INTRODUKTION FÖR NYANSTÄLLDA Introduktionspärm för nyanställda inom Individ- och familjeomsorgen

Transkript

1 KALIX KOMMUN INTRODUKTION FÖR NYANSTÄLLDA Introduktionspärm för nyanställda inom Individ- och familjeomsorgen xx Introduktionspärm för nyanställda i Kalix kommun på Individ- och familjeomsorgen. Introduktion för socialsekreterare med flera i verksamheter vid Individ- och familjeomsorgens verksamhetsområde.

2 Innehållsförteckning 1 Innan du börjar din anställning Kontoansökan för användare i Kalix kommuns datasystem Checklista introduktion Introduktionsplan Att vara anställd Arbetsplatsintroduktion Arbetstider och raster Flexstidsredovisning samt komptidsuttag Sjuk- och friskanmälan eller föräldraledighet Telefontider Sekretessintyg Konto för insättning av löner och utbetalningar Ansökan om kaffeavdrag Fredagsfika Säkerhetsföreskrifter för våra person-/överfallslarm Ansökan om parkeringstillstånd Klädkoder Ledigheter Möten :14 Gemensamt ansvar Arbetsgivarens krav på anställdas förhållningssätt Yrkesetiska riktlinjer för socionomer Interna rutiner Rutin för dokumentation i individärenden Telefonpolicy Kalender Dokument från socialstyrelsen SOSFS 2014:5, Dokumentation i verksamhet Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten... 12

3 5.3 SOSFS 2014:6; Handläggning av ärenden som rör barn och unga SOSFS 2011:5; Lex Sarah SOSFS 2014:4 Våld i nära relationer Friskvårdspolicy för anställda i Kalix kommun Rökfri arbetstid Arbetsmiljöpolicy SAM- systematiskt arbetsmiljöarbete Tillbudsrapport Utredning av tillbud Handlingsprogram vid hot och våldssituationer vid IFO Policy/handlingsplan gällande alkohol och droger för anställda i Kalix kommun Jämställdhetsplan Arkivering av akter - Lathund Rutin för utlämnande av handlingar inom IFO, Kalix :1 Offentlighet och sekretesslagen (OSL) Rutin för anmälningar gällande barn, enl 14 kap 1 SoL BBIC- Barns behov i centrum NORRBUS- samverkan kring barn och unga i östra Norrbotten :1 Samordnad Individuell Plan (SIP) Socialnämndens beredningsprocess Delegationsordning :2 Socialnämndens AU rutin Organisationsskiss socialnämnden Kalix Beredskapstjänstgöring JP Socialnet Treserva manual Externa Webbutbildningar... Fel! Bokmärket är inte definierat.

4 1 Innan du börjar din anställning Innan du börjar din anställning tänk på att: Om du enbart ska vikariera under sommaren får du tjäna upp till en viss summa utan skatteavdrag. Blankett finns på skattemyndigheten Lämna in dina betyg Lämna in blanketten angående tystnadsplikten Anmälan för konto för löneinsättning till Swedbank 1.1 Kontoansökan för användare i Kalix kommuns datasystem Upprättas av chef. 1.2 Checklista introduktion Checklista introduktion Den nya arbetstagaren signerar med datum och initialer. Återlämnas sedan till arbetsledaren inom en månad. Namn: Anställd inom vilken grupp: Fått ett anställningsbevis Fått en utsedd mentor om behovet finns Fått en visning av arbetsplatsen Fått information om arbetstider och flextider Fått information om sjukanmälan, ledighetsansökan Sekretessintyg, fått information om vad sekretess innebär Säkerhetsföreskrifter för person/överfallslarm Fått info om arbetsgivarens krav på de anställdas förhållningssätt Fått info om Kalix kommuns telefonpolicy Läst 100 frågor & svar om dokumentation inom socialtjänst Läst rutin för dokumentation i individärenden Läst SOSFS 2014:5, Dokumentation i verksamhet Läst igenom arbetsmiljöpolicy Fått info om hot & våld Läst handlingsprogram vid hot-och våldssituationer Läst policy & handlingsplan gällande alko och droger för anställda Fått information om friskvård Läst lathund för arkivering av akter Läst rutin för utlämnande av handling Läst rutin för anmälan enl 14 kap 1 SoL Läst rutin vid misstanke om att barn utsätts för misshandel av sina vhv eller annan person som barnet bor tillsammans med Fått information av områdeschef om Lex Sarah Läst SOSFS 2011:5, Lex Sarah Läst SOSFS 2014:6, Handläggning av ärenden som rör barn och unga Läst om BBIC Fått grundläggande introduktion i Treserva 1.3 Introduktionsplan För att underlätta planeringen samt följa upp att den nyanställde har fått all nödvändig information samt möjliggöra tid för frågor bör mentor boka in ca 1 timme/vecka för avstämning. Förslag på schema. Under veckan har den nyanställde i uppdrag att läsa in sig och/eller följa med på över överenskomna arbetsuppgifter som sedan checkas

