SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida

Transkript

1 1(36) Plats och tid Förvaltningsbyggnaden, Sessionssalen, fredagen den 27 november 2015 kl 08:00 15:00 Beslutande Ledamöter Sven Nordlund (MP), Ordförande Rose-Marie Henriksson (S), 1:e vice ordförande Hans-Göran Sandberg (S) ersätter vakant (S) Charlotta Jarl (S) Fanny Blombäck (S) ersätter Erik Ström (S) Viktoria Danell (S) Sandra Bergström (M) Roland Nordin (M) Tomas Johsund (L) Assar Silverplatz (MP) Lauri Korpela (V) Ersättare Robert Fredriksson (C) Övriga närvarande Ajournering Mona Sundqvist, tf utbildningschef Eva Henriksson, förvaltningsekonom Bo Andersson, nämndsekreterare Mårten Öhman, samhällsbyggnadschef Justerare Roland Nordin Justeringens plats och tid Utbildningsförvaltningen, Underskrifter Sekreterare Paragrafer Bo Andersson Ordförande Sven Nordlund Justerare Roland Nordin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Utbildningsförvaltningen Underskrift Bo Andersson

2 2(36) Ärendelista 116 Dnr Val av justerare Dnr Godkännande av ärendelista Dnr Meddelanden Dnr Rapport om delegationsärenden Dnr Månadsuppföljning januari - oktober Dnr Fördelning av internbudget Dnr Bidragsbelopp 2016 till enskilda verksamheter och annan pedagogisk omsorg Dnr Investeringsplan Dnr Skolinspektion 2015 av Kalix kommuns skolor - Huvudmannens godkännande av planerade åtgärder av noterade anmärkningar Dnr Kommunala vuxenutbildningen - Process- och kvalitetsarbete Dnr Sammanträdesplan Dnr Kostpolitiskt program för Kalix kommun - val till styrgruppen Dnr Omvärldsbevakning Dnr Revisionsrapport - upphandlingsverksamheten Dnr Revisionsrapport - social- och utbildningsnämndens vikariehantering Dnr Integrationspolicy - uppsiktsplikt - Förtydligande av svar Dnr Ung Företagsamhet i gymnasieskolan - Lägesrapport Dnr Upphandling av nya modeller datorer i skolan, Lägesrapport Dnr Uppföljning resultat årskurs 9 - Lägesrapport Dnr

3 3(36) Förskola Innanbäcken, information Dnr Information... 36

4 4(36) 116 Val av justerare s beslut Till justerare väljs Roland Nordin.

5 5(36) 117 Godkännande av ärendelista s beslut Ärendelistan godkänns med följande ändringar: Punkt 9 - Skolinspektion 2015, huvudmannens godkännande beslut om direktjustering. Punkt 21 utgår - Redovisning av inkomna synpunkter/klagomål. Punkt 10 flyttas till den slutna delen Omvärldsbevakning 2017

6 6(36) 118 Meddelanden s beslut Nämnden tar del av och godkänner redovisning av meddelanden. 1. Femkantens vuxenutbildning - Budget/ekonomi Kommunstatistik - Antal födda Kommunstatistik - Antal födda Kommunförbundet Norrbotten, styrelsen Skoldatateket. 5. Fritids- och kulturnämnden Beslut konstansvaret, offentligt konstverk vid Furuhedsskolan. -Tjänsteskrivelse - offentligt konstverk vid Furuhedsskolan. -Offentligt konstverk vid Furuhedsskolan, bilaga med bilder. 6. Skolverket - Anmälan om skolsituationen för elever vid Töreskolan. 7. Skolverket - Statsbidrag för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd ht Skolverket - Kommunblad september Jämförelsetal för skolhuvudmän. 9. Skolverket - Statsbidrag för extra platser ht 2015 gällande yrkesvux och komvux. 10. Skolverket - Statsbidrag för gymnasial lärlingsutbildning ht Skolverket - Statsbidrag för fortbildning av matematiklärare och matematikhandledare

7 7(36) 119 Rapport om delegationsärenden s beslut Nämnden tar del av och godkänner redovisningen av delegationsärenden. 1. Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 beviljat en elev skolskjuts till och från Näsbyskolan på grund av särskilda skäl trots att avståndsvillkoret ej är uppfyllt, dnr Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 beviljat en elev skolskjuts till och från Manhemsskolan skola på grund av växelvis boende, dnr Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 beviljat en elev skolskjuts till och från Innanbäckens skola på grund av växelvis boende, dnr Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 beviljat en elev skolskjuts till och från Innanbäckens skola på grund av växelvis boende, dnr Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 beviljat en elev skolskjuts till och från Manhemsskolan skola på grund av växelvis boende, dnr Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 avslagit en elev skolskjuts till och från Innanbäckens skola för växelvis boende på grund av att avståndskravet ej är uppfyllt, dnr Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 beviljat en elev skolskjuts till och från Innanbäckens skola på grund av växelvis boende, dnr Förvaltningsekonomen har med stöd av delegationsordning H.19 beviljat en elev skolskjuts till och från Innanbäckens skola på grund av växelvis boende, dnr Rektor vid Töreskolan har med stöd av delegationsordning punkterna A1-A4 samt H15 delegerat befogenheter till medarbetare unders rektors frånvaro, dnr

