SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KOKOUSPÖYTÄKIRJA 19 KONSTATERA SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET

Transkript

1 3/ Direktionen för fastighetsverket TID - AIKA 17:00-20:20 PLATS - PAIKKA Skansen 19 KONSTATERA SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE FASTIGHETSVERKETS KOSTNADSUPPFÖLJNING 1-4/ SANERINGEN AV PARGAS IDROTTS- OCH UNGDOMS- GÅRD 23 ÄNDRA INDUSTRIHALLEN PÅ INDUSTRIGATAN 16 TILL BAGERI 24 INVESTERINGS- OCH SANERINGSPROJEKTET FÖR MALMKULLA OCH HÄLSOCENTRALEN 25 ANALYTISK KUNDNÖJDHETSUNDERSÖKNING VID KOSTHÅLLET FASTIGHETEN PÅ GAMLA MALMEN ANMÄLNINGSÄRENDEN 42 Det justerade protokollet till vilket bifogas besvärsanvisning är till all män hetens påseende i stadshuset: Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus, pidetään yleisesti nähtävänä kaupungintalossa: Ordförande/Puheenjohtaja: Bert Johansson

2 3/ Direktionen för fastighetsverket/kiinteistölaitoksen johtokunta TID - AIKA kl./klo 17:00-20:20 PLATS - PAIKKA Skansen NÄRVARANDE LEDAMÖTER - SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET Johansson Bert ordförande Karlsson Dan ledamot Rinne Tarja ledamot Engman Stig ledamot Kivipuro Kirsti ledamot ÖVRIGA NÄRVARANDE - MUUT SAAPUVILLA OLLEET Pihl Seppo fastighetschef Bäckman Mona sekreterare FRÅNVARANDE - POISSAOLLEET UNDERSKRIFTER ALLEKIRJOITUKSET Bert Johansson Ordförande/puheenjohtaja Mona Bäckman sekreterare/sihteeri BEHANDLADE ÄRENDEN KÄSITELLYT ASIAT PROTOKOLLET JUSTERAT PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU Pargas/Parainen den Dan Karlsson Tarja Rinne PROTOKOLLET HAR VARIT FRAMLAGT TILL PÅSEENDE Pargas/Parainen PÖYTÄKIRJA ON OLLUT NÄHTÄVÄNÄ Intygar/Todistaa: Mona Bäckman kanslist

3 3/ Direktionen för fastighetsverket KONSTATERA SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET FASTIGHV 19 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört.

4 3/ Direktionen för fastighetsverket VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE FASTIGHV 20 Till protokolljusterare valdes Dan Karlsson och Tarja Rinne.

5 3/ Direktionen för fastighetsverket FASTIGHETSVERKETS KOSTNADSUPPFÖLJNING 1-4/ /02/020/2008 FASTIGHV 21 Saneringshelheterna inom verksamheten Fastigheterna är i huvudsak i planeringsskede, men man har försökt genomföra de klara arbetsuppgifterna under granskningsperioden så att de kumulativa kostna der na är i ba lans. Inom underhållet har den anpassade ansvarsfördel ningen ef fektive rat verksam heten som syns i antalet prestationer och i an samlingen av kost na der. Bud getutfal let ser ut att följa budgeten. Kostnaderna för kosthållet har överskridit budgeten en aning. Bakom överskridningen ligger tyd ligt höjningen av priset på baslivsmedel i bör jan av året och större lö neförhöjningar än beräknat. I anpassningsske det av centralköksverksamhe ten har ingått utbildning för personalen med tanke på nya funktioner. Städningen följer budgetramen vad gäller utgifter och inkomster. Det har satsats mycket arbete på de kva li tetsmässiga kriterierna som en del av helheten. Investeringarna är i huvudsak i planeringsskede. Ett extra klassrum byggdes i det finskspråkiga gymnasiet under det första kvartalet på året. Som tilläggsinvesteringar kommer man att ändra en industrihall till ett ba geri och bygga fyra nya gruppdaghem under Tilläggsinvesterin garna påverkar investeringsbudgeten med sammanlagt cirka 1,4 miljoner euro. Bilagor: B1, B2, B3, B4 och B5. Direktionen tar del av informationen. Direktionen antecknade att den tagit del av informationen.