5 av. Vecka Datum Innehåll Klart V.1 Presentation av medarbetar, fackliga, skyddsombud m.m. Raster, luncher, rutiner osv. Hitta i lokalerna, telefon, arbetsrum, dator (inloggningar). V.2 Arbetstider, arbetsuppgifter, mötesstuktur osv. Se punkt 2.1, V.3 Att vara anställd. Se punkt 1.4 och avsnitt 2 och 3. V.4 Uppföljning med chef V.5 Förvaltningsinformation, se avsnitt 17. Webbutbildningar, se avsnitt 22. V.6 Introduktion till arbetsuppgifter, egna ärenden, börja eget arbete. V.7 Interna rutiner, friskvård och policy. Se avsnitt 4, 6, 7, 8 och 9. V.8 Socialstyrelsens SOFS samling, aktuella för tjänsten, se avsnitt 5. V.9 Barn och ungdom. Aktualiseringar, anmälningar. Se avsnitt V.10 Treserva, Lex Sarah och se avsnitt V.11 Planering för beredskap, se avsnitt 17.4 V.12 SIP, se avsnitt 21 V.13 V.14 Avstämning, frågor, egna arbetsuppgifter, Checklista 1.4 Att vara anställd Att vara anställd Din anställning vid kommunen regleras av olika lagar och avtal. Här får du en kort sammanfattning av det som är viktigast att känna till som nyanställd. Vill du veta mer kan du fråga den som är personalansvarig på din arbetsplats. Anställningsformer Din anställning är antingen tills vidare eller viss tid. Vid visstidsanställning är du anställd till och med ett visst datum, sedan upphör anställningen i normalfallet automatiskt. På anställningsbeviset ser du vilken anställning du har. Löneplacering Vilken lön du ska placeras i beror på vilken utbildning och erfarenhet du har, och bestäms utifrån den tjänst du har fått. Det innebär att du och din arbetsgivare kommer överens om vilken lön som ska gälla. Utbetalning av lön Som månadslön för du normalt lön från första anställningsmånaden. Lönen utbetalas den 27:e varje månad. Om du är timanställd får du lönen utbetald månaden efter arbetsmånaden. Inga extra utbetalningar görs mellan huvudutbetalningarna. Därför är det viktigt att alla lämnar in sina rapporter i tid, för att löneutbetalning med den ordinarie utbetalningen kan ske. Kommunen har Swedbank som lönebank. Det innebär att alla nyanställda, uppdragstagare mm själv lämnar in anmälan om konto för löneinsättning. Blanketten skickar den anställde själv in till Swedbank. Blanketten finns hos arbetsledarna, hos löneassistenterna och på hemsidan.