8 8(36) 120 Dnr Månadsuppföljning januari - oktober s beslut Nämnden tar del av och godkänner månadsuppföljningen för perioden januari - oktober 2015 som pekar mot ett överskott i helårsprognosen med kronor. prognostiserar ett överskott på 910 tkr vilket kan hänföras till för- och grundskolan. Eftersom det inte råder full beläggning på förskolorna kommer det finnas pengar kvar centralt vid årets slut. Dessa pengar täcker underskott i andra verksamheter. Till exempel underskott på 0,9 mkr för skolskjutsarna vilken är på grund av ny upphandling som börjat gälla från och med ht-15. Det finns även svårigheter att få den fria resursen för barn i behov av särskilt stöd att räcka till. Det kommer att krävas omfördelningar på drygt 1 mkr för att inte underskott skall uppstå inom detta område. Valet till gymnasieprogram inför höstterminen medför att de interkommunala intäkterna minskar vilket gör att prognosen är -0,4 mkr vilket är en förbättring sedan förra prognosen, gymnasiets övriga verksamheter prognostiserar ett överskott på 0,4 mkr. Komvux räknar med att ha en budget i balans vid årets slut. Faktorer som kan påverka resultatet Hur mycket som kommer att finnas kvar i den centrala förskolepåsen påverkas av hur bra anpassningarna går ute i verksamheterna. Detta utrymme krymper om anpassningarna uteblir. I dagarna har förvaltningen fått besked om 2,7 mkr i riktat bidrag för läsåret 2015/2016 för den så kallade Lågstadiesatsningen. Satsningen medför naturligtvis en motprestation i form av ökade resurser men den kan komma att påverka resultatet i positiv riktning. Åtgärder för en budget i balans Arbete för att ha kontroll på kostnaderna sker kontinuerligt och de anpassningar som är genomförda inför det nya läsåret kommer att noggrant följas upp. Sammantaget är bedömningen att utbildningsnämnden kommer att ett mindre överskott vid årets slut. Beslutsunderlag Månadsuppföljning januari - oktober 2015.

9 9(36) Protokollsutdrag skickas till Utbildningschefen Rektorer Förskolechefer

10 10(36) 121 Dnr Fördelning av internbudget s beslut Nämnden beslutar godkänna fördelningen av internbudget 2016 som utgår från den ramfördelning som är beslutad av Kommunfullmäktige juni Nämnden beslutar att en uppföljning sker i mars månad av internbudgeten för 2016 för att se över om andra prioriteringar behöver göras inom verksamheterna. Reservation Sandra Bergström (M), Roland Nordin (M) samt Tomas Johsund (L) reserverar sig mot fördelningen av internbudget Förvaltningschefen redovisar förslaget som förvaltningen arbetat fram till fördelning av internbudget Förslaget bygger på fördelningsprinciper enligt en modell som tagits fram och godkänts av utbildningsnämnden. För att tydliggöra ansvar, befogenheter och skyldigheter beslutade utbildningsnämnden att följande regler ska gälla för budgetarbetet i för- och grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildningen: Av kommunfullmäktige beslutad budget skall hållas. Det är inte tillåtet att använda medel utöver det utrymme som tilldelats. Medel för oförutsedda behov ska budgeteras, därmed bör t ex alla resurser inte läggas ut vid tjänstefördelning. Det ska finnas en framförhållning så att planering för eventuellt minskat elevunderlag och därmed minskade resurser till kommande budgetår finns med i tjänstefördelningen. ansvarar för att budgeten inte överskrids och lägger därför stor vikt vid att rektorernas/förskolechefernas prognoser stämmer och att tilldelad budget inte överskrids. Inga åtgärder, som påverkar budgeten negativt, får göras utan godkännande av utbildningschefen. Det är viktigt att all personal blir delaktig i budgetarbetet och ges förutsättningar att ta ansvar för att budgeten hålls, löpande information om budgetläget ska ges till personalen.

