Styrelsen för Västervik Miljö & Energi AB

Transkript

1 Styrelsen för Tid 30 maj 2022 klockan 09:30 15:00 Plats Konferensrummet Hökhallen, VMEAB:s kontor, Lunnargatan 1, Västervik Protokollsnummer och omfattning Protokoll nr 5, Beslutande Bo Jonsson, ordförande Olof Nimhed, vice ordförande Mikael Carlsson Gert Gotin Bengt Hagersten Bengt Karlsson Lena Segerberg Kjell Torstensson Hans Wretelid Övriga närvarande Torbjörn Svahn, VD Mattias Liedberg, ekonomichef Mee Särneroth, affärsområdeschef Stadsnät, Bengt Ankarvall, affärsområdeschef Fjärrvärme, Ruben Öberg, affärsområdeschef Vatten, Johan Ek, arbetstagarrepresentant Anders Björlin, VD Västerviks Kommuns Förvaltnings AB Dan Nilsson, ordförande Västerviks Kommuns Förvaltnings AB, Rickard Wester, sekreterare Protokollet undertecknas av Bo Jonsson, ordförande Rickard Wester, sekreterare Olof Nimhed, justerare 1

2 Ärendelista 30 maj Sammanträdets öppnande 4 73 Val av justerare 5 74 Godkännande av dagordningen 6 75 Godkännande av protokoll från föregående möte 2022/ Ekonomirapport 8 77 Tertialrapport Investeringar Budgetdirektiv Svar på remiss - Budget 2023 och ekonomisk planering för Förslag till taxa för kommunalt avfall fr.o.m Svar på remiss - Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse Svar på remiss - Granskning av ramavtalstrohet AO Stadsnät återredovisar handlingsplan med åtgärder samt affärsplan 85 Investeringsbeslut fibernätsutbyggnad med anledning av beviljat regionalt investeringsstöd Redovisning från utvecklingsdagarna 7-8 april Information om Gamleby värmeverk Information om nya ackumulatortank vid Stegeholmsverket 89 Information om vattentäkt Edsåsen Information om Lucerna avloppsreningsverk

3 91 Information om ny överföringsledning från vattenverket Hjorten till Västervik VD-rapport Övriga frågor Mötet avslutas 30 3

4 72 Sammanträdets öppnande Ordförande Bo Jonsson hälsar alla välkomna och förklarar därefter sammanträdet öppnat. 4

5 73 Val av justerare att utse Olof Nimhed till att justera dagens protokoll. 5

6 74 Godkännande av dagordningen att godkänna dagordningen. 6

7 75 Godkännande av protokoll från föregående möte Diarienummer: 2022/30 att lägga protokoll nr 4, till handlingarna. 7

8 76 Ekonomirapport Bakgrund Ekonomichefen föredrar ekonomirapporten för april månad. Rörelseresultatet för månaden uppgår till tkr, vilket är tkr högre än budget. att tacka för informationen. 8

9 77 Tertialrapport Diarienummer: 2022/35 Bakgrund Bolagets ekonomiska ställning utifrån resultat- och balansräkning samt anläggningsnot föredras. Periodens rörelseresultat uppgår till tkr, att jämföra med tkr föregående år. Resultat efter finansiella poster uppgår till tkr ( tkr). Periodens resultat för innevarande år har positiv påverkan av omsättning av el både från turbinen och från Elhandel. Ökningen beror främst på det höga prisläget under perioden jämfört med samma period föregående år. Under perioden har även anslutningsavgifter ökat genom inkopplingen av två nya kunder i Gamleby till följd av den fossilfria uppvärmningen. Balansomslutningen uppgår till tkr ( tkr). Ökningen är främst en följd av de stora investeringar som påbörjats eller genomfördes jämfört med föregående period, vilket ökat bolagets redovisade anläggningstillgångar. Bland eget kapital och skulder noteras, jämfört med samma period föregående år, att eget kapital och obeskattade reserver ökat med ca tkr, samt att låneskuld ökat ca tkr jämfört föregående år. För närvarande bedöms de ekonomiska målen i form av avkastning på totalt kapital uppnås vid årets slut och även självfinansieringsgraden. Förslag till beslut att styrelsen fastställer tertialrapport , samt att vidarebefordra densamma till moderbolaget. Att fastställa tertialrapport , samt att vidarebefordra densamma till moderbolaget. Beslutet skickas till Västerviks Kommuns Förvaltnings AB Handlingar i ärendet Tertialrapport VMEAB