6 För att utbetalning ska kunna göras på rätt dag måste den nya uppgiften vara tillhanda senast åtta bankdagar innan utbetalningsdagen. Övriga ersättningar Av avtalet kan du också se vad du får för ersättning vid t ex övertidsarbete, förskjuten arbetstid, jour och beredskap samt arbete på obekväm arbetstid. Semester Den som arbetar timtid får ut semestertillägg i pengar varje avlöningsperiod. För månadsavlönade omfattar semesteråret 1/1-31/12, här uttages semestern under pågående år. Före den 31/12 ska minst 20 av årets semester vara uttagen. För dig som är grupp 1-anställd är antalet semesterdagar per år följande: Ålder Antal semesterdagar Minst fyra veckor av ledigheten ska om möjligt förläggas till perioden juni-augusti. Om du har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar får du spara semesterdagar till senare år. Antalet sparade dagar får dock inte överstiga 40. För heltidsanställda som arbetar måndag-fredag räknas varje arbetsdag under semestern som en semesterdag. Tar du semester i fyra veckor går det alltså åt 20 semesterdagar. Det betyder att du normalt har rätt till 25 arbetsdagar per år. Semesterväxling Kalix kommun inför semesterväxling från semesteråret Det innebär att anställda kan välja att växla semesterdagtillägget mot extra semesterdagar. För varje semesterdag får du som medarbetare semesterlön (vilket motsvarar samma belopp som en arbetsdag). Förutom semesterlön får du som medarbetare också ett semesterdagstillägg (beräknas som % x månadslönen). Då Kalix kommun nu inför semesterväxling (för vissa organisationer) kan du som medarbetare välja fler antal semesterdagar istället för att få utbetalt semesterdagstillägg. Vilka kan semesterväxla? Avtalet gäller alla anställda som har en tillsvidareanställning och omfattas av Allmänna Bestämmelser (AB) där ett lokalt kollektivavtal upprättats. Dessa omfattas inte av semesterväxling Uppehålls- eller ferieanställda Anställda med BEA och PAN-avtal Anställda som har mer än 10 sparade semesterdagar omfattas inte. Anslutna medarbetare i följande fackliga organisationer har möjlighet till semesterväxling från 2019 Vision Naturvetarna Jusek Sveriges Ingenjörer FSA DIK AK SSR Lärarförbundet Vårdförbundet Civilekonomerna Ledarna Lärarnas Riksförbund Fysioterapeuterna Hur många extra semesterdagar? Medarbetare med 25 semesterdagar (under 40 år) får 5 extra semesterdagar.

7 Medarbetare med 31/32 semesterdagar (40 år och äldre) får 6 extra semesterdagar. Sparade dagar Semesterdagstillägget för alla dagar måste växlas både årets semesterdagar och eventuella sparade Praktisk tillämpning Avsikten med den extra ledigheten är att den ska tas ut. Ska ingå i den ordinarie planeringen av semesterledighet, utifrån verksamhetens behov. Minst 20 av årets semesterdagar + de dagar som växlas ska tas ut under året. Om fler än 10 semesterdagar återstår vid årets slut är det inte möjligt att semesterväxla året därpå. Om synnerliga skäl föreligger (ex sjukdom) så att de dagar som semesterväxlats inte kan tas ut under året betalas dagarna ut i pengar. Ansökan om semesterväxling Ansökan Ansökan inför nästkommande kalenderår lämnas till chef senast 30 november och skall undertecknas av både medarbetare och chef. Beslut Beslut om semesterväxling tas av respektive chef senast en månad innan semesterårets början (30 nov) och gäller kommande år. Utifrån verksamheten avgör närmsta chef om semesterväxling kan genomföras. Förutsättningar Huvudregeln innebär att vikarier inte ska anlitas vid uttag av de extra lediga dagarna. Påverkar detta min pension? Växling av semesterdagstillägg mot extra ledighet innebär att årslönen minskar motsvarande semesterdagtilläggets storlek. Ex: månadslön kr och 25 dagar semesterrätt ger semesterdagtillägg på cirka 3330 kr/år. Detta betyder att din framtida pension kan komma att påverkas. För mer information Anvisning och blankett finns på Kom In (Blanketter, mallar och dokument) Kontakta Arbetsgivarenheten 2 Arbetsplatsintroduktion Nedan följer en kortfattad version av de viktigaste förhållningsreglerna på arbetsplatsen. Kommunen har utöver detta särskilda rutiner för detta, som hittas på intranätet KomIn. Det finns även en pärm husets rutiner som förvaras i arkivet samt i e-handboken: G:/SOC/e-handboken/IFOdokument. Socialtjänsten är en myndighet med serviceskyldighet gentemot medborgare och samarbetspartners. 2.1 Arbetstider och raster Arbetstiden är mellan kl (vintertid) och (sommartid) för heltidsarbetande. Arbetstiden ska respekteras och avvikelser ska ske i samråd/beviljas av närmaste chef. Arbetsplatsen har ingen stämpelklocka vilket ställer högre krav på den anställdes eget ansvar att vara på arbetsplatsen under arbetstid. Du har rätt till 1 timme lunchrast varje arbetsdag och Du måste ta ut minst 30 minuter varje arbetsdag. Du får inte sätta i system att t ex alltid förkorta din lunchrast för att kunna gå hem tidigare eller liknande. Du har rätt till 15 minuter rast förmiddag och 15 minuter rast på eftermiddag. Förmiddags- och eftermiddagsrasten ingår i arbetstid