11 11(36) Rektors/Förskolechefs ansvar Gå igenom budgeten med all personal vid varje arbetsplatsträff. Göra reella budgetuppföljningar/prognoser med stöd av verktyget Budget och Prognos. Analysera och skriva genomförbara åtgärder för att ha en budget i balans. Vid svårigheter; lyfta ärendet till utbildningschefen - innan detta lyfts ska alla möjligheter att omfördela medel inom rektorsområdet ha gjorts. Vid eventuella underskott; delta vid Utbildningsnämnd och föredra budgeten/ärendet, muntligt och skriftligt. Utbildningschefens/förvaltningsekonomens ansvar Gå igenom budgeten med rektorer och förskolechefer vid varje arbetsplatsträff. Göra reella budgetuppföljningar/prognoser med stöd av verktyget Budget och Prognos. Delge ordföranden i nämnden löpande information om budgeten och händelser som kan komma att påverka budgeten. Sammanställa prognoser för varje rektorsområde. Föredra eventuella budgetärenden för nämnden, muntligt och skriftligt. Beslutsunderlag Sammanställning - Fördelning av internbudget 2016.

12 12(36) 122 Dnr Bidragsbelopp 2016 till enskilda verksamheter och annan pedagogisk omsorg s beslut Nämnden beslutar fastställa bidragsbelopp för år 2016 till enskilda verksamheter och annan pedagogiskt omsorg enligt följande: Sammanställning bidrag 2016 Elevbidrag FSK Åk 1-3 Åk 4-6 Åk 7-9 (bidrag (kr) per barn och månad) Undervisning Läromedel och utrustning Elevvård Övrigt Administration Tilläggsbelopp Totalt Momskompensation Totalt elevbidrag Lokalkostnadsbidrag Administration Momskompensation Totalt lokalkostnadsbidrag Lokalkostnad för fritids ingår i skolans lokalkostnader så inget lokalkostnadsbidrag utgår till fritids då fritidsverksamheten kombineras med skolverksamhet Elevbidrag Förskola Fritids Förskola* Fritids* (bidrag (kr) per barn och månad) Undervisning/Omsorg Läromedel och utrustning Övrigt Administration Avdrag för avgifter Totalt Momskompensation

13 13(36) Totalt elevbidrag Lokalkostnadsbidrag Administration Momskompensation Totalt lokalkostnadsbidrag * kommunen placerar och debiterar platserna enligt gällande maxtaxa Lokalkostnadsbidraget för fritidsverksamhet som bedrivs på fria förskolor är framräknad via en schablon baserad på yta då lokalhyran för fritids ingår i skolans lokalhyra i kommunen. Annan pedagogisk omsorg 0-5 år 6-12 år 0-5 år* 6-12 år* (bidrag (kr) per barn och månad) Undervisning/Omsorg Läromedel och utrustning Övrigt Administration Avdrag för avgifter Totalt Momskompensation Grundbelopp Omkostnadsersättning Totalt bidrag Inför varje nytt budgetår efter att internbudgeten fördelats fastställs bidragsbeloppen till enskilda verksamheter inkluderat annan pedagogisk omsorg. Beslutsunderlag Sammanställning av bidragsbelopp 2016 Protokollsutdrag skickas till Enskilda verksamheter i Kalix kommun.

14 14(36) 123 Dnr Investeringsplan s beslut Nämnden beslutar godkänna investeringsplan för åren : Gymnasieskolan ram 500 tkr Inköp av klassrumsmöbler Möbler uppehållsrum Teknisk utrustning 70 0 Möbler personalrum F-huset 40 Ljus till studio 70 Laborationsutrustning El- och energiprogrammet, Naturvetenskapspr (larm.belysn.teknik.motorstyrning) Projektordukar Programmerbar robot TC 60 Summa IKT för- och grundskola, inkl komvux ram tkr Elevdatorer åk Elevdatorer åk ASL datorer + lärplattor Personaldatorer Projektorer, skrivtavlor, kameror Datorer förskolor Underhåll IT-miljö Komvux Summa Lokaler, möbler, belysning inkl förskolor ram tkr Möbler matsal Centrum 250 Möbler klassrum Töre 160 Möbler klassrum Utelek utrustning Näsbyn 70 Anpassning av lokaler Förskolor belysning utomhus Förskolor möbler Förskolor vagnsgarage Summa Investeringar totalt tkr

15 15(36) Som ett led i ett långsiktigt budgetarbete i kommunen har nämnderna ett uppdrag att redovisa vilka investeringsbehov man ser i ett 3- årsperspektiv. Investeringsbehoven från verksamheterna har sammanställs varefter prioriteringar av behoven skett på förvaltningsnivå. Kommunfullmäktige beslutade i juni 2015 att utbildningsnämndens investeringsram för åren uppgår till /år. Utbildningsförvaltningen har tagit fram prioriteringar även för år Beslutsunderlag Sammanställning av investeringar Protokollsutdrag skickas till Utbildningschefen Rektorer Förskolechefer