10 78 Investeringar Bakgrund Omfördelning av beviljade investeringsramar inom total Investeringsram i enlighet med gällande investeringspolicy fastställd 27 nr Förslag till beslut Styrelsen föreslås besluta att: Godkänna omfördelning av kronor från investeringskategorin ledningar till maskinutrustning. Godkänna omfördelning av kronor från investeringskategorin maskinutrustning till mark-/byggnadsinventarier. I enlighet med förslaget till beslut. 10

11 79 Budgetdirektiv 2023 Bakgrund Styrelsen fastställer budgetdirektivet för budgetår 2023 och ger VD i uppdrag att implementera direktivet i verksamheten. Förslag till beslut att styrelsen föreslås fastställa budgetdirektivet för år 2023 I enlighet med förslaget till beslut. 11

12 80 Svar på remiss - Budget 2023 och ekonomisk planering för Diarienummer: 2022/36 Bakgrund och förslag till svar på remissen Majoritetens förslag till budget 2023 och ekonomisk planering för Västerviks kommun, har efter beslut i Kommunstyrelsen remitterats till nämnder och styrelser för yttrande till Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bereder ärendet på sitt sammanträde 7 juni 2022, inför kommunfullmäktiges beslut 20 juni Förslaget till svar på remissen har tagits fram av bolagets ledning och avser enbart synpunkter på de delar av remissen som påverkar. Styrelsen för ser positivt på förslaget till ny budget och ekonomisk planering, men vill framföra följande: Avsnittet om Sidan 25 - Bolagets ändamål med verksamhet stycket Övergripande: Bolaget ska verkställa uppdragen i kommunens klimat- och energistrategi och medverka i planeringsprocessen och utbyggnaden av den kommunala infrastrukturen. VMEAB noterar här att bolaget inte ensamt kan eller ska verkställa alla uppdrag i kommunkoncernens gemensamma energi- och klimatstrategi för åren Däremot kommer bolaget att verka för att genomföra koncerngemensamma uppdrag, samt i strategin bolagsspecifika uppdrag. Då energi- och klimatstrategin är ett övergripande kommunkoncerngemensamt styrdokument, kan det ovan angivna stycket tas bort från budget 2023 samt ekonomisk planering för , alternativt kan motsvarande uppdrag ges till samtliga bolag och förvaltningar. Sidan 27 Sista stycket 2:a punktsatsen - Uppdrag - Bolaget ska verka för gemensamma system för ledning, styrning, kvalitet och uppföljning för ökad effektivisering och verksamhetsutveckling inom koncernen. Samma uppdrag finns formulerat i Västerviks Kommuns Förvaltnings AB: ägardirektiv till respektive bolag, men förekommer endast som uppdrag i budgetdokumentet för 2023 avseende. Förslagsvis skrivs uppdraget in för alla helägda kommunala bolag, alternativt tas punkten bort i budgetdokumentet för. Sidan 27 Sista stycket 3:e punktsatsen - Uppdrag - Samordna fiberinvesteringar med planerade elnätsgrävningar och bygga ut fibernätet inom prioriterade och bidragsberättigade områden. Att samförlägga fiberinfrastruktur där möjlighet ges och i samband med elnätsinvesteringar är bara ett av flera möjliga samförläggningsområden. Andra 12

