SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KOKOUSPÖYTÄKIRJA 1 KONSTATERA SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET

Transkript

1 1/ Direktionen för fastighetsverket TID - AIKA 17:00-20:30 PLATS - PAIKKA SKANSEN 1 KONSTATERA SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 3 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 4 3 SAMMANTRÄDESSCHEMA FÖR DIREKTIONEN FÖR FASTIGHETSVERKET ÅR VECKOTIDTABELL FÖR ÅTGÄRDER SOM FASTIGHETS- VERKET VIDTAR FASTIGHETEN SOLVIK I GRANVIK 7 6 ÄNDRINGS- OCH UTBYGGNADSARBETEN I KIRJALA SKOLA 7 SANERINGEN AV PARGAS IDROTTS- OCH UNGDOMS- GÅRD DAGHEMMENS BEHOV AV TILLÄGGSUTRYMMEN 12 9 BEDÖMNING AV STÄDKVALITETEN ANMÄLNINGSÄRENDEN 16 Det justerade protokollet till vilket bifogas besvärsanvisning är till all män hetens påseende i stadshuset: Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus, pidetään yleisesti nähtävänä kaupungintalossa: Ordförande/Puheenjohtaja: Bert Johansson

2 1/ Direktionen för fastighetsverket/kiinteistölaitoksen johtokunta TID - AIKA kl./klo 17:00-20:30 PLATS - PAIKKA SKANSEN NÄRVARANDE LEDAMÖTER - SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET Johansson Bert ordförande Karlsson Dan ledamot avlägsnade sig kl. 19:50 under praragr. 10 Rinne Tarja ledamot avlägsnade sig kl. 20:10 under paragr. 10 Engman Stig ledamot Järvinen Hanna ersättare ÖVRIGA NÄRVARANDE - MUUT SAAPUVILLA OLLEET Pihl Seppo fastighetschef Bäckman Mona sekreterare FRÅNVARANDE - POISSAOLLEET Kivipuro Kirsti UNDERSKRIFTER ALLEKIRJOITUKSET Bert Johansson Mona Bäckman Ordförande/puheenjohtaja sekreterare/sihteeri BEHANDLADE ÄRENDEN KÄSITELLYT ASIAT 1-10 PROTOKOLLET JUSTERAT PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU Pargas/Parainen Hanna Järvinen Stig Engman PROTOKOLLET HAR VARIT FRAMLAGT TILL PÅSEENDE Pargas/Parainen PÖYTÄKIRJA ON OLLUT NÄHTÄVÄNÄ Intygar/Todistaa: Mona Bäckman kanslist

3 1/ Direktionen för fastighetsverket KONSTATERA SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET FASTIGHV 1 Konstaderades att sammanträdet var lagligen sammankallat och beslutfört.

4 1/ Direktionen för fastighetsverket VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE FASTIGHV 2 Till protokolljusterare valdes Hanna Järvinen och Stig Engman.

5 1/ Direktionen för fastighetsverket SAMMANTRÄDESSCHEMA FÖR DIREKTIONEN FÖR FASTIGHETSVERKET ÅR /01/012/2008 FASTIGHV 3 Sammanträdesschemat för direktionen för fastighetsverket har uppgjorts så att de viktigaste funktionerna kan godkännas och behandlas i rätt tid. Vid behov kan sammanträdesschemat justeras och sammanträden kan flyttas på ett i förväg överenskommet sätt. Fastighetsverket fungerar som en dynamisk helhet enligt långsiktsplaneringen, vilket också har beaktats i sammant rä des sche mat. Bilaga: B1. Direktionen godkänner sammanträdesschemat. Direktionen beslöt ändra datumet för sammanträdet den 6.11 till den samt klockslaget för sammanträdet den 27.3 till kl. 18:00. I övrigt godkändes förs la get en hälligt.