6 3/ Direktionen för fastighetsverket Direktionen för fastighetsverket Direktionen för fastighetsverket SANERINGEN AV PARGAS IDROTTS- OCH UNGDOMSGÅRD 135/42/2005 FASTIGHV Med hjälp av saneringsåtgärder skall de grundläggande egenskaperna i byggnaden sät tas i ett ändamålsenligt skick och genom att ge fastigheten mervärde kan dess värde, användningseffektivitet och avkastningsmål höjas. PIUG kommer att saneras så att tyngdpunkten ligger vid VVSEteknik, fa sad- och ytkonstruktioner. Tak- och byggnadsstomkonstruktioner vi sade sig vara i förvånansvärt gott skick i granskningarna. Det att saneringen är ak tuell syns i att kvaliteten på konstruktionerna har försämrats mel lan de olika gransk ningsperioderna. Genom att höja mervärdet på PIUG och dess ungdoms-, idrotts- och serviceutrymmen kan man öka antalet besökare. PIUG:s sanering på utsidan ef fek tiverar dragningskraften i hela området och främjar PIUG:s funktionali tet. Fastighetsverket har fått i uppdrag av PIUG:s verkställande ledning att fast s täl la om fattningen av ändamålsenlig sanering, kvalitetsnivå och kost nads kal kyl. För att kostnadskalkylen skall vara tillförlitlig förutsätts pla ne r som motsvarar behoven. Det finns tre separata princi per i de al ternativa lös ningsmodellerna: sanering av de befintliga utrymme na, fulls tändig sane ring av lokalen så att den kompletteras med utrymmen för kul turverksam heten samt en mellanform av dessa två alternativ så att huset förses med ett beg ränsat mervärde. Kostnadskalkylerna varierar från 1,6 miljoner euro till 4,8 miljoner euro. Syftet är att precisera planeringen av den alternativa mellanformslösningen så att man kompletterar byggnaden med ett gym genom att avskilja utrymmesbehovet och producera ett allaktivitetsutrymme. Fastighetsverket erbjuder en heltäckande leverans av projekthan te ring till PIUG:s ledning som svarar för ungdomsgården så att kostnadsut fal let, kva liteten och tidtabellen beaktas i projektet. Den preliminära tidta bel len är 8/2008-4/2009. Bilagor: B1, B2, B3 och B4. Direktionen tar del av informationen.

7 3/ Antecknades för kännedom. FASTIGHV Investeringen i Pargas Idrotts- och Ungdomsgård omfattar renove rin gen av de befintliga idrottsutrymmena, byggandet av en ny byggnadsdel för kul tur och allaktiviteter och ändringar i den nuvarande ung doms lokalen. Avsikten är att inleda byggarbetet 6/2008 och projektet skall vara fär digt 3/2009. På så sätt minimeras olägenheterna i hallanvändningen. Målet är att ska pa funktionella fö rutsättningar, nya utrymmen och byggnadshel he ter som tillsammans med re pa ra tions behov som hänför sig till målsättningarna ingår i in ves te rin gen. Un der den förs ta etap pen re no ve ras id rott sut rym men så att id rottshal len är fär dig 9/2008. Hu vud punk ter i pla ne ringen är att för säkra sig om skicket av de nu varande kon struk tionerna med beak tan de av reserveringar för till bygg nad och det ef fek tiva behovet av ut rym mena. PIUG:s styrelse preciserar utgångsuppgifterna för planeringen, fattar beslut om ge nom fö ran det av pro jek tet och sva rar för upp följningen av kostnaderna. Tidtabellen för och styrningen av planeringen utgör förutsättningarna för byg gandet då den sammanlagda tiden för projektet är begränsad. Bilagor: B11, B12 och B13. Direktionen tar del av informationen. Ledamoten Hanna Järvinen föreslog att det i PIUG-projektet ska beaktas en hel het med eventuella andra idrottsanläggningar, som t ex en simhall på områ det. Direktionen godkände enhälligt förslaget med detta tillägg. FASTIGHV 22 Planeringen av projektet blev färdig enligt tidtabellen. Det genomfördes marknadsanalyser och kostnadsprognoser för projektet, koordineringen av av byggplanerna preciserades och anbudsförfrågan skickades ut Enligt feedbacken från fältet uppföljdes entreprenörernas aktiviteter, vilket led de till att den bindande etapptidsplanen anpassades efter situationen på mark naden så att tidsplanen förlängdes med fyra veckor. Anbudstiden gick

8 3/ ut Budgeten för planeringshelheten underskreds med cirka 2,8 %. PIUG är ett ekonomiskt utmanande projekt, men det kan genomföras inom den budgete rade referensramen. De centrala kriterierna för valet av entreprenör var kva litetssäkring, ekonomisk lönsamhet och välfungerande organisation. Nu är det aktuellt att tillsammans med representanter för aktiebolaget gå igenom finansieringen och tidsplanen så att man kan vara sä ker på att faktureringen löper smidigt och den verksamhetsmässiga nivån hålls. Bilagor: B6, B7, B8, B9 och B10. Direktionen tar del av informationen. Direktionen antecknade att den tagit del av informationen.