13 80 fortsättning möjligheter ges vid t.ex. ny- och ombyggnader av vägar, VA-investeringar, fjärrvärmearbeten m.m. Dessutom äger inte VMEAB:s systerbolag Västerviks Kraft Elnät AB elnätet i hela kommunen och samförläggningar sker därför ibland tillsammans med EON m.fl. VMEAB föreslår därför följande alternativ till den 3:e punktsatsen: Samordna fiberinvesteringar med andra infrastrukturprojekt när det är möjligt, vilket förbättrar möjligheterna till att kostnadseffektivt bygga ut fibernätet inom prioriterade och bidragsberättigade områden. Förslag till beslut Att styrelsen för ställer sig bakom förslaget till yttrande till Kommunstyrelsen och att yttrandet enbart avser de delar av remissen som påverkar. I enlighet med förslaget till beslut. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Handlingar i ärendet Missiv Beslut KS Budget 2023 och ekonomisk planering Remiss Remissversion Budget 2023 Sammanställning av förvaltningarnas äskanden vid budgetdagarna 7-8 mars 2022 Kommunstyrelsens ordförandes tillägg till budgetremissen

14 81 Förslag till taxa för kommunalt avfall fr.o.m Diarienummer: 2022/37 Bakgrund Till följd av ökade drivmedelskostnader föreslår Styrelsen för kommunfullmäktige att besluta att taxan för kommunalt avfall höjs från halvårsskiftet Förslag till beslut Styrelsen för Västervik Miljö & Energi föreslås besluta - att föreslå Kommunstyrelsen att föreslå Kommunfullmäktige att besluta taxan för det kommunala avfallet enlig bifogat nytt förslag till avfallstaxa. - att den nya avfallstaxan för det kommunala avfallet gäller från och med I enlighet med förslaget till beslut Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Handlingar i ärendet Förslag till avfallstaxa för Västervik kommun från och med

15 82 Svar på remiss - Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse Diarienummer: 2022/38 Bakgrund Kommundirektören har beslutat att remittera Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse till samtliga nämnder och styrelser i Västerviks kommunkoncern för yttrande. Yttranden ska vara Kommunstyrelsens förvaltning tillhanda senast den 29 augusti Förslag till beslut Att styrelsen för ställer sig bakom Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. I enlighet med förslaget till beslut Beslutet skickas till Kommunstyrelsens förvaltning Handlingar i ärendet Förslag till svar på remiss Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse 15

16 83 Svar på remiss - Granskning av ramavtalstrohet Diarienummer: 2022/39 Bakgrund och förslag till svar på remissen Kommunens revisorer/lekmannarevisorer har med hjälp av Ernst & Young AB (EY) genomfört en revision kring hur Kommunstyrelsen, övriga nämnder och bolagsstyrelser inom Västerviks kommunkoncern säkerställer en tillräcklig styrning och uppföljning av köptrohet gentemot tecknade ramavtal. Den sammanfattande bedömningen är att nämnderna, kommunstyrelsen och bolagen delvis säkerställer en tillräcklig styrning och uppföljning av köptroheten. Bedömningen görs mot bakgrund att det saknas systematiska kontroller av köptrohet samt att avtalskatalogen inte kan visa på vilka avtal som gäller för en specifik nämnd/bolag. Genomförd stickprovsundersökning bekräftar uppfattningen om att det finns otydligheter i vilka avtal som bolagen får avropa ifrån. Kommunens upphandlingspolicy fastställer att avsteg från ramavtalen endast får göras i undantagsfall samt att eventuella avsteg ska dokumenteras. Granskarna har inte tagit del av någon dokumentation som förklarar varför det har gjorts inköp utanför ramavtalen. Yttranden ska vara Kommunens revisorer tillhanda senast den 2 september Observera att yttrandetiden är förlängd jämfört med den bifogade missivskrivelsen. (VMEAB) har deltagit i granskningen som EY utfört på uppdrag av kommunens revisorer/lekmannarevisorer under hösten I samband med granskningen har VMEAB svarat på alla ställda frågor, samt överlämnat alla efterfrågade handlingar och annan av EY efterfrågad dokumentation. Bolaget har därefter genom remiss på tjänstemannanivå fått möjlighet att lämna synpunkter på innehållet i förslaget till rapport. Tyvärr har delar av dessa synpunkter inte beaktats i den slutliga versionen. VMEAB anser att inte alla uppgifter och slutsatser avseende bolagens ramavtalstrohet i den aktuella rapporten helt överensstämmer med verkligheten. En bättre kontroll av innehållet hade kanske gett delvis andra slutsatser. Exempelvis finns sedan många år tillbaka upphandlade ramavtal för alla stora processkemikalieinköp, som självklart följs när leverantörerna klarar av att leverera enligt tecknade ramavtal. Dock har det p.g.a. leveransproblem hos avtalsleverantörer varit nödvändigt att under EY:s kontrollperiod göra direktinköp hos ej upphandlade leverantörer, detta i överenskommelse med den upphandlade ramavtalsleverantören. VMEAB har också skriftlig dokumentation som styrker att så är fallet. Alternativet hade i teorin varit stoppad vattenrening, vilket inte kunnat accepteras. Dessutom 16