6 1/ Direktionen för fastighetsverket VECKOTIDTABELL FÖR ÅTGÄRDER SOM FASTIGHETSVERKET VIDTAR /42/420 /2008 FASTIGHV 4 Fastighetsverket genomför investeringsprojekt planenligt så att må let som är satt enligt an vändarnas specificerade behov och på den kvali tets mäs si ga lämp li ghe ten och den totalekonomiska förmånligheten uppfylls. Veckotidtabellen samordnas med användarnas tidtabell. Under budgetperiodens förs ta kvartal ligger huvudvikten vid planeringen. Med tanke på sa mordnandet av resurserna är det motiverat att planera helheter på årsnivå. Reparationshelheter som genomförs med hjälp av budget med reparationsansvar kompletterar veckotidtabellen så att planeringen varierar enligt be hoven. Fastighetsverket genomför utöver de investeringar som står direkt under ver ket även renoveringen och tillbyggnaden av Pargas Idrotts- och Ung domsgård så att fastighetsverket svarar för projektet och PIUG Ab är bes tälla ren. Bilaga: B2 och B3. Direktionen tar del av informationen. Direktionen godkände enhälligt veckotidtabellen.

7 1/ Direktionen för fastighetsverket Direktionen för fastighetsverket FASTIGHETEN SOLVIK I GRANVIK 597/40/401/2007 FASTIGHV Staden har köpt fastigheten som är i mycket dåligt skick i första hand för annat bruk än för att användas för boende. I hyresvillkoren har man de finierat skyldigheten att underhålla fastigheten som ingått i hy ran så att byggnaden skall va ra i samma skick då avtalet går ut som den var då av talet gjor des. Fasti ghets verket har förrättat en syn i byggnaden I synen kons tatera des att huset som helhet är i samma skick som i början av hy res pe rio den med beak tande av nya och renoverade delar. Efter att staden sålt Fallbö le skola har det inte funnits någon lokal som stadens personal kunde an vända för rek reati on. Det har tagits fram förslag om att man med hjälp av personalens frivilliga insatser kunde använda fastigheten i Granvik för rekreation så att man beaktar underhållet och reparationsansvaret som en del av hyran. Den ovannämnda prestationshyran utökas till den nuvarande hy res summan som höjs med 28,6 %. Det har uppgjorts en underhållsplan som stöder upp följ nin gen av vidtagna re pa ra tionsåtgärder i huset. Huset som helhet är i mycket dåligt skick och golv- och väggkonstruk tionerna är oan vändbara. Då användaren uppnått en rimlig nivå så att byggnaden kan an vändas för fritidsaktiviteter, borde byggnaden genomgå en investering som utförs av en yrkesentreprenör. Bilaga: B9. Fastigheten hyrs ut till förvaltningssektorn från och med en tidpunkt som man kommer gemensamt överens om varvid hyresbeloppet kan verkställas en ligt budgeten. Före denna tidpunkt erbjuds fastigheten till den tidigare hyresgästen. Direktionen beslöt enhälligt bor dläg ga ärendet.