8 och då kan du ej lämna arbetsplatsen, samt ingår i rökfri arbetstid. Se information på KomIn här. 2.2 Flextidsredovisning samt komptidsuttag Möjligheten att arbeta på flex kommer via kollektivavtal som de fackliga förbunden tecknat med din arbetsgivare för personer som arbetar kontorstider. Det anses gynnsamt för arbetsmiljön att arbetstagarna själva får styra sin arbetstid. Tanken är att du som arbetstagare själv ska kunna komma senare på morgonen eller gå tidigare, för att till exempel gå till frisören eller hämta/lämna barn. Regeln är att det är du som själv förfogar över den möjligheten. Din ordinarie arbetstid ska vara åtta timmar per dag. Om arbetssituationen kräver att du måste arbeta mer än så, kan din chef välja att beordra dig övertid. Du får då också övertidskompensation enligt kollektivavtalet. I arbetstidslagen finns ett skydd för hur mycket övertidsarbete som du är skyldig att göra. Det är också viktigt att du inte arbetar gratis övertid. Flextiden i Kalix kommun är mellan kl morgonen samt mellan klockan på eftermiddagen (sommartid mellan kl ). Denna tid styr man över själv. Om man samlat ihop plustid på sin flexlista och vill ta ut ledighet utöver den ovanstående tiden måste detta alltid ansökas om i förväg hos närmaste chef. Flexledighet kan endast tas ut om arbetet tillåter detta. Att ta ut flexledighet är inte en självklarhet eller en rättighet, det är en möjlighet om arbetet tillåter det. Det innebär att dina egna arbetsuppgifter för dagen måste vara avklarade och att det arbete som är kvar kan vänta till morgondagen. Inarbetad flextid är inte en garanti för att få ut ledighet. Om arbetet ej tillåter kan arbetsgivaren vid en avstämning neka uttag samt nolla flextiden. Det innebär att tiden går förlorad och du kan inte få ut detta i pengar, till skillnad från komptid. Att vara flexledig innebär att arbetsgivaren kan ringa in dig om behovet uppstår. Det innebär att du ska stå till arbetsgivarens förfogande under flexledighet. För att garantera ledig tid bör du välja semester istället. Flextid Rutin gällande flextidsredovisning Dokumentering av flextid sker på flexblankett. Flexblanketter hittar du nere i arkivet intill IFO:s reception. Önskvärt att man tar upp på måndagsmötet när man vill flexa för att överenskomma i gruppen. I annat fall överenskommes gemensamt med kollegor att ok innan frågan ställs till chef. Uttag/tillägg inom flextid , och (sommartid ) redovisas på samma blankett där anställd själv ansvarar för sammanställning. Uttag utanför flextiden, dvs efter eller före (sommartid 15.00) lämnas till EC för underskrift innan uttaget sker. Viktigt att få en underskrift för att försäkring ska gälla. Den sista varje månad lämnar samtliga in kopia på sammanställning av flexrapporten i syfte att ansvarig chef ska få en uppfattning över hur mkt flextid som finns och hur tiden fördelas. Kompledighet Kompensationsledighet är beviljad övertidsarbete med avtalsenlig ersättning. All komptid ska beviljas i Visma Windows självservice och löneköras innan den kan tas ut. Se flextidsblankett i gemensam mapp på din dator: Data (G:)/SOC/e-handbok/IFO dokument 2.3 Sjuk- och friskanmälan eller föräldraledighet Rutin vid sjukanmälan läs mer här. Dokument ledighetsansökan finns att hämta här. 2.4 Telefontider Telefontider är till för att klienten skall veta när du säkrast går att nå. Detta innebär att telefontid är obligatorisk och får ej bortprioriteras. I akuta situationer skall om möjligt annan telefontid meddelas växeln.