17 83 fortsättning har EY gjort en matematiskt felaktig summering av ej ramavtalsupphandlade inköp för VMEAB och VKEN inom kategorierna kemikalier samt skötsel av grönytor. Den andra slutsatsen att det saknas en gemensam kontoplan för VMEAB och VKEN är bara delvis korrekt. Kontoplanen är gemensam, men som en rest från de tidigare förvaltningarna och bolagen som nu ingår i VMEAB, konteras delvis samma produkter och tjänster i olika delar av kontoserien, så en rejäl omstrukturering och förenkling av kontoplanen kommer att genomföras. Då verksamheterna inom VMEAB och VKEN huvudsakligen genomför sina upphandlingar i enlighet med lagen om upphandling i försörjningssektorn, med bl.a. högre direktupphandlingsgränser, borde detta också ha framgått i EY:s rapport. Slutsatser i EY-rapporten att åtgärda samt Västerviks Kraft Elnät AB rekommenderas av EY att: Systematiskt följa upp köptroheten gentemot tecknade ramavtal. Säkerställa att kontering av inkomna leverantörsfakturor sker på ett likartat sätt. Åtgärder VMEAB har ett pågående resonemang med inköpsenheten på Västerviks kommun, som går ut på att komplettera och bygga om avtalsdatabasen i TendSign, som omfattar av inköpscentralen genomförda upphandlingar samt avtal kopplade till dessa upphandlingar. Databasen måste bli komplett och även omfatta upphandlade inköpsavtal gemensamma med Västerviks kommun. VMEAB arbetar vidare för att koppla ihop VMEAB:s avtalsdatabas i TendSign med avtalsdatabaserna hos ADDA samt SINFRA. Detta vet vi inte ännu om det är möjligt, men är en ambition på sikt. Direktupphandlingar kan inte längre hanteras i TendSign. Här har VMEAB uppdaterat befintliga interna instruktioner om genomförande och dokumentation i enlighet med Konkurrensverkets anvisningar, krav och blanketter. Direktupphandlingar hanteras och dokumenteras i avtalsmodulen i bolagets ledningssystem i IT-verktyget ADD. I den avtalsmodulen hanteras dessutom alla andra typer av avtal som inte är föremål för upphandlingar, t.ex. med myndigheter, föreningar och branschorganisationer. Från avtalsmodulen i ADD genereras automatiskt notifikationer när avtal kan eller ska förlängas, samt i lämplig tid innan de går ut, så att en ny direktupphandling eller avtalsförlängning kan genomföras. VMEAB påbörjade redan tidigt under 2021 ett arbete som går ut på att kartlägga och säkerställa att alla relevanta inköp genomförs från upphandlade leverantörer. Bolagets 17