8 1/ FASTIGHV 5 Vi har fortsatt att undersöka om fastigheten lämpar sig som rekreationslokal för de anställda. Med tanke på slut resul tatet är det av största vikt att husets skick och re pa ra tionsbehov be döms korrekt. De ans tällda har för bundit sig till att ut föra re parationer ge nom tal ko arbete och tal koin sat serna har varit både dryga och mångsidiga. Staden har köpt bygg na den för att an vändas som reservom råde till parkeringsplats och inte att i första hand an vän das för boen de. Då hu set köptes var det i mycket dåligt skick. Mellan botten och bottenb jäl klaget har förlorat sin bärförmåga och den ti digare hyresgäs ten har stött eller re pa rerat dem. Mätt med realistiska eko nomiska mätare lö nar det sig inte att re parera huset så att det kan använ das för boen de eller för stadens serviceverksamhet om man jämför repa rationsbehovet av huset med and ra fas ti ghe ter som sta den äger. Men det är möjligt att på sikt uppnå ett godtag bart slut resultat tack vare den dryga fri villigarbetsinsat sen vilket gör att ar bets kostnaderna hålls på låg nivå. Per sonalutrymmen skall upp fyl la vis sa kri terier gällande trivsel och bekvämli gheter. Placerin gen och tom ten är mycket bra. Husets användningsändamål och skick då huset köptes och dess användningsfunktion i fram ti den gör att finansieringen av reparationerna bildar ett in ves te rings pro jekt. Det in ter na hy resav ta let skall upp gö ras med för valtnings sek torn en ligt de ti diga re hy res villko ren med beak tande av hyreshöjningen i hyres bos tä derna. Bilagor: B4, B5 och B6. Det föreslås att ett renoveringsbehov som motsvarar euro beak tas i in ves te rin gar na som ett investeringsförslag för år Om hyresavtalet förhandlas med förvaltningssektorn separat så att ägandeoch reparationsrätterna överförs under år 2008 till användaren och denna del av hyran betalas i samband med första hyresbetalningen år Ordföranden Bert Johansson föreslog understödd av ledamoten Tarja Rinne att direktionens beslut preciseras med tillägget att fastighetsverket ingår ett hyresavtal med förvaltningssektorn som överlåter huset till personalens användning på basis av ett avtal som ingås mellan personalen och arbetsgivaren. År 2008 används personalfondens medel i en så stor utsträckning som möjligt för att inleda reparationsarbetena. Förslaget godkändes enhälligt.

9 1/ Direktionen för fastighetsverket ÄNDRINGS- OCH UTBYGGNADSARBETEN I KIRJALA SKOLA 444/42/420 /2007 FASTIGHV 6 Enligt elevprognoserna kommer antalet elever i Kirjala skola att stiga markant under år På grund av den akuta förändringen är det motiverat att utvidga skolutrymmen så att de mots varar elev mäng den, men det gäl ler att pla nera hela ändrings- och ut bygg nadsarbe tet så att resul tatet tillgodoser behoven på ett längre sikt. Annars kan den akuta ändringen för hin dra utbyggnaden av huset eller hö ja priset på den. I en grundläg gan de kostnadsanalytisk pla nering beaktas även särdragen i skol byggna den. Den gam la stom kon struk tionen tål inte den be lastning som fö rorsakas av allt för många nya öppnin gar i väggen och av rivningsar betet. Man bör vara medve ten om om fatt ningen av åtgär derna så att det inte upps tår okont rollerbara extra be hov. Det byggs ca 45 m 2 extra utrymme utanför den gamla stomkonstruktionen i Kir ja la sko la. Den utrymmeslösning som uppstår delas i två un der visningslo kaler och på så sätt kan man lösa det akuta beho vet av ut rym men. Som en del av helhetsplaneringen har man preciserat en alternativ plan genom att beakta den totalekonomiska lönsamheten, möjligheten att bygga ut de gamla konstruktionerna och användarnas behov. Att ska pa ext ra utrymme utanför vägglinjerna har visat sig vara en lösning som kan uppnås och som upp fyl ler kri terierna. Tidtabellen är realis tisk och på så sätt är det möjligt att uppnå en lösning som motsvarar det akuta behovet. Utifrån detta kom mer vi att an söka om än drin gar i byg glovet in nan ent re pre na dan bu den god känns. Bilagor: B7, B8, B9 och B10. Direktionen godkänner ritningarna som bifogas bygglovshandlingarna. Direktionen godkände enhälligt de förändrade ritningarna enligt bilaga B10.

