer aldrig mer missa ett uppsägningsdatum eller en möjlighet till omförhandling. Vi hjälper dig att bli framgånsrikare!