18 83 fortsättning ekonomiavdelning arbetar med detta och samverkar med alla affärsområden. I dagsläget har vi kommit ned till årsbelopp på ca kr per företag, d.v.s. långt under gränsen för direktupphandling. Åtgärder och nya upphandlingar eller direktupphandlingar genereras därefter löpande. Detta arbete kommer att fortgå så länge det behövs, med syftet att helt undvika onödiga direktinköp utan avtal och brott mot ramavtalstroheten. För att bättre samordna och bolagsgemensamt styra VMEAB:s och VKEN:s inköp och upphandlingar, finns en företagsgemensam funktion för inköpssamordning, inköpsutbildning, inköpskontroll, inköpsuppföljning och inköpsstyrning. Detta arbete i den nya organisationen har pågått sedan hösten Varje affärsområde (AO) har utsett en eller flera AO-visa inköpare, som bildat ett nätverk tillsammans med den företagsgemensamma inköpssamordnaren. Så här långt har redan ett antal möten och många fler aktiviteter genomförts i detta nätverk och den nya organisationen utan en bolagsgemensam upphandlare fungerar successivt allt bättre. Den bolagsgemensamma inköpssamordnaren sköter kontakterna och samordningen gentemot kommunens inköpscentral, samt fungerar som rådgivare och stöd till de AO-visa inköparna. Inköpssamordnaren samverkar också med VMEAB:S ekonomiavdelning. Med den nya organisationen och det nya arbetssättet med en annan ansvarsfördelning och ett större ansvar ute på respektive AO än tidigare, avser VMEAB och VKEN att komma till rätta med de noterade bristerna i ramavtalstrohet. Bolagets ekonomiavdelning har fått ett uppdrag att tillse så att EY:s andra rekommendation genomförs, d.v.s. att inkomna leverantörsfakturor konteras på ett likartat sätt, oavsett vilket AO eller verksamhet som tar emot och konterar fakturan. Detta ska vara genomfört och implementerat med alla berörda senast , för driftstart Den långa åtgärdstiden beror på att detta är ett mycket omfattande projekt som berör stora delar av VMEAB:s organisation, samt kräver åtgärder i ekonomisystemet. Vi konstaterar dock att den gemensamma inköpsenhetens avtalsdatabaser och upphandlingssystem inte stödjer ett riktigt effektivt arbete med ramavtalstrohet. Samma sak gäller kommunkoncernens gemensamma ekonomi- och fakturahanteringssystem. VMEAB har dessutom sedan ett flertal år tillbaka en dokumenterad inköpsprocess med både processbilder och därtill kopplade instruktioner och andra styrande handlingar. Likaså finns upprättade roll- och befattningsbeskrivningar som reglerar ansvar och befogenheter. Detta är viktiga delar i bolagets ISO-certifierade ledningssystem. Klickar man på respektive steg i inköpsprocessen i bolagets ledningssystem, kommer man till underliggande delprocesser och/eller beskrivningar av vad som sker i respektive processteg. Förslag till beslut Att styrelsen för ställer sig bakom förslaget till svar på remissen. 18

19 83 fortsättning I enlighet med förslaget till beslut. Beslutet skickas till Kommunstyrelsens revisorer/lekmannarevisorer Handlingar i ärendet Missivbrev Granskning av framavtalstrohet EY-rapport Granskning av ramavtalstrohet, januari

20 84 AO Stadsnät återredovisar handlingsplan med åtgärder samt affärsplan AO-chef Stadsnät återredovisar handlingsplan med åtgärder samt affärsplan. Att tacka för informationen 20