16 16(36) 124 Dnr Skolinspektion 2015 av Kalix kommuns skolor - Huvudmannens godkännande av planerade åtgärder av noterade anmärkningar s beslut Med omedelbar justering av paragrafen beslutar utbildningsnämnden att godkänna nedanstående redovisning som svar till Skolinspektionen utifrån de förelägganden som riktades vid granskning av Kalix kommuns skolor våren 2015: Föreläggande gällande fritidshem, dnr :7957 Med anledning av skolinspektionens beslut (Dnr :7957) efter tillsyn vid Fritidshem i Kalix kommun fick huvudmannen ett föreläggande att avhjälpa påtalade brister vad gäller utvecklingen av Fritidshemmen vid skolenheterna. Bedömningen var Kalix kommun ska avhjälpa brister genom att; -Följa upp resultaten inom fritidshemmen och dokumentera denna uppföljning (4 kap. 3 och 6 Skollagen ) -Analysera de uppgifter som kommit fram genom nämnda uppföljning och besluta om nödvändiga utvecklingsåtgärder samt dokumentera dessa -Samt att planera för genomförandet av utvecklingsåtgärderna och genomföra dessa enl. (4 kap. 3 och 6-7 Skollagen) -Samt att se till att det bedrivs ett målinriktat arbete för att motverka kränkande behandling av elever (6 kap 6-9 Skollagen) Vidtagna åtgärder fritidshem Under hösten 2015 har ett arbete påbörjats vid samtliga skolenheter som har fritidsverksamhet i syfte att ta fram och förankra en gemensam mall för Fritidshemmens kvalitetsarbete. Fritidspedagogerna har träffats i sitt nätverk i kommunen och samlat in data från sina respektive verksamheter. Fritidshemmen har kommit olika långt i detta arbete där de för närvarande har beskrivit sina förutsättningar, (organisation, bemanning, lokalernas beskaffenhet, barngruppens storlek och sammansättning personaltäthet, behörighet och kompetenser hos personalen). De har tittat på sitt uppdrag samt vilka mål de har att uppnå. Vissa enheter har redan hunnit till analysfasen och börjat fundera över

17 17(36) utvecklingsområden för framtiden (hänvisning till bilagor från enheters pågående arbeten). Detta arbete fortsätter under året och ska också bli en del av rektors kvalitetsarbete på respektive skolenhet som redovisas till förvaltning/huvudman på samma sätt som det övriga kvalitetsarbetet. Arbetet med att motverka kränkande behandlingar inom Fritidshemmen sker nu via att enheterna använder sig av Husmodellen för att kartlägga förekomst av kränkningar samt att arbeta med dessa. Planen (för varje skola) mot kränkande behandlingar ska uppdateras i och med kartläggningen av respektive rektor så att man tydligt kan se vilka åtgärder som ska vidtas samt följa upp dem kommande år. Föreläggande gällande vuxenutbildning Dnr Med anledning av skolinspektionens beslut (Dnr :7963) efter tillsyn vid Vuxenutbildningen i Kalix kommun fick huvudmannen ett föreläggande att avhjälpa påtalade brister vad gäller utvecklingen av vuxenutbildningen vid skolenheterna. Bedömningen var Kalix kommun ska avhjälpa brister genom att; -Följa upp resultaten inom vuxenutbildningen och dokumentera denna uppföljning (Skollagen 4 kap. 3 och 6 ) -Analysera de uppgifter som kommit fram genom nämnda uppföljning och besluta om nödvändiga utvecklingsåtgärder samt dokumentera dessa -Samt att planera för genomförandet av utvecklingsåtgärderna och genomföra dessa enl. Skollagen 4 kap. 3 och 6-7 Vidtagna åtgärder vuxenutbildning Rektor samt personal vid komvux har under hösten utarbetat ett kalendarium för arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet vid enheten och inordna detta under förvaltningens övergripande kvalitetsarbete. (se bilaga) Därutöver har rektor och personal vid enheten beskrivit nuläget samt gjort en analys av vilka utvecklingsområden som finns. Åtgärder för att komma tillrätta med problemen har tagits fram. (Hänvisning till bilaga). Rapportering till förvaltningen görs därefter enligt det gemensamma årshjul som finns för alla verksamheter inom utbildningsförvaltningen. Dessa redovisas löpande till nämnden. gav i augusti 2015 utbildningschefen i uppdrag att komma med åtgärder för att åtgärda bristerna. Senast den 30 november vill Skolinspektionen ha huvudmannens beslut hur kommunen avser att avhjälpa påtalade brister.