9 3/ Direktionen för fastighetsverket ÄNDRA INDUSTRIHALLEN PÅ INDUSTRIGATAN 16 TILL BAGERI 1077/42/421/2008 FASTIGHV 23 Pargas stad utsåg industrihallen på Industrigatan 16 bland de objekt som sta den beslöt sälja. På grund av den låga prisnivån prioriterades alternativet där hallen ändras till ett bageri som användaren efter hyrestiden kan inlösa. Re pa ra tions behovet kartlades och stadsfullmäktige beslöt sätta ett maximipris för repa rationer. Priset är euro under kostnadskalkylen. Det skapades en tidsplan för objektet och målet var att objektet blir färdigt Som ett resultat av konkurrensutsättningen uppnåddes en realistisk kostnadsnivå. Däremot försvagas det på sina ställen mycket dåliga skicket av takkonstruktionerna takets bärkraft. Reparationen av takkonstruktionerna måste prioriteras, vilket gör att trycket på att hålla sig inom den budgeterade referensramen ökar. Att garantera hygieniska förhållanden i produktionslokalen, att uppnå rätt balans av reparationer och att ekonomin utfaller enligt budgeten är delfaktorer som definierar slutresultatet i sin helhet. Ventilationen genomförs genom punktutsugning och då förblir andelen primärluft låg. Att i planeringsskedet prio ritera punk tut sug nin gen i ventilationen garanterar att slut resultatet blir kost nad seffektivt och rätt anpassat. De kumulativa kostna derna optimeras till en än damålsenlig helhet som definierar resurshushåll ningen i fas ti ghe ten. Bilaga: B11. Direktionen tar del av informationen. Direktionen antecknade att den tagit del av informationen.

10 3/ Direktionen för fastighetsverket INVESTERINGS- OCH SANERINGSPROJEKTET FÖR MALMKULLA OCH HÄLSOCENTRA- LEN 1078/42/421/2008 FASTIGHV 24 I Pargas stads budgetering planeras investeringarna per budgetår och ekonomiplaneår. På så sätt kan man planera investeringarna rationellt som helheter som kan kompletteras med reparationsåtgärder. För Malmkullas del fö rorsakade beslutet om att nedlägga en vårdavdelning ett stabilt och långsik tigt utrymmesbehov och av den grunden var det förnuftigt att utveckla och renovera grundläggande konstruktioner i Malmkulla och även på hälsocent ralen. På bäddavdelningen byggs ett kylsystem som gör att förhållandena hålls på en jämn nivå även för de patienter som är svaga. Systemet kyler luften i korridorerna och i de gemensamma utrymmena. Det ut manande må let är att skapa optimala förhållanden som tillfredsställer olika behov och där luftströmningarna i korridorerna får luftmassan i balans. Kyl systemet är fär digt Att ändra rummen på avd. 1 på Malmkulla till rum för en person förutsätter grun dlig planering där man förenar utnyttjandet av gemensamma utrymmen, det spe cificerade behovet av specialutrymmen och optimeringen av individuellt ut rymmesbehov. Prioriteringen av utrymmesbehovet hos användare under reparationen ger anledning till att hitta innovativa lösningar under planeringen. Gällande rörarbeten mi ni me ra des de konstruktioner som rivs ned. I stället för helt nya rör ytbeläggs och förnyas de gamla rören så att deras livscykel förlängs. Rörsaneringen och det ekonomiska slutresultatet leder till en lösning som innebär inbesparingar då arbetet utförs och som skapar klarhet i planeringen av reparationsbehov och möjliggör fortlöpande verksamhet. Planeringen av entréhallen på hälsocentralen baserar sig på ergonomiska förhållanden, klarläggning av verksamheten och ekonomisk lönsamhet med tanke på underhållet. Ändringen av informationsdisken och väntrummet är de centrala funktionella än drin gar na. Det är av största vikt att kunderna leds till rätt bet jäningspunkt i de för nyade utrymmena utan att personalen behöver visa kunderna fram.