21 85 Investeringsbeslut fibernätsutbyggnad med anledning av beviljat regionalt investeringsstöd Diarienummer: 2022/40 Bakgrund ansökte under mars 2022 om regional medfinansiering av bredbandsutbyggnad i Kalmar län, för fiberanslutning av 106 hushåll och 2 master fördelade i 4 fiberområden inom Västerviks Kommun. Totalt 843 möjliga hushåll finns i områdena varav 40 prioriterade adresser. De beviljade områdena är enligt följande; 1. Yxered, Norrhult, Getterum med 10 adresser för fiberanslutning av totalt 304 i området, varav 5 prioriterade adresser och 1 mastanslutning. 2. Loftahammar del 1 2 med 10 adresser för fiberanslutning av totalt 194 i området, varav 2 prioriterade adresser. 3. Loftahammar del 3 4 med 12 adresser för fiberanslutning av totalt 271 i området, varav 1 prioriterad adress och 1 mastanslutning. 4. Ytterhult med 74 adresser för fiberanslutning av totalt 74 i området, varav 32 prioriterade adresser. Förslag till beslut att styrelsen för (VMEAB) ställer sig bakom investeringsprojekten under förutsättning av att: - VMEAB får PTS beviljande av bredbandsstöd för de 4 ansökningar som berörs. - styrelsen för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB godkänner beslut om investering i fiberutbyggnadsprojekten enligt beskrivningen ovan I enlighet med förslaget till beslut. Beslutet skickas till Västerviks kommuns Förvaltnings AB Handlingar i ärendet Beslut om regional finansiering av bredbandsutbyggnad enligt utlysning 2021_

22 86 Redovisning från utvecklingsdagarna 7-8 april VD sammanfattar arbetet vid styrelsens utvecklingsdagar 7-8 april. att tacka för informationen. 22

23 87 Information om Gamleby värmeverk Affärsområdeschefen för Fjärrvärme informerar om hur projektet fortskrider. att tacka för informationen. 23

24 88 Information om ny ackumulatortank vid Stegeholmsverket Affärsområdeschefen för Fjärrvärme informerar om hur projektet fortskrider. att tacka för informationen. 24

25 89 Information om vattentäkt Edsåsen Affärsområdeschefen för Vatten informerar om hur projektet fortskrider. att tacka för informationen. 25

26 90 Information om Lucerna avloppsreningsverk Affärsområdeschefen för Vatten informerar om hur projektet fortskrider. att tacka för informationen. 26

27 91 Information om ny överföringsledning från vattenverket Hjorten till Västervik Affärsområdeschefen för Vatten informerar om hur projektet fortskrider. att tacka för informationen. 27

28 92 VD-rapport Bakgrund VD ger en lägesrapport kring aktuella ärenden: På nästa styrelsemöte den 20/6 kommer en genomlysning av bolagets IT-tjänster att presenteras. Det konstateras att ett annat företag tog hem kommunens upphandling av gata/parkverksamheten och att VMEAB därför måste påbörja arbetet med att avveckla den verksamheten. De ca 13 berörda personerna kommer att erbjudas verksamhetsövergång till den nya entreprenören. att tacka för informationen. 28

29 93 Övriga frågor Bakgrund Ordförande och vice ordförande lämnar tjänstgöringsrapporter avseende maj respektive april för styrelsens godkännande. att godkänna redovisade tjänstgöringsrapporter. 29

30 94 Mötet avslutas Ordförande förklarar mötet avslutat 30

31 Detta dokument är elektroniskt signerat. Signed by: BO JONSSON Date: :35:26 BankID refno: 18a b8-421d-aa52-27b7fdcfbfe8 Signed by: Jan Gunnar Olof Nimhed Date: :48:00 BankID refno: d ff-4480-bcbb-abc1ca02154d Bo Jonsson Olof Nimhed Signed by: RICKARD WESTER Date: :46:22 BankID refno: 8395bb4a-14cc-4e45-b541-8f612ea4968d Rickard Wester Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.