18 18(36) De anmärkningar som Skolinspektionen riktat gäller fritidshem samt kommunal vuxenutbildning. Beslutsunderlag Skolinspektionens beslut för fritidshem , dnr :7957 Skolinspektionens beslut för vuxenutbildning , dnr :7963 Tjänsteskrivelse från tf förvaltningschef Förslag till huvudmannens godkännande Protokollsutdrag skickas till Skolinspektionen Utbildningschefen

19 19(36) 125 Dnr Kommunala vuxenutbildningen - Process- och kvalitetsarbete s beslut Nämnden tar del av och godkänner redovisningen av process- och kvalitetsarbetet som bedrivs inom den kommunala vuxenutbildningen. Nämnden beslutade den 28 november att redovisning av vuxenutbildningens process- och kvalitetarbete fortsättningsvis läggs in i nämndens årsplanering med start år Beslutsunderlag Redovisning av vuxenutbildningens process- och kvalitetsarbete 2015

20 20(36) 126 Dnr Sammanträdesplan s beslut Nämnden beslutar fastställa följande sammanträdesplan för år 2016 och ger samtidigt ordföranden delegation att inrätta ytterligare nämndtillfällen om behov uppstår. Månad Beredning Arbetsutskott Kl Januari Nämnd Kl Februari Fre 5/2 Fre 19/2 Mars Tis 29/3 Fre 4/3 April Fre 29/4 Tis 12/4 Fre 22/4 Maj Fre 13/5 Mån 23/5 Juni Fre 17/6 Juli Augusti Fre 5/8 Fre 12/8 Fre 26/8 September Fre 2/9 Fre 16/9 Fre 30/9 Oktober November Fre 4/11 Fre 18/11 December Fre 2/12

21 21(36) Förslaget till sammanträdesplan 2016 är framtaget med stöd av Kommunstyrelsens och Kommunfullmäktiges förslag till sammanträdesplan som grund. Förslaget som tagits fram är baserat på 6 nämnder under Beslutsunderlag Förslag till sammanträdesplan 2016 Protokollsutdrag skickas till Kommunens övriga beslutsinstanser

22 22(36) 127 Dnr Kostpolitiskt program för Kalix kommun - val till styrgruppen s beslut Nämnden beslutar utse ordföranden Sven Nordlund (MP) samt Charlotta Jarl (S) att ingå som ledamöter i den politiska styrgruppen för framtagande av ett kostpolitiskt program i Kalix kommun. Kommunstyrelsen beslutade den 27 september , att anta ett kostpolitiskt program för Kalix kommun och att programmet årligen ska följas upp och revideras med den ordinarie budgetprocessen. Det är aktuellt att göra en genomgång av det kostpolitiska programmet då ingen revidering skett inför Samhällsbyggnadsnämnden beslutade den 27 oktober att remittera ärendet till socialnämnden och utbildningsnämnden för att utse 2 ledamöter vardera att ingå en politisk styrgrupp för framtagande av ett kostpolitiskt program i Kalix kommun. Beslutsunderlag Protokoll Samhällsbyggnadsnämnden Protokollsutdrag skickas till Samhällsbyggnadsnämnden Sven Nordlund (MP) Charlotta Jarl (S)

23 23(36) 128 Dnr Omvärldsbevakning 2017 s beslut Nämnden godkänner underlaget till omvärldsbevakning 2017 och beslutar att lägga särskild tonvikt på följande områden: Yrkesutbildning för vuxna Innanbäckens förskola Rekrytering av lärare Vikariesituationen Nyanlända till kommunen Ordföranden får delegation av nämnden att färdigställa en omvärldsbevakning utifrån dessa prioriterade områden. Under pågående mandatperiod skall nämnderna ta fram och presentera en framåtsyftande omvärldsbevakning som underlag för budget- och målarbetet. Vad beträffar omvärldsbevakningen för år 2017 så har förvaltningschefen i uppdrag att till nämnden den 27 november 2015 informera och redovisa områden man ser. Beslutsunderlag Sammanställning Omvärldsbevakning 2017 Protokollsutdrag skickas till Utbildningschefen

24 24(36) 129 Dnr Revisionsrapport - upphandlingsverksamheten s beslut Nämnden tar del av revisionsrapporten angående upphandlingsverksamheten och tar med sig revisorernas bedömningar till sina verksamheter. Förtroendevalda revisorer i Kalix kommun har granskat upphandlingsverksamheten i Kalix kommun. Uppdraget har varit att granska om kommunen genom styrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet samt om den interna kontrollen inom området är tillräcklig. I granskningen har revisorerna biträtts av sakkunniga från PwC. Den sammanfattande bedömningen från revisorerna är: Att upphandlingsverksamheten i betydande utsträckning fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Särskilt tydligt är detta när det gäller större upphandlingar vilka utannonseras och där kommunens upphandlingsstöd medverkar i upphandlingsprocessen. Att den roll- och ansvarsfördelning som finns för upphandlingsverksamheten är ändamålsenlig till sin struktur men att den inte alltid tillämpas. Detta delvis beroende på resursbrist inom det centrala upphandlingsstödet men också till följd av att det saknas tillräckliga resurser och forum i övrigt för samordning och erfarenhetsutbyte inom upphandlingsområdet. Att det varierar i vilken utsträckning direktupphandlingar bedrivs ändamålsenligt och enligt såväl gällande lagregler som kommunens egna riktlinjer. Att den interna kontrollen av såväl den samlade upphandlingsverksamheten som av avtalstillämpning och köptrohet är begränsad och därmed inte fullt tillräcklig. Några konkreta exempel på genomförda köptrohetskontroller har inte presenterats för oss, och de kontroller som görs uppges bygga på stickprov. Granskningen visar vidare att det förekommer att avtal inte förnyas i tid samt att det är oklart om det finns väsentliga återkommande behov som inte är upphandlade/saknar ramavtal. Liksom att det finns behov inom fastighetsområdet där kommunen avropar från avtal för vilka Kalix kommun inte ingått som upphandlande part.