9 I det fall växel, reception eller kollegor lämnat meddelande om person som vill bli uppringd skall detta åtgärdas så snart som möjligt. Denna serviceskyldighet har vi. 2.5 Sekretessintyg Ska läsas igenom och skrivas under. Närmaste chef överlämnar intyget vid anställningen. 2.6 Konto för insättning av löner och utbetalningar För att göra kontoanmälan till Swedbank ska du använda blanketten som du hittar här. 2.7 Ansökan om kaffeavdrag Rutin för kaffekassan på IFO. Alla som dricker kaffe från fikarummets kaffemaskin betalar en månatlig avgift till kaffekassan genom ett avdrag på lönen. Se blankett Kaffeavdrag här. 2.8 Fredagsfika För dig som betalar till kaffekassan ingår även Fredagsfika. Personalen turas om att ordna fredagsfika på fredagarna. I fikarummet finns en lista uppsatt där du kan skriva upp dig om du är intresserad av att vara med på fredagsfikat. Till fredagsfika inhandlas följande: Två sorters mjukt bröd och hårt bröd, ost, gurka/tomat, mjölk och bregott. Titta gärna igenom vad som eventuellt redan finns i kylen för att minska matsvinnet. Alla varor är märkta/märks med FF. Fredagsfika inhandlas med Coop-kortet av den som har fredagsfika den veckan. Coop-kortet finner du i en pärm i arkivet på plan 1. Det är tillåtet att handla fredagsfika under arbetstid. Den som har fredagsfika kan på eget initiativ bjuda på annat, vanligtvis något sött i form av fika och/eller godis. Den som inte betalar till kaffekassan kan var med på fredagsfika och själv bekosta fredagsfikat för att kunna vara med. 2.9 Säkerhetsföreskrifter för våra person-/överfallslarm På Individ- och familjeomsorgen finns larm i varje arbetsrum som även fungerar att ta med till besöksrummen. Vid hembesök finns portabla larm att hämta i receptionen. Skriv in namn, nummer och beräknad tid vid återkomst i blocket och ta med larmet under besöket. Vid klientbesök i hemmet bör larm alltid bäras med. SÄKERHETSFÖRESKRIFTER FÖR VÅRA PERSON-/ÖVERFALLSLARM (Länk till säkerhetsföreskrifterna?) 2.10 Ansökan om parkeringstillstånd För att få parkeringsplats vid Centrumvägen 54 meddela Helena Abrahamsson, ekonomigruppen, som lägger in Dig på kölista. I dagsläget är parkeringsplatserna få och kötiden lång, så är du i stort behov av parkering rekommenderas du att hyra parkeringsplats vid manhemskolan. För parkeringstillstånd och parkeringsplats vid t ex Manhemsskolan gå via kommunens parkeringshandläggning. Avgift för parkeringstillståndet betalas med löneavdrag. Länk till KomIn VERKAR INAKTUELLT

10 2.11 Klädkoder Det finns ingen formell klädkod för socialsekreterare men du förväntas reflektera över att vi representerar en myndighet samt vilka klientgrupper vi möter och vad kläder kan signalera till människor som vi möter. Som myndighetsperson förväntas du klä dig professionellt och respektfullt inför klienter och samarbetspartners Ledigheter Prioritetsordning vid ledighet är: 1. Föräldraledighet (ansöks 3 månader i förväg). 2. Semester 3. Kompledighet enligt registrering i lönesystemet Visma Självservice 4. Flexledighet utanför flexramen 2.13 Möten Du förväntas närvara vid obligatoriska möten, se exempel nedan, samt vara engagerad i de frågor och ärenden som kommer upp. Din delaktighet är viktig för hela gruppen och du förväntas vara en del av det kollegiala stödet även i frågor som du själv inte aktualiserat eller är direkt berörd av. Obligatoriska möten prioriteras före klientmöten, samarbetsmöten, nätverksmöten eller andra möten i arbetet. Vid prioriteringsfråga skall samråd med närmaste chef ske. APT/Teamträff Dessa möten är till för att arbetstagare och arbetsledare ska diskutera frågor gällande arbetsplatsen och arbetsmiljö. Detta är Din möjlighet att lyfta synpunkter, åtgärdspunkter eller andra frågor gällande arbetsplatsen samt få en återkoppling gällande dessa frågor. Extern handledning Extern handledning innebär att kommunen köper in en tjänst i syfte att stötta, stärka och handleda dig i de svåraste processerna vi möter i vårt jobb. Då vi är våra egna verktyg i arbetet är det nödvändigt att få vårda sig själv i situationer som berör oss mer eller på ett personligare plan. Det som sägs under extern handledning förväntas stanna i den gruppen. Då extern handledning kan upplevas känslosamt och/eller utlämnande för den enskilde, ställs stora krav på att gruppen kan ge trygghet, stabilitet och stöd över tid. Mot bakgrund av detta förväntas du vara aktiv i den långvariga processen och därmed krävs delaktighet, närvaro och engagemang. Samråd Samråd är till för att få stöd av sina kollegor och EC i handläggningen av ärenden och svåra situationer. Där förväntas alla ge feedback, komma med nya perspektiv och hjälpa varandra framåt i ärenden. Samråd är en viktig och nödvändig kollegial handledning som förutsätter att alla deltar, oavsett gammal eller ny förväntas bidra med sina erfarenheter, tankar och idéer Gemensamt ansvar Det finns vissa osynliga uppgifter som vi alla måste ta ansvar för så som att städa undan efter oss i matsal, om kopieringspapper är slut fyller den som upptäcker detta på i skrivaren eller beställer mer om det är så att det saknas papper att fylla på, beställa toner, tömma skräp i tuggen om den är full, meddela ansvarig/felanmäla om något är trasigt osv. Vi har ingen vaktmästare i huset och därför måste vi själva agera när sådana situationer uppstår. Lokalvårdare finns i huset men detta fråntar oss inte eget ansvar för att städa undan efter oss själva. I köket finns en kökslista där alla ska skriva upp sig och ta ansvar för köket under dagen.