10 1/ Direktionen för fastighetsverket Direktionen för fastighetsverket SANERINGEN AV PARGAS IDROTTS- OCH UNGDOMSGÅRD 135/42/2005 FASTIGHV Med hjälp av saneringsåtgärder skall de grundläggande egenskaperna i byggnaden sät tas i ett ändamålsenligt skick och genom att ge fastigheten mervärde kan dess värde, användningseffektivitet och avkastningsmål höjas. PIUG kommer att saneras så att tyngdpunkten ligger vid VVSEteknik, fa sad- och ytkonstruktioner. Tak- och byggnadsstomkonstruktioner vi sade sig vara i förvånansvärt gott skick i granskningarna. Det att saneringen är ak tuell syns i att kvaliteten på konstruktionerna har försämrats mel lan de olika gransk ningsperioderna. Genom att höja mervärdet på PIUG och dess ungdoms-, idrotts- och serviceutrymmen kan man öka antalet besökare. PIUG:s sanering på utsidan ef fek tiverar dragningskraften i hela området och främjar PIUG:s funk tionali tet. Fastighetsverket har fått i uppdrag av PIUG:s verkställande led ning att fast s täl la om fattningen av ändamålsenlig sanering, kvalitetsnivå och kost nads kal kyl. För att kostnadskalkylen skall vara tillförlitlig förutsätts pla ne r som motsvarar behoven. Det finns tre separata princi per i de alternativa lös ningsmodellerna: sanering av de befintliga utrymme na, fulls tändig sane ring av lokalen så att den kompletteras med utrymmen för kul turverksam heten samt en mellanform av dessa två alternativ så att huset förses med ett beg ränsat mervärde. Kostnadskalkylerna varierar från 1,6 miljoner euro till 4,8 miljoner euro. Syftet är att precisera planeringen av den alternativa mellanformslösningen så att man kompletterar byggnaden med ett gym genom att avskilja utrymmesbehovet och producera ett allaktivitetsutrymme. Fastighetsverket erbjuder en heltäckande leverans av projekthan te ring till PIUG:s ledning som svarar för ungdomsgården så att kostnadsut fal let, kva liteten och tidtabellen beaktas i projektet. Den preliminära tidta bel len är 8/2008-4/2009. Bilagor: B1, B2, B3 och B4. Direktionen tar del av informationen. Antecknades för kännedom.

11 1/ FASTIGHV 7 Investeringen i Pargas Idrotts- och Ungdomsgård omfattar renove rin gen av de befintliga idrottsutrymmena, byggandet av en ny byggnadsdel för kul tur och allaktiviteter och ändringar i den nuvarande ung doms lokalen. Avsikten är att inleda byggarbetet 6/2008 och projektet skall vara fär digt 3/2009. På så sätt minimeras olägenheterna i hallanvändningen. Målet är att ska pa funktionella fö rutsättningar, nya utrymmen och byggnadshel he ter som tillsammans med re pa ra tions behov som hänför sig till målsättningarna ingår i in ves te rin gen. Un der den förs ta etap pen re no ve ras id rott sut rym men så att id rottshal len är fär dig 9/2008. Hu vud punk ter i pla ne ringen är att för säkra sig om skicket av de nu varande kon struk tionerna med beak tan de av reserveringar för till bygg nad och det ef fek tiva behovet av ut rym mena. PIUG:s styrelse preciserar utgångsuppgifterna för planeringen, fattar beslut om ge nom fö ran det av pro jek tet och sva rar för upp följningen av kostnaderna. Tidtabellen för och styrningen av planeringen utgör förutsättningarna för byg gandet då den sammanlagda tiden för projektet är begränsad. Bilagor: B11, B12 och B13. Direktionen tar del av informationen. Ledamoten Hanna Järvinen föreslog att det i PIUG-projektet ska beaktas en hel het med eventuella andra idrottsanläggningar, som t ex en simhall på områ det. Direktionen godkände enhälligt förslaget med detta tillägg.