25 25(36) Avseende dokumentation av större upphandlingar tyder vår aktgranskning på att kommunen registrerar och håller handlingarna väl ordnade även om inte alla dokument diarieförs. Beslutsunderlag Revisionsrapport Upphandlingsverksamheten Protokollsutdrag skickas till Utbildningschefen Rektorer Förskolechefer

26 26(36) 130 Dnr Revisionsrapport - social- och utbildningsnämndens vikariehantering s beslut tar del av revisionsrapporten angående vikariehanteringen och tar med sig revisorernas rekommendationer till berörda verksamheter. Nämnden beslutar samtidigt att se över och följa upp kostnaderna för vikariehanteringen som ett led i internkontollen. Kalix kommuns revisorer har den 12 november 2015 överlämnat en granskning av socialnämndens och utbildningsnämndens vikariehantering till kommunstyrelsen. Av granskningen framgår att nämndernas vikariehantering till övervägande del sker på ett ändamålsenligt sätt. Samtidigt pekar granskningen på vissa brister i den interna kontrollen. Med anledning av detta lämnar revisorerna fyra rekommendationer hur vikariehanteringen kan utvecklas. Att bemanningsenhetens arbetssätt tydliggörs. Detta är av yttersta vikt för att vikariehanteringen ska kunna ske på ett effektivt sätt. Att socialnämnden säkerställer finansiering av fortsatt utveckling av AAG och kontinuerligt följer upp effekterna av de åtgärder som beslutats. Att socialnämnden säkerställer att nämndens kvalitetsledningssystem implementeras i verksamheten. Att utbildningsnämnden även fortsättningsvis säkerställer att vikariepoolen inom grundskolan fungerar på avsett vis och fortsätter vidta åtgärder för att säkerställa tillräcklig korttidsbemanning inom samtliga verksamheter. Kommunens utredare föreslår i tjänsteskrivelse att Kommunstyrelsen bör inom ramen för den uppsiktsplikt som framgår av 6 kap 1-3 kommunallagen begära in upplysningar om nämndernas inställning till dessa rekommendationer. Genom att nämndernas ordförande kallas till kommunstyrelsens sammanträde i maj 2016 har nämnderna skälig tid att analysera revisorernas granskning och vidta eventuella åtgärder. Beslutsunderlag Revisionsrapport - Social- och utbildningsnämndens vikariehantering

27 27(36) Protokollsutdrag skickas till Utbildningschefen Rektorer Förskolechefer

28 28(36) 131 Dnr Integrationspolicy - uppsiktsplikt - Förtydligande av svar s beslut Nämnden beslutar rekommendera Kommunstyrelsen besluta att godkänna nedanstående svar som ett förtydligande till integrationspolicyn: Utbildningsförvaltningen har arbetat fram riktlinjer för utbildning av nyanlända. Dessa riktlinjer tas i nämnden I dokumentet framgår att s olika verksamheter måste ha kunskap och beredskap för mottagande av nyanlända för att de ska få ett bra mottagande inom utbildningsverksamheten. Dokumentet innefattar även socialförvaltningens verksamhet integration och riktlinjerna har varit på remiss hos dem. Gällande integration så är det viktigt att vi har gemensamma och kända rutiner inom hela kommunen. Vi kommer att arbeta med det kartläggningsmaterial som Skolverket tar fram, samt lägga ut informationsmaterial på hemsidan på olika språk. Utbildningen ska anpassas utifrån individens förutsättningar vilket innebär att de välutbildades kunskaper ska värderas, tas tillvara och vid behov byggas på, och de som inte har någon eller endast kortare utbildning ska erbjudas olika utbildningsmöjligheter. Asylsökande har samma rättigheter som svenska medborgare, men skolplikten är ersatt med en rätt till förskola, skola och fritidshem i samma utsträckning som för svenska medborgare. I vår förskola har vi 35 barn med annat modersmål än svenska. Förskolan ska medverka till att barn med annat modersmål än svenska får möjlighet att utveckla både det svenska språket och sitt modersmål. Sånger, sagor, spel och appar är olika sätt som personalen arbetar med barnen. I årskurs 1-9 har vi 100 elever med annat modersmål än svenska. En elev som har en vårdnadshavare med annat modersmål än svenska ska erbjudas modersmål i detta språk om: 1. språket är elevens dagliga umgängesspråk i hemmet, och 2. eleven har grundläggande kunskaper i språket. Modersmålsundervisning i ett nationellt minoritetsspråk ska erbjudas utan undantag från punkt 1 och 2. Ovan gäller även gymnasieskolan där vi i dagsläget har 46 elever. Inom SFI, vuxenutbildningen är syftet med utbildningen att ge vuxna invandrare grundläggande kunskaper i svenska språket. Utbildningen