11 3 Arbetsgivarens krav på anställdas förhållningssätt - Fungerande internt samarbete - Tillsammans utveckla till bästa möjliga - Bemöta varann med respekt och vänlighet - Vara hjälpsamma och lyssna på varandra - Tala med varandra inte om varandra - Tala gott om Varandra inte illa 3.1 Yrkesetiska riktlinjer för medarbetare Profession och personlighet o Professionellt socialt arbete bygger på vetenskap och beprövad erfarenhet, demokratiska och humanistiska värden samt bidrar till att förverkliga rättigheter och att utveckla samhällets välfärd. o Medarbetaren ska i sitt arbete och i sin livsföring i övrigt respektera varje människas lika värde. o Medarbetaren har ett särskilt ansvar gentemot personer och grupper som är i en utsatt situation. o Medarbetaren måste använda sin professionella ställning på ett ansvarsfullt sätt och vara medveten om gränserna för den egna kompetensen o Medarbetaren bör utveckla sin professionella kompetens och eftersträva etisk medvetenhet och moralisk mognad. Klienten o Medarbetaren ska respektera klientens personliga integritet och främja dennes självbestämmande så länge detta inte inkräktar på samma rätt för andra. o Bemötandet av klienter ska grundas på respekt och en strävan efter att etablera goda relationer. Insatserna ska så långt som möjligt bygga på samarbete och samförstånd. o Medarbetaren ska upplysa klienten om rättigheter, ansvar och skyldigheter och i sitt arbete eftersträva bästa möjliga insats för varje klient. o Konfidentiell information och för klienten känsliga uppgifter måste handhas med den sekretess lagen stadgar och i övrigt med stor varsamhet o Medarbetaren får inte utnyttja klientens beroendeställning. Kollegor och arbetsplats o Medarbetaren måste hålla sig underrättad om och vara solidarisk med organisationens grundläggande målsättning. o Medarbetaren söker upprätthålla lojalitet och respekt för kollegor och andra anställda i olika befattningar samt tar ansvar för arbetsplatsens sociala miljö. o Medarbetaren är skyldig att vidtaga åtgärder för att komma till rätta med kränkningar orsakade av organisationens arbetssätt eller medarbetares eller klienters agerande. Denna skyldighet bryter andra krav på lojalitet. Samhälle o Medarbetaren ska arbeta i enlighet med gällande lagstiftning så länge detta inte kränker grundläggande mänskliga rättigheter. o Medarbetaren bör sträva efter att skapa förtroende hos medborgare för socialt arbete och för socionomers professionella kompetens samt vara öppen för kritisk granskning av sin yrkesutövning. 4 Interna rutiner 4.1 Rutin för dokumentation i individärenden Rutiner avseende dokumentation i individärenden finner du??? Socialstyrelsen - Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten

12 4.2 Telefonpolicy Vi använder Telia Touchpoint, vilket innebär att vi har telefoni i våra datorer. Här hittar du information och lathundar. Kontakta IT-avdelningen för vidare hjälp och för att komma igång. IT-enheten via epost på servicedesk@kalix.se 4.3 Kalender För att hämta Kalender till t ex bilar och besöksrum öppnar du Kalender i Microsoft Outlook. I vänster spalt finns en rubrik Andra Kalendrar och under denna finns en länk som heter öppna delad kalender. Klicka på denna och skriv in namnet på den kalender du vill hämta, t ex ABC123 för bil med detta registreringsnummer. Bilpoolen på Kalix kommun heter BP1, BP2.. till BP5 samt IFO-laptop1, IFO-laptop2. till IFO-laptop4. 5 Dokument från socialstyrelsen På socialstyrelsens hemsida finns de flesta SOSF:ar att ladda hem. Här hittar Du de som gäller för socialtjänsten. Här hittar du information från socialstyrelsen om barn och unga. Här hittar du information från socialstyrelsen om ekonomiskt bistånd. Här hittar du information från socialstyrelsen om missbruk och beroende. 5.1 SOSFS 2014:5, Dokumentation i verksamhet. Här finner du SOFS 2014:5 5.2 Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten Socialstyrelsens handbok finns att hämta här. 5.3 SOSFS 2014:6; Handläggning av ärenden som rör barn och unga Socialstyrelsens SOSFS 2014:6 finns att hämta här. 5.4 SOSFS 2011:5; Lex Sarah Här finns SOSFS 2011: SOSFS 2014:4 Våld i nära relationer Socialstyrelsens SOSFS 2014:4 finns att hämta här. 6 Friskvårdspolicy för anställda i Kalix kommun Här hittar du Kalix kommuns friskvårdsavtal och policy. 6.1 Rökfri arbetstid Kalix kommun har fattat beslut om rökfri arbetstid. Läs mer här.