12 1/ Direktionen för fastighetsverket Direktionen för fastighetsverket DAGHEMMENS BEHOV AV TILLÄGGSUTRYMMEN 683/22/220/2007 FASTIGHV Pargas stads strategi att öka inflyttningen till orten förorsakar ett klart utökat behov av speciellt barndagvårdstjänster. Bemötandet av behovet på kort sikt förorsakar ett akut behov av dagvårdsutrymmen. Utrymmesfrågan mås te lösas snabbt, men man bör även beakta de långsiktiga målsättningarna i planeringen. En akut lösning på problemet är att antingen köpa en fas tighet som lämpar sig för ändamålet eller att låta bygga en fastighet så att den kan realiseras. I definitionen av fastighetsverkets verksamhet ingår inte att man köper lokaler på den fria marknaden till serviceproducen ter nas för fo gan de. Fas tighetsverket varken säljer eller köper fastigheter utö ver stadens fas ti ghets massa utan separat order. Som en del av användarser vicen har man dock försökt stöda andra sektorer i form av tekniskt kunnan de och ge nom att i snabb takt presentera lösningsmodeller efter att besluts fattarna har pre ciserat behovet. Som en lösning på utrymmesfrågan gällande barndag vården har stadsstyrelsen godkänt ett förslag om en elementbyggnad, och på läng re sikt skall en plan över utrymmesanvändningen upp göras enligt eko no miska principer. Avtalstiden för elementbyggnaden fastställs till ett år + en op tion på förlängning med två år. Bilagor: B5, B6 och B7. Direktionen tar del av informationen. Antecknades för kännedom. FASTIGHV 8 Eftersom behovet av dagvårdsplatser växer snabbt har vi tagit i bruk en elementbyggnad som daghem. På grund av den strama tidtabellen har vi varit tvungna att intensifiera arbetsfaserna och utföra vissa arbetsfaser samti digt eller i förväg. Koordineringen av le ve ran sen med leve ran tö ren hjälpte oss att planera funktionerna i förväg el ler med en tidta bell som tillå ter monte ring i efterhand. Byggnaden togs i bruk och daghemsverksamheten inleddes Feedbacken har va rit realis tiskt positiv med tanke

13 1/ på att utrymmena är tillfälliga. Byg glov har beviljats för två år och för att lösa det akuta behovet av dagvårds platser på ett totale konomiskt mest förmånligt sätt förutsätts långsiktiga lösningar som svar på utrymmesbeho vet inom sek torn med en snabb tidtabell. Fastighetsverket har på eget initiativ inlett planeringen av utrymmesanvändningen inom dagvården som en helhet med sikte på ekonomisk lön sam het, fle xi bilitet och förhållanden som lämpar sig för verksamheten så att även per sonalresurserna kan utnyttjas effektivt. Tyngdpunkter i planerin gen ligger vid att centralisera verksamheten enligt användarnas önskemål och att il lust re ra rät ta konstruktionslösningar; det bör även finnas möjlighe ter till att rea lisera egen dom. Samtidigt finns det även osäkra faktorer i daghemmens konstruktioner som snabbt ökar reparationsskulderna. De begränsade utrymmena har skapat utmaningar för dagvården att verka inom ra men för beviljade tillstånd för egenskaperna hos en del brister fö rorsakar kostnader om utrymmena kom mer att användas i fortsättningen. Definitionerna i bygglovet för Knattebos övre våning har överskridits i och med att utrymmena används dagligen i så bred omfattning. I syf te att ska pa förut sätt nin gar att an vän da öv re vå nin gen kom mer man att an söka om byg g- lov 2/2008 och det har byggts en till fällig nö dut gång. Slut resultatet av helhets plane ringen är att producera even tuellt mer värde i bygg naden. Myn dighets besiktningen av hu set sker un der Be folk ningstill växten och struktur förändringen i beho ven fö rut sät ter åt gär der med tanke på ut rym meska paci teten. Direktionen tar del av informationen. Antecknades för kännedom.