29 29(36) syftar också till att ge vuxna invandrare som saknar grundläggande läsoch skrivfärdigheter möjlighet att förvärva sådana färdigheter. Inom SFI ska huvudmannen samarbeta med Arbetsförmedlingen för att eleven ges möjligheter att öva det svenska språket i arbetslivet och att utbildning i svenska som andraspråk kan kombineras med praktik Eller annan utbildning. De senaste åren har vuxenutbildningen genomfört lyckade projekt där utbildning och praktik kombinerats; Vårdutbildning för nyanlända samt Arbetsmarknadsintroduktion för nyanlända. Vårdutbildning för nyanlända har 17 elever och arbetsmarknadsintroduktion för nyanlända för närvarande 8-12 elever/grupp i 8 veckors perioder. Detta arbetssätt har nu implementerats i den ordinarie verksamheten. Därutöver finns ca 91 elever inom SFI kurser på olika nivåer. Skolverkets nationella statistik för kommunal vuxenutbildning Sfi SFI Kalix Riket Godkända elever 54 % 61 % Elever andel % i läs och skrivinlärning 30 % 15 % 2013 Elever andel % i läs och skrivinlärning 14 % 13 % 2014 Elever andel % med 0-6 års utbildning 19 % 19 % 2013 Elever andel % med 0-6 års utbildning 19 % 19 % 2014 Elever andel % med 7-12 års 26 % 41 % utbildning 2013 Elever andel % med 7-12 års 38 % 42 % utbildning 2014 Elever andel % med mer än 13 års utb. 21 % 35 % 2013 Elever andel % med mer än 13 års utb. 22 % 36 % 2014 Elever andel % kvinnor % 57 % Elever andel % kvinnor % 54 % Elever andel % där uppgifter om utbildning saknas % 3 % Elever andel % där uppgifter om utbildning saknas % 3 % Kommentar/analys: Vi visar på en lägre måluppfyllelse hos våra elever på SFI jämfört med riket. En tänkbar orsak kan vara att vi har något färre elever med 7-13 års utbildningserfarenhet jämfört med riket.

30 30(36) Vi har även en något högra andel kvinnor i verksamheten jämfört med riket. I den här gruppen avbryter många kvinnor studierna i perioder dels för att föda barn men också för att vara hemma med barnen vid sjukdomar m.m. Detta medför att en del elever får göra nystart i sina studier när de begränsar sin kontinuitet i studierna med följd av att förvärvade språkliga, muntliga och skriftliga kunskaper i Svenska språket går tillbaka. Avbrott SFI Våren % avbrott 21 avbrott på 119 kursstarter - 21 st. övrig anledning. SFI Hösten % avbrott 22 avbrott på 98 kursstarter - 22 st. övrig anledning. Kommentar/analys Övrig anledning: hänförs till anledningar av personliga skäl.( Enda tillåtna avbrotts orsak för SFI). Arbete eller praktik: elev fått arbete, praktik eller annan utbildning. Annan orsak: personliga skäl som exempelvis sjukdom, föräldraledighet m.m. Flytt: eleven har flyttat från orten. Okänd anledning: det har inte gått att fastställa orsaken till avbrottet. I dagsläget ser vi svårigheter att tillgodose handledning och modersmål då lärare inte finns att tillgå. Detta gäller i viss mån även svenska som andraspråkslärare till grundskola, gymnasieskola och SFI. Flera av dessa elever kommer från svåra förhållanden och är i stort behov av samtalsstöd, kuratorsstöd etc och vi har, för vuxenutbildningens del, inget sådant stöd alls. De som har annat modersmål än svenska, i våra verksamheter, kommer i dagsläget från följande länder: Belgien, Bulgarien, Eritrea, Estland, Etiopien, Filippinerna, Finland, Frankrike, Ghana, Grekland, Irak, Iran, Kenya, Kina, Kirgizistan, Kongo, Lettland, Liberia, Norge, Ryssland, Somalia, Spanien, Sudan, Syrien, Thailand, Turkiet, Tyskland, Uganda, Uzbekistan och Vitryssland. Vi har idag möjlighet att erbjuda modersmål och studiehandledning i följande språk: Arabiska, Thai, Somaliska, Persiska, ryska, tyska och franska Kommunstyrelsen beslutade den 26 oktober 2015 att uppmana nämnderna till förtydligande av sina svar vad gäller aktiviteter,