11 3/ Skicket av konstruktionerna på hälsocentralen och i Malmkulla har granskats. Reparationen av fönst ren prioriteras i underhållet och under hösten kommer fönstren att bytas ut en ligt rapporterna över fastighetens skick. Bilagor: B12 och B13. Direktionen tar del av informationen. Direktionen antecknade att den tagit del av informationen.

12 3/ Direktionen för fastighetsverket ANALYTISK KUNDNÖJDHETSUNDERSÖKNING VID KOSTHÅLLET 1080/00/000/2008 FASTIGHV 25 Inom stadens kosthåll genomfördes omfattande ändringar 2007 då det nya centralköket blev färdigt. Det utfördes en kundnöjdhetsundersökning med följande tyngdpunkter: samarbete, information, servicemiljö, fakturering och rapportering. Målet med undersökningen var att klarlägga hur de kvalitetsmässiga och funk tio nella faktorerna verkställs med tanke på investeringen som helhet. Utvärderingen av slutresultatet består av flera olika faktorer såsom information och fakturering. Även utvecklingen av verksamheten prioriteras, men aktiviteterna motsvarar inte behoven. I genomsnitt ger kunderna positiv feedback på kosthållet: personalen får vitsordet 4,22/5 och servicemiljön får vitsordet 3,85/5. Sammanfattningsvis kan det konstateras att de som svarat i undersökningen är nöj da med servicen. Bilagor: B14 och B15. Direktionen tar del av informationen. Direktionen antecknade att den tagit del av informationen.

13 3/ Direktionen för fastighetsverket FASTIGHETEN PÅ GAMLA MALMEN 1079/40/401/2008 FASTIGHV 26 Användningen av gårdsbyggnaden på s.k. Gula husets tomt på Gamla Malmen har betraktats med tanke på olika användningsmöjligheter. Byggnaden som avses är tegelbyggnaden som har använts som lager bredvid andelslagets tidigare butik (Gula huset/gullkrona). Stadens grönenhet har använt huset i tiotals år som lager där man förvarar olika trädgårdsredskap. Grönenheten har några små lagerutrymmen på olika håll i stadens cent rum. Huvudsakliga lagret är Sundmagasinet i slutändan av Urnlundsvägen, vid kyrkogården, mittemot Hesburger. Utrymmena i Sundma gasinet räcker inte till och huset är gammalt och området där huset ligger är oändamålsen ligt för en lagerbyggnad. Grönenheten har en annan lagerbygg nad, den vita tegelbyggnaden på Söderbyvägen på det område där stadens lagerbyggna der har fun nits ti di ga re. Tegelbyggnaden kommer inte längre att används som lager ef ter att trä hus projektet inleds i Kyrksundsstranden. Gamla Malmens invånarförening är mycket intresserad av att det skulle finnas en del aktiviteter som t.ex. butiker i gårdsbyggnaden på Gula husets tomt, vilket kunde ge liv åt Gamla Malmen och göra området mera intressant för stadsborna och turister. Gamla Malmens invånarförening har redan länge förvarat sina redskap i byggnaden. Grönenheten är redo att avstå från lagerbyggnaden på Gula husets gård (och från lagerbyggnaden på Söderbyvägen) endast i det fall att enheten hänvisas tillräckliga och ändamålsenliga, gärna enhetliga lokaler med garage på något annat håll i centrum så att grönenheten kan effektivera och rationalisera sin verksamhet. Gårdsbyggnaden på Gula husets tomt hyrs ut till grönenheten inom miljösektorn från och med och så prioriteras stadens egen servicepro duktion. Direktionen beslöt enhälligt att ärendet remitteras.

14 3/ Direktionen för fastighetsverket ANMÄLNINGSÄRENDEN FASTIGHV Städningen i skolorna Svenska utbildningsnämnden har delgett beslutet i ärendet om städningen i skolorna genom protokollsutdrag. Bilaga: B Ritningarna över Kirjala skola Svenska utbildningsnämnden godkände vid sitt sammanträde ritningarna över Kirjala skola, skede I. Bilaga: B Fastställa principerna för modellätare i skolorna Undervisningsnämnderna har behandlat principerna för modellätare. Bilagor: B18 och B Tjänsteinnehavarbeslut Bilaga: B Informations- och responsmöte: städningen i Pargas stad Fastighetsverket sammankallar tillsammans med ISS Palvelut Oy till ett informations- och responsmöte gällande stadens städfunktioner. Mötet är öp pet för al la intresserade. Bilaga: B21. Direktionen tar del av anmälningsärendena. Direktionen antecknade att den tagit del av anmälningsärendena.