13 7 Arbetsmiljöpolicy Här hittar du information om arbetsmiljö. Här hittar du kommunens arbetsmiljöpolicy. 7.1 SAM- systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverkets information om SAM hittar du här. 7.2 Tillbudsrapport Här hittar du tillbudsrapporten. 7.3 Utredning av tillbud När någon anställd har gjort en tillbudsrapportering ligger ansvaret att utreda och åtgärda detta på närmaste chef. Chefen kommer att vidta de åtgärder som är lämpliga utifrån vad som har skett. Alla tillbudsrapporter tas sedan upp i skyddskommittén som är ca 4-5 gånger/år. 7.4 Handlingsprogram vid hot och våldssituationer vid IFO Du hittar mer information här. Dokument reviderade 2006 och Policy gällande alkohol och droger för anställda i Kalix kommun Kommunens alkohol- och drogpolicy för anställda hittar du här. 9 Diskriminerings- och likabehandlingsplan Här hittar du kommunens diskriminerings- och likabehandlingsplan. 10 Arkivering av akter - Lathund Arkivlagen innehåller grundläggande föreskrifter om arkiv hos såväl statliga som kommunala myndigheter. I lagen finns bestämmelser om vad som ingår i en myndighets arkiv samt om vård och gallring av arkiv. När ett ärende avslutats ska handlingarna arkiveras. Löpande ut-arbetade dokument t ex protokoll, skrivningar eller fakturor arkivläggs efter hand. Varje anställd ansvarar för att handlingar som ska arkiv-läggas överlämnas till registrator (oftast nämndsekreteraren) för arkivering. Kommunen sparar inte alla handlingar som inkommer eller som vi själva producerar. Särskilda regler gäller dock för att vi ska kunna gallra allmänna handlingar, s k gallringsbeslut måste fattas 11 Rutin för utlämnande av handlingar inom IFO, Kalix Rutin för utlämnande av handlingar inom IFO, Kalix Samtliga anställda handläggare inom IFO ska så snart en begäran om utlämnande av handling inkommit notera detta i journalen, meddela detta till sin enhetschef samt skyndsamt handlägga begäran.

14 Handläggning av begäran/menprövning Handläggning av begäran består i att ta ställning till om de uppgifter som begärs ut ska lämnas ut -helt eller delvis. För att komma fram till detta läser handläggaren igenom alla de uppgifter som begärs ut och gör en bedömning av om det står klart att ett utlämnande inte är till men för klienten eller närstående till denne, s.k. menprövning. Uttrycket men betyder skada eller nackdel. Offentlighets- och sekretesslagen reglerar vilka uppgifter som ska sekretessbeläggas. Ej lämna ut handlingar Om handläggaren bedömer att uppgifterna helt eller delvis inte kan lämnas ut tas kontakt med områdeschef som enligt delegation kan besluta om detta. Om beslut fattas att delar av handling inte ska lämnas ut så ska handläggaren markera detta med svart penna. Kopiera, svartmarkera på nytt. Handläggaren måste säkerställa att det som sekretessmarkerats inte kan läsas. Ett ev. avslagsbeslut är överklagningsbart och överklagas hos kammarrätten. I sedvanlig ordning skickas överklagan först till IFO som då tar ställning till om överklagandet inkommit i rätt tid för att sedan skicka det vidare. I akten noteras vad som har sekretessbelagts. Utlämnande av handling Om uppgifterna får lämnas ut gäller skyndsamhetskrav; genast eller så snart möjligt (tryckfrihetsförordningen). Uppgifterna kan lämnas ut antingen via IFO:s reception eller via post, handlingen skickas då med mottagningsbevis. Detta nedtecknas i akten. 11:1 Offentlighet och sekretesslagen (OSL) För socialtjänsten gäller sekretess och handläggning av allmänna handlingar enligt OSL. Där framgår det hur handlingar skall tas om hand, förvaras, hanteras och lämnas ut. Detta är viktigt att känna till som anställd vid Individ- och familjeomsorgens verksamheter. OSL innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Lagen innehåller vidare bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Dessa bestämmelser avser förbud att röja uppgift, vare sig detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt. Bestämmelserna innebär begränsningar i yttrandefriheten enligt regeringsformen, begränsningar i den rätt att ta del av allmänna handlingar som följer av tryckfrihetsförordningen samt, i vissa särskilt angivna fall, även begränsningar i den rätt att meddela och offentliggöra uppgifter som följer av tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen. Vad som är en allmän handling framgår av 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Här hittar du lagtexten. 12 Rutin för anmälningar gällande barn, enl 14 kap 1 SoL. Samtliga dokument för rutiner gällande mottagande av anmälan, bekräftelse av mottagen anmälan samt rutinerna mellan skolan och socialtjänsten finner du i verksamhetssystemet Treserva under Ugglan Läs mer här.