14 1/ Direktionen för fastighetsverket Direktionen för fastighetsverket BEDÖMNING AV STÄDKVALITETEN 1486/42/421/2006 FASTIGHV I syfte att utveckla städkvaliteten i samråd med slutanvändarna utgående från de ras feed back genomförs enkäter om ser vi ce till fredss täl lel se med städ ningen. Det är ytterst viktigt att få feedback på städkvaliteten för att städ nin gens kva li tet och ändamålsenlighet kan verkställas enligt den fastställ da refe rensra men. I samband med kontroll över städresultatet och med hjälp kundenkäter får vi feed back på städningen. I leveransavtalet har nivån för godtagbar tillfredss täl lelse fastställts till 70 % utifrån prestationsdefini tionerna som städarbetsledningen godkänt. Tyngdpunkter i enkäten om till fredsstäl lelse är ren li gheten i ut rymmena och personalens agerande. En se kun där mål sättning är att för bättra kundtillfredsställelsen med en snabb tidta bell uti från den res pons som kommer fram i enkäten. Resultaten från enkäten och speciellt av vi kel ser na från den ana ly tiska ni vån bedöms och granskas kritiskt. ISS Palvelut Oy har genomfört en enkät om servicetillfredsställelse 2/2007. En ligt enkäten är tillfredsställelsegraden 62 %. Bilaga: B8 Direktionen tar del av informationen. Enkätresultaten delges stadsstyrelsen. Direktionen antecknade ärendet för kännedom. FASTIGHV 9 I den enkät om servicetillfredsställelse med städningen som riktades till användarna och som utfördes 11/2007 gav användarna negativa vitsord till städningen i Malms skola. Fastighetsverket reagerade på den negativa

15 1/ feedbacken som kommit till dess kännedom både muntligt och genom svaren i enkäten genom att definiera ett tekniskt system med vilket städningen kan kontrolleras objektivt. Enligt systemet granskas städkvaliteten först vi suellt. Därefter specificeras granskningarna och städningen analyseras. Det re gionala arbetshälsoinstitutet klarlägger de mest kritiska delområdena inom städningen. Analysen utförs av ett företag som är specialist inom branschen. Städ nings resultatet bedöms ge nom att analysera renheten på ytor na, hy gie nen och bes kaf fen he ten hos orenligheterna. Då man bedömer slutresultatet av städningen utgör den personliga arbetsinsatsen en betydande del av slutresultatet. Strävan är att även kontrol lera att personalresurserna är tillräckliga i förhållande till städyta. Bilaga: B14. Direktionen tar del av informationen. Antecknades för kännedom.

16 1/ Direktionen för fastighetsverket ANMÄLNINGSÄRENDEN FASTIGHV Sokonet Oy har valts till leverantör av databassystemet för dokumentförvaring på fastighetsverket. Tre an bud inlämnades av vilka So ko net Oy:s anbud var det tota le konomiskt mest för månliga anbudet som upp fyll de de kvali tets mässi ga och tekniska kriterierna. Bilaga: B Jourverksamheten har centraliserats så att en person svarar för hela jouren dyg net runt. Tack vare byggnadsautomationssystemet med ellås i dörrarna har säkerheten i de stora fastigheterna förbättrats kvällstid och jour havande fastighetsskötaren behöver inte besöka fastigheterna så ofta vilket förbättrar lönsamheten. 3. Kosthållet i Våno och Sunnanbergs skolor sköts genom centralkök så att köken i skolorna verkar som utdelningskök. I skolorna har man förenat städningen och kosthållet. 4. I svaret till medborgarinitiativet som gällde byggandet av en simhall har man betraktat frågan som en helhet där man har jämfört behovs- och nyttoaspekterna i förhållande till ekonomiska faktorer vilket lett till att man som slutresultat rekommenderar en terapibassäng i Folkhälsanhuset som byggs på orten. 5. Det har förts förhandlingar med Pargas Ax Oy om att omändra industrihal len som sta den äger på ad res sen In dust ri ga tan 16 så att den kan an vän das som bageri. Avsikten är att hallen renoveras efter behov, hyrs ut till hy restagaren som se nare kan lösa in fas ti ghe ten. 6. Tjänsteinnehavarbeslut Bilaga: B16. Direktionen tar del av anmälningsärendena. Direktionen tog del av anmälningsärendena.