31 31(36) omfattning av målgruppens deltagande och måluppfyllelse. Redovisning sker till kommunstyrelsen i januari Kommunstyrelsens 1:e vice ordförande Tommy Nilsson meddelar i politisk skrivelse den 8 april 2015, att kommunfullmäktige den 9 februari 2015 beslutat om ny integrationspolicy för Kalix kommun där det framgår att integrationspolitiken ska genomsyra samtliga kommunala verksamheter. Kommunstyrelsen är angelägen om att nämnderna ökar sina integrationspolitiska ansträngningar. Med stöd av kommunallagen bestämmelse om uppsiktsplikt, 6 kap 8, begär kommunstyrelsen in information från nämnderna hur de avser bidra till förverkligandet av kommunens integrationspolicy. Mot bakgrund av den information som lämnas kan det bli aktuellt för kommunstyrelsen att i enlighet med kommunallagen 6 kap 2 göra framställningar i nämnderna som underlättar kommunens integrationspolitiska arbete. Kommunfullmäktigeberedningen Integration, mångfald och tolerans har presenterat ett omfattande material som kan användas i det fortsatta arbetet med integration i nämnderna. De pengar som kommunen tillhandhåller från staten för sitt mottagande av nyanlända måste användas på ett effektivt och kommunövergripande sätt, samt redovisas öppet och transparant i budgetarbete och årsredovisning. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll Kommunstyrelsens protokoll Tjänsteskrivelse från tf utbildningschef - förtydligande av svar Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen

32 32(36) 132 Dnr Ung Företagsamhet i gymnasieskolan - Lägesrapport s beslut Nämnden tar del av och godkänner lägesrapporten som visar att antalet UF-företag successivt ökar vid Furuhedsskolan. Av lägesrapporten framgår att Furuhedsskolan vid dagens nämnd har igång 5 UF-företag, varav 2 inom Ekonomiprogrammet och 3 inom Vårdoch omsorgsprogrammet. Arbete med affärsplaner pågår och av lägesrapporten framgår även att ett av dessa företag kommer att delta i UF-mässan mars Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Lägesrapport.

33 33(36) 133 Dnr Upphandling av nya modeller datorer i skolan, Lägesrapport s beslut Nämnden tar del av och godkänner lägesrapporten angående försöksverksamheten med nya modeller datorer inom grundskola- och gymnasieskola och ser positivt på att man jobbar vidare med frågan. Enligt beslut i nämnden den 28 augusti skulle en utvärdering göras och presenteras i nämnden den 27 november 2015 innan en eventuell upphandlingsprocess påbörjas. Enligt den information som lämnas vid dagens nämnd av datatekniker inom skolan är en upphandlingsprocess inte ännu aktuell som bland annat beror på att skolornas nätverk måste uppgraderas då de nya modellerna helt bygger på internetuppkoppling. Protokollsutdrag skickas till Verksamhetsutvecklare IKT Datatekniker

34 34(36) 134 Dnr Uppföljning resultat årskurs 9 - Lägesrapport s beslut Nämnden tar del av och godkänner lägesrapporten som rektor för Manhemsskolan ger beträffande hur arbetet fortlöper med resultatuppföljningen i årskurs 9. Nämnden har uttryckt önskemål om att få information om resultaten och det arbete som pågår i årskurs 9 med måluppfyllelsen. Rektor för Manhemsskolan ger nämnden en lägesrapport hur arbetet fortlöper med måluppfyllelsen i årskurs 9 inför kommande gymnasieval.

35 35(36) 135 Dnr Förskola Innanbäcken, information s beslut Nämnden tar del av ett inkommet skissförslag med tillhörande kostnadsberäkning av en ny förskola i Innanbäcken och beslutar ta med detta underlag i den pågående budgetprocessen för år Nämnden har informerats löpande om processen av en ny förskola i Innanbäcken. Alternativa långsiktiga lösningar har varit föremål för projektering och vidare diskussioner. Inför dagens nämnd har ett skissförslag och en kostnadsberäkning till en ny förskola med 5 avdelningar tagits fram av samhällsbyggnadsförvaltningen.

36 36(36) 136 Information s beslut Nämnden tar del av och godkänner informationen. Nämnden informeras om följande: Alternativa lokaler för flyktingmottagande Vaktmästare inom skolan Gymnasiesamverkan Fyrkanten