15 13 BBIC- Barns behov i centrum Socialstyrelsen har en portalsida för BBIC relaterade dokument, länkar och uppdateringar. Du hittar denna sida här. 14 NORRBUS- samverkan kring barn och unga i östra Norrbotten Samtliga rutiner för personal, checklista för samverkan, samordnad individuell plan (SIP), kallelse, samtycke, uppföljning av SIP samt information till barn, unga och föräldrar hittar du på KomIn. 14:1 Samordnad Individuell Plan (SIP) Se denna korta video på tre minuter om SIP via SKL:s hemsida här. 15 Socialnämndens beredningsprocess Socialnämndens aktuella sammanträdesplan hittar du ALTERNATIVT här i spalten till vänster. Här hittar Du information om hur beredningsprocessen går till Delegationsordning Här hittar du alla delegationer som beslutats av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnd, bolag eller förbund. 15:2 Socialnämndens AU rutin Gå till startmenyn på din dator, välj fliken Dokument. I mappen SOC_GEMENSAM/IFO/AU/Rutin finner du socialnämndens rutin för ärenden till AU. 16 Organisationsskiss socialnämnden Kalix

16 16.1 Beredskapstjänstgöring Beredskap innebär att socialnämnden ska kunna ta emot anmälningar och framför allt agera vid akut fara för hälsaoch utveckling hos barn/ungdomar och vuxna personer med missbruksproblematik eller våldsutsatta. I uppdraget ingår det att efter kontorstid finnas tillgänglig på beredskapstelefonen då polis eller läkare kan komma att ringa. I första hand ska ärenden som inte bedöms vara av akut art hänvisas till ordinarie arbetstid. Under beredskapstid får kollega och/eller chef konsulteras för att kunna göra en bedömning om någon åtgärd måste utföras. Kollega kan innebära enhetschef eller socialsekreterare. Beredskapsgruppen gör en samplanering över varje år. Sommaren planeras separat. Beredskapsväskan förvaras i arkivet eller överlämnas enligt överenskommelse. I beredskapsväskan finns nödvändig information, rutiner, nycklar, telefon, laddare samt dator. Allt skall återlämnas i gott skick och telefon och dator skall aldrig lämnas med tomt batteri! Beredskapen startar på torsdag efter arbetstid och avslutas kl nästkommande torsdag. Fredagen efter du gått av din beredskap får du som en extra bonus vara ledig med lön. 17 JP Socialnet JP Infonet levererar varje dag information till offentlig förvaltning, domstolar, privata företag och advokatbyråer. Vi är idag den största leverantören av information till den offentliga sektorn och har omkring användare. JP Infonet har tre affärsområden Förvaltning, Företag och Juridik. Vi samarbetar med landets främsta experter inom varje område och vi anpassar informationen så att den ska passa just dig.

17 JP socialnet hittar Du här. Inloggningsuppgifter får du av närmaste chef. Namn och arbetsplats skall mejlas till JP. 19 Treserva manual Treservas användarmanual hittar du i programmet Treserva under fliken Hjälp. Det finns även en utskriven Treserva-manual hos Idha Söderlund på